- Hệ thống báo cáo tài chính:
2.3.Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Nam
2.3.1. Ưu điểm
2.3.1.1. Môi trường kiểm soát:
Đặc điểm quản lý, tính chính trực và giá trị đạo đức:
- Nhìn chung ban giám đốc Tổng công ty có quan tâm đúng mức tới kiểm soát nội bộ, chính sự quan tâm của ban lãnh đạo đến kiểm soát nội bộ đã tác động đến các nhân viên, buộc họ không được lơ là nguyên tắc, quy định mà công ty đã đặt ra.
- Công ty xây dựng được các quy chế quy định tác phong làm việc, tạo được một nền văn hóa công ty rõ rệt. Nhân viên tạo được tác phong làm việc đúng giờ.
- Tạo được không khí làm việc thoải mái, giảm thiểu sức ép giữa nhà quản lý với nhân viên.
- Các quy định rõ ràng về khen thưởng, kỷ luật làm tiền đề để đánh giá nhân viên trong việc tu dưỡng chuẩn mực đạo đức cho bản thân.
Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm:
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức tương đối hợp lí, phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu tổ chức được phân công ra các chức năng riêng biệt.
- Mọi nhân viên trong công ty đều hiểu được quyền hạn và trách nhiệm cho vị trí của mình.
- Tổng công ty có xu hướng tuyển dụng lao động trẻ có trình độ cao, giúp đảm bảo và nâng cao chất lượng lao động của công ty.
- Tổng công ty đã xây dựng được một ban kiểm soát khá hợp lý, có quy mô, phục vụ tốt trong công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình.
Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên:
- Chính sách nhân sự phù hợp giúp Tổng công ty có một đội ngũ nhân viên tương đối ổn định và lành nghề.
- Công ty ban hành các quy chế tuyển dụng nhân sự cũng như thỏa ước lao động hằng năm về việc bổ nhiệm, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
- Năng lực của nhân viên được sử dụng hợp lý với từng nhiệm vụ được giao.
- Công tác tuyển dụng được thực hiện theo đúng quy trình.
- Việc khuyến khích và tài trợ chi phí cho đội ngũ quản lý và một số nhân viên đi học nâng cao nghiệp vụ được chú trọng.
Công tác kế hoạch và dự toán
Việc xây dựng các định mức chi phí sản xuất được Tổng công ty rất chú trọng. Các định mức được xây dựng khá chi tiết, cụ thể, điều này là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp lập các dự toán hoạt động. Nó giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của Tổng công ty vì định mức chi phí là tiêu chuẩn và cơ sở để đánh giá. Việc xây dựng định mức còn góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như: định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn hàng, phân tích khả năng sinh lời; đồng thời định mức chi phí cũng gắn trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm, tránh lãng phí.
Về cơ bản Tổng công ty đã thể hiện được quy trình lập các dự toán. Đã thể hiện được từng loại dự toán phải thực hiện như thế nào và nguồn số liệu được lấy từ đâu.
2.3.1.2. Hệ thống kế toán
Với đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán có năng lực, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và có trách nhiệm giúp cho công tác quản lý tài chính được hiệu quả hơn. Máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ cũng được trang bị đầy đủ và hiện đại. Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy, giúp cho việc hạch toán, ghi sổ cũng như lập báo cáo chính xác hơn và giảm thiểu khối lượng công việc giúp cho việc lập báo cáo được nhanh chóng và thuận tiện.
Mặt khác, hệ thống chứng từ kế toán được lập đầy đủ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ để làm căn cứ ghi sổ theo quy định tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán luôn cập nhật thường xuyên đảm bảo phản ánh chính xác các đối tượng kế toán theo quy định của Bộ tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán được cập nhật theo đúng trình tự, đảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp và chi tiết các đối tượng kế toán. Công tác lập báo cáo tài chính luôn được chú trọng đảm bảo kịp thời, đúng hạn.
2.3.1.3. Các thủ tục kiểm soát
Hầu hết các thủ tục kiểm soát (kiểm soát xử lý, kiểm soát quản lý,...) đều được Tổng công ty sử dụng, đặc biệt là các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản được thực hiện khá tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục kiểm kê tài sản được tiến hành định kỳ, thường xuyên.
Ban kiểm soát hoạt động khá thường xuyên và đã mang lại hiệu quả đáng kể cho công tác kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty,