2.1.6.2.1 Chính sách kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, thông tư 244/2009/TT- BTV ngày 31/12/2009 và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung có liên quan.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)
Các giao dịch bằng ngoại tệ: Các khoản mục tài sản và nợ phải trả có gốc bằng đơn vị tiền tệ khác VND được quy đổi sang VND theo tỷ giá hối đoái của ngày kết thúc niên độ kế toán. Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VND trong năm được quy đổi sang VND theo tỷ giá hối đoái theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch. Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Tiền: Tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn
Các khoản phải thu: Các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác được phản ánh theo nguyên giá trừ đi dự phòng phải thu khó đòi.
Hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Khấu hao: Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản theo quy định tại Thông tư số 203/2009TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009 của Bộ Tài chính, cụ thể:
Nhà cửa: 10 – 25 năm
Máy móc và thiết bị: 03 – 05 năm Phương tiện vận chuyển: 05 – 06 năm Dụng cụ văn phòng: 03 – 05 năm Quyền sử dụng đất: 30 – 40 năm Phần mềm máy vi tính: 05 năm
Thuế: Theo các điều khoản trong Giấy phép Đầu tư, Công ty có nghĩa vụ nộp cho Nhà nước thuế thu nhập bằng 10% trên lợi nhuận tính thuế và được miễn thuế thu nhập trong 4 năm bắt dầu từ năm đầu tiên có lợi nhuận tính thuế và được miễn thuế thu nhập trong 4
44
SVTH: Châu Dương Tú Trân
năm tiếp theo. Tuy nhiên theo Thông tư 134/2007/TT-BTC ngày 23 tháng 11 năm 2007, Công ty có nghĩa vụ nộp cho Chính phủ thuế thu nhập tại thuế suất bằng 15% trên lợi nhuận tính thuế và được miễn thuế thu nhập trong 3 năm (từ năm 2003 đến 2005) bắt đầu từ năm đầu tiên có lợi nhuận tính thuế (2003) và giảm 50% thuế thu nhập trong 7 năm tiếp theo (từ năm 2006 đến 2012). Tất cả các miễn giảm thuế trên sẽ không áp dụng với các khoản thu nhập khác, các khoản thu nhập khác này sẽ chịu thuế suất 25%.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bằng phần mềm máy tính:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ bằng phần mềm máy tính
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính: hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, xét duyệt để hạch toán, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo các phần hành, các bảng mẫu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng hoặc tại bất kì thời điểm cần thiết nào, kế toán đều có thể thực hiện thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đều được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác theo các thông tin đã được nhập trong kì. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ với BCTC khi đã thực hiện thao tác in ấn.
2.1.6.2.2 Hệ thống báo cáo kế toán
Công ty sử dụng hệ thống báo cáo ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi theo thông thông số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài Chính. PM kế toán Genuwin Máy vi tính Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ kế toán: -Sổ KT tổng hợp -Sổ KT chi tiết -BCTC -BC quản trị
45
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Hệ thống báo cáo của công ty gồm:
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
• Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B 01 – DN)
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B 02 – DN)
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 03 – DN)
• Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu số B 09 – DN)
BÁO CÁO THUẾ GTGT
• Tờ khai thuế GTGT (Mẫu số 01/GTGT)
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chứng từ (Mẫu số BC_26/HĐ)
BÁO CÁO THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP
• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (Mẫu số 02Đ/TNDN)
2.1.6.2.3 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.4: Mô tả hệ thống thông tin kế toán tại công ty
Tại công ty, các thông tin đầu vào bao gồm các dữ liệu cung cấp thông tin cho việc hạch toán như chứng từ: hóa đơn, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công...., sổ sách để quản lý. Sau khi nhận được các chứng từ liên quan, kế toán sẽ tiến hành thủ tục xét duyệt, kiểm tra, đối chiếu, sau đó nhập vào phần mềm kế toán Genuwins trên máy tính, tiến hành hạch toán từ các dữ liệu, thông tin đã được cài đặt và cập nhật trong phần mềm. Định kỳ hoặc theo yêu cầu, kế toán tiến hành xuất và in báo cáo và sổ cho Ban lãnh đạo xem xét, Báo cáo tài chính sẽ giúp Ban lãnh đạo biết được tình hình kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các đề xuất và hướng phát triển cho công ty. Cuối kỳ kế toán, Kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm toán sự chính xác, trung thực BCTC của công ty về đưa ra ý kiến, cũng như đề nghị chỉnh sửa khi phát hiện sai sót.
Kế toán viên Phần mềm kế toán Phần cứng Cơ sở dữ liệu Thủ tục kiểm tra DỮ LIỆU KẾ TOÁN (Chứng từ, sổ sách...) THÔNG TIN KẾ TOÁN (Báo cáo tài
chính, báo cáo quản trị)
46
SVTH: Châu Dương Tú Trân
2.1.6.2.4 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Công ty thường xuyên kiểm tra công tác kế toán, hằng năm công ty nhận sự kiểm toán của các công ty kiểm toán theo quy định của nhà nước trước khi nộp các báo cáo.
Định kỳ tiến hành việc đối chiếu sổ sách hoặc tiến hành kiểm tra bất thường đối với các khoản mục nhạy cảm, có mức độ rủi ro cao, dễ bị nhân viên chiếm dụng, gian lận.
2.2 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty 2.2.1 Vốn bằng tiền 2.2.1 Vốn bằng tiền
2.2.1.2 Chính sách quản lý
Tại Công ty, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến Vốn bằng tiền, Kế toán sẽ phản ánh ngay vào sổ.
Để tránh gian lận, Kế toán và Thủ quỹ của công ty độc lập với nhau (bất kiêm nhiệm). Để bảo vệ tiền mặt tồn quỹ, công ty sử dụng két sắt và mã số két sắt được giữ bí mật theo quy định.
Các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền như: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…được đánh số trước và liên tục.
Các khoản chi lớn được thực hiện qua Ngân hàng và được xét duyệt bởi Giám đốc và Kế toán trưởng.
Tại Ngân hàng, Công ty mở chi tiết tài khoản tiền VND và USD, định kỳ kế toán đối chiếu giữa sổ TGNH và sổ phụ ngân hàng.
Cuối kỳ kế toán, thực hiện đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
2.2.1.3 Tiền mặt
2.2.1.3.1 Nguyên tắc kế toán
Công ty sử dụng thống nhất một đơn vị là đồng Việt Nam, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam để hạch toán theo tỉ giá ngày phát sinh nghiệp vụ.
Kế toán phản ánh kịp thời số tiền hiện có và tình hình thu chi từng loại tiền. Công ty xuất ngoại tệ theo phương pháp bình quân cuối kỳ.
47
SVTH: Châu Dương Tú Trân
2.2.1.3.2 Chứng từ sử dụng
Tại công ty, chứng từ sử dụng trong việc thu chi tiền gồm có: Phiếu thu (01-TT), Phiếu chi (02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT), Giấy thanh toán tạm ứng (04-TT), Giấy đề nghị thanh toán (05-TT), Biên bản kiểm kê quỹ - VND (08a-TT), Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, đá quý..) (08b-TT) được thiết kế dựa trên mẫu của Bộ tài chính và có chỉnh sửa.
2.2.1.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Lưu đồ minh họa hoạt động thu tiền xử lý bằng máy
Sơ đồ 2.5: Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ thu tiền xử lý bằng máy Sau khi nhận được hàng, khách hàng gửi bảng đối chiếu nợ và thanh toán tiền cho công ty, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan, sau đó nhập dữ liệu vào máy, cập nhật tình hình công nợ khách hàng và hạch toán các tài khoản doanh thu có liên quan, in phiếu thu gồm 2 liên chuyển cho thủ quỹ và lưu bảng đối chiếu theo từng khách hàng.
THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN
Khách hàng Khách hàng Khách hàng Bảng đối chiếu nợ Nhập liệu In phiếu thu giảm nợ TT nhập liệu Dữ liệu chi tiết KH Dữ liệu thanh toán Phiếu thu Bảng đối chiếu nợ A Phiếu thu Xác nhận thu tiền Tiền Phiếu thu Tiền N A
48
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Thủ quỹ sau khi nhận được 2 liên phiếu thu và nhận được tiền thanh toán của khách hàng thì ký xác nhận thu tiền vào phiếu thu, 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển lại cho kế toán thanh toán để lưu tại bộ phận, tiền được cất tại quỹ.
Lưu đồ minh họa hoạt động chi tiền xử lý bằng máy
Sơ đồ 2.6: Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền xử lý bằng máy Kế toán thanh toán kiểm tra dữ liệu, xác định các hóa đơn, công nợ đến hạn để thực hiện thanh toán. Kế toán lập PC, PC gồm 3 liên được chuyển cho thủ kho để xét duyệt, đối với những khoản chi lớn, cần có sự xét duyệt của kế toán trưởng và GĐ.
Thủ quỹ xét duyệt PC, chi tiền đồng thời ghi sổ quỹ, PC sau khi được xét duyệt sẽ chuyển cho người nhận tiền 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán công nợ để ghi giảm các
KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
Từ xử lý theo dõi phải trả
Kiểm tra dữ liệu
Kiểm tra DL, xác định hóa đơn hay công nợ đến hạn, lập phiếu chi CSDL (Hóa đơn chưa thanh toán, Phải trả người bán) Duyệt PC Duyệt PC Chi tiền- ghi sổ quỹ Sổ quỹ Nhận tiền Phiếu chi Xác nhận DL thanh toán Kiểm tra dữ liệu, cập nhật thanh toán CSDL (Hóa đơn chưa thanh toán, phải trả người bán)
Phiếu chi
D Phiếu chi
Phiếu chi Phiếu chi
49
SVTH: Châu Dương Tú Trân
khoản nợ phải trả, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán để xác nhận và cập nhật việc thanh toán, tình hình công nợ của công ty.
2.2.1.3.4 Hạch toán chi tiết
Tài khoản 111 – Tiền mặt dùng để theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ của công ty và được hạch toán theo 2 tài khoản chi tiết là Tiền mặt VND – TK 1111 và Tiền mặt USD – TK 1112.
2.2.1.3.5 Hệ thống sổ sách kế toán
Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN) được dùng để ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt. Bên cạnh đó, công ty còn theo dõi tiền trên các sổ: Sổ kế toán chi tiết TK 1111, TK 1112, TK 1113, Sổ cái TK 111, Sổ nhật ký chi tiền và Sổ nhật ký thu tiền.
2.2.1.3.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh
(1) Ngày 02/12 rút tiền tại Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000.000 đồng, chứng từ BVT1312-001.
Nợ TK 1111 800.000.000 đồng Có TK 1121 800.000.000 đồng
(2) Ngày 06/12 Thanh toán tiền cước phí Mobiphone 323.425 đồng, chứng từ CP1312-008.
Nợ TK 6427 294.022 đồng Nợ TK 1331 29.403 đồng Có TK 1111 323.435 đồng
(3) Ngày 07/12 Mr Sơn hoàn ứng 1.528.000 đồng, chứng từ CP1311-169 phí kiểm định xe tải 50LD-6334.
Nợ TK 6428 5.472.000 đồng Nợ TK 1111 1.528.000 đồng Có TK 1411 7.000.000 đồng
(4) Ngày 25/12 Mr Thiết tạm ứng 8.470.000 đồng mua ván làm hộp bảo vệ motor máy may/ NBVO-WOVEN, chứng từ CP1312-230.
Nợ TK 1411 8.470.000 đồng Có TK 1111 8.470.000 đồng
(5) Ngày 28/12 đổi sang tiền USD tại quỹ 17.136.000 đồng, theo chứng từ CP1312-245, tỉ giá 21.070.
50
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Nợ TK 1112 17.136.000 đồng Có TK 1111 17.136.000 đồng
(6) Ngày 06/12 thanh toán chi phí tiếp khách Quý 4/2013, chứng từ CP1312-003 số tiền USD 2,095, tỷ giá 21.130 đồng/USD.
Nợ TK 6428 44.268.000 đồng Có TK 1112 44.268.000 đồng
(7) Ngày 24/12 rút USD 61.225,00 TGNH nhập quỹ tiền mặt, chứng từ BVT1312-157, tỷ giá 21.115 đồng/USD.
Nợ TK 1112 1.292.763.520 đồng Có TK 1122 1.292.763.520 đồng
(8) Ngày 25/12 thanh toán USD 39.530,00 lương cho chuyên gia, chứng từ CP1312-171, tỉ giá 21.075 đồng/USD
Nợ TK 3342 833.094.750 đồng Có TK 1112 833.094.750 đồng
(9) Ngày 28/12 thu lại USD 910,00 tiền lương Mr.Kim, chứng từ CP1312-242, tỷ giá 21.075 đồng/USD.
Nợ TK 1112 19.178.250 đồng Có TK 3342 19.178.250 đồng
(10) Ngày 31/12 chênh lệch đánh giá lại tiền mặt tại quỹ, theo chứng từ CLTG1312-008 số tiền 4.315.304 đồng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng là 21.360 đồng/USD.
Nợ TK 1112 4.315.304 đồng Có TK 5152 4.315.304 đồng
51
SVTH: Châu Dương Tú Trân
CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM Lô 1-8 A1, 1-3 & 9-10 H1, KCN Tân Thới Hiệp, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM
Mẫu số: 02-TT
(Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI (Payment) Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Số: PC00072 Nợ: 6427, 1331 Debit Có: 1111 Credit
Họ và tên người nhận tiền: NGUYỄN VĂN A
Payer
Địa chỉ: CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG
Address
Lý do chi: CHI TIỀN ĐIỆN THOẠI
Pay for
Số tiền: 323.425 đồng (Viết bằng chữ): Ba trăm hai mươi ba ngàn bốn trăm hai mươi lăm đồng
Amount In word Kèm theo: 01 (Chứng từ gốc):………. Including Document Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Accountant) (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Payee) (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Prepaired by) (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Cashier) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):………..
Receiving the full amount
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………... Exchange rate
+ Số tiền quy đối:……… Convert to
CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM Lô 1-8 A1, 1-3 & 9-10 H1, KCN Tân Thới Hiệp, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM
Mẫu số: 01-TT
(Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU (Cash receipt) Ngày 07 tháng 12 năm 2013 Số: PT00085 Nợ: 1111 Debit Có: 1411 Credit
Họ và tên người nhận tiền: HUỲNH VĂN SƠN
Payer
Địa chỉ: LÁI XE CÔNG TY
Address
Lý do nộp: HOÀN TIỀN TẠM ỨNG
Pay for
Số tiền: 1.528.000 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu năm trăm hai mươi tám ngàn đỗng chẵn.
Amount In word Kèm theo: 02 (Chứng từ gốc):……….……. Including Document Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Accountant) (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Payer) (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Prepaired by) (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Cashier) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):………..
Receiving the full amount
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………... Exchange rate
+ Số tiền quy đối:………
52
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Công ty TNHH Nobland Việt Nam
SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN
Tài khoản 1112- Tiền mặt tại quỹ USD Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 615.135.848 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có
06/12 CP1312-003 Thanh toán chi phí tiếp khách Q4 6428 44.268.000 24/12 BVT1312-157 Rút tiền tại NH nhập quỹ 1122 1.292.763.520
25/12 CP1312-171 Thanh toán lương cho chuyên gia T12, Ms Linh
3342 833.094.750 28/12 CP1312-242 Thu lại tiền lương của Mr Kim 3342 19.178.250
31/12 CLTG1312- 008
Chênh lệch đánh giá tiền mặt tại quỹ
5152 4.315.304
…… ……… ……… ……… ……….
Tổng cộng 1.332.491.184 1.553.652.254
Số dư cuối kỳ 393.974.778
Công ty TNHH Nobland Việt Nam
SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN
Tài khoản 1111- Tiền mặt tại quỹ VND Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013