- Hệ thống báo cáo tài chính:
2.2.3.Thực trạng về các nguyên tắc và các thủ tục kiểm soát
2.2.3.1. Các nguyên tắc kiểm soát
• Nguyên tắc phân công, phân nhiệm:
Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của công ty có quan điểm rõ ràng rằng trách nhiệm và công việc phải được phân công một cách cụ thể cho từng bộ phận và từng nhân viên trong công ty.
Trong công ty có phân thành các phòng ban và có sự chuyên môn hóa với từng phòng ban. Mỗi bộ phận được qui định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và mỗi thành viên trong bộ phận lại được người phụ trách phân công nhiệm vụ thích hợp.
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
- Người ghi chép sổ sách và người quản lý tài sản: cụ thể thủ quĩ không kiêm kế toán quĩ, thủ kho không kiêm kế toán hàng tồn kho.
- Cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ.
• Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:
Ở Tổng Công ty mọi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn hợp lý. Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Những công việc nào liên quan và ảnh hưởng tương đối lớn đến hoạt động của công ty, cần phải có sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo cao nhất mới được tiến hành thực hiện.
2.2.3.2. Ban kiểm soát nội bộ
Các hoạt động kiểm soát nội bộ của Tổng công ty Giấy Việt Nam chủ yếu được thực hiện bởi ban kiểm soát. Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát tiến hành thẩm tra toàn bộ các hoạt động tài chính của công ty
giống như một bộ phận kiểm tra độc lập. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ, các báo cáo được lập trước khi trình lên Hội đồng thành viên đều phải được thẩm tra về tính trung thực hợp lý và hợp pháp, các chính sách, chiến lược đề duyệt đều phải được thẩm tra về tính phù hợp và khả thi... tất cả những công việc này được thực hiện bởi Ban kiểm soát. Nói cách khác, Ban kiểm soát của Tổng công ty giữ vai trò xem xét tính hiệu quả trong hoạt động của các bộ phận chức năng và tính hiệu năng của bộ phận quản lý.
Bên cạnh những công việc trên, Ban kiểm soát còn thực hiện vai trò tư vấn cho các quyết định của Hội đồng quản trị trên các mặt: tổ chức quản lý, đầu tư tài chính,...
- Cơ cấu Ban kiểm soát:
1. Trưởng ban kiểm soát
2. Thành viên Ban kiểm soát chuyên trách
3. Thành viên Ban kiểm soát không chuyên trách
Ban kiểm soát do Hội đồng thành viên lập ra. Ban kiểm soát bầu các chức danh cụ thể trong nội bộ ban. Trong ban có ít nhất 1 thành viên có trình độ chuyên môn về kế toán, kiểm toán (thành viên BKS chuyên trách)
- Quyền hạn và nhiệm vụ của BKS:
+ Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của Tổng công ty: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng thành viên tại các cuộc họp thường niên.
Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Hội đồng thành viên.
+ Kiểm tra bất thường: Khi có yêu cầu của Hội đồng thành viên, Ban Kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng thành viên.
+ Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị Hội đồng thành viên các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Khi phát hiện có thành viên trong Hội đồng thành viên hoặc Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản tới Hội đồng thành viên, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Môi trường kiểm soát của công ty bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài, vì vậy các hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty không chỉ phụ thuộc vào vai trò và chức năng của Ban kiểm soát mà chính bản thân mỗi bộ phận chức năng của công ty cũng tiến hành các hoạt động kiểm soát dưới hình thức kiểm tra chéo. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, mỗi bộ phận chức năng đều có sự liên hệ với các bộ phận khác trong cùng hệ thống nhằm đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả.
2.2.3.3. Các thủ tục kiểm soát
Tại Tổng công ty chưa thực hiện các thủ tục kiểm soát tổng quát. Tuy nhiên các biện pháp kiểm soát trực tiếp được thực hiện một cách khá chặt chẽ và nghiêm ngặt.
Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin:
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu
quan trọng. Để tránh xảy ra tình trạng này, hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty đã thiết lập chế độ quản lý chặt chẽ đối với hệ thống sổ sách, chứng từ, mỗi hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tài sản đều được phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền. Giá trị thực tế của tài sản luôn được kiểm soát chặt chẽ thông qua việc kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, các khoản khấu hao luôn được giám sát tuân theo tỉ lệ và mức độ đã đăng kí ...
Một số biện pháp bảo vệ tài sản, thông tin: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin:
+ Mọi CBNV phải có ý thức và có trách nhiệm bảo quản tốt mọi tài sản của công ty để sử dụng lâu dài, phục vụ tốt nhất cho yêu cầu hàng ngày: cơ sở vật chất, thiết bị máy móc, phương tiện làm việc…Bất cứ CBNV nào làm hư hại, mất mát đều bị xử lý và phải bồi thường.
+ Mọi CBNV phải có ý thức và trách nhiệm tiết kiệm khi sử dụng tài sản của công ty, từ văn phòng phẩm, chi phí điện nước và các chi phí khác phát sinh
+ Hồ sơ, tài liệu có liên quan đến chức trách của từng CBNV được lưu giữ có hệ thống, đảm bảo an toàn, tránh mất mát, thất lạc. Trong giờ làm việc, chỉ những hồ sơ, tài liệu cần thiết trong ngày mới được đem ra, còn lại thì được cất giữ cẩn thận vào ngăn tủ có khóa
+ Mọi CBNV phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về phòng chống cháy nổ tại nơi làm việc, tích cực tham gia các buổi huấn luyện về phòng cháy, chữa cháy để có thể tham gia xử lý mọi tình huống xấu có thể xảy ra tại cơ quan. Tuyệt đối nghiêm cấm CBNV mang những vật dễ cháy, dễ nổ vào phòng làm việc; không được hút thuốc trong phòng họp, phòng làm việc, tầng hầm để xe và tại các nơi có đặt bảng “cấm hút thuốc” .
+ Kho quỹ và phòng đặt máy fax, máy chủ của mạng vi tính của Công ty được bảo vệ an toàn tuyệt đối; chỉ những người có trách nhiệm mới được vào những nơi này. Trong giờ nghỉ trưa và sau giờ làm việc mỗi ngày, hai phòng này phải được khóa cửa cẩn thận. Trước khi nghỉ lễ hoặc nghỉ Tết, Thủ quỹ có trách
nhiệm kiểm quỹ, báo cáo kết quả kiểm quỹ cho Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc trực tiếp chỉ đạo đồng thời tổ chức niêm phong quỹ theo đúng quy định.
+ Tổ Bảo vệ của Công ty là bộ phận chuyên trách công tác bảo vệ, Tổ Bảo vệ do một Tổ trưởng trực tiếp điều hành với số nhân sự là 7 người; số nhân viên bảo vệ này được phân công làm 3 ca trực, mỗi ca 8 giờ, để đảm bảo việc bảo vệ cơ quan được thực hiện 24/24 giờ mỗi ngày. Việc phân công nhân sự trong từng ca trực và việc thay đổi luân phiên giữa các ca do Tổ trưởng Tổ Bảo vệ đề nghị (bằng văn bản) và được ký duyệt.
- Xây dựng nội quy ra vào Tổng công ty một cách chặt chẽ, quy định cụ thể trách nhiệm của lực lượng bảo vệ, của nhân viên, người lao động và đối với khách hàng đến liên hệ làm việc. Kiểm tra hàng hóa, xe chở hàng ra vào công ty. - Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận của Tổng công ty trong việc giám sát hoạt động sản xuất, tiêu thụ sản phẩm cũng như việc ký kết các hợp đồng vận chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm.
- Hệ thống các kho chứa vật tư, thành phẩm, hàng hóa: Tất cả các vật tư, thành phẩm, hàng hóa trong kho đều được bảo quản an toàn tại kho, tránh thất thoát hỏng hóc làm giảm giá trị của thành phẩm hàng hóa. Tổng kho là người chịu trách nhiệm về việc thất thoát của thành phẩm hàng hóa. Khi nhập kho phải có căn cứ là phiếu nhập kho kèm theo biên bản kiểm nghiệm vật tư, thành phẩm đã có đầy đủ các chữ ký thì mới được nhập kho. Khi xuất kho, phải căn cứ vào phiếu xuất kho đã có đủ chữ ký để xuất kho. Vật tư, thành phẩm trong kho phải được sắp xếp ngăn nắp theo từng chủng loại để thuận lợi cho việc xuất vật tư, thành phẩm hoặc kiểm kê kho vào cuối tháng. Cuối tháng tiến hành kiểm kê kho.
Kiểm soát độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các
thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
Kiểm soát việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng công được thiết kế nhằm đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, công việc của hệ thống Kiểm soát nội bộ được tiến hành nhằm:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của Tổng công ty.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của Tổng công ty.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
Để đảm bảo được các mục tiêu trên, hệ thống thông tin của Tổng công ty luôn được giám sát chặt chẽ bởi Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng. Các thông tin tài chính, kế toán cũng như các thông tin liên quan đến thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trước khi trình lên Hội đồng thành viên và công bố chính thức đều được rà soát kĩ lưỡng bởi bộ phận Kiểm soát độc lập về tính trung thực, hợp lý và khách quan...
Kiểm soát hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Tổng công ty. Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong Tổng công ty được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý Tổng công ty. Bên cạnh đó, Ban kiểm soát với vai trò là bộ phận kiểm tra độc lập cũng đảm trách chức năng tư vấn về quản lý, nhằm trợ
giúp cho ban lãnh đạo và Hội đồng quản trị trong việc thiết kế và xây dựng các chính sách đầu tư và thủ tục quản lý, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động.