hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty sông thu đà nẵng

Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 53 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY SÔNG THU ĐÀ NẴNG FINISHING INTERNAL CONTROL SYSTEM FOR PRODUCTION COST IN SONG THU COMPANY OF DA NANG SVTH: TRẦN THỊ SÁU Lớp: 30K06.3, Trường Đại học Kinh tế GVHD: ThS. NGUYỄN HỮU CƯỜNG TÓM TẮT Kiểm soát nội bộ về chi phí có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, bởi vì một hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tốt sẽ không những giúp cho doanh nghiệp hạ thấp giá thành sản phẩm mà còn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cho doanh nghiệp. Bài viết này vận dụng lý luận về kiểm soát nội bộ để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí tại Công ty Sông Thu Đà Nẵng. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất một số ý ‎kiến nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty. ABSTRACT Constructing an internal control over production costs is increasingly important to manufacturing enterprise because it not only helps reduce the enterprise’s cost price but also enhance its product quality. This paper reviews literature on internal control with the aim of evaluating the internal control over production costs of Song Thu Company and advising the way to improve it. ĐẶT VẤN ĐỀ Xu hướng toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hoá sản phẩm mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí là một yêu cầu cấp thiết nhất là đối với các doanh nghiệp sản xuất. Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành; nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh trên thương trường. Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban Giám đốc nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Ở vị trí địa lý của nước ta với bờ biển kéo dài hàng nghìn kilômet, ngành đóng tàu là một trong ngành những quan trọng của nền kinh tế quốc dân. Hiệu quả, chất lượng của các sản phẩm thuộc ngành đóng tàu đã đóng góp đáng kể vào sự phát triển chung của đất nước. Công ty Sông Thu là một đơn vị quốc phòng chuyển sang làm kinh tế nên gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ của rất nhiều doanh nghiệp đóng tàu lớn trong và ngoài nước. Trong bối cảnh đó, muốn tồn tại và phát triển cần phải có rất nhiều các biện pháp khác nhau và kiểm soát tốt chi phí sản xuất là một trong các biện pháp quan trọng nhất. Đây là vấn đề rất cần thiết đối với bất kỳ một công ty đóng tàu và cũng như đối với Công ty Sông Thu. Qua thực tế tìm hiểu hoạt động của Công ty thì vấn đề kiểm soát chi phí sản xuất còn một số hạn chế và đó là lý do chính em chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Sông Thu”. Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 54 Nội dung của đề tài gồm: 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Mục này trình bày khái niệm cơ bản, chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ, mô tả khái quát những thành phần cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất Khái niệm về chi phí sản xuất, phân loại và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng. Cung cấp hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán và các bộ phận tham gia trong công tác kiểm soát nội bộ các khoản mục chi phí sản xuất. Các gian lận và sai sót thường gặp trong quá trình sản xuất. Trình bày các mục tiêu kiểm soát, thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí sản xuất. Các thủ tục kiểm soát trong điều kiện tin học hoá 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY SÔNG THU Việc sản xuất sản phẩm tại Công ty thực hiện theo đơn đặt hàng, theo yêu cầu của khách hàng nên mỗi sản phẩm Công ty sản xuất ra đều có hình dáng riêng, kích thước riêng, cấu tạo riêng. Các chủng loại sản phẩm chủ yếu của Công ty. - Sửa chữa các phương tiện nổi dùng cho mục đích Quốc phòng. - Sửa chữa và đóng mới các loại vận tải biển từ 50 – 3.000 tấn - Sửa chữa và đóng mới các loại tàu cao tốc phục vụ tìm kiếm cứu nạn trên biển. - Sửa chữa và đóng mới các loại vận tải qua sông - biển, tàu đánh cá, xà lan, tàu đầu kéo… Các loại sản phẩm này đều được cấu tạo bằng vật liệu sắt thép có giá trị lớn, thời gian sản xuất lâu dài, khi hoàn thành nó được coi là tài sản cố định của bên đặt hàng nên khi tiến hành sản xuất phải tiến hành lập dự toán và phải được hai bên thông qua. Với đặc điểm sản xuất sản phẩm như vậy nên chi phí phát sinh tại Công ty hầu hết là chi phí sản xuất. Vì vậy kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty phải được sự quan tâm đáng kể để nó thực sự trở thành công cụ quản lý hữu hiệu đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý. Ta có thể đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty qua các vấn đề như sau: Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Kiểm soát quá trình mua - nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty Đối với vật tư mua ở trong nước, cung ứng vật tư thuộc bộ phận vật tư có quyền lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng và viết giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư sau đó mới chuyển sang phòng kinh doanh và Giám đốc xét duyệt. Vì vậy có thể xảy ra sai phạm nếu cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp để hưởng chênh lệch giá hoặc chiếm khoản chiết khấu thương mại. Trong quá trình mua vật tư, việc giao nhận vật tư chủ yếu dựa trên sự tin tưởng của hai bên nên không có một biên bản nào được lập để thể hiện sự chuyển giao quyền sở hữu đối với vật tư. Các hoá đơn đến cuối tháng nhà cung cấp mới lập trong đó thống kê tất cả các loại vật tư mà Công ty đã mua trong tháng. Tại Công ty, hiện không có bộ phận nhận hàng, trước khi nhập kho chỉ có máy móc, thiết bị có giá trị lớn phòng KCS mới kiểm tra chất lượng, còn một số lượng lớn vật tư khác không Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 55 được kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho. Khi tiến hành nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập vào sổ nhập vật tư mà không có một biên bản hay chứng từ nào được lập để thể hiện sự chuyển giao trách nhiệm giữa cung ứng vật tư và thủ kho đối với vật tư đã nhập kho. Tất cả các phiếu nhập kho chỉ được kế toán vật tư in ra vào thời điểm cuối tháng khi bộ phận vật tư chuyển các hoá đơn mua hàng lên phòng kế toán. Vì vậy phiếu nhập kho chỉ có tác dụng để lưu chứ không có tác dụng kiểm soát. - Kiểm soát quá trình xuất kho, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty Giấy đề nghị cấp vật tư mặc dù có chữ ký xét duyệt của Giám đốc Công ty nhưng chỉ mang tính hình thức, nguyên vật liệu vẫn xuất kho trước khi có sự xét duyệt của Giám đốc hoặc uỷ quyền của Giám đốc. Hàng ngày, khi xuất kho vật tư thủ kho chỉ ghi lượng thực xuất vào sổ cấp vật tư mà không có một chứng từ nào được lập để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư xuất kho từ thủ kho sang người nhận. Vì vậy, khi xảy ra mất mát đối với vật tư không quy được trách nhiệm cụ thể đối với từng cá nhân có liên quan. Cuối tháng, bộ phận vật tư chuyển sổ cấp vật tư lên phòng kế toán. Kế toán vật tư căn cứ vào sổ cấp vật tư nhập liệu vào máy tính và in ra các phiếu xuất kho nên phiếu xuất kho cũng chỉ có tác dụng để lưu chứ không có tác dụng để kiểm soát. Hiện tại, Công ty quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ nên đối với các nghiệp vụ xuất kho vật tư ta chỉ theo dõi được về mặt số lượng chứ không theo dõi được về mặt giá trị. Mặc dù nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn khoảng 60 đến 70% tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Nhưng khi phát sinh chi phí, kế toán chỉ có nhiệm vụ nhập số liệu vào máy và in ra các loại chứng từ và sổ sách chứ chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích tìm nguyên nhân để có các biện pháp quản lý thích hợp. Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Một số lao động được tuyển vào Công ty dựa trên các mối quan hệ cá nhân không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước khi tiếp nhận. Mặc dù ở Công ty có hệ thống thẻ từ phải được quẹt vào máy chấm công khi ra vào cổng để theo dõi thời gian làm việc của công nhân nhưng sự kiểm soát này chưa chặt chẽ vì nhiều khi người này vẫn có thể quẹt thẻ thay cho người khác. Tuy Công ty đã xây dựng được một số thủ tục kiểm soát phù hợp với chế độ cũng như thực trạng của Công ty, nhưng chỉ dừng lại ở việc phản ánh chi phí này vào sổ sách liên quan mà chưa đi đến giai đoạn tiếp theo của quá trình kiểm soát là so sánh, phân tích với dự toán được lập, tìm nguyên nhân chênh lệch để từ đó có phương án hành động cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp và rất khó kiểm soát, tại Công ty chưa xây dựng được các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung. Công ty không phân chi phí sản xuất chung thành biến phí và định phí nên sự biến động của khoản mục chi phí này chưa được đánh giá và có sự điều chỉnh hiệu quả. Công ty chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh với dự toán nên không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí này và có biện pháp kiểm soát thích hợp. 3. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY SÔNG THU 3.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát mua - nhập kho nguyên vật liệu Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 56 Để tránh sai phạm khi cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp, Giám đốc Công ty hoặc uỷ quyền cho Phó Giám đốc kinh doanh tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí do Công ty xây dựng như giá cả, chất lượng và uy tín trong bán và giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, phòng kinh doanh căn cứ vào biên bản dự trù vật tư đối chiếu với dự toán để lập đơn đặt hàng. Định kỳ, bộ phận vật tư tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp và báo cáo lại cho Giám đốc Công ty về việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp với các tiêu chí loại bỏ do Công ty xây dựng. Công ty cũng nên chuyển đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Khi tiến hành giao nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, cung ứng vật tư phải kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại …và so sánh đối chiếu với đơn đặt hàng. Đại diện phòng KCS phải tiến hành kiểm tra chất lượng đối với vật tư và lập biên bản kiểm tra chất lượng. Nếu vật tư nhà cung cấp giao đúng theo các yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại…thì mới tiến hành giao nhận. Khi giao nhận cung ứng vật tư phải lập biên bản giao nhận vật tư có sự xác nhận của 2 bên. Thủ kho sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại… nguyên vật liệu cho nhập kho rồi tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho trước hết phải có chữ ký xác nhận của cung ứng vật tư, thủ kho để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư từ cung ứng vật tư sang thủ kho. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát xuất kho sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu Để kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu, sau khi xét duyệt giấy đề nghị cấp vật tư, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật do Giám đốc uỷ quyền sẽ lập phiếu xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho này để xuất nguyên vật liệu. Sau khi xuất nguyên vật liệu, thủ kho và người nhận phải ký vào phiếu xuất kho để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư từ thủ kho sang người nhận. Khi xuất vật tư ra sử dụng cho sản xuất cần có biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chủng loại, quy cách…có đúng với dự toán và yêu cầu xuất nguyên vật liệu không, tránh trường hợp xuất nhầm vật tư làm thất thoát chi phí, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. Kiểm soát tồn kho vật tư ở mức tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Do tất cả các hoạt động sản xuất của Công ty đều dựa trên dự toán nên Công ty có thể sử dụng phương pháp MRP (Materials Requirements Planning) phương pháp lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Để thực hiện được phương pháp này, Công ty cần lập lịch trình sản xuất một cách chi tiết cho từng tuần. Ngoài ra, Công ty cần xây dựng các báo cáo phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định mức biến động về lượng hay đơn giá nguyên vật liệu từ đó xác định nguyên nhân và có biện pháp kiểm soát kịp thời. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Công ty phải thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm và kế hoạch sản xuất và tránh được sự lãng phí về nguyên vật liệu do trình độ tay nghề của công nhân thấp. Kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của công nhân bằng hệ thống thẻ từ, nghiêm cấm tình trạng người này quẹt thẻ thay cho người khác. Thống kê phân xưởng kiểm tra việc chấm công hàng ngày đối với công nhân phải kiểm soát được thời gian dành cho từng công việc. Các tổ trưởng thuộc phân xưởng phải kiểm soát được chất lượng công việc, bố trí công việc phù hợp với tay nghề (bậc thợ) của từng công nhân trong tổ. Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 57 Để kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc và chất lượng công việc, Công ty nên bố trí thêm cán bộ kỹ thuật để giám sát công việc của công nhân. Công ty cần thiết lập các báo cáo phân tích chi phí nhân công trực tiếp để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tìm ra các nguyên nhân gây nên sự biến động chi phí nhân công trực tiếp để từ đó có các biện pháp kiểm soát thích hợp. Công ty nên sử dụng dịch vụ của ngân hàng để phát lương cho công nhân thông qua hệ thống thẻ ATM. 3.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Tiến hành phân tích chi phí sản xuất chung theo tổng số chi phí và theo từng yếu tố để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự toán. Phân tích tổng số chi phí sản xuất chung, ngoài việc tìm ra chênh lệch và nguyên nhân đưa tới những chênh lệch chi phí sản xuất chung giữa thực tế so với dự toán thì cần phải xác định đâu là định phí đâu là biến phí để có biện pháp quản lý thích hợp. Để quản lý chặt chẽ hơn các khoản chi phí phát sinh như chi phí bằng tiền, dịch vụ mua ngoài…thì phải kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan: chi phí bằng tiền với khoản mục tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, dịch vụ mua ngoài với khoản mục phải trả người bán, tạm ứng…Đồng thời để kiểm soát tốt chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền phục vụ cho sản xuất, Công ty cần xây dựng định mức chi phí, cơ chế khoán chi nội bộ hợp lý để tạo động lực tăng cường công tác kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí. Công ty cần xây dựng các báo cáo phân tích sự biến động của biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng dẫn đến sự biến động của khoản mục chi phí này, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát thích hợp. 4. KẾT LUẬN Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề tài tiến hành Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Sông Thu nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí sản xuất, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sức cạnh tranh trong xu thế hội nhập. Về cơ bản đề tài đã giải quyết được một số vấn đề sau: - Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng. - Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Sông Thu, qua đó đưa ra được những đánh giá cụ thể về thực trạng công tác này. - Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Sông Thu. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ môn hệ thống thông tin kế toán (2004), Hệ thống thông tin kế toán, Nxb Thống kê. [2] GS.TS Nguyễn Quang Quynh (2001), Kiểm toán tài chính, Nxb Tài chính. [3] Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2003), Kế toán quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam, Nxb Tài chính. [4] TS. Võ Văn Nhị (2001), Kế toán quản trị, Nxb Thống kê. Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 58 [5] TS Bùi Văn Dương (2005), Hệ thống kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán mới, Nxb Tài chính. [6] Victor Z. Bink, Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại, Nxb Tài chính, Hà Nội. [7] TS. Trương Bá Thanh, ThS. Trần Đình Khôi Nguyên (2001), Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh, Nxb Giáo dục. [8] Nguyễn Thị Kim Hương (2005), Tăng cường kiểm soát chi phí các công trình xây dựng cầu đường tại TP. Đà Nẵng-Luận văn Thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. [9] Hoàng Thị Thanh Hải (2005), Nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ về chi phí ở Công ty Điện lực 3-Luận văn Thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. [10] Nguyễn Phi Sơn (2006), Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp tại các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty xây dựng Miền Trung-Luận văn Thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. [11] Trịnh Thị Hoàng Dung (2006), Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ 5-Luận văn Thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. . hành Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Sông Thu nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí sản xuất, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản. nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng. - Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Sông Thu, qua đó đưa ra được. tăng chi phí này và có biện pháp kiểm soát thích hợp. 3. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY SÔNG THU 3.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí