Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH NOBLAND Việt Nam

Tuy nhiên, đây lại là những khoản mục nhạy cảm, dễ bị gian lận, chiếm dụng hoặc cố tình bị làm sai lệch nhằm thể hiện tình hình tài chính khả quan trái với thực tế của doanh nghiệp Xuất

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

Chuyên ngành: K Ế TOÁN – KIỂM TOÁN

Giảng viên hướng dẫn : TS NGUYỄN THANH NAM

Sinh viên thực hiện : CHÂU DƯƠNG TÚ TRÂN

MSSV: 1054031081 Lớp: 10DKKT3

TP Hồ Chí Minh, năm 2014

Trang 2

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

Chuyên ngành: K Ế TOÁN – KIỂM TOÁN

Giảng viên hướng dẫn : TS NGUYỄN THANH NAM

Sinh viên thực hiện : CHÂU DƯƠNG TÚ TRÂN

MSSV: 1054031081 Lớp: 10DKKT3

TP Hồ Chí Minh, năm 2014

Trang 3

L ỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Nobland Việt Nam, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng … năm 2014

Sinh viên thực hiện

Châu Dương Tú Trân

Trang 4

Sinh viên thực hiện

Châu Dương Tú Trân

Trang 5

NH ẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

TP.Hồ Chí Minh, ngày……tháng……năm 2014

Giảng viên hướng dẫn

Trang 6

DANH M ỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nội dung TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TK Tài khoản SXKD Sản xuất kinh doanh XDCB Xây dựng cơ bản

GĐ Giám đốc TSCĐ Tài sản cố định

TM Tiền mặt TGNH Tiền gửi ngân hàng GBC Giấy báo có

GBN Giấy báo nợ

KH Khách hàng

DP Dự phòng

Trang 7

DANH M ỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Cơ cấu nhân lực 40

Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh 41

DANH M ỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Kết cấu tài khoản 111 – Tiền mặt 5

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tiền VND tại quỹ 9

Sơ đồ 1.3: Kết cấu tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng 13

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán TGNH bằng VND 15

Sơ đồ 1.5: Kết cấu tài khoản 113 – Tiền đang chuyển 19

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán Tiền đang chuyển 20

Sơ đồ 1.7: Kết cấu tài khoản 131 – Phải thu khách hàng 26

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán Phải thu khách hàng 28

Sơ đồ 1.9: Kết cấu tài khoản 138 – Phải thu khác 29

Sơ đồ 1.10: Kết cấu tài khoản 141 – Tạm ứng 33

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý 38

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 41

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ 44

Sơ đồ 2.4: Mô tả hệ thống thông tin kế toán tại công ty 45

Sơ đồ 2.5: Luân chuyển chứng từ thu tiền 47

Sơ đồ 2.6: Luân chuyển chứng từ chi tiền 48

Sơ đồ 2.7: Luân chuyển chứng từ thu tiền qua ngân hàng 53

Sơ đồ 2.8: Luân chuyển chứng từ bán hàng – thu tiền qua ngân hàng 55

Sơ đồ 2.9: Luân chuyển chứng từ chi tiền qua ngân hàng 56

Sơ đồ 2.10: Luân chuyển chứng từ hoạt động bán hàng 66

Sơ đồ 2.11: Luân chuyển chứng từ tạm ứng 70

Sơ đồ 2.12: Luân chuyển chứng từ hoàn ứng 71

Trang 8

DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU

Biểu mẫu 1.1: Mẫu sổ nhật ký thu tiền 7

Biểu mẫu 1.2: Mẫu sổ nhật ký chi tiền 8

Biểu mẫu 1.3: Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng 14

Biểu mẫu 1.4: Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt – VND 22

Biểu mẫu 1.5: Mẫu sổ nhật ký bán hàng 27

Biểu mẫu 1.6: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ 36

Biểu mẫu 3.1: Mẫu Báo cáo phải thu theo tuổi nợ 80

Trang 9

M ỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU

1.1 Kế toán vốn bằng tiền 2

1.1.1 Tổng quan vốn bằng tiền 2

1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền 2

1.1.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 2

1.1.1.2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền 2

1.1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 2

1.1.1.3 Quy định từng loại tiền 3

1.1.1.3.1 Việt Nam Đồng 3

1.1.1.3.2 Ngoại tệ 3

1.1.1.3.3 Vàng 3

1.1.1.4 Thủ tục quản lý 4

1.1.2 Kế toán tiền mặt 4

1.1.2.1 Đặc điểm 4

1.1.2.2 Chứng từ sử dụng 5

1.1.2.3 Sổ kế toán chi tiết 6

1.1.2.4 Hạch toán chi tiết 9

1.1.2.4.1 Tiền VND tại quỹ 9

1.1.2.4.2 Tiền mặt ngoại tệ 10

1.1.2.4.3 Vàng tại quỹ 11

1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 13

1.1.3.1 Đặc điểm 13

1.1.3.4.1 TGNH bằng VND 16

1.1.3.4.2 TGNH bằng ngoại tệ 17

1.1.3.4.3 Vàng gửi ngân hàng 19

1.1.4 Kế toán tiền đang chuyển 19

1.1.4.1 Đặc điểm 19

Trang 10

1.1.5 Kiểm kê quỹ 20

1.1.5.1 Khái niệm kiểm kê 20

1.1.5.2 Mục đích kiểm kê 20

1.1.5.3 Phương pháp kiểm kê 21

1.1.5.4 Quy trình kiểm kê 21

1.2 Kế toán các khoản phải thu 24

1.2.1 Tổng quan về các khoản phải thu 24

1.2.1.1 Khái niệm 24

1.2.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán phải thu 24

1.2.1.2.1 Đặc điểm 24

1.2.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán phải thu 24

1.2.1.3 Nguyên tắc hạch toán 25

1.2.1.4 Quản lý các khoản phải thu 25

1.2.2 Kế toán phải thu khách hàng 26

1.2.2.1 Đặc điểm 26

1.2.3 Kế toán phải thu khác 29

1.2.3.1 Đặc điểm 29

1.2.3.4.1 Tài sản thiếu chờ xử lý 30

1.2.3.4.2 Phải thu khác 31

1.2.4 Kế toán tạm ứng 32

1.2.4.1 Đặc điểm 33

Trang 11

1.2.5 Kiểm kê khoản phải thu khách hàng 34

1.2.5.1 Khái niệm kiểm kê 34

1.2.5.2 Mục đích kiểm kê 34

1.2.5.3 Phương pháp kiểm kê 34

1.2.5.4 Quy trình kiểm kê 35

1.2.5.5 Xử lý chênh lệch 36

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM 37

2.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập 37

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Nobland Việt Nam 37

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty 38

2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty Nobland Việt Nam 38

2.1.3.1 Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý công ty 39

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của từng phòng ban 39

2.1.4 Cơ cấu nhân lực trong công ty 40

2.1.4.1 Cơ cấu nhân lực 40

2.1.4.2 Đánh giá sự đáp ứng với tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty 40

2.1.4.2.1 Thuận lợi 40

2.1.4.2.2 Hạn chế 40

2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty trong 3 năm 2011, 2012, 2013 40

2.1.5.1 So sánh các chỉ tiêu trong 3 năm 2011, 2012, 2013 40

2.1.5.2 Nhận xét, đánh giá 41

2.1.6 Giới thiệu phòng kế toán công ty Nobland Việt Nam 41

2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán 41

2.1.6.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 41

2.1.6.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 41

2.1.6.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 43

2.1.6.2.3 Chính sách kế toán 43

2.1.6.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 44

2.1.6.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán 45

Trang 12

2.1.6.2.6 Hệ thống thông tin kế toán 45

2.1.6.2.7 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán 46

2.2 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty 46

2.2.1 Vốn bằng tiền 46

2.2.1.1 Chính sách quản lý 46

2.2.1.2 Tiền mặt 46

2.2.1.2.1 Nguyên tắc kế toán 46

2.2.1.2.2 Chứng từ sử dụng 47

2.2.1.2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ 47

2.2.1.2.4 Hạch toán chi tiết 49

2.2.1.2.5 Hệ thống sổ sách kế toán 49

2.2.1.2.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh 49

2.2.1.3 Tiền gửi ngân hàng 53

2.2.1.3.1 Nguyên tắc kế toán 53

2.2.1.3 Tiền đang chuyển 61

2.2.1.4 Kiểm kê quỹ 61

2.2.1.4.1 Mục đích kiểm kê 61

2.2.1.4.2 Phương pháp kiểm kê 61

2.2.1.4.3 Quy trình thực hiện 62

2.2.1.4.4 Xử lý chênh lệch 63

2.2.2 Các khoản phải thu 64

2.2.2.1 Phải thu khách hàng 64

2.2.2.1.1 Chính sách bán hàng và quản lý công nợ 64

Trang 13

2.2.2.2 Phải thu khác 67

2.2.2.2.1 Đặc điểm khoản mục 67

2.2.2.3 Tạm ứng 69

2.2.2.3.1 Chính sách tạm ứng 69

Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG 75

3.1 Nhận xét 75

3.1.1 Ưu điểm 75

3.1.2 Nhược điểm 75

3.2 Kiến nghị 75

3.2.1 Xây dựng mức tồn quỹ 75

3.2.2 Thực hiện kiểm kê bất thường 77

3.2.3 Xây dựng chính sách thu hồi công nợ 78

KẾT LUẬN

Trang 14

1

Nền kinh tế đang trong bối cảnh không ngừng tăng trưởng cùng với đó là sự mở rộng và phát triển không ngừng của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, yêu cầu về chất lượng của kế toán ngày càng tăng theo sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để đảm bảo được

sự thể hiện chính xác về tình hình tài chính và hoạt động đúng đắn của các doanh nghiệp này

Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một trong các khoản mục quan trọng của một doanh nghiệp, thể hiện chính xác khả năng thanh toán và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, đây lại là những khoản mục nhạy cảm, dễ bị gian lận, chiếm dụng hoặc cố tình bị làm sai lệch nhằm thể hiện tình hình tài chính khả quan trái với thực tế của doanh nghiệp

Xuất phát từ những đặc điểm trên và với mong muốn được tìm hiểu rõ hơn về phần hành

Vốn bằng tiền và các Khoản phải thu trong một đơn vị cụ thể, trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nobland Việt Nam, em đã lựa chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH Nobland Việt Nam” để làm đề tài báo cáo và phát triển lên thành bài luận tốt nghiệp

Ngoài phần Lời mở đầu và Kết luận, bài khóa luận của em gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận Vốn bằng tiền và các Khoản phải thu

Chương 2: Thực trạng công tác Kế toán vốn bằng tiền và các Khoản phải thu tại Công

ty TNHH Nobland Việt Nam

Chương 3: Nhận xét, đánh giá thực trạng

Dù đã cố gắng để hoàn thành bài luận một cách tốt nhất nhưng chắc chắn không thể tránh

khỏi những sai sót do kiến thức còn hạn chế, em rất mong sẽ nhận được sự đánh giá và góp ý của Thầy, Cô Em xin chân thành cảm ơn

Trang 15

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU

Vốn bằng tiền bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài khoản tài sản khác của doanh nghiệp

Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác, vì thế có nhiều khả năng xảy ra sai phạm và khó bị phát hiện nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Vốn bằng tiền rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thường cao hơn các tài sản khác Các gian lận rất đa dạng và được che giấu tinh vi, rất khó để ngăn chặn

và phát hiện

1.1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Từ những đặc điểm trên của vốn bằng tiền, kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ quan trọng để hạn chế những rủi ro vốn có của vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền phải phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp

Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, đồng thời giám sát tình hình

chấp hành chế độ quản lý vốn bằng tiền, chế độ thanh toán

Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán vốn bằng tiền với sổ quỹ do thủ quỹ ghi chép và sổ phụ ngân hàng, kịp thời theo dõi phát hiện sự thừa, thiếu vốn bằng tiền của doanh nghiệp

Trang 16

1.1.1.3 Quy định từng loại tiền

loại hàng hóa đặc biệt

Nhóm tài khoản Vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ

Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các TK doanh thu, chi phí tài chính nếu phát sinh trong giai đoạn SXKD hoặc phản ánh vào TK 413 nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB

Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm

Ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007-Ngoại tệ các loại (Tài khoản ngoài bảng cân đối)

Trang 17

thanh toán) khi tính giá xuất của vàng có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho

Việc nhập, xuất vàng được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán thì hạch toán như ngoại tệ

1.1.1.4 Thủ tục quản lý

Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, doanh nghiệp xây dựng các thủ tục quản lý

vốn bằng tiền để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Nhân viên có khả năng và liêm chính là nhân tố quan trọng để đảm bảo một hệ thống

kiểm soát nội bộ hữu hiệu vì không thể kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi các nhân viên không đủ khả năng, không liêm chính hay cố tình gian lận

Mỗi cá nhân chỉ được phân công một chức năng trong quá trình xử lý nghiệp vụ, bao gồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách kế toán, bảo quản tài sản,

kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ kế toán với số liệu thực tế

Hạn chế tối đa số lượng người được giữ tiền, bằng cách chỉ cho phép một số ít nhân viên được thu hiện nhằm hạn chế khả năng thất thoát số tiền thu được

Phân công cho một nhân viên ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ thu tiền vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ Việc ghi nhận kịp thời các khoản thu sẽ hạn chế khả năng chiếm dụng số tiền thu được

Số tiền thu được trong ngày được nộp ngay vào quỹ hay ngân hàng để ngăn chặn việc nhân viên biển thủ tiền thu được từ khách hàng

Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền để đảm

bảo người thu tiền sẽ nộp đủ các khoản tiền thu được vì số tiền thu được sẽ được kiểm tra bằng cách đối chiếu với các biên lai hoặc phiếu thu được đánh số thứ tự liên tục trước khi

Trang 18

Sơ đồ 1.1: Kết cấu tài khoản 111 – Tiền mặt Tài khoản 111-Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2

• Tài khoản 1111-Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt

• Tài khoản 1112-Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng giảm tỷ giá và

tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi ra Đồng Việt Nam

• Tài khoản 1113-Vàng: phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ

1.1.2.2 Chứng từ sử dụng

• Phiếu thu (01-TT): được lập để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập

quỹ và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan Đối với ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với phiếu thu và phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi sổ

• Phiếu chi (02-TT): được lập để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực

tế xuất quỹ và là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán Khi chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá xuất tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi sổ

- Các khoản tiền mặt,

ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá

quý nhập quỹ

- Số tiền mặt, ngoại tệ,

vàng bạc, kim khí, đá quý thừa

ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tăng tỷ giá

hối đoái do đánh giá lại số dư

SDCK: Các khoản tiền mặt, ngoại

- Các khoản tiền mặt, ngoại

tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý xuất

quỹ

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý thiếu hụt ở

quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối kỳ

SDĐK: Các khoản tiền mặt, ngoại

tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tồn

quỹ đầu kỳ

Trang 19

• Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT): là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục

lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng

• Giấy thanh toán tạm ứng (04-TT): liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng

và các khoản chi của người nhận tạm ứng làm căn cứ để thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán

• Giấy đề nghị thanh toán (05-TT): được dùng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán trong trường hợp

đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng

• Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý (07-TT): dùng để theo dõi về loại, số lượng, đơn giá, thành tiền của các mặt hàng vàng bạc, kim khí, đá quý

• Biên bản kiểm kê quỹ - VND (08a-TT): nhằm xác nhận số tiền Việt Nam tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lỹ quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch

• Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, đá quý ) (08b-TT):

nhằm xác nhận số ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ

kế toán số chênh lệch

1.1.2.3 S ổ kế toán chi tiết

• Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN): ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt

Sổ quỹ do thủ quỹ lập và theo dõi

• Sổ cái TK 111 (S03b-DN)

• Sổ chi tiết TK 1111, TK 1112, TK 1113

• Sổ nhật ký chi tiền (S03a1-DN)

• Sổ nhật ký thu tiền

Trang 20

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến số trang …

Biểu mẫu 1.1: Mẫu sổ nhật ký thu tiền

Trang 21

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến số trang …

Biểu mẫu 1.2: Mẫu sổ nhật ký chi tiền

Trang 22

1.1.2.4 Hạch toán chi tiết

1.1.2.4.1 Tiền VND tại quỹ

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết Tiền VND tại quỹ

Mua vật tư, hàng hóa, ccdc, TSCĐ…bằng tiền mặt

Đầu tư ngắn hạn, dài hạn

Thu hồi các khoản đầu tư

Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt

Thu hồi các khoản phải thu

Gửi tiền vào Ngân hàng Rút TGNH nhập quỹ TM

Trang 23

1.1.2.4.2 Tiền mặt ngoại tệ

Các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt ngoại tệ:

(1) Thu nợ bằng ngoại tệ:

Nợ TK 1112 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng (theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu)

Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ cao hơn tại

thời điểm ghi nhận nợ

Trường hợp tỷ giá lúc thu nợ thấp hơn tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635

(2) Thanh toán nợ bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán (theo tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả)

Có TK 1112 – Ngoại tệ xuất quỹ (theo tỷ giá xuất ngoại tệ)

Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá xuất ngoại tệ thấp hơn tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ

Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá ghi nhận nợ thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635

(3) Doanh thu, doanh thu tài chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ:

Nợ TK 1112 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 511 – Doanh thu (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 515 – Doanh thu tài chính (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 711 – Thu nhập khác (theo tỷ giá thực tế) (4) Mua vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…bằng ngoại tệ:

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 156 – Hàng hóa (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 211 – Tài sản cố định (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá xuất ngoại tệ thấp hơn tỷ giá thực tế Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá thực tế thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635

Trang 24

(5) Chi phí khác thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (theo tỷ giá thực tế)

Cuối năm tài chính, tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính Khi phát sinh lãi, hạch toán:

Nợ TK 1112 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá

Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Kết chuyển lãi tỷ giá:

Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Khi phát sinh lỗ, hạch toán:

Có TK 1112 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, đá quý nhập quỹ (theo giá mua thực tế)

Có TK 111, 112 – Theo giá mua thực tế (2) Nhận ký cược, ký quỹ bằng vàng

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, đá quý nhập quỹ (theo giá mua thực tế)

Có TK 3388, 334 – Ký cược, ký quỹ

Trang 25

(3) Khách hàng trả nợ bằng vàng

Nợ TK 1113 – Theo tỷ giá thực tế khi nhận thanh toán

Có TK 131 – Theo giá lúc ghi nhận nợ phải thu

Có TK 515 – Chênh lệch do giá thực tế lúc thanh toán lớn hơn giá lúc ghi

Nợ TK 144, 244 – Ký cược, ký quỹ

Có TK 1113 – Theo giá xuất (6) Xuất vàng thanh toán cho người bán

Nợ TK 331 – Theo giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả

Trường hợp giá vàng cuối kỳ cao hơn giá ghi sổ, hạch toán:

Nợ TK 1113 – Chênh lệch lãi do đánh giá lại giá vàng

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Trường hợp giá vàng cuối kỳ thấp hơn giá ghi sổ, hạch toán:

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính

Có TK 1113 – Chênh lệch lỗ do đánh giá lại giá vàng

1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng

1.1.3.1 Đặc điểm

Trang 26

Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình

biến động tăng giảm tại ngân hàng của doanh nghiệp

Kết cấu tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng:

Sơ đồ 1.3: Kết cấu tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng có 3 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam

• Tài khoản 1122 – Ngoại tệ: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang

gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam

• Tài khoản 1123 – Vàng: phản ánh số vàng bạc, kim khí, đá quý gửi vào, rút

ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng

• Ủy nhiệm chi: doanh nghiệp dùng để gửi cho Ngân hàng tại nơi mở tài khoản để trích một số tiền nhất định trong tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng Mẫu của ủy nhiệm chi do Ngân hàng quy định

• Giấy báo nợ: khi doanh nghiệp rút tiền hoặc thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng

• Giấy báo có: khi doanh nghiệp gửi tiền hoặc nhận được tiền thanh toán qua ngân hàng

SDCK: Các khoản tiền Việt Nam,

ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý

tại ngân hàng cuối kỳ

- Các khoản tiền Việt

Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim

khí, đá quý gửi vào ngân hàng

tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ

Có

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý rút từ ngân hàng

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ

SDĐK: Các khoản tiền Việt Nam,

ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý

tại ngân hàng đầu kỳ

Trang 27

• Bảng sao kê ngân hàng: bảng tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp qua ngân hàng trong tháng

1.1.3.3 Sổ kế toán chi tiết

• Sổ tiền gửi ngân hàng (S08-DN)

TK đ/ứng

Số tiền

Ghi chú

Số

hiệu

Ngày, tháng

Thu (gửi)

Chi (rút ra)

Trang 28

Mua vật tư, hàng hóa, ccdc, TSCĐ…bằng TGNH

Đầu tư ngắn hạn, dài hạn

Thu hồi các khoản đầu tư

Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ bằng TGNH

Thu hồi các khoản phải thu

Trang 29

(1) Thu nợ bằng ngoại tệ:

Nợ TK 1122 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng (theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu)

Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ cao hơn tại

thời điểm ghi nhận nợ

Trường hợp tỷ giá lúc thu nợ thấp hơn tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635

(2) Thanh toán nợ bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán (theo tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả)

Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá xuất ngoại tệ thấp hơn tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ

Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá ghi nhận nợ thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635

(3) Doanh thu, doanh thu tài chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ:

Nợ TK 1122 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 511 – Doanh thu (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 515 – Doanh thu tài chính (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 711 – Thu nhập khác (theo tỷ giá thực tế) (4) Mua vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…bằng ngoại tệ:

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 156 – Hàng hóa (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 211 – Tài sản cố định (theo tỷ giá thực tế)

Trang 30

(5) Chi phí khác thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (theo tỷ giá thực tế)

Cuối năm tài chính, tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính Khi phát sinh lãi, hạch toán:

Nợ TK 1122 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá

Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Kết chuyển lãi tỷ giá:

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Khi phát sinh lỗ, hạch toán:

Có TK 1122 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá

Kết chuyển lỗ tỷ giá:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

1.1.3.4.3 Vàng gửi ngân hàng

Các nghiệp vụ liên quan đến TK Vàng gửi ngân hàng:

(1) Mua vàng gửi Ngân hàng

Nợ TK 1123 – Vàng nhập quỹ (theo giá mua thực tế)

Có TK 111, 112 – Theo giá mua thực tế (2) Nhận ký cược, ký quỹ bằng vàng

Nợ TK 1123 – Vàng nhập quỹ (theo giá mua thực tế)

Có TK 3388, 334 – Ký cược, ký quỹ

Trang 31

(3) Khách hàng trả nợ bằng vàng

Nợ TK 1123 – Theo tỷ giá thực tế khi nhận thanh toán

Có TK 131 – Theo giá lúc ghi nhận nợ phải thu

Có TK 515 – Chênh lệch do giá thực tế lúc thanh toán lớn hơn giá lúc ghi

Nợ TK 144, 244 – Ký cược, ký quỹ

Có TK 1123 – Theo giá xuất (6) Xuất vàng thanh toán cho người bán

Nợ TK 331 – Theo giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả

Trường hợp giá vàng cuối kỳ cao hơn giá ghi sổ, hạch toán:

Nợ TK 1123 – Chênh lệch lãi do đánh giá lại giá vàng

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Trường hợp giá vàng cuối kỳ thấp hơn giá ghi sổ, hạch toán:

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính

Có TK 1123 – Chênh lệch lỗ do đánh giá lại giá vàng

1.1.4 Kế toán tiền đang chuyển

1.1.4.1 Đặc điểm

Trang 32

Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển: phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc nhà nước, đã gửi cho bưu điện để chuyển về cho Ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo có, trả cho doanh nghiệp khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ Ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo nợ hay Bảng sao kê của ngân hàng

Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ trong các trường hợp như thu

tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, chuyển tiền qua bưu điện để trả cho các doanh nghiệp khác, giao tiền tay ba giữa người mua hàng với doanh nghiệp và Kho bạc Nhà nước

Kết cấu tài khoản 113 – Tiền đang chuyển:

Sơ đồ 1.5: Kết cấu tài khoản 113 – Tiền đang chuyển Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1131 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển

• Tài khoản 1132 – Ngoại tệ: phản ánh số ngoại tệ đang chuyển

• Phiếu chi

• Phiếu nộp tiền

• Biên lai thu tiền của Bưu điện

• Phiếu chuyển tiền

nhưng chưa nhận được GBC

ngoại tệ đang chuyển cuối kỳ

SDCK: Các khoản tiền đang chuyển

cuối kỳ

Có

- Số kết chuyển vào TK 112 hoặc các tài khoản có liên quan

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại

tệ đang chuyển cuối kỳ

Trang 33

• Sổ cái TK 113

• Sổ chi tiết TK 1131, TK 1132

Sơ đồ 1.6: Hạch toán chi tiết Tiền đang chuyển 1.1.5 Ki ểm kê quỹ

1.1.5.1 Khái niệm kiểm kê

Kiểm kê là việc tiến hành kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có của doanh nghiệp bằng cách cân đo, đong đếm nhằm xác định số tài sản thực có nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế kiểm kê được với số ghi trên sổ kế toán

Kiểm kê quỹ là việc tiến hành kiểm tra tài khoản Tiền mặt tại quỹ và Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp nhằm xác định số tài sản thực có phù hợp với số dư trên sổ quỹ

tiền mặt và Sổ tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp

1.1.5.2 M ục đích kiểm kê

Yêu cầu quan trọng nhất của kế toán là việc phản ánh chính xác, nghĩa là số liệu trên

sổ sách phải phù hợp với số hiện có tại cùng thời điểm tương ứng Tuy nhiên, số liệu thực

tế và số trên sổ sách kế toán vẫn có thể chênh lệch, nguyên nhân chênh lệch có thể là do

việc sai sót trong lập chứng từ, ghi sổ hoặc do việc hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo

quản hoặc do việc đo lường không chính xác và nghiêm trọng hơn là do các hành vi gian lận và tham ô

Chênh lệch lỗ do đánh giá lại số

dư ngoại tệ tiền đang chuyển

Chênh lệch lãi do đánh giá lại số

dư ngoại tệ tiền đang chuyển

TK 413

Trang 34

Theo như đặc điểm của vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng nhưng nhạy cảm, dễ

bị tham ô thì việc kiểm kê quỹ đóng vai trò quan trọng, giúp đảm bảo sự chính xác về số

liệu, giúp phát hiện những sai sót và gian lận để kịp thời điều chỉnh và phát hiện nguyên nhân để xử lý

1.1.5.3 Phương pháp kiểm kê

Tùy theo nội dung của đối tượng kiểm kê mà lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp, đối với vốn bằng tiền sẽ tiến hành kiểm kê tiền mặt và kiểm kê tiền gửi ngân hàng

Kiểm kê tiền mặt sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ tiền Việt Nam Đồng và Ngoại tệ (nếu có) bằng cách đếm trực tiếp từng loại, sau đó đối chiếu giữa các sổ kế toán, sổ quỹ với số

liệu kiểm kê được

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng sẽ được tiến hành bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản chi tiết trên sổ kế toán với sổ ngân hàng

Tùy theo phạm vi và đối tượng kiểm kê để lựa chọn hình thức kiểm kê Đối với vốn

bằng tiền, Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng sẽ được kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường không quy định trước thời gian Riêng Tiền mặt tại quỹ còn được Thủ quỹ tiến hành kiểm kê hằng ngày

1.1.5.4 Quy trình ki ểm kê

Trước khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Ban kiểm kê, Kế toán phải đảm bảo hoàn thành việc hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh, khóa sổ đúng thời điểm để đảm bảo có số liệu chính xác để tiến hành kiểm kê Người quản lý tài sản phải

sắp xếp, phân loại tài sản để việc kiểm kê được tiến hành thuận tiện, nhanh chóng

Tiến hành kiểm kê theo phương pháp và phương thức kiểm kê phù hợp

Sau khi kiểm kê kết thúc, đơn vị kế toán sẽ lập “báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê” trong đó có đầy đủ chữ ký của Ban kiểm kê Trường hợp có sự chênh lệch giữa số thực tế

và số trên sổ sách thì phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử

lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Ban kiểm kê sẽ chịu trách nhiệm về kết

quả kiểm kê đã thực hiện

Việc kiểm kê sẽ được tiến hành theo nhiều bước

Thành l ập “Ban kiểm kê”: Định kì hoặc khi có yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán

trưởng và Ban giám đốc (đột xuất), hội đồng kiểm kê sẽ được lập bao gồm: thủ quỹ, kế toán thanh toán, Kế toán trưởng và cuối năm tài chính thì có thêm sự có mặt của GĐ

Trang 35

Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Để công việc kiểm kê được thuận lợi và

chính xác, kế toán phải phản ánh và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ,

tiến hành khóa sổ đúng hạn để có số liệu chính xác trước khi tiến hành kiểm kê

Thủ quỹ và kế toán sau khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu về việc kiểm kê sẽ tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ, sổ sách để thuận tiện trong việc tiến hành

kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu

Th ực hiện kiểm kê: Đối với tiền mặt, Ban kiểm kê sẽ tiến hành phân loại đếm các

loại tiền và lập bảng kiểm kê quỹ, sau đó tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số

kiểm kê được Đối với tiền gửi Ngân hàng, Ban kiểm kê sẽ tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ tiền gửi ngân hàng và số dư được Ngân hàng xác nhận

- Ông/bà: ……… Đại diện …………

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau:

STT Diễn giải Mệnh giá Số lượng (tờ) Số tiền Ghi chú

(ký, họ tên) (ký, họ tên) Thủ quỹ Người đại diện (ký, họ tên)

Biểu mẫu 1.4: Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt - VNĐ

Trang 36

Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc việc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ ký xác nhận

vào Bảng kiểm kê quỹ Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và

phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan trước khi lập Báo cáo tài chính Người lập và ký phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê

Có các trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp khi kiểm kê phát hiện thiếu:

Nợ TK 111– Khoản tiền thiếu bắt bồi thường

Nợ TK 334 – Khoản tiền thiếu bắt bồi thường

Có TK 1381 – Thiếu chờ xử lý Phát hiện thiếu, xử lý bằng cách ghi nhận vào chi phí, hạch toán:

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có TK 1381 – Thiếu chờ xử lý Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa:

Phát hiện thừa chờ xử lý, hạch toán:

Nợ TK 111 – Khoản tiền thừa

Có TK 3381 – Thừa chờ xử lý Phát hiện nguyên nhân thừa do chưa ghi nhận các khoản đã thu, hạch toán:

Trang 37

1.2 Kế toán các khoản phải thu

1.2.1 Tổng quan về các khoản phải thu

1.2.1.1 Khái ni ệm

Các khoản phải thu là một loại tài sản của doanh nghiệp tính dựa trên tất cả các khoản

nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho doanh nghiệp khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ

1.2.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán phải thu

1.2.1.2.1 Đặc điểm

Khoản Phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu

Các khoản phải thu là tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô

Các khoản phải thu có mối liên quan mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp

Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được Tuy nhiên việc lập dự phòng phải thu khó đòi lại dựa vào ước tính của nhà quản lý nên dễ xảy

ra sai sót và khó kiểm tra

Nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì sẽ dẫn đến việc khó thu hồi các khoản nợ của khách hàng cũng như không thể phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp trên báo cáo tài chính

1.2.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán phải thu

Kế toán công nợ phải thu phải theo dõi và phản ánh kịp thời công nợ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản nợ, hạn nợ

Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, các sổ chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành các khoản phải thu

Thực hiện việc giám sát thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng

Tổng hợp và xử lý các khoản nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và các khoản nợ khó có

khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý, giúp cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp

Trang 38

1.2.1.3 Nguyên tắc hạch toán

Các khoản nợ phải thu phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo

từng khoản nợ và từng lần thanh toán Kế toán có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ từng khoản

nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ để tránh tình trạng bị chiếm

dụng vốn hoặc nợ nần dây dưa, khê đọng

Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định

kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh,

đã thu hồi và số nợ còn lại Nếu cần có thể yêu cầu xác nhận bằng văn bản từ khách hàng Các khách hàng không thanh toán các khoản nợ phải thu cho doanh nghiệp bằng tiền

mặt, séc…mà thanh toán bằng hàng hóa hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc

phải xử lý khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan

Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần phải được theo dõi cả về nguyên tệ và

cả quy đổi ra Đồng Việt Nam Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh lại số dư

Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ với từng khách hàng, từng đối tượng nợ đều có thể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu Cuối kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, khi tính toán các chỉ tiêu phải thu phải lấy số dư chi tiết của các đối tượng nợ phải thu để lên chỉ tiêu của bảng cân đối kế toán mà không bù trừ số

dư bên Nợ và bên Có

1.2.1.4 Quản lý các khoản phải thu

Doanh nghiệp xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng, thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình tài chính của khách hàng, chính sách về điều kiện được chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán

Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, không phân công một người phụ trách nhiều công việc trong chu trình bán hàng Khi sử dụng nhiều người phụ trách các công việc khác nhau sẽ giảm bớt được các hành vi gian lận, tăng cường kiểm tra đối chiếu giữa các

bộ phận sẽ dễ phát hiện sai sót, sai phạm

Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ, bộ phận bán chịu cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cho từng nhân viên đảm nhận để thu hồi nhanh chóng, chặt chẽ và hiệu quả Định kỳ, tiến hành đối chiếu với khách hàng về các khoản nợ, thông báo cho khách hàng các khoản nợ đã đến hạn để chuẩn bị và doanh nghiệp có thể thu hồi nợ nhanh chóng

Trang 39

1.2.2 Kế toán phải thu khách hàng

1.2.2.1 Đặc điểm

Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán

sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ

Kết cấu của tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng:

Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của KH chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng

phải thu để ghi cả hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn

Sơ đồ 1.7: Kết cấu tài khoản Phải thu khách hàng

1.2.2.2 Ch ứng từ sử dụng

• Hóa đơn bán hàng

• Hóa đơn xuất khẩu

• Giấy xác nhận nợ

• Phiếu thu

• Giấy báo có của ngân hàng

• Thanh lý hợp đồng

SDCK: Số tiền trả trước của KH và

số tiền KH trả thừa còn cuối kỳ

SDĐK: Phải thu khách hàng đầu kỳ

- Số tiền phải thu của KH

Trang 40

• Sổ cái tài khoản 131

• Sổ nhật ký bán hàng (S03a4-DN)

• Sổ chi tiết thanh toán với người mua (S31-DN)

• Sổ tổng hợp công nợ phải thu

Ghi có tài khoản Doanh

thu

Số

hiệu

Ngày, tháng

Hàng hóa

Định dạng
Số trang	104
Dung lượng	5,04 MB