Công nợ phát sinh do quan hệ mua bán hàng hóa với khách hàng được thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc cam kết, trong đó nêu rõ: Thời hạn nợ cho phép, cách thức thanh toán, hình thức vận chuyển hàng hóa, thời gian giao hàng…
Khi lập hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất hàng thì nhân viên lập có trách nhiệm kiểm tra hợp đồng và các giấy tờ liên quan để đảm bảo khớp đúng các điều khoản ghi trên hợp
65
SVTH: Châu Dương Tú Trân
đồng với hóa đơn chứng từ. Mọi trường hợp xuất giao hàng để bán chưa thu được tiền mà không có hợp đồng hay cam kết dẫn đến nợ khó đòi hoặc tổn thất thì người viết hóa đơn phải chịu trách nhiệm. Trường hợp đặc biệt phải báo cáo cho người phụ trách để báo cáo Giám đốc quyết định.
Kế toán hạch toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và ghi chép theo từng lần thanh toán, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán kịp thời.
Đối với các khoản nợ có gốc ngoại tệ, cuối kỳ kế toán tiến hành đánh giá lại tỉ giá theo tỉ giá bình quân liên ngân hàng.
Định kỳ cuối mỗi quý, các khoản phải thu khách hàng được thực hiện đối chiếu xác nhận nợ, nếu không phù hợp với số phải thu trên sổ kế toán thì phải tìm nguyên nhân sai lệch và thông báo với khách hàng để tìm biện pháp xử lý.
Định kỳ từng quý, Kế toán phải báo cáo tình hình công nợ, phân loại phải thu khách hàng và báo cáo với Giám đốc các trường hợp đặc biệt để có biện pháp xử lý thích hợp.
2.2.2.1.2 Chứng từ sử dụng
Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn xuất khẩu, Hợp đồng nhận gia công, Giấy báo Có của ngân hàng, Giấy xác nhận nợ, Phiếu thu, Thanh lý hợp đồng…là những chứng từ được sử dụng để hạch toán khoản phải thu khách hàng tại công ty.