Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà

Trong quá trình tìm hiểu tại công ty Cổ phần gốm sứ Thanh Hà, em đãnhận thấy tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thốngkiểm soát nội bộ đối với chu trình khoản ph

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu sản xuất kinh doanhcủa các doanh nghiệp là đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường và giành lợi nhuậncao nhất Nói một cách khác, các doanh nghiệp cần giải quyết tốt mối quan hệđầu ra và đầu vào, giữa sản xuất và tiêu thụ Muốn làm được điều đó doanhnghiệp phải hạch toán chính xác, đầy đủ kịp thời các chi phí đã bỏ ra Để đápứng yêu cầu đó, hệ thống kế toán với chức năng thu thập, ghi chép, đo lường,tính toán, phân loại và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính đã được tổ chức

và ngày càng có sự hoàn thiện đáng kể Tuy nhiên bất kể một hệ thống nào docon người tổ chức ra cũng đều tồn tại những nhược điểm, chỉ khác nhau là nhiềuhay ít Do những nguyên nhân khác nhau như: Tính phức tạp và biến động củathông tin tài chính, hạn chế về trình độ của nhân viên, mâu thuẫn quyền lơi…dẫn đến hạn chế của hệ thống kế toán Những hạn chế này cần phải được chỉ ra,xác minh lại để khắc phục thông qua một tổ chức, một lực lượng độc lập kháchquan khác đó là hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong quá trình tìm hiểu tại công ty Cổ phần gốm sứ Thanh Hà, em đãnhận thấy tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thốngkiểm soát nội bộ đối với chu trình khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng nóiriêng Do vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đi vàohoạt động hữu hiệu là rất cần thiết Làm thế nào để cho hệ thống kiểm soát nội

bộ đi vào hoạt động hữu hiệu hơn? Làm thế nào để đảm bảo chế độ chính sách,các quyết định quản lý được tuân thủ, các hoạt động đưa ra của doanh nghiệp vàcác mục tiêu được thực hiện có hiệu quả nhất Đây là những câu hỏi khiến

không ít nhà quản lý phải suy nghĩ và đó cũng là lý do em chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà” làm báo cáo chuyên đề kiểm toán.

- Đề xuất một số giải pháp để góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội

bộ khoản mục khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng công ty cổ phần gốm sứThanh Hà

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

+ Đối tượng: Hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục khoản phải thu vànghiệp vụ bán hàng công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà

-Về thời gian : Các số liệu thu thập tính toán từ năm 2010 đến năm

2012 Tập chung chủ yếu vào năm 2012

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này sử dụng để tìm hiểu,tổng hợp những lý luận, lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế

- Phương pháp phỏng vấn: trong quá trình đi thực tế, qua sự quan sát,phỏng vấn những nhân viên của công ty, đặc biệt là nhân viên ở phòng kế toán

để tìm hiểu về công tác kiểm soát nội bộ của công ty

NỘI DUNG

1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng

1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

* Khái niệm:

Trong mọi hoạt động của tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra, kiểmsoát luôn giữ vai trò quan trọng trong quản lý Do đó khi tổ chức hoạt động củađơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lý luôn cónhững kiểm soát trên các phương diện thông qua các thủ tục chính sách quyđịnh về hoạt động Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị(Intemalcontrolsystem) Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soátnội bộ như sau:

- Theo Uỷ Ban Tổ Chức Kiểm Tra (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quátrình do nhà quản lý, do hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối

Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mụctiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy, đảm bảo luật lệ và các quy định phải tuânthủ, đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

- Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 400: Hệ thống kiểm soát nội

bộ là các chính sách và thủ tục (kiểm soát nội bộ) được xây dựng bởi ban quản

lý đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu quản lý, quản lý một cách tuânthủ và có hiệu lực công việc kinh doanh gắn liền với những chính sách quản lý,bảo vệ tài sản, ngăn ngừa,phát hiện gian lận và sai sót, sự chính xác và đầy đủtrong ghi chép kế toán, sự chuẩn bị kịp thời thông tin tài chính đáng tin cậy.Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định, thủ tục kiểm soát dođơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủpháp luật và các quy định để kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót

để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý nhằm bảo vệ quản lý sử dụng có hiệuquả tài sản của đơn vị

* Phạm vi hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ: Không chỉ giới hạn ở phạm

vi các hoạt động của kế toán tài chính mà bao gồm tất cả các hoạt động, các lĩnhvực của đơn vị

* Chức năng và nhiệm vụ:

+ Bảo vệ tài sản sổ sách và nguồn thông tin của đơn vị: Bao gồm tài sảnvật chất và phi vật chất, không bị mất mát, lạm dụng sử dụng sai mục đích Sựbảo vệ tài sản và sổ sách đã trở nên ngày càng quan trọng kể từ khi hệ thốngmáy vi tính được sử dụng rộng rãi trong đơn vị Số lượng lớn thông tin được lưutrữ trong máy vi tính, đĩa CD… có thể bị phá hoại bất cứ lúc nào nếu không bảo

vệ chúng một cách cẩn thận

+ Cung cấp thông tin đáng tin cậy và lập ra báo cáo tài chính trung thựchợp lý, giúp cho việc quản lý hoạt đọng kinh doanh của đơn vị có hiệu quả.+ Thúc đẩy việc tuân thủ thực hiện theo đúng pháp luật

+ Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về việc điều hành và xử lýnguồn lực trong đơn vị

+ Phát hiện kịp thời các vấn đề trong kinh doanh, các sai phạm gian lậntrong các bộ phận, các hoạt động của đơn vị và đề ra các biện pháp giải quyết

* Mục tiêu:

+ Đảm bảo an toàn cho tài sản của đơn vị: mục tiêu này hướng tới các tàisản của đơn vị (bao gồm tài sản vật chất và phi vật chất) được bảo vệ tốt không

bị đánh cắp hay lạm dụng hoặc làm hư hại

+ Đảm bảo tuân thủ luật pháp: hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệpđược thiết kế phải đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ pháp lý có liên quan

+ Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: đây là mục tiêu cơbản , các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặplại không cần thiết các nghiệp vụ gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụngkém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

* Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:

Trong một tổ chức, sự thống nhất và sung đột quyền lợi chung và quyềnlợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành.Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không

vì quyền lợi riêng của mình mà làm ảnh hưởng đến quyền lợi chung của toàn tổchức? Làm sao quản lý đước các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền yurnhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách khoa học, chính xác chứ không phảidựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽđem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩntrong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kếhoạch, tăng giá thành sản phẩm, giảm chất lượng sản phẩm…) Bảo vệ tài sảnkhỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tínhchính xác của số liệ kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuânthủ nội quy, quy chế, quy trình của tổ chức, doanh nghiệp cũng như các quyđịnh của pháp luật Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưucác nguồn lực và đạt mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông

và xây dựng lòng tin với họ (đối với công ty cổ phần)

* Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Một điều có thể nhận thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanhnghiệp dù có được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và pháthiện mọi sai phạm có thể xảy ra Bởi vì, ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoànhảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là conngười, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sựu đáng tin cậy của các nhânviên trong đơn vị Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu chỉ có thể giúp chođơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vì nó có những hạn chế tiềm tàng

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 đã đưa ra những hạn chế tiềmtàng (hay những hạn chế cố hữu) của hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ khôngvượt quá những lợi ích mà hệ thống này mang lại

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp

vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng,nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộlạm dụng đặc quyền của mình

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bịlạc hậu hoặc bị vi phạm

Vì những hạn chế cố hữu của quá trình kiểm soát và vì kiểm toán viênkhông thể có nhiều hơn sự đảm bảo hợp lý về tính hiệu quả cảu các quá trình đó,nên luôn có một mức độ rủi ro kiểm soát Do đó, cả khi cơ cấu kiểm soát nội bộđược thiết kế hiệu quả nhất, kiểm toán viên vẫn phải thu thập bằng chứng kiểmtoán ngoài việc khảo sát các quá trình kiểm soát đối với hầu hết các mục tiêukiểm toán của từng tài khoản trọng yếu trên báo cáo tài chính

* Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

Thông thường hệ thống kiểm soát nội bộ được chia thành bốn bộ phận:Môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán, bộ phận kiểm toánnội bộ Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảohợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát

Sơ đồ 1.1: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

- Môi trường kiểm soát:

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Môi trường

kiểm soát Hệ thống kế toán kiểm soátThủ tục Kiểm toán nội bộ

Công tác kế toán

Chính sách nhân sự

Đặc thù quản lý

Cơ Cấu

tổ chức

Sổ sách

kế toán

Báo cáo kế toán

Chứng

từ kế toán

và phê chuẩn

Là những quan điểm nhận thức sự quan tâm, hành động của thành viêntrong hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vaitrò của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Một trong những nhân tố quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội

bộ chính là môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ cácnhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết

kế hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quanđiểm thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý Vì vậy, khicác hoạt động kiểm tra, kiểm soát được các cơ quan quản lý coi trọng thì cácquy chế kiểm soát nội bộ được vận hành mọt cách có hiệu quả bởi các thànhviên trong đơn vị

+ Đặc thù quản lý:

Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt độngdoanh nghiệp của các nhà quản lý Các cơ quan đó ảnh hưởng trực tiếp đếnchính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Nếunhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạođức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và cónhững biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi tường kiểmsoát lành mạnh và ngược lại

+ Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn tráchnhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lýtrong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chứcđảm bảo một hẹ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triểnkhai và kiểm tra, giám sát các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơcấu hợp lý góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạtđộng tài chính kế toán của doanh nghiệp Để thiết lập một cơ cấu quản lý thíchhợp và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc:

Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp,không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghichép sổ và bảo quản tài sản.

Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

+ Chính sách nhân sự:

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kì một hệ thống kiểm soát nào cũng làcon người Sự phát triển của các doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ cán bộnhân viên, họ là một nhân tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ Nếulực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạođức thì dù doanh nghiệp có thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ thìsai sót vẫn xảy ra và ngược lại đội ngũ cá bộ nhân tốt sẽ giảm bớt những tồn tạivốn có của kiểm soát nội bộ

+ Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch dự toán bao gồm: Kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, sửa chữatài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân đốitình hình tài chính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là nhữngnhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát

+ Ủy ban kiểm soát:

Ủy ban kiểm soát có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấp hànhpháp luật của công ty, Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ,Dung hòa những bất đồng giữa ban giám đốc và kiểm toán bên ngoài

+ Các nhân tố bên ngoài

Ngoài ra hệ thống kiểm soát nội bộ chịu ảnh hưởng của các nhân tố như:Luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước…

* Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán, các thủ tục kế toán mà đơn vịđược kiểm toán áp dụng để thực hiện việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tàichính.

Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán,báo cáo kế toán, hệ thống tài khoản

Yêu cầu: Tính trung thực, chính xác; sự phê chuẩn; đầy đủ; đánh giá; đúnghạn; yêu cầu việc chuyển sổ tổng hợp phải chính xác

* Kiểm toán nội bộ

- Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì kiểm toán nội bộ là “một hoạtđộng đánh giá được lập ra trong mỗi doanh nghiệp như là một loại dịch vụ chodoanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệuqủa của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

- Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do viện kiểm toán nội

bộ hoa kỳ ban hành năm 1978 “kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độclập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổchức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức”

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ củadoanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ có các chức năng: kiểm tra, xác nhận và

đánh giá Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có đượcnhững thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, đảmbảo chất lượng của hoạt động kiểm soát, qua đó kịp thời điều chỉnh và bổ sungcác quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội

bộ chỉ phát huy tác dụng khi:

- Về công tác tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấpcao đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động đồng thời phải được giao mộtquyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán

và các bộ phận hoạt động được kiểm tra

- Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ tuyển chọn những nhân viên có

đủ năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với quy định hiệnhành

- Bộ phận kiểm soát nội bộ phải được trang bị đầy đủ phương tiện, điềukiện vật chất khắc phục cho công việc kiểm tra, xác nhận và đánh giá của mình

Ngoài quan điểm truyền thống nêu trên về các yếu tố cấu thành hệ thốngkiểm soát nội bộ, cũng có một số quan điểm khác trình bày theo hướng chi tiếthóa quan điểm truyền thống

1.2 Khái quát về kiểm soát nội bộ khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng

* Các chức năng của chu trình phải thu và nghiệp vụ bán hàng:

+ Lập lệnh bán hàng: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách gửi đến các bộphận liên quan xét duyệt đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng

+ Xét duyệt việc bán chịu: Căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tinkhác nhau bộ phận tín dụng phải đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng

để ra quyết định phê chuẩn Trong trường hợp môi trường doanh nghiệp có độrủi ro cao thì yêu cầu thế chấp

+ Xuất kho (gửi hàng đi): Căn cứ vào lệnh bán hàng và xét duyệt việc bánchịu Thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận nhận hàng gửi cho khách Bộ phận gửi

hàng lập chứng từ gửi hàng cho khách hàng, chứng từ này là cơ sở cho việc lậphóa đơn.

+ Lập và kiểm tra hóa đơn: Căn cứ chứng từ gửi hàng, kế toán tiến hànhlập hóa đơn

+ Theo dõi việc thanh toán: Sauk hi hóa đơn dã được lập, hàng hóa đã giaocho khách hàng nếu khách hàng còn nợ phải tiến hành theo dõi các khoản nợnày Để tiện cho việc theo dõi cần phải liệt kê các khoản nợ theo nhóm thời gian

nợ sau đó tiến hành lập chương trình thu nợ Thường xuyên thông báo nợ chokhách hàng

+ Xét duyệt hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá: Khi hàng bị sai quy cách,phẩm chất khách hàng sẽ có yêu cầu giảm giá hoặc trả lại doanh nghiệp Doanhnghiệp cần có một bộ phận độc lập để tiếp nhận hàng bị trả lại, xét duyệt cáckhoản giảm giá và khấu trừ công nợ đối với số hàng này Các đơn vị có thể thiết

ké chương trình riêng cho các nhiệm vụ này làm căn cứ ghi sổ

+ Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Khi các khoản nợkhông có khả năng thu hồi được ở đơn vị có một bộ phận xem xét và phê chuẩncho việc xóa nợ Kế toán căn cứ việc phê chuẩn này lập dự phòng nợ phải thukhó đòi

* Những gian lận và sai sót thường gặp:

Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán, nhậnđơn đặt hàng của hàng hóa mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không đủ khảnăng cung cấp

Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giaohàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng

Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc nhữngđiều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt

Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho kháchhàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu nhiềurủi ro tín dụng quá hạn mức.

Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, chuyển hàng không đúng địađiểm hoặc không đúng khách hàng

Nhân viên lập hóa đơn có thể lập sai hoặc lập hai lần, lập hóa đơn khống.Nhân viên không nộp tiền thu được từ nghiệp vụ bán hàng

* Kiểm soát nội bộ khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng:

- Mục tiêu kiểm soát:

Mục tiêu kiểm soát nội

bộ nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát nội

bộ tổng quát

Mục tiêu kiểm soát nội

bộ khoản phải thu

Doanh thu chỉ được ghi

Sự phê chuẩn Các khoản khách hàng

nợ đã được phê duyệtđúng đắn

Tất cả các nghiệp vụ bán

hàng hiện đều đã được

ghi sổ

ánh đầy đủ trên bảng cânđối kế toán

Doanh thu ghi sổ là tiền

của hàng hóa gửi đi được

tính đúng và vào sổ

chính xác

Sự đánh giá Các khoản nợ phải thu đã

được ghi sổ đúng với giáhàng bán

Các nghiệp vụ bán hàng

được phân loại và ghi sổ

Sự phân loại Các khoản nợ phải thu

đúng các tài khoản được phân loại đúng đắnDoanh số ghi đúng vào

kỳ mà chúng phát sinh

Tính đúng kỳ Các khoản nợ phải thu

được ghi đúng thời gian

Các khoản nợ phải thuđược ghi vào sổ chi tiết,

sổ cái và sổ tồng hợpchính xác

* Các quy tắc kiểm soát:

- Sự phân chia trách nhiệm:

Để có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu với khoản mục phải thu vànghiệp vụ bán hàng cần tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cánhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì saiphạm càng dễ bị phát hiện

Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và đượctheo dõi ghi chép đúng đắn

Các nghiệp vụ Sự phê chuẩn hợp lý bởi các cấp thẩm quyền và phù hợp với

tiêu thụ được

phê chuẩn đúng

đắn

chính sách của công ty

Phê chuẩn bán chịu trước khi gửi hàng

Giá, phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển vàkhoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn

Các nghiệp vụ

tiêu thụ hiện hữu

đều được ghi sổ

Hóa đơn được đánh số trước

Doanh thu ghi sổ

Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và quá trình chuyển

sổ, quá trình này được kiểm tra bởi một người độc lập

Đối chiếu sổ chi tiết trên hóa đơn với chứng từ vận chuyển,đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số trên hóa đơn.Đối chiếu bút toán trên sổ nhật ký bán hàng với hóa đơn bánhàng

Các nghiệp vụ

tiêu thụ được

phân loại đúng

đắn

Xây dựng và sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ

Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ

Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoảnnhất là đối với nghiệp vụ bất thường

Kiểm tra nội bộ: So sánh ngày ghi trên hóa đơn vận chuyển

và ngày trên hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và sổphụ có liên quan

Các nghiệp vụ

tiêu thụ được

Cách ly việc ghi sổ nhật ký bán hàng với việc ghi sổ phụ cáckhoản phải thu

phản ánh đúng

đắn trong sổ phụ

và được tổng

hợp chính xác

Gửi đều đặn báo cáo hàng tháng cho khách hàng

Tổ chức đối chiếu nội bộ khoản bán hàng và phải thu

* Kiểm soát nội bộ khoản phải thu:

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

Các khoản phải thu ghi

Các khoản phải thu được

Các khoản phải thu được

ghi theo căn cứ thời gian

Quy định ghi sổ các khoản phải thu là hàng ngày

Các khoản phải thu được

phản ánh đúng đắn trong

Cách ly việc ghi sổ nhật ký bán hàng với việc ghi sổphụ các khoản phải thu

sổ phụ và được tổng hợp

chính xác

Gửi đều đặn báo cáo hàng tháng cho khách hàng

Tổ chức đối chiếu nội bộ khoản bán hàng và phải thu

2 Kiểm soát nội bộ đới với khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng tại công

ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà

2.1 Khái quát công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

- Tên công ty: Công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà

- Tên giao dịch: THANH HA CONSTREXIM JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt: TH CONSTREXIM

- Địa chỉ: Phố Phú Hà – Phường Phong Châu – Thị xã Phú Thọ - Tỉnh Phú Thọ

- Mã số thuế: 2600 322 355

- Điện thoại: 0210 3821 319 Fax: 0210 3820 463

- Giấy đăng ký kinh doanh số 1803000254 do phòng đăng ký kinh doanh can Sở

kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp ngày 06/12/2004, giấy chứng nhận đăng

ký doanh nghiệp công ty cổ phần đăng ký thay đổi lần thứ 07 số 2600322355ngày 15 tháng 09 năm 2010

Công ty cổ phần Gốm Sứ Thanh Hà tiền thân là Xí nghiệp sứ Thanh Hà Xínghiệp sứ Thanh Hà là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định

số 154/QĐ-UB ngày 28/2/1977, trực thuộc Công ty công nghiệp tỉnh Vĩnh Phúnay là Sở Công thương tỉnh Phú Thọ Xí nghiệp được xây dựng trên diện tích

20.000 m2 là trung tâm vùng nguyên liệu sản xuất sứ dân dụng với công suấtthiết kế 5.000.000 sản phẩm/năm

Năm 1980, do tình hình tài chính của địa phương gặp khó khăn, dù việcxây dựng cơ bản chưa hoàn thành nhưng xí nghiệp vẫn được đưa vào sản xuất.Qua gần 20 năm xây dựng và trưởng thành từ cơ chế quản lý cũ chuyển sang cơchế quản lý mới đây là một thử thách khắc nghiệt đối với hầu hết các doanhnghiệp quốc doanh Không ít các đơn vị sản xuất lâm vào khủng hoảng nghiêmtrọng, không còn thích ứng với cơ chế thị trường mới và đã phá sản Xí nghiệp

sứ Thanh Hà cũng không nằm ngoài quỹ đạo đó và có những lúc thăng trầm.Công ty cổ phân Gốm Sứ Thanh Hà ra đời trong bối cảnh chung muôn vànkhó khăn Tại thời điểm này, công tác xây dựng cơ bản chưa hoàn thiện, hạ tầng

cơ sở thì hạn hẹp, trong khi đó năng lực và trình độ yếu, khách hàng thì chưanhiều và lớn nhưng xí nghiệp vẫn phải tiến hành sản xuất với hệ thống máy móc

cũ kỹ, lạc hậu, thiếu đồng bộ, công nghệ lỗi thời, cơ cấu sản phẩm sản xuất theo

kế hoạch đã làm cho chất lượng sản phẩm thấp kém, giá thành cao không tiêuthụ được dẫn đến sản xuất đình đốn, công nhân không có việc làm, đời sống gặpnhiều khó khăn

Nhờ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan chức năng, Sở công nghiệp, sựđổi mới cơ chế quản lý cùng với đội ngũ cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp trẻ, nhiệttình có năng lực đã mạnh dạn chuyển hướng sản xuất kinh doanh mà doanhnghiệp thoát khỏi bờ vực phá sản Trong nhiều năm liền, sản phẩm gạch chịuaxít, gạch chịu lửa liên tục đạt tiêu chuẩn quốc gia, được tặng thưởng nhiều huychương vàng, giấy khen tại hội trợ triển lãm hàng công nghiệp Việt Nam

Năm 1992, xí nghiệp đã mở rộng liên doanh, liên kết với trường Đại họcBách Khoa, Viện nghiên cứu và chuyển giao công nghiệp mới Việt Nam để cho

ra đời một số sản phẩm mới

Năm 1995, xí nghiệp đã đổi tên thành Công ty Sứ Gốm Thanh Hàtheoquyết định số 1685/QĐ-UB ngày 8/9/1995 của UBND tỉnh Vĩnh Phú (nay làtỉnh Phú Thọ) và tiến hành khảo sát, thăm dò thị trường, tính toán tìm kiếm

nguồn tài trợ, lập luận chứng đầu tư xây dựng một nhà máy mới chuyền sản xuấtgạch ốp lát cao cấp

Nhà máy được xây dựng trên mặt bằng diện tích 25.400m2 tại phố Phú Hà

- phường Phong Châu - Thị xã Phú Thọ Vị trí này rất thuận lợi về mặt giaothông thuỷ bộ, cách ga Phú Thọ 500 m, nằm sát bờ nam sông Hồng tiếp giáp vớiđường bộ 11A đi Trung Hà - Hà Nội mang lại hiệu quả cao cho công tác vậnchuyển nguyên liệu và tiêu thụ sản phẩm

Sau khi hoàn thiện và đi vào sản xuất kinh doanh, từ tháng 8/1998 sảnphẩm của công ty đã được bán rộng khắp thị trường trong nước Công ty mở 40tổng đại lý ở các tỉnh, thành phố

Từ tháng 9/1999, nhà máy cho ra những sản phẩm gạch lát nền cao cấpmang nhãn hiệu Thanh Hà cung cấp cho thị trường trong nước và tiến tới xuấtkhẩu vào những năm tiếp theo Doanh nghiệp là đơn vị duy nhất 14 năm liền(1998-2002) hoàn thành xuất sắc toàn diện kế hoạch, được UBND tỉnh và Bộcông nghiệp tặng nhiều bằng khen

Sau khi được cổ phần hóa, Công ty sứ gốm Thanh Hà đổi tên thành Công ty

cổ phần Gốm Sứ Thanh Hà, được thành lập theo quyết định số 2935/ QĐ– CTngày 21/ 9/ 2004 của UBND tỉnh Phú Thọ và giấy phép kinh doanh số

1803000254 do Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp ngày 6/12/2004 Giấychứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần đăng ký thay đổi lần thứ 7 số

2600322355 này 15/ 09/ 2010 Địa chỉ trụ sở chính: Phố Phú Hà - phường PhongChâu - thị xã Phú Thọ - tỉnh Phú Thọ Tổng vốn đầu tư là: 87.500.000.000 VNĐ.Diện tích của nhà máy là: 30.000 m2 Vốn điều lệ: 36.558.510.000 đồng

Công ty đã đầu tư xây dựng 01 dây chuyền đồng bộ mới sản xuất gạch látnền với thương hiệu ceramic TH với công nghệ của Italia và Tây Ban Nha.Công suất của nhà máy là 1.000.000 m2/năm Nhằm giữ vững và nâng cao uy tínchất lượng của sản phẩm gạch ceramic TH, Công ty đã xây dựng hệ thống quảnlýchất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 Công ty cổ phần Gốm SứThanh Hà tổ chức sản xuất các mặt hàng chất lượng cao để xuất khẩu đi các thị

trường Châu Âu, Mỹ, Nhật và Hàn Quốc và ngày càng có nhiều bạn hàng quốc

tế quan tâm, hợp tác

Tại thời điểm này, tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty chỉ khoảng

150 người Trong đó Công ty có đội ngũ cán bộ kỹ thuật viên, công nhân viênvận hành có nhiều năm kinh nghiệm và tay nghề cao trong sản xuất gạchceramic Công ty có 20 kỹ sư chuyên ngành về thiết bị, máy móc, 7 kỹ sưchuyên ngành silicát, 3 kỹ sư chuyên ngành hóa phân tích, 10 kỹ sư chuyênngành điện công nghiệp và dân dụng

Đến năm 2007, Công ty cổ phần Gốm Sứ Thanh Hà ra đời thay thế tênCông ty Sứ Gốm Thanh Hà

Qua các chặng đường phát triển, công ty hiện nay có tên gọi là Công ty Cổphần Gốm Sứ Thanh Hà

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ

* Chức năng

- Tạo công việc và thu nhập ổn định cho lao động của công ty

- Tạo thu nhập, tăng lợi nhuận

- Đóng góp hàng năm cho ngân sách nhà nước

* Nhiệm vụ

- Sản xuất gốm sứ các loại, sản xuất gạch ốp lát ceramic

- Sản xuất vật liệu xây dựng công nghiệp và dân dụng

- Sản xuất bao bì các loại

- Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại nguyên liệu, hóa chất, phụ liệu, vật

tư, thiết bị sản xuất gạch ốp lát ceramic

- Khai thác chế biến quặng mỏ nguyên liệu phục vụ sản xuất gốm sứ

- Kinh doanh vận tải hàng hóa đường bộ

- Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, côngtrình cấp thoát nước

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phẩn gốm sứ Thanh Hà

Bộ máy quản lý của công ty được bố trí theo kiểu trực tuyến, được phâncông rõ ràng, mỗi vị trí có nhiệm vụ riêng để thúc đẩy hoạt động của công tyhướng tới mục tiêu chung đã định, được tổ chức theo sơ đồ:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà

2.1.5 Đặc điểm công tác kế toán và chính sách kế toán được áp dụng tại công ty

* Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 4 người được bố trí theo sơ đồ sau :

hànhchính

Phòng

kế toántài vụ

Phòngkinhdoanh

Tổ sấyphuntạo bột

Tổ sảnxuấtmenmàu

Tổtrángmen,

in lưới

Tổnung,đốtSP

Tổ kiểmnghiêm,đónggói

Tổmáy

ép SPmộcPhân xưởng sản xuất sản phẩm

Kế toán trưởng

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà

(Nguồn: Phòng TCKT - Công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà)

Ghi chú:

Mối quan hệ trực tiếpMối quan hệ chức năng

+ Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán :

- Kế toán trưởng : là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty có

nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty, phân côngtừng phần công việc cho kế toán viên, đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt cácnhiệm vụ có liên quan đến công tác tài chính của công ty Kế toán trưởng cónhiệm vụ theo dõi công nợ phải thu, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm,theo dõi kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy, đồng thời còn theo dõi tìnhhình tăng giảm TSCĐ và tinh khấu hao, lập báo cáo tài chính

- Thủ quỹ : có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của nhà máy, thi hành lệnh

thu chi do kế toán thanh toán lập,trong đó phải có đủ chữ ký của kế toán trưởng,giám đốc để đảm bảo được việc thu chi tiền mặt và quản lý quỹ tiền mặt,không

để mất mát thiếu hụt tiền quỹ

- Kế toán thanh toán (kiêm kế toán ngân hàng ) : có nhiệm vụ ghi chép

phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển), theo dõi các khoản công nợ phải trả,

kế toán tiền lương tại công ty

- Kế toán vật tư : có nhiệm vụ theo dõi công cụ dụng cụ đang sử dụng ở

các bộ phận, ghi chép kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ, thành phẩm tồnkho Ngoài ra kế toán vật tư còn có nhiệm vụ hạch toán kế toán thuế

Thủ quỹ thanh toánKế toán Kế toánvật tư

* Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty

- Hình thức kế toán công ty áp dụng: Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở công ty là hệ thống tài khoản đượcban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng

Bộ Tài Chính

- Hệ thống sổ sách: theo hình thức kế toán Nhật kí chung

- Hệ thống báo cáo áp dụng tại công ty: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kếtquả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính

- Phương pháp nộp thuế: Phương pháp khấu trừ

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân

- Niên độ kế toán mà công ty áp dụng: Theo năm, năm kế toán trùng vớinăm dương lịch (tính từ ngày 1/1 đến 31/12)

- Kỳ kế toán công ty áp dụng: 1 tháng

2.1.4 Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

A,Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà đượcban giám đốc quan tâm xây dựng và thực hiện nghiêm túc để làm gương, độingũ cán bộ công nhân viên chấp hành tốt các nội quy, quy định của công ty, sựphân công lao động rõ ràng cho từng bộ phận từng cá nhân Môi trường kiểmsoát của công ty bao gồm các nhân tố như sau:

 Trình độ, triết lý, phong cách điều hành của ban giám đốc: Ban giám đốccủa công ty bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc Giám đốc công ty là ôngTrần Trung Thành với trình độ thạc sỹ, từng du học nước ngoài Ban giám đốccông ty luôn là những tấm gương cho nhân viên trong công ty học tập về sự chămchỉ làm việc, làm việc đúng thời gian quy định và có hiệu quả Ban giám đốc

 Về năng lực: Các nhân viên trong công ty được tuyển dụng dựa vàonăng lực chuyên môn phù hợp với công việc được giao, là những người có kinhnghiệm, có khả năng thích nghi vì vậy nhân viên trong công ty làm tốt công việcđược giao Quá trình thực tập được tiếp xúc nhiều với nhân viên trong công tyđăc biệt là những người ở phòng kế toán, phòng vật tư, phòng kinh doanh cũngnhư theo dõi quá trình làm việc, chúng em nhận thấy rằng các nhân viên trongcông ty luôn làm việc đúng giờ, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc.

 Cơ cấu tổ chức: Công ty được tổ chức một cách khoa học từ cấp trênxuống cấp dưới, mỗi bộ phận được phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng

Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty bao gồm:

* Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm cao nhất về các

quyết định liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Hội đồngquản trị của Công ty gồm có 5 thành viên: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủtịch hội đồng quản trị và 3 thành viên

* Ban kiểm soát (BKS): BKS thực hiện việc kiểm tra các vấn đề tuân thủ

các quy định của nhà nước và các quy chế nội bộ về tài chính, lao động, kếhoạch trong toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Ban kiểm soát Công ty gồm có 3 thành viên: 1 trưởng ban và 2 ủy viên

* Ban giám đốc: Ban giám đốc của công ty gồm 2 thành viên: 1 giám đốc

và 1 phó giám đốc

- Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý chỉ đạo và chịu trách nhiệm vềkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Ngoài việc ủy quyền cho phógiám đốc, giám đốc còn chỉ đạo trực tiếp thông qua các phòng ban

- Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc trực tiếp chỉ đạo về mặtngiệp vụ các bộ phận hoạt động trong phạm vi trách nhiệm của mình

* Phòng kỹ thuật thiết bị: Là bộ phận quản lý kỹ thuật Khi có kế hoạch

thì triển khai thiết kế mẫu, giám sát kỹ thuật ở các tổ sản xuất, xác định mức haophí nguyên vật liệu, tính tiết kiệm nguyên vật liệu,

* Phòng vật tư: có chức năng cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường

của các chủng loại vật tư nguyên vật liệu cho các phòng ban liên quan Muasắm, cung cấp đảm bảo cho quá trình sản xuất sản phẩm

* Phòng tổ chức hành chính: Quản lý và thực hiện toàn bộ công tác hành

chính trong công ty theo quy định chung Ngoài ra có chức năng xây dựng kếhoạch quản lý công tác tổ chức lao động tiền lương định mức lao động bảo hiểm

xã hội, quản lý công tác đào tạo theo dõi kí hợp đồng lao động quản lý hồ sơ cán

bộ công nhân viên, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thôi việc

* Phòng kế toán tài vụ: Có chức năng lập kế hoạch tài chính và tổ chức

thực hiện kế hoạch đó theo tháng, quý, năm cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tàichính cần thiết cho giám đốc công ty

* Phòng kinh doanh: Thực hiện các công việc về thương mại để bán sản

phẩm của công ty mà công ty đã sản xuất ra, thực hiện việc kinh doanh khác đểkiếm lời và các dịch vụ sau bán hàng

 Chính sách nhân sự: Chính sách tuyển dụng nhân viên của công ty luônmong muốn tuyển những người có năng lực, nhân viên mới phải trải qua quátrình làm thử việc, chỉ làm tốt công việc thì mới được vào làm chính thức trongcông ty Công ty trú trọng tới công tác huấn luyện nâng cao trình độ cho cácnhân viên, nhân viên công ty được tham gia những chương trình học về chuyênmôn của mình Ví dụ như ở phòng kế toán, nhân viên kế toán được học về cáchlàm việc trên phần mềm kế toán máy misa, được tham gia các chương trình học

để nâng cao trình độ chuyên môn Nhân viên trong công ty là những người cótrình độ và năng lực