Lưu đồ minh họa hoạt động bán hàng xử lý bằng máy:
Phòng xuất nhập khẩu sau khi ký kết hợp đồng nhận gia công sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng gửi cho phân xưởng và bộ phận kế toán. Phân xưởng sau khi hoàn thành đơn hàng sẽ thông báo cho phòng xuất nhập khẩu và tiến hành gửi hàng cho Khách hàng, đồng thời phòng xuất nhập khẩu sẽ lập phiếu xuất kho gửi cho bộ phận kế toán để tiến hành việc ghi nhận công nợ.
Sau khi nhận được phiếu xuất kho, kế toán công nợ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ và dữ liệu liên quan, sau đó nhập dữ liệu vào máy để ghi nhận bán hàng và in hóa đơn, hóa đơn gồm 2 liên, 1 liên lưu nội bộ, liên còn lại gửi cho khách hàng. Đồng thời cập nhật tình hình công nợ khách hàng và tiến hành theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng để thông báo và có biện pháp xử lý để thu nợ đúng hạn.
Đối với khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài, kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn xuất khẩu gồm 3 liên, 1 liên gửi cho khách hàng, trên hóa đơn ghi rõ số tiền bằng ngoại tệ và tỉ giá ngày phát sinh giao dịch.
66
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Sơ đồ 2.10: Lưu đồ minh họa hoạt động bán hàng xử lý bằng máy
2.2.2.1.4 Hạch toán chi tiết
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng được hạch toán chi tiết theo khách hàng nội địa và khách hàng nước ngoài theo TK 1311 và TK 1312.
2.2.2.1.5 Hệ thống sổ sách kế toán
Kế toán theo dõi khoản Phải thu khách hàng trên Sổ tổng hợp công nợ phải thu và chi tiết theo Sổ nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết TK 1311, TK 1312 và Sổ cái TK 131.
2.2.2.1.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh
(1)Ngày 01/12 xuất hàng gia công cho Nbig, chứng từ N1/AR1312-00001. Nợ TK 1311 7.930.711.410 đồng
Có TK 51131 7.209.737.645 đồng Có TK 3331 720.973.765 đồng
(2) Ngày 05/12 xuất hàng gia công cho Nobland International trị giá USD 1409.65,00 tỷ giá 21.080 đồng/USD, chứng từ AR-00004843.
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
Phòng xuất nhập khẩu
Phiếu xuất kho Nhập liệu Ghi nhận bán hàng, in hóa đơn Dữ liệu bán hàng Chi tiết hàng hóa Chi tiết KH -Dữ liệu KH -Dữ liệu HH Dữ liệu đơn hàng Dữ liệu giao hàng Hóa đơn
Phiếu xuất kho
KH
67
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Nợ TK 1312 29.715.422 đồng Có TK 51132 29.715.422 đồng
(3)Ngày 04/12 nhận tiền gia công từ Nbig, chứng từ BVT1312-190 số tiền 7.930.711.410 đồng.
Nợ TK 1121 7.930.711.410 đồng Có TK 1311 7.930.711.410 đồng
(4)Ngày 31/12 nhận tiền thanh toán từ văn phòng chính số tiền 4.680.403.362 đồng, chứng từ BST1312-001.
Nợ TK 1312 4.680.403.362 đồng Có TK 1312 4.680.403.362 đồng
Công ty TNHH Nobland Việt Nam
SỔ CÁI
Tài khoản 131- Phải thu khách hàng Tháng 12/2013
Số dư nợ đầu kỳ: 11.718.143.178 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ
Diễn giải đ/ứng TK Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/12 N1/AR1312-0001 Xuất hàng gia công cho Nbig 51131 7.209.737.645
N1/AR1312-0001 VAT 3331 720.973.765
04/12 BST1312-001 Nhận tiền thanh toán từ văn phòng chính
1122 4.680.403.362 05/12 AR1312-0004843 Xuất hàng gia công cho Nobland
International, USD 1409.65
51132 29.715.422
31/12 BVT1312-190 Nhận tiền gia công từ Nbig 5152 7.930.711.410
…… ……… ……… ……… ………
Tổng cộng 65.104.140.455 24.286.404.323
Số dư cuối kỳ 52.535.879.310
2.2.2.2 Phải thu khác