phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tồn trữ trả tiền tại cty tnhh minh phương

Trong nền kinh tế thị trường hội nhập ngày nay, với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngày càng cao thì hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.Mua hàng, tồn trữ và trả tiền là một chu tình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Dựa trên việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, nhóm 1 đưa ra những ý kiến về thực trạng công tác kiểm soát nội và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty TNHH nội thất Minh Phương.Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài thuyết trình bao gồm 3 phần:Phần 1: Thực trạng, đánh giá,giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh PhươngPhần 2: Thực trạng, đánh giá, giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tồn trữ tại công ty TNHH nội thất Minh PhươngPhần 3: Thực trạng,đánh giá, giải pháp chu trình trả tiền đánh tại công ty TNHH nội thất Minh Phương.

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hội nhập ngày nay, với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngày càng cao thì hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Mua hàng, tồn trữ và trả tiền là một chu tình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Dựa trên việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, nhóm 1 đưa ra những ý kiến về thực trạng công tác kiểm soát nội và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty TNHH nội thất Minh Phương. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài thuyết trình bao gồm 3 phần:  Phần 1: Thực trạng, đánh giá,giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh Phương  Phần 2: Thực trạng, đánh giá, giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tồn trữ tại công ty TNHH nội thất Minh Phương  Phần 3: Thực trạng,đánh giá, giải pháp chu trình trả tiền đánh tại công ty TNHH nội thất Minh Phương. Bài thuyết trình sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Cô để bài thuyết trình hoàn thiện hơn. Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ A. Khái quát chung về công ty TNHH nội thất Minh Phương 1. Tên, địa chỉ của công ty: • Tên công ty: Công ty TNHH nội thất Minh Phương • Địa chỉ: 25 Chương Dương • Điện thoại: 056 6293159 • Mã số thuế: 4100695553 2. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý: B. Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty TNHH nội thất Minh Phương I. Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền: 2 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nhà cung cấp Xưởng Bộ phận mua hàng Giám đốcKế toán Chứn g t ừ Quá trình mua hàng 3 Phiếu đề nghị mua hàng L/C Thanh toán cho nhà cung cấp Phê duyệt Lập dự trù mua Yêu cầu mua mua Theo dõi, đối chiếu với nhà cung cấp Nhận hàng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ II. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn Phần 1: Thực trạng, đánh giá,giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh Phương  1.1 Kiểm soát quá trình mua hàng Mua hàng là một khâu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Theo báo cáo của CT TNHH nội thất MINH PHƯƠNG, chúng ta xem xét một số rủi ro có thể xảy ra và các thủ tục nhằm ngăn ngừa và hạn chế rủi ro đối với chu trình bán hàng. 1.1.1 Yêu cầu mua hàng Theo như tìm hiểu và được xác định thì các mẫu đề nghị mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh Phương không được sử dụng một cách thường xuyên. Do đó, các rủi ro có thế xảy ra: • Người KHÔNG có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng  Giải pháp: * Công ty nên chuẩn hoá, sử dụng thường xuyên và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng . * Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi. Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền. 4 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ • Làm giả chứng từ mua hàng dẫn đến hàng tồn kho bị khai khống , thất thoát tiền mặt.  Giải pháp: Giám đốc Phong cần phải thường xuyên kiểm tra các chứng từ hóa đơn mua hàng, đặt hàng. • Nhân viên mua hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai với số hàng đã mua.  Giải pháp: * Phải sử dụng phiếu đề nghị mua hàng để kiểm tra hàng đã đặt. *Tố chức lưu riêng đơn đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Các liên của đơn đặt cần được lưu lại. 1.1.2 Phê duyệt mua hàng XưởngKế toán có có có không Giám đốc không 5 Yêu cầu mua hàng Phê duyệt Lựa chọn nhà cung cấp Lập hóa đơn Gửi đơn hàng Phê duyệt Đối chiếu với hợp đồng Đối chiếu với dự toán Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ • Chậm trễ trong khâu ký nhận cho những mặt hàng cần đặt ,dẫn đến thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn vị công ty. Giải pháp: Giám đốc Phong cần phải ưu tiên những đơn hàng cấp bách cần thiết. 1.1.3 Chọn lựa nhà cung cấp • Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó. Giải pháp  Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng.  Mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó. • Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp có thể phát hành và gởi hó đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc hóa đơn đúp. Giải pháp  Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán. 6 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ  Đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ.  Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ va nhận đúng hàng. 1.1.4. Đặt hàng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: Kính gửi: Công ty Công ty TNHH nội thất Minh Phương có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu. Nội dung đặt hàng như sau: STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kính 5 ly trắng M 2 250 580.000đ 2 Kính 8 ly trắng M 2 200 690.000đ Tổng cộng: Thời gian giao hàng:………………………………………… ………………………… ………………………………………… ………………………………………… Địa điểm giao hàng:………………………………………… ……………………… …… ………………………………………… ………………………………………… ……………… ………………………………………… ………………………………………… ……………… Phương thức thanh toán: - Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản - Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng. , ngày tháng năm Giám đốc công ty Lê Hồng Phong 7 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ • Đặt những mặt hàng không cần thiết hay số lượng lớn dẫn đến thừa hàng và tăng chi phí lưu kho. Giải pháp:  Tính toán chi tiết nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ cần sản xuất trong kỳ.  Thủ kho ở phân xưởng thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn kho. • Việc sử dụng đơn đặt hàng thường xuyên có thể làm cho các nhân viên lấy cắp hoặc ngụy tạo đơn đặt hàng có thật. Giải pháp: * Đánh số thứ tự liên tục trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận. * Thông báo cho nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng. 2. Kiểm soát quá trình nhận hàng. • Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng – chẳng hạn như hàng sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. Giải pháp  Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thể được, và chức năng đặt hàng.  Nhân viên thủ kho chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng kế toán gửi đến.  Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. • Nhận biển thủ hàng và không nhập kho  Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn 8 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành. Phần 2: Thực trạng, đánh giá, giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tồn trữ tại công ty TNHH nội thất Minh Phương. Quá trình tồn trữ bắt đầu từ lúc hàng về nhập vào kho và kết thúc khi xuất hàng ra. Báo cáo của Công ty TNHH nội thất Minh Phương giúp chúng ta có những hiểu biết trong vấn đề này. II.1 . Nhập kho Quá trình hàng về nhập kho của công ty được truyền miệng nên có nhiều sai phạm có thể xảy ra • Thủ kho không xác nhận đã nhận hàng vào kho; hàng hoá thực nhập không đúng với đơn đặt hàng.  Vì vậy thủ kho cần ghi chép rõ chủng loại, số lượng,mẫu mã…hàng nhập kho thực nhận, ngoài ra cần mở tài khoản theo dõi hàng mua đang đi đường và quy định thời hạn luân chuyển chứng từ nhập kho lên • Số lượng hàng nhập kho không khớp với số lượng ghi trong hoá đơn mua hàng.  Trước khi gửi Đơn đặt hàng người lập Đơn đặt hàng phải chuyển thông tin cho phòng kinh doanh xét duyệt. Cuối kỳ, kế toán làm báo cáo về số đơn hàng không được chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi.  Phải đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán 9 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ • Bảng nhập hàng không được phê duyệt bởi các bên liên quan, hàng mua đang đi đường không được theo dõi, không quy định thời gian luân chuyển chứng từ lên phòng kế toán  Thủ kho cần phải đối chiếu với giấy tờ đã ghi thực nhập trước đó,trùng khớp rồi mới nhận.Các phiếu nhập kho phải được phê duyệt và luân chuyển theo đúng quy trình • Việc Công ty không tổ chức bộ phận nhận hàng, quá trình nhận hàng do thủ kho đảm nhận, khi nhận hàng thủ kho chỉ lập một Bảng nhập hàng không được phê chuẩn bởi các bên liên quan  Vì vậy, cần có sự tham gia, phê duyệt phòng kế toán ,thủ kho và người vận chuyển. 2.2. Về bảo quản và kiểm kê kho • Các mặt hàng được mua quá nhiều không được kiểm kê sẽ dẫn đến tình trạng mất cắp (vd: đinh ốc, ).Vị trí của kho hàng dễ thấy, dễ nhận biết và không có camera theo dõi.  Kiểm tra định kỳ hàng tồn kho. Khi kiểm tra xong phải lập báo cáo và liệt kê các mặt hàng tồn.  Sắp xếp vị trí ngăn nắp các mặt hàng.  Tăng cường kiểm tra chéo giữa các nhân viên và các bộ phận, lắp đặt hệ thống giám sát ở kho. • Số hàng dư thừa ra sau quá trình sản xuất không được xử lý kịp thời để tồn đọng lâu năm  Ghi chép rõ ràng,theo dõi liên tục  Quá trình kiểm kê cần được thực hiện nghiêm túc, việc không kiểm kê các công cụ dụng cụ đã xuất dùng có thể gây mất mát sử dụng không đúng mục đích, do đó cần thiết phải tiến hành kiểm kê. Đồng thời để quá trình kiểm kê các dụng cụ xuất dụng được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, cần phải dán nhãn trên các dụng cụ đó. Nhãn dựa trên việc thiết lập một mã số cho từng nghiệp vụ phát sinh 10 [...]... hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình trả tiền tại công ty TNHH nội thất Minh Phương Tiền là khâu trọng yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Việc quản lý tốt tiền mặt và tài khoản ngân hàng sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng đồng tiền của doanh nghiệp.Nhóm xin giới thiệu báo cáo của Công ty TNHH nội thất Minh Phương về một số thủ tục kiểm soát, sai phạm Tiền mặt... công ty TNHH nội thất Minh Phương, nhóm đã rút ra được một số nhận xét chung về kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền , từ đó đưa ra các đề xuất hướng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận và sai sót trong hoàn cảnh hiện tại, nhằm từng bước nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong công ty.Theo thời gian, cùng với sự phát triển của nề kinh tế, kiểm soát nội bộ cũng phát triển theo... nói chung và công ty TNHH Minh Phương nói riêng luôn tồn tại nhưng yếu tố đe dọa đến sự hoạt động hữu hiệu của doanh nghiệp Các nhà quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật những thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soat nội bộ để tìm ra những yếu tố chưa phù hợp từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện nó Qua quá trình tham khảo và nghiên cứu về tình hình hoạt động của công ty TNHH nội thất Minh. .. chiếu để lấy cắp hàng và biển thủ hàng hoá  Chỉ được xuất kho khi xuất trình các chứng từ hợp lệ, có chữ kí phê duyệt của phòng kế toán  Cần mở tài khoản theo dõi hàng tồn kho nhằm quản lý hàng tồn kho được tốt hơn, hạn chế được các gian lận và sai sót xảy ra 11 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ  Công ty nên lưu ý hệ thống sổ sách để theo dõi toàn bộ sự luân chuyên của hàng tồn kho,cần phân công cụ thể... thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó - chữ ký của Kế toán Trưởng/ Giám đốc Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên 14 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ  Các chứng từ này bao gồm: phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt; đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực... phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng đóng vai trò quan trọng , được coi là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý doanh nghiệp Nó hỗ trợ cho kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Một hệ thống kiểm soát nộ bộ hữu hiệu sẽ giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng và quy củ hơn đồng thời hỗ trợ các nhân viên cùng làm việc tích cực... mạo hoặc hóa đơn thanh toán 2 lần tiền 12 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ  Nên chứng từ chi được lập khi đã có biên bản nhận hàng, các chứng từ mua hàng phải được kiểm tra đối chiếu, số tiền trên hóa đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi • Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên một Công ty không có thật  Thủ kho thường xuyên kiểm tra quản lí chặt chẽ định kì... giải quyết tốt số hàng thừa ra sau quá trình sản xuất cụ thể là tìm thị trường để thanh lý tốt số hàng này 2.3 Về xuất kho • Chưa theo dõi hàng gửi đi bán dẫn đến việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho thành phẩm là sai thời điểm  Ở bộ phận kho, thủ kho nhận hàng và bảo quản hàng riêng theo từng khu vực khách hàng, xuất hàng theo thứ tự nhập Cuối kỳ tiến hành kiểm kê hàng hóa, bảo quản hàng không phải của... • Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ nhưng nhận đơn đặc hàng nên công ty phải đặt ra nhưng nội quy và có hình thức khiển trách để hạn chế các vi phạm và thất thoát không đáng có  Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn  Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại. ..Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ví dụ: PXSX- MB-001, với PXSX là phân xưởng sản xuất, MB là máy bào, 001 là số chứng từ xuất • Các mảnh ghép làm từ gỗ bị hư hại hay việc làm hư hỏng các loại hàng dễ vỡ ,công nhân có thể hủy hoặc giấu diếm  Lắp ráp camera để dễ dàng theo dõi  Cần thiết lập một bảng đánh giá chất lượng làm căn cứ đánh giá hàng tồn kho và quá trình kiểm kê cần có sự tham gia . tổ chức bộ máy quản lý: B. Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty TNHH nội thất Minh Phương I. Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền: 2 Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nhà. thống kiểm soát nội bộ chu trình tồn trữ tại công ty TNHH nội thất Minh Phương. Quá trình tồn trữ bắt đầu từ lúc hàng về nhập vào kho và kết thúc khi xuất hàng ra. Báo cáo của Công ty TNHH nội. về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, nhóm 1 đưa ra những ý kiến về thực trạng công tác kiểm soát nội và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ