KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY TNHH lâm NGHIỆP QUY NHƠN

kiểm soát nội bộ chu trình trả lương tại công ty tnhh lâm nghiệp quy nhơn

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN1 Giới thiệu

Công ty TNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn có trụ sở tại 1134 đường Hùng Vương – TP.Quy Nhơn – Bình Định.

Mã số thuế:4100258842

Giám đốc: Ông Hồ Văn Bình

Người đại diện: Công ty TNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn

Ngày đăng kí kinh doanh: 7/31/2010

Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911

Loài cây đăng kí sản xuất: Bạch đàn Urô, đào lộn hột, keo lá tràm, keo lai tự nhiên,phi lao, thông Caribê, thông nhựa.

Là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có con dấu, được mở tài khoản giao dịch với ngân hàng phù hợp với phương thức hạch toán của công ty.

2 Phương thức hoạt động của công ty.

Cán bộ, công nhân viên và người lao động Công ty đã không ngừng nổ lực thi đua lao động sản xuất thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất, kinhdoanh; xây dựng Công ty ngày càng phát triển về quy mô, đa dạng hóa các ngành nghề kinh doanh, đảm bảo nâng cao sản lượng, chất lượng các sản phẩm

đầu ra, góp phần tích cực vào việc tăng doanh thu và lợi nhuận Tăng cường đầutư xây dựng vườn ươm, cây giống với quy mô 1,5 triệu cây/năm.

Việc áp dụng các phương thức quản lý khoa học, hệ thống hóa các chương trìnhlàm việc để tạo ra những cây giống có chất lượng va giá cả phù hợp.

Tổ chức bộ máy, tổ chức kế hoạc công việc được sắp xếp phù hợp để mang lại năng suất tốt nhất.

3 Tình hình lao động và bộ máy quản lý.

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

Phó Giám đốccông tyGiám đốc công ty

Phòng tổchứchànhchính –lao động

Phòngtài vụ

Về lao động: Tổng số lao động toàn Công ty: 220 người trong đó có 24 nữ.

Phân theo chức năng :

- Lao động quản lý : 43 người.- Lao động phục vụ : 52 người.- Lao động trực tiếp : 125 người.

Về bộ máy quản lý:

- Giám đốc: 01 người - Phó Giám đốc: 01 người

- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ.

+ Phòng Kinh doanh : 04 người.+ Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật : 05 người.+ Phòng Tài chính - Kế toán : 04 người.

+ Phòng Tổ chức hành chính – Lao động tiền lương: 06 người.

4 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:

* Phòng Tổ chức - Hành chính – Lao động tiền lương:

Phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức,hành chính, lao động tiền lương của Công ty Nhiệm vụ chủ yếu của phòng là: - Đề xuất về sắp xếp, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất;

- Quản lý, theo dõi, thực hiện công tác lao động tiền lương; - Công tác nhân sự, quản lý lưu trữ hồ sơ;

- Thực hiện các chính sách đối với người lao động;

- Công tác bảo vệ nội bộ, thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của cánbộ CNV;

- Công tác văn thư, đánh máy và phục vụ của văn phòng Công ty; - Tổ chức quản lý lực lượng tự vệ trong toàn Công ty.

- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý bảo vệ rừng và đất rừng trong toànCông ty;

- Kiểm tra, giám sát việc khai thác, vận chuyển gỗ, lâm sản trong địa bàn Côngty;

- Hướng dẫn các XNLN lập các hồ sơ vi phạm lâm luật để xử lý hoặc đề nghịcác cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật;

- Quản lý hồ sơ, tài liệu có liên quan đến rừng và đất rừng, theo dõi vốn rừngtoàn Công ty.

- Quản lý, sử dụng các nguồn vốn SXKD đúng quy định, đạt hiệu quả;

- Kiểm tra, giám sát việc quản lý sử dụng tài sản, tiền vốn của Công ty tại cácđơn vị cơ sở trực thuộc theo định kỳ và đột xuất trong năm;

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch tài chính, thực hiện các báo cáo kếtoán, thống kê theo quy định;

- Lập và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng kinh tế.

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN

Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP Quy Nhơn - Bình Định

BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ

(Theo phương pháp trực tiếp)Năm 2011

I Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh

1 Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và kinh doanh thu

Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 20(3,189,898,762)(2,550,902,703)II Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư

1.Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài

III Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính

2 Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của

-Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng

BTC

6 Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu36-

Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (20+30+40)50(3,403,693,762)(1,625,244,537)

Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (50+60+61)70 VII.34 6,228,252,2969,631,946,058

Lập, ngày 29 tháng 02 năm 2012

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN

Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP Quy Nhơn - Bình Định

BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ

(Theo phương pháp trực tiếp)Năm 2012

I Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh

Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 207,949,957,109(3,189,898,762)

Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của

Bộ trưởng BTC

II Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư

III Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính

2 Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của

Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (20+30+40)507,926,732,109(3,403,693,762)

-Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (50+60+61)70 VII.34 14,154,984,4056,228,252,296

Lập, ngày 28 tháng 02 năm 2013

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

II CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI THU, CHI VÀ TỒNQUỸ

1 Các thủ tục kiểm soát chung đối với tiền

1.1 Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực

Khi một nhân viên nào đó không đủ kiến thức và kinh nghiệm sẽ cảm thấyxấu hổ, đay cũng là một trong những nguyên nhân gây ra gian lận Nếu nhân viêncó tính trung thực thấp khi có cơ hội và áp lực sẽ thực hiện gian lận.

Không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào có thể ngăn chặn và phát hiện hết các saiphạm nếu các nhân viên yếu kém về mặt năng lực hay không trung thực Vì vậycông ty luôn chú trọng trong công tác tuyển dụng những nhân viên có năng lực,thường xuyên giám sát và thử thách tính trung thực của nhân viên trong công ty.1.2 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ sẽ hạn chế khả năng xảy ra gian lận doviệc một cá nhân hay một bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức năng có thể lạm dụng vìlợi ích của bản thân.

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty:

Vì vậy mà mỗi bộ phận kế toán của công ty đảm nhiệm vai trò khác nhau như:

1 Vai trò của Kế toán Viên: Trong đó Thủ Quỹ:

- Là người thực hiện việc chi tiền, thu tiền liên quan đến quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh của DN.

- Là người kiểm soát về Tổng thu/ Tổng chi/ Số tồn Quỹ.

- Lập các Báo cáo về Thu, chi, Tồn Quỹ theo yêu cầu quản lý của DN

 Trong đó Kế toán Thuế:

- Thu thập các Hóa đơn chứng từ đầu ra/ đầu vào làm căn cứ kê khai thuế GTGThàng tháng

- Lập các Báo cáo Quý theo quy định: Báo cáo về thuế TNDN, Thuế TNCN, Tìnhhình sử dụng Hóa đơn

- Lập Báo cáo Tài chính cuối năm

- Tính lương và thực hiện trích các khoản trích theo lương theo Quy định dựa trênBảng chấm công, Hợp đồng lao động

- Kiểm soát về số lượng chất lượng người lao động của từng Bộ phận trong Doanhnghiệp

- Thực hiện bán hàng, trực tiếp lập Hóa đơn bán hàng

- Lập các Báo cáo về tình hình bán hàng, Tình hình tăng giảm của HH theo yêu cầuquản lý DN

- Đảm bảo công việc Nhập – xuất của vật tư, hàng hóa

- Thực hiện kiểm kê theo định kỳ phù hợp với yêu cầu Quản lý của DN

2 Vai trò của Kế toán Tổng hợp

- Tổng hợp kết quả các Báo cáo của những kế toán phần hành mục đích chuyển cácBáo cáo đó lên Kế toán trưởng.

3 Vai trò Kế toán trưởng:

- Xây dựng hệ thống bộ máy kế toán

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các công việc liên quan đến kế toán trong DN- Quản lý hệ thống bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng không phải là người trực tiếp thực hiện các Công việc của kế toántrong DN.

1.3 Kiếm soát quá trình sử lý thông tin 1.3.1 Kiểm soát chung

sử dụng phần mềm đều có mật khẩu để truy cập vào hệ thống thông tin củacông ty, những đối tượng bên ngoài thì công ty thiết lập mật khẩu để họkhông thể truy cập vào hệ thống.

nhất và sao lưu dữ liệu để dự phòng.1.3.2 Kiểm soát ứng dụng

Trình tự kiểm soát chứng từ kế toán được thực hiện qua hai bước:

Một là kiểm soát ban đầu: Được thực hiện bởi kế toán thanh toán, nội dungkiểm soát gồm kiểm soát tính hợp lý và tính hợp pháp của các chứng từ gốc, nộidung kinh tế của nghiệp vụ, đơn giá và số lượng, chữ ký, đối chiếu với các địnhmức chi tiêu theo quy định của công ty và theo chế độ Nhà nước, kiểm tra việc sửdụng các khoản chi có đúng mục đích, đúng đối tượng không.

Hai là kiểm soát lại: Sau khi kiểm soát ban đầu, chứng từ sẽ được chuyểnđến phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị để kiểm tra, soát lại và ký chứng từtrước khi chuyển đến bộ phận thực hiện Cuối cùng kế toán viên kiểm tra lạichứng từ như thủ tục kiểm soát ban đầu trước khi ghi chép, phản ánh vào sổ sáchkế toán.

Trên cơ sở công tác kiểm soát chứng từ kế toán như trên sẽ giúp các đơn vịđạt được hiệu quả điều hành quản lý theo các mục tiêu hoạt động, quản lý chặt chẽtình hình tài chính và nâng cao hiệu quả tài chính trong các đơn vị.

 Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu

Nhân viên kế toán luôn kiểm tra số chứng từ, ngày, tháng,số tiền, có đầy đủthông tin đầy đủ không Ngoài ra phải đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mãkhách hàng, các thông tin quan trọng về khách hàng.

1.3.3 Kiểm soát chứng từ sổ sách.

Các chứng từ như phiếu thu, chi, giấy đè nghị thanh toán, giấy đề nghị tạmứng của công ty đều được đánh số tham chiếu, nội dung cần thiết Ghi nhận kịpthời các nghiệp vụ về tiền vào sổ kế toán và tính số dư tồn quỹ hàng ngày

1.3.4 ủy quyền và xét duyệt

Quy trình bắt buộc của công ty trong công tác thanh toán như sau:

1>Người có nhu cầu làm giấy đề nghị thanh toán2>Trưởng bộ phận xét duyệt

3>Thủ trưởng xét duyệt4>Kế toán lập phiếu chi5>Kế toán trưởng xét duyệt6>Giám đốc xét duyệt7>Thủ quỹ chi tiền

Các giấy đề chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng phải quarất nhiều người có thẩm quyền xét duyệt vì vậy mà các khoản chi đều đúngmục đích Các khoản chi lớn đều được chi bằng chuyển khoản qua ngânhàng.

Các mẫu giấy đề nghị tạm ứng của công ty như sau:

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠNMã số thuế: 4100258842

Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

Địa chỉ: 1134 Hùng Vương TP Quy Nhơn Bình Định

-Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911

(Ký, họ tên)

Kế toántrưởng

(Ký, họtên)

Phụ tráchbộ phận

(Ký, họtên)

Ngườiđề nghị tạmứng

(Ký, họtên)

1.4 Phân tích và rà soát

Việc chi tiêu của công ty luôn có kế hoạch rõ ràng Định kỳ kế toán luôn lậpbáo cáo về các khoản chi quá lớn hay nội dung bất thường Bên cạnh đó luôn đốichiếu giữa tổng cộng các hóa đơn mua hàng chưa chi trả với số dư có của tài khoảnnợ phải trả cho nhà cung cấp

1.5 Bảo vệ tài sản

Để tránh việc mất cắp, lạm dụng tiền công ty luôn duy trì mức tồn quỹ 15triệu đồng đủ đáp ứng các nhu cầu chi tiêu trong đơn vị, Phần dư còn lại tiến hànhgởi vào ngân hàng ACB.

Nhân viên kế toán luôn ghi chép, báo cáo đầy đủ số thu, chi và số dư tiềnmặt hàng ngày So sánh giữa bảng kê tiền nộp vào ngân hàng với sổ phụ của ngânhàng Cuối ngày thủ quỹ cất tiền vào két sắt và niêm phong quỹ Để bảo đảm chotài sản an toàn thì đôi khi công ty cũng kiểm tra đột xuất quỹ.

2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể đối với tiền mặt.

2.1 Những thủ tục kiểm soát cụ thể đối với thu tiền mặt.2.1.1 Thu tiền trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Công ty đăng ký sản xuất và kinh doanh là: bạch đàn urô, đào lộn hột, keo látràm, keo lai tự nhiên, phi lao, thông Caribê, thông nhựa.

Công ty có thể bán cây giống cho các đại lý phân phối cây giống ở cáchuyện hoặc bán trực tiếp tại vườn ươm của công ty

Thủ tục kiểm soát đối với việc bán cây giống cho các đại lý và thu tiềnkhách hàng ngay thì nhân viên kế toán của công ty luôn kiểm tra đầy đủ các chứngtừ,đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt do kế toán tiền mặt và sổ chi tiết công nợ dokế toán công nợ thực hiện.Sổ quỹ do kế toán tiền mặt ghi và quản lý, còn thủ quỹlàm nhiệm vụ thu chi và lập báo cáo.

Thủ tục kiểm soát đối với việc bán cây giống tại vườn ươm.Việc giới thiệuvà tư vấn cho khách hàng về cây giống do nhân viên bán hàng đảm trách, khikhách hàng mua hàng thì việc thu tiền do nhân viên thu ngân của công ty đảmtrách.

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Mẫu số:02GTTT3/001

Số:0000001

Ký hiệu: AB/13PLiên 1: LưuNgày tháng năm 20

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠNMã số thuế: 4100258842Địa chỉ: 1134 –Hùng Vương – TP Quy Nhơn – Bình ĐịnhĐiện thoại: (056)848911 Fax (056)848911 Họ tên người mua hàng

Số tiền viết bằng chữ:

Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ, tên)

Người bán hàng

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ,tên)

2.1.2 Thu nợ khách hàng.

a.Thu nợ tại cơ sở của khách hàng.

Nhân viên của công ty TNHH lâm nghiệp Quy Nhơn đã thực hiện tốt cáccông việc thu nợ tại cơ sở khách hàng.

Về theo dõi công nợ được nhân viên kế toán chuyên theo dõi công nợ kiểmtra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạnthanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộquản lý cấp trên.

Công ty đã phân nhóm khách hàng cụ thể cho từng nhân viên thu nợ,công tyLâm Nghiệp Quy Nhơn chia khách hàng thành hai nhóm tiêu chí :quan trọng và cóthể chấm dứt hợp đồng, nghĩa là thu nợ nhưng cố gắng để không làm mất lònghọ,nhưng với nhóm còn lại thì phải cứng rắn và kiên quyết thực hiện nhiệm vụ.Công ty chia quá trình đòi nợ thành 3 giai đoạn: lần nhắc nhở đầu tiên là 1 tuầnbằng cách gọi điện thoại hay gửi thư trực tiếp tới khách hàng, lần nhắc nhở nghiêmkhắc thứ 2 và cuối cùng là yêu cầu trả tiền.

Thường cuối mỗi tháng, tơ công nợ sẽ tổng hợp kết quả thu nợ và đưa radanh sách khách hàng chưa thu được nợ và phân chia từng nhóm theo từng mức độvà khả năng thu hồi, kèm theo lý do không thu được.

Trường hợp các khoản nợ của khách hàng quá hạn thanh toán trên 30 ngàyso với quy định của hợp đồng, kế toán công ty lập yêu cầu thanh toán trình trưởngphòng tài chính kế toán ký gửi khách hàng đề nghị thanh toán nợ Các khoản nợcủa khách hàng đến hạn thanh toán hoặc quá hạn thanh toán 30 ngày, trưởng phòngkế hoạch kinh doanh lập yêu cầu gửi khách hàng đề nghị thanh toán.

b Khách hàng đến doanh nghiệp trực tiếp trả.

Kế toán quỹ lập hóa đơn và chuyển cho thủ quĩ để thu tiền kháchhàng.Khách hàng đều lấy hóa đơn và phiếu thu khi nộp tiền và các phiếu thu đềuđược đánh dấu “đã thu tiền”

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠNMã số thuế: 4100258842

Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

Địa chỉ: 1134 Hùng Vương TP Quy Nhơn Bình Định

-Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911

PHIẾU THU

Ngày tháng năm 20

Họ và tên người nộp tiền:

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

c Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại.

Theo báo cáo lưu chuyển tiền tệ thì từ năm 2011 đến năm 2013 công tyTNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn không có các khoản giảm và giá hàng bán bị trả lại.2.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể đối với việc chi tiền.

2.2.1 Chi tiền cho nhà cung cấp về việc mua tài sản.

Các khoản chi mà công ty trả cho nhà cung cấp chủ yếu là chi cho việc muasắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác.

Nhân viên kế toán khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp luôn đối chiếuvới đơn đặt hàng,hợp đồng và báo cáo nhận hàng.

Việc tách bạch các chức năng đề nghị chi tiền, người phê chuẩn, thực hiện,ghi chép tiền đã giúp công ty kiểm soát chặt chẽ được việc chi trả tiền cho nhàcung cấp.

Trong những năm hoạt động có một vài trường hợp công ty nhận được hóađơn từ nhà cung cấp cây con giống nhưng chưa có đơn đặt hàng đều được kế toáncủa công ty liên hệ với nhà cung cấp và báo cáo với cấp trên xử lý kịp thời.

Danh sách các nhà cung cấp thường xuyên của công ty với các thông tin cầnthiết được cập nhật thường xuyên.

2.2.2 Thanh toán các khoản chi tiêu khác trong đơn vị.

Các khoản chi cho hoạt động kinh doanh: chi trả cho người lao động trongcông ty, chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, chi khác cho hoạt động kinh doanh.

Công ty không có các khoản chi cho họat động đầu tư

Các khoản chi cho hoạt động tài chính: chi trả vốn góp cho các chủ sỡ hữu,mua lại cổ phiếu của doanh nghiệp đã phát hành, chi trả nợ gốc vay.

Trong mọi trường hợp chi tiền mặt thì kế toán quỹ của công ty luôn lập đầyđủ các phiếu chi và chuyển tiền mặt cho thủ quỹ chi tiền.

Công ty cũng qui định hạn mức thanh toán bằng tiền mặt tối đa là 10 triệuđồng, các khoản thanh toán vượt quá 10 triệu đồng sẽ được thanh toán qua ngânhàng

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠNMã số thuế: 4100258842

Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

Địa chỉ: 1134 Hùng Vương TP Quy Nhơn Bình Định

-Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911

PHIẾU CHI