- Bộ máy giúp việc: gồm văn phòng, các ban (phòng) chuyên môn, nghiệp vụ
2.2.2. Thực trạng về hệ thống kế toán tại Tổng công ty
2.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổng công ty Giấy Việt Nam tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức kế toán này thì công tác kế toán được tiến hành tại phòng Tài chính kế toán mà người đứng đầu là kế toán trưởng. Do vậy công tác kế toán, công tác thống kê, công tác tài chính được thống nhất trong một bộ máy chung gọi là Phòng Tài chính kế toán. Mọi nghiệp vụ
kế toán cũng như việc phản ánh ghi chép, lưu giữ chứng từ, hệ thống sổ sách, báo cáo đều được thực hiện ở Phòng Tài chính kế toán của Tổng công ty.
Căn cứ vào quy mô đặc điểm tổ sản xuất, yêu cầu quản lý tài chính, để đáp úng nhu cầu thực hiện một khối lượng lớn công việc, một phần hành có thể do nhiều bao gồm có 30 thành viên. Đứng đầu là kế toán trưởng, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất, có quyền chỉ đạo, điều hành và phân công công việc cho các nhân viên kế toán trong toàn Tổng công ty. Mỗi nhân viên kế toán tại Tổng công ty chịu trách nhiệm chính về một mảng, một phần hành kế toán riêng biệt. Tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty được thể hiện qua sơ đồ
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng: Phụ trách chung bao quát toàn bộ hoạt động của phòng phân công công việc cho các Phó trưởng Phòng Tài Chính - Kế toán và toàn bộ các nhân viên trong phòng.
Phó kế toán trưởng về tài chính: Giúp kế toán trưởng trực tiếp điều hành tổ máy tính và tổ tài chính.
Phó kế toán trưởng về xây dựng cơ bản: Giúp kế toán truởng phụ trách điều hành theo dõi trực tiếp toàn bộ mảng xây dựng cơ bản và các hạm mục đầu tư về vấn đề tài chính.
Phó kế toán trưởng tổng hợp: Giúp kế toán trưởng trực tiếp điều hành chung các phần hành kế toán phụ trách lập báo cáo tổng hợp.
Các kế toán viên thì được phân công cụ thể với từng phần hành và các chức năng:
Kế toán đời sống ăn ca: Theo dõi tiền chi ra cho các bếp ăn hàng tuần, nhận chứng từ mua hàng vào sổ chi tiết, cuối tháng lên NKCT số 10.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm XH: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ phân xuởng, tổ, đội SX gửi lên để phối hơp với các bộ phận khác thanh toán lương.
Kế toán thanh toán: Theo dõi thu chi tiền mặt, thanh toán với ngân hàng. Kế toán sử dụng bảng kê, nhật ký chứng từ số 1,2 sổ chi tiết, sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình N-X-T kho của thành phẩm giấy... Cuối tháng lên bảng kê số 11, lên NKCT số 8 và các báo cáo khác.
Kế toán vật liệu: Ghi chép số liệu tổng hợp tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, N-X-T kho nguyên vật liệu, tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Hàng tháng lên bảng kê số 3, bảng phân bổ..
Kế toán thống kê tổng hợp: Thống kê sản lượng, tính giá trị sản xuất... Thông tin kinh tế hàng ngày về tình hình sản xuất kinh doanh để chỉ đạo cho việc SX hàng ngày.
Kế toán XDCB: Căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ... để tập hợp chi phí giá thành XDCB phát sinh trong kỳ.
Kế toán tổng hợp giá thành: căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ của kế toán chi tiết, tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành chi tiết theo khoản mục yếu tố định kỳ.
2.2.2.2. Hình thức và chế độ kế toán đang áp dụng tại Tổng công ty a) Hình thức kế toán:
Tổng công ty Giấy Việt Nam là công ty có quy mô sản xuất lớn và quy trình sản xuất rất phức tạp, hàng ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do vậy, yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán là phải phản ánh đầy đủ, chính xác cũng như tổ chức hợp lý để có thể cung cấp thông tin một cách nhanh nhất. Vì vậy công ty đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chứng từ trên máy vi tính. Và hình thức này bao gồm các loại sổ sách như: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ thẻ chi tiết.
Tổng công ty bắt đầu áp dụng kế toán trên máy vi tính từ năm 1999. Công tác kế toán ở công ty được thực hiện trên phần mềm kế toán FAST accounting. Từ năm 2006 đến nay, do yêu cầu quản lý công tác kế toán ngày càng cao, Tổng công ty chuyển sang áp dụng phần mềm kế toán ASIA accounting. Cụ thể như sau:
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán nhập dữ liệu vào máy. Từ đó máy sẽ tự động vào các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản. Cuối kỳ, kế toán chỉ cần làm bút toán kết chuyển, tổng hợp và in ra các sổ sách theo yêu cầu quản lý.
Sơ đồ: Quy trình kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Giới thiệu phần mềm kế toán áp dụng tại công ty:
Để nâng cao chất lượng của công tác kế toán Tổng công ty giấy Việt Nam hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA accounting. Các máy tính trong văn phòng được cài đặt phần mềm và được kết nối với nhau. Các kế toán viên được phân công tại các vị trí khác nhau sử dụng phần hành kế toán có liên quan đến công việc của mình.
Chức năng của từng phân hệ trong hệ thống các phân hệ nghiệp vụ của phần mềm kế toán ASIA accounting công ty đang sử dụng như sau:Quy trình sử dụng phần mềm
- Phân hệ Hệ thống: đóng vai trò trung tâm tiếp nhận và xử lý dữ liệu từ các phân hệ khác. Thiết lập kế hoạch doanh thu, chi phí, công nợ và tập hợp số liệu, lên báo cáo so sánh kế hoạch và thực hiện; cập nhật các chứng từ kế toán, các bút toán định kỳ; thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển tự động cuối kỳ; khai báo và quản lý chi phí trích trước, trả trước; thực hiện tổng hợp số liệu từ các phân hệ khác để lên sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
- Phân hệ Tiền mặt ngân hàng: dùng để theo dõi các khoản thu chi và thanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Cập nhật chứng từ thu, chi theo khách hàng, hợp đồng, hóa đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí từ quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng; theo dõi số dư phiếu tạm ứng, thực hiện thanh toán tạm ứng; Cập nhật và theo dõi các khế ước vay tiền ngân hàng, vay của các cá nhân, đơn vị, theo dõi vay và thanh toán tiền vay.
- Phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu: cung cấp các chức năng theo dõi và xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu. Cập nhật các hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán dịch vụ, đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu nhập hàng bị trả lại, chứng từ bù trù công nợ; cập nhật danh mục giá bán , danh mục thuế suất; Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra, theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng; Theo dõi thuế GTGT của hàng hóa bán ra; Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và công nợ của khách hàng.
- Phân hệ Mua hàng và công nợ phải trả: cập nhật phiếu nhập mua, phiếu nhập khẩu, chứng từ bù trừ công nợ; Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng; Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp; Theo dõi thuế GTGT của hàng hóa mua vào.
- Phân hệ Hàng tồn kho: cập nhật phiếu nhập xuất kho, theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ, tính giá vật tư tồn kho, theo dõi danh điểm vật tư.
- Phân hệ Tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng…; Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định; Theo dõi quá trình thay đổi nguyên giá và điều chuyển bộ phận sử dụng; Tính khấu hao, lên bảng phân bổ khấu hao và tạo các bút toán phân bổ khấu hao.
- Phân hệ Chi phí - giá thành: khai báo và cập nhật các thông số cần thiết (định mức, hệ số…) cần thiết để tính giá thành; theo dõi (tập hợp) chi phí theo đơn vị sử dụng và theo vụ việc; Tự động phân bổ chi phí vào sản phẩm theo tiêu thức hoặc theo hệ số; Theo dõi chi phí theo các khoản mục chi phí; Tính giá thành theo phương pháp lựa chọn.
Số liệu được cập nhật ở các phân hệ có liên quan và được lưu ở phân hệ đó. Ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang phân hệ nghiệp vụ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành.
b) Chế độ kế toán sử dụng:
Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện.
- Niên độ kế toán: Năm tài chính được bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.
- Kỳ kế toán: Hạch toán theo kỳ kế toán tháng. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính trị giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chuẩn mực số 02 trong hệ thống chuẩn mực kế toán do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
c) Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
Tổng công ty giấy Việt Nam vận dụng hệ thống chứng từ theo đúng chế độ ban hành thống nhất về biểu mẫu chứng từ. Tuy nhiên, căn cứ vào quy mô sản xuất, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, Tổng công ty đã sử dụng một số chứng từ sau trong hệ thống chứng từ nhà nước ban hành.
Lao động tiền lương: + Bảng chấm công. + Bảng tính lương.
+ Bảng thanh toán tiền lương, thưởng.
+ Danh sách người lao động được hưởng trợ cấp BHXH.
Hàng tồn kho:
+ Phiếu nhập kho. + Phiếu xuất kho. + Thẻ kho.
+ Biển bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá.
Bán hàng:
+ Hoá đơn giá trị gia tăng.
+ Phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ. + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Tiền tệ:
+ Phiếu thu. + Phiếu chi.
+ Giấy đề nghị tạm ứng. + Biên lai thu tiền. + Bảng Kiểm kê quỹ.
Tài sản cố định:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ. + Biên bản thanh lý TSCĐ. + Thẻ TSCĐ.
Trong hệ thống chứng từ Tổng công ty sử dụng, một số chứng từ lập bằng máy sau đó được in và lưu trữ. Chứng từ còn lại được lập bằng tay sau đó thông qua hệ thống máy tính được nhập vào máy tính và lưu trữ. Các chứng từ được lưu trữ tại các phần hành kế toán trong niên độ kế toán. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt các chứng từ được chuyển vào kho lưu trữ chung của Tổng công ty. Nếu phải sử dụng lại chứng từ sau khi đã lưu trữ phải được sự cho phép của Kế toán trưởng.
- Tổng công ty tuân theo chứng từ bắt buộc và hướng dẫn của Bộ tài chính.
- Tổng công ty đã sử dụng các chứng từ và nội dung đúng mục đích và nội dung mỗi loại chứng từ do đó đã đáp ứng được yêu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp.
- Chính sự luân chuyển đúng trình tự, không chồng chéo đã giúp cho kế toán thực hiện rút ngắn thời gian vận động của chứng từ, thúc đẩy tốt cho hoạt động kinh doanh. Góp phần tổ chức thông tin nội bộ đơn vị được tốt, tránh trùng lắp giữa các bộ phận và tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán
Tổng công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra hệ thống tài khoản kế toán tại công ty cũng được mở chi tiết cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh.
Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại Tổng công ty tuân theo quyết định số 15/2006/ QĐ – BTC. Các tài khoản kế toán được chi tiết cấp 1, cấp 2 tuân thủ đúng theo chế độ Bộ tài chính ban hành. Các tài khoản chi tiết từ cấp 3 trở lên được Tổng công ty chi tiết để quản lý, theo dõi chi tiết đến từng đối tượng nhằm đảm bảo cho công tác hạch toán chính xác, đúng đối tượng. Tuy nhiên, Tổng công ty giấy Việt Nam là công ty mẹ nên trong hệ thống tài khoản kế toán, công ty sử dụng TK 136 - phải thu nội bộ; TK 336 - phải trả nội bộ. Mặt khác, do hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên vì vậy sẽ không có TK 611, TK 631 (dùng trong phương pháp kiểm kê định kỳ) trong hệ thống tài khoản của Tổng công ty giấy Việt Nam.
e) Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng:
Công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Các sổ sách được in ra theo đúng biểu mẫu, quy định của chế độ kế toán hiện hành, mọi theo dõi đối chiếu được thông qua phần mềm kế toán.
Sổ quỹ: là loại sổ kế toán dùng để tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến vấn đề thu chi tiền mặt.
Sổ Nhật ký chứng từ: là loại sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn
bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản. Có 10 Nhật ký Chứng từ được đánh số từ Nhật ký Chứng từ số 1 đến Nhật ký Chứng từ số 10.
Sổ cái: Là sổ kế toán dùng để theo dõi các số liệu tổng hợp các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán quy định theo chế độ kế toán áp dụng.
Sổ chi tiết: là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
Số liệu ghi trên sổ chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty làm căn cứ để lâp báo cáo tài chính.
Bảng kê: có 10 bảng kê được đánh số từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 (
không có bảng kê số 7). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được. khi sử dụng bảng kê thì trước hết số liệu trên chứng từ gốc được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các NKCT có liên quan.
f) Hệ thống báo cáo kế toán: