Ứng dụng máy vi tính trong công tác nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán - Một phương pháp hiệu quả của doanh nghiệp tư nhân Quốc Anh

Nội dung công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán

Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán, căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một số biểu mẫu chứng từ ban đầu cho phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng nh đặc điểm của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà có thể tổ chức luân chuyển theo một trình tự khoa học, ví dụ nh: hoá đơn mua nguyên vật liệu sẽ đợc chuyển tới thủ kho để làm căn cứ ghi phiếu nhập kho sau đó đợc chuyển kế toán nguyên vật liệu ghi vào sổ nhập kho và kế toỏn thanh toỏn để ghi vào sổ theo dừi, giỏm sỏt việc thanh toỏn với ng ời bán. Sự kết hợp giữa phòng kế toán và thủ kho trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giúp cho công tác kế toán đạt hiệu quả cáo hơn, số liệu kế toán phản ánh trên sổ kế toán đúng với thực tế.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất ( mẫu số 06 VT do Bộ tài chính ban hành ), đợc lập cho từng loại nguyên vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng kí vào sổ đăng kí thẻ kho.

Phần mềm tin học có khả năng thay đổi hoạt động kế toán và tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính nhằm hiện đại hoá

Các loại sổ kế toán này đợc lập theo quy định chung của nhà nớc.

Phiếu Nhập Kho

Thanh toán bằng séc: Ngời bán nộp séc vào ngân hàng, ngân hàng sẽ thanh toán cho ngời bán vào tài khoản của ngời bán, sau đó gửi giấy báo nợ đến doanh nghiệp. Trớc đó, khi đã kiểm tra các thủ tục cần thiết, kế toán làm thủ tục cắt séc thanh toán cho ngời bán. Nếu thanh toán bằng séc bảo chi thì sau khi tiến hành cắt séc, kế toán của doanh nghiệp mang séc đến ngân hàng để đóng dấu bảo chi sau đó giao séc cho ngời bán.

SÐc

Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: khi nhận đợc chứng từ của bên bán, kế toán kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của chứng từ sau đó viết giấy uỷ nhiệm chi nộp cho ngân hàng. Tại: ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm –thành phố Hà Nội Tên đơn vị nhận tiền: Công ty cổ phần Traphacô. Phòng kế toán mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho của từng kho.

Cuối tháng, kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số N-X-T rồi đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp N-X-T kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty là khá phức tạp, do công ty có số lợng nguyên vật liệu lớn và phải nhập xuất kho hàng ngày. Công việc này trong công ty do ba ng ời đảm nhận: hai ngời làm thủ kho và một ngời làm kế toán kho.

Kế toán kho đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế ( bao gồm giá mua cộng chi phí thu mua, vận chuyển). Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình N-X-T kho từng thứ nguyên vật liệu theo số lợng vào thẻ kho đợc lấy từ các chứng từ nhập xuất hàng ngày. Mỗi thẻ kho có thể đợc mở trên một hay nhiều tờ tuỳ thuộc vào khối lợng nghiệp vụ nhập xuất phát sinh của từng thứ nguyên vật liệu.

Mỗi chứng từ đợc ghi trên một dòng và đợc thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu. Nh vậy, em chỉ xin phép trình bày thẻ kho của hai loại nguyên vật liệu: màng OPP 20mic x 1000mm và mực đỏ cờ-OPP.

Thẻ kho

Để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp, hàng quý kế toán kho phải tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết nguyên vật liệu để lập báo cáo tổng hợp N-X-T kho theo từng nhóm, loại vật liệu. Em chỉ có thể trình bày việc hạch toán NVL của doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh cho các loại NVL tiêu biểu và trong quý IV. Bởi vì doanh nghiệp mua rất nhiều loại NVL khác nhau ( hàng nghìn loại), để hạch toán đầy đủ việc mua NVL và thanh toán cho ngời bán của doanh nghiệp trong cả năm phải lập rất nhiều bảng biểu.

Kế toán N-X-T kho nguyên vật li ệu đợc phản ánh theo giá thực tế ( giá gốc), đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Doanh nghiệp là cơ sở kinh doanh hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, giá trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả. thuế GTGT đầu vào). Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính theo giá thực tế bình quân gia quyền.

Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”. Doanh nghiệp mở chi tiết cho từng loại nguyờn vật liệu để tiện theo dừi.

Sổ chi tiết vật liệu

- Trờng hợp sau khi mua nhập kho phát hiện NVL kém phẩm chất hoặc không. Sau khi tìm hiểu nguyên nhân, tuỳ trờng hợp kế toán có thể xử lý yêu cầu ngời có trách nhiệm đền bù hoặc ghi vào chi phí của doanh nghiệp nếu do nguyên nhân khách quan. (3) Giá trị nguyên vật liệu mua về chuyển thẳng đến phân xởng sản xuất không qua kho( theo giá cha có thuế GTGT).

(5) Khoản giảm giá hoặc trị giá nguyên vật liệu trả lại ngời bán do kém phẩm chÊt. (6) Thuế GTGT của khoản giảm giá hoặc của số NVL trả lại ngời bán (7) trị giá NVL đợc nhập khẩu. (3) Giá trị nguyên vật liệu giảm giá hoặc trả lại ngời bán do kém phẩm chất ( nếu có).

Từ các bảng kê trên làm căn cứ để kế toán lập chứng từ ghi sổ và đợc lập vào ngày cuối cùng của tháng.

Sổ Cái