Tại công ty cổ phần Việt Nhật, công tác kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012.
MISA SME.NET 2012 là phần mềm kế toán cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Kho, TSCĐ, CCDC, Giá thành, Hợp đồng, Ngân sách, Cổ đông, Tổng hợp. Phần mềm tự động lập các báo cáo thuế có mã vạch và quản lý chặt chẽ hóa đơn tự in, đặt in, điện tử theo đúng quy định của Tổng cục Thuế. Kết nối với dịch vụ kê khai thuế qua mạng MTAX.VN để nộp báo cáo trực tiếp đến cơ quan Thuế. Đặc biệt, MISA SME.NET 2012 cập nhật Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định sửa đổi các biểu mẫu thuế GTGT, TNDN, TTĐB, Thuế tài nguyên...
Hình 4.5: Giao diện phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 Phân hệ bán hàng trên MISA SME.NET 2012 đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ bán hàng như: Bán hàng thu tiền ngay, bán hàng chưa thu tiền, thu nợ của khách hàng. Tự động tính lãi nợ cho những khoản nợ quá hạn, in thông báo công nợ
44 đến từng khách hàng.Tuân thủ Thông tư 64/2013/TT-BTC Quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Đơn vị có thể in hóa đơn (tự in hoặc đặt in) trực tiếp từ phần mềm. Ngoài ra, còn có nhiều báo cáo phân tích: Tình hình bán hàng theo mặt hàng, bán hàng theo khách hàng, công nợ phải thu, bảng kê bán hàng,....
* Quá trình xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu trên phần mềm kế toán.
Nghiệp vụ bán hàng:
Ngày 16/02/2014, nhận được đơn đặt hàng của công ty cổ phần hóa mỹ phẩm Xuân Thịnh.
1. Dàn lạnh máy ĐHKK Aikibi TT 12C SW, số lượng : 1 cái, đơn giá: 3.200.000đ. 2. Dàn nóng máy ĐHKK Aikibi TT 12C SW, số lượng: 1 cái, đơn giá: 4.890.909đ. Ngày 17/02/2014 xuất hàng bán cho khách hàng. Khách hàng thanh toán chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng Vietcombank.
* Các bước xử lý nghiệp vụ bán hàng: Ngày 16/04/2014, nhận được đơn đặt hàng.
Bước 1: Trên giao diện phân hệ bán hàng, chọn biểu tượng “Đơn đặt hàng”. G
Hình 4.6: Giao diện phân hệ bán hàng Bước 2: Nhập các dữ liệu có liên quan trong đơn đặt hàng như:
- Đối tượng “CT_XUANTHINH”.
45 - Ở trang Thuế, nhập thuế suất “10%”.
- Tất cả các dữ liệu liên quan còn lại sẽ được phần mềm tự động cập nhật.
Hình 4.7: Nhập liệu đơn đặt hàng Bước 3: Chọn “Cất”.
Ngày 17/04/2014, xuất hàng bán.
Bước 4: Trên giao diện phân hệ bán hàng, chọn biểu tượng “Bán hàng thu tiền ngay”.
Hình 4.8: Nhập liệu bán hàng Bước 5: Nhập đầy đủ các dữ liệu:
46 - Chọn đơn đặt hàng “DDH00225”.
- Ở trang Thuế, nhập thuế suất “10%”.
- Tất cả các dữ liệu liên quan còn lại sẽ được phần mềm tự động cập nhật. Bước 6: Chọn “Cất”, sau đó chọn “In” để in Hóa đơn bán hàng cho khách hàng.
4.2.4 Các hoạt động kiểm soát
Chu trình doanh thu là chu trình quan trọng trong các chu trình kế toán ở tất cả các loại hình công ty. Vì vậy chu trình này luôn được nhà quản lý chú trọng vào hoạt động kiểm soát nhằm mục đích cuối cùng là đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của công ty.
Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu tại công ty cổ phần Việt Nhật bao gồm 2 nội dung: kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động kinh tế liên quan và kiểm soát ứng dụng trong hoạt động xử lý thông tin.
4.2.4.1 Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế
Sau đây là bảng 4.2 trình bày những rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ và các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu được áp dụng tại công ty.
47 Bảng 4.2 Rủi ro có thể xảy ra và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Nhận và xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng Chấp nhận đơn hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán.
- Không thu hồi được nợ.
- Lỗ do nợ khó đòi.
- Đặt định mức giới hạn nợ cho mỗi khách hàng.
- Cập nhật chính xác số dư khách hàng. -Tách biệt chức năng xét duyệt và bán hàng
- Theo dõi chi tiết nợ phải thu khách hàng. Chấp nhận bán mặt hàng công ty không có khả năng cung cấp. - Hợp đồng không thực hiện được dẫn đến phải bồi thường hợp đồng.
- Lập danh mục hàng hóa rõ ràng, cụ thể. - Theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa.
Xuất kho, giao hàng
Ghi nhận sai
thông tin khách hàng, sai thông tin về hàng hóa.
- Giao sai hàng hóa, nhầm khách hàng, sai địa chỉ…
- Tăng chi phí phát sinh.
Đối với khách hàng cũ, kiểm soát nhập liệu chọn khách hàng, hàng hóa từ danh sách sẵn có.
Đối với khách hàng mới, kiểm soát nhập liệu cần chính xác, tránh nhầm lẫn. Xuất kho, giao
hàng khi chưa được xét duyệt - Mất hàng. - Giao hàng không đúng chất lượng, quy cách.
Tách biệt các chức năng xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng.
Lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu và theo dõi nợ
Lập hóa đơn
không chính xác về tên khách hàng, số lượng, giá trị…
- Ghi sai khoản mục nợ phải thu, doanh thu trong kỳ… ảnh hưởng đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
- Khách hàng không chấp nhận thanh toán
- Chọn mã hàng, tên khách hàng… từ danh sách khách hàng sẵn có.
- Kiểm tra, đối chiếu chắc chắn số tiền của một hóa đơn với các chứng từ có liên quan
Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao khách hàng.
Không ghi nhận
doanh thu, nợ phải thu.
- Tách biệt bộ phận giao hàng và lập hóa đơn.
- Đánh số chứng từ giao hàng. - Đối chiếu định kỳ hóa đơn.
48
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, khách hàng..)
- Nhầm lẫn trong thu hồi nợ.
- Mất tiền bán hàng
- Đối chiếu nợ phải thu định kỳ với khách hàng.
Thu tiền
Tham ô tiền, gian lận lapping.
- Mất tài sản.
- Đánh giá sai nợ phải thu
- Tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và kế toán phải thu.
- Thanh toán qua ngân hàng (hạn chế thanh toán bằng tiền mặt).
- Kiểm kê quỹ thường xuyên. - Nộp tiền vào ngân hàng cuối mỗi ngày.
4.2.4.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng
Hoạt động kiểm soát ứng dụng là phần khá quan trọng trong chu trình kế toán nói chung và chu trình doanh thu nói riêng. Thông thường trong ứng dụng các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình ghi nhận dữ liệu, quá trình xử lý và rủi ro trong báo cáo. Hoạt động kiểm soát ứng dụng được tập trung vào kiểm soát đầu vào bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu. Sau đây là các thủ tục kiểm soát ứng dụng được áp dụng tại Công ty:
a) Kiểm soát nguồn dữ liệu
Các thủ tục kiểm soát được áp dụng tại công ty như sau: - Các chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng.
- Chứng từ luân chuyển trong hệ thống phải được các bộ phận có trách nhiệm phê duyệt mới có hiệu lực và mới được thực hiện.
- Sau khi sử dụng, các chứng từ được đánh dấu đã sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống.
b) Kiểm soát quá trình nhập liệu Các thủ tục bao gồm:
- Trước khi ghi nhận nghiệp vụ, các chứng từ được kiểm tra, đối chiếu các chứng từ với nhau cẩn thận.
- Kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
49