Hoạt động mua hàng – trả tiền và bán hàng – thu tiền là hai chu trình quan trọng với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Mua hàng là khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác. Bán hàng là khâu tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do vậy, sự hữu hiệu và hiệu quả của hai chu trình này ảnh hưởng lớn đến hoạt động của đơn vị và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý.
Tại công ty cổ phần Việt Nhật thủ tục phân chia trách nhiệm được thực hiện khá chặt chẽ: các bộ phận bán hàng, bộ phận xét duyệt bán chịu, bộ phận giao hàng, bộ phận lập hóa đơn, bộ phận kho đều được phân chia, tách biệt rõ ràng.
Kiểm soát chung: Thiết lập mật khẩu trên phầm mềm kế toán để đối thượng bên ngoài không thể truy cập trái phép vào hệ thống. Nhân viên thực hiện nhập liệu nghiệp vụ sớm nhất có thể.
Kiểm soát ứng dụng: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ trước khi nhập liệu và lưu trữ. Quá trình nhập liệu được đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin
Kiểm soát chứng từ, sổ sách: Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ. Phiếu nhập kho được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và phiếu giao hàng. Hóa đơn bán hàng được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả, khoản phải thu và các khoản chi trả, khoản thu vào.