2.2.1 Vốn bằng tiền
2.2.1.2 Chính sách quản lý
Tại Công ty, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến Vốn bằng tiền, Kế toán sẽ phản ánh ngay vào sổ.
Để tránh gian lận, Kế toán và Thủ quỹ của công ty độc lập với nhau (bất kiêm nhiệm). Để bảo vệ tiền mặt tồn quỹ, công ty sử dụng két sắt và mã số két sắt được giữ bí mật theo quy định.
Các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền như: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…được đánh số trước và liên tục.
Các khoản chi lớn được thực hiện qua Ngân hàng và được xét duyệt bởi Giám đốc và Kế toán trưởng.
Tại Ngân hàng, Công ty mở chi tiết tài khoản tiền VND và USD, định kỳ kế toán đối chiếu giữa sổ TGNH và sổ phụ ngân hàng.
Cuối kỳ kế toán, thực hiện đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
2.2.1.3 Tiền mặt
2.2.1.3.1 Nguyên tắc kế toán
Công ty sử dụng thống nhất một đơn vị là đồng Việt Nam, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam để hạch toán theo tỉ giá ngày phát sinh nghiệp vụ.
Kế toán phản ánh kịp thời số tiền hiện có và tình hình thu chi từng loại tiền. Công ty xuất ngoại tệ theo phương pháp bình quân cuối kỳ.
47
SVTH: Châu Dương Tú Trân
2.2.1.3.2 Chứng từ sử dụng
Tại công ty, chứng từ sử dụng trong việc thu chi tiền gồm có: Phiếu thu (01-TT), Phiếu chi (02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT), Giấy thanh toán tạm ứng (04-TT), Giấy đề nghị thanh toán (05-TT), Biên bản kiểm kê quỹ - VND (08a-TT), Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, đá quý..) (08b-TT) được thiết kế dựa trên mẫu của Bộ tài chính và có chỉnh sửa.
2.2.1.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Lưu đồ minh họa hoạt động thu tiền xử lý bằng máy
Sơ đồ 2.5: Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ thu tiền xử lý bằng máy Sau khi nhận được hàng, khách hàng gửi bảng đối chiếu nợ và thanh toán tiền cho công ty, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan, sau đó nhập dữ liệu vào máy, cập nhật tình hình công nợ khách hàng và hạch toán các tài khoản doanh thu có liên quan, in phiếu thu gồm 2 liên chuyển cho thủ quỹ và lưu bảng đối chiếu theo từng khách hàng.
THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN
Khách hàng Khách hàng Khách hàng Bảng đối chiếu nợ Nhập liệu In phiếu thu giảm nợ TT nhập liệu Dữ liệu chi tiết KH Dữ liệu thanh toán Phiếu thu Bảng đối chiếu nợ A Phiếu thu Xác nhận thu tiền Tiền Phiếu thu Tiền N A
48
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Thủ quỹ sau khi nhận được 2 liên phiếu thu và nhận được tiền thanh toán của khách hàng thì ký xác nhận thu tiền vào phiếu thu, 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển lại cho kế toán thanh toán để lưu tại bộ phận, tiền được cất tại quỹ.
Lưu đồ minh họa hoạt động chi tiền xử lý bằng máy
Sơ đồ 2.6: Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền xử lý bằng máy Kế toán thanh toán kiểm tra dữ liệu, xác định các hóa đơn, công nợ đến hạn để thực hiện thanh toán. Kế toán lập PC, PC gồm 3 liên được chuyển cho thủ kho để xét duyệt, đối với những khoản chi lớn, cần có sự xét duyệt của kế toán trưởng và GĐ.
Thủ quỹ xét duyệt PC, chi tiền đồng thời ghi sổ quỹ, PC sau khi được xét duyệt sẽ chuyển cho người nhận tiền 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán công nợ để ghi giảm các
KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
Từ xử lý theo dõi phải trả
Kiểm tra dữ liệu
Kiểm tra DL, xác định hóa đơn hay công nợ đến hạn, lập phiếu chi CSDL (Hóa đơn chưa thanh toán, Phải trả người bán) Duyệt PC Duyệt PC Chi tiền- ghi sổ quỹ Sổ quỹ Nhận tiền Phiếu chi Xác nhận DL thanh toán Kiểm tra dữ liệu, cập nhật thanh toán CSDL (Hóa đơn chưa thanh toán, phải trả người bán) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu chi
D Phiếu chi
Phiếu chi Phiếu chi
49
SVTH: Châu Dương Tú Trân
khoản nợ phải trả, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán để xác nhận và cập nhật việc thanh toán, tình hình công nợ của công ty.
2.2.1.3.4 Hạch toán chi tiết
Tài khoản 111 – Tiền mặt dùng để theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ của công ty và được hạch toán theo 2 tài khoản chi tiết là Tiền mặt VND – TK 1111 và Tiền mặt USD – TK 1112.
2.2.1.3.5 Hệ thống sổ sách kế toán
Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN) được dùng để ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt. Bên cạnh đó, công ty còn theo dõi tiền trên các sổ: Sổ kế toán chi tiết TK 1111, TK 1112, TK 1113, Sổ cái TK 111, Sổ nhật ký chi tiền và Sổ nhật ký thu tiền.
2.2.1.3.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh
(1) Ngày 02/12 rút tiền tại Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000.000 đồng, chứng từ BVT1312-001.
Nợ TK 1111 800.000.000 đồng Có TK 1121 800.000.000 đồng
(2) Ngày 06/12 Thanh toán tiền cước phí Mobiphone 323.425 đồng, chứng từ CP1312-008.
Nợ TK 6427 294.022 đồng Nợ TK 1331 29.403 đồng Có TK 1111 323.435 đồng
(3) Ngày 07/12 Mr Sơn hoàn ứng 1.528.000 đồng, chứng từ CP1311-169 phí kiểm định xe tải 50LD-6334.
Nợ TK 6428 5.472.000 đồng Nợ TK 1111 1.528.000 đồng Có TK 1411 7.000.000 đồng
(4) Ngày 25/12 Mr Thiết tạm ứng 8.470.000 đồng mua ván làm hộp bảo vệ motor máy may/ NBVO-WOVEN, chứng từ CP1312-230.
Nợ TK 1411 8.470.000 đồng Có TK 1111 8.470.000 đồng
(5) Ngày 28/12 đổi sang tiền USD tại quỹ 17.136.000 đồng, theo chứng từ CP1312-245, tỉ giá 21.070.
50
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Nợ TK 1112 17.136.000 đồng Có TK 1111 17.136.000 đồng
(6) Ngày 06/12 thanh toán chi phí tiếp khách Quý 4/2013, chứng từ CP1312-003 số tiền USD 2,095, tỷ giá 21.130 đồng/USD.
Nợ TK 6428 44.268.000 đồng Có TK 1112 44.268.000 đồng
(7) Ngày 24/12 rút USD 61.225,00 TGNH nhập quỹ tiền mặt, chứng từ BVT1312-157, tỷ giá 21.115 đồng/USD.
Nợ TK 1112 1.292.763.520 đồng Có TK 1122 1.292.763.520 đồng
(8) Ngày 25/12 thanh toán USD 39.530,00 lương cho chuyên gia, chứng từ CP1312-171, tỉ giá 21.075 đồng/USD
Nợ TK 3342 833.094.750 đồng Có TK 1112 833.094.750 đồng
(9) Ngày 28/12 thu lại USD 910,00 tiền lương Mr.Kim, chứng từ CP1312-242, tỷ giá 21.075 đồng/USD. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 1112 19.178.250 đồng Có TK 3342 19.178.250 đồng
(10) Ngày 31/12 chênh lệch đánh giá lại tiền mặt tại quỹ, theo chứng từ CLTG1312-008 số tiền 4.315.304 đồng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng là 21.360 đồng/USD.
Nợ TK 1112 4.315.304 đồng Có TK 5152 4.315.304 đồng
51
SVTH: Châu Dương Tú Trân
CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM Lô 1-8 A1, 1-3 & 9-10 H1, KCN Tân Thới Hiệp, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM
Mẫu số: 02-TT
(Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI (Payment) Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Số: PC00072 Nợ: 6427, 1331 Debit Có: 1111 Credit
Họ và tên người nhận tiền: NGUYỄN VĂN A
Payer
Địa chỉ: CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG
Address
Lý do chi: CHI TIỀN ĐIỆN THOẠI
Pay for
Số tiền: 323.425 đồng (Viết bằng chữ): Ba trăm hai mươi ba ngàn bốn trăm hai mươi lăm đồng
Amount In word Kèm theo: 01 (Chứng từ gốc):………. Including Document Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Accountant) (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Payee) (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Prepaired by) (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Cashier) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):………..
Receiving the full amount
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………... Exchange rate
+ Số tiền quy đối:……… Convert to
CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM Lô 1-8 A1, 1-3 & 9-10 H1, KCN Tân Thới Hiệp, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM
Mẫu số: 01-TT
(Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU (Cash receipt) Ngày 07 tháng 12 năm 2013 Số: PT00085 Nợ: 1111 Debit Có: 1411 Credit
Họ và tên người nhận tiền: HUỲNH VĂN SƠN
Payer
Địa chỉ: LÁI XE CÔNG TY
Address
Lý do nộp: HOÀN TIỀN TẠM ỨNG
Pay for (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số tiền: 1.528.000 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu năm trăm hai mươi tám ngàn đỗng chẵn.
Amount In word Kèm theo: 02 (Chứng từ gốc):……….……. Including Document Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Accountant) (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Payer) (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Prepaired by) (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Cashier) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):………..
Receiving the full amount
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………... Exchange rate
+ Số tiền quy đối:………
52
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Công ty TNHH Nobland Việt Nam
SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN
Tài khoản 1112- Tiền mặt tại quỹ USD Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 615.135.848 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có
06/12 CP1312-003 Thanh toán chi phí tiếp khách Q4 6428 44.268.000 24/12 BVT1312-157 Rút tiền tại NH nhập quỹ 1122 1.292.763.520
25/12 CP1312-171 Thanh toán lương cho chuyên gia T12, Ms Linh
3342 833.094.750 28/12 CP1312-242 Thu lại tiền lương của Mr Kim 3342 19.178.250
31/12 CLTG1312- 008
Chênh lệch đánh giá tiền mặt tại quỹ
5152 4.315.304
…… ……… ……… ……… ……….
Tổng cộng 1.332.491.184 1.553.652.254
Số dư cuối kỳ 393.974.778
Công ty TNHH Nobland Việt Nam
SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN
Tài khoản 1111- Tiền mặt tại quỹ VND Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013
Số dư nợ đầu kỳ: 189.842.765
Chứng từ Diễn giải TK
đ/ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
02/12 BVT1312-001 Rút tiền tại NH nhập quỹ 1121 800.000.000
06/12 CP1312-008 Thanh toán tiền cước Mobiphone 6427 294.022 CP1312-008 VAT 1331 29.403 07/12 CP1312-051 Hoàn ứng chứng từ CP1311-169 phí kiểm định xe tải 50LD-6334, Mr Sơn 1411 1.528.000 25/12 CP1312-230 Tạm ứng mua ván làm hộp bảo vệ motor máy may, NBVO-WOVEN, Mr Thiết 1411 8.470.000 28/12 CP1312-245 Đổi tiền 1112 17.136.000 …… ……… ……… ………… ………… Tổng cộng 3.349.406.531 3.397.854.330 Số dư cuối kỳ 141.394.966
53
SVTH: Châu Dương Tú Trân (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.1.4 Tiền gửi ngân hàng 2.2.1.4.1 Nguyên tắc kế toán
Kế toán mở sổ chi tiết từng loại tiền để dễ theo dõi và hạch toán.
Định kỳ, kế toán đối chiếu số dư trên sổ sách kế toán với sổ phụ ngân hàng.
Kế toán hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở từng ngân hàng để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Công ty xuất ngoại tệ theo phương pháp bình quân gia quyền (cuối tháng)
2.2.1.4.2 Chứng từ sử dụng
Đối với Tiền gửi ngân hàng, các chứng từ như Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng sao kê ngân hàng được kế toán sử dụng để làm căn cứ hạch toán, đối chiếu.
2.2.1.4.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Lưu đồ minh họa hoạt động thu tiền qua ngân hàng
Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền qua ngân hàng
Khi nhận được tiền thanh toán qua tài khoản ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có hoặc giấy nộp tiền đến công ty.
KẾ TOÁN THANH TOÁN
Ngân hàng
Giấy báo có, chứng từ liên quan
Nhập liệu
Cập nhật dữ
liệu Giấy báo có
N Kiểm tra, đối chiếu CSDL Sổ TGNH
54
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Kế toán thanh toán sẽ tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan, sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, cập nhật tình hình công nợ phải thu, các tài khoản doanh thu và tài sản của công ty đồng thời lưu trữ các chứng từ kế toán.
Hoạt động bán hàng – thu tiền qua ngân hàng: Sau khi nhận được đơn đặt hàng của Khách hàng, phòng xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra thông tin khách hàng, tình hình gia công của công ty, nếu đủ điều kiện, sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhận gia công theo các điều kiện đã thỏa thuận giữa công ty và bên khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu tiến hành nhập dữ liệu đơn hàng và cập nhật thông tin khách hàng, các dữ liệu này sẽ được chuyển đến cho phân xưởng và bộ phận kế toán để theo dõi, kiểm tra. Sau khi hoàn thành đơn hàng, phân xưởng sẽ thông báo và phòng xuất nhập khẩu tiến hành bàn giao sản phẩm cho khách hàng sau khi đã được kiểm tra bởi Phòng kiểm tra chất lượng.
Khi nhận được dữ liệu về đơn hàng và phiếu xuất kho,sau khi kiểm tra, kế toán tiến hành nhập dữ liệu, cập nhật công nợ khách hàng và lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn xuất khẩu gồm 3 liên, 1 liên gửi cho khách hàng, 2 liên lưu tại bộ phận và theo dõi việc thanh toán của khách hàng.
Khách hàng thanh toán cho công ty qua Ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo có sau khi nhận được tiền thanh toán. Khi nhận được giấy báo có và các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu và tiến hành nhập liệu, cập nhật thông tin khách hàng, tình hình công nợ khách hàng và lưu trữ các chứng từ.
55
Hoạt động bán hàng – thu tiền qua ngân hàng
Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng – thu tiền qua ngân hàng
KẾ TOÁN PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU
Khách hàng
Đơn đặt hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhập liệu
Truy xuất dữ liệu, ghi nhận đơn đặt hàng Hợp đồng nhận gia công Dữ liệu đơn hàng Kế toán Phân xưởng Khách hàng Đơn đặt hàng N Dữ liệu KH Dữ liệu HH Thông tin nhập liệu
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Nhập liệu
Ghi nhận bán hàng, lập hóa đơn
Hóa đơn, hóa đơn xuất khẩu
KH N Ngân hàng Giấy báo có, chứng từ liên quan Kiểm tra, đối chiếu Nhập liệu Cập nhật dữ liệu, công nợ KH Dữ liệu KH Sổ TGNH Giấy báo có, chứng từ liên quan N
56
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền qua ngân hàng
Sau khi nhận được hóa đơn từ Nhà cung cấp và đã được kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt và cập nhật các khoản nợ đến hạn, kế toán thanh toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi để tiến hành thanh toán, Ủy nhiệm chi được lập gồm 3 liên sẽ được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc kí xét duyệt và gửi cho Ngân hàng. Ngân hàng sẽ xác nhận UNC và tiến hành thanh toán cho đối tượng nhận tiền, sau đó gửi Giấy báo nợ hoặc phiếu hạch toán về cho công ty. Ngân hàng sẽ gửi 1 liên UNC cho người nhận tiền, 1 liên Ngân hàng giữ lại và gửi lại cho công ty liên còn lại.
KẾ TOÁN THANH TOÁN NGÂN HÀNG
KH, NCC
Hóa đơn, chứng từ cần thanh toán
Kiểm tra DL, xác định hóa đơn hay công nợ đến hạn, lập UNC CSDL (Hóa đơn chưa thanh toán, Phải trả người bán..) A A Thanh toán tiền và lập giấy báo nợ
Kiểm tra dữ liệu, cập nhật thanh toán GBN D UNC UNC UNC GBN Kế toán trưởng Kí duyệt UNC đã duyệt B B GBN Ktra dữ liệu Nhập liệu Chứng từ cần thanh toán N CSDL
57
SVTH: Châu Dương Tú Trân
Sau khi nhận được GBN, Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan, sau đó tiến hành nhập liệu, hạch toán vào phần mềm kế toán cập nhật tình hình thanh toán công nợ và hạch toán các khoản mục chi phí có liên quan và lưu GBN, UNC theo ngày.
2.2.1.4.4 Hạch toán chi tiết
Các tài khoản chi tiết được sử dụng tại công ty để quản lý tài khoản TGNH: TK 112 Tiền gửi ngân hàng
TK 1121 Tiền gửi ngân hàng-VND
TK 112101 Tiền gửi ngân hàng Shinhanbank-VND
TK 112101 Tiền gửi ngân hàng Vietcombank HCM-VND TK 1122 Tiền gửi ngân hàng-USD
TK 112102 Tiền gửi ngân hàng Vietcombank HCM-USD TK 112102 Tiền gửi ngân hàng Shinhanbank-USD
2.2.1.4.5 Hệ thống sổ sách kế toán
Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ cái TK 112, Sổ chi tiết TK 1121, TK 1122, TK 1123 được dùng để theo dõi chi tiết các khoản tiền gửi.
2.2.1.4.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh
(1) Ngày 02/12 nộp 2.624.031 đồng thuế nhập khẩu và VAT nhập phụ tùng máy may công nghiệp, chứng từ BVT1312-004. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(2)Ngày 04/12 thanh toán 16.194.313 đồng phí dịch vụ chi lương T11 cho ngân