đánh giá hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại công ty cổ phần việt nhật

Hoạt động bán hàng – thu tiền và mua hàng – trả tiền là hai hoạt động diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp ở bất kì quy mô nào trong lĩnh vực sản xuất kinh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN TRẦN HUYỀN TRÂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN TRẦN HUYỀN TRÂN

LỜI CẢM TẠ

Trong quá trình năm học tập dưới giảng đường đại học, tôi luôn được Thầy cô ở trường Đại học Cần Thơ nhiệt tình chỉ bảo và truyền đạt kiến thức, cùng với sự nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành chương trình học

Tôi xin kính gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy Cô đã truyền đạt cho tôi kiến thức bổ ích trong thời gian qua, đặc biệt là Cô Trần Quế Anh đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này Kính chúc quý Thầy cô dồi dào sức khỏe và gặt hái được nhiều thành công trong sự nghiệp giáo dục của mình

Tôi cũng xin kính gửi lời cám ơn đến ban lãnh đạo công ty cổ phần Việt Nhật và các anh chị nhân viên trong phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập Kính chúc các cô chú lãnh đạo công ty nhiều sức khỏe và đạt được nhiều thắng lợi trong công tác cũng như trong cuộc sống!

Do thời gian thực tập có hạn và là lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế nên không tránh được những sai sót, kính mong nhận được những góp ý của quý Thầy Cô!

Cần Thơ, ngày 07 tháng 12 năm 2014

Người thực hiện

Nguyễn Trần Huyền Trân

CAM KẾT KẾT QUẢ

Tôi cam đoan rằng đề tài này do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập

và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào

Ngày 07 tháng 12 năm 2014

Người thực hiện

Nguyễn Trần Huyền Trân

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰⃰ ⃰⃰⃰⃰ ⃰⃰⃰⃰

……….

……….

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

.………

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2014

MỤC LỤC

Trang

Chương 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

1.3.1 Không gian 2

1.3.2 Thời gian 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán 3

2.1.2 Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán 3

2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí 5

2.1.4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin 12

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 14

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 14

2.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 14

Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NHẬT 15

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 15

3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 16

3.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 16

3.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận 17

3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 18

3.3.1 Chức năng 18

3.3.2 Nhiệm vụ 19

3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 19

3.4.1 Sơ đồ tổ chức 19

3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán 20

3.4.3 Phương pháp kế toán 20

3.5 SƠ LƯỢC VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 21

3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 26

3.6.1 Thuận lợi 26

3.6.2 Khó khăn 26

3.6.3 Định hướng phát triển 27

Chương 4: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NHẬT 28

4.1 KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 28

4.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán 28

4.1.2 Các hoạt động kiểm soát 28

4.1.3 Đánh giá chung về hệ thống thông tin kế toán 29

4.2 ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU 29

4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu 29

4.2.2 Khái quát hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo 39

4.2.3 Đánh giá phần mềm kế toán 43

4.2.4 Các hoạt động kiểm soát 46

4.3 ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH CHI PHÍ 49

4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí 49

4.3.2 Khái quát hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo 55

4.3.3 Đánh giá phần mềm kế toán 58

4.3.4 Các hoạt động kiểm soát 60

4.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 62

Chương 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 64

5.1 ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ 64

5.2 ĐỐI VỚI CÔNG TÁC HỆ THỐNG BÁO CÁO 64

5.3 ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA 64

Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 66

6.1 KẾT LUẬN 66

6.2 KIẾN NGHỊ 66

Tài liệu tham khảo 68

Phụ lục 69

DANH MỤC BẢNG

Trang

Bảng 3.1: Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Việt Nhật qua

3 năm (2011 – 2013) 22 Bảng 3.2: Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty hai kỳ tháng 6/2013

và tháng 6/2014 25 Bảng 4.1: Bảng mô tả chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu 40 Bảng 4.2: Rủi ro có thể xảy ra và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu 47 Bảng 4.3: Bảng mô tả chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí 56 Bảng 4.4: Rủi ro có thể xảy ra và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí 61

DANH MỤC HÌNH

Trang

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty cổ phần Việt Nhật 16

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 19

Hình 4.1 Lưu đồ hoạt động nhận, chấp nhận đơn đặt hàng và lập hóa đơn bán hàng 31

Hình 4.2 Lưu đồ giao hàng, ghi nhận doanh thu và nhận tiền thanh toán 33

Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động nhận, chấp nhận đơn đặt hàng và giao hàng 36

Hình 4.4 Lưu đồ hoạt động ghi nhận doanh thu, lập hóa đơn và nhận tiền thanh toán 38

Hình 4.5 Giao diện phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 43

Hình 4.6 Giao diện phân hệ bán hàng 44

Hình 4.7 Nhập liệu đơn đặt hàng 45

Hình 4.8 Nhập liệu bán hàng 45

Hình 4.9 Lưu đồ hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp và nhận hàng 50

Hình 4.10 Lưu đồ hoạt động nhận hóa đơn và thanh toán tiền hàng 52

Hình 4.11 Lưu đồ hoạt động nhận hóa đơn, ghi nhận nợ phải trả và thanh toán 54

Hình 4.12 Giao diện phân hệ mua hàng 58

Hình 4.13 Nhập liệu Đơn mua hàng 59

Hình 4.14 Nhập liệu mua hàng 60

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

ASEAN: Association of Southeast Asian Nations

Hiệp hội các nước Đông Nam Á TPP: Trans-Pacific Strategic Economic Partnership Agreement

Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lược xuyên Thái Bình Dương EU: European Union Liên minh Châu Âu

QĐ-BTC: Quyết định Bộ Tài chính

TT-BTC: Thông tư Bộ Tài chính

Chương 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ

Kinh tế - xã hội Việt Nam trong 6 tháng đầu năm nay diễn ra trong bối cảnh thế giới tiếp tục có nhiều diễn biến phức tạp cả về kinh tế và chính trị Một

số nền kinh tế lớn mặc dù có kỳ vọng tăng trưởng khá nhưng vẫn còn nhiều yếu

tố rủi ro như: việc điều chỉnh chính sách tiền tệ và những yếu tố không bền vững trong chính sách tài chính công dài hạn của một số nền kinh tế phát triển, tình trạng bất ổn của các nền kinh tế mới nổi, phục hồi trong khu vực đồng Euro vẫn còn yếu Ở trong nước, sản xuất kinh doanh tiếp tục đối mặt với những khó khăn, áp lực: sức mua trên thị trường thấp, khả năng hấp thụ vốn của nền kinh

tế chưa cao, sức ép nợ xấu còn nặng nề, hàng hóa trong nước tiêu thụ chậm Trong đó, đáng chú ý là quá trình tái cơ cấu kinh tế diễn ra thiếu đồng bộ và chưa thực sự có những bước đi hiệu quả Ngoài ra, thời gian gần đây tình hình biển Đông có nhiều diễn biến phức tạp, bước đầu ảnh hưởng đến động thái phát triển kinh tế - xã hội và đời sống nhân dân cả nước

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu sản xuất kinh doanh chính của các doanh nghiệp là đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và đạt lợi nhuân cao nhất Theo Nguyễn Thế Hưng (2006) muốn doanh nghiệp phát triển bền vững thì một yếu tố không kém phần quan trọng là phát triển hệ thống hướng đến hệ thống thông tin hoàn hảo, với chi phí bỏ ra phải tương xứng với hiệu quả mang lại Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống kế toán với các chức năng thu thập, ghi chép, phân loại và xử lí các thông tin kinh tế tài chính phải được tổ chức chặt chẽ và ngày càng hoàn thiện Tuy nhiên, bất kể một hệ thống nào do con người tạo ra cũng có thể tồn tại những nhược điểm khác nhau Nguyên nhân là

do tính phức tạp và biến động của thông tin kinh tế tài chính, hạn chế về trình

độ nhân viên, mẫu thuẫn quyền lợi Chu trình doanh thu và chu trình chi phí là hai trong những chu trình quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán Hoạt động bán hàng – thu tiền và mua hàng – trả tiền là hai hoạt động diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp ở bất kì quy mô nào trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Việc cải tiến và công nghệ hóa quá trình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như các khoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh

Vì những lý do trên, để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong doanh nghiệp, việc nghiên cứu đề

tài: “Đánh giá hê ̣ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại công ty cổ phần Việt Nhật” được chọn để thực hiện

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

- Đánh giá khái quát về hệ thống thông tin kế toán tại công ty

- Đánh giá chu trình doanh thu và chu trình chi phí để tìm ra ưu nhược điểm của hệ thống nghiệp vụ hiện hành ta ̣i công ty cổ phần Việt Nhật

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí

- Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là cách thức tổ chức quản lý dữ liệu và thủ tục kiểm soát được áp dụng trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong hệ thống thông tin của Công ty cổ phần Việt Nhật

Chương 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán

Theo Romney et al., 2009 cho rằng Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems – AIS) là một quá trình thu thập, lưu trữ và

xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài đơn vị Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý và được xem là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho cấp trên ra quyết định

2.1.2 Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.1 Cấu trúc kiểm soát nội bộ

Theo Nguyễn Thế Hưng (2006), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập bởi cấp lãnh đạo

và được toàn thể tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu là Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định hiện có được tuân thủ và các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả

a) Thành phần của kiểm soát nội bộ, bao gồm:

- Môi trường kiểm soát: là thành phần nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm các nhân tố: triết lý quản lý và phong cách điều hành hoạt động của lãnh đạo doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp, trách nhiệm và quyền cua nhà quản lý, hội đồng quản trị/ ban kiểm soát, trình độ và phẩm chất của nhân viên, chính sách nhân sự, tính trung thực và các giá trị đạo đức

- Giám sát (giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ)

- Đánh giá rủi ro

- Thông tin và truyền thông: hệ thống ghi nhận, phân loại, phân tích, tổng hợp, lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính cho người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, gồm có: hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo và chính sách

b) Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dung những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có)

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

c) Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã phát sinh trên chứng từ kế toán Đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ

số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

2.1.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

a) Phân loại kiểm soát theo mục tiêu

Các dạng kiểm soát bao gồm: kiểm soát ngăn chặn, kiểm soát phát hiện, kiểm soát sửa sai

- Kiểm soát ngăn chặn: nhằm đề phòng sai sót và gian lận Sai sót có thể

là do không cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức Sai sót đa phần là không cố

ý Đối với gian lận, đó là hành vi có ý thức nhằm che đậy các hành động tham

ô, biển thủ, tư túi…

- Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tìm ra các sai sót và gian lận đã xảy

ra hoặc đã được thực hiện như: thủ tục đối chiếu của các sổ chi tiết và sổ cái giữa bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp, đối chiếu các sổ chi tiết, sổ nhật ký với sổ phụ ngân hang, đối chiếu các sổ chi tiết hàng tồn kho với thẻ kho của thủ kho; các hoạt động kiểm kê…

- Kiểm soát sửa sai: là kiểm soát các sai sót và gian lận đã phát hiện nhằm sửa chữa, giới hạn các ảnh hưởng sai lệch của các sai sót và gian lận này đối với mức độ chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán

b) Phân loại kiểm soát theo phạm vi:

- Kiểm soát chung: là các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là kiểm soát chung Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tất cả chu trình kế toán và tất

cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế toán

- Kiểm soát ứng dụng: là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể, ví dụ như hệ thống thu tiền,

hệ thống hàng tồn kho

2.1.2.3 Sự an toàn và trung thực của dữ liệu

Sự an toàn và trung thực của dữ liệu phụ thuộc vào trách nhiệm của kế toán viên/ kiểm soát viên nội bộ

- Xem xét và đánh giá các chính sách, thủ tục của doanh nghiệp với các thủ tục kiểm soát nội bộ trong hệ thống

- Lập báo cáo về hệ thống và xây dựng trình tự kiểm toán

- Các phương pháp xem xét và đánh giá: phỏng vấn, kiểm tra xuyên suốt (Phép thử Walk-through) và thử nghiệm kiểm soát

Một trong các mục tiêu của thử nghiệm kiểm soát là nhằm đánh giá mức

độ tuân thủ của nhân viên trong việc thực hiện các chính sách và các thủ tục kiểm soát hiện hành

2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí

2.1.3.1 Chu trình doanh thu (Revenue cycle)

Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có bốn sự kiện kinh

tế xảy ra trong chu trình doanh thu như sau:

(1) Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng: Bộ phận bán hàng hoặc dịch

vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có làm tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu

(2) Gửi hàng cho khách hàng: Đến ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng Giấy gửi hàng này cũng có thể là bản sao của lệnh bán hàng hoăc vận đơn Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như: chủng loại, số lượng hàng, trọng lượng hàng

(3) Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi hàng được gửi đi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển bộ phận lập hóa đơn Lúc này bộ phận lập hóa đơn

đã có chứng từ đầy đủ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng và ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành Đây chính là căn

cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng

(4) Nhận tiền thanh toán: Khi khách hàng gửi check thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận check thanh toán và chuyển check cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ

sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền thanh toán

(5) Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu: Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng và lập phiếu nhập kho cho số lượng hàng bị trả lại Căn cứ phiếu nhập kho, bộ phận lập hóa đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại Căn cứ chứng từ này, kế toán phải thu điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng Trường hợp doanh nghiệp không thể thu nợ, căn cứ bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, trưởng tài

vụ ký xét duyệt cho xóa nợ phải thu Căn cứ vào đây, bộ phận lập hóa đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thu ghi giảm chi tiết phải thu khách hàng

a) Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu

- Đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng, phiếu đóng gói hàng, phiếu đóng kiện, phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng

- Các hóa đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển), hóa đơn bán hang, giấy báo thanh toán, phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán…

- Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại), Credit Memo

b) Sổ sách trong chu trình doanh thu

Các nghiệp cụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế toán hay tập tin dữ liệu kế toán Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà

sổ kế toán có những hình thức khác nhau

Ghi chép bằng tay: Việc ghi chép bằng tay được tiến hành trên ba nhật

ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp Các loại sổ này bằng giấy và được ghi chép bằng tay Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp

vụ phát sinh vào các sổ nhật ký phù hợp Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái

Ghi chép bằng máy: Việc lưu trữ dữ liệu được thực hiện trên các tập tin

dữ liệu Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hàng lấy số liệu

từ các tập tin liên quan, tính toán và tổng hợp tạo báo cáo

c) Báo cáo trong chu trình doanh thu

Báo cáo kế toán tổng hợp dữ liệu đã xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và các thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động

- Bảng kê nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào đó tron suốt một kỳ xử lý như 1 tuần, 1 tháng… Báo cáo này nhằm kiểm soát tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu

- Báo cáo kiểm soát: là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích tập hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả các dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ

- Báo cáo đặc biệt: là báo cáo được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin Thông thường loại báo cáo này bao gồm: Báo cáo công

nợ khách hang, Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ, Báo cáo phân tích bán hàng

d) Xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu

Trong các hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và quy trình xử lý bao gồm: Bán chịu, thu công nợ khách hang, bán hàng thu tiền ngay, hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán và xóa nợ khó đòi

e) Tổ chức theo dõi kế toán phải thu

Thông thường các doanh nghiệp tổ chức theo dõi nợ phải thu khách hàng theo 2 kiểu: Hệ thống chuyển số dư và hệ thống thanh toán theo hóa đơn Hai phương pháp này chỉ khác nhau về chi tiết theo dõi phải thu, theo dõi thanh toán

và báo cáo phải thu gửi khách hàng Việc tổ chức này có thể vừa áp dụng bằng tay, vừa áp dụng xử lý bằng máy

Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: Tổ chức theo hệ thống này, người mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn người bán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn chưa thanh toán Như vậy báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả hóa đơn chưa được thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời hạn nợ Theo

hệ thống này, giấy báo trả tiền sẽ là một bản sao của hóa đơn bán hàng, nó được gửi cùng hóa đơn cho khách hàng khi bán hàng

Trường hợp số tiền thanh toán không khớp số tiền theo từng hóa đơn thì

hệ thống sẽ tự động trừ số tiền thanh toán vào một hóa đơn nào đó (thường là hóa đơn cũ nhất) Tuy nhiên doanh nghiệp bán thường thiết lập chính sách chiết khấu nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền chính xác theo từng hóa đơn để tiện cho việc theo dõi và đối chiếu Thuận lợi của phương pháp này là việc xác định các khoản chiết khấu thanh toán rất rõ ràng vì thanh toán theo từng hóa đơn cụ thể Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi chi phí cao, thời gian nhiều vì phải theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn

f) Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu

* Hoạt động kiểm soát xử lý các nghiệp vụ kinh tế

Dựa vào các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình này, các hoạt động kiểm soát thích hợp được đưa ra Một số rủi ro thường xảy ra là:

- Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán

- Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp

- Người không có trách nhiệm lại nhận đặt hàng

- Xuất hàng khi chưa cho phép

- Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng

- Xuất không đúng số lượng, loại hàng

- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

- Ghi sai khách hàng thanh toán

- Không nộp tiền thu

* Hoạt động kiểm soát ứng dụng:

Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm rủi ro liên quan toàn bộ hệ thống thông tin và rủi ro liên quan tới quá trình xử lý thông tin Các rủi ro bao gồm:

- Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện kinh doanh

- Rủi ro liên quan đến quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẫu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được

- Rủi ro liên quan đến báo cáo Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận

2.1.3.2 Chu trình chi phí (Expenditure cycle)

Chu trình chi phí bao gồm quá trình xử lý các hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp, nhận hàng, theo dõi nợ phải trả và thanh toán cho người bán Chu trình chi phí có các sự kiện kinh tế phát sinh như yêu cầu hàng cần dự trữ, nhận các hàng mua, xác định nghĩa vụ thanh toán và thanh toán cho nhà cung cấp Do

có 4 sự kiện kinh tế trên nên có 4 hệ thống ứng dụng:

(1) Mua hàng: Các bộ phận có nhu cầu về dịch vụ hay hàng hóa sẽ lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng,

bộ phận mua hàng lựa chọn hay tìm kiếm nhà cung cấp đển nhằm đạt được 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đặt hàng mua gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo chấp nhận đặt hàng

(2) Nhận hàng: khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy tờ gửi hàng của người cung cấp, đối chiếu với đặt hàng

để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Sau khi

kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận Sau

đó, hàng được làm thủ tục nhập kho Lúc này thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý được chuyển giao bộ phận kho

(3) Theo dõi thanh toán: Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải trả tiến hành đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp

(4) Thanh toán cho người cung cấp: Đến ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ chi tiền cho người bán Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan như phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả ghi nhận khoản thanh toán cho người bán

a) Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí

- Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ, đơn đặt hang, giấy xác nhận đơn hàng hoặc lệnh bán hàng của người bán

- Phiếu nhập kho, phiếu vận chuyển, phiếu giao hang

- Các hóa đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vận chuyển), hóa đơn bán hàng, giấy báo trả tiền, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi…

- Phiếu xuất kho (trả lại hàng)

b) Sổ sách trong chu trình chi phí

Hệ thống kế toán xử lý thủ công sử dụng các sổ sách kế toán bằng giấy bao gồm các nhật ký liên quan như: nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, sổ chi tiết Trong hệ thống xử lý bằng máy, người ta sử dụng các tập tin dữ liệu để lưu trữ và xử lý nghiệp vụ

Ghi chép bằng tay: Việc ghi chép bằng tay được tiến hành trên ba sỏ nhật

ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp Các loại sổ này bằng giấy và được ghi chép bằng tay Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp

vụ phát sinh vào các sổ nhật ký phù hợp Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái

Ghi chép bằng máy: Việc lưu trữ dữ liệu được thực hiện trên các tập tin

dữ liệu Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hàng lấy số liệu

từ các tập tin liên quan, tính toán và tổng hợp tạo báo cáo

c) Báo cáo trong chu trình chi phí

- Bảng kê nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào đó tron suốt một kỳ xử lý như 1 tuần, 1 tháng… Báo cáo này nhằm kiểm soát tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu

- Báo cáo kiểm soát: là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích tập hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả các dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ

- Báo cáo đặc biệt bao gồm:

+ Báo cáo phân tích nợ phải trả theo thời hạn nợ, Báo cáo hang tồn kho, báo cáo danh mục người bán…

d) Xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí

Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán công nợ được xử lý theo trình tự thực hiện nghiệp vụ mua chịu và sau đó thanh toán nợ phải trả người bán

e) Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán

Có hai kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo người bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ

Hệ thống theo dõi người bán: Là hệ thống mà các hóa đơn bán hàng được phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng người bán Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh toán theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dư hiện hành theo từng người bán…

Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Đây là hệ thống theo dõi và thanh toán theo từng hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng sẽ được phân loại theo từng ngày dự định trả tiền và ghi chép phân loại trên chứng từ thanh toán

f) Kiểm soát trong chu trình chi phí

Kiểm soát trong chu trình chi phí bao gồm: kiểm soát các nghiệp vụ kinh

tế và kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin trong chu trình chi phí

Một số rủi ro thường thấy khi xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí là:

- Yêu cầu những mặt hàng không cần thiết, hoặc yêu cầu hàng được lập bởi nhừng người không được ủy quyền

- Hàng nhận được không đúng như đặt hàng mua hàng về chủng loại hàng, số lượng hoặc chất lượng

- Hàng được nhận bởi những người không được ủy quyền, không đúng trách nhiệm

- Thanh toán không đúng người bán hoặc thanh toán cho những hàng không nhận được, hoặc không đúng hàng đặt mua

- Thanh toán không đúng kỳ hạn làm ảnh hưởng tới quan hệ mua bán sau này

2.1.4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin

Có nhiều công cụ được sử dụng để mô tả và phân tích hệ thống, dòng dữ liệu và quá trình xử lý, gồm: Lưu đồ, Sơ đồ dòng dữ liệu, Mô hình mối quan hệ giữa các thực thể…

2.1.4.1 Lưu đồ

Theo Herman Goldstine và John Von Neumann (1946), lưu đồ là công

cụ sử dụng hình vẽ để mô tả ngắn gọn các lưu chuyển dữ liệu, quy trình xử lý trong một hệ thống Có nhiều lưu đồ như: lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình, lưu đồ chứng từ Lưu đồ hệ thống, lưu đồ chứng từ đều mô tả hoạt động xử lý hay luân chuyển dữ liệu của hệ thống Tuy nhiên giữa chúng có một khác biệt nhỏ là lưu đồ chứng từ trình bày chi tiết, cụ thể các liên của chứng từ trong quá trình luân chuyển chứng từ còn lưu đồ hệ thống thì nhấn mạnh hơn tới xử lý của

hệ thống, không trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ Lưu đồ chương trình hay lưu đồ khối là lưu đồ trình bày trình tự xử lý của một chương trình máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó

2.1.4.2 Một số biểu tượng của lưu đồ

a) Một số biểu tượng cơ bản của lưu đồ

- Tiếp cận lưu trữ trực tiếp

c) Các biểu tượng xử lý chuyên dùng

Các bước tiến hành vẽ lưu đồ như sau:

(1) Xác định các thực thể bên trong và bên ngòai của hệ thống, (2) Chia lưu đồ thành các cột, (3) Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ, (4) Các cột được sắp xếp sao cho dòng dữ lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải, (5) Xác định các thành phần của từng cột, (6) Hoàn thành lưu đồ

- Multiple copy rule: khi nhiều bản sao của chứng từ được sử dụng trong

hệ thống, luân chuyển hoặc trong quá trình xử lý, chúng có thể được trình bày chồng lên nhau

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

Số liệu thu thập tại công ty là số liệu thứ cấp và các chứng từ, sổ sách, báo cáo Số liệu thứ cấp được thu thập trực tiếp từ phòng Kế toán của Công ty cổ phần Viê ̣t Nhâ ̣t qua báo cáo tài chính của các năm kinh tế Các chứng từ, sổ sách, báo cáo được thu thập trực tiếp từ phòng Kế toán của công ty cổ phần Việt Nhật qua các dữ liệu lưu trữ trên máy tính

2.2.2 Phương pháp xử lý số liệu

Bài luận văn có sử dụng phương pháp so sánh để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty Bên cạnh đó, phương pháp mô tả còn được sử dụng

để mô tả mô hình hệ thống thông tin kế toán thực tế tại công ty

Ngoài ra, bài luâ ̣n văn còn sử dụng phương pháp phân tích là sử dụng công cụ lưu đồ để phân tích cách tổ chức từng chu trình tại công ty, đánh giá tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại công ty

Chương 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NHẬT 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Tên công ty: Công ty Cổ phần Cơ Điện Lạnh Việt Nhật

Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Viet Nhat Engineering joint

stock Company

Trụ sở: 88 đường 30/4, phườ ng An Phú, quâ ̣n Ninh Kiều, TP Cần Thơ

Điện Thoại: 07103.733.603 – 07103.817.810 Fax: 07103.817.811

Tài khoản Ngân hàng: 0111000863119 - Vietcombank Cần Thơ

Mã số thuế: 1800678290

Ho ̣ và tên người đại diện theo pháp luật: Ông Nguyễn Bá Duy, chức

danh: Giám đốc

Địa điểm kinh doanh: Trung tâm bảo hành sản phẩm và kho chứa hàng:

tổ 64, KV9, P Hưng Phú, Q Cái Răng, TP Cần Thơ

Vốn điều lệ: 1.900.000.000đ

Bảng 3.1: Danh sách cổ đông sáng lập Công ty cổ phần Việt Nhật

đông

Nơi đăng ký

hô ̣ khẩu thường trú

Số cổ phần phổ thông

Giá tri ̣ (VNĐ)

Tỷ lê ̣ vốn góp

Ngành nghề kinh doanh:

Mua bán, tư vấn, thiết kế, lắp đặt các thiết bị điện lạnh, mua bán thiết bị điện lạnh, điện dân dụng, điện công nghiệp, máy phát điện, trang bị phòng cháy chữa cháy, các loại máy sử dụng năng lượng mặt trời, các loại máy văn phòng, trang trí nội thất

Mua bán, tư vấn, bảo trì, sửa chữa, thiết kế, lắp đặt các hệ thống lạnh, kim khí điện máy, thiết bi ̣ và linh kiện điê ̣n máy kèm theo các công trình công nghiệp, dân dụng, cầu đường, giao thông thủy lợi, cấp thoát nước, xử lý môi trường, san lắp mặt bằng, dịch vụ quảng cáo

3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sau đây là hình 4.3 trình bày sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty cổ phần Việt Nhật

Hình 3.1 Sơ đô cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty cổ phần Việt Nhật

Hô ̣i đồng quản tri ̣

Tổng giám đốc

Ban kiểm soát

doanh

Bô ̣ phâ ̣n hành

3.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận

Hội đồng quản trị: Do hội đồng thành viên bầu, là người điều hành các hoạt động của hội đồng Chuẩn bị chương trình, kế hoạch, hoạt động, soạn thảo nội dung và tài liệu cho cuộc hợp, giám sát ban giám đốc trong việc tổ chức và hoạt động kinh doanh

Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty,

đi sâu vào các mặt như: tổ chức, nhân sự, chính sách lao động, tiền lương, định hướng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh, làm công tác xây dựng và phát triển đoàn thể

Giám đốc tài chính: Quản lý công việc tài chính như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong công ty, xây dựng các kế hoạch tài chính, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với công ty thông qua việc phân tích tài chính và đưa ra những dự báo trong tương lai

Giám đốc kinh doanh: là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động liên quan đến thị phần, doanh thu và sự yêu thích của khách hàng đối với sản phẩm (dịch vụ) của công ty Các hoạt động đó bao gồm Marketing (tiếp thị), bộ máy bán hàng, xây dựng hệ thống địa điểm tiếp xúc khách hàng, hậu mãi, hỗ trợ thương mại…

Kế toán trưởng: Phụ trách công việc giúp giám đốc, có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi việc trên sổ sách của kế toán tổng hợp, kế toán kho, kế toán thanh toán, thủ kho, thủ quỹ

Trợ lý tổng giám đốc: Tham mưu cho giám đốc tất cả các lĩnh vực kinh doanh, tài chính, chiến lược kinh doanh Chuẩn bị tất cả tài liệu, hồ sơ liên quan đến việc đàm phán của giám đốc sắp tới, đồng thời đưa ra ý kiến tốt nhất để giám đốc ra quyết định đúng Người trợ lý như cánh tay phải đắc lực của giám đốc giúp đưa công ty phát triển hơn

Đội kiểm soát: Kiểm soát các công trình lắp ráp máy

Bộ phận khảo sát thiết kế: Chuyên về vị trí lắp đặt máy trước khi ký hợp đồng với khách hàng

Phòng thi công: Gồm có bốn đội chia nhau để lắp ráp máy khi đã ký hợp đồng với khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng: Giúp đỡ và tư vấn cho khách hàng cách

sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của công ty Nghiên cứu và giải quyết các vấn

đề của khách hàng, giao tiếp nhã nhặn với khách hàng (trực tiếp, qua email hoặc điện thoại)

Phối hợp với bộ phận tư vấn bán hàng để hỗ trợ bán hàng, tránh những vấn đề phát sinh trong dịch vụ khách hàng và đảm bảo hoạt động của bộ phân dịch vụ khách hàng phối hợp với chính sách của công ty cũng như giải quyết thắc mắc của khách hàng và vấn đề phát sinh liên quan Lập kế hoạch, thực hiện

và quản lý các dịch vụ hậu mãi và liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ Phối hợp chặt chẽ với trưởng bộ phận các phòng ban khác như kinh doanh để cập nhật các chính sách và thủ tục mới trong quá trình làm việc của bộ phận dịch vụ khách hàng

- Cung cấp và lắp đặt thang máy, thang cuốn Missubishi, Sanyo

- Cung cấp máy phát điện các loại

- Thiết kế, cung cấp, lắp đặt hệ thống camera, máy chấm công, chuông cửa màn hình

- Cung cấp và lắp đặt hệ thống âm thanh

- Nhà thầu các công trình Cơ Điện Lạnh Công nghiệp và dân dụng

- Cung cấp lắp đặt kho lạnh mini dùng trữ thực phẩm cho nhà hàng, khách sạn

- Cung cấp lắp đặt kho lạnh công nghiệp

- Cung cấp các thiết bị chuyên dụng trong ngành cơ điện lạnh

-Trung tâm uỷ nhiệm và bảo hành máy điều hòa không khí Aikibi khu

vực Đồng Bằng sông Cửu Long

- Trung tâm ủy nhiệm bảo hành máy nóng la ̣nh sử du ̣ng năng lượng mặt

trời Megasun

- Cho thuê hệ thống lạnh

- Cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì kho lạnh nhà máy nước đá

- Nhận hợp đồng bảo trì dài hạn hệ thống lạnh nhà hàng, khách sạn, cơ

quan, công ty

- Nhận bảo trì, sửa chữa các thiết bị sử dụng năng lượng mặt trời

3.3.2 Nhiệm vụ

- Đạt được lợi ích tối đa cho doanh nghiệp nhằm bù đắp chi phí

- Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

- Thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán và quy chế do nhà nước ban hành

- Thực hiện tốt chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội cho doanh nhân viên công ty

3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

3.4.1 Sơ đồ tổ chư ́ c

Sau đây là hình 3.2 trình bày sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Việt Nhật

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng và nhiệm vụ:

Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc, là người trực tiếp tổ chức bộ máy kế toán của công ty, theo dõi tổng quát mọi hoạt động tài chính cũng như tổ chức hạch toán kế toán, trợ giúp ban giám đốc trong việc tổ chức kiểm tra kế toán về các hoạt động kinh doanh Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước, lập báo cáo và báo cáo đầy đủ kịp thời, chính xác các báo cáo

kế toán theo quy định

Kế toán trưởng

Thủ

kho

Kế

toán kho

Kế

toán thanh toán

Kế

toán tổng

hơ ̣p

Thủ

quỹ

Kế toán thanh toán: Phải theo dõi thường xuyên liên tục các khoản nợ của khách hàng và khoản phải trả của công ty Lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ đảm bảo cho vòng tiền của công ty được ổn định

Kế toán tổng hợp: Tổng hợp các nghiệp vụ để lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm, cuối kỳ tập hợp số liệu theo trình tự kế toán và ghi

sổ kế toán

Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt tại công ty Bảo đảm các chứng từ thu, chi tiền mặt, tồn quỹ định kỳ, đối chiếu sổ quỹ và số thực có trong quỹ, thực hiện việc nhập quỹ và xuất quỹ tiền mặt theo đúng quy tắc ghi trên sổ quỹ, các nghiệp

vụ kinh tế cho việc thu, chi tiền hằng ngày, thường xuyên kiểm kê đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế so với số liệu trên sổ sách ghi

Thủ kho: Là việc quản lý kho, quản lý về mặt nhân sự và hàng hóa trong

kho Luôn luôn báo cáo hàng tồn kho, theo quý mà công ty đã đề ra

3.4.2 Chế độ kế toán va ̀ hình thức sổ kế toán

Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính và các thông

tư hướng dẫn bổ sung được Bộ Tài Chính ban hành

Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày

31/12 hàng năm

Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức kế toán “Nhật ký chung” Mục đích áp dụng của hình thức này là dễ dàng theo dõi, kiểm tra, đối chiếu đầy đủ các thông tin và xử lý nhanh chóng nếu phát hiện sai sót

3.4.3 Phương pháp kế toán

* Phương pháp tính thuế GTGT:

Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho tất cả các mặt hàng mà công ty đang kinh doanh Theo phương pháp này, số thuế GTGT phải nộp trong kỳ được xác định như sau:

Số thuế giá trị gia = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào tăng phải nộp

Trong đó:

Thuế GTGT = Doanh số bán hàng x Thuế suất thuế GTGT

đầu ra chưa tính thuế (5%, 10%)

* Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

Đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn được tính theo giá mua ghi trên hoá đơn của người bán và các chi phí khác có liên quan Giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp thực tế đích danh Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo hình thức kê khai thường xuyên

* Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:

Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng Thời gian khấu hao áp dụng theo thời gian qui định Theo thông tư cập nhật là: TT 45/2013 trích khấu hao TSCĐ Thông tư: Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định của Bộ Tài Chính

* Nguyên tắc ghi nhận chí phí phải trả:

Chi phí phải trả được ghi nhận ngay vào kết quả kinh doanh trong kỳ khi chi phí đó không đem lại lợi ích kinh tế trong các kỳ sau

* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Công ty đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua

Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

* Danh mục chứng từ sử dụng tại công ty như sau:

- Phiếu thu, Phiếu chi

- Hóa đơn giá trị gia tăng, Đơn đặt hàng

- Phiếu xuất/nhập kho

- Giấy báo Nợ/Có của ngân hàng

- Bảng thanh toán tiền lương và trích theo lương

Hình thức kế toán Nhật ký chung tại công ty gồm các loại sổ chủ yếu như sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ quỹ tiền mặt

3.5 SƠ LƯỢC VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty qua ba năm 2011, 2012 và

2013 được thể hiê ̣n qua bảng 3.1 và hoạt động kinh doanh của công ty hai kỳ 6/2013 và 6/2014 được trình bày qua bảng 3.2

Bảng 3.1 Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty qua ba năm 2011, 2012 và 2013

Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần Việt Nhật năm 2011, 2012 và 2013.

Đối với tổng doanh thu:

Theo kết quả phân tích cho thấy, tổng doanh thu của năm 2012 bị giảm

so với năm 2011 là 1.929.170.246 đồng, chiếm 15,74% so với tổng doanh thu năm 2011, nguyên nhân là do tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế nước ta trong năm 2012 làm doanh thu thuần của công ty bị giảm mạnh Phần doanh thu tài chính tăng 1.336.740 đồng, chiếm 95,20% so với doanh thu tài chính năm

2011, thu nhập khác tăng 8.101.356 đồng, trong khi năm 2011 không có khoản thu này, nhưng khoản tăng trên không đủ bù đắp cho khoản giảm trên doanh thu thuần, dẫn đến tổng doanh thu giảm

Tổng doanh thu trong năm 2013 tăng so với tổng doanh thu trong năm

2012 là 979.067.715 đồng, chiếm 9,48% so với 2012, do sự khủng hoảng kinh

tế đã được kiềm chế dần, việc kinh doanh được cải thiện lại, trong đó doanh thu thuần tăng 978.407.953 đồng, chiếm 9,48% so với doanh thu thuần năm

2012 Doanh thu tài chính lại bị giảm 340.088 đồng, chiếm 12,41%, do việc đầu

tư của công ty giảm, công ty chú trọng trong kinh doanh hơn nên rút bớt vốn trong việc đầu tư dẫn đến doanh thu tài chính bị giảm, tuy nhiên phần giảm ít nên không đáng kể Doanh thu khác tăng 999.850 đồng, chiếm 12,34% có xu hướng tăng lên dần, do công ty tăng việc sữa chữa, bảo trì và trợ giúp khách hàng nên tăng khoản thu nhập khác

Đối với tổng chi phí:

Tổng chi phí trong năm 2012 giảm 1.971.051.330 đồng, chiếm 16,24% trong tổng chi phí năm 2011, cho thấy công ty thắt chặt chi phí trong năm, do việc kinh doanh kém, nên chi phí trong kinh doanh và cung cấp dịch vụ cũng giảm Chi phí giá vốn hàng bán giảm 1.083.454.772 đồng, chiếm 11,7%, do lượng hàng hóa bán ra giảm nên khoản giá vốn xuất bán giảm Chi phí quản lý kinh doanh giảm 812.032.770 đồng, chiếm 29,07%, do giảm số lượng nhân viên công ty, nên chi phí tiền lương giảm, đồng thời giảm bớt máy móc thiết bị không cần thiết để làm giảm khoản chi phí bảo trì, sửa chữa, nên chi phí quản lý giảm Chi phí tài chính giảm 88.292.298 đồng, chiếm 63,22% so với năm 2011, do khoản đầu tư trong năm 2011 được chuyển sang 2012 nên giảm được khoản chi phí đầu tư trong năm 2012 Tuy nhiên chi phí khác lại tăng lên 2.728.510 đồng chiếm đến 180,23% so với năm 2011, do công ty phải chi ra các khoản chi cho các sự kiện, nhằm giúp công ty tạo các mối quan hệ làm ăn rộng, nhằm kết nối khách hàng với mục đích tăng khoản doanh thu của công ty trong năm tới, để cải thiện tốt kết quả kinh doanh trong nền kinh tế đang khủng hoảng

Thực tế cho thấy công ty đã được cải thiện đáng kể trong năm 2013, Trong năm 2013 tổng chi phí tăng 932.434.788 đồng, chiếm 9,13% so với tổng

chi phí trong năm 2012, nguyên nhân chủ yếu do: khoản chi phí giá vốn hàng bán tăng 906.277.792 đồng, chiếm 11,08%, do việc kinh doanh được cải thiện nên chi phí giá vốn hàng bán ra tăng lên, mặt khác một phần do hàng hóa mua vào của nhà cung cấp tăng nên giá vốn tăng Chi phí quản lý kinh doanh tăng 39.895.850 đồng, chiếm 2,01%, do việc thay đổi cách thức quản lý của công ty nên tăng khoản chi phí lớn Chi phí tài chính giảm 10.300.903 đồng, chiếm 20,05% so với chi phí của năm 2012, do trong năm công ty giảm các khoản đầu

tư Trong khi đó chi phí khác vẫn tiếp tục giảm 3.437.951 đồng, chiếm 81,04%

so với 2012

Đối với lợi nhuâ ̣n sau thuế:

Năm 2012 hoạt động kinh doanh có lợi nhuận sau thuế là 89.002.340 đồng, cao hơn khoản lợi nhuận sau thuế của năm 2011 là 41.410.813 đồng, nguyên nhân là do trong năm 2012 mặc dù có tổng doanh thu thấp hơn so với năm 2011 nhưng do chi phí giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh và chi phí tài chính năm 2012 thấp hơn nhiều so với chi phí năm 2011, tốc độ giảm của tổng doanh thu thấp hơn tốc độ giảm của tổng chi phí, nên lợi nhuận sau thuế của năm 2012 tăng hơn lợi nhuận sau thuế của 2011 Năm 2013 lợi nhuận trước thuế của công ty là 161.969.381 đồng Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

là 25% trong tổng lợi nhuận trước thuế với số tiền là 40.492.345 đồng Công ty còn lại lợi nhuận sau thuế là 121.477.036 đồng tăng hơn so với năm 2012 cho thấy công ty có định hướng phát triển rất tốt, giảm được khoản chi phí trong kinh doanh, tăng khoản doanh thu, làm tốt nghĩa vụ nộp thuế của mình

Qua kết quả phân tích trên cho thấy doanh nghiệp đã phần nào cũng bị ảnh hưởng bởi sự khủng hoảng lạm phát của nền kinh tế, kéo theo là doanh thu giảm và gia tăng chi phí đầu vào, qua bảng 3.1 cho thấy tổng chi phí năm 2013 tăng lên 932.434.788 đồng chiếm 9,13% so với 2012, doanh nghiệp nên tăng cường việc kinh doanh để tăng thêm doanh thu thuần của công ty giúp cho việc gia tăng lợi nhuận sau thuế Nhìn chung thì lợi nhuận sau thuế của công ty có

xu hướng tăng lên qua các năm, chủ yếu là do công ty thực hiện khá tốt trong việc quản lý và giảm chi phí trong kinh doanh, điều này cho thấy công ty có tầm nhìn xa trong việc kinh doanh, đầu tư, và tạo mối quan hệ, nên đã góp phần lớn làm tăng tổng lợi nhuận sau thuế của công ty

Bảng 3.2 Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty hai kỳ 6/2013 và 6/2014

Đơn vị tính: Đồng

Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần Việt Nhật tháng 6/2013 và 6/2014.

Đối với Doanh thu:

Tổng doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 tăng nhẹ so với cùng kỳ năm 2013 là 347.383.392 đồng, chiếm 6,14% so với năm 2013 Nguồn doanh thu tăng này chủ yếu là do công ty kinh doanh có hiệu quả làm cho doanh thu thuần tăng 353.664.131 đồng, chiếm 6,26% năm 2013 So với 6 tháng đầu năm 2013, doanh thu tài chính 6 tháng đầu năm 2014 tăng nhẹ và không có thu nhập khác

Đối với chi phí:

Tổng chi phí 6 tháng đầu năm 2014 tăng nhẹ so với cùng kỳ năm 2013 là 334.689.283 đồng, chiếm 6,01 so với năm 2013 Nguồn chi phí tăng này chủ yếu là

do giá vốn hàng bán tăng 326.035.888 đồng, chiếm 7,11 so với năm 2013 Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhẹ 26.661.814 đồng, chiếm 2,81% so với cùng kỳ năm

2013 So với 6 tháng đầu năm 2013, chi phí tài chính của 6 thắng đầu năm 2014 giảm nhẹ và không phát sinh chi phí khác

Đối với lợi nhuận trước Thuế:

Lợi nhuận trước thuế của công ty tăng 12.694.109 đồng, chiếm 15,03% so với năm

2013 Trong kỳ này công ty chưa tiến hành nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN

3.6.2 Khó khăn

- Đội ngũ nhân viên còn trẻ, mới vào nghề, ít kinh nghiệm trong việc kinh doanh

- Nền kinh tế hiện nay có nhiều biến động nên việc kinh doanh ngày càng khó khăn hơn, có nhiều công ty mới hình thành nên việc cạnh tranh ngày càng quyết liệt

- Kinh doanh các mặt hàng hiện đại nên công ty cần chú trọng nhiều hơn trong quá trình phát triển các kỹ thuật - khoa học - công nghệ cao

3.6.3 Định hướng phát triển

Trong tương la ̣i, công ty chủ trương tiếp tục xây dựng và phát triển công

ty, giữ vững công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Việt Nhật là một đơn vị mạnh trong lĩnh vực phân phối đồ dùng công nghiệp, lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo cho

sự phát triển ổn định và bền vững của công ty Duy trì và phát triển ngành nghề mới công nghiệp hiện đại của mình Tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô kinh doanh,

mở rộng thị trường tiêu thụ, đảm bảo cho công ty có tiềm lực kinh tế mạnh, đủ sức để cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước và trong khu vực Không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, góp phần vào sự phát triển của công ty

Chương 4 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NHẬT 4.1 KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

4.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán

Hoạt động mua hàng – trả tiền và bán hàng – thu tiền là hai chu trình

quan trọng với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương

mại và sản xuất Mua hàng là khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó

cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác Bán hàng

là khâu tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Do vậy, sự hữu hiệu và

hiệu quả của hai chu trình này ảnh hưởng lớn đến hoạt động của đơn vị và là

mối quan tâm của nhiều nhà quản lý

Tại công ty cổ phần Việt Nhật thủ tục phân chia trách nhiệm được thực

hiện khá chặt chẽ: các bộ phận bán hàng, bộ phận xét duyệt bán chịu, bộ phận

giao hàng, bộ phận lập hóa đơn, bộ phận kho đều được phân chia, tách biệt rõ

ràng

Kiểm soát chung: Thiết lập mật khẩu trên phầm mềm kế toán để đối

thượng bên ngoài không thể truy cập trái phép vào hệ thống Nhân viên thực

hiện nhập liệu nghiệp vụ sớm nhất có thể

Kiểm soát ứng dụng: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và

kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ trước khi nhập liệu và lưu trữ Quá trình

nhập liệu được đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin

Kiểm soát chứng từ, sổ sách: Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng

cho tất cả các chứng từ Phiếu nhập kho được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa

đơn mua hàng và phiếu giao hàng Hóa đơn bán hàng được lập căn cứ trên đơn

đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng Ghi nhận kịp thời các

khoản nợ phải trả, khoản phải thu và các khoản chi trả, khoản thu vào

4.1.2 Các hoạt động kiểm soát

Trong công ty công tác kiểm soát nội bộ trong phòng kế toán được thực

hiện dựa trên mô hình và đặc tính như sau:

- Kiểm soát con người: có sự phân chia chức năng và quyền hạn giữa kế

toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán và kế toán kho Ngoài ra, còn

có sự phân chia trách nhiệm giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ (bán hàng, mua

hàng, xét duyệt bán chịu) và chức năng kế toán, kế toán không kiêm nhiệm thủ

kho Các hoạt động kiểm soát trên nhằm mục đích giảm thiểu các rủi ro hàng hóa bị biển thủ, xuất kho giao hàng khi chưa được xét duyệt, tham ô, gian lận, lapping…

- Kiểm soát thiết bị: Mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy

vi tính để bàn có nối mạng nội bộ và mạng Internet Các máy vi tính cá nhân đều được cài đặt chương trình diệt virus tự động nhằm kiểm tra các USB trước khi sử dụng Hoạt động kiểm soát nhằm mục đích giúp công việc của mỗi nhân viên được thực hiện thuận tiện, hiệu quả và kiểm soát các mối đe dọa ảnh hưởng đến sự bảo mật thông tin và phá hủy thông tin

- Kiểm soát truy cập hệ thống: chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu truy cập sử dụng phần mềm Mục tiêu của hoạt động kiểm soát: Nhằm bảo mật thông tin, tránh sự phá hủy, chỉnh sửa thông tin kế toán mà không có

sự cho phép của người có thẩm quyền từ những thành phần bên ngoài phòng kế toán

- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: Công ty lưu trữ tất cả các dữ liệu kế toán trên

ổ cứng của máy vi tính Chứng từ của công ty được bảo quản an toàn, theo thứ

tự tại phòng kế toán công ty trong thời hạn quy định của Bộ Tài chính Mục tiêu của hoạt động kiểm soát: nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán khi máy tính gặp sự cố

4.1.3 Đánh giá chung về hệ thống thông tin kế toán

- Đội ngũ nhân viên có chuyên môn, nhiệt tình và đạo đức nghề nghiệp

- Việc ghi chép được kịp thời, mọi nghiệp vụ diễn ra đều có chứng từ kèm theo

- Ban giám đốc thường xuyên kiểm tra số liệu phân tích kế toán để phát hiện những biến động, cũng như kiểm soát hàng hóa tại công ty

4.2 ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU

4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu bao gồm các nghiê ̣p vu ̣ kế toán ghi nhâ ̣n những sư kiê ̣n phát sinh liên quan đến quá trình xử lý các hoa ̣t đô ̣ng bán hàng, theo dõi nợ phải thu và thu tiền khách hàng

Ta ̣i Công ty cổ phần Viê ̣t Nhâ ̣t có các sự kiê ̣n kinh tế chính phát sinh trong chu trình doanh thu là: (1) nhâ ̣n đơn đă ̣t hàng từ khách hàng, (2) giao hàng hoă ̣c cung cấp di ̣ch vu ̣ cho khách hàng, (3) lâ ̣p hóa đơn bán hàng, (4) ghi nhận

nợ phải thu và (5) yêu cầu thanh toán và nhâ ̣n tiền thanh toán của khách hàng