I. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán tại công ty VIRASIME
VIRASIMEX
a. Đặc điểm tổ chức bộ mấy kế toán
Công ty VIRASIMEX tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tơng đối lớn, địa bàn hoạt động rộng khắp trên quy mô cả nớc. Để đáp ứng nhu cầu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo hình thức này, Công ty thực hiện việc hớng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận tập hợp tài liệu số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn phòng Công ty để tổng hợp, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. ở các đơn vị phụ thuộc nh các chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng ... hạch toán theo chế độ kế toán độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại ngân hàng. Bộ máy quản lý của các xí nghiệp chi nhánh đặt dới sự chỉ đạo của Ban giám đốc.
Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty gồm 6 xí nghiệp có phòng kế toán riêng đợc quyền hạch toán đầy đủ và cuối mỗi quý nộp báo cáo kết quả để Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn công ty. Xuất phát từ những nhiệm vụ yêu cầu mà bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty VIRASIMEX
Lê Thị Thanh Vân 36 Lớp K35D9
Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Bộ phận kế toán hàng hoá doanh thu kết quả sản xuất kinh doanh Bộ phận kế toán nội bộ Bộ phận kế toán công nợ trong nư ớc và các dịch vụ Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính Bộ phận kế toán tổng hợp CPBH và CPQL DN Bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng và công nợ nước ngoài
Nhân viên kế toán ở các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Công ty
Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức điều hành toán bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mu cho giám đốc về hoạt động tài chính, thu chi tiền mặt, kế hoạch tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng... toàn bộ công ty, tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn công ty, nghiên cứu vận dụng các chế độ chính sách về tài chính, kế toán của Nhà nớc vào điều kiện cụ thể của Công ty. Xem xét báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở và toàn công ty trớc khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính ngân hàng. Đồng thời tham mu cho giám đốc công ty xuất nhập khẩu và cung ứng thiết bị đờng sắt bố trí sắp xếp nhân sự của Phòng Tài chính – kế toán.
Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911. Cuối tháng, cuối quý lập báo cáo tài chính, đồng thời cùng với kế toán trởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, từ đó có ý kiến đề xuất và giải pháp hoàn thiện.
Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính: Có nhiệm vụ vào các sổ tài khoản mở trên văn phòng công ty, chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp số liệu của toàn Công ty. Cụ thể là việc nhập chứng từ, kiểm soát các chứng từ, trên cơ sở đó lập các báo cáo kế toán và phần hành kế toán phát sinh trên Công ty, thu nhận, kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán phát sinh trên công ty, thu nhận, kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán chung của Công ty.
Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: Có nhiệm vụ hạch toán tiền mặt và ghi vào sổ chi tiết chi phí, đối chiếu công nợ, đôn đốc thanh toán nợ phải thu, phải trả.
Bộ phận kế toán thanh toán nội bộ: Do một ngời phụ trách kiêm thủ quỹ, có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu phải trả, tạm ứng, thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, đồng thời kế toán TSCĐ và nguồn vốn các quỹ xí nghiệp.
Bộ phận kế toán tổng hợp CPBH và CPQLDN: có nhiệm vụ tập hợp chi phí trong Công ty gồm 2 loại trên, đồng thời hạch toán toàn bộ các xí nghiệp có liên quan đến việc thanh toán lơng và BHXH.
Các bộ phận có mối quan hệ nhan quả chặt chẽ với nhau, phải thực hiện nhiệm vụ của mình đồng thời cung cấp đối chiếu số liệu cho nhau để tính kết quả hoạt động chung của toàn công ty.
Với các đơn vị ở cơ sở, phòng kế toán của Công ty có quan hệ chỉ đạo h- ớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán, đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán của Nhà nớc thống nhất trong toàn Công ty.
b. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung nhng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty và phù hợp với ch- ơng trình kế toán trên máy vi tính của Công ty. Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và hạch toán nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Theo hình thức này bao gồm các loại sổ thờng đợc sử dụng nh: Sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 156, 111, 112, 331, 333, 133, , các sổ kế toán chi…
tiết TK156, 331, Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá, Bảng tổng hợp công nợ, …
Sơ đồ trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán nhật ký chung:
Lê Thị Thanh Vân 38 Lớp K35D9
Bảng cân đối số phát sinh
Phiếu NK, HĐBH, HĐGTGT (của bên bán), phiếu chi, báo nợ ngân hàng …
Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 156 Bảng tổng hợp các chi tiết 331 Sổ Cái TK 156, 111, 112, 331,… Sổ NK chuyên dùng
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Dựa trên hình thức kế toán nhật ký chung và hệ thống máy vi tính trong công tác kế toán, hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast Accouting, hệ thống máy tính đã đợc hoà mạng Internet và Vinanét.
Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty:
- Miên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép ké toán: VNĐ
- Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo thông báo của ngân hàng Việt Nam tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung đợc cải biến theo phần mềm máy tính Fast Accouting.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp số d. + Nguyên tắc đánh giá: theo giá thực tế
+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ Tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ – xuất trong kỳ
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho : KKTX
+ Phơng pháp tính thuế GTGT: Phơng pháp khấu trừ.
+ Phơng pháp tính giá mua hàng xuất kho: theo phơng pháp tính giá đích danh.
II. Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty VIRASIMEX