Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ

Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long ThọĐề tài hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ và một số vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ Đề tài hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ và một số vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ Đề tài hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ và một số vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN – TÀI CHÍNH KHỌA LÛN TÄÚT NGHIÃÛP ÂẢI HC THỈÛC TRẢNG CÄNG TẠC KIÃØM SOẠT NÄÜI BÄÜ CHU TRầNH MUA HAèNG, TệN TRặẻ VAè TRA TIệN TAI CNG TY CÄØ PHÁÖN LONG THOÜ Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: Thái Văn Hoà ThS Hoàng Giang Lớp: K44A KTKT Niên khóa: 2010-2014 HUẾ, 5/ 2014 i Lời Cảm Ơn Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến thời gian hồn thành khóa luận tốt nghiệp cuối khóa Tơi nhận nhiều quan tâm giúp đỡ q Thầy, cơ, gia đình, bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, lời cho Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường lãnh đạo Khoa Kế tốn – Tài chính, Trường Đại học kinh tế Huế tạo điều kiện cho Tơi làm khóa luận tốt nghiệp uế cuối khóa này, hội tốt Tơi mang kiến thức học từ trước đến áp dụng vào thực tiến, qua giúp ích lớn để Tơi có tế H thể tự tin thân cơng việc sau Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Hoàng Giang h suốt thời gian qua nhiệt tình dạy, giúp đỡ hướng dẫn để in Tơi hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp K Tơi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể cán nhân viên Công ty Cổ phần ọc Long Thọ Huế, cơ, chú, anh, chị phịng kế tốn, phịng vật tư… ại h đặc biệt bác Võ Hồng Khiên, người trực tiếp hướng dẫn, bảo công ty Đ truyền đạt cho nhiều kinh nghiệm quý báu suốt thời gian thực tập Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân, gia đình người bên cạnh cổ vũ, động viên ủng hộ Tôi suốt thời gian qua Huế, ngày 10 tháng 05 năm 2014 Sinh Viên Thái Văn Hòa ii CÁC KÝ HIỆU TRÊN LƯU ĐỒ - - Điểm bắt đầu, kết thúc NCC â Lưu trữ thủ công theo ngày A a Điểm nối trang (A, B,C…) uế N Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) giấy ĐĐH Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) nhiều liên K Dữ liệu đầu vào, đầu Đ Sổ chi tiết Xử lý thủ công ại h Lập ĐĐH Xử lý máy tính ọc Tính giá HTK in h tế H PYCVT hhoashh Nhập liệu Tập tin vật tư Nhập chứng từ vào máy tính (hoặc tay) Lưu trữ máy tính iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT - Biên kiểm nghiệm vật tư BCKQHĐKD Báo cáo kết hoạt động kinh doanh BGĐ Ban Giám Đốc CBCNV Cán công nhân viên DN Doanh nghiệp ĐĐH Đơn đặt hàng ĐTTCNH, DH Đầu tư tài ngắn hạn, dài hạn ĐVSX Đơn vị sản xuất HĐMH Hóa đơn mua hàng HĐKT Hợp đồng kinh tế HĐNT Hội đồng nghiệm thu HTK Hàng tồn kho KPTNH Khoản phải thu ngắn hạn KT&ĐHSX Kỹ thuật điều hành sản xuất NCC Nhà cung cấp PĐG Phiếu đơn giá PNK tế H h in K ọc Đ PXK Phiếu nhập hàng ại h PNH uế BBKNVT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho PYCMVT Phiếu yêu cầu mua vật tư PYCVT Phiếu yêu cầu vật tư NVL Nguyên vật liệu SXKD Sản xuất kinh doanh VLXD Vật liệu xây dựng TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định TSNH Tài sản ngắn hạn TSDH Tài sản dài hạn iv DANH MỤC SƠ ĐỒ - Sơ đồ 1.1 Những giai đoạn chủ yếu chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 15 Sơ đồ 2.1 tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần long Thọ 33 Sơ đồ 2.2 Quy trình nung luyện Clinker sản xuất xi măng 36 Sơ đồ 2.3 Tổ chức máy kế tốn cơng ty CP Long Thọ 37 Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính 40 Sơ đồ 2.5 Quy trình mua vật tư đơn đặt hàng 48 uế Sơ đồ 2.6 Quy trình mua vật tư hợp đồng kinh tế 50 tế H Sơ đồ 2.7 Tổ chức Phòng Vật tư 57 Sơ đồ 2.8 Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động mua hàng 60 Sơ đồ 2.9 Hệ thống thông tin kế tốn phục vụ cho chu trình 62 h Sơ đồ 2.10 Khái quát chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty 69 K in Sơ đồ 2.11 Quy trình đề nghị xét duyệt mua hàng vật tư nguyên vật liệu chủ lực theo kế hoạch vật tư 70 ọc Sơ đồ 2.12 Quy trình đề nghị xét duyệt mua hàng trường hợp đột xuất kho vật tư khơng có dự trữ 73 Đ ại h Sơ đồ 2.13 Quy trình đánh giá nhà cung ứng 75 v DANH MỤC BẢNG, LƯU ĐỒ - DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Danh mục chứng từ sử dụng chu trình mua hàng, trả tiền 15 Bảng 1.2 Sai phạm xảy chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 21 Bảng 2.1 Biến động tài sản qua năm 2011- 2013 41 Bảng 2.2 Biến động nguồn vốn q ua năm 2011 – 2013 44 Bảng 2.3 Biến động doanh thu, chi phí, LNTT qua năm 2011-2013 46 Bảng 2.4 Chứng từ sử dụng chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 54 tế H uế Bảng 2.5 Quy định nhiệm vụ việc xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp 66 DANH MỤC CÁC LƯU ĐỒ h Lưu đồ 1.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 17 in Lưu đồ 2.1 Đề nghị xét duyệt mua hàng vật tư chủ lực theo 72 K kế hoạch vật tư 72 ọc Lưu đồ 2.2 Đề nghị xét duyệt mua hàng trường hợp đột xuất kho vật tư khơng có dự trữ 74 ại h Lưu đồ 2.3 Xét duyệt, lựa chon nhà cung cấp 77 Lưu đồ 2.4 Mua hàng đơn đặt hàng 78 Đ Lưu đồ 2.5 Mua hàng Hợp đồng kinh tế 79 Lưu đồ 2.6 Nhận hàng nghiệm thu vật tư 82 Lưu đồ 2.7 Xuất chuyển kho vật tư phục vụ sản xuất 83 Lưu đồ 2.8 Theo dõi nợ phải trả trả tiền 84 vi TÓM TẮT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Đề tài nghiên cứu thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty Cổ phần Long Thọ từ sở lý luận đến thực tiễn Về mặt lý luận, đề tài khái quát vấn đề bản, khái nhiện liên quan đến HTKSNB, KSNB nói chung đến hoạt động mua hàng, tồn trữ trả tiền nói riêng Về mặt thực tiến, đề tài nghiên cứu khái quát thông tin đơn vị thực tập lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy quản lý, tổ chức máy kế toán, đặc điểm hoạt động, nguồn lực, tình hình tài cơng ty uế Cổ phần Long Thọ tế H Đối với việc tìm hiểu thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty Cổ phần Long Thọ, đề tài bước đầu tìm hiểu quy định, sách áp dụng cơng ty khâu mua hàng, tồn trữ trả tiền, đồng h thời đề tài đề cập đến thủ tục kiểm soát sử dụng giai đoạn in chu trình tai cơng ty K Vấn đề KSNB chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty Cổ phần Long ọc Thọ thực chặt chẽ với phối hợp nhịp nhàng phận, phòng ại h ban, cá nhân với việc phân công, phân nhiệm cách rõ ràng Có tách bạch chức năng: yêu cầu mua hàng; phê duyệt mua hàng; phê duyệt lựa chon nhà cung Đ cấp; lập đơn đặt hàng; nhận hàng; ghi chép hàng mua, nợ phải trả trả tiền với quy định cụ thể cho chức Cuối từ sở lý luận thực trạng nghiên cứu tai công ty, đề tài đưa số nhận xét ưu nhược điểm đề xuât số giải pháp góp phần nâng cao hiệu cho hoạt động KSNB chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty Cổ phần Long Thọ thời gian tới vii MỤC LỤC PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu nghiên cứu 3.Đối tượng phương pháp nghiên cứu 4.Phạm vi nghiên cứu 5.Tính đề tài 6.Kết cấu đề tài uế CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ tế H CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Kiểm soát nội doanh nghiệp h 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội in 1.1.2 Các mục tiêu Hệ thống kiểm soát nội K 1.1.3 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.2 Kiểm sốt chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền doanh nghiệp 14 ọc 1.2.1 Đặc điểm tổ chức hệ thống thơng tin phục vụ cho chu trình 14 ại h 1.2.2 Mục tiêu kiểm sốt, sai phạm xảy thủ tục kiểm soát chủ yếu chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 19 Đ CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ 31 2.1 Tổng quan công ty cổ phần Long Thọ 31 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Cổ phần Long Thọ 31 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty 32 2.1.3 Đặc điểm máy quản lý công ty 33 2.1.4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 35 2.1.5 Đặc điểm tổ chức máy kế toán 36 2.1.6 Chế độ kế, sách hình thức kế tốn áp dụng 38 2.1.7 Tình hình tài cơng ty qua năm 2011-2013 40 viii 2.2 Giới thiệu khái quát chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty 47 2.2.1 Đặc điểm hàng mua vào 47 2.2.2 Quy trình, phương thức phân cấp thực mua hàng 48 2.2.3 Phương thức hình thức toán tiền hàng 50 2.2.4 Các phận liên quan trực tiếp đến chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 50 2.2.5 Các chứng từ ban đầu, luân chuyển chứng từ quy trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 54 2.3 Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty cổ phần Long Thọ 55 uế 2.3.1 Kiểm soát chung: 55 2.3.2 Các thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty 64 tế H CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ 86 h 3.1 Ưu điểm 86 in 3.1.1 Kiểm soát chung 86 K 3.1.2 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 87 ọc 3.2 Nhược điểm 93 3.2.1 Kiểm soát chung 93 ại h 3.2.2 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng – trả tiền 93 3.3 Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tồn trữ Đ trả tiền công ty 95 3.3.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt 95 3.3.2 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền cơng ty 96 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC ix Khóa luận tốt nghiệp Lý chọn đề tài GVHD: ThS Hoàng Giang PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay, kiểm sốt nội đóng vai trị quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty như: người, tài sản, vốn…góp phần hạn chế rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình hoạt động phát triển lên doanh nghiệp tế H uế Chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty quan trọng, đặc biệt công ty thương mại sản xuất hữu hiệu hiệu chu trình ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động đơn vị mối quan tâm nhà quản lý Do việc xây dựng vận hành tốt hệ thống ại họ cK in h kiểm soát nội chu trình mua hàng cơng ty ln trọng để mang lại tính hữu hiệu hiệu hoạt động Sự hữu hiệu hiệu cho việc mua hàng kịp thời để đáp ứng nhu cầu cho sản xuất hay bán hàng với giá hợp lí, khơng bị tổn thất tài sản, chi trả nợ hạn cho nhà cung cấp…đặc biệt công ty chuyên sản xuất công ty Cổ phần Long Thọ vấn đề quan tâm Hiểu tầm quan trọng vấn đề Đ tính cấp thiết cần phải nghiên cứu Tôi định chọn đề tài “Thực trạng công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty Cổ phần Long Thọ” để tiến hành nghiên cứu hoàn thành khóa luận tốt nghiệp cuối khóa Mặt khác, theo Tơi biết đề tài kiểm sốt nội chu trình mua hàng cơng ty Cổ phần Long Thọ đề tài mới, chưa đề cập khóa luận tốt nghiệp khóa trước khơng giống với đề tài tương tự kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền, kiểm sốt chi phí sản xuất cơng ty đề cập nhiều, việc lựa chọn đề tài Tơi hi vọng hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp cuối khóa SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hoàng Giang - Việc nhập liệu thực sớm hiệu cao - Chỉ có chứng từ hợp lệ với ký duyệt đầy đủ chữ ký nhập liệu điều hạn chế sai sót thơng tin, phát kịp thời sai phạm việc mua hàng Trong việc kiểm soát chứng từ, sổ sách - Công ty ban hành đầy đủ loại chứng từ, sổ sách có liên quan để phục vụ tơt cho chu trình - Một số chứng từ đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng như: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, ĐĐH, phiếu nhập, xuất kho từ có liên quan, cụ thể: tế H uế - Hợp đồng kinh tế, ĐĐH, phiếu chi, ủy nhiệm chi lập dựa chứng + ĐĐH, HĐKT lập có đầy đủ chứng từ như: Phiếu yêu cầu mua hàng, kế hoạch vật tư duyệt, báo giá, phiếu đánh giá nhà cung cấp ại họ cK in h Điều góp phần hạn chế việc mua hàng khơng yêu cầu số lượng, chất lượng mua hàng sai mục đích nhằm gian lận + Phiếu chi, ủy nhiệm chi lập có đầy đủ chứng từ như: HĐMH, ĐĐH, HĐKT, Giấy đề nghị chuyển tiền, Phiếu nhập kho Việc hạn chế gian lận, sai sót tốn sai nhà cung cấp, sai số tiền, tốn khống mục đích cá nhân Đ Trong việc ủy quyền xét duyệt - Các chứng từ có liên quan Phiếu yêu cầu mua vật tư, lựa chọn nhà cung cấp, ĐĐH, HĐKT, BBKNVT, Giấy đề nghị chuyển tiền, Ủy nhiệm chi, phiếu chi người có thẩm quyền xét duyệt cụ thể Việc nhằm kiểm soát việc mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, việc chi trả kiểm sốt tài sản cơng ty tiền, vật tư - Công ty quy định rõ trường hợp ủy quyền xét duyệt cá nhân ủy quyền thông qua văn Điều giảm bớt khối lượng cơng việc cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc đảm bảo khơng có lạm dụng quyền hạn khâu mua hàng SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 89 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hoàng Giang  Cụ thể giai đoạn  Về xác lập nhu cầu xét duyệt mua hàng - Công ty ban hành cụ thể trường hợp xác lập nhu câu cho loại vật tư nhóm vật tư cụ thể từ tránh tình trạng đề nghị mua hàng khơng loại vật tư cần thiết - Việc đề nghị mua hàng cho loại vật tư chủ lực loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất loại sản phẩm mà phát sinh năm qua năm khác giảm thiểu khối lượng công việc giai đoạn trùng lặp khơng cần thiết, từ tiết kiệm thời gian chi phí khơng đáng có, làm tế H uế cho chu trình mua hàng trở nên hữu hiệu hiệu - Việc đề nghị mua hàng loại vật tư vật tư có kế hoạch sản xuất theo năm xét duyệt cách cụ thể tránh tình trạng đề nghị không với nhu cầu thực tế ại họ cK in h - Việc xét duyệt nhu cầu mua hàng phân cấp thực nghiêm túc điều tránh rủi ro bước khâu mua hàng vô quan trọng - Tổng giám đốc người trực tiếp phê duyệt việc mua hàng làm giảm bớt rủi ro xảy chu trình  Về xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp - Công ty ban hành tiêu chí để lựa chon nhà cung ứng phù Đ hợp với tính chất mua hàng cơng ty, nhấn mạnh tiêu chuẩn chất lượng hàng mua đặt lên hàng đầu, tiêu chí hồn tồn đăn bối cảnh cơng ty phải cạnh tranh với đối thủ ngành việc tăng suất, chất lượng sản phẩm bước giúp cho cơng ty giành thắng lợi cạnh tranh khốc liệt - Hàng năm công ty cập nhật tiến hành đánh giá nhà cung cấp mới, điều tạo điều kiện thuận lợi cho Phòng Vật tư ban tư vấn dễ dàng việc lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, chất lượng phù hợp với yêu cầu công ty đề - Việc công ty thành lập nên ban tư vấn lựa chọn nhà cung cấp, trợ giúp giảm bớt áp lực khối lượng cho Tổng giám đôc công ty viêc lựa chọn nhà SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 90 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hoàng Giang cung cấp, đồng thời tăng tính hiệu việc mua hàng khả chuyên môn thành phần ban tư vấn có vai trị định thủ tục  Về việc lập đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế - Việc công ty thực mua hàng đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế cho thấy linh động công tác mua hàng cơng ty Đây hình thức mang tính ràng buộc cao bên bán bên mua nên tăng tính hiệu cho trình mua hàng tránh rủi ro xảy bên bán không giao hàng hoạc giao hàng không tiến độ, không số lượng chất lượng, chủng loại theo yêu cầu tế H uế - Việc mua hàng đơn đặt hàng giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian chi phí liên quan đến q trình giao dịch đàm phán hợp đồng Tuy nhiên mặt pháp lý hợp đồng kinh tế có tính chất pháp lý cao hơn, mang tính ràng buộc bên mua bán điều kiện liên quan đến ại họ cK in h trình mua hàng nên có xảy rủi ro q trình mua hàng giao hàng khơng với quy định ký kết, giao hàng không thời gian, địa điểm, tốn khơng tiến độ…thì việc xử lý quy định rõ hợp đồng kinh tế nên có xảy tranh chấp bên  Về việc nhận hàng nghiệm thu vật tư - Công tác nghiệm thu vật tư khâu quan trọng trình Đ mua hàng, đặc biết tính chất loại vật tư mà công ty sử dụng để sản xuất công ty làm tốt công tác - Tại công ty việc thành lập ban nghiệm thu nhập kho vật từ hạn chế việc nhập hàng không quy cách, chủng loại, số lượng theo yêu cầu ban đầu theo đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế kí kết góp phần làm giảm thiểu tổn thất cho công ty - Ban nghiệm thu gồm thành viên từ phòng ban khác với chuyên môn khác đảm bảo việc nghiệm thu hàng mua đặt với số lượng, chất lượng tiêu chuẩn kỹ thuật theo đơn đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, góp phần đảm bảo chất lượng cho vật tư đầu vào phục vụ cho q trình sản xuất SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 91 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hoàng Giang  Về việc theo dõi nợ phải trả tốn - Phịng kế tốn-tài tổ chức chặt chẽ, rõ ràng, phần hành kế toán tổ chức dựa nguyên tắc phân công, phân nhiệm - Việc lưu giữ danh sách nhà cung ứng đến hạn toán, đến hạn, kế tốn có trình hóa đơn, đơn đặt hàng chứng từ có liên quan đến việc mua hàng cho kế toán trưởng ký duyệt giúp cho việc giảm thiểu rủi ro toán séc, ủy nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có tốn nhằm cho nhà cung ứng, đề xuất khoản tốn giả mạo, hóa đơn bị toán hai lần tế H uế - Tách biệt trách nhiệm người ghi sổ người quản lý chi tiền, thủ quỹ chi tiền, đóng dấu kế toán toán lập phiếu chi tạo kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ toán tiền hàng - Việc đề nghị toán theo dõi nợ phải trả nhà cung cấp công ty coi nhà cung cấp ại họ cK in h trọng yếu tố mang đến uy tín cho công ty mối quan hệ công ty với - Việc để nghị, xét duyệt thực toán tách bạch điều hạn chế gian lận sai sót xảy giai đoạn - Tất khoản chi tiền quy trình mua hàng, kế tốn kiểm tra phiếu đề nghị chuyển tiền chứng từ có liên quan khác phải trình kế tốn trưởng xét duyệt Đ đồng ý trước lập phiếu chi toán tiền mua hàng Điều giúp cho cơng ty hạn chế người có thẩm quyền ký duyệt cho khoản chi với mục đích cá nhân - Việc cơng ty ln ưu tiên tốn qua chuyển khoản hạn chế nhiều rủi ro hạn chế việc dùng nhiều tiền mặt toán tạo hội cho việc gian lận việc dùng tiền mặt có nhiều hội gian lận dùng tiền gửi ngân hàng để toán cho nhà cung cấp Tuy nhiên, hệ thống KSNB dù xây dựng hoàn hảo, mạnh thân tồn khuyết điểm Tại công ty cổ phần Long Thọ vậy, bên cạnh ưu điểm cịn tồn số nhược điểm HTKSNB SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 92 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hồng Giang 3.2 Nhược điểm 3.2.1 Kiểm sốt chung - HTKSNB cơng ty Tổng giám đốc công ty tổ chức điều hành Các nhân viên công ty người thực kiểm sốt khơng phải phận độc lập, chuyên trách kiểm tra, kiểm sốt Bởi có cấu kết, thơng đồng thành viên cơng ty Tổng giám đốc khó mà phát - Những quy định việc phân công nhiệm vụ phòng ban mối liên hệ phận chưa thể văn bản, nhược điểm khiến cho thành viên phận khơng nhớ hết nhiệm vụ đặc tế H uế biệt nhân viên Do khơng có quy định văn nên phát sinh rủi ro hay tranh chấp khơng có xử lý thỏa đáng, mà dẫn đến việc xử lý theo tình cảm, thiên vị, bất cơng - Việc sử dụng kế toán máy vi tính với hỗ trợ phần mềm yêu cầu việc cập ại họ cK in h nhật thông tin đầu vào nhân viên phụ trách phải xác, kịp thời Do vậy, sai sót nhỏ xảy khiến cho báo cáo tài máy tính xử lý cung cấp thơng tin khơng xác, ảnh hưởng đến việc định nhà quản trị - Công ty chưa thiết lập phận kiểm toán nội kiểm tra lại hoạt động, chưa đề thủ tục kiểm soát rõ ràng đồng cho tồn cơng ty nên việc kiểm sốt cơng việc mua hàng, tồn trữ trả tiền cịn khó khăn hiệu chưa đạt cao - Phòng Vật tư, phận thủ kho vật tư khơng thường xun báo cáo tình hình Đ nhập xuất kho vật tư ngày mà thường nhiều ngày sau báo lần, khơng có báo cáo phân tích tình hình giao nhận vật tư cho đơn vị làm cho Ban lãnh đạo không đưa định kịp thời xác 3.2.2 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng – trả tiền Việc ủy quyền xét duyệt: vân đề liên quan đến lựa chọn nhà cung cấp, ký duyệt đơn đặt hàng, rà soát yếu tố kỹ thuật cịn nhiều hạn chế Đó có nhiều phận tham gia với nhiệm vụ trùng lặp: Phịng Kỹ thuật Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật rà soát yếu tố kỹ thuật hay tư vấn lựa chon nhà cung cấp nhiều trường hợp việc rà soát lần cuối yếu tố giá kỹ thuật Phó TGĐ kỹ thuật khơng cần thiết SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 93 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hồng Giang Trong việc kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: việc nhập liệu nhiều lúc cịn chậm trễ nhiều nguyên nhân chưa có đầy đủ chứng từ, hóa đơn có liên quan, nhân viên kế tốn khơng chịu nhập liệu…Điều làm cho thơng tin không cập nhật kịp thời phản ánh xác tình hình mua hàng cơng ty mơt thời điểm cụ thể ảnh hưởng đến trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm cơng ty Trong kiểm sốt chứng từ sổ sách: số chứng từ quan trong chu trình chưa đánh số thứ tự liên tục như: Phiếu yêu cầu mua vật tư, phiếu yêu cầu vật tư, Giấy đề nghị chuyển tiền không lập theo mẫu quy định công ty yêu cầu mua vật tư viết tay Điều dẫn đến chứng từ dễ bị thất giai đoạn chu trình mua hàng tế H uế lạc làm hạn chế việc kiểm soát gian lận, sai sót xảy  Về xác lập nhu cầu xét duyệt mua hàng - Vào đầu năm, cơng ty có lập kế hoạch mua vật tư (kế hoạch vật tư), nhằm lên kế ại họ cK in h hoạch cho việc mua hàng năm Tuy nhiên tác dụng kế hoạch khơng cao, mang tính thủ tục, dự tốn đầu năm khơng theo theo sát tình hình sản xuất kinh doanh công ty Việc dự báo số lượng hàng mua linh hoạt, thời điểm quan trọng việc phục vụ cho sản xuất kinh doanh, giúp cho cơng ty chủ động việc cung cấp vật tư đầu vào cho trình sản xuất kinh doanh đảm bảo tiết kiệm, tránh ứ đọng vốn Đ - Việc đề nghị mua hàng khơng quy định cụ thể cá nhân có nhiệm vụ chịu trách nhiệm xảy sai sót dễ dẫn đến sai phạm phổ biến là đề nghị mua hàng không nhu cầu nhiều thực tế Mặt khác, phiếu đề nghị mua hàng lập liên gửi đến phịng vật tư mà khơng có lưu đơn vị sản xuất, việc đẫn đến đơn vị sản xuất khơng có chứng đối chiếu nhận hàng mua để tránh đề nghị mua hàng lần cho nhu cầu  Về việc lập đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế Việc quy định trường hợp mua hàng dùng đơn đặt hàng, trường hợp dùng hợp đồng kinh tế chưa thống dẫn đến tình trạng nhiều trường hợp dùng SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 94 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hồng Giang hợp đồng kinh tế để mua vật tư mà dùng đơn đặt hàng làm cho công tác mua hàng đẩy nhanh, đáp ứng nhu cầu kịp thời cho sản xuất, sửa chữa hàng ngày  Về việc nhận hàng nghiệm thu vật tư - Cơng ty chưa có chế loại sổ sách theo dõi đơn hàng hạn giao hàng chưa nhận hàng khơng thể theo dõi tiến độ giao hàng nhà cung cấp từ có biện pháp đôn đốc việc giao hàng nhà cung cấp để đánh giá nhà nhà cung cấp phục vụ cho giao dịch sau - Hiện tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm chuyên dùng quản tế H uế lý hàng tồn kho chưa có, đa số khâu thực tay Điều làm cho tốc độ xử lý công việc chậm hơn, dễ có sai sót xảy  Về việc theo dõi nợ phải trả toán ại họ cK in h Công ty không lập báo cáo công nợ nhắc nhở cho biết khoản nợ đến hạn thể thời hạn chiết khấu khoản toán thời hạn chiết khấu Điều dẫn đến việc hạn toán cho nhà cung cấp, ảnh hưởng đến uy tín với nhà cung cấp 3.3 Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tồn trữ trả tiền công ty Đ Từ hạn chế hệ thống kiểm soát nội cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền cơng ty thời gian qua Tôi xin đưa số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm sốt, góp phần hạn chế rủi ro gian lận xảy chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty 3.3.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt - Cơng ty nên ban hành văn quy định chức năng, nhiệm vụ phòng ban, cá nhân cách chi tiết - Công ty nên xem xét xây dựng máy kiểm tốn nội đó: + Gồm thành viên như: Kiểm tốn trưởng, Phó phịng kiểm tốn Kiểm tốn viên SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 95 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hồng Giang + Căn vào tình hình thực tế cơng ty thực theo cách: Tuyển nhân viên kiểm tốn từ bên ngồi qua Hội Đồng Phỏng Vấn kiểm tra điều kiện lực chuyên môn kỹ lưỡng Ưu tiên cho đối tượng đào tạo trải kinh nghiệm lĩnh vực Kiểm toán - Kế tốn Tài doanh nghiệp Hay chọn lọc nhân viên đủ kinh nghiệm trình độ chun mơn từ phịng ban khác điều kiện thực sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Tuy nhiên, cơng ty có hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ với phối hợp nhịp nhàng phận có giám sát từ Ban kiểm soát tế H uế Long Thọ việc có nên xây dựng phận Kiểm tốn nội hay khơng cần phải cân nhắc kỹ yếu tố chi phí bỏ cho việc thành lập phận với lợi ích mà phận kiểm toán nội mang lại hữu hiệu hiệu cho HTKSNB 3.3.2 Hồn thiện thủ tục KSNB chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền ại họ cK in h công ty - Công ty nên ban hành sách ủy quyền xét duyệt cách cụ thể hơn, giảm bớt khối lượng cơng việc cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật công việc không cần thiết phải trực tiếp tham gia mà cần giám sát người Ví dụ việc tư vấn lựa chọn nhà cung cấp phòng Kế hoạch phòng Kỹ thuật phụ trách việc xét duyệt P.TGĐ Kỹ thuật TGĐ Đ phụ trách giảm bớt thời gian giai đoạn - Phịng kế tốn quy định chặt chẽ việc nhập liệu yêu cầu phải nhập liệu sớm tốt, đồng thời yêu cầu phận có liên quan chu trình mua hàng phải luân chuyển chứng từ cách nhanh chóng đề việc nhập liệu thuận lợi - Cơng ty cần phải có quy định chặt chẽ việc mua hàng ví dụ như: có người có thẩm quyền lập giấy đề nghị mua hàng giấy đề nghị mua hàng phải chuẩn hóa biểu mẫu, đánh số thứ tự trước phải lập thành liên, liên lưu phận yêu cầu, liên chuyển cho phòng vật tư để thực việc mua hàng … công ty cần phải có quy định kiểm sốt giấy đề nghị mua hàng để đảm SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 96 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hoàng Giang bảo hàng đề nghị mua mua nhận đủ hàng, tránh tình trạng mục đích nhân - Đánh số thứ tự liên tục chứng từ như: Phiếu yêu cầu mua vật tư, phiếu yêu cầu vật tư, Giấy đề nghị chuyển tiền để tránh thất lạc dễ tra cứu cần thiết - Công ty cần phải có sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho cách kho học đảm bảo tính liên tục, kinh tế - Thanh tốn xong phải đóng dấu “đã toán” lên chứng từ toán với mục đích để kiểm sốt tránh trường hợp sử dụng lại chứng từ toán - Phịng kế tốn cơng nợ phải theo dõi thời hạn toán cho nhà cung cấp mà tế H uế phòng vật tư thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo toán thời hạn, tốn khơng thời hạn nhà cung cấp có tiềm năng, nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, thời gian tìm hiểu nhà cung cấp mới, làm ảnh hưởng đến trình sản xuất sản phẩm công ty Nên lập báo cáo công nợ Đ ại họ cK in h nhắc nhở, thơng báo tuổi nợ định kỳ SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 97 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hoàng Giang PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Hệ thống kiểm soát nội ngày giữ vai trò quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp KSNB không giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguyền lực kinh tế cơng ty mà cịn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo thực mục tiêu đề Ngồi doanh nghiệp xây dựng Hệ thống kiểm soát nội thực hữu hiệu hiệu với yếu tố vận hành tế H uế cách nhịp nhàng, chặt chẽ có hiệu nhân tơ định thành bại cơng ty Từ đóng góp tích cực vào trưởng thành phát triển doanh nghiệp, đặc biệt kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Chu trình mua hàng gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, việc kiểm ại họ cK in h soát tốt chu trình yếu tố tất yếu Đây công cụ giúp Ban giám đốc quản lý hoạt động mua hàng để hoạt động diễn cách hữu hiệu hiệu nhất, đảm bảo hoạt động mua hàng thực chức q trình sản xuất kinh doanh Nhận thức tầm quan trọng đó, tơi tiến hành nghiên cứu để tài “Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty Cổ Đ phần Long Thọ” Qua thời gian thực tập tìm hiểu Hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Cổ phần Long Thọ, hiểu phần việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội thực tế HTKSNB thực tế bao gồm nhiều yếu tố, nhiều phân cấu thàn với nhiều hình thức thể khác Có thể thể thơng qua văn thức, quy định ngày, thơng qua lời nói cử chỉ, hành động ngày cán cơng nhân viên cơng ty Nói tóm lại, Kiểm sốt nội khơng phải kiện hay tình mà chuỗi hoạt động diện phận, quyện chặt vào hoạt động tổ chức nội dung hoạt động tổ chức Kiểm soát nội hữu hiệu SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 98 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hồng Giang phận khơng tách rời chức bổ sung cho hoạt động tổ chức Ngồi việc tóm tắt sở lý luận kiểm soát nội kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền giúp ôn lại kiên thức học từ so sánh với thực trạng tai công ty thực tế tìm hiểu Từ đưa nhận xét giải pháp góp phần hồn thiện HTSKNB chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty Cổ phần Long Thọ Tuy nhiên giới hạn mặt thời gian, không gian, hạn chế mặt kiến thức thiếu tài liệu tham khảo đề tài nghiên trường tế H uế Đại học kinh tế Huế nên việc nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề liên quan đến đề tài nhiều thiếu sót, chưa đạt mà tác giả thấy cần nghiên cứu thêm có thời gian điều kiện cho phép Hiện tại, khóa luận dừng lại bước đầu tìm hiểu thực trạng hoạt động chu trình mua hàng thơng qua quy định ại họ cK in h thủ tục kiểm soát áp dụng mà khơng vào tìm hiểu quy định, thủ tục có thực cách đắn thường xuyên hay không – đặc điểm quan trọng việc đánh giá tính hữu hiệu hiệu cho hoạt động cụ thể đó, đề tài chưa làm Ngồi cịn nhiều số liệu, tài liệu, sách, thông tin thực trạng chưa thể tiếp cận tìm hiểu để đưa nhận xét mang tính khái quát xác liên quan đến chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền Đ Đặc biệt đề tài chưa thể nghiên cứu kỹ khâu tồn trữ – khâu quan trọng có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu hiệu cho tồn chu trình, đề tài nêu sơ qua cơng tác nhập xuất mà chưa sâu tìm hiểu công tác bảo quản kiểm kê hàng tốn kho khâu Từ tồn tai đề tài rút trên, xin đề xuất số hướng phát triển nghiên cứu để góp phần hồn thiện đề tài thời gian tới sau: - Hoàn thiện hệ thống tiêu chí (các bảng hỏi, vấn…) cho việc đánh giá Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền, từ đặt câu hỏi trực tiếp vấn cá nhân, phận có liên quan Việc hồn SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 99 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hồng Giang thiện tiêu chí có vai trị quan trọng việc đánh giá vấn đề nghiên cứu cách khách quan khái quát - Đi sâu tìm hiểu khâu tồn trữ chu trình từ vấn đề nhập, xuất, bảo quản hàng ngày đến vấn đề công tác kiểm kê thời gian, không gian, thành phần tham gia, thủ tục trình kiểm kê từ đánh giá khái quát trung thực tính hữu hiệu, hiệu chu Đ ại họ cK in h tế H uế trình SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 100 GVHD: ThS Hoàng Giang Đ ại họ cK in h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn 101 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hoàng Giang DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - - Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Đại học kinh tế TP.HCM, Kiểm sốt nội bộ, NXB Phương Đơng, TP.HCM Bộ mơn kiểm tốn, Khoa Kế tốn - Kiểm toán, Đại học kinh tế TP.HCM, Kiểm toán, NXB Lao động xã hội, Hà Nội Bộ môn Hệ thống thơng tin kế tốn, Khoa Kế tốn – Kiểm toán, Đại học kinh tế tế H uế TP.HCM, Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Phương Đơng, TP.HCM Bộ tài Chế độ kế tốn doanh nghiệp (ban hành định 15/2006/QĐ – BTC, ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính) Phan Thị Minh Lý (2008) Nguyên lý kế toán, NXB Đại học Huế ại họ cK in h Nguyễn Hồng (2009), khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng số biện pháp cải thiện cơng tác tổ chức kế tốn mua hàng cơng cơng ty CP Thạch Cao Xi Măng, Khoa Kế tốn – Tài chính, Trường Đại học kinh tế Huế Một số website: Longthohue.com.vn - http://www.mof.gov.com - http:// tailieu.vn - http:// ketoan.org.vn Đ - SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hồng Giang PHỤ LỤC - Phụ lục 01: KẾ HOẠCH VẬT TƯ - Phụ lục 02 : KẾ HOẠCH NHẬP VẬT TƯ CHỦ YẾU - Phụ lục 03 : PHIẾU YÊU CẦU MUA VẬT TƯ - Phụ lục 04 : BÁO GIÁ CỦA NHÀ CUNG CẤP - Phụ lục 05 : PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG - Phụ lục 06 : DANH SÁCH NHÀ CUNG ỨNG ĐƯỢC PHÊ DUYỆT tế H uế - Phụ lục 07 : ĐƠN ĐẶT HÀNG - Phụ lục 08 : HỢP ĐỒNG KINH TẾ - Phụ lục 09 : SỔ THEO DÕI THỰC HIỆN CỦA NHÀ CUNG ỨNG ại họ cK in h - Phụ lục 10 : BIÊN BẢN NGHIỆM THU - Phụ lục 11 : PHIẾU NHẬP KHO - Phụ lục 12 : PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ - Phụ lục 13 : GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN - Phụ lục 14 : BẢNG HỎI ĐỂ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Đ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN SVTH: Thái Văn Hịa_K44A Kế tốn – Kiểm tốn ... kiểm soát nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền làm sở cho việc nghiên cứu thực trạng công ty Đ Chương Thực trạng công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty Cổ phần Long. .. thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty 64 tế H CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ 86... quy trình mua hàng, tồn trữ trả tiền 54 2.3 Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty cổ phần Long Thọ 55 uế 2.3.1 Kiểm soát chung: