Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ

Đặc biệt trong khoản mục tiền lương luôn được doanhnghiệp chú trọng từ khâu xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự sao cho phùhợp với hoạt động của doanh nghiệp, sắp xếp công nhân viên sao

MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thi trường hiện nay, nói chung các doanh nghiệp muốntồn tại và phát triển thì phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộtốt Một mặt giúp các doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề ra, kiểm soátngăn ngừa phát hiện ra các gian lận, sai sót, mặt khác giúp cho doanh nghiệp tuânthủ pháp luật để giúp cho doanh nghiệp lập ra các báo cáo tài chính trung thực,hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị mình

Đối với, Công ty TNHH Dệt Phú Thọ là doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực sản xuất Công ty cũng đã xây dựng cho mình một hệ thống kiếm soátnội bộ chung cho toàn doanh nghiệp Công ty luôn chú trọng tới việc kiểm soátcác khoản mục như: Hàng tồn kho và giá vốn hàng bán, chu trình bán hàng,khoản mục tiền lương … Đặc biệt trong khoản mục tiền lương luôn được doanhnghiệp chú trọng từ khâu xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự sao cho phùhợp với hoạt động của doanh nghiệp, sắp xếp công nhân viên sao cho hợp lý đểngười lao động phát huy hết khả năng của mình và các chính sách tiền lương củadoanh nghiệp đối với công nhân viên ra sao Công ty luôn quan tâm đến đờisống cán bộ của công nhân viên và có chính sách khen thưởng rõ ràng giúp chocông nhân viên trong doanh nghiệp an tâm lao động Tuy nhiên vấn đề kiểm soátnội bộ tiền lương trong công ty vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục và cónhững giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ tiền lương trong doanh nghiệp

Ý thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ của toàn doanhnghiệp nói chung và kiểm soát nội bộ tiền lương nói riêng.Qua thời gian tìm

hiểu tại công ty, em lựa chọn đề tài “ Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương tại

công ty TNHH Dệt Phú Thọ” làm báo cáo chuyên đề kiểm toán tài chính.

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài gồm có 2 phần

- Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với tiền lương

- Phần 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tiền lương tại Công ty TNHHdệt Phú Thọ

Phần 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN LƯƠNG 1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm

- Kiểm toán báo cáo tài chính là việc kiểm tra, xác định tính trung thực và

hợp lý của các tài liệu, số liệu và báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toánnhằm phục vụ cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính

- Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định, thủ tục do đơn vị được kiểm toánxây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật, kiểm soát ngănngừa và phát hiện gian lận, sai sót; lập ra được các báo cáo tài chính trung thực hợp

lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Phạm vi: rất rộng, không chỉ bao gồm các hoạt động kinh tế, tài chính mà baogồm tất cả các hoạt động khác của doanh nghiệp

Trách nhiệm của hệ thống kiểm soát nội bộ: không chỉ dồn về cho các nhàquản lý mà phải huy động được mọi thành viên đơn vị cần tham gia

1.1.2 Cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ

* Môi trường kiểm soát: là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm của các

thành viên trong hội đồng quản trị, ban giám đốc… đối với hệ thống kiểm soát nội

bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị

- Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát:

+ Trình độ, ý thức, nhận thức đạo đức, triết lý, phong cách điều hành của bangiám đốc và hội đồng quản trị

+ Cơ cấu tổ chức và quyền hạn trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó.+ Đội ngũ nhân sự, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụthể và rõ rang vê tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhânviên Việc bố trí, đào tạo cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực vàphẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

+ Kế hoạch và dự toán bao gồm: Kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch thu chi

và kế hoạch đầu tư sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là lập kế hoạch tài chính gồm

những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiềntrong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.

+ Kiểm toán nội bộ là bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát và đánhgiá một cách thường xuyên về các hoạt động của đơn vị mình qua đó phát hiệnnhững sai phạm làm thất thoát tài sản và đề xuất ra các giải pháp để cải tiến các hoạtđộng

+ Các phương pháp để truyền đạt sự phân công quyền hạn

+ Các yếu tố bên ngoài (như quy định pháp luật…)

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tụckiểm soát, môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát.Tuy nhiên, môi trường kiểm soát tự một mình nó chưa đảm bảo tính hiệu quả của hệthống kiểm soát nội bộ

* Hệ thống kế toán: là các quy định và thủ tục về kế toán mà đơn vị áp dụng

để thực hiện việc ghi chép kế toán và lập ra được các báo cáo tài chính, hệ thốngkiểm toán tại một đơn vị bao gồm:

* Thủ tục kiểm soát: là các quy chế, thủ tục các lãnh đạo đơn vị thiết lập và

chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý

Khi xây dựng các thủ tục kiểm soát phải dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:

Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc

uỷ quyền và phê chuẩn

Khi tiến hành công việc kiểm toán, kiểm toán viên cần phải nắm chắc đượccác thủ tục kiểm soát ở đơn vị để xây dựng được kế hoạch kiểm toán tổng thể vàchương trình kiểm toán

- Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

+ Việc lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, các tài liệu có liên quanđến đơn vị

+ Kiểm tra được tính chính xác của các số liệu đã tính toán

+ Kiểm tra các chương trình ứng dụng và môi trường tin học

+ Kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

+ Kiểm tra và phê duyệt đối với các chứng từ kế toán

+ Đối chiếu những thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị

+ So sánh kết quả của kiểm kê với thực tế

+ So sánh đối chiếu giữa việc thực hiện với kế hoạch

1.1.3 Ý nghĩa của việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ

Do hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nên bất kỳ một cuộc kiểmtoán nào cũng phải đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm:

- Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát để:

+ Giúp kiểm toán viên xác định được phạm vi kiểm toán.

+ Giúp kiểm toán viên xem xét được những nhân tố có khả năng gây rasai sót trọng yếu

+ Giúp kiểm toán viên xây dựng được các thủ tục kiểm toán thích hợp

Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ lập được kếhoạch kiểm toán từ đó giúp xác định khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính cầnkiểm tra và các thủ tục kiểm tra cần thiết

1.1.4 Các nguyên tắc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ

Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Ủy quyền và phê chuẩn

Chứng từ sổ sách phải đầy đủ

Kiểm soát vật chất đối với sổ sách.

Kiểm soát độc lập việc thực hiện

1.1.5 Trình tự nghiên cứu

* Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ

Để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cần phải thuthập các tài liệu và tập trung nghiên cứu các quy định nội bộ của doanh nghiệp

về các vấn đề sau:

- Chính sách kế toán, chính sách nhân sự

- Các quy định về kiểm kê tài sản, ghi chép kế toán, các thủ tục nhập xuất kho,

về mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và bộ phận kế toán

- Các nội quy, quy định của đơn vị

Sau đó trên cơ sở các thông tin đã thu thập được, kiểm toán viên phải mô tảđược hệ thống

* Tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm kiểm soát

Đánh giá rủi ro kiểm soát là làm các công việc sau:

- Nhận diện các mục tiêu kiểm soát và xác định các loại sai phạm có thể xảy

ra với báo cáo tài chính

- Đánh giá khả năng ngăn chặn các sai phạm của hệ thống kiểm soát nộ bộ

- Đánh giá rủi ro kiểm soát căn cứ vào sự ước tính về tính hữu hiệu của hệthống kiểm soát nội bộ

Thiết kế thử nghiệm kiểm soát:

Thử nghiệm kiểm soát là loại thử nghiệm nhằm thu thập các bằng chứng kiểmtoán để chứng minh về tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nộ bộ, nếu kiểm toánviên đánh giá rủi ro kiểm soát cao nghĩa là kiểm soát nội bộ không hữu hiệu thì kiểmtoán viên không cần phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nữa mà sẽ mở rộngphạm vi cuộc kiểm toán để áp dụng các thử nghiệm cơ bản

* Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Các thử nghiệm kiểm soát sẽ giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng đểđánh giá mức độ tự tuân thủ các chính sách và các thủ tục kiểm soát nội bộ đã đượcđơn vị thiết lập

Kết quả của các thử nghiệm sẽ là bằng chứng để kiểm toán viên kết luận cóthể tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị hay không Nếu tìm thấy nhiềusai sót, kiểm toán viên sẽ phải thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản.

* Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản

Căn cứ vào kết quả thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên tiếnhành đánh giá lại rủi ro kiểm soát

Nếu rủi ro kiểm soát không đúng như dự kiến: tức là hệ thống kiểm soát nội

bộ hữu hiệu hơn hoặc kém hữu hiệu hơn so với xác định ban đầu của kiểm toán viênthì kiểm toán viên sẽ phải tiến hành điều chỉnh tăng hoặc giảm phạm vi của các thửnghiệm cơ bản đã được thiết kế trong chu trình kiểm toán

1.2 Tiền lương

1.2.1 Khái niệm

Tiền lương là một khoản nợ phải trả hay là một phần thù lao lao độngđược biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động căn cứvào thời gian, khối lượng và chất lượng công viêc

1.2.2 Nội dung, đặc điểm và mục tiêu kiểm toán

1.2.2.1 Nội dung

Tiền lương được trình bày trên báo cáo tài chính ở phần nợ phải trả

Chi phí tiền lương bao gồm:

+ Chi phí nhân công trực tiếp

+ Chi phí sản xuất chung

dẫn đến sai sót trọng yếu về giá trị sản phẩn dở dang và trị giá hàng tồn kho vàtất nhiên ảnh hưởng đến tình hình hoạt đông kinh doanh của doanh nghiệp.

Tiền lương là một lĩnh vực có thể chứa đựng gian lận của nhân viên làmcho một lượng tiền lớn của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thoát

1.2.2.3 Mục tiêu

Mục tiêu hiện hữu: Có nghĩa rằng đối với các nghiệp vụ tiền lương đã

được ghi chép thì thực sự đã xảy ra và số dư các tài khoản tiền lương và cáckhoản chích theo lương thực sự tồn tại

Mục tiêu trọn vẹn (đầy đủ): Có nghĩa rằng tất cả nghiệp vụ tiền lương đã

xảy ra thì đều được ghi chép đầy đủ trong sổ sách, báo cáo kế toán

Mục tiêu quyền và nghĩa vụ: Đơn vị phải có nghĩa vụ thánh toán tiền

lương và các khoản trích theo lương đối với cán bộ công nhân viên theo đúngchế độ tài chính kế toán hiện hành

Mục tiêu tính giá: Đối với các nghiệp vụ tiền lương và các số dư có liên

quan là những giá trị đã được ghi chép về các nghiệp vụ tiền lương hợp lệ là đúng

Mục tiêu phân loại và trình bày: Chi phí tiền lương và các phải thanh

toán công nhân viên phải được trình bày vào các tài khoản thích hợp

1.3 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương

1.3.1 Mục đích

- Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương nhằm mục đích có thểhạn chế những sai sót có thể xảy ra

- Kiểm soát chặt chẽ quá trình tập hợp và phân bổ chi phí tiền lương

- Xem xét quỹ tiền lương có hợp lý không

1.3.2 Các thủ tục kiểm soát

* Nghiệp vụ phê chuẩn

- Quá trình tuyển dụng nhân sự:

+ Thiết lập chính sách và thủ tục tuyển dụng và thuê mướn một cách rõ ràng.+ Cập nhật sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên liên tục đối với mọi nhân viên+ Xác minh các thông tin về nhân viên được tuyển dụng

- Các khoản tiền lương, các khoản trích theo lương cũng như các khoảnkhấu trừ có được sự phê chuẩn của ban quản lý không.

+ Duy trì một danh sách đã được cập nhật và phê duyệt các mức lương,bậc lương và những khoản khấu trừ

+ Thiết lập các thủ tục để rà soát và thông qua các mức lương, bậc lương

và các khoản khấu trừ

+ Thiết lập các chính sách và thủ tục điều chỉnh rõ ràng

* Ghi sổ: Các khoản chi liên quan đến tiền lương, thưởng, các khoản trích

theo lương, các khoản khấu trừ có được ghi chép chính xác về số học, đúng thời

- Yêu cầu phải có chữ ký của các bên liên quan đối với tất cả các khoảnchi lương mà lớn hơn một số cụ thể nào đó đã được xác định trước

- Duy trì một danh sách chữ ký của nhân viên

* Phân chia trách nhiệm

- Tách bạch các trách nhiệm đối với quyền phê duyệt, quyền ghi sổ, quyềnthanh toán tiền lương và các nghiệp vụ nhân sự

1.3.3 Chương trình kiểm soát nội bộ tiền lương

* Nghiên cứu hệ thông kiểm soát nội bộ

- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ: Xem doanh nghiệp có xây dựng hệ thốngkiểm soát nội bộ không

- Đánh giá rủi ro và và thiết kế các thủ tục kiểm soát

- Thực hiện các thủ nghiệm kiểm soát:

+ Khảo sát tổng quan khoản mục tiền lương xem doanh nghiệp thực hiệncách tính lương và nghĩa vụ trả lương công nhân viên có đúng không, có làmlương khống để tăng chi phí hay không, có thực hiện phân bổ chi phí tiền lương

có đúng cho các bộ phận hay không và doanh nghiệp có tiến hành trích và nộpcác khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên hay không

- Sau khi thực hiện các thủ nghiệm kiểm soát tiến hành đánh giá lại rủi ro

và thiết kế các thử nghiệm cơ bản

* Thực hiện các thử nghiệm cơ bản

Thử nghiệm cơ bản là thử nghiệm mà kiểm toán viên sử dụng để thu thậpbằng chứng để kiểm tra đánh giá về tính trung thực của số liệu kế toán

Thông thường sử dụng 2 phương pháp:

+ Thủ tục phân tích

+ Thử nghiệm chi tiết

- Thủ tục phân tích

+ So sánh số dư của tài khoản chi phí tiền lương với các năm trước

+ So sánh tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp trong tổng số chi phí kinhdoanh / doanh thu với các năm trước

+ So sách tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp trong tổng số chi phí bán hàngvới các năm trước

+ So sánh tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân trong tổng số tiền lương so với cácnăm trước

+ So sánh các tài khoản chi tiết theo dõi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn được tính dồn của kỳ này so vớicác kỳ trước

- Thử nghiệm chi tiết

+ Yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết các khoản phải trả côngnhân viên để tiến hành so sánh, đối chiếu giữa sổ cái và sổ chi tiết

+ Chọn mẫu để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu có liên quan

+ Kiểm tra việc tính toán tiền lương và các khoản trích tiền lương trongđơn vị có thống nhất hay không

+ Kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương cho các bộ phận liên quan vàcác chứng từ kèm theo

Phần 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN LƯƠNG TẠI

CÔNG TY TNHH DỆT PHÚ THỌ

2.1 Đặc điểm chung của công ty TNHH Dệt Phú Thọ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Dệt Phú Thọ

2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty

- Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Dệt Phú Thọ.

- Tên giao dịch: PHU THO TEXTILE COMPANY LDT

- Mã số thuế: 2600251785

- Vốn điều lệ: 15.000.000.000 (mười năm tỷ đồng chẵn)

- Địa chỉ: Lô số 4 - Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì - Phú Thọ

- Điện thoại: 02103857011

- Fax: 02103952442

- Giám đốc: (Ông) Nguyễn Văn Hà

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Dệt Phú Thọ được thành lập vào ngày 01/10/2001 Công

ty được thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công

ty Trách nhiệm hữu hạn Dệt Phú Thọ số 2600251785 do sở kế hoạch và đầu tưtỉnh Phú Thọ cấp

Tổng số vốn điều lệ khi mới thành lập 15.000.000.000 (mười năm tỷđồng chẵn)

Giai đoạn từ năm 2001- 2002: Công ty xây dựng nhà xưởng, phân xưởngsản xuất Sợi, và văn phòng công ty

Tháng 02/2002 Công ty bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh,

số lao động toàn công ty lúc bấy giờ là 215 người, công ty sản xuất với ba camột ngày

Trong giai đoạn đầu công ty còn gặp nhiều khó khăn, nguồn nguyên liệuchủ yếu là bông polyester (sản xuất từ dầu thô), được công ty nhập khẩu từ nướcngoài Giá nguyên liệu luôn biến động theo giá dầu chính vì vậy có thời kỳnguyên liệu nhập khẩu tăng cao nhưng giá bán sản phẩm trong nước không cập

nhập kịp, hàng ế đọng không tiêu thụ được Quá trình sản xuất rút ngắn từ ba caxuống còn hai ca, công nhân sản xuất thay nhau nghỉ luôn phiên Để khắc phụctình trạng này ban lãnh đạo công ty đã tìm kiếm nguồn nguyên liệu trong nướcthông qua các đại lý bán buôn và bán lẻ về sản xuất.

Cùng với nỗ lực của ban giám đốc, công ty dần thoát khỏi tình trạng khókhăn và hoạt động có hiệu quả

Tuy thời gian đầu bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còngặp không ít khó khăn nhưng được sự giúp đỡ của các cấp, các ngành, địaphương và sự cố gắng của các cán bộ công nhân viên, công ty luôn làm trònchức năng và nhiệm vụ quản lý và vận hành sản xuất đáp ứng một phần nhu cầu

về Sợi là nguyên liệu cho các công ty sản xuất hàng tiêu dùng

Trải qua hơn mười hai năm hoạt động nhờ có sự phấn đấu và cố gắngkhông ngừng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong toàn doanh nghiệp vàcác biện pháp điều chỉnh của ban lãnh đạo nên sản lượng, doanh thu và lợinhuận của công ty ngày một tăng Điều này dẫn đến mức tích lũy đóng góp vàoNgân Sách Nhà Nước ngày một lớn, đời sống cán công nhân viên được quantâm và được cải thiện

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Dệt Phú Thọ

Công ty chuyên sản xuất các loại sợi phục vụ cho các đơn vị sản xuất vải,may mặc

2.1.2.1 Chức năng của công ty

Công ty TNHH Dệt Phú Thọ được thành lập nhằm mục tiêu thực hiệnviệc đảm bảo cung ứng sản phẩm Sợi chất lượng tốt phục vụ cho các đơn vị sảnxuất vải, đồ may mặc trong nước và tiến tới có thể xuất khẩu ra nước ngoài, tăngkhả năng cạnh tranh với các công ty khác cùng ngành

Chuyển giao công nghệ sản xuất, đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực

2.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty TNHH Dệt Phú Thọ phải thựchiện đầy đủ các nhiệm vụ sau:

- Quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, mở rộng sảnxuất, đảm bảo kinh doanh có lãi và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước.

- Tuân thủ các chế độ chính sách quản lý kinh tế hiện hành của nhà nước.Hoạt động theo điều lệ của công ty TNHH Dệt Phú Thọ

- Hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm vềtài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

- Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng, khối lượngsản phẩm, hàng hoá, mở rộng thị trường, đẩy mạnh công tác bán hàng tăngdoanh thu tăng lợi nhuận

- Thực hiện đầy đủ các cam kết hợp đồng với khách hàng nói chung (hợpđồng mua, hợp đồng bán, hợp đồng vận chuyển )

- Quản lý và sử dụng lao động đúng theo quy định của pháp luật và hợpđồng lao động, đảm bảo đầy đủ các quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động

2 1.3 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

Công ty TNHH dệt Phú Thọ đã xây dựng cho mình một hệ thống kiểmsoát nội bộ với cơ cấu hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty trương đối tốt.2 1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát: Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệucủa các loại hình kiểm soát nội bộ

a Các nhân tố bên trong môi trường kiểm soát:

- Công ty tổ chức một bộ máy quản lý bao gồm: 1 giám đốc, 4 phòng ban

và 3 phân xưởng sản xuất với quyền hạn và trách nhiệm được phân chia phù hợpvới chức năng và nhiệm vụ của từng người, từng bộ phận và từng phòng ban

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH Dệt Phú Thọ

- Chức năng, quyền hạn của các bộ phận

+ Giám đốc: Giám đốc là người phụ trách chung tình hình sản xuất kinhdoanh của công ty Là người đại diện của Công ty trước pháp luật, trong quan

hệ kinh tế phát sinh giữa công ty với các doanh nghiệp, các tổ chức trong vàngoài nước Giám đốc là người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh củacông ty Tổ chức xây dựng đội ngũ lao động trực tiếp khoa học phù hợp với điềukiện hoạt động của công ty

+ Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu cho giámđốc về kế hoạch sản xuất, phương hướng sản xuất, cung cấp vật tư nguyên vậtliệu… cho sản xuất Đồng thời, phòng kinh doanh còn có chức năng lập kếhoạch sản xuất, nghiên cứu thị trường, ký kết các hợp đồng mua bán sản phẩm,phân phối sản phẩm tới các đại lý và các kênh tiêu thụ, cân đối giá bán sản phẩmsao cho có lợi nhất cho công ty

Giám đốc

Phòng kế

toán

Phòng kinh doanh

Phòng tổ chức - hành chính

Phòng kỹ thuật

Phân xưởng tiền

+ Phòng kế toán: Thực hiện công tác ghi chép, phản ánh các nghiệp vụkinh tế phát sinh, lập báo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết một cánh nhanhchóng, kịp thời, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc Phòng

kế toán có nhiệm vụ lưu trữ và bảo quản các tài liệu của công ty…

+ Phòng tổ chức - hành chính: Có chức năng nhiệm vụ riêng, cụ thể Cónhiệm vụ bố trí, phân công lao động trong phạm vi của công ty, giải quyết cácchế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên, chăm lo đồi sống tinh thần vănminh, trong sạch Trực tiếp điều hành tổ nhà ăn, bảo vệ… hướng dẫn mọi ngườitrong công ty thực hiện nghiêm chỉnh các chủ trương chính sách của Nhà Nước

và quy chế nội quy của công ty Đồng thời làm nhiện vụ quản lý tài chính củacông ty, cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho giám đốc

+ Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật về chấtlượng sản phẩm, giữ gìn, sửa chữa tài sản cho công ty Kết hợp với phòng tổchức lập kế hoạch, đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân

- Đội ngũ nhân sự hay tình hình lao động của Công ty

Để tiến hành hoạt động kinh doanh của Công ty đòi hỏi phải có các nguồnlực cơ bản là: nhân lưc, vật lực, tài lực và thông tin Trong đó nguồn nhân lực làyếu tố quan trọng giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty diễn rathuận lợi Nhận thức rõ về điều đó Công ty đã không ngừng đào tạo và nâng caokiến thức cho đội ngũ cán bộ công nhân viên

Đặc biệt là chất lượng lao động là nhân tố quan trọng hàng đầu nên công ty

đã áp dụng nhiều giải pháp khác nhau để đạt được mục tiêu như: Hai năm tổ chứcthi tay nghề nâng bậc cho đội ngũ công nhân và cán bộ của công ty, bổ sung thêmcán bộ có trình độ cao, sắp xếp lại tổ chức cho phù hợp với cá nhân và tổ chức trênquan điểm chuyên môn hóa cao

Đến nay Công ty đã có đội ngũ những người lao động vững chuyên môn,năng động sáng tạo và gắn bó với công việc

Chỉ tiêu

Tốc độ phát triển bình quân (%)

SốLĐ

Cơcấu

Cơcấu(%)

SốLĐ

Cơcấu(%)

Chênhlệch

Tốc độtăng(%)

Chênhlệch tăng (%)Tốc độ

Số lượng lao động qua các năm ít biến động Số lao động năm 2011 tăng

4 người so với năm 2010, với tỷ lệ tăng là 1.74%; năm 2012 tăng 16 người vớinăm 2011, với tỷ lệ tăng 6.84% Số lao động tăng để đáp ứng nhu cầu công viêcngày càng tăng của nhà máy

Tỉ lệ lao động nữ tăng, năm 2011tăng 11.76 % so với năm 2010, năm

2012 tăng 15.79% so với năm 2011 Cùng với đó là tỉ lệ lao động nam giảm quacác năm, năm 2011 giảm 18 người so với năm 2010, năm 2012 giảm 2 người sovới năm 2011 Đối với doanh nghiệp sản xuất sợi, số lượng lao động nữ ngàycàng tăng điều này cũng phù hợp Do đó công ty luôn quan tâm đến sức khỏecủa lao động nữ

Số lao động có trình độ đại học tuy không cao nhưng đang có xu hướngtăng dần qua các năm, năm 2010 là 9 người; năm 2011 là 14 người, tăng 55.55%

so với năm 2010; năm 2012 là 16 người tăng 14.29 % so với năm 2011

Công ty đang từng bước nâng cao trình độ cán bộ, tuyển dụng thêm nhiềucán bộ trẻ có trình độ chuyên môn, có năng lực đáp ứng cho nhu cầu quản lý.Hàng năm công ty đều tổ chức tuyển dụng thêm nhiều lao động có tay nghề caođáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty Số lao động có trình độ trung học phổthông và lao động chưa học hết trung học phổ thông cũng chiếm tỷ lệ cao và chủyếu trong công ty Do đó công ty cần có những biện pháp đào tạo bổ sung

Đội ngũ lao động lành nghề đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho công

ty mở rộng sản xuất kinh doanh

- Công ty tổ chức, phân công quyền hạn giữa các bộ phận rất rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm nên công việc được thực hiện rất nhân chóng

b Các nhân tố bên ngoài môi trường kiểm soát

Công ty luôn thực hiện tốt và tuân thủ những quy định của pháp luật như: Thực hiện tốt luật doanh nghiệp, các chế độ kế toán hiện hành, các chính sách của nhà nước, tham gia đóng các loại thuế đầy đủ: Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân …

2.2.4.2 Hệ thống kế toán

a Bộ máy kế toán

Do tính chất và đặc điểm sản xuất kinh doanh, tiêu thụ của một doanhnghiệp vừa và nhỏ nên bộ máy kế toán cũng được bố trí phù hợp với cơ chế kinhdoanh của mình

Tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ, phòng kế toán gồm 5 thành viên, 1 kếtoán trưởng và 4 kế toán viên, trong đó trình độ đại học 1, trình độ cao đẳng 3 và

1 thành viên có trình độ trung cấp

Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng chịu trách nhiệm quản lý cácnhân viên kế toán và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về việc thuthập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế

Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán của công ty

* Chức năng, nhiệm vụ:

Kế toán trưởng: Phụ trách chung của phòng và của toàn bộ hoạt động kế

toán tài chính của công ty Là người chịu trách nhiệm cao nhất trước giám đốc

về mọi hoạt đồng kế toán của công ty Kế toán trưởng là người tổ chức điều vềmọi hoạt động kế toán của công ty và là người tổ chức điều hành bộ máy kế toánkiểm tra, thực hiện việc ghi chép luôn chuyển chứng từ Ngoài ra kế toán trưởngcòn hướng dẫn chỉ đạo việc lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán lựa chọn và cải tiếnhình thức kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất của công ty, chức năng

Kế toán trưởng

Kế toán

vật tư –

TSCĐ

Kế toán thành phẩm

Kế toán thanh toán

Kế toán quỹ

quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho ban giám đốc đưa ra nhữngquyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của công ty.

Kế toán vật tư, TSCĐ:

+ Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết nhập - xuất - tồn kho, kiểm tra phiếu nhập

- xuất kho vật tư đủ điều kiện hạch toán tăng giảm kho theo từng danh điểm vật tưhàng hoá về số lượng, đơn giá và giá trị nhập xuất Phân bổ giá trị vật tư hàng hoáxuất dùng vào đối tượng sử dụng theo chế độ kế toán và yêu cầu quản lý

+ Theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ, hao mònTSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ

+ Theo dõi thuế GTGT

+ Theo dõi công nợ với người bán hàng

Kế toán thành phẩm: Phụ trách tính giá thành cho các loại sản phẩm, tập

hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, theo dõi tình hình tăng giảmtài sản của công ty, sử dụng các chứng từ sổ chi tiết tài sản của công ty, tríchkhấu hao TSCĐ, theo dõi phần việc mua sắm thiết bị máy móc, xây dựng cơbản… tổng hợp toàn bộ những chi phí của công ty phát sinh lên bảng cân đối kếtoán, bảng cân đối tài khoản và sổ cái

Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ nội bộ, các khoản công nợ

của công ty với nhà cung cấp và ngân hàng mà công ty giao dịch Đồng thời kế toánthanh toán là người lập kế hoạch thu chi tiền mặt chịu trách nhiệm về tính chính xáccủa các số liệu báo cáo và nội dung thu chi với khách hàng của công ty

Kế toán quỹ: là người hạch toán các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,

tính lương và phát lương cho cấn bộ công nhân viên trong công ty Thủ quỹ phải

có trách nhiệm lập sổ quỹ và định kỳ đối chiếu với kế toán thanh toán

+ Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 03 – LĐTL)

+ Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội (mẫu số 04 – LĐTL)

+ Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (mẫu số 07 – LĐTL)

+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 06- LĐTL)

c Hệ thống tài khoản

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 48

d Hệ thống sổ sách

- Hình thức kế toán: Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán tại công ty

được in theo mẫu sổ sách của hình thức Nhật ký chung

Hình thức ghi sổ nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

+ Sổ nhật ký chung: Ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó

+ Sổ cái: Là ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hệ thống tàikhoản được quy định trong hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệpvừa và nhỏ

+ Sổ chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõichi tiết các yêu cầu quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưađược phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ sốliệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toánphù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổNhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiếtliên quan

- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứvào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổNhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khốilượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi

vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do mộtnghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cânđối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên SổCái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng

để lập các Báo cáo tài chính Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ vàTổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổNhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt)cùng kỳ

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của doanh nghiệpcông ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính dựa trên hình thức nhật kýchung

Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán trên máy vi tính tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ

Theo hình thức kế toán sử dụng Phần mềm kế toán Visolf accounting, kếtoán chỉ phải nhập các chứng từ ban đầu còn toàn bộ quá trình xử lý số liệu vàcập nhật vào các sổ sách liên quan đều được máy tính thực hiện tự động

Giao diện 2.1: Cửa sổ phần mềm kế toán Visolf accounting

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán

Phần mềm kếtoán Visolfaccounting

Bảng tổng hợp các

TK

Báo cáo tài chínhBáo cáo quản trịMáy vi tính