I. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công
1.Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là quá trình ghi chép, phản ánh, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở các chứng từ đã lập để làm cơ sở cho hạch toán kế toán tổng hợp và hạch toán kế toán chi tiết. Hay nói cách khác hạch toán ban đầu chính là gồm 2 khâu: chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán.
Trong nghiệp vụ mua hàng, hạch toán ban đầu cung cấp thông tin về tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng. Đối với công ty virasimex , hạch toán ban đầu của công ty phát sinh theo trình tự thời gian, theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để thực hiện một hợp đồng mua hàng trớc hết cán bộ nghiệp vụ của công ty sau quá trình nghiên cú các mặt hàng ở thi tr- ờng trong nớc và nớc ngoài về chất lợng, giá,cả, mẫu mã, Trên cơ sở kế…
hoạch mua hàng đề ra của công ty để lập phơng án kinh doanh trình lên giám đốc công ty. Đồng thời phải thông qua phòng tài chính của công ty để tính toán ,dự kiến , đánh giá hiệu quả của thơng vụ đó, từ đó xem xét thơng vụ mua hàng đó có thực hiện đợc không. Cuối cùng giám đốc công ty tiến hành phê duyệt chính thức phơng án kinh doanh đó . Lúc này cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh trực tiếp tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán với các đơn vị, các tổ chức thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hay thông qua các đơn vị chào hàng cố định. Từ việc đàm phán có kết quả công ty tiến hành ký kết hợp đồng mua bán chính thức.
Tại công ty VIRASIMEX , do đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị tr- ờng kinh doanh đặc thù, nên việc mua hàng chủ yếu là nhập khẩu, chỉ có một phần hàng hoá là mua trong nớc. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng tại công ty phần lớn sử dụng phơng thức tín dụng chứng từ để thanh toán tiền hàng.
Các chứng từ ban đầu mà công ty sử dụng có liên quan đến nghiệp vụ mua hàng là:
1. Hoá đơn GTGT:
Khi công ty mua hàng trong nớc thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, công ty sẽ đợc ngời bán cung cấp hoá đơn GTGT(liên 2) ,trên hoá đơn ghi rõ:
- giá hàng mua(cha co thuế GTGT)
- các khoản phụ thu và giá tính thêm ngoài giá hàng hoá (nêu có) - Thuế suất thuế GTGT và số thuế GTGT.
- Tổng giá thanh toán. 2. Phiếu chi
3. Giấy báo nợ của ngân hàng. 4. Phiếu nhập vật t hàng hoá . 5. Biên bản kiểm nhận hàng hoá .
Ngoài ra, đối với hoạt động mua hành nhập khẩu tại công ty còn sử dụng các chứng từ:
- Hợp đồng mua bán ngoại thơng - Hoá đơn thơng mại
- Tờ khai hải quan - Vận đơn
- Giấy chứng nhận xuất xứ
2. Hạch toán tổng hợp:
a. Tài khoản sử dụng:
Trên nguyên tắc hệ thống tài khoản kế toán của bộ tài chính và căn cứ vào tình hình , đặc điểm kinh doanh của công ty , ban lãnh đạo và phòng kế toán đã quyết định sử dụng một số tài khoản nh sau:
-kế toán mua hàng :
+ tài khoản 156: hàng hoá 1561 :giá mua hàng hoá
1562: Chi phí thu mua hàng hoá
+ Tài khoản 112: “Tiền gửi ngân hàng” dùng để phản ánh số hiện có và
tình hình biến động của khoảng TGNH của Công ty. Tài khoản 112 đợc mở chi tiết nh sau:
TK 112.1: TGNH Công thơng
1121.1: Tiền Việt Nam gửi tại ngân hàng công thơng 112.1.2. Tiền USD gửi tại ngân hàng Công thơng TK: 112.2.: TGNH Ngoại thơng
1122.1: Tiền Việt Nam gửi tại ngân hàng ngoại thơng 112.2: Tiền USD gửi tại ngân hàng ngoại thơng
112.3: Tiền gửi khác tại ngân hàng ngoại thơng TK 112.4: Tiền gửi tại ngân hàng Đầu t và Phát triển
+ Tài khoản 311: "vay ngắn hạn" phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn tại ngân hàng và tình hình trả nợ vay của doanh nghiệp tài khoản này đợc mở chi tiết nh sau:
TK 311.1: vay ngắn hạn tại ngân hàng công thơng
TK 311.1.1: vay ngắn hạn tại ngân hàng công thơng tiền VNĐ TK 311.1.2: vay ngắn hạn tại ngân hàng công thơng tiền USD TK 311.2: vay ngắn hạn tại ngân hàng Ngoại thơng
TK 311.2.1: vay ngắn hạn tại ngân hàng Ngoại thơng tiền VNĐ TK 311.2.2: vay ngắn hạn tại ngân hàng Ngoại thơng tiền USD (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK 311.2.3: vay ngắn hạn tại ngân hàng Ngoại thơng các loại tiền khác. - Kế toán thanh toán tiền mua hàng
Sử dụng tài khoản chủ yếu để hạch toán là:
+ Tài khoản 331 "Phải tra ngời bán" Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với ngời bán và tài khoản này Công ty mở chi tiết cho từng đối tợng khách hàng cung cấp, theo từng hợp đồng mua bán, hợp đông ngoại thơng.
Ngoài ra, kế toán công ty còn mở các tài khoảng khác có liên quan nh tài khoản 133, TK 413 (trong mua hàng nhập khẩu), TK 144, TK 1368, TK 333...
Trình tự hạch toán
- Kế toán mua hàng trong nớc:
Sau khi ký hợp đồng mua bán với nhà cung cấp, công ty tiến hành cử cán bộ nghiệp vụ đi nhận hàng tuỳ từng hình thức mua hàng nhất định. Sau đó Công ty tiến hành thanh toán hay chấp nhận thanh toán.
Sơ đồ trình tự hạch toán mua hàng trong nớc
Kế toán mua hàng tại Công ty không xảy ra trờng hợp hàng hoá bị trả lại, giảm giá.
Để hiểu rõ nghiệp vụ mua hàng trong nớc tại Công ty, ta xem xét ví dụ cụ thể sau:
Ngày 5/1/2003, Công ty mua một lô hàng thép chữ I(I 450x9x14) của công ty KD Thép và Vật t Hà Nội. Giá trị, cha thuế: 15.250.000 VNĐ, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán 16.775.000 (HĐ GTGT 0646). Chi phí đã có thuế vận chuyển, bốc dỡ phát sinh trong quá trình mua là 550.000đ, Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt (PC số 09). Hàng về nhập kho đủ (PNK 11), tiền hàng hoá cha thanh toán.
Kế toán hạch toán nh sau:
Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng hoá(PNK 11) và hoá đơnGTGT 0646, kế toán ghi:
Nợ TK 1561: 15.250.000
Lê Thị Thanh Vân 43 Lớp K35D9
111,112,141 1561 1562 133 331 Thah toán tiền hàng Mua hàng chưa thanh toán Mua hàng trả lại tiền ngay
Chi phí phát sinh khi mua: vật chuyển, bao quản
Nợ TK 133 : 1.525.000
Có TK 331 : 16.775.000
Căn cứ vào PC 09 ngày 5/01/2003, chi phí phát sinh đợc phản ánh: Nợ TK 1562: 500.000
Nợ TK 133: 50.000
Có TK 111: 550.00
- Kế toán mua hàng nhập khẩu:
Tại công ty VIRASIMEX nghiệp vụ kế toán mua hàng nhập khẩuphát sinh chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp hàng hoá từ các nớc nh: Bỉ, Pháp, Hà Lan, ấn Độ, Công ty chủ yếu thanh toán tiền hàng qua ngân hàng bằng…
L/C trả chậm. Công ty hạch toán ngoại tệ theo giá thực tế, riêng phần chênh lệch tỷ giá giữa các thời điểm đến cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ Cái và sổ chi tiết TK 144, 331 để điều chỉnh và phản ánh vào TK413.Trình tự hạch toán tại công ty nh sau:
Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu, kế toán công ty làm các thủ tục ký quỹ tại ngân hàng để mở L/C. Theo quy định thì việc ký quỹ để mở L/C thờng có giá trị 30% giá trị của hợp đồng.Khi chuyển tiền đi ký quỹ kế toán ghi:
Nợ TK 144: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 1)
Có TK 1112,1122 : theo tỷ giá thực tế (thời điểm 1) Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ
Khi nhận đợc thông báo hàng hoá đã về cảng và đợc xác định là hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vao hoá đơn của số hàng hoá nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 331: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)
Các khoản chi phí bảo hiểm, vận chuyển phải thanh toán cho nớc ngoài kế toán ghi:
Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)
Có TK 1112, 1122: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2) Chênh lệch tỷ giá giữa hai thời điểm phản ánh vào TK 413
Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp :
Nợ TK 151: thuế nhập khẩu
Có TK 3333: thuế nhập khẩu
Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu theo phơng pháp khấu trừ : Nợ TK 1331: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Có TK 33312: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Sau khi đợc xác định là hàng hoá nhập khẩu,khi chuyển tiền để nộp thuế nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 333 (3333, 33312): thuế nộp Có TK 111, 112: thuế nộp
Khi nhận thông báo của ngân hàng thanh toán tiền cho bên xuất khẩu kế toán ghi:
Nợ TK 331: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm 2 Có TK 144: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm 1
Có TK 1111, 1121: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán
Nợ hoặc Có TK 413 :phần chênh lệch Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ
Khi hàng về nhập kho căn cứ vào giá mua thực tế kế toán ghi:
Nợ TK 1561: giá mua thực tế của hàng về nhập kho Có TK 151: giá mua thực tế của hàng về nhập kho Lệ phí phải trả do việc thanh toán qua ngân hàng:
Nợ TK 1562: chi phí phải trả
Có TK 111,112: chi phí phải trả Ví dụ nh:
(1) ngày 7/1/2003, công ty VIRASIMEX ký hợp đồng nhập khẩu số 04/ VRS-VEAM/2003 với công ty VEAM INTERNATIONAL (PTY) LTD để nhập khẩu 200 chiếc vành đai băng thép, đơn giá 207 USD/cái, tổng trị giá 41.400 USD. Công ty thanh toán tiền hàng theo hình thức L/C không huỷ ngang (giá trên hợp đồng là giá CIF, đây là mặt hàng không phải chịu tuế nhập khẩu, thuế GTGT 10%).
(2) Ngày 14/1/2003, Công ty rút tiền bằng ngoại tệ tại INCOMBANK để ký quỹ: 2070 USD.
(3) ngày 27/1/2003, toàn bộ lô hàng về nhập kho đủ (PNC số 20, ngày 27/1) phù hợp với hợp đồng và vận đơn. Đồng thời Công ty viết PC tiền mặt số 15 để thanh toán chi phí vận chuyển, bốc dỡ: 5 triệu, VAT: 10% và nộp thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu. Tiền hàng cha thanh toán.
(4) Ngày 31/1/2003: nhận đợc GBN số 10 về việc ngân hàng đã trả tiền cho ngời bán sau khi đã trừ đi số tiền đã ký quỹ.
(BGN số 07, ngày 14/1/2003 GTTT là: 1USD = 15.400 VNĐ BGN số 10, ngày 27/1/2003 GTTT là: 1USD = 15.403 VNĐ TGTT ngày 31/1/2003: 1USD = 15.405 VNĐ )
Kế toán hạch toán nh sau:
(2) Căn cứ vào GBN 07 ngày 14/1/2003,trị giá ký quỹ là: 2070*15400 = 31.878.000 VNĐ
Nợ TK 144: 31.878.000
Có TK 112: 31.878.000 Đồng thời Có TK 007:2070 USD
(3)Ngày 17/01/2003,Căn cứ vào PNk 20, kế toán ghi:
a. Nợ TK 1561:41400*15403 =637.684.200 VNĐ Có TK 331: 41400*15403 =637.684.200 VNĐ b. Tính thuế: Nợ TK 133: 63.768.420 Có TK 33312: 63.768.420 c. Nộp thuế: Nợ TK 33312: 63.768.420 Có TK 111: 63.768.420 d.Chi phí vận chuyển ,bốc dỡ kế toán ghi: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 1562: 5.000.000 Nợ TK 133: 500.000
Có TK 111: 5.500.000
(4) Ngày 31/01/2003 Căn cứ GBN số 10:
a. Nợ TK 331: 31.878.000
Có TK 144: 31.878.000
b. Số tiền còn phải trả ngời bán sau khi đã trừ đi số tiền ký quỹ là: 39.330*15.405= 605.878.650
Nợ TK 331: 605.806.200 Nợ TK413: 72.450
Có TK 112: 605.878.650 - Kế toán thanh toán tiền mua hàng:
Trong kỳ có phát sinh các nghiệp vụ thanh toán tiền hàng, kế toán phản ánh theo sơ đồ sau:
Lê Thị Thanh Vân 47 Lớp K35D9
111,112 156 133 641,642, .. 311 341 131 331 Thanh toán bằng tiền mặt,
tiền gửi NH
Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn
Thanh toán bằng tiền vay dài hạn
Thanh toán bù trừ
Giá trị hàng hoá mua chịu
VAT đầu vào VAT
Tại công ty VIRASIMEX, không có các nghiệp vụ thanh toán tiền hàng bằng hàng hoá, sản phẩm dịch vụ. Cũng không xảy ra phát sinh các nghiệp vụ giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại.
Để hiểu rõ nghiệp vụ thanh toán tiền hàng tại công ty VIRASIMEX ta xét ví dụ cụ thể sau đây:
(1) Ngày 30/01/2003, Công ty xuất tiền gửi ngân hàng (GBN số 221) để trả tiền còn lại cho lô hàng nhập khẩu của Công ty COKERING MECHANICAL INDUSTRIES; AS(CMI) của Bỉ. Trị giá 3.652.791.600.
(2) Đồng thời Công ty viết phiếu chi tiền mặt trả cho ngời vận chuyển lô hàng nhập khẩu là 7.703.525 VNĐ (PC số 12)
(3)GBN số 222,ngày 31/01, Công ty thanh toán tiền hàng cho công ty KD Thép và Vật t Hà Nội.
Kế toán định khoản nh sau:
(1) Căn cứ vào GBN số 221, ngày 30/01/2003: Nợ TK 331: 3.652.791.600
Có TK 112: 3.652.791.600 (2) Căn cứ vào phiếu chi (PC) số 12, kế toán ghi:
Nợ TK 331: 7.703.525
Có TK 111: 7.703.525
(3) Căn cứ vào GBN 222, 31/01/2003, kế toán ghi: Nợ TK 331:16.775.000
Có TK 112: 16.775.000
3. Sổ kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình thức sổ kế toán công ty VIRASIMEX áp dụng là hình thức Sổ Nhật ký chung. Nên hệ thống sổ kế toán phục vụ cho kế toán và thanh toán tiền hàng tại Công ty bao gồm Nhật ký chung, sổ cái TK 156, sổ cái TK 331, sổ cái TK 133, 144, 413, sổ nhật ký chi tiền 112, số chi tiết công nợ TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331,... Cụ thể nh sau:
Sổ nhật ký chung:là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các tài khoản đó, làm căn cứ
để ghi vào sổ cái TK 156, 331, 133, 144, . Cơ sở ghi chép vào sổ là các chứng…
từ nh: hoá đơn GTGT, PNK, Phiếu chi, Giấy báo nợ,…
Sổ nhật ký chung Tháng 01/2003 Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng SPS Nợ Có
Cộng trang trớc chuyển sang 0 0
PNK 11 PNK 11 PC 09 PNK 20 PC 15 PC 15 PC 15 PC 15 GBN 10 PC 12 5/01 5/01 5/01 27/01 27/01 27/01 27/01 27/01 30/01 30/01 Nhập kho thép chữ I
TGTGT đầu vào của thép chữ I Chi phí v/c, bốc dỡ thép chữ I T.GTGT đầu vào của chi phí Nhập kho HH của HĐ 04/VEAM Tính TGTGT hàng NK HĐ 04/ VEAM Nộp TGTGT hàng NK HĐ 04/ VEAM CP v/c, bốc dỡ hàng NK HĐ 04/VEAM
TGTGT đầu vào của chi phí Trả tiền HĐ 04/VEAM bằng tiền ký quỹ Trả tiền v/c ,bốc dỡ HH của Bỉ .. …… . …… 156 331 133 331 156 111 133 111 156 331 133 33312 33312 111 156 111 133 111 331 144 331 111 15250000 1525000 500000 50000 637684200 63768420 63768420 5000000 500000 31878000 7703525 . … . … 15250000 1525000 500000 50000 637648200 63768420 63768420 5000000 500000 31878000 7703525 … …
Cộng chuyển sang trang sau 827627565 827591565 Sổ nhật ký chi tiền TK 112 là một loại sổ nhật ký chuyên dùngđợc sử dụng bởi trờng hợp phát sinh nhiều nghiệp vụ nếu ghi cả vào sổ nhật ký chung thì trùng lặp và trở ngại. Cơ sở ghi chép vào sổ là các chứng từ nh:giấy báo nợ, giấy báo có,.. Sau đó định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu vào sổ cái TK 112.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản tổng hợp nh: 156, 331, 133, 413, Cơ…
sở ghi chép vào sổ là các số liệu đợc tổng hợp từ các sổ nhật ký chuyên dùng và sổ nhật ký chung. Số liệu của sổ cái cuối tháng đợc dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh,từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các biểu kế toán khác.
Sổ cái Tháng 01/2003 Tài khoản: 156- hàng hoá NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải Trang NKC TK đối ứng SPS Nợ Có Cộng trang trớc chuyển sang 0 0 PNK 11 PC 09 PNK 20 PC 15 5/01 5/01 27/01 27/01 Nhập kho thép chữ I Chi phí v/c, bốc dỡ thép chữ I Nhập kho HH của HĐ 04/VEAM Chi phí v/c, bốc dỡ HH của HĐ 04/VEAM ... ………… .. ………… 331 111 331 111 15250000 500000 637684200 5000000 . …