I. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công
2. Những vấn đề còn tồn tại
Tuy có nhiều mặt u điểm, song trong công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng nói riêng cũng nh công tác kế toán nói chung tại công ty VIRASIMEX vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Đó là:
- Do việc tổ chức phân cấp hạch toán kế toán đến các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh nên độ chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động có liên quan đến quá trình mua hàng không đợc đảm bảo, việc cung cấp số liệu cho lãnh đạo Công ty về tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng nhiều khi bị gián đoạn, làm hạn chế phần nào việc đề ra các biện pháp uốn nắm kịp thời quá trình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hoá.
- Mặc dù với việc phân công rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận trong Công ty trong quá trình nhập khẩu, mua hàng nhng nhiều khi việc chuyển giao chứng từ từ phòng kinh doanh đến phòng kế toán là rất chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ của phòng kế toán.
- Trong quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán Công ty không mở tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đờng, để theo dõi, mà đợi đến khi hàng về nhập kho kế toán mới phản ánh vào TK 156.
Điều này làm kế toán đã vi phạm và tính không đầy đủ, nghĩa là nghiệp vụ phát sinh trong kỳ nhng không đợc ghi vào sổ sách. Đặc biệt là đối với việc mua hàng nhập khẩu trung gian nào đó rồi mới về nhập kho, trong suốt quá trình đó không hề đợc phản ánh vào sổ sách nào.
Nguyên nhân cơ bản gây nên tình trạng trên là do tính phức tạp của hoạt đông kinh tế của công ty, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu: phạm vi, thời điểm xác định hàng nhập, các mức thuế XNK... Do đặc thù kinh doanh của Công ty với mặt hàng phong phú, đa dạng, chuyên dùng. Do trình độ tổ chức quản lý, trình độ kế toán trong các đơn vị, chi nhánh Công ty còn hạn chế.
Vì thế, việc hoàn thiện, cải tiến công tác kế toán của Công ty là rất cần thiết. Công ty cần phải xây dựng công tác kế toán từ Công ty đến các chi nhánh, đơn vị trực thuộc một cách hợp lý thống nhất. Bên cạnh đó, xây dựng một hệ thống kiểu mẫu chứng từ phù hợp với tính chất nghiệp vụ mua hàng của mình, quy chuẩn các chứng từ, đơn giản hoá các biểu mẫu cho gọn nhẹ, để dễ luân chuyển và lu trữ. Hơn nữa, việc bổ sung tài khoản 151 và hệ thống tài khoản của kế toán hạch toán mua hàng sẽ phản ánh chính xác và đầy đủ hơn các nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong công ty.
Chơng III
ứng dụng máy vi tính kế toán mua hàng và
thanh toán tiền mua hàng tại công ty Virasimex
I. Tình hình ứng dụng máy vi tính ở Việt Nam:
Trong thời đại ngày nay ngời ta đang nói và đề cao ba nền văn minh của nhân loại đó là nền văn minh nông nghiệp , nền văn minh công nghiệp, nền văn minh tin học. Với sự phát triển của máy tính điện tử, tin học-môn khoa họcvề thông tin và các quá trình sử lý thông tin tự động bằng máy tính điện tử đã và đang mang lại cho con ngời sức mạnh vô cùng to lớn. Nếu nh vật lý học hiện đại bắt đầu từ Blanh và Eintein đã đặt nền móng cho một cách nhìn mới về thế giới qua việc phát triển khái niệm vật chất cổ điển thành khái niệm vật chất năng lợng thông tin mà nhờ đó con ngời có cách nhìn mới về hình thức phát triển vật chất cao cấp.
Sự bùng nổ có tính chất cách mạng của công nghệ điện tử trong hai thập kỷ qua đã tạo nên sự nhảy vọt kỳ diệu của máy tính dẫn đến sự phát triển kỳ diệu của công nghệ tin học. Những tiến bộ liên tiếp và dồn dập trong kỹ thuật máy tính cùng với sự hình thành và phát triển nhanh chóng các hệ thống siêu xa lộ thông tin đang góp phần đẩy nhanh quá trình chuyển biến có ý nghĩa thời đại trên quy mô thế giới từ giai đoạn văn minh công nghiệp sang giai đoạn văn minh thông tin. Từ chỗ chỉ có thể nhận biết để tính toán trên các thông tin dữ liệu, các hệ thống thông tin đã ngày càng phát triển mạnh mẽ và sâu rộng, ứng dụng trong mọi ngành của xã hội. Với sự phát triển đó tin học máy vi tính đã không còn là thế giới cao cấp dành riêng cho các nhà khoa học thuần tuý. Ngày nay , kiến thức tin học và khả năng sử dụng máy vi tính đã đợc phổ cập đến mọi ngời, tin học may vi tính đã và đang đi vào cuộc sống muôn mầu muôn vẻ của mọi ngời trong xã hội phát triển. Các khả năng ứng dụng của tin học thật phong phú, máy vi tính đã trở thành một công cụ khoa học phổ dụng, thiết yếu đợc
trang bị từng các công sở , các doanh nghiệp, từng gia dình để trợ lực và giúp con ngời phát huy hết khả năng của mình. Có thể nói, máy vi tính có những tính năng ứng dụng rất kỳ diệu. Đối với kinh tế xã hội ngày nay tin học đã góp phần tăng cờng năng lực khai thác tài nguyên thông tin tiềm năng trong nền kinh tế xã hội, thúc đẩy phát triển hình thành và phát triển nhanh chóng của khu vực thông tin trong toàn bộ nền kinh tế đất nớc. ở Việt Nam sau những năm thực hiện công cuộc đổi mới nền kinh tế,về cơ bản nớc ta đã thoát khỏi những khủng hoảng và đang trong công cuộc công nghiệp hoá hiện đaị hoá đất nớc. Tuy nhiên là một nớc xã hội nông nghiệp còn đang nghèo nàn lạc hậu phát triển lên xã hội công nghiệp rồi mới lên xã hội thông tin. Do vậy hoàn toàn chính xác khi cho rằng đồng thời với công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc là tin học hoá tức là thực hiện những biến chuyển lên xã hội thông tin.
Trong vài năm gần đây, thị trờng máy tính nớc ta đợc phát triển với tốc độ khá nhanh, máy vi tính không chỉ đợc sử dụng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà ngay cả trong công tác kế toán máy vi tính cũng đã đợc sử dụng khá phổ biến. Tyuy nhiên việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán nh vậy ở các doanh nghiệp nhìn chung vẫn còn nhiều hạn chế cả về mặt kinh tế và kỹ thuật cũng nhiều mặt khác. Nênkinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển biến sang cơ chế thị trờng và hội nhập nền kinh tế thế giới, nó kéo theo sự thay đổi về chuẩn mực trong công tác kế toán. Hơn nữa các đơn vị kinh tế hiện nay ở nớc ta gồm nhiều loại hình với độ lớn và phạm vi hoạt động khác nhau. Do đó việc vận dụng máy vi tính vào công tác quản lý ở các doanh nghiệp một cách phu hợp và hiệu quả cũng là một vấn đề bức xúc đang đợc các nhà quản lý và những ngời có nghiệp vụ kế toán quan tâm. Việc sử dụng một phần mềm kế toán phù hợp sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.Vấn đề là phải chọn một phần mềm đáp ứng đợc yêu cầu về nghiệp vụ kế toán và cung cấp đợc nhiều thông tin phục vụ sản xuất kinh doanh.
ở nớc ta hiện nay đã có một số loại phân mêm kế toán:
-Các phần mêm kế toán chuyên nghiệp domột số công ty tin hõcây dựng và phát triển. Các phần mềm này đợc xây dựng với mục đích kinh doanh thơng
mại nên đợc hoàn thiện, phát triển, đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng nghiệp vụ kinh tế và có độ tin cậy cao.
-Các phần mềm kế toán do các phòng máy vi tính của công ty không chuyên về tin học xây dựng cho chính doanh nghiệp của mình hoặc do một số công ty tin học xây dựng theo hợp đồng. Tuy nhiên các phần mềm này chỉ giải quyết đợc một phần nhỏ các công việc của nghiệp vụ kế toán, in ra đợc một số báo cáo chuẩn nhng không có khả năng cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý thông tin hằng ngày.
-Các phần mêm kế toán của nớc ngoài chuyển vào Việt Nam qua các công ty máy tính. Tuy nhiên do các chuẩn mực kế toán Việt Nam cha đáp ứng đợc thông lệ quốc tế nên rất khó áp dụng vào kế toán Việt Nam.
Nhìn chung Việt Nam đã và đang sử dụng ngày càng nhiều tin học vào các công tác quản lý cũng nh kế toán. Sự thành công trong kinh doanh phụ thuộc ngày càng nhiều vào công nghệ thông tin, vào những khả năng mà tin học mang lại. Tuy nhiên không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng tin học vào công tác kế toán do cơ sở vật chất kỹ thuật cha cho phép cùng với những hiểu biết về tin học còn nhiều hạn chế.
II. TìNH HìNH Sử DụNG MáY VI TíNH ở CÔNG TY VIRASIMEX
Sự thành công trong kinh doanh phụ thuộc ngày càng nhiều vào khả năng ứng dụng các thành tựu tin học vào hoạt động của các doanh nghiệp, vào sự vận dụng triển khai một cách nhanh chóng những khả năng mới mà tin học mang lại. Kỷ nguyên thơng mại vi tính đòi hỏi doanh nghiệp phải thích ứng một cách nhanh chóng những thành tựu tiến bộ khoa học mới nhất. Mặt khác đối với doanh nghiệp hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính. Trong đó hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng gữi vai trò quan trọng ,việc quản lý và hạch toán kịp thời , đầy đủ sẽ giúp cho đơn vị xác định đợc chính xác hiệu quả kinh doanh . Để hạch toán kịp thời, chính xác, đầy đủ thì cần phải thu thập tổng hợp số liệu để từ đó tính toán, phân tích các chỉ tiêu, đa ra nhận xét về tình hình kinh doanh
của đơn vị. Do đó việc tổng hợp hoá đơn chứng từ không phải đơn giản. Trớc thực tại đó việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng nói riêng tại đơn vị là một điều cần thiết của các nhà quản lý và các kế toán viên trong đơn vị. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại đơn vị đã phần nào giảm bớt khó khăn và tăng thêm hiệu quả kinh tế . Với việc ứng dụng nh vậy máy vi tính có thể hoàn toàn tự động thực hiện những công việc kế toán theo các bớc đã quy định chặt chẽ trong các chơng chình do con ngời soạn thảo, thực hiện và đa vào bộ nhớ của máy. Xét cho cùng nó cũng chỉ là máy móc, điều quan trọng ở đây là ngời sử dụng thông tin kế toán và ngời làm kế toán có hiểu đợc tiến trình sử lý các số liệu kế toán hay không?
ứng dụng máy vi tính vào kế toán có thể nói đó là cả một nghệ thuật, một khoa học. Phải tiến hành một cách có hệ thống với các bớc đi khoa học và chắc chắn. Cần phải viết một chơng trình tơng ứng mà thực chất đó là tập hợp các lệnh dùng để giải quyết chọn vẹn một bài toán.
Để giải bài toán ứng dụng trong quản lý kinh tế, các nhà lập trình thờng sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để soạn thảo chơng trình. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau cho máy vi tính nh: PASCAL, BASIC, FOXPRO, Tuy nhiên FOXPRO với những … u điểm về khả năng sử dụng nhiều tệp cơ sở dữ liệu, cách kết nối đơn giản và tiện lợi, việc truy cập và tìm kiếm các bản ghi với các tham số tuỳ ý, cách tạo bảng chọn đơn giản mà thuận tiện đã đợc đa vào vị trí hàng đầu trong việc ứng dụng tin học vào thực tiễn quản lý ở nhiều doanh nghiệp .
Để thực hiện một bài toán kinh tế trên máy vi tính ngoài việc phải chọn ngôn ngữ lập trình thích ứng để giao tiếp với máy, ngời sử dụng phải chú ý tới đặc thù quản lý thông tin đầu vào, đầu ra.
Tại công ty VIRASIMEX để thực hiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng, đơn vị đã thực hiện xây dựng các chơng trình điện toán kế toán phù hợp với công tác kế toán
của đơn vị, cài đặt các chơng trình điện toán kế toán lên máy vi tính của đơn vị. Khai thác các trình điện toán kế toán phù hợp cho từng nghiệp vụ kế toán.
Đối với nghiệp vụ kế toán đợc tiến hành trên máy vi tính đơn vị phải xây dựng hệ thống sổ phục vụ cho các chơng trình đảm nhận các công việc từ khi vào chứng từ gốc cho đến khi in đợc các biểu mẫu báo cáo. Ngoài ra đơn vị phải xây dựng hệ thống chơng trình giải quyết các công việc từ khi 9vào chứng từ gốc cho đến khi in đợc các biểu mẫu báo cáo. Cùng với việc thực hiện cài đặt và khai thác các hệ thống chơng trình đã xây dựng để từ đó ngời sử dụng sẽ dễ dàng hơn trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính. Quy trình thực hiện công việc giải bài toán kinh tế trên máy vi tính bao gồm:
- Thiết kế hệ thống và phân tích hệ thống.
- Xây dựng các chơng trình thực hiện từng công đoạn.
- Xây dựng chơng trình thực đơn. Kết hợp các chơng trình thành chơng trình chung.
- Khai thác các chơng trình.
iii. ĐặT BàI TOáN kế toán MUA HàNG Và THANH TOáN TIềN MUA HàNG TạI CÔNG TY VIRASIMEX:
Đặt bài toán của công tác kế toán trên máy vi tính là việc xác định các yếu tố đầu vào và các yếu tố đâu ra. Đầu ra: thờng là các biểu mẫu báo cáo đợc lập cho từng tháng. Đầu vào: đó là các dữ liệu gốc, là cơ sở để xây dựng các biểu mẫu báo cáo, thờng là: các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi,…
Cụ thể trong công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại công ty VIRASMEX việc đặt bài toán nh sau:
- Đầu vào: là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, phiếu chi,…
- Đàu ra : là hệ thống sổ, các bảng biểu kế toán phải lập và in bao gôm:
1. Nhật ký chung. 2. Nhật ký chi tiền TK 112. 3. Chi tiết TK 331. 4. Sổ cái các TK 112, 156, 331, 133, 144, 413,… 5. Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Các sổ và bảng có dạng sau: 1. Nhật ký chung: NKCHUNG.dbf
Lấy số liệu từ các chứng từ gốc: hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi, đ… a vào
Liên hiệp ĐS Việt Nam Nhật ký chung
Cty XNK& cung ứng VTTB ĐS Tháng năm… …
NTGS SCT NT DGIAI SHTK PSNO PSCO GCHU
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - CONG - -
2. Nhật ký chi tiền : NKCTIEN.dbf
Lấy số liệu từ các chứng từ gốc: hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi, đ… a vào
Liên hiệp ĐS Việt Nam Nhật ký chi tiền
Cty XNK& cung ứng VTTB ĐS Tháng năm… …
TK 112 NTGS SCT NT DGIAI CO 112 NO 156 NO 331 NO 144 NO 413 NO 133
- - - - - - - - - - - - - - - - - -