hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty tnhh bia huế

Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp chocác doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu đểđiều chỉnh các hoạt động của do

PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Tính cấp thiết của Đề tài

Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển, bước đầu hội nhập sâu vào nền kinh

tế thế giới và các tổ chức kinh tế khu vực Đây là cơ hội và cũng là thách thức vì doanhnghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tự khẳng định được vị trí, chỗ đứng vững chắccủa mình trên nền kinh tế thị trường

Như ta đã biết, chỉ khi nào chi phí sản xuất được quản lý tốt thì doanh nghiệp mới

có thể kiểm soát tốt được giá thành sản phẩm, để từ đó nâng cao được khả năng cạnhtranh của mình so với đối thủ cùng ngành cũng như gia tăng lợi nhuận Để có thể thựchiện được điều này thì việc thiết lập một hệ thống KSNB chặt chẽ, hiệu quả là mộttrong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống KSNB vềchi phí Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp chocác doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu đểđiều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhàquản lý đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyếtđịnh quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo vàtăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp

Nhận thức  được tầm quan trọng này, và với kiến thức học  được kết hợp với thời

gian thực tập tại Công ty TNHH Bia Huế, em xin chọn đề tài “Một số góp ý nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Bia Huế”.

Ngoài ra qua tìm hiểu em thấy đây là đề tài có tính thực tiễn rất cao vì qua đó có thểgiúp doanh nghiệp đánh giá lại công tác quản lí để nâng cao hiệu quả trong quản lí chiphí trong thời gian tới Tuy nhiên có ít nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

ở trường Đại học Kinh tế Huế, và những đề tài này chưa đi sâu nghiên cứu vào kiểmsoát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH Bia Huế Đó cũng là lý

do để em chọn đề tài này cho khoá luận tốt nghiệp của mình.

2 Mục đích nghiên cứu của Đề tài

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nhằm ba mục đích:

Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về hệ thống kiểm soát nội

bộ trong doanh nghiệp

Thứ hai, tìm hiểu quy trình kiểm soát nội bộ Công ty Bia Huế

Thứ ba, từ kiến thức đã tìm hiểu đưa ra nhận xét, đánh giá Từ đó, đề xuất một số

giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu hệ thống KSNB về chi phí SXKD tại Công ty TNHH Bia Huế Tuynhiên, do Công ty TNHH Bia Huế là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh rất nhiềuloại sản phẩm, dịch vụ Để có thể chuyên sâu nghiên cứu, đề tài này giới hạn phạm vinghiên cứu đối với SXKD đối với sản phẩm bia can 24 (không bao gồm chi phí tàichính và chi phí bất thường)

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tìm hiểu,tổng hợp những lý luận lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế

- Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tế, tôi đã quan sát, phỏng vấnnhững nhân viên của công ty để tìm hiểu công việc cụ thể của họ

- Phương pháp phân tích số liệu: Phương pháp này được sử dụng để tiến hành phântích, so sánh, tổng hợp thông tin từ các chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được để đánhgiá quy trình kiểm soát nội bộ chu trình sản xuất của công ty

5 Nội dung nghiên cứu của Đề tài

Khoá luận gồm 3 phần:

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung nghiên cứu.

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Bia Huế

Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty Bia Huế.

Phần III: Kết luận và kiến nghị

PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm

Hiện nay, trên thế giới đang chấp nhận rộng rãi định nghĩa về hệ thống kiểmsoát nội bộ theo COSO (Committee of Sponsoring organization) thuộc Hội đồng quốcgia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992, đó là:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Ở Việt Nam, theo quyết định 36/2006/QĐ-NHNN ban hành ngày 01/08/2006 có đưa ra khái niệm về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ như sau: “ Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu

tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ chức đề ra”.

Một điểm khác biệt trong định nghĩa về kiểm soát nội bộ của Việt Nam với địnhnghĩa của COSO đó là sự nhấn mạnh thêm về mục tiêu ngăn ngừa và phát hiện gianlận và sai sót Tuy vậy, nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ được định là một hệthống gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp

1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (Ths Đoàn Văn Hoạt 2004)

Theo COSO 1992 thì việc xác định đúng đắn các thành tố của hệ thống kiểmsoát nội bộ là rất quan trọng để góp phần nâng cao chất lượng kiểm soát Tùy thuộcvào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộđược thiết kế khác nhau Tuy nhiên, theo COSO 1992 một hệ thống kiểm soát nội bộgồm năm thành phần cơ bản đó là: (1) môi trường kiểm soát, (2) đánh giá rủi ro, (3)hoạt động kiểm soát, (4) thông tin và truyền thông, (5) giám sát

Bảng 1.1: Bảng các yếu tố cấu thành HTKSNB (Ths Đoàn Văn Hoạt 2004)

+ Tính chính trực và giá trị đạo đức+ Đảm bảo về năng lực

+ Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểmtoán

+ Triết lí quản lí và phong cách điềuhành

+ Cơ cấu tổ chức, phân định quyềnhạn trách nhiệm

+ Xác định mục tiêu của đơn vị+ Nhận dạng rủi ro

+ Phân tích và đánh giá rủi ro

Hoạt động

kiểm soát

Các chính sách và thủ tục để bảođảm những chỉ thị của nhà quản

lí được thực hiện và có các hànhđộng cần thiết đối với rủi ronhằm thực hiện các mục tiêu củađơn vị

+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ+ Kiểm soát quá trình xử lí thông tin+ Kiểm soát vật chất

+ Kiểm tra độc lập việc thực hiện+ Phân tích soát xét việc thực hiện

+ Hệ thống thông tin bao gồm cả hệthống kế toán phải bảo đảm chấtlượng thông tin

+ Hệ thống truyền thông: phải đảmbảo các kênh thông tin bên trong vàbên ngoài hoạt động hữu hiệu

Giám sát

Toàn bộ quy trình hoạt động phảiđược giám sát và điều chỉnh khicần thiết Hệ thống phải có khảnăng phản ứng linh động, thayđổi theo môi trường bên trong vàbên ngoài

+ Giám sát thường xuyên+ Giám sát định kì

1.1.3 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp dù đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thốngkiểm soát nội bộ thì cũng không thể đảm bảo có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàntoàn hữu hiệu Bởi lẽ chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc rất nhiều vàonăng lực và phẩm chất của đội ngũ nhân viên Tuy nhiên, để đánh giá một hệ thốngkiểm soát nội bộ là hiệu quả thì hệ thống đó cần phải thực hiện được các công việcsau:

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát được đánh giá tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản chính thức các quy tắc, chuẩnmực nhằm phòng ngừa ban lãnh đạo và nhân viên bị lâm vào tình thế xung đột quyềnlợi với doanh nghiệp, kể cả ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắcchuẩn mực này bị vi phạm

- Doanh nghiệp đã phổ biến các quy tắc, chuẩn mực nêu trên và yêu cầu tất cả cácnhân viên cam kết tuân thủ những nguyên tắc và chuẩn mực đó

- Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc lãnh đạo là tấm gươngcho các nhân viên noi theo

- Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo cho công tác quản lý đượctriển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả

- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động theo chuẩn mực kiểm toánNhà nước hay quốc tế Bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập và báo cáo trực tiếp cho

cơ quan kiểm toán cấp trên hay lãnh đạo cao cấp của đơn vị

- Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như những hướng dẫn chohoạt động quản lý chung và các nghiệp vụ cụ thể Ví dụ: như quy định về xuất kho,nhập kho, vận chuyển nội bộ…

- Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định việc tuyển dụng, đàotạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, tăng lương hay phụ cấp nhằm khuyến khích mọi người

nỗ lực làm việc

- Doanh nghiệp đã thiết lập “Bảng mô tả công việc” cho nhân viên trong đơn vị

- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, những tiêu chuẩn, hay công cụ kiểmtra thích hợp với các chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận trong loại hình hoạtđộng sản xuất kinh doanh của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sailệch do sử dụng các công cụ chuẩn mực kiểm toán không phù hợp

- Doanh nghiệp không đặt ra các chuẩn mực, tiêu chí phi thực tế hoặc những danhsách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý

- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự, đặc biệt là những vị trí nhạycảm Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khuvực có vị trí độc hại, nặng nhọc theo quy định

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

- Ban lãnh đạo đã quan tâm, khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánhgiá và phân tích tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

- Doanh nghiệp có đề ra các biện pháp,kế hoạch, quy trình hành động cụ thểnhằm giảm thiểu tác hịa rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc danh nghiệp đã

có biện pháp để tất cả nhân viên có nhận thức rõ ràng về tác hại của các rủi ro cũngnhư giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được

- Doanh nghiệp đã đề ra các mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên

có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát

- Doanh nghiệp có tập hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu kếtquả đó với định mức đã được thiết lập từ trước để điều chỉnh và bổ sung kịp thời

- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệtcác vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập, rõ ràng

- Doanh nghiệp có quy định rõ ràng về quyền hạn, hay ủy quyền khi phê duyệtmột hay một loại vấn đề tài chính nào đó

- Doanh nghiệp có lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản để tạo điều kiện phânđịnh rõ ràng trách nhiệm thực hiện và giám sát công việc Khi có sai phạm xảy ra sẽxác định được cá nhân hay bộ phận nào chịu trách nhiệm với sai phạm đó

- Doanh nghiệp có chính sách bảo vệ, giám sát tài sản, vật tư, trang thiết bị khỏimất mát, hao hụt

- Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa lãnh đạo cấp cao sử dụngkinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào mục đích riêng

1.1.3.4 Hệ thống thông tin và truyền thông

Chất lượng của hệ thống thông tin và truyền thông được đánh giá tốt nếu:

- Ban giám đốc và những người có thẩm quyền thường xuyên được cập nhậtthông tin quan trọng về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp đảm bảo cho mọi nhân viên ở các bộ phận và cấp độ đều biết vànắm rõ nội quy, chuẩn mực của tổ chức Thông tin được cung cấp kịp thời, chính xácđến các cấp thẩm quyền theo quy định

- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (ví dụ có ủy ban hay cánhân có trách nhiệm tiếp cận thông tin phát giác, hoặc đặt hòm thư góp ý) để nhânviên báo cáo về các hành vi gian lận có khả năng gây thiệt hại cho đơn vị

- Doanh nghiệp có xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai,hiểm họa, hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

1.1.3.5 Hệ thống giám sát và thẩm định

Đây là hệ thống theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảocông việc này được triển, điều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ thống này hoạt động tốtnếu:

- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉtiêu kế hoạch đã định Khi phát hiện ra các sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai cácbiện pháp điều chỉnh thích hợp

- Công việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có kinh nghiệm vàchuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách caohơn hoặc cho ban lãnh đạo

- Những khiếm khuyết của hệ thống kiếm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểmtoán viên nội bộ hay độc lập đều được báo cáo kịp thời và trực tiếp với cấp phụ tráchcao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc

- Doanh nghiệp yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo vềmọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của

doanh nghiệp hay luật pháp có khả năng làm giảm uy tín của doanh nghiệp và gâythiệt hại kinh tế đối với công ty

Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đủ năm thành phần và tất cả cácnội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này được đánh giá tốt và sẽ mang lại lợiích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp

1.2 CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.2.1 Những vấn đề cơ bản trong hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất

1.2.1.1 Khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh

Chi phí sản xuất là những biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí về laođộng sống và lao động vật hoá cần thiết để sản xuất sản phẩm mà doanh nghiệp phảichi ra trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm)

Chi phí sản xuất được xác định trên cơ sở khối lượng sản phẩm, hệ thống địnhmức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của doanh nghiệp phù hợp vớinhững yếu tố khách quan của thị trường trong từng kỳ

1.2.1.2 Phân loại chi phí

Phân loại theo công dụng của chi phí

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Là giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu

chính, vật liệu phụ…tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thựchiện các lao vụ, dịch vụ

- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương

của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ

- Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng

như tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng, chi phí công cụ, dụng cụxuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất, khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng, cácchi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác thuộc phạm vi phân xưởng

Ngoài ra còn có thể phân loại theo các tiêu thức sau:

Phân loại theo nội dung, tính chất kinh tế của chi phí (Yếu tố chi phí) bao

gồm:

 Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu

 Yếu tố chi phí nhân công

 Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ

 Yếu tố dịch vụ mua ngoài

 Yếu tố các chi phí khác bằng tiền

Phân loại theo mối tương quan giữa chi phí với đối tượng tập hợp chi phí có: Chi phí cơ bản, chi phí quản lý phục vụ

Phân loại theo mối tương quan giữa chi phí và khối lượng sản phẩm :

 Chi phí bất biến: ( Định phí, cố định ): Là những chi phí không thayđổi ( hoặc có thay đổi ít ) khi khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành thay đổi

 Chi phí khả biến ( biến phí, biến đổi): Là những chi phí thay đổi khikhối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành thay đổi

1.2.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất

1.2.2.1 Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất

Kiểm soát chi phí là việc thiết lập các định mức chi phí trước khi đi vào hoạtđộng sản xuất kinh doanh Khi hoạt động này xảy ra cần theo dõi tình hình thực hiệnđịnh mức chi phí thông qua các báo cáo kế toán Sau đó tiếp tục sử dụng các phươngpháp thích hợp nhằm phân tích tình hình biến động của chi phí thực tế so với định mức

đã đặt ra trước đó Thông qua đó có thể xác định được các nhân tố ảnh hưởng, khảnăng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chiphí Từ đó đề ra những biện pháp khắc phục những tồn tại, xây dựng các phương ánhoạt động mới, khai thác các khả năng tiềm tàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệuquả hoạt động sản xuất kinh doanh cho những kỳ sau

1.2.2.2 Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý

Kiểm soát chi phí nó mang tính liên tục và đều đặn Trong công việc quản lý,điều quan trọng không phải là nhà quản lý xác định được đâu là chi phí biến đổi, chiphí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểmsoát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp Nên bỏ qua những chi phíkhông thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ khôngmang lại hiệu quả làm tốn kém thời gian và công sức bỏ ra

1.2.2 Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất:

1.2.2.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

1.2.2.1.1 Kiểm soát vật chất

a Kiểm soát chu trình mua nguyên vật liệu

Quá trình mua nguyên vật liệu nói riêng và mua hàng nói chung là tập hợp cácquyết định và các quy trình cần thiết cho sự tiếp nhận quyền sở hữu hàng hoá và dịch

vụ từ nhà cung cấp Quá trình này thường bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của doanhnghiệp đến nhà cung cấp và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng thành một khoản phảitrả hoặc việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp

Phân chia trách nhiệm

Bao gồm việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệmnhằm ngăn chặn sự gian lận Chẳng hạn, nếu bố trí một người thực hiện cả hai chứcnăng mua hàng và nhận hàng có thể dẫn đến tình trạng mua hàng kém chất lượng.Hoặc nếu một người kiêm nhiệm cả hai chức năng nhận hàng và thủ kho có thể dẫn

Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua nguyên vật liệu

 Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhucầu thực tế và dung hoà với khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất củađơn vị

 Nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị muahàng hiện tại để đảm bảo rằng đề nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhậnchính xác

 Yêu cầu mua nguyên vật liệu phải được người có thẩmquyền xét duyệt và phê chuẩn để hạn chế các quy định mua hàng không đúng mụcđích, không đúng tiêu chuẩn, khối lượng Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếuđến tài khoản trên Sổ Cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi

Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp

 Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặthàng

 Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận đượcgiấy đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt

 Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số củaphiếu đề nghị mua hàng, phòng đề nghị mua hàng, nó phải cung cấp đầy đủ thông tin

về hàng mua, số lượng, giá cả, quy cách

 Các liên của Đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhậnhàng, phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghịthanh toán sau đó.

Kiểm soát công tác mua nguyên vật liệu của nhân viên mua hàng

 Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơnGTGT để đảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải kýcùng lúc 3 liên

nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế

 Doanh nghiệp nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránhtình trạng một người có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trongmột thời gian dài để nảy sinh sự thông đồng

 Nên áp dụng hình thức thu thập thông tin từ các phòng đề nghị muahàng về công tác thu mua của bộ phận thu mua

b Kiểm soát nhập kho nguyên vật liệu

 Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng,thời gian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng

 Phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán

 Hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyểnvào kho

 Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việc nhận hàng

và kiểm tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán Báo cáo này thường sẽ được gửi cho

bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả Nếu bộ phận nhận hàng được

tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ ký của cả nhân viên nhậnhàng và thủ kho

c Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho

 Cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mấtphẩm chất Đặc biệt phải duy trì mức độ dự trữ hợp lý, bởi vì nếu dự trữ không đủ sẽgây gián đoạn trong sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu dự trữ thừa sẽ dẫn đến ứ đọngvốn

 Chứng từ cần thiết để xuất kho là phiếu xuất kho vật tư Phiếu xuất vật tư phảiđược sự xét duyệt của người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mứcvật tư Mọi trường hợp xuất vật tư đều phải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ Phiếu xuấtvật tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sang tàikhoản chi phí nguyên vật liệu

 Các thủ tục thường được sử dụng trong quá trình này bao gồm:

 Hạn chế việc tiếp cận với nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, vàbán thành phẩm đang trong giai đoạn chế biến tại phân xưởng

 Theo dõi vật tư nhận về tại phân xưởng, so sánh với số sản phẩmhoàn thành và so sánh giữa vật tư tiêu hao thực tế với định mức sử dụng vậttư.

1.2.2.1.2 Kiểm soát quá trình ghi chép

Để thực hiện quá trình ghi chép vật tư, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp

kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, tuy nhiên kê khai thường xuyên là phươngpháp giúp kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn

Để áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đơn vị phải duy trì một hệ thống

sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho của từng mặt hàng về cả sốlượng và giá trị Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểm soát được lượng hàng trong kho, bảo đảmthống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vào cuối kỳ, số liệu kiểm kê sẽ được đối chiếu với

sổ sách để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát hàng tồn kho

Trong các đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kiểm soát nội bộ thườngđược kiểm toán viên đánh giá là không hữu hiệu vì bộ phận kế toán không thực hiệnđược chức năng kiểm tra đối chiếu của mình đối với vật tư

Đối với doanh nghiệp sản xuất, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì cần phải tổchức công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kếtoán chi phí Một hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắncủa các số liệu về sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và báo cáo tài chính củadoanh nghiệp sản xuất, thông qua việc:

 Thu thập thông tin đầy đủ về các chi phí phát sinh và đối tượng gánh chịu chiphí.

 Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, bao gồm việc phân bổ chi phí chocác sản phẩm trong các giai đoạn khác nhau (sản phẩm dở dang, thành phẩm)

 Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa sốliệu về giá thành thực tế với giá thành định mức và giá thành kỳ trước

Để tổ chức hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống thông tin kếtoán trong chu trình sản xuất Bên cạnh việc bảo đảm nhân viên kế toán có đủ nănglực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:

 Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầu phản ánh sựvận động của nguyên vật liệu trong sản xuất Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phíphát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất

 Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phínguyên vật liệu

1.2.2.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

1.2.2.2.1 Kiểm soát vật chất

a Chức năng theo dõi nhân sự:

Thường do bộ phận nhân sự đảm nhận, sự kiểm soát của bộ phận này như sau:

 Khi tuyển dụng nhân viên: Mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phậnnhân sự, và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho khấu trừ vào lương về cáckhoản theo chế độ (BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân ) Sau đó, một bộ hồ sơ(gồm quyết định phân công, mức lương và văn bản đồng ý cho khấu trừ) phải được gửimột bản sao quyết định phân công cho bộ phận sử dụng lao động.

 Mỗi khi có thay đổi về mức lương: Trong thời hạn ngắn nhất, bộ phận nhân sựphải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động

 Khi có biến động về lương, xoá tên hay sắp xếp lại nhân sự: Bộ phận nhân sựcũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và tính lương

b Chức năng theo dõi lao động

Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngàycông), hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trã lương theo sản phẩm) để làm cơ sởtính lương Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, có thể sử dụng các thủ tụcsau:

 Người quản lý bộ phận phải lập bảng chấm công, hay báo cáosản lượng hoàn thành

 Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhânviên

 Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của ngườiquản lý bộ phận và kết quả của máy ghi giờ; hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thànhvới phiếu nhập kho

Các bảng chấm công hay báo cáo sản phẩm hoàn thành phải được gửi sang cho

bộ phận tính lương

c Chức năng tính lương

Bộ phận tính lương phải bảo đảm rằng:

 Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệtđối không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương

 Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phậntính lương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảmlương, xoá tên

d Chức năng phát lương

Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lâp với các bộ phận nhân

sự, theo dõi lao động và tính lương Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phátlương cho từng nhân viên Hiện nay, hầu hết các công ty sử dụng dịch vụ của Ngânhàng phát lương cho nhân viên Đơn vị mở các tài khoản cá nhân cho nhân viên ởngân hàng và tiền lương sẽ được chuyển khoản trực tiếp vào các tài khoản này

1.2.2.2.2 Kiểm soát quá trình ghi chép

Sổ kế toán chi tiết: mở cho các tài khoản 334, 335, 338 Sổ này mở cho từng tàikhoản, mỗi tài khoản có thể mở một hoặc một số trang tuỳ theo đặc điểm của đơn vịBảng thanh toán tiền lương, thưởng Bảng phân bổ tiền lương và các khoản tríchtheo lương Các chứng từ này phải được lập đầy đủ nội dung, các chỉ tiêu theo mẫuquy định Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác thông số ghichép trên chứng từ Mọi chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo trình tự và thờigian do đơn vị quy định

Tuỳ từng công ty áp dụng hình thức kế toán nào mà mở sổ tổng hợp cho phù hợpvới quy định và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh

1.2.2.3 Kiểm soát chi phí sản xuất chung

1.2.2.3.1 Kiểm soát vật chất

a Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu

Bao gồm toàn bộ các chi phí về các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ,phụ tùng thay thế

Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp

b Kiểm soát chi phí nhân công

Bao gồm chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phânxưởng phục vụ cho quá trình sản xuất Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bàytrong mục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

c Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ

Đối với chi phí này liên quan đến việc mua sắm, quản lý và sử dụng hiệu quả

TSCĐ Do đó, để kiểm soát có hiệu quả chi phí khấu hao và sửa chữa TSCĐ phải đượcthực hiện tốt việc kiểm soát tốt TSCĐ

 Khi mua sắm TSCĐ phải được người có thẩm quyền xét duyệt, phải phùhợp với kế hoạch dự toán, phải tổ chức đấu thầu (đối với tài sản có giá trị cao), phảituân thủ các tiêu chuẩn chung về bàn giao tài sản, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền

 Doanh nghiệp cần xây dựng các quy định liên quan đến việc thanh lý tàisản, mọi trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản đều phải được sự đồng ý của các bộphận có liên quan, phải thành lập Hội đồng thanh lý theo quy định

 Xây dựng và phân biệt các khoản chi được tính vào nguyên giá, hay tínhvào chi phí của niên độ

 Xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ TSCĐ như thiết kế và áp dụng các biệnpháp bảo vệ tài sản, chống trộm cắp, hoả hoạn, mua bảo hiểm đầy đủ cho tài sản

 Xây dựng các quy định về tính khấu hao

 Kiểm soát tính phù hợp của công việc phân bổ chi phí khấu hao vào giáthành

 Xây dựng các kế hoạch, dự toán định mức chi phí khấu hao cho từng đốitượng

 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Bảo quản tài sản, phê chuẩn vàghi sổ việc mua, thanh lý nhượng TSCĐ.

d Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền

Chi phí này bao gồm các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ, thuế thu nhập, thuế đất,tiền ăn giữa ca; chi phí điện nước, điện thoại; chi phí bảo hộ an toàn lao động; chi phíphòng cháy, phòng chống báo lụt Các khoản chi này rất cần thiết và chiếm tỷ trọngkhá lớn trong chi phí sản xuất nên công tác kiểm soát chi phí này cần được tăng cườngthường xuyên Khi kiểm soát chi phí này cần:

 Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục chứng từ (phương án sửachữa, biên bản sự cố, phiếu xuất kho ) liên quan dến các khoản chi phí xử lý sự cố,sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, các khoản dịch vụ mua ngoài và chi phí bằngtiền khác (chi phí tiếp khách, điện, nước, điện thoại )

 Kiểm soát các khoản chi phí bằng kế hoạch, dự toán, định mức.

 Kiểm soát tính phù hợp quy định về tính chất của từng loại chi phí hạchtoán vào tài khoản chi phí tính giá thành

1.2.2.3.1 Kiếm soát quá trình ghi chép

Chứng từ sử dụng: Các hóa đơn GTGT, hoá đơn cung cấp dịch vụ , phiếu chi,bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng chấm công ,bảng thanh toán tiền lương,giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho

Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết sản xuất thường xuyên TSCĐ, sổ chi tiếtsửa chữa lớn TSCĐ

Tuỳ từng công ty áp dụng hình thức kế toán nào mà mở sổ tổng hợp cho phù hợpvới quy định và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanhcủa từng đơn vị

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN

XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH BIA HUẾ

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Bia Huế

2.1.1.1 Lịch sử hình thành

Ngày 20/10/1990, Nhà máy Bia Huế được thành lập theo Quyết định số 402QĐ/UB của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế với hình thức xí nghiệp liên doanh có vốngóp từ các đơn vị quốc doanh và ngoài quốc doanh trong tỉnh và vay vốn ngân hàng

Số vốn đầu tư ban đầu của Nhà máy là 2,4 triệu USD

Năm 1994, Nhà máy tiến hành liên doanh với hãng bia Tuborg International(TIAS) và quỹ công nghiệp Đan Mạch dành cho các nước phát triển (IFU) tại giấyphép số 835/GP ngày 6/4/1994 với tỷ lệ góp vốn Việt Nam 50%, Đan Mạch 50% Đâythực sự là một bước ngoặt trọng đại trong quá trình phát triển của đơn vị Từ đây, Nhàmáy Bia Huế chính thức mang tên Công ty Bia Huế

2.1.1.2 Quá trình phát triển

Mặc dù chỉ là một DN bia địa phương với xuất phát điểm thấp, nhưng suốt hơn

20 năm qua, nhờ có cách làm hiệu quả, Cty Bia Huế (Huda) đã có bước phát triểnmạnh mẽ không ngừng. 

Từ công suất ban đầu là 3 triệu lít/năm, đến năm 2003 công suất đưa lên 50 triệulít/năm, năm 2007 công suất đã lên đến gần 110 triệu lít/năm Tháng 9/2006, Công tytiến hành xây dựng một nhà máy bia tại Khu công nghiệp Phú Bài giai đoạn 1 vớicông suất 80 triệu lít/năm Ngày 29/4/2008, nhà máy mày chính thức được khánhthành và những mẻ bia đầu tiên Tuy nhiên chỉ trong một thời gian ngắn, tình trạngcung không đủ cầu lại tiếp tục diễn ra Trước sức ép của thị trường, Công ty lại mộtlần nữa phải đầu tư xây dựng để mở rộng sản xuất Sau 12 tháng thiết kế, xây dựng,

lắp đặt và chạy thử, đến tháng 4/2010, dự án nhà máy bia Phú Bài giai đoạn 2 đã hoànthành, đưa vào chạy thử đạt chất lượng, nâng tổng công suất sản xuất của Công ty lên

230 triệu lít/năm, đáp ứng tối đa nhu cầu tiêu thụ bia trong nước và đẩy mạnh xuấtkhẩu ra thị trường nước ngoài Tháng 8/2010 Công ty Bia Huế đổi tên thành Công tyTNHH Bia Huế

Gần đây nhất vào cuối tháng 11/2011, tỉnh Thừa Thiên-Huế đã quyết định chuyểnnhượng lại 50% phần vốn góp trong Công ty TNHH Bia Huế cho đối tác CarlsbergInternational A/S, thu về 1.875 tỷ đồng Số tiền nói trên bao gồm khoảng 700 tỉ đồng

“giá trị hữu hình” (chủ yếu cơ sở vật chất hai nhà máy) và hơn 1.100 tỉ đồng “giá trị vôhình” (chủ yếu thương hiệu Huda) Và công ty TNHH Bia Huế chính thức trở thànhdoanh nghiệp 100% vốn nước ngoài thuộc sở hữu của Carlsberg

Từ một doanh nghiệp chỉ có một sản phẩm là bia chai Huda, đến nay Cty đã pháttriển thêm nhiều sản phẩm mới, chất lượng cao như: bia lon và chai Festival, bia Huế,Huda Extra Sản phẩm của Huda không chỉ chinh phục thị trường trong nước mà cònvươn ra các thị trường trên thế giới như: Mỹ, Anh, Canada, Tây Ban Nha, Pháp và cácnước Châu Á như: Nhật Bản, Indonesia, Malaysia, Lào, Campuchia

Chức năng: Chức năng chủ yếu của công ty TNHH Bia Huế là sản xuất và tiêu

thụ sản phẩm bia tại thị trường trong nước và xuất khẩu

Nhiệm vụ:

- Sản xuất bia có chất lượng đảm bảo và phù hợp với yêu cầu của xã hội

- Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đem lại lợi nhuận ngày càng cao chocông ty

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước,thực hiện tốt các chínhsách chế độ quản lí kinh tế, quản lí xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại theo quyđịnh của pháp luật

- Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, chế độ quản lý kinh tế, tài chính, quan tâmđến công tác đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho người lao động

- Góp phần tạo việc làm cho người lao động trong tỉnh Thừa Thiên Huế

Những thành tích Cty Bia Huế đã đạt được :

- Huân chương Lao động hạng Nhất, Nhì, Ba

- Xếp hạng Top 100 thương hiệu Việt Nam được ưa chuộng nhất

- Giải thưởng “Vì sự phát triển cộng đồng”

- Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt, Chất lượng vàng VN

- Top 3 của các thương hiệu bia Việt Nam

- DN xuất sắc nhất Châu Á năm 2008 của Tập đoàn bia Carlsberg…

2.1.2 Nguồn lực

2.1.2.1 Tình hình lao động

Bảng 2.1: Bảng lao động tại công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm 2009-2011

Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 2010/2009 2011/2010

Phân theo trình độ văn hoá

Đại học, trên đại

Nguồn lao động của Công ty Bia Huế có sự gia tăng qua các năm Năm 2009, sốlao động chính thức của Công ty là 546 người, đến năm 2010 là 551 người và trongnăm 2011 số lượng này tăng lên là 558 người (tăng 1,27%) Nguyên nhân của việc giatăng này là do quy mô sản xuất của công ty ngày càng mở rộng Bên cạnh đó, việcdoanh nghiệp đã đầu tư nhiều dây chuyền và máy móc hiện đại, thay vì cắt giảm nhânlực thì công ty đã điều chuyển công tác của một bộ phận nhân viên Từ đó, có thể thấymặc dù quy mô tăng mạnh nhưng số lao động chỉ tăng với tỉ lệ rất thấp chưa tới 1% từnăm 2009-2011.

Xét theo giới tính: Với đặc điểm là một công ty sản xuất nên lao động nam tại

Công ty chiếm tỉ lệ vượt trội 79%, chỉ có 21% lao động là nữ chủ yếu làm việc vănphòng Tuy nhiên, trên thực tế có những công việc đòi hỏi tính cẩn thận và kĩ càng phùhợp với lao động nữ như: văn phòng, kế toán… nên tỷ lệ lao động nữ cũng gia tăngqua ba năm

Xét theo tính chất công việc: Tỷ lệ lao động trực tiếp luôn cao hơn lao động

gián tiếp Tuy nhiên qua 3 năm gần đây, do công ty đã đầu tư thêm nhiều trang thiết bịmáy móc hiện đại nên tỷ lệ lao động gián tiếp có xu hướng tăng nhanh hơn lao độngtrực tiếp

Qua bảng trên có thể thấy, số lượng lao động của Công ty có trình độ đại học vàtrên đại học từ năm 2009-2011 tỉ lệ này là từ 34%-35%, chiếm tỉ lệ khá cao trong sốnhân viên công ty Điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty Bên cạnh đó, do đặc điểm sản xuất nên lao động phổ thông vàcông nhân kĩ thuật cũng chiếm tỉ lệ lớn trong nguồn lực lao động Công ty TNHH BiaHuế luôn có những chính sách đãi ngộ hợp lý cho số lao động này để họ yên tâm côngtác Với chính sách nhân sự tốt, đội ngũ lao động của Công ty Bia Huế là một nguồnlực quan trọng, góp phần cho sự phát triển ổn định của Công ty

Năm 2011 (đvt: trđ)

3 165.758 16,42

- TSNH 426.375 457.270 329.084 30.895 7,25 (128186

)

(28,03)

- TSDH 484.563 552.310 658.563 67.747 13,9

8106.253 19,24

8 188.291 44,44

(Nguồn BCĐKT Công ty TNHH Bia Huế 2009-2011)

Qua bảng trên, có thể thấy tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty TNHH BiaHuế có sự tăng trưởng qua các năm Cụ thể:

Về tài sản: Tổng tài sản công ty tăng đều qua 3 năm từ 2009-2011 Năm 2010,

tổng tài sản của công ty là 98.642 triệu đồng tức đã tăng 10,83% so với năm 2009.Sang năm 2011 tổng tài sản lại tăng thêm 16,42% tức tăng gần 166 tỷ đồng về số tuyệtđối so với năm 2010 Trong đó, TSDH chiếm tỷ trọng cao hơn so với TSNH Điều nàykhông khó lý giải đối với những doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là doanh nghiệp cóquy trình sản xuất công nghệ hiện đại thì tất yếu tỷ trọng của TSCĐ luôn chiếm tỷ lệcao trong tổng tài sản Có như vậy mới đảm bảo được cho việc cung ứng sản phẩm, vàđáp ứng được nhu cầu của thị trường

Về nguồn vốn:

Nợ phải trả trong 3 năm có xu hướng tăng lên Sở dĩ có sự gia tăng này là docông ty cần có một lượng vốn lớn để phục vụ cho việc mở rộng sản xuất tại nhà máy

bia Phú Bài Bên cạnh đó 3 năm gần đây là thời điểm khó khăn của thị trường trongnước và quốc tế: Giá cả NVL đầu vào tăng cao, lạm phát, lãi suất và tỷ giá… Tuynhiên, công ty vẫn duy trì được tỉ lệ NPT/VCSH khoảng 20%, đây là tỷ lệ không quácao vì với tỷ lệ này thì công ty hoàn toàn có thể đảm bảo được khả năng thanh toán.

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của công ty có thể khái quát qua sơ đồ 2.1

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH Bia Huế năm 2012

Hội đồng quản trị: Là bộ phận có quyền lợi cao nhất, do đại hội đồng cổ đông

bầu ra Hội đồng quản trị có quyền hoạch định các chiến lược, kế hoạch phát triểntrung và dài hạn của công ty Có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm giám đốc hoặc tổnggiám đốc trong công ty

Tổng giám đốc: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người điều hành công việc sx

Hội đồng quản trị

GĐNMPhúThượng

PhòngTiếpthị

PhòngBánhàng

Bảo vệ

Bếpăn

Độixe

PX

Tổng giám đốc

được quy định tại Điều lệ công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trướcpháp luật về quản lý toàn diện Công ty TNHH Bia Huế.

Giám đốc tài chính (Kế toán trưởng): Chịu trách nhiệm trước pháp luật và

Tổng giám đốc về công tác kế toán, tham mưu cho Ban giám đốc về các quyết định tàichính của Công ty Chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn, tổ chức công tác công táchạch toán, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra các kế toán viên thực hiện tốt công việcđược giao Kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm lập các báo cáo quản trị và dự toán tàichính nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý của Công ty Giám đốc tài chính quản lý trựctiếp 3 phòng: Phòng Kế Toán, Phòng Tài Chính và Bộ phận Kho

Giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về sự vận hành, hoạt động của tất cả các

máy móc thiết bị của công ty, bảo đảm cho máy móc hoạt động tốt phục vụ cho sảnxuất một cách hiệu quả, nâng cao công suất hoạt động của máy móc khi cần thiết vàđảm bảo an toàn lao động Thực hiện các chức năng và nhiệm vụ liên quan trực tiếpđến quá trình sản xuất như: mua NVL, quản lý nấu, quản lý chất lượng sản phẩm, quản

lý kho bãi… Tổ chức nghiên cứu sản phẩm, thí nghiệm đưa ra các sản phẩm mới Tổchức sữa chữa, đề nghị mua mới hay thanh lý các thiết bị dây chuyền khi cần thiết.Giám đốc kỹ thuật phụ trách hai nhà máy: Phú Bài và Phú Thượng với 5 bộ phậnchính: Phân xưởng Chiết, Công nghệ, Thí nghiệm, Cơ điện, Kho

Giám đốc tiếp thị: Vạch ra kế hoạch, chiến lược tiếp thị cho công ty, tìm ra ý

tưởng, sáng kiến hay cho việc quảng bá sản phẩm của công ty, mở rộng thị trường tiêuthụ cho công ty Đảm bảo cho sản phẩm của công ty được mọi người biết đến và đượctiêu thụ tốt nhất Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về việc quảng bá và tiêu thụsản phẩm

Giám đốc nhân sự: Tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho công ty Tham

mưu cho tổng giám đốc về công tác sắp xếp cán bộ và cơ cấu tổ chức phù hợp vớinăng lực, trình độ của từng người, đề ra và thực hiện các biện pháp thưởng, phạt chínhxác, kịp thời Theo dõi ý thức và kết quả làm việc của từng nhân viên để tiến hànhchấm công, khen thưởng cũng như xử phạt Tiến hành giải quyết khiếu nại của nhânviên khi có các tình huỗng xảy ra, phổ biến chủ trương của Đảng và các đường lối của

công ty Giám đốc nhân sự phải đảm bảo quyền lợi cho công nhân viên để mọi ngườilao động cống hiến hết mình vì sự nghiệp của công ty.

Giám đốc hành chính: Bảo đảm cho các cá nhân và bộ phận trong công ty thực

hiện đúng chức năng của mình, tránh chồng chéo, đổ lỗi cho nhau Mua sắm các thiết

bị ban đầu, giấy tờ cho các văn phòng làm việc Tổ chức các cuộc họp lớn cho công ty,Đại hội đồng cổ đông Tiếp khách, các cơ quan đờn thể đến làm việc với công ty Có 3

bộ phận trực thuộc là: Đội xe, Bếp ăn và Bảo vệ

Tóm lại, mỗi bộ phận trong công ty có một chức năng khác nhau trong cơ cấu tổchức của công ty, nhưng vẫn có mối quan hệ chức năng mật thiết, cùng tham mưu choTổng giám đốc trong việc ra các quyết định Nhìn chung, cơ cấu cơ cấu tổ chức quản

lý của công ty khá đơn giản, tuy nhiên vẫn đảm bảo được tính thống nhất qua một hệthống chỉ huy trực tiếp Điều đó cho phép nâng cao tính chuyên môn của từng bộ phận,

và gắn trách nhiệm của mỗi thành viên vào kết quả kinh doanh của công ty

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Do hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Bia Huế khá vừa phải, chủ yếu là

ở khu vực miền Trung nên công ty lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán tậptrung Mô hình này giúp cho việc kiểm tra và kiểm soát thông tin một cách đầy đủ, kịpthời nhanh chóng về tình hình cung ứng, dự trữ tài sản và nguồn hình thành tài sản choban lãnh đạo

Bộ máy kế toán gồm 15 người, hầu hết có trình độ Đại học, có chuyên mônnghiệp vụ cao Đứng đầu phòng kế toán – tài chính là Giám đốc tài chính của công ty,kiêm kế toán trưởng Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể như sau:

Giám đốc tài chính (Kế toán trưởng): Chịu trách nhiệm trước pháp luật và

Tổng giám đốc về công tác kế toán, tham mưu cho Ban giám đốc về các quyết định tàichính của Công ty

Phó giám đốc tài chính (kế toán tổng hợp): chịu trách nhiệm trước giám đốc tài

chính về công tác kế toán tại đơn vị Kiểm tra kiểm soát và giúp đỡ các nhan viên

trong phòng kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Phó giám đốc tài chính kiêmnhiệm việc phụ trách phần hành kế toán tổng hợp tại đơn vị.

Kế toán các phần hành: hằng ngày có nhiệm vụ thu thập các chứng từ gốc, theo

dõi phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh, ghi sổ sách kế toán Chịu trách nhiệmtrước những phần hành kế toán mà mình thực hiện

Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt tại công ty, tiến hành thu chi tiền mặt khi có đầy

đủ các chứng từ được phê duyệt hợp lệ

Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty bia Huế

GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH (Kế toán trưởng)

PHÓ GĐTC (Kế toán tổng hợp)

Nhìn chung, các nhân viên kế toán của công ty đều có năng lực và trình độchuyên môn cao, có trách nhiệm với công việc Công ty đã căn cứ vào đặc điểm sảnxuất của đơn vị để lựa chọn mô hình kế toán tập trung, cơ cấu gọn nhẹ, chuyên mônhóa công việc nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất

2.1.4.2 Chế độ kế toán, chính sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng

Chế độ chế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính Báo cáo tài chính được lập theochuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam

Chính sách kế toán: Các chính sách kế toán chủ yếu được áp dụng:

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ).

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường

thẳng

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá gốc

- Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kì

Hình thức kế toán áp dụng :

- Kế toán máy theo hình thức Chứng từ ghi sổ Các mẫu sổ và bảng tổng hợpđược thiết kế trong phần mềm này bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ thẻ chitiết, bảng tổng hợp và chi tiết cảu từng đối tượng kế toán như tình hình công nợ, tìnhhình xuất nhập vật tư, bảng chi tiết công nợ khách hàng

- Công ty Bia Huế sử dụng phần mềm Navision để hỗ trợ cho bộ phận kế toán.Phần mềm này trở thành hệ thống quản lý chung của công ty Hệ thống quản trị doanhnghiệp bao gồm nhiều modul: quản lý tài chính (Financial management), bán hàng &marketing (sales & marketing), mua hàng (purchase), sản xuất (manufacturing), nhân

lập nhưng cũng có thể tích hợp để chia sẻ thông tin với các modul khác nhằm tạo nênmột hệ thống toàn diện, hạn chế công sức và thời gian nhập liệu, đưa ra nhiều báo cáotích hợp đa dạng, làm cho mọi bộ phận đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụcho công ty Hiện tại, công ty chưa sử dụng hết các ứng dụng của phần mềm này Tuynhiên sử dụng Navision góp phần vào việc kiểm soát toàn diện, nhanh chóng, chínhxác về tình hình sản xuất kinh doanh tài chính của doanh nghiệp tại mọi thời điểm Vớitính bảo mật cao, hiện tai công ty đã sử dụng Microsoft Dynamics NAV cho tất cả cácphần hành của công ty.

2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH

Bia Huế qua 3 năm 2009 – 2011

Chỉ tiêu Năm 2009

(Đvt:trđ)

Năm 2010 (Đvt:trđ)

Năm 2011 (Đvt:trđ)

2010/2009 2011/2010

Tổng doanh thu 1.665.606 2.035.948 2.053.076 370.342 22,23 17.128 0,84 Các khoản giảm

trừ (691.281) (615.212) (628.268 ) 76.069 -11,00 -13.056 2,12 Doanh thu thuần 974.325 1.420.736 1.424.807 446.411 45,82 4.071 0,29 Giá vốn hàng

bán (543.027) (716.143) (748.089) (173.116) 31,88 -31.946 4,46 Lợi nhuận gộp 431.298 704.593 676.717 273.295 63,37 -27.876 -3,96

Qua bảng 2.4 ta thấy lợi nhuận trước thuế của công ty tăng đều qua 3 năm Cụ

thể năm 2009, lợi nhuận đạt 237.739 trđ, đến năm 2010 tăng thêm 154.364 trđ tươngứng tăng 64,93% so với năm 2009 Sang năm 2011, lợi nhuận tăng lên thêm 14.339 trđtương ứng tăng 3,66% so với năm 2010 Mức tăng này chủ yếu là do lợi nhuận thuần

từ hoạt động kinh doanh Trong điều kiện nền kinh tế gặp nhiều khó khăn do ảnhhưởng thiên tai và chỉ số giá tiêu dùng tăng cao, lạm phát bùng nỗ nhưng công ty vẫngiữ vẫn được đà kinh doanh qua các năm Lợi nhuận thuần từ hoạt HĐKD liên tụctăng qua các năm là do các yếu tố doanh thu thuần và giá vốn hàng bán chi phối

Thứ nhất, doanh thu thuần năm 2010 tăng gần 446,5 tỉ đồng tức tăng 45,82% sovới năm 2009 Đến năm 2011 giá trị này tăng thấp hơn chỉ khoảng 4 tỷ đông tươngứng tăng 0,29% so với 2010, để có được mức tăng trưởng như vậy là do trong 3 nămtổng doanh thu của công ty không ngừng tăng cao Do việc mở rộng thị trường tiêu thụ

ở các tỉnh Tây Nguyên, miền Bắc trung bộ… khai thác được nhu cầu tiêu thụ tiềmnăng và thông qua mạng lưới bán hàng qua các đại lý cũng là phương thức để sảnphẩm đến người tiêu dùng nhiều đã mang lại hiệu quả cao cho công ty Bên cạnh đó là

sự hoạt động tích cực của các bộ phận, phòng ban trong công ty như phòng PR, phòngmarketing, phòng sale…đã nâng tổng sản lượng tiêu thụ sản phẩm mang lợi giá trịdoanh thu khổng lồ cho công ty Đối với giá vốn hàng bán thì chi phí này cũng tănglên qua các năm do ảnh hưởng của các yếu tố đầu vào Tuy nhiên, tốc độ tăng của giá

vốn hàng bán nhỏ hơn tốc độ tăng doanh thu nên doanh thu thuần của công ty tăng lênqua 3 năm Sở dĩ có được điều này là do công ty đã quản lý tốt về các chi phí đầu vào,tiết kiệm trong sản xuất, áp dụng các dây chuyền sản xuất hiện đại đã tiết kiệmCPNCTT và tăng năng suất sản phẩm sản xuất ra Ngoài ra, lợi nhuận từ các hoạt độngtài chính cũng góp phần nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đối với các khoản CPBH, CPQLDN cũng tăng lên qua các năm Trong đó, chiphí quản lý và bán hàng tăng lên ở các năm trước 2010 và đã được giảm đáng kể ởnăm 2011 Đây là dấu hiệu tốt trong việc quản lý chi phí của công ty TNHH Bia Huế,

vì việc giảm chi phí nhưng đảm bảo nhu cầu quản lý và tiêu thụ sản phẩm cho doanhnghiệp

Với kết quả lợi nhuận đạt được trong 3 năm qua thì công ty đã tham gia đóngthuế theo quy định của nhà nước và tạo thu nhập ổn định cho người lao động nhằmnâng cao hiệu quả kinh tế tài chính và kinh tế xã hội

2.1.6 Tổ chức hoạt động kinh doanh

Đặc điểm sản phẩm:

Hiện nay, công ty TNHH Bia Huế đang tiến hành sản xuất và tiêu thụ trên thị trường trong nước và ngoài nước khá nhiều chủng loại sản phẩm bia khác nhau

Bảng 2.4: Chủng loại sản phẩm của công ty TNHH Bia Huế

STT Tên sản phẩm Kiểu dáng Dung tích

(lít) (lon/thùng/két) Số lượng

(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Bia Huế)

Đặc điểm thị trường: Hiện nay, thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH

Bia Huế chủ yếu tập trung ở khu vực Miền Trung, ngoài ra còn phân bố trên nhiều tỉnhthành trong nước cũng như ngoài nước

Hình thức tiêu thụ chủ yếu của công ty là thông qua hệ thống các đại lý bán lẻ.Các đại lý chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm của công ty theo giá mà công ty quyđịnh và được hưởng hoa hồng trên doanh số tiêu thụ được chứ không bằng hình thứcchênh lệch giá Điều này đảm bảo được nguồn thu nhập ổn định cho các đại lý và giábán của công ty trên thị trường cũng ổn định hơn

Chi nhánh sản xuất và hệ thống kho bãi

Công ty TNHH Bia Huế có 2 chi nhánh sản xuất tại địa điểm:

- 243 Nguyễn Sinh Cung, TP Huế

- Khu công nghiệp Phú Bài, huyện Hương Thuỷ, TT Huế

Công ty TNHH Bia Huế có hệ thống kho bãi phân bổ đều trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế tạo điều kiện thuận lợi và tiết kiệm chi phí cho đại lý cấp 1, hệ thống kho bao gồm:

- Kho Phú Bài, thị xã Phú Bài, TT.Huế

- Kho Tăng Bạt Hổ, đường Tăng Bạt Hổ, TT.Huế

- Kho Phan Bội Châu, đường Phan Bội Châu, TT.Huế

- Kho Công ty, đường Nguyễn Sinh Cung, TT.Huế…

2.1.7 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Giai đoạn I: nghiền nấu

Nguyên liệu chính là malt và gạo, cho vào mỗi máy riêng để nghiền thành bột theo

tỉ lệ 4:1 Trộn thành hỗn hợp và thêm vào một số hóa chất, nước sau đó điều chỉnh chonguyên liệu theo đường ống vào nồi nấu Nấu hỗn hợp này bằng nồi hơi và thêm hóa chất,sau 8 giờ cho ra dịch nha cho qua bình lọc, gồm 2 bước:

- Lọc thủy phân cho ra nước đầu, sau đó dùng nước nóng rửa bã thì thu đượcnước nha cuối, còn bã thải ra ngoài

- Nấu nước nha với hóa chất Houblon cho đến khi có vị đặt trưng, sau đó dịchnha được chuyển qua thùng lọc ly tâm lắng trong và giữ lạnh để lên men

Giai đoạn II: lên men

Dùng men để lên men dung dịch nấu, điều chỉnh nhiệt độ theo tiêu chuẩn kỹthuật Lúc này toàn bộ đường và các chất ngấm men, lên men thành bia

Đồng thời bia được Cacbonyt và bảo toàn bằng CO2 để tăng vị và tăng độ bọt.Trong giai đoạn lắng được lọc bằng ly tâm, dịch lọc qua máy làm lạnh để ít men vớinhiệt độ 1-6 0C trong thời gian 12 ngày Bia lạnh giữ trong thùng lạnh 8 giờ, sau đóchuyển đến giây chuyền chiết chai

Giai đoạn III: Chiết bia thành phẩm

Dây chuyền chiết bia được bố trí theo hình chữ U Một đầu bốc vỏ bia lên băngtải đến máy rửa chai và chai được chuyển đến máy thanh trùng có nhiệt độ từ 60-720C.Sau khi được làm sạch, vỏ chai được chuyển đến băng chiết bia, dán nhãn, dập nắpthành phẩm

Đối với công nghệ sản xuất bia lon, qui trình nấu và lên men cũng giống như trênnhưng trong giai đoạn đóng lon thì đơn giản hơn vì lon không dùng lại vỏ mà dùng vỏmới Dây chuyền sản xuất bia chai và giây chuyền sản xuất bia lon chỉ khác nhau ởcông đoạn chiết bia ra chai hay chiết bia ra lon Thời gian sản xuất bia từ khâu nghiền

và nấu thành bột qua các khâu lên men đến lúc đóng gói thành phẩm tại phân xưởngchiết khoảng 12-18 ngày

Tóm lại, với dây chuyền sản xuất bằng công nghệ hiện đại, chất lượng bia luônđược theo dõi và kiểm định chặt chẽ Vì thế, công ty luôn luôn cung cấp cho thị trườngnhững sản phẩm bia có chất lượng cao, đạt tiêu chuẩn quốc tế và đáp ứng được thịhiếu của khách hàng.