Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Để có những cơ chế, chính sách, những quyết định phù hợp với quy luật thịtrường, hệ thống kiểm soát nội bộ đã trở thành một công cụ đắc lực không chỉvới hoạt động tài chính của Nhà nước

A MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, với chính sách đổi mới đúng đắn của Đảng vàNhà nước, nền kinh tế nước ta đã chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sangnền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủnghĩa và đặc biệt là nước ta đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại thếgiới (WTO) với mong muốn học hỏi, hợp tác với tất cả các quốc gia trên thếgiới Để có những cơ chế, chính sách, những quyết định phù hợp với quy luật thịtrường, hệ thống kiểm soát nội bộ đã trở thành một công cụ đắc lực không chỉvới hoạt động tài chính của Nhà nước mà còn vô cùng quan trọng và cần thiếtđối với hoạt động tài chính của Doanh nghiệp

Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hiện nay, nền kinh tế nói chung vàhoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng đã có nhiều thay đổi phong phú Cáchoạt động kinh tế diễn ra một cách sôi động trên phạm vi rộng lớn và thu hútmọi thành phần kinh tế tham gia Để đứng vững trên thị trường, phù hợp với sựphát triển của nền kinh tế, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh đều cố gắng tìm mọicách để làm cho doanh nghiệp mình tăng trưởng và phát triển Vì vậy, bên cạnhviệc thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm, công tác tiết kiệm chi phí sảnxuất, hạ giá thành sản phẩm Các nhà quản lý còn phải quan tâm đến vấn đềkiểm soát trong doanh nghiệp bởi vì trong mọi hoạt động của doanh nghiệp,kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng và được thực hiện chủ yếu bởi hệthống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Chỉ có kiểm soát nội bộ doanh nghiệpthì doanh nghiệp mới có thể đứng vững được trong nền kinh tế thị trường khốcliệt như hiện nay

Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất lớn, có bềdày lịch sử phát triển hơn 30 năm Trong suốt quá trình hình thành và pháttriển công ty đã không ngừng đầu tư chiều sâu, đa dạng hóa sản phẩm, tiếtkiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhằm mục tiêu tối đa hóa doanh thu,đảm bảo việc làm cho người lao động và góp phần vào sự phát triển chungcủa nền kinh tế Để hòa nhập với điều kiện chung của nền kinh tế hiện nay,

Tổng công ty không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũngnhư tổ chức công tác kế toán nhằm đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả hoạtđộng để ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường Để thực hiệnđược mục tiêu đó yêu cầu công ty phải có một hệ thống kiểm soát nội bộchặt chẽ

Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại Tổng công ty Giấy ViệtNam về hệ thống kiểm soát nội bộ, nhóm em đã nhận thấy những yếu tố tíchcực và những mặt còn hạn chế trong công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ Vì

vậy nhóm em chọn đề tài “ Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam” làm bài báo cáo chuyên đề Kiểm toán tài chính.

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục tiêu chung

Vận dụng lý luận vào nghiên cứu Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng

công ty Giấy Việt Nam Từ đó đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp

nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty GiấyViệt Nam

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tạiTổng công ty Giấy Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về nội dung: Hệ thống kiểm soát nội bộ

- Phạm vi về không gian: Tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Địa chỉ: Khu 9,Thị trấn Phong Châu – Phù Ninh – Phú Thọ

- Phạm vi về thời gian: Số liệu nghiên cứu của đề tài trong thời gian từnăm 2010 – 2012, tập trung vào quý IV năm 2012

4 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài thu hoạch chuyên đề gồm 3 phầnchính:

- Phần 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

- Phần 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty GiấyViệt Nam

- Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tạiTổng công ty Giấy Việt Nam

B NỘI DUNG Phần 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là các quy định và các thủ tụckiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng, nhằm đảm bảo chođơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa vàphát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC trung thực hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý

và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các tổ chức, đơn vị.Trên cơ sở đó có thể đánh giá rủi ro xảy ra để tìm biện pháp ngăn chặn hiệu quả

1.1.2 Các mục tiêu của HTKSNB

1.1.2.1 Mục tiêu chung

Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các tổ chức, đơn vị.Trên cơ sở đó HTKSNB có 4 mục tiêu cơ bản sau:

(1) Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

HTKSNB sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (TSCĐ, sổ sách kế toán, các tàiliệu quan trọng…) khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lam dụng vào những mụcđích khác nhau

(2) Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kế toán tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứquan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Vì vậy các thôngtin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy

về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung kinh tếchủ yếu của mọi hoạt động

(3) Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

HTKSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định

và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp phải đượctuân thủ đúng mức Cụ thể HTKSNB cần:

- Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt động của DN

- Ngăn chặn, phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập BCTC trung thực, khách quan

(4) Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết cac tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và

sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực

Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB

- Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong quy chế KSNB

- Sự vận hành của quy chế trên hoạt động của đơn vị

- Tính liên tục của sự vận hành của quy chế đó trên thực tế

Bốn mục tiêu trên của HTKSNB tuy nằm trong một thể thống nhất nhưngđôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động vớimục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Cụthể như nếu chúng ta muốn tăng cường việc bảo vệ tài sản thì sẽ làm tăng thêmchi phí như vậy sẽ không đảm bảo được mục tiêu nâng cao tính hiệu quả củahoạt động Vậy nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một HTKSNB hữuhiệu và kết hợp hài hòa 4 mục tiêu nói trên

1.1.2.2 Mục tiêu chi tiết

Có 7 mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngăn ngừasai sót trong sổ sách HTKSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là:

- Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực).HTKSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tạihoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán.

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn),tránh làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọnvẹn) Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụkinh tế ra ngoài sổ sách

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá) Một

cơ cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảmbảo các khoản mục trong báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng thời kì (tính thời kì):nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải được ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyêntắc phù hợp

- Các nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn

1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

HTKSNB thông thường được cấu tạo bởi 3 bộ phận:

- Môi trường kiểm soát

- Hệ thống kế toán

- Các nguyên tắc và các thủ tục kiểm soát

Các yếu tố này được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng có tính bao trùmđến việc thiết kế và vận hành của các quá trình KSNB gồm cả hệ thống kế toán

và các nguyên tắc và quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể Một môi trường kiểmsoát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểm soát và cả HTKSNB là tốt.Song một môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệulực và hiệu quả của HTKSNB

Những yếu tố của môi trường kiểm soát thông thường bao gồm:

1.2.1.1 Đặc thù về quản lý

Chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhàquản lý cấp cao ở đơn vị Có thể không trực tiếp chỉ đạo cho các quá trìnhKSNB, nhưng một triết lý và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mụctiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì vô hình chung nó sẽ làm mờ nhạt

đi tính đầy đủ trong việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm đi tínhhiệu lực trong việc duy trì các quá trình KSNB ấy

Việc sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới cũng là một yếu

tố tiêu biểu của đặc thù quản lý Nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hànhluôn muốn tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên thì vấn đề cấn chú ý ởđây là phẩm chất, năng lực của người nắm quyền Ngược lại, với những nhàquản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơcấu tổ chức của đơn vị thì vấn đề cần quan tâm là kiểm tra giám sát việc sử dụngquyền lực

Đặc thù về quản lý còn đề cập đến vấn đề phân bổ quyền lực trong doanhnghiệp Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một người hay một nhóm nhỏ người thìtrường hợp này rất dễ gian lận và khó kiểm soát Nếu quyền lực được phân chianhưng không phù hợp có thể sẽ dẫn đến tình trạng trùng lặp về quyền hạn vàviệc kiểm soát không có hiệu quả

tổ chức gồm:

+ Rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soáttrên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ xót bất cứ bộ phận nào không chịu

sự kiểm soát, nhưng cũng không được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồngchéo

+ Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: phê chuẩn, thực hiệnnghiệp vụ kinh tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng

1.2.1.3 Chính sách nhân sự

Bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn

vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, và kỉ luậtđối với nhân viên

Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, là yếu tố quantrọng nhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát Nếu đội ngũnhân viên, lực lượng lao động trong đơn vị có năng lực và đáng tin cậy, thì nhiềuquá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo các hoạtđộng trong đơn vị diễn ra là tốt và BCTC có cơ sở để tin cậy Nhưng nếu conngười kém năng lực và không trung thực thì dù có tồn tại nhiều quá trình kiểmsoát thì cũng không thể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát ấy là có hiệu quả

Một khía cạnh khác của chính sách nhân sự là khuyết điểm bẩm sinh củacon người, tính chán nản Ngay cả khi con người có năng lực và trung thựcnhưng khi các vấn đề về cá nhân không được thỏa mãn thì họ có thể sinh ra tínhchán nản và có thể làm rối loạn trong việc thực thi công việc của họ cũng nhưviệc thực hiện các mục tiêu của tổ chức

Vì thế chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sựđúng đắn phải đảm bảo:

+ Sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi người phát huyđúng sở trường của mình

+ Phải có các chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt,khen thưởng, kỉ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận Động viên khích lệ kịpthời là bí quyết thành công của chính sách nhân sự.

1.2.1.4 Công tác kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ đặc biệt là kế hoạchtài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạtđộng và sự luân chuyển tiền trong tương lai

Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lý, nó chobiết phương hướng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được

sự lãng phí, dư thừa trong quản lý Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch đượctiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữuhiệu Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kếhoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch

1.2.1.5 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là

đo lường và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm.Đây là một nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB

Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấpmột sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong

đó có hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hànhtốt của hệ thống KSNB Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả sẽ giúpcho đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nóichung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội

bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được xây dựng và đảm bảo sự độc lập

so với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theochức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho các cấp có quyền hạn cao nhấttrong đơn vị

1.2.1.6 Các nhân tố bên ngoài

Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịuảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ như luật pháp, sự kiểm soát của các

cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ Những yếu tố này tuy khôngthuộc tầm kiểm soát của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lýtrong sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB

1.2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hìnhthành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phương pháp kế toán: phươngpháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phương pháp tổng hợp - cân đối

Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổnghợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trìnhquản lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị Do đó, hệ thống kế toán làmột bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thuthập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kê toán

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chitiết:

- Tính có thật: nghĩa là chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực, khôngghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị

- Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảiđảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ

- Tính đầy đủ:Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách vềmọi nghiệp vụ phát sinh

- Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc

áp dụng chính sách kế toán

- Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng đắn theo sơ đồ tàikhoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loại sổ sách kế toán có liên quan.

- Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm: hệthống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệthống báo cáo kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vaitrò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của DN

- Hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán thực hiện chức năng

chuyển giao thông tin trong toàn bộ tổ chức của đơn vị khách hàng và giữa các

tổ chức, các đơn vị với nhau Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp

lý là tất cả các tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các ngiệp

vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng đắn và chính xác Những nguyên tắc thích hợpnhất đối với các chứng từ đó là:

+ Chứng từ phải được đánh số liên tiếp

+ Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngaysau đó càng sớm càng tốt

+ Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng, dễ hiểu

+ Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức

độ kiểm soát nội bộ

- Hệ thống sổ kế toán: Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với

mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định.Đơn vị phải cân nhắc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ

kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán của mình

Một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải cóđầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ Điều này đòi hỏi cần phải có quá trình kiểm soátnội bộ đối với người giữ sổ kế toán là phải kiểm tra các chứng từ trước khichúng được ghi sổ…

- Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản là cầu nối liên quan chặt

chẽ giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tàikhoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dũng đãđược phân loại

Đối với kế toán tài chính và BCTC, hệ thống tài khoản giúp phân loại vàkiểm soát thông tin từ khi chúng phát sinh đến khi chúng được tập hợp và đi tớiđúng nội dung của các chỉ tiêu, các khoản mục trên BCTC Một hệ thống tàikhoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát “Sựphân loại” của HTKSNB, giúp cho số liệu trên BCTC phản ánh đúng quy mô vàbản chất của chúng

- Hệ thống báo cáo kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình

ghi nhận, phân loại, ghi chép,… cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉtiêu tái chính và được trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo nhữngnguyên tắc và phương pháp nhất định Hệ thống báo cáo kế toán nói chung baogồm các báo cáo tài chính (chủ yếu cung cấp thông tin cho bên ngoài đơn vị) vàcác báo cáo kế toán quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quảntrị nội bộ đơn vị)

1.2.3 Các nguyên tắc và các thủ tục kiểm soát

1.2.3.1 Các nguyên tắc kiểm soát

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

a) Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia chonhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mụcđích là để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầuđến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót

Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng còn có sự tác chuyên môn hoá vàgiúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.

Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trunghoặc quá phân tán Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đếnnhững quyết định trong quản lý không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặckhông chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin

b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa

cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thờicũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộphận độc lập)

Ba sự cách li quan trọng nhất cần lưu ý:

+ Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế

để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện

+ Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một người thực hiện cả haichức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điềuchỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ người bảo quản tiền mặt và ghi sổtiền mặt, người ghi sổ vật tư và người bảo quản vật tư

+ Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có nhưvậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mớinghiêm túc

c) Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề

mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanhđạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lý có thể tổng quan kiểm soát đượcmọi hoạt động Nhưng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phêchuẩn đúng đắn bởi nhà quản lý hoặc người được uỷ quyền Bởi nếu bất cứ aitrong tổ chức đều có thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ

xảy ra dẫn đến lãng phí hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của cácnhà quản lý, mà họ có thể quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khácnhau.

1.2.3.2 Các loại thủ tục kiểm soát:

Có rất nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện ở các đơn

vị Chúng thường được chia làm 2 loại: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổngquát

a) Kiểm soát trực tiếp

Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sởđánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính Kiểm soát trực tiếp bao gồm

ba loại hình cơ bản:

- Kiểm soát quản lý: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân

viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành Kiểm soát quản lý là biệnpháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận

- Kiểm soát xử lý: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao

dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được công nhận, cho phép,phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo

- Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm

bảo đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thường bao gồm:+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về tài sản.+ Hệ thống an toàn và vật chắn

+ Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba

b) Kiểm soát tổng quát

Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khácnhau Trong môi trường máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về chức năngkiểm soát của phòng điện toán

1.3 Hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB

Các quá trình kiểm soát chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảotuyệt đối cho các mục tiêu kiểm soát của đơn vị, trong đó có cả mục tiêu lậpBCTC trung thực hợp lý, bởi vì dù có được quan tâm thiết kế lý tưởng bao nhiêuchăng nữa nhưng bản thân nó vẫn chứa đựng những hạn chế cố hữu trong đó.Những hạn chế cố hứu của HTKSNB là:

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho HTKSNB không được vượt quánhững lợi ích mà hệ thống đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các nghiệp vụthường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện nhiệm vụ kiểmsoát, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc kiểm soát

- Khả năng HTKSNB không phát hiện được sự thông đồng của thành viêntrong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoàiđơn vị

- Khả năng người thực hiện kiểm soát lại lạm dụng đặc quyền của mình

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bịlạc hậu hoặc bị vi phạm

Phần 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM 2.1 Tổng quan về Tổng công ty Giấy Việt Nam

- Tên công ty: Tổng công ty Giấy Việt Nam

- Tên viết tắt: VINAPACO

- Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM PAPER CORPORATION

- Mã số thuế: 0600357502

- Vốn điều lệ: 1.521.000.000 đồng

- Trụ sở hoạt động văn phòng Tổng công ty tại Hà Nội:

Địa chỉ: 25A- Lý Thường Kiệt- Hoàn Kiếm- Hà NộiĐiện thoại: ( 043)8 247 773, Fax: ( 043)8 260 381Email: vp@vinapaco.com.vn

- Trụ sở hoạt động văn phòng Tổng công ty tại Phú Thọ

Địa chỉ: Thị trấn Phong Châu – Phù Ninh – Phú ThọĐiện thoại: ( 0210) 3 829 755, Fax: ( 0210) 3 829 177Email: bapaco@hn.vnn.vn

- Giám đốc: Vũ Thanh Bình

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty

Tổng công ty Giấy Việt Nam (địa điểm tại tỉnh Phú Thọ) tiền thân là công

ty Giấy Bãi Bằng thành lập và đi vào hoạt động từ 26/11/1982 Đây là kết quảcủa sự lao động sáng tạo không mệt mỏi của tập thể lãnh đạo, chuyên gia kỹthuật, các kỹ sư và tập thể công nhân Việt Nam và Thụy Điển trong suốt 8 năm(từ năm 1974 đến năm 1982), bằng vốn viện trợ không hoàn lại gần 2,7 tỷKuron (tương đương với 448 triệu USD) của Chính phủ Vương quốc ThụyĐiển Địa điểm kinh doanh chính của Tổng công ty đặt tại Thị trấn Phong Châu,huyện Phù Ninh, tỉnh Phú Thọ với tổng diện tích khoảng 100 ha Sản phẩm

chính của Tổng công ty là bột giấy và các loại giấy phục vụ sản xuất kinh doanh

và đời sống sinh hoạt

Từ khi thành lập đến nay, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã trải qua 4 giaiđoạn phát triển

* Giai đoạn 1 (1974 – 1982)

Đây là giai đoạn xây dựng và chuẩn bị sản xuất Ngày 5/10/1974, nhàmáy giấy Bãi Bằng được khởi công xây dựng Đến ngày 26/11/1982, kết thúc 8năm xây dựng, lế khánh thành nhà máy được tổ chức trọng thể Nhà máy đượclấy tên gọi chính thức là Nhà máy bột và giấy Vĩnh Phú Sự kiện này đã chứngminh thành quả của sự hợp tác tốt đẹp, tình hữu nghị Việt Nam – Thụy Điển

* Giai đoạn 2 ( 1983 – 1990)

Nhà máy bắt đầu đi vào hoạt động đòi hỏi tập thể cán bộ công nhân viênphải sát cánh cùng các chuyên gia Thụy Điển cùng vươn lên để tiếp quản côngtrình, vừa sản xuất, vừa học tập, chuyển giao kiến thức tiến tới làm chủ vận hànhnhà máy Mặc dù có thuận lợi là được sự giúp đỡ toàn diện của các chuyên giaThụy Điển nhưng sản lượng giấy trong những năm 1990 trở về trước cao nhấtcũng chỉ đạt 55% công suất thiết kế Ngày 25/4/1986, Nhà máy bột và giấy VĩnhPhú đổi tên thành Xí nghiệp liên hợp giấy Vĩnh Phú

* Giai đoạn 3 (1990 – 2005):

Giai đoạn Công ty giấy Bãi Bằng đổi mới toàn diện Tháng 7/1990 cácchuyên gia Thụy Điển về nước, bàn giao lại toàn bộ việc quản lý, điều hành,khai thác nhà máy cho cán bộ công nhân viên Việt Nam Bằng sự năng độngsáng tạo, kết hợp đẩy mạnh phong trào thi đua lao động sản xuất và chế độ khenthưởng xứng đáng, các cán bộ công nhân viên của nhà máy đã khắc phục đượckhó khăn và dần làm chủ máy móc thiết bị Năm 1992 được nhà nước tặngthưởng huân chương lao động hạng nhì Năm 1993, Xí nghiệp liên hợp giấyVính Phú đổ tên thành Công ty giấy Bãi Bằng Năm 1995, lần đầu tiên đạt sảnlượng 50.622 tấn giấy/năm, đạt 92% công suất thiết kế Năm 1996, sản lượng

giấy đạt 57.027 tấn giấy/năm, so với công suất thiết kế là 55.000 tấn/năm Năm

2000, sản lượng giấy đạt 65.648 tấn, cũng là năm sản phẩm giấy Bãi Bằng được

Tổ chức cấp chứng chỉ chất lượng quốc tế “TUVNURD” và Tổ chức cấp chứngchỉ chất lượng “QUACERT” cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 Năm 2004 Công tyGiấy Bãi Bằng đã thực hiện nâng cấp và mở rộng sản xuất lên 100.000 tấn giấy/năm và 61.000 tấn bột giấy/ năm với chất lượng cạnh tranh quốc tế

* Giai đoạn 4 ( 2006 đến nay):

Đây là giai đoạn phát triển vượt bậc với những thành tựu to lớn và năm

2006 cũng là thời điểm lịch sử đối với Công ty Giấy Bãi Bằng Theo Quyết định

số 29/QĐ/TTg ngày 01 tháng 02 năm 2005 và Quyết định số 09/QĐ-BCN ngày

04 tháng 03 năm 2005 của Bộ Công nghiệp (nay là Bộ Công thương): Chuyểnđổi hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt Nam theo mô hình công ty mẹ - công

ty con Công ty mẹ - Tổng công ty giấy Việt Nam được hình thành trên cơ sở tổchức lại Văn phòng Tổng công ty và công ty giấy Bãi Bằng và các đơn vị hạchtoán phụ thuộc gồm các lâm trường nay là các Công ty Lâm Nghiệp, Công tyGiấy Tissue Sông Đuống, Công ty chế biến và xuất khẩu Dăm Mảnh, Ban quản

lý dự án Giấy Bãi Bằng giai đoạn II và các chi nhánh Năm 2007, thương hiệugiấy Bãi Bằng lọt vào Top 100 thương hiệu nổi tiếng nhất Việt Nam Ngày nayvới mô hình này, kinh doanh đa ngành của Tổng công ty Giấy Việt Nam, giấyBãi Bằng trở thành hạt nhân quan trọng, là một trong những nhân tố tọa nênnăng lực cạnh tranh của giấy Việt Nam trên thị trường quốc tế, đã, đang và sẽ cónhiều đóng góp cùng ngành giấy Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiệnđại hóa, cùng cả nước hội nhập và phát triển

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty Giấy Việt Nam

a) Chức năng

- Sản phẩm sản xuất chủ yếu của Tổng công ty là bột giấy và các loại giấynhư: giấy in, giấy viết, giấy vệ sinh, giấy bao gói có chất lượng cao: bao gồmcác loại giấy cuộn, giấy ram từ khổ A0 – A4 , giấy photocopy, giấy tập, vở họcsinh, giấy vi tính, giấy telex…

- Sản xuất kinh doanh chế biến các loại nông lâm sản gỗ và các loại sảnphẩm chế biến từ gỗ…

- Sản xuất kinh doanh ngành in, các sản phẩm văn hóa phẩm…

Theo đó công ty có các quyền hạn sau:

- Có quyền tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp

- Kinh doanh những ngành nghề phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh

- Được mở rộng quy mô kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầucủa thị trường

- Có quyền tuyển chọn, thuê mướn sử dụng lao động và cho thôi việc theoquy định của của bộ luật lao động và pháp luật liên quan khác

- Có quyền thế chấp, cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý của công ty

- Được hưởng chế độ ưu đãi đầu tư theo quy định của pháp luật

- Công ty có quyền từ chối và tố cáo mọi yêu cầu cung cấp nguồn lực,nguồn hàng không được pháp luật quy định của bất kỳ tổ chức cá nhân nào

- Quản lý và sử dụng vốn, đầu tư đổi mới trang thiết bị, đảm bảo kinhdoanh có lãi và làm nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước

- Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả các biện pháp quản lý vật tư chặt chẽ,nâng cao chất lượng các mặt hàng sản xuất kinh doanh nhằm tăng cương sứccạnh tranh và mở rộng thị trường

- Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để theo kịp sự đổimới của yêu cầu sản xuất kinh doanh đặt ra.

2.1.3 Đặc điểm của Tổng công ty với vấn đề việc xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát

Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô lớn, được chính phủ xếphạng đặc biệt, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã có rất nhiều sự đầu tư cho việcxây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo được việc quản lý chặtchẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục kiểmsoát được đặt ra đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản,ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của cácghi chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tàichính tin cậy

2.2 Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát tại Tổng công ty

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệucủa các loại hình kiểm soát nội bộ

Thực chất của việc một tổ chức, một Tổng công ty có được kiểm soát haykhông phụ thuộc vào thái độ của ban quản trị đó Vì vậy ban quản trị Tổng công

ty luôn tin rằng sự kiểm soát là quan trọng và dẫn đến các cá nhân trong Tổngcông ty cũng sẽ phải thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ đúng các nguyêntắc kiểm soát đã đề ra, do đó hầu hết các mục tiêu kiểm soát sẽ có kết quả tốt

Dưới đây là một số nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát tại nội

bộ Tổng công ty:

2.2.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Thông điệp lãnh đạo của Tổng công ty Giấy Việt Nam là: “Xây dựngVINAPACO duy trì vị thế là một Tổng công ty mạnh trong ngành trồng rừngnguyên liệu giấy, sản xuất kinh doanh bột giấy và giấy trong khu vực ASEAN,

có các khu công nghiệp sản xuất bột giấy, giấy được trang bị kỹ thuật công nghệtiên tiến tại các khu vực nguyên liệu giấy trọng điểm trong cả nước; chú trọngbảo vệ môi trường”.

Sau 30 năm hoạt động, giấy Bãi Bằng đã từng được bình chọn là “HàngViệt Nam chất lượng cao”; được tặng giải thưởng “Quả cầu vàng”, giành giảithưởng “Sao vàng đất Việt”, “Nhãn hiệu nổi tiếng quốc gia” và thuộc tốp 100doanh nghiệp hàng đầu cả nước; được phong tặng danh hiệu “Anh hùng Laođộng thời kỳ đổi mới” Ba thập kỷ qua đã có gần 2 triệu tấn giấy Bãi Bằng đượccung cấp cho thị trường trong nước và quốc tế, góp phần to lớn vào sự nghiệpphát triển văn hóa - giáo dục, giải quyết việc làm, an sinh xã hội Tuy vẫn cònnhững mặt chưa đáp ứng nhưng Giấy Bãi Bằng là một trong những hình mẫu vềcoi trọng yếu tố nhân lực để phát triển SXKD bền vững; xây dựng hệ thốngchính trị vững mạnh làm hạt nhân thực hiện những đổi mới về quản lý, kỹ thuật;chăm lo toàn diện đời sống vật chất và tinh thần của người lao động; thực hiện

và phát huy trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp với cộng đồng; có tác động vàảnh hưởng tích cực đến KT-XH đối với tỉnh Phú Thọ và khu vực trung du, miềnnúi phía Bắc

Tổng công ty giấy Việt Nam luôn luôn cố gắng phát huy hơn nữa uy tíntrong lĩnh vực sản xuất cung cấp giấy in, giấy viết, giấy photocopy cả về mặtchất lượng và số lượng Sản phẩm của Tổng công ty Giấy luôn vươn tới mứcchất lượng cao nhất, giá cả cạnh tranh để hòa nhập vào thị trường khu vực và thếgiới

Trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh

tế quốc tế, truyền thống anh hùng của công ty luôn được những người thợ giấy

kế thừa và phát huy, tiếp tục tỏa sáng trên chặng đường mới để Tổng Công tyGiấy Việt Nam vượt qua khó khăn, thách thức, góp phần đưa ngành Giấy pháttriển bền vững, trở thành ngành kinh tế quan trọng của đất nước

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Tổng công ty hoạt động theo Quyết định số 858/QĐ-TTg ngày 06 tháng

6 năm 2011 của Thủ tướng Chính Phủ, VINAPACO có cơ cấu tổ chức quản lý,điều hành gồm:

Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

Phó TGĐ Tài chính Kinh doanh

- Phòng Kế hoạch

- Phòng XNK và Thiết bị phụ tùng

Phó TGĐ Lâm nghiêp KIỂM SOÁT NỘI BỘ

- Phòng QL TN rừng

- Cty CB&XNK dăm mành

- Cty vận tải và CB lâm sản

- Cty Khảo sát và thiết kế lâm sản

- Các Cty lâm nghiệp

- Hội đồng thành viên: Là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà

nước tại VINAPACO và thực hiện các quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu tại cáccông ty con

- Ban kiểm soát nội bộ: Do Hội đồng thành viên lập để giúp HĐ thành viên

kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác, trung thực trong quản lý, điều hành hoạtđộng kinh doanh trong việc ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hànhđiều lệ của VINAPACO

- Tổng Giám đốc: điều hành hoạt động hàng ngày của VINAPACO theo

mục tiêu, kế hoạch và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, chịu tráchnhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

- Phó Tổng giám đốc: Các Phó Tổng giám đốc giúp các TGĐ điều hành

VINAPACO theo phân công và ủy quyền của TGĐ; chịu trách nhiệm trước TổngGiám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được TGĐ phân công hoặc ủy quyền

- Kế toán trưởng: Thực hiện công tác kế toán của công ty, đề xuất các giải

pháp và điều kiện tạo nguồn vốn cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh, đầu tư phát triểnVINAPACO; giúp Tổng Giám đốc giám sát tài chính và phát huy các nguồn lực tàichính tại VINAPACO theo pháp luật về tài chính, kế toán; có các quyền hạn, nghĩa

vụ theo quy định của pháp luật

- Bộ máy giúp việc: gồm văn phòng, các ban (phòng) chuyên môn, nghiệp vụ

của VINAPACO có chức năng tham mưu, giúp việc cho hội đồng thành viên, TổngGiám đốc trong quản lý, điều hành công việc của VINAPACO

Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty có phân chia ra các chứcnăng riêng biệt và xác định được các vị trí then chốt của từng bộ phận, quyềnhạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và các phòng ban trực thuộc Đồngthời trong cơ cấu tổ chức cũng quy định rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ vàcác thông tin liên quan giữa các bộ phận với tổng giám đốc và giữa các bộ phậnvới nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, trôi chảy

Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vàochức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận Mỗi thành viên của

bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người

Tuy nhiên do quy mô hoạt động sản xuất khá lớn nên Tổng công ty khótránh khỏi tình trạng kiêm nhiệm, có những phòng ban còn chưa có sự tách biệt,độc lập trong công việc Ví dụ như công ty chưa bóc tách phòng tổ chức laođộng với phòng tiền lương

2.2.1.3 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên

Phát triển nguồn nhân lực là một trong những mục tiêu quan trọng màTổng công ty hướng tới Ban Lãnh đạo Tổng công ty luôn tích cực thay đổi cơchế quản lý, điều hành để tìm ra một phương thức hoạt động hiệu quả, cách quản

lý khoa học và có động lực để phát huy tính sáng tạo và nỗ lực của cán bộ, nhânviên Những phương thức quản lý mới đem lại hiệu quả thiết thực, thúc đẩy hoạtđộng kinh doanh phát triển và tinh thần đoàn kết gắn bó trong đội ngũ nhânviên

Đối với Tổng công ty Giấy Việt Nam, nhân lực là tài sản quý giá nhất,quyết định sự thành công của doanh nghiệp Tổng công ty luôn đảm bảo quyềnlợi xứng đáng cho người lao động, thu nhập ổn định và không ngừng được nângcao Ngoài ra, công ty còn có chính sách thưởng hàng tháng, hàng quý chonhững cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao Những cán bộ,nhân viên có hoàn cảnh kinh tế khó khăn được cho vay tiền hoặc hỗ trợ tạo việclàm cho người thân trong gia đình để có thêm thu nhập

Chính sách nhân sự của Tổng công ty được thể hiện đồng bộ từ khâu tuyểndụng, xây dựng môi trường làm việc và phát triển văn hóa công ty để thu hútnhân tài, tạo điều kiện cho cán bộ - nhân viên trong công ty có môi trường làmviệc tốt nhất, cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty

Các chính sách nhân sự của Tổng công ty được cụ thể hóa qua các hình thức:

1 Môi trường làm việc: tương đối chuyên nghiệp, ổn định, lành mạnh Điều này

đã tạo nên một môi trường lý tưởng để mỗi cá nhân có thể phát huy tài năng vàtâm huyết của mình trên con đường phát triển sự nghiệp, cơ hội thăng tiến trongcông việc, cũng như đóng góp cho sự lớn mạnh của Tổng công ty

2 Chế độ lương & đào tạo: Tổng công ty có chế độ lương tương ứng với năng

lực và hiệu suất công việc tại mỗi vị trí công tác cụ thể Ngoài ra Tổng công tyhiểu rằng để có được sự phát triển lâu dài và bền vững, nguồn nhân lực có chấtlượng là ưu tiên hàng đầu và là nhân tố quan trọng tạo nên thành công Do đó,công ty luôn chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên qua cáchình thức đào tạo

3 Chế độ khen thưởng: Tổng công ty có chính sách khen thưởng, công nhận

thành tích cá nhân sau khi đánh giá kết quả công việc trong từng giai đoạn hoặctrong từng công việc cụ thể

4 Chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội: Người lao động được đóng bảo hiểm

y tế và bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của pháp luật về lao động, bảo hiểm

y tế, bảo hiểm xã hội hiện hành

5 Chế độ phúc lợi: Tổng công ty luôn đặc biệt quan tâm đến các chế độ dành

cho cán bộ công nhân viên trong các dịp nghỉ lễ, sinh nhật, hiếu, hỷ, đi du lịchhàng năm…Những điều này sẽ giúp cho các cán bộ nhân viên trong công ty luôn

có cảm giác được quan tâm và làm việc trong một gia đình lớn

6 Cơ hội thăng tiến: Chính sách của tổng công ty là luôn khuyến khích, tạo điều

kiện hỗ trợ cán bộ nhân viên để họ có cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp Cơhội thăng tiến phụ thuộc vào kết quả, tiềm năng và khả năng đảm nhận tráchnhiệm cao hơn của nhân viên

2.2.1.4 Công tác kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,thu chi quỹ … là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Bất kỳmột công ty nào, việc lập kế hoạch cũng hết sức quan trọng, Tổng công ty Giấy

Việt Nam cũng không ngoại lệ Công ty có một phòng chuyên thực hiện côngtác này, đó là phòng kế hoạch Phòng kế hoạch có trách nhiệm tìm hiểu, nghiêncứu và xây dựng kế hoạch chung cho công ty, kế hoạch thường là kế hoạchtrong một quý, một năm hoặc có thể lâu hơn Bản kế hoạch được trưởng phòngkiểm tra và sau đó chuyển lên cấp cao hơn là phó giám đốc.

Kế hoạch thường xuyên được kiểm tra trong các cuộc họp hàng tháng vàhàng quý nhằm xem xét lại quá trình thực hiện kế hoạch để giúp cho việc tiếnhành kế hoạch luôn đi đúng hướng, kịp thời phát hiện sai sót và sửa chữa sai sóttrong quá trình hoạt động

Ngoài ra, bản thân mỗi một phòng ban cũng có kế hoạch riêng của phòngban đó Kế hoạch đó được mỗi trưởng phòng xem xét và trình lên trên ban lãnhđạo

Mỗi phòng ban giữ một nhiệm vụ và phải hoàn thành số lượng công việctrong thời gian nhất định Việc phân công công việc giữa các phòng ban đã đượcphân công rõ ràng Nếu chi phí bỏ ra nhỏ hơn chi phí quy định, thì phòng ban sẽđược hưởng phần chênh lệch Nếu chi phí bỏ ra lớn hơn chi phí quy định thìphòng ban sẽ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại

Công tác lập kế hoạch và tiến độ thực hiện kế hoạch cũng là một công cụ hữu hiệu để các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình

Lập kế hoạch là một công cụ quan trọng để quản lý công ty vì nó:

- Đảm bảo sự quản lý vĩ mô của nhà nước đối với Tổng công ty

- Gắn hoạt động của Tổng công ty với thị trường

- Đảm bảo quyền tự chủ kinh doanh của công ty

- Làm căn cứ cho hoạt động kinh doanh, hạch toán hiệu quả kinh doanh

- Làm căn cứ để Tổng công ty điều hành sản xuất - kinh doanh…