Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác quản lý đất đai huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng

Những năm gần đây, cùng với sự thay đổi cơ cấu kinh tế, tốc độ phát triển trong vùng tăng nhanh dẫn đến những biến động lớn liên quan đến đất đai, trong khi đó hệ thống hồ sơ địa chính b

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN

Bùi Xuân Trường

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH THEO HƯỚNG HIỆN ĐẠI HÓA PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI HUYỆN QUẢNG UYÊN, TỈNH CAO BẰNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN

Bùi Xuân Trường

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH THEO HƯỚNG HIỆN ĐẠI HÓA PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI HUYỆN QUẢNG UYÊN, TỈNH CAO BẰNG

Chuyên ngành: Quản lý đất đai

Mã số: 60850103

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS.TS Trần Văn Tuấn

Hà Nội - 2014

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành được luận văn này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS TS Trần Văn Tuấn người không những định hướng nghiên cứu cho tôi trên con đường nghiên cứu khoa học mà còn luôn tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giải đáp các thắc mắc cho tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài và trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này

Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy, cô giáo Khoa Địa lý, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội đã giảng dạy và tạo điều kiện thuận lợi để tôi học tập và nghiên cứu

Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn đến các cán bộ phòng Địa chính huyện Quảng Uyên và xã Cai Bộ đã giúp đỡ tôi trong quá trình thu thập tài liệu thực hiện luận văn

Trong quá trình hoàn thành luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong thầy cô và các bạn góp ý để bài viết được hoàn thiện hơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Học viên

Bùi Xuân Trường

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu: 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu: 2

4 Phương pháp nghiên cứu: 2

5 Cấu trúc luận văn 3

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH 4

1.1 Hệ thống hồ sơ địa chính 4

1.1.1 Khái niệm hệ thống hồ sơ địa chính 4

1.1.2 Vai trò của hệ thống hồ sơ địa chính đối với quản lý nhà nước về đất đai 5

1.1.3 Kinh nghiệm của nước ngoài trong xây dựng và hiện đại hóa hồ sơ địa chính 6

1.2 Cơ sở pháp lý và nội dung thiết lập, quản lý hệ thống hồ sơ địa chính ở nước ta 10

1.2.1 Những quy định pháp lý chủ yếu về lập, quản lý hệ thống hồ sơ địa chính theo Luật Đất đai 1993 và các văn bản dưới luật 10

1.2.2 Những quy định pháp lý chủ yếu về lập, quản lý hệ thống hồ sơ địa chính theo Luật Đất đai 2003 và các văn bản dưới luật 14

1.2.3 Những quy định pháp lý chủ yếu về lập, quản lý hệ thống hồ sơ địa chính theo Luật Đất đai 2013 và các văn bản dưới luật 23

1.3 Nhu cầu hiện đại hoá hệ thống hồ sơ địa chính ở nước ta 25

1.3.1 Sự cần thiết phải tin học hóa hệ thống quản lý hồ sơ địa chính [12 ] 25

1.3.2 Vấn đề xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính 27

1.3.3 Tình hình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính ở Việt Nam 33

1.3.4 Tổng quan hệ thống hồ sơ địa chính và nhu cầu xây dựng cơ sở dữ

liệu địa chính tỉnh Cao Bằng 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH HUYỆN QUẢNG UYÊN, TỈNH CAO BẰNG 37

2.1 Khái quát chung về điều kiện tự nhiên và kinh tế - xã hội 37

2.1.1 Đặc điểm điều kiện tự nhiên 37

2.1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội 41

2.1.3 Đánh giá chung về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội gây áp lực đối với đất đai 44

2.2 Khái quát tình hình quản lý và sử dụng đất huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng 46

2.2.1 Hiện trạng sử dụng đất huyện Quảng Uyên 46

2.2.2 Khái quát tình hình quản lý đất đai trên địa bàn huyện 49

2.2.3 Đánh giá chung về tình hình sử dụng và quản lý đất đai tại địa bàn nghiên cứu 56

2.3 Thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện Quảng Uyên 56

2.3.1 Hệ thống bản đồ địa chính 56

2.3.2 Hệ thống sổ sách địa chính 59

2.3.3 Cơ sở vật chất, trình độ cán bộ quản lý hệ thống hồ sơ địa chínhError! Bookmark not defined 2.3.4 Nhu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính ở huyện Quảng UyênError! Bookmark not defined. CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ HIỆN ĐẠI HÓA HỆ THỐNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH HUYỆN QUẢNG UYÊN, TỈNH CAO BẰNG 63

3.1 Xây dựng và quản lý CSDL địa chính theo quy trình công nghệ chuẩn dữ liệu địa chính bằng phần mềm ViLIS (Thực nghiệm tại xã Cai Bộ, huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng) Error! Bookmark not defined 3.1.1 Mục đích và yêu cầu thực nghiệm 75

3.1.2 Khái quát về tình hình khu vực thực nghiệm 77

3.1.3 Các bước thực nghiệm 77

3.2 Đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện và hiện đại hóa hệ thống

hồ sơ địa chính huyện Quảng Uyên 75

3.2.1 Thực hiện công tác đo vẽ bản đồ, hoàn thành công tác đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 75 3.2.2 Quản lý, cập nhật, chỉnh lý biến động bản đồ địa chính và hồ sơ địa chính 77 3.2.3 Cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành chính trong công tác quản lý địa chính 77 3.2.4 Tăng cường kinh phí và nguồn lực cán bộ phục vụ công tác quản lý

hồ sơ địa chính 78 3.2.5 Giải pháp xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính huyện Quảng Uyên 79

KẾT LUẬN 87KIẾN NGHỊ 87TÀI LIỆU THAM KHẢO 89

UBND: Ủy Ban Nhân Dân;

VPĐKQSDĐ: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Yêu cầu thông tin đất đai trong quản lý nhà nước về đất đai [1] 4

Hình 1.2 Vai trò của hệ thống hồ sơ địa chính đối với công tác quản lý đất đai [12] 6

Hình 1.3 Sơ đồ liên kết giữa các nhóm dữ liệu thành phần 31

Hình 1.4 Các thuộc tính cơ bản trong mô hình CSDL địa chính ở nước ta 32

Hình 1.5 Trang web cung cấp thông tin địa chính trên mạng Internet xã Đông Thành, huyện Bình Minh, tỉnh Vĩnh Long 33

Hình 1.6 Tra cứu thông tin đất đai trên mạng Internet của tỉnh Vĩnh Long 34

Hình 2.1 Sơ đồ vị trí huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng 37

Hình 3.1 Kết nối CSDL không gian SDE 64

Hình 3.2 Tạo CSDL không gian 65

Hình 3.3 Cấu trúc CSDL không gian 65

Hình 3.4 Nhập dữ liệu vào CSDL không gian 66

Hình 3.5 Bảng nội dung CSDL không gian 67

Hình 3.6 Bảng mô hình cấu trúc dữ liệu theo chuẩn địa chính 67

Hình 3.7 Bảng phân lớp CSDL không gian SDE trên ArcCatalog 68

Hình 3.8 Bảng mô hình cấu trúc dữ liệu theo chuẩn địa chính trên ArcCatalog, ArcMap 69

Hình 3.9 Khởi tạo CSDL thuộc tính địa chính 69

Hình 3.10 Bảng nội dung CSDL thuộc tính LIS theo chuẩn địa chính 70

Hình 3.11 Bảng mô hình cấu trúc dữ liệu LIS theo chuẩn địa chính 70

Hình 3.12 Mô hình tổ chức dữ liệu trong CSDL kho hồ sơ số 71

Hình 3.13 Kết nối CSDL kho hồ sơ quét qua phần mềm FileZilla Server 72

Hình 3.14 Đăng nhập vào phần mềm hồ sơ quét: Chương trình đòi hỏi kết nối vào CSDL hồ sơ quét với CSDL quản lý đất đai “LIS” 72

Hình 3.15 CSDL kho hồ sơ quét 73

Hình 3.16 Cơ sở dữ liệu địa chính được xây dựng và quản lý trong phần mềm ViLIS 2.0 Enterprise 74

Hình 3.17 Quy trình chuyển đổi hệ thống bản đồ địa chính chính quy đã có vào trong cơ sở dữ liệu địa chính 73

Hình 3.18 Quy trình tổng quát xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính 73 Hình 3.19 Quy trình công nghệ thiết lập dữ liệu không gian địa chính 73 Hình 3.20 Quy trình công nghệ thiết lập dữ liệu thuộc tính địa chính 73

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Diện tích cơ cấu các loại đất của huyện Quảng Uyên năm 2013 47 Bảng 2.2 Kết quả cấp GCNQSD đất trước và sau thông tư 29 51 Bảng 2.3 Bảng tổng hợp kết quả đăng ký cấp giấy năm 2013 51 Bảng 2.4 Tổng hợp tình hình đo đạc huyện Quảng Uyên giai đoạn từ 2010-2013 58 Bảng 2.5 Bảng tổng hợp sổ sách địa chính Error! Bookmark not defined

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, áp lực khai thác và sử dụng đất đai ngày càng gia tăng, kéo theo đó là yêu cầu về sự quản lý chặt chẽ và có hệ thống của Nhà nước nhằm mục đích sử dụng hiệu quả và bền vững nguồn tài nguyên vô cùng giá trị này Một trong những công cụ để nhà nước thực hiện việc quản lý đất đai, nắm vững các thông tin về sử dụng đất của người dân và cộng đồng chính là hệ thống hồ sơ địa chính

Hệ thống hồ sơ địa chính là hệ thống bản đồ địa chính và sổ sách địa chính, gồm các thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của thửa đất,

về người sử dụng đất, về quá trình sử dụng đất Hồ sơ địa chính là tài liệu cơ bản để thiết lập hệ thống thông tin đất đai, hệ thống thông tin bất động sản Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập, cập nhật trong các quá trình điều tra, qua các thời kỳ khác nhau, bằng các hoạt động khác nhau như đo đạc lập bản đồ địa chính, đăng ký đất đai,… Hệ thống vừa là công cụ để quản lý đất đai, vừa là công cụ để cung cấp thông tin đa ngành trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Hiện nay ở nước

ta, nhu cầu hiện đại hóa hệ thống hồ sơ địa chính ngày càng trở nên cấp thiết do phần lớn dữ liệu lưu trữ tại các địa phương ở dạng giấy và phương pháp quản lý thủ công dẫn đến những khó khăn trong tra cứu thông tin và cập nhật biến động về sử dụng đất đai

Huyện Quảng Uyên là một trong những huyện miền núi của tỉnh Cao Bằng, có một vị trí rất thuận lợi cho việc phát triển kinh tế - xã hội, huyện được nối với thị xã Cao Bằng và nước cộng hòa nhân dân Trung Hoa, được ưu tiên đầu tư phát triển với những kế hoạch, quy hoạch, xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng Những năm gần đây, cùng với sự thay đổi cơ cấu kinh tế, tốc độ phát triển trong vùng tăng nhanh dẫn đến những biến động lớn liên quan đến đất đai, trong khi đó hệ thống hồ sơ địa chính bao gồm bản đồ, hệ thống sổ sách địa chính, sổ mục kê đất đai chưa được cập nhật thường xuyên, liên tục và đồng bộ giữa các cấp gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý,

sử dụng đất của địa phương, công tác cập nhật chỉnh lý biến động còn chậm ảnh hưởng đến quá trình kê khai đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn huyện Các giao dịch về đất đai chủ yếu mang tính tự phát, thiếu tính pháp lý, việc

mua bán trái phép gây ra nhiều tranh chấp, khiếu nại, công tác quản lý bị buông lỏng trong một thời gian dài dẫn tới hệ thống hồ sơ địa chính của địa phương không thể đáp ứng được những yêu cầu quản lý đất đai cũng như nhu cầu thông tin của các đối tượng

sử dụng đất đang ngày càng cấp thiết Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã lựa chọn đề tài:

“Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác quản lý đất đai huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng”

2 Mục tiêu nghiên cứu:

- Làm rõ thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện và hiện đại hóa hệ thống hồ sơ địa chính theo hướng xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính phục vụ công tác quản lý đất đai trên địa bàn nghiên cứu

3 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tổng quan về hệ thống hồ sơ địa chính và nhu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính ở nước ta

- Điều tra, khảo sát làm rõ thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính, trong đó nghiên cứu đề xuất các giải pháp cụ thể xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính phục vụ công tác quản lý đất đai huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng và ứng dụng tại 1 xã nghiên cứu điểm (xã Cai Bộ)

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp điều tra khảo sát: Phương pháp này được dùng để thu thập tài liệu, số liệu, thông tin cần thiết cho mục đích đánh giá thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng

- Phương pháp thống kê: Thống kê các số liệu, tài liệu theo bảng về tình hình quản lý sử dụng đất đai, thiết lập hồ sơ địa chính, kê khai đăng ký cấp GCNQSD đất trên địa bàn huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng

- Phương pháp phân tích, đánh giá tổng hợp: Từ các tài liệu, số liệu đo đạc bản

đồ, bảng tổng hợp kết quả đăng ký cấp GCNQSD đất thu thập được phân tích làm rõ

thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính và tình hình xây dựng cơ sở dữ liệu trên địa bàn huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá đồng thời đề xuất các giải pháp

- Phương pháp kế thừa: Thu thập tài liệu trong và ngoài nước có liên quan; khảo sát, nghiên cứu tài liệu và kế thừa có chọn lọc các kết quả nghiên cứu của các chương trình, công trình đề tài khoa học có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp bản đồ kết hợp với phương pháp mô hình hoá dữ liệu: Từ dữ liệu bản đồ và hồ sơ địa chính đã được khảo sát, thu thập phân tích tiến hành thực nghiệm xây dựng cơ sở dữ liệu trên cơ sở quy trình xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu địa chính tại xã thí điểm Cai Bộ, huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng sử dụng phần mềm hệ thống thông tin đất đai Vilis 2.0

5 Cấu trúc luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận - kiến nghị và tài liệu tham khảo cấu trúc của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1 Tổng quan về hệ thống hồ sơ địa chính

Chương 2 Thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng

Chương 3 Đề xuất giải pháp hoàn thiện và hiện đại hóa hệ thống hồ sơ địa chính huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH 1.1 Hệ thống hồ sơ địa chớnh

1.1.1 Khỏi niệm hệ thống hồ sơ địa chớnh

Hệ thống hồ sơ địa chớnh được hiểu là hệ thống bản đồ địa chớnh và sổ sỏch địa chớnh, gồm cỏc thụng tin cần thiết về cỏc mặt tự nhiờn, kinh tế, xó hội, phỏp lý của thửa đất, về người sử dụng đất, về quỏ trỡnh sử dụng đất, được thiết lập trong quỏ trỡnh

đo đạc lập bản đồ địa chớnh, đăng ký lần đầu và đăng ký biến động về sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Hỡnh 1.1) [13]

Hỡnh 1.1 Yờu cầu thụng tin đất đai trong quản lý nhà nước về đất đai [1]

Hồ sơ

Địa chính

1 Bản đồ địa chính

2 Sổ mục kê

3 Sổ địa chính

4 Giấy chứng nhận quyền

sử dụng đất

5 Hồ sơ, giấy

tờ về chủ sử dụng đất

6 Các giấy tờ pháp lý có liên quan

Kinh tế Thửa đất

Hồ sơ địa chính là tài liệu cơ sở để thiết lập Hệ thống thông tin đất đai, Hệ thống thông tin bất động sản Theo thông tư 09/2007/TT-BTNMT về việc hướng dẫn lập, chỉnh sửa, quản lý hồ sơ địa chính quy định hồ sơ địa chính gồm:

- Bản đồ địa chính

- Sổ địa chính

- Sổ mục kê đất đai

- Sổ theo dõi biến động đất đai

- Bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Tuỳ thuộc vào tính chất của từng loại tài liệu và đặc điểm sử dụng của chúng

mà hệ thống tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia thành 2 loại :

+ Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết

+ Hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý

1.1.2 Vai trò của hệ thống hồ sơ địa chính đối với quản lý nhà nước về đất đai

Hồ sơ địa chính có vai trò rất quan trọng đối với công tác quản lý đất đai, nhất

là ở cấp cơ sở xã (phường) và cấp huyện (quận) Điều này được thể hiện thông qua sự trợ giúp của hệ thống đối với các nội dung quản lý Nhà nước về đất đai (Hình 1.2) [12]

Các thông tin trong hồ sơ địa chính phục vụ trực tiếp cho công tác thống kê, kiểm kê đất, là cơ sở xác định nguồn gốc và tình trạng pháp lý của thửa đất phục vụ cho việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Hồ sơ địa chính phục vụ đắc lực cho công tác giao đất, cho thuê đất và cung cấp cơ sở thông tin sử dụng đất cho thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại tố cáo về đất đai

Hồ sơ địa chính cũng đóng vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài chính về đất đai, là cơ sở để xác định hạng đất, giá trị tài sản gắn liền với đất và nghĩa

vụ tài chính của người sử dụng đất Thông tin trong hồ sơ địa chính phản ánh hiện trạng sử dụng đất phục vụ cho công tác quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất Thông qua việc cập nhật các biến động sử dụng đất, hồ sơ địa chính cho phép nhà quản lý theo dõi quá trình sử dụng đất

Ở cấp độ vĩ mụ, thụng tin hồ sơ địa chớnh phản ỏnh thực trạng sử dụng đất làm

cơ sở để Nhà nước xõy dựng chớnh sỏch sử dụng đất đai trong quỏ trỡnh cụng nghiệp húa, hiện đại húa đất nước

Hồ sơ địa chớnh khụng chỉ cú chức năng phục vụ quản lý nhà nước về đất đai

mà cũn thực hiện việc cung cấp cỏc thụng tin về sử dụng đất phục vụ nhu cầu thụng tin của cộng đồng

Hỡnh 1.2 Vai trũ của hệ thống hồ sơ địa chớnh đối với cụng tỏc quản lý đất đai [12] 1.1.3 Kinh nghiệm của nước ngoài trong xõy dựng và hiện đại húa hồ sơ địa chớnh

Trờn thế giới, nhiều nước đó cú kinh nghiệm hàng trăm năm quản lý đất đai, trong đú cú cụng tỏc thiết lập và quản lý hồ sơ địa chớnh Mỗi một quốc gia với chế

độ chớnh trị khỏc nhau tại từng thời điểm lịch sử đều cú những chớnh sỏch phự hợp để đảm bảo quyền lợi chớnh trị của mỡnh Đặc biệt đối với đất đai

Cỏc quốc gia trờn thế giới rất coi trọng đến việc thiết lập và hiện đại húa hệ thống hồ sơ địa chớnh để phục vụ cho cụng tỏc quản lý và sử dụng đất đai, thể hiện thụng qua cỏc cụng trỡnh nghiờn cứu về vấn đề này ở một số nước tiờu biểu:

Ở Australia, hệ thống hồ sơ địa chớnh được xõy dựng trong quỏ trỡnh thực hiện

hệ thống đăng ký đất đai Torrens (title system) và được hiện đại húa trờn cơ sở thiết lập và quản lý cơ sở dữ liệu đất đai trong Hệ thống thụng tin đất đai, gồm hai thành

Chính sách

đất đai

- Phản ánh hiện trạng để xây dựng chính sách

- Đánh giá thực hiện chính sách

Hồ sơ

địa chính

Cơ sở thẩm tra (nguồn gốc, cơ

sở pháp lý sử dụng đất )

Thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại

- Định kỳ

- Chuyên đề

- Thống kê, kiểm kê đất đai

- Cung cấp thông tin

- Nghĩa vụ tài chính

- Nguồn gốc và thông tin thửa đất

- Tình trạng pháp lý

Quy hoạch, kế

hoạch sử dụng đất

Giao đất, cho thuê

phần chính (Williamson, 1999) [17]:

- Hệ thống hồ sơ là căn cứ pháp lý và cơ sở để xác định thuế, bao gồm: tài liệu chứng minh quyền sở hữu đất đai; tài liệu mô tả về cơ sở hạ tầng; xác nhận về tiềm năng nông nghiệp đối với thửa đất; tài liệu mô tả về tình trạng môi trường (nếu có); tài liệu chứa đựng các thông tin khác về kinh tế - xã hội liên quan đến thửa đất

- Hệ thống dữ liệu không gian bao gồm: bản đồ địa chính; hệ thống cơ sở hạ tầng; bản đồ về môi trường và các nguồn tài nguyên; dữ liệu nền địa hình; phân bố dân số, phân loại đất và các thông tin không gian khác

Với mô hình quản lý đất đai phân tán, tại các bang của Ôxtrâylia thiết lập các CSDL địa chính (CSDL đất đai) và xây dựng hệ thống thông tin đất đai Ví dụ tại bang Tây Úc đã xây dựng được hệ thống thông tin đất đai của bang – WALIS WALIS không chỉ là CSDL tập trung duy nhất mà được phát triển thành một mạng các hệ thống và cơ sở dữ liệu cung cấp cho người sử dụng truy cập vào dữ liệu do các thành phần WALIS cung cấp, cho phép khách hàng khai thác thông tin đất đai Các thông tin có giá trị gồm: đặc điểm lô đất, địa chỉ tài sản, giấy chứng nhận đất đai, chủ sở hữu, giá trao đổi, ngày bán, chi tiết mảnh bản đồ và tình trạng sử dụng đất,…

Việc hiện đại hóa hệ thống hồ sơ địa chính của Australia đảm bảo cập nhật

các thông tin biến động về đất đai một cách thường xuyên, giúp Nhà nước quản lý tốt quỹ đất đai ở tầm vĩ mô cũng như vi mô

Ở Thụy Điển công tác hiện đại hóa hệ thống hồ sơ địa chính (hồ sơ bất động sản)

được thực hiện trên cơ sở xây dựng ngân hàng dữ liệu đất đai và bất động sản (LDBS), hoàn thành năm 1995 và ứng dụng công nghệ viễn thám và GIS trong bổ sung, cập nhật những biến động (Nguyễn Thị Thu Hồng, 2000) [9] Sổ đăng ký bất động sản và sổ đăng ký đất đai chính là cơ sở cho các thông tin trong LDBS, ngoài ra còn có bản sao

sổ định giá tài sản của cơ quan thuế Vì vậy một đơn vị tài sản có các thông tin sau:

- Khu vực hành chính nơi có bất động sản, địa chỉ, vị trí trên trích lục bản đồ địa chính, toạ độ của bất động sản và các công trình xây dựng

- Diện tích của bất động sản

- Giá trị tính thuế

- Tên, địa chỉ và sổ đăng ký công dân của chủ sở hữu, thông tin về việc có bất động sản đó khi nào và như thế nào

- Sơ đồ công trình xây dựng và các quy định được áp dụng cho trường hợp cụ thể đó

- Số lượng thế chấp

- Thông tin về quyền thông hành địa dịch

- Các biện pháp kỹ thuật và chính thức được thực hiện, số tra cứu đến các bản

đồ và các tài liệu lưu trữ khác

- Ngoài ra còn có một số cơ sở dữ liệu có liên quan: Sổ đăng ký các công trình xây dựng, sổ đăng ký các tổ chức sở hữu, sổ đăng ký chứng nhận đủ điều kiện thế chấp, cơ sở dữ liệu về giá bán bất động sản, cơ sở dữ liệu về các đảm bảo tín dụng hộ gia đình

Cơ chế hoạt động: LDBS là một hệ thống trực tuyến được xây dựng trên một hệ thống trung tâm do Cục đo đạc đất đai quốc gia (NLS) vận hành Người sử dụng được trực tiếp tiếp cận với hệ thống để đăng ký và tìm kiếm thông tin Có khoảng 4000 cơ quan trong cả nước kết nối với hệ thống Chỉ một phần rất ít trong số đó thuộc về các

cơ quan đăng ký, phần lớn thuộc về các ngân hàng và các tổ chức tín dụng, công ty bảo hiểm, các thành phố, đại lý bất động sản, các nhà định giá và các tổ chức khác có nhu cầu thường xuyên đối với thông tin về bất động sản

Việc tiếp cận và sử dụng thông tin trong LDBS: nguyên tắc cơ bản của Chính phủ Thụy Điển là tất cả các thông tin có trong cơ quan Nhà nước (trong đó có cả sổ đăng ký đất và bất động sản) đều phải được công khai phục vụ cho việc tìm hiểu thông tin Tuy nhiên vẫn cần nộp lệ phí cho các yêu cầu về bản sao hồ sơ, trích dẫn từ sổ đăng ký, người sử dụng phải trả lệ phí cho dịch vụ này

Ở Pháp hệ thống hồ sơ địa chính được cập nhật, bổ sung từ những năm 1970 –

1974 trên cơ sở sử dụng tư liệu ảnh hàng không và thiết lập cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin đất đai MAJIC (Stéphane, La Vigne, 1996) [16] Hệ thống MAJIC được đưa vào các Sở địa chính để xử lý các thông tin được tổ chức và tập hợp dưới dạng những

tư liệu địa chính tập trung ở những trung tâm tin học cấp vùng (CRI) chuyên xử lý những số liệu về nhà đất

Mỗi Sở địa chính đều có cơ sở dữ liệu riêng cho khu vực mình quản lý mà nó truy nhập thường xuyên Thông tin địa chính được tổ chức dưới dạng những tập hợp

có cấu trúc của các thông tin, nhóm thành những thực thể khác nhau (thửa, ngôi bất động sản, cá nhân, lô) liên kết với nhau bằng những quan hệ phân cấp bậc hay chức năng

Trong hệ thống MAJIC, việc xử lý những thay đổi được các Sở thực hiện trên máy tính, ngay từ khi tiếp nhận được các chứng từ (trích lục chứng thư, tài liệu đo đạc, trạng thái mô tả phân vị hoặc cả các khai cáo về những bất động sản xây dựng,…) Việc cập nhật các CSDL được thực hiện theo thời gian thực hiện liên tục trong năm,

do các Sở địa chính có điều kiện sử dụng nguồn thông tin luôn cập nhật

Hệ thống hồ sơ địa chính của Mỹ được hiện đại hóa bằng việc thiết lập CSDL

trong Hệ thống thông tin đất đai (Houser P et al, 2005; Ventura, 1998) [18] nhằm cung cấp thông tin cho việc thực hiện hai chức năng chủ yếu: pháp lý và kinh tế Chức năng pháp lý của hệ thống bao gồm: xác định quyền sở hữu; mô tả về phạm vi sở hữu (không gian và có thể cả thời gian); hỗ trợ quá trình chuyển nhượng đất đai; cung cấp các chứng từ về quyền sở hữu; hỗ trợ các thủ tục hành chính; chia sẻ thông tin về đất đai Chức năng kinh tế của hệ thống bao gồm: quản lý thông tin về thuế sử dụng đất; phân bố các quỹ tài chính hỗ trợ các hoạt động liên quan đến đất đai từ các chương trình cộng đồng; quản lý và hỗ trợ thị trường bất động sản; hỗ trợ thông tin cho công tác quy hoạch sử dụng đất

Tại Hungary, hệ thống hồ sơ địa chính được hiện đại hóa trong khuôn khổ thực hiện dự án hiện đại hóa hệ thống đăng ký đất đai (UN, 1996 - the experience of Hungary in modernizing a land registration system) bao gồm các biện pháp chủ yếu sau:

- Hoàn thiện và tin học hóa các hồ sơ địa chính và hồ sơ pháp lý

- Hoàn thiện và số hóa bản đồ địa chính

- Phát triển các chuẩn quốc gia về bản đồ địa chính dạng số và hỗ trợ các chuẩn trao đổi dữ liệu

- Những vấn đề bản quyền tác giả và quyền sở hữu hợp pháp dữ liệu phải được ghi rõ địa chỉ và hướng dẫn chính xác lập như thế nào, những chức năng có thể hoặc không thể được sử dụng

Nhiều nước khác trên thế giới cũng đã tiến hành hiện đại hóa hệ thống hồ sơ địa chính trong khuôn khổ xây dựng hệ thống thông tin đất đai Ví dụ như hệ thống NaLIS

ở Malaysia (Trần Quốc Bình và nnk, 2003), ở Thái Lan (Bishop et al., 2000) , Nhật Bản (Takashi et al, 2003) [20], Nhìn chung quá trình hiện đại hóa được thực hiện từng bước, ban đầu các dữ liệu được chuyển từ dạng giấy sang dạng số, sau đó được chuẩn hóa và quản lý thống nhất trong CSDL và được cập nhật thường xuyên thông qua sử dụng các công nghệ mới thu thập thông tin về sử dụng đất như công nghệ GPS, viễn thám và GIS,…

Xu hướng tiếp tục hiện đại hóa hệ thống hồ sơ địa chính trong những năm gần

đây là gắn với quản lý đất đai điện tử (e - land administration) Ở Hà Lan CSDL địa

chính là một thành phần quan trọng trong hệ thống quản lý đất đai điện tử, được thiết lập từ năm 2005 Thông tin đất đai được cung cấp trên mạng Internet phục vụ yêu cầu quản lý của của nhà nước và của người dân, cộng đồng (Rik Wouters, 2010) [21] Theo định hướng của EU, Chính phủ bảo vệ tính khả thi và truy cập dữ liệu không gian thông qua cơ sở hạ tầng dữ liệu không gian quốc gia (NSDI) và tạo điều kiện thuận lợi cho những giao dịch điện tử và tính pháp lý của nó (như cung cấp cổng giao dịch thông tin cho người dân, quản lý dịch vụ chính phủ điện tử, ) (Paul van der Molen, 2009) [22]

1.2 Cơ sở pháp lý và nội dung thiết lập, quản lý hệ thống hồ sơ địa chính ở nước ta

1.2.1 Những quy định pháp lý chủ yếu về lập, quản lý hệ thống hồ sơ địa chính theo Luật Đất đai 1993 và các văn bản dưới luật

Luật đất đai 1993 với hàng loạt các chính sách đổi mới trong quan hệ đất đai như giao đất cho hộ gia đình cá nhân sử dụng ổn định, lâu dài; người sử dụng đất có các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, cho thuê, thế chấp,… đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai Điều 15 đã quy định về công tác lập bản đồ địa chính Điều 33 quy định “UBND

xã, phường, thị trấn lập và quản lý sổ địa chính, đăng ký vào sổ địa chính đất chưa sử dụng và biến động về việc sử dụng đất”,…

Để thực hiện Luật đất đai và các Nghị định của Chính phủ như Nghị định 60/CP về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị, Nghị định 88/CP về quản

lý và sử dụng đất đô thị,…Tổng cục Địa chính đã ban hành Quyết định số 499/QĐ -

ĐC ngày 27/7/1995 “Về việc ban hành mẫu sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động đất đai, cấp GCNQSD đất” và sau đó là Thông tư 346/1998/TT-TCĐC ngày 16/3/1998 về việc “Hướng dẫn thủ tục đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính, cấp GCNQSD đất” Theo các văn bản này, hệ thống hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu sau:

- Hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý:

+ Bản đồ địa chính: Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc lập bản đồ địa chính ở địa phương mình Bản đồ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn Bản đồ địa chính được lập thành 03 bộ: bản gốc lưu tại Sở Địa chính, hai bản sao được lưu tại cấp huyện và cấp

xã có giá trị như bản gốc

+ Sổ địa chính: được lập nhằm đăng ký toàn bộ diện tích đất đai được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích các loại đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo pháp luật

Sổ lập theo đơn vị xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) và do cán bộ địa chính xã chịu trách nhiệm thực hiện Sổ phải được UBND xã xác nhận và Sở Địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý

Sổ địa chính được lập thành 3 bộ, bộ gốc lưu tại Sở địa chính, 01 bộ lưu tại phòng Địa chính cấp huyện, 01 bộ lưu tại UBND xã do cán bộ địa chính trực tiếp quản

lý

+ Sổ mục kê đất đai: nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính của mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai Mặt khác, sổ mục kê còn giúp tra cứu và sử dụng các tài liệu khác trong hồ sơ địa chính

Sổ được lập cho từng xã và phải được UBND xã xác nhận và Sở Địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý

Sổ mục kê đất được lập thành 3 bộ, bộ gốc lưu tại Sở địa chính, 01 bộ lưu tại phòng Địa chính cấp huyện, 01 bộ lưu tại UBND xã do cán bộ địa chính trực tiếp quản

lý

+ Sổ theo dõi biến động đất đai: được lập để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình thực hiện đăng ký biến động, chỉnh lý hồ sơ địa chính hàng năm và tổng hợp báo cáo thống kê diện tích theo định kỳ

Sổ theo dõi biến động đất đai được lập cho từng xã, mỗi xã lập một bộ lưu tại UBND xã, do cán bộ địa chính lập và quản lý

+ Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: nhằm theo dõi quá trình cấp giấy GCNQSDĐ; ghi nhận những thông tin về từng thửa đất đã cấp GCNQSDĐ

Đơn vị lập và giữ sổ: Phòng Địa chính cấp huyện chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền của cấp huyện; Sở Địa chính cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh

+ Biểu thống kê diện tích đất đai

- Hệ thống tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết:

Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính bao gồm: toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kĩ thuật đã được

cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập bản đồ địa chính, trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa

Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm:

+ Các giấy tờ do chủ sử dụng đất giao nộp khi kê khai đăng ký như: đơn kê khai đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất (Quyết định giao đất, GCNQSDĐ được cấp ở những giai đoạn trước, giấy tờ chuyển nhượng đất đai v.v ) các giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước mà người sử dụng đất

+ Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét cấp GCNQSDĐ

Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập ngay trong quá trình kê khai đăng ký

và xét duyệt để cấp GCNQSDĐ Toàn bộ hồ sơ được thành lập theo đơn vị cấp xã, do

UBND xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dưới sự hướng dẫn chuyên môn của cán bộ Phòng Địa chính cấp huyện và kiểm tra nghiệm thu của Sở Địa chính Riêng hồ sơ tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính, Sở Địa chính chịu trách nhiệm đưa vào hệ thống hồ sơ sau khi kiểm tra nghiệm thu tiếp nhận sản phẩm đo đạc địa chính của mỗi công trình

Chỉnh lý hồ sơ địa chính: các hành vi làm thay đổi đất đai sau đăng ký đất đai

ban đầu, sau khi chủ sử dụng đất đã hoàn tất thủ tục đăng ký biến động tại UBND xã (phường, thị trấn), cán bộ địa chính cấp xã hoàn thành việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại cấp xã, chuyển hồ sơ đăng ký biến động và báo cáo về phòng Địa chính cấp huyện Khi nhận được hồ sơ và báo cáo của cấp xã, phòng Địa chính huyện phải hoàn thành việc chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại cấp huyện và gửi tiếp biến động đất đai về Sở Địa chính Sở Địa chính sau khi nhận được hồ sơ và báo cáo của cấp huyện phải hoàn thành việc chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại Sở đồng thời lưu hồ sơ đăng ký biến động và bổ sung danh mục hồ sơ lưu của xã sở tại trong hệ thống hồ sơ của Sở

Cán bộ địa chính xã (phường, thị trấn), phòng Địa chính huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), Sở Địa chính chịu trách nhiệm trước UBND cùng cấp, cơ quan địa chính cấp trên về việc thực hiện lưu trữ, quản lý toàn bộ hồ sơ địa chính theo phân cấp

Ngày 30/11/2001, để thực hiện Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Đất đai (được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2001), Tổng cục Địa chính đã ban hành Thông tư số 1990/2001/TT - TCĐC “Hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính

và cấp GCNQSDĐ”, trong đó quy định về lập, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính có một số thay đổi:

- Thay đổi các mẫu tài liệu hồ sơ địa chính: mẫu sổ địa chính được quy định riêng cho khu vực nông thôn và khu vực đô thị, trong đó nội dung sổ địa chính khu vực đô thị có thêm cả phần tài sản gắn liền với đất (nhà và tài sản khác); Sổ mục kê đất quy định thành lập đối với xã khu vực nông thôn

- Đối với một số trường hợp đăng ký biến động đất đai như đăng ký chia tách thửa đất hoặc thay đổi chủ sử dụng đất thì người sử dụng đất không phải làm thủ tục qua UBND cấp xã mà nộp hồ sơ tại cơ quan địa chính thuộc UBND có thẩm quyền cấp GCNQSDĐ (cấp huyện hoặc cấp tỉnh) Cơ quan địa chính huyện (tỉnh) chịu trách nhiệm chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính, thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để chỉnh lý hồ sơ địa chính Trường hợp chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế quyền sử dụng đất đã hoàn thành thủ tục quy định tại Nghị định 17/1999/NĐ -

CP thì cơ quan địa chính cấp có thẩm quyền cấp GCNQSDĐ chứng nhận thay đổi lên GCNQSDĐ, chỉnh lý hồ sơ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để chỉnh lý hồ sơ địa chính

1.2.2 Những quy định pháp lý chủ yếu về lập, quản lý hệ thống hồ sơ địa chính theo Luật Đất đai 2003 và các văn bản dưới luật

Luật Đất đai 2003 tiếp tục có những quy định cụ thể về hồ sơ địa chính nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai trong quá trình CNH, HĐH đất nước Điều 47 quy định:

1 Hồ sơ địa chính bao gồm:

- Bản đồ địa chính;

- Sổ địa chính;

- Sổ mục kê đất đai;

- Sổ theo dõi biến động đất đai

2 Nội dung hồ sơ địa chính bao gồm các thông tin về thửa đất sau đây:

- Số hiệu, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí;

- Người sử dụng thửa đất;

- Nguồn gốc, mục đích, thời hạn sử dụng đất;

- Giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai đã thực hiện và chưa thực hiện;

- GCNQSDĐ, quyền và những hạn chế về quyền của người sử dụng đất;

- Biến động trong quá trình sử dụng đất và các thông tin khác có liên quan Nghị định 181/2004/CP của Chính phủ về thi hành luật đất đai ban hành ngày 29/10/2004 đã quy định “nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ,

chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất”,…

Thực hiện Luật Đất đai và Nghị định 181/2004/CP của Chính phủ, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã có Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT về việc hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính, trong đó nội dung chủ yếu về lập, quản lý hồ sơ địa chính như sau:

* Nguyên tắc lập hồ sơ địa chính:

- Hồ sơ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn

- Việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục hành chính quy định tại chương XI của Nghị định 181/2004/NĐ-CP về thi hành luật đất đai

- Hồ sơ địa chính phải đảm bảo tính thống nhất giữa bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai; thống nhất giữa bản gốc và bản sao; thống nhất giữa GCNQSD đất và hiện trạng sử dụng đất

- Bản đồ địa chính là bản đồ về các thửa đất, được lập để mô tả các yếu tố tự nhiên của thửa đất và các yếu tố địa hình có liên quan đến sử dụng đất Nội dung bản

đồ địa chính gồm các thông tin về thửa đất gồm vị trí, kích thước, hình thể, số thứ tự, diện tích, mục đích sử dụng đất; về hệ thống thuỷ văn gồm sông, ngòi, kênh, rạch, suối; về hệ thống thuỷ lợi gồm hệ thống dẫn nước, đê, đập, cống; về đường giao thông gồm đường bộ, đường sắt, cầu; về khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín; về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ giới quy hoạch sử dụng đất, mốc giới và ranh giới hành lang bảo vệ an toàn công trình; về điểm toạ độ địa chính, địa danh và các ghi chú thuyết minh Trường hợp thửa đất quá nhỏ hoặc cần xác định rõ ranh giới thửa đất thì lập sơ đồ thửa đất kèm theo bản đồ địa chính để thể hiện chính xác hơn về ranh giới thửa đất, hình dạng, kích thước, chiều dài cạnh thửa, toạ độ đỉnh thửa, diện tích chiếm đất của tài sản gắn liền với đất, địa giới hành chính, chỉ giới quy hoạch, ranh giới hành lang bảo vệ an toàn công trình

- Sổ địa chính là sổ ghi về người sử dụng đất, các thửa đất của người đó đang sử dụng và tình trạng sử dụng đất của người đó Sổ địa chính được lập để quản lý việc sử dụng đất của người sử dụng đất và để tra cứu thông tin đất đai có liên quan đến từng người sử dụng đất Nội dung sổ địa chính bao gồm:

- Người sử dụng đất gồm tên, địa chỉ và thông tin về chứng minh nhân dân, hộ chiếu, hộ khẩu, quyết định thành lập tổ chức, giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức kinh tế, giấy phép đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài;

- Các thửa đất mà người sử dụng đất sử dụng gồm mã thửa, diện tích, hình thức

sử dụng đất (sử dụng riêng hoặc sử dụng chung), mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng, số GCNQSDĐ đã cấp;

- Ghi chú về thửa đất và quyền sử dụng đất gồm giá đất, tài sản gắn liền với đất (nhà ở, công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây), nghĩa vụ tài chính chưa thực hiện, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính, những hạn chế về quyền sử dụng đất (thuộc khu vực phải thu hồi theo quy hoạch sử dụng đất nhưng chưa có quyết định thu hồi, thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình, thuộc địa bàn có quy định hạn chế diện tích xây dựng);

- Những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng đất gồm những thay đổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, về GCNQSDĐ

- Sổ mục kê đất đai là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất nhưng không

có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quan đến quá trình sử dụng đất Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu thông tin về thửa đất

và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai Nội dung sổ mục kê đất đai bao gồm:

- Thửa đất gồm số thứ tự thửa, tên người sử dụng đất hoặc người được giao đất

để quản lý, diện tích, mục đích sử dụng đất và những ghi chú về thửa đất (khi thửa đất thay đổi, giao để quản lý, chưa giao, chưa cho thuê, đất công ích, v.v.);

- Đối tượng có chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất hoặc có hành lang bảo vệ an toàn như đường giao thông; hệ thống thuỷ lợi (dẫn nước phục vụ cấp nước, thoát nước, tưới nước, tiêu nước, đê, đập); công trình khác theo tuyến; sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến; khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín trên bản đồ gồm tên đối tượng, diện tích trên tờ bản đồ; trường hợp đối tượng không có tên thì phải đặt tên hoặc ghi ký hiệu trong quá trình

đo đạc lập bản đồ địa chính

- Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ để ghi những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng đất Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm tên và địa chỉ

của người đăng ký biến động, thời điểm đăng ký biến động, số thứ tự thửa đất có biến động, nội dung biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng (thay đổi về thửa đất,

về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền của người sử dụng đất, về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất)

Các mẫu sổ sách địa chính được ban hành như mẫu sổ địa chính (mẫu số -

01/ĐK), mẫu sổ mục kê đất (mẫu số 02/ĐK), mẫu sổ đăng ký biến động đất đai (mẫu

số 03/ĐK) nhằm đáp ứng yêu cầu thay đổi so với quy định trước đây về phân loại mục đích sử dụng đất, đối tượng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, đăng ký biến động đất đai,

Trường hợp lập bản đồ địa chính sau khi đã tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất thì ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa chính được xác định như sau:

- Trường hợp đã được cấp GCNQSDĐ thì xác định theo GCNQSDĐ;

- Trường hợp được Nhà nước giao đất, cho thuê đất mà chưa được cấp GCNQSDĐ thì xác định theo quyết định giao đất, cho thuê đất;

- Nếu không rơi vào 2 trường hợp trên thì xác định theo hiện trạng sử dụng đất Bản đồ địa chính được chỉnh lý khi có thay đổi mã thửa đất, tạo thửa đất mới, thửa đất bị sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa, có thay đổi mục đích sử dụng đất; đường giao thông, công trình thuỷ lợi theo tuyến, công trình khác theo tuyến, khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín, sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến được tạo lập mới hoặc có thay đổi về ranh giới; có thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, về mốc giới và ranh giới

hành lang an toàn công trình, về chỉ giới quy hoạch sử dụng đất, về địa danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ

b Sổ mục kê đất đai

Sổ mục kê đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn trong quá trình đo vẽ bản đồ địa chính Thông tin thửa đất ghi trên sổ phải phù hợp với hiện trạng sử dụng đất Sau khi cấp GCNQSDĐ mà có thay đổi nội dung thông tin thửa đất

so với hiện trạng khi đo vẽ bản đồ địa chính thì phải được chỉnh sửa cho thống nhất với GCNQSDĐ

Sổ mục kê đất đai được ghi dưới dạng bảng với những thông tin sau:

- Số thứ tự thửa đất

- Tên người sử dụng đất, người được giao đất để quản lý

- Loại đối tượng sử dụng, quản lý đất được ghi bằng mã (ký hiệu) gồm 3 chữ cái, ví dụ: "GDC" là hộ gia đình, cá nhân, "UBS" là ủy ban nhân dân cấp xã,

- Diện tích thửa đất bao gồm cả phần sử dụng chung và sử dụng riêng

- Mục đích sử dụng đất được ghi theo mã quy định tại Thông tư BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường

29/2004/TT-Sổ mục kê đất đai được chỉnh lý theo những biến động về sử dụng đất Khi ranh giới thửa đất không bị thay đổi mà có thay đổi về số thứ tự, diện tích, mục đích sử dụng đất thì các thay đổi đó được chỉnh lý vào phần ghi chú của thửa đất Khi thửa đất

có thay đổi ranh giới, tách thửa, hợp thửa thì thửa đất cũ bị xoá bỏ và bổ sung thửa đất mới vào trang sổ của tờ bản đồ đó

c Sổ địa chính

Sổ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn để ghi thông tin về người sử dụng đất và thông tin về sử dụng đất của người đó đối với thửa đất đã cấp GCNQSDĐ

Mỗi trang sổ để đăng ký cho một người sử dụng đất gồm tất cả các thửa đất thuộc quyền sử dụng của người đó Nội dung thông tin về người sử dụng đất và thửa đất trên sổ địa chính được ghi theo nội dung thông tin đã ghi trên GCNQSDĐ đã cấp

d Sổ theo dõi biến động đất đai

Sổ theo dõi biến động đất đai được lập để theo dõi tình hình đăng ký biến động

về sử dụng đất và làm cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm Sổ theo

dõi biến động đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn, do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn lập, quản lý Việc ghi vào sổ thực hiện đối với tất cả các trường hợp đăng ký biến động về sử dụng đất đã được chỉnh lý trên sổ địa chính

Trách nhiệm lập hồ sơ địa chính:

- Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm tổ chức việc lập hồ sơ địa chính

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm triển khai việc lập hồ sơ địa chính gốc và làm hai (02) bản sao từ bản gốc để gửi cho Văn phòng đăng kí quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường và UBND cấp xã

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được phép thuê dịch vụ tư vấn trong việc đo đạc địa chính, chỉnh lý tư liệu đo đạc và bản đồ, lập bản đồ địa chính, lập sổ mục kê đất đai; phải trực tiếp thực hiện việc lập sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai và chỉnh lí hồ sơ địa chính

Trường hợp chưa lập bản đồ địa chính mà đang có các loại bản đồ, sơ đồ khác thì Sở Tài nguyên và Môi trường xem xét, quyết định việc sử dụng hoặc chỉnh lý trước khi đưa vào sử dụng để lập hồ sơ địa chính và cấp GCNQSD đất

- Hồ sơ địa chính phải được nghiệm thu, xác nhận trước khi đưa vào quản lý, sử dụng theo quy định sau:

+ Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm nghiệm thu, xác nhận bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ địa chính sau khi lập xong để đưa vào sử dụng

+ Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng

+ Nội dung kiểm tra, nghiệm thu thực hiện theo quy định của Bộ Tài nguyên và

Môi trường

* Chỉnh lý hồ sơ địa chính:

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính gốc

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường và cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm chỉnh lý, cập nhật bản

sao hồ sơ địa chính

* Quản lý hồ sơ địa chính:

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính gốc và các tài liệu có liên quan sau đây:

+ Bản lưu GCNQSDĐ, hồ sơ xin cấp GCNQSDĐ, hồ sơ xin đăng ký biến động

về sử dụng đất đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài (trừ trường hợp mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài;

+ GCNQSDĐ của tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại GCNQSDĐ;

+ Thông báo về nội dung đã chỉnh lý hoặc cấp đổi, cấp lại GCNQSDĐ và các giấy tờ kèm theo thông báo do Phòng Tài nguyên và Môi trường hoặc Văn phòng đăng

ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường gửi đến để chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính gốc

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý bản sao hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan sau đây:

+ Bản lưu GCNQSDĐ, hồ sơ xin cấp GCNQSDĐ, hồ sơ xin đăng ký biến động

về sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư;

+ GCNQSDĐ của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại GCNQSDĐ;

+ Bản trích sao hồ sơ địa chính đã được chỉnh lý, cập nhật và các giấy tờ kèm theo do Văn phòng đăng kí quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường gửi đến để chỉnh lí, cập nhật bản sao hồ sơ địa chính

- UBND xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm quản lý bản sao hồ sơ địa chính; bản trích sao hồ sơ địa chính đã được chỉnh lý, cập nhật và các giấy tờ kèm theo do

Văn phòng đăng kí quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường gửi đến

để chỉnh lí, cập nhật bản sao hồ sơ địa chính

* Hồ sơ địa chính dạng số:

- Hồ sơ địa chính dạng số là hệ thống thông tin được lập trên máy tính chứa toàn bộ thông tin về nội dung bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai

- Dữ liệu trong hệ thống thông tin được lập theo đúng chuẩn dữ liệu đất đai do

Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm thực hiện việc lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính dạng số; cung cấp hồ sơ địa chính dạng số thay thế bản sao hồ sơ địa chính trên giấy cho Phòng Tài nguyên và Môi trường, UBND xã, phường, thị trấn để thực hiện nhiệm vụ quản lý đất đai của địa phương

Ngày 02/8/2007 Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư BTNMT thay thế Thông tư số 29/2004/ TT-BTNMT với việc bổ sung hoàn thiện quy định về hồ sơ địa chính dạng số và thiết lập cơ sở dữ liệu địa chính

09/2007/TT Hồ sơ địa chính gồm Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ

theo dõi biến động đất đai và bản lưu GCNQSDĐ

Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai có nội dung được lập và quản lý trên máy tính dưới dạng số (sau đây gọi là CSDL địa chính) để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp tỉnh, cấp huyện và được in trên giấy để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp xã

CSDL địa chính bao gồm dữ liệu Bản đồ địa chính và các dữ liệu thuộc tính địa chính

- Bản lưu GCNQSDĐ được lập theo Quy định về Giấy chứng nhận ban hành

theo Quyết định số 24/2004/QĐ-BTNMT ngày 01 tháng 11 năm 2004, Quyết định số 08/2006/QĐ-BTNMT ngày 21 tháng 7 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường; bản lưu Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở theo quy định tại Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở tại đô thị; bản sao Giấy chứng nhận quyền

sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở theo quy định tại Nghị định số 90/2006/NĐ-CP

ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở (sau đây gọi chung là bản lưu Giấy chứng nhận)

Đối với GCNQSDĐ đã cấp mà không có bản lưu thì Văn phòng đăng ký quyền

sử dụng đất phải sao Giấy chứng nhận đó (sao y bản chính) khi thực hiện đăng ký biến động về sử dụng đất; bản sao Giấy chứng nhận này được coi là bản lưu Giấy chứng nhận để sử dụng trong quản lý

Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính:

- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm đầu tư và chỉ đạo việc lập, chỉnh lý

hồ sơ địa chính

- Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc đo vẽ bản

đồ địa chính và chỉ đạo việc xây dựng CSDL địa chính, lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính

ở địa phương

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau đây:

a) Tổ chức xây dựng, quản lý và vận hành CSDL địa chính;

b) Chỉnh lý dữ liệu bản đồ địa chính và cập nhật, chỉnh lý dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp, chỉnh lý Giấy chứng nhận của cấp tỉnh;

c) In Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai cấp cho ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng;

d) Trong thời gian chưa xây dựng được CSDL địa chính thì thực hiện việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính trên giấy và sao hai (02) bộ, một (01) bộ gửi Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, một (01) bộ gửi Uỷ ban nhân dân cấp xã để phục vụ yêu cầu quản lý đất đai ở địa phương

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau đây:

a) Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới hoặc chỉnh lý Giấy chứng nhận của cấp huyện;

b) Trong thời gian chưa xây dựng được CSDL địa chính thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của Thông tư này

- Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp biến động về sử dụng đất

- Các cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc đo đạc lập bản đồ địa chính và xây dựng CSDL địa chính được phép thuê dịch vụ tư vấn để thực hiện các nhiệm vụ được giao

1.2.3 Những quy định pháp lý chủ yếu về lập, quản lý hệ thống hồ sơ địa chính theo Luật Đất đai 2013 và các văn bản dưới luật

Luật Đất đai 2013 tiếp tục có những quy định bổ sung cụ thể về hồ sơ địa chính, từng bước hiện đại hóa hệ thống hồ sơ địa chính chuyển đổi hồ sơ địa chính dạng giấy sang hồ sơ địa chính dạng số nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về quản lý đất đai Điều 96 quy định:

1 Hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu dạng giấy hoặc dạng số thể hiện thông tin chi tiết về từng thửa đất, người được giao quản lý đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, các quyền và thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất

2 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính và việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính; lộ trình chuyển đổi hồ sơ địa chính dạng giấy sang hồ sơ địa chính dạng số

Thực hiện Luật Đất đai năm 2013 và Nghị định số 43/2014/NĐ-CPngày 15/5/2014 của Chính phủ, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã có Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT quy định hồ sơ địa chính trong đó nội dung chủ yếu về việc hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính

Nội dung hồ sơ địa chính bao gồm các thông tin về thửa đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất sau đây:

- Nhóm dữ liệu về thửa đất

- Nhóm dữ liệu về đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất

- Nhóm dữ liệu về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người quản lý đất

* Nguyên tắc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính:

- Hồ sơ địa chính được lập theo từng đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn

- Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải theo đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật đất đai

- Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất

* Quản lý hồ sơ địa chính:

Kiểm tra việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính:

1 Kiểm tra hồ sơ địa chính bao gồm:

a) Kiểm tra sau khi xây dựng ban đầu trước khi đưa vào sử dụng;

b) Kiểm tra trong quá trình cập nhật, chỉnh lý biến động

2 Nội dung kiểm tra hồ sơ địa chính bao gồm:

a) Kiểm tra hình thức trình bày tài liệu hồ sơ địa chính;

b) Kiểm tra tính thống nhất của từng thông tin giữa các tài liệu bao gồm:

- Sự thống nhất của thông tin số hiệu thửa, diện tích, loại đất giữa tài liệu đo đạc

sử dụng để đăng ký và sổ mục kê đất đai;

- Sự thống nhất của thông tin mục đích sử dụng đất theo quy hoạch giữa sổ mục

kê đất đai với bản đồ quy hoạch sử dụng đất;

- Sự thống nhất của thông tin số hiệu thửa, diện tích, loại đất giữa sổ địa chính

và sổ mục kê đất đai;

- Sự thống nhất của các thông tin đăng ký lần đầu giữa sổ địa chính với hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và bản lưu Giấy chứng nhận hoặc bản quét Giấy chứng nhận lưu trong cơ sở dữ liệu địa chính (nếu có);

- Sự thống nhất của các thông tin đăng ký biến động giữa hồ sơ thủ tục đăng ký biến động với sổ địa chính, bản lưu (hoặc bản quét) Giấy chứng nhận, tài liệu đo đạc

sử dụng, sổ mục kê đất đai;

- Sự thống nhất của việc chỉnh lý ranh giới, diện tích thửa đất giữa hồ sơ thủ tục đăng ký biến động đất đai với bản đồ địa chính (hoặc tài liệu đo đạc khác đã sử dụng

để đăng ký);

c) Kiểm tra tính đầy đủ nội dung của từng tài liệu hồ sơ bao gồm:

- Kiểm tra số lượng thửa đất đã vào sổ mục kê đất đai;

- Kiểm tra số lượng hồ sơ thủ tục đăng ký ban đầu, hồ sơ thủ tục đăng ký biến động về đất đai, tài sản gắn liền với đất đã được cập nhật, chỉnh lý vào sổ địa chính;

- Kiểm tra số lượng bản quét của Giấy chứng nhận và các giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lưu trong cơ sở dữ liệu địa chính so với số lượng giấy tờ cùng loại hiện có

1.3 Nhu cầu hiện đại hoá hệ thống hồ sơ địa chính ở nước ta

1.3.1 Sự cần thiết phải tin học hóa hệ thống quản lý hồ sơ địa chính [12 ]

Công nghệ thông tin trên đà phát triển như vũ bão trong khoảng thời gian 30 năm gần đây đã có tác động vô cùng to lớn đến mọi lĩnh vực kinh tế - xã hội và lĩnh vực quản lý đất đai không phải là ngoại lệ Đối với công tác quản lý hệ thống hồ sơ địa chính thì việc áp dụng công nghệ tin học là một nhu cầu tất yếu bởi vì về bản chất, đây

là một quá trình xử lý và phân tích thông tin - thông tin về đất đai

Có thể nêu ra những lý do cơ bản tại sao cần phải nhanh chóng áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ địa chính:

Yêu cầu đối với hồ sơ địa chính là phải lưu trữ đầy đủ các thông tin về tự nhiên, kinh tế, pháp lý của từng thửa đất cùng với bất động sản có trên đó và thông tin về từng người sử dụng đất Chỉ tính riêng trong nhóm hồ sơ địa chính phục vụ quản lý đất đai thường xuyên đã có tới gần 50 đơn vị thông tin thuộc tính về thửa đất và người sử dụng đất (theo Thông tư 09/2007/TT-BTNMT) Với số lượng thửa đất ước tính trên cả nước là 20 triệu thì có thể dễ dàng tính được lượng thông tin cần phải lưu trữ, xử lý là khoảng 1 tỷ đơn vị Đây mới chỉ là những thông tin đang mang tính hiện thời, nếu tính

cả thông tin quá khứ cần lưu trữ thì lượng thông tin có thể đạt tới 2-3 tỷ đơn vị Đối với dữ liệu không gian (bản đồ) thì việc áp dụng công nghệ thông tin càng có ý nghĩa hơn nữa vì công nghệ thông tin không chỉ được sử dụng để lưu trữ mà còn được áp dụng trực tiếp để thành lập loại dữ liệu này Ngoài ra, các dữ liệu dạng số có tính nhất quán cao hơn, độ chính xác tốt hơn so với các dữ liệu được xử lý bằng công nghệ tương tự

Nếu như việc quản lý hồ sơ địa chính được thực hiện bằng công nghệ truyền thống trên giấy tờ, sổ sách chỉ giới hạn trong việc lưu trữ và cung cấp thông tin khi cần thiết thì khi áp dụng công nghệ thông tin, quá trình này còn bao hàm cả chức năng phân tích, thống kê và chiết xuất thông tin thứ cấp Đối với người sử dụng, hệ thống như vậy trở nên thông minh hơn, hữu ích hơn Dưới đây, tôi xin nêu ra một số chức

năng của hệ thống quản lý hồ sơ địa chính mà chỉ có công nghệ thông tin mới có thể mang lại:

- Chức năng quản lý truy nhập: hệ thống hồ sơ có rất nhiều người sử dụng và mỗi người sử dụng chỉ có thể thực hiện một số hoạt động (đọc, sửa, tạo mới, ) đối với một nhóm dữ liệu nhất định (dữ liệu của một đơn vị hành chính, dữ liệu theo một chuyên đề nào đó, ) Đối với phương pháp quản lý bằng giấy tờ, sổ sách thì hệ thống

đã trở nên hết sức rối rắm khi chỉ có khoảng 10 người sử dụng với những mức độ truy nhập khác nhau

- Chức năng sao lưu dữ liệu: với dữ liệu dạng số, chỉ cần một vài thao tác là dữ liệu có thể được sao lưu trên các thiết bị lưu trữ Với dữ liệu trên giấy thì việc sao lưu này có thể kéo dài hàng tháng Hơn nữa, các bản sao dạng số trên đĩa cứng, đĩa quang, băng từ, có kích thước nhỏ gọn, ít chịu ảnh hưởng của thời gian nên việc bảo quản chúng dễ dàng hơn nhiều lần so với sao lưu các văn bản giấy tờ Với trình độ phát triển của công nghệ thông tin hiện nay thì toàn bộ một thư viện với nhiều phòng sách có thể được lưu trữ trên một ổ đĩa cứng kích thước bằng lòng bàn tay Việc sao lưu, nhân bản một thư viện như vậy chỉ tốn một vài giờ là thực hiện xong

- Chức năng mã hóa dữ liệu: các dữ liệu nhạy cảm cần được mã hóa để tránh bị các đối tượng không có thẩm quyền khai thác, sử dụng Mặc dù việc mã hóa có thể được thực hiện cho dữ liệu dạng tương tự, nhưng nó chỉ có thể áp dụng cho một lượng

dữ liệu rất nhỏ bởi đây là quá trình tốn rất nhiều thời gian và công sức Trong khi đo, việc mã hóa dữ liệu dạng số bằng các thiết bị phần cứng hay phần mềm được thực hiện rất nhanh chóng, thậm chí có thể là trong thời gian thực và người sử dụng hệ thống sẽ không cảm nhận được quá trình này đang được thực hiện

- Chức năng kiểm tra dữ liệu trong quá trình nhập / cập nhật: đối với phương pháp quản lý giấy tờ, sổ sách, độ chính xác, độ tin cậy của quá trình nhập dữ liệu (ghi vào sổ, giấy tờ) phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm, năng lực của cán bộ thực hiện công việc này Với việc áp dụng công nghệ thông tin thì rất nhiều lỗi lầm có thể tự động được kiểm soát bởi hệ thống Ví dụ khi một dữ liệu nào đó có trong nhiều sổ sách, tài liệu khác nhau (ví dụ như họ tên người sử dụng đất) thì với việc áp dụng công nghệ thông tin, dữ liệu này chỉ cần nhập một lần và ở những lần sau đó, người sử dụng chỉ cần chọn nó từ một danh sách có sẵn Phương thức làm việc như vậy sẽ giúp tránh

được tình trạng dữ liệu bị thiếu nhất quán do chúng được nhập vào nhiều lần với một

số lỗi lầm nhỏ, khó phát hiện

- Chức năng tra cứu, thống kê: đây là chức năng thường được người ta nghĩ đến khi nói về việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ địa chính Chỉ với vài lần nhấn chuột, người sử dụng đã có thể lấy được các dữ liệu cần thiết cho mình Còn nếu tra cứu trên giấy tờ, sổ sách thì công việc này có thể kéo dài tới vài giờ đồng hồ, thậm chí vài ngày nếu thông tin cần được tổng hợp từ dữ liệu nằm trong nhiều nguồn khác nhau Mặc dù chức năng tra cứu thông tin là một trong những chức năng đơn giản nhất nhưng lại hay được sử dụng nhất trong hệ thống quản lý hồ sơ địa chính Bởi vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ mang lại hiệu quả lớn nhất đối với chức năng này

- Chức năng phân tích thông tin: đây là một chức năng mà công nghệ thông tin

có thể thay thế một phần trí tuệ của con ngời Dựa trên nền tảng của hệ thông tin địa

lý, hệ thống có thể tổng hợp dữ liệu, chiết xuất thông tin từ một tập hợp dữ liệu đã có

Ví dụ như bằng cách so sánh các bản đồ ở những thời kỳ khác nhau, hệ thống có thể nhanh chóng đưa ra số liệu về biến động sử dụng đất hay biến động về giá cả đất đai Những số liệu đó có thể tiếp tục được xử lý ở mức cao hơn để đưa ra dự báo những diễn biến trong tương lai, Chức năng phân tích thông tin còn là nền tảng để giải nhiều bài toán ứng dụng trong quản lý đất đai, chẳng hạn như với sự phân bố hiện thời của các loại hình sử dụng đất, của các khu dân cư và các công trình hạ tầng kỹ thuật thì việc bố trí một đối tượng quy hoạch (trường học, bệnh viện, khu công nghiệp, ) ở vị trí nào là hợp lý nhất? Những bài toán như vậy chỉ có thể giải được bằng phương pháp định lượng nếu như có sự trợ giúp của công nghệ thông tin

1.3.2 Vấn đề xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính

Ở Việt Nam, để tạo hành lang pháp lý mở đường cho sự phát triển cơ sở dữ liệu địa chính trên quy mô toàn quốc, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành thông tư

số 09/2007/TT-BTNMT quy định về cơ sở dữ liệu địa chính Theo thông tư số 09/2007/TT-BTNMT thì cơ sở dữ liệu địa chính được hiểu là hệ thống bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai có nội dung được lập và quản lý trên máy tính dưới dạng số để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp tỉnh, cấp huyện và được in trên giấy để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp xã Cơ sở dữ liệu

địa chính bao gồm dữ liệu bản đồ địa chính và các dữ liệu thuộc tính địa chính Trong đó:

+ Dữ liệu bản đồ địa chính được lập để mô tả các yếu tố gồm tự nhiên có liên

quan đến việc sử dụng đất bao gồm các thông tin:

- Vị trí, hình dạng, kích thước, toạ độ đỉnh thửa, số thứ tự, diện tích, mục đích

sử dụng của các thửa đất;

- Vị trí, hình dạng, diện tích của hệ thống thủy văn gồm sông, ngòi, kênh, rạch, suối; hệ thống thuỷ lợi gồm hệ thống dẫn nước, đê, đập, cống; hệ thống đường giao thông gồm đường bộ, đường sắt, cầu và các khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín;

- Vị trí, tọa độ các mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ giới quy hoạch sử dụng đất, mốc giới và ranh giới hành lang bảo vệ an toàn công trình;

- Điểm toạ độ địa chính, địa danh và các ghi chú thuyết minh

+ Dữ liệu thuộc tính địa chính được lập để thể hiện nội dung của Sổ mục kê đất

đai, Sổ địa chính và Sổ theo dõi biến động đất đai quy định tại Điều 47 của Luật Đất đai bao gồm các thông tin:

- Thửa đất gồm mã thửa, diện tích, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính;

- Các đối tượng có chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất (không có ranh giới khép kín trên bản đồ) gồm tên gọi, mã của đối tượng, diện tích của hệ thống thủy văn, hệ thống thủy lợi, hệ thống đường giao thông và các khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín;

- Người sử dụng đất hoặc người quản lý đất gồm tên, địa chỉ, thông tin về chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, văn bản về việc thành lập tổ chức;

- Tình trạng sử dụng của thửa đất gồm hình thức sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng, những hạn chế về quyền sử dụng đất, số hiệu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp, mục đích sử dụng, giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai;

- Những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng gồm những thay đổi

về thửa đất, về người sử dụng đất, về tình trạng sử dụng đất

CSDL địa chính được xây dựng phải bảo đảm các điều kiện tối thiểu sau:

+ Được cập nhật, chỉnh lý đầy đủ theo đúng yêu cầu đối với các nội dung thông tin của bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính theo quy định

+ Từ CSDL địa chính in ra được:

- Giấy chứng nhận;

- Bản đồ địa chính theo tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định;

- Sổ mục kê đất đai và Sổ địa chính theo mẫu quy định

- Biểu thống kê, kiểm kê đất đai, các biểu tổng hợp kết quả cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động về đất đai theo mẫu do Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định;

- Trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính của thửa đất hoặc một khu đất (gồm nhiều thửa đất liền kề nhau);

+ Tìm được thông tin về thửa đất khi biết thông tin về người sử dụng đất, tìm được thông tin về người sử dụng đất khi biết thông tin về thửa đất; tìm được thông tin

về thửa đất và thông tin về người sử dụng đất trong dữ liệu thuộc tính địa chính thửa đất khi biết vị trí thửa đất trên bản đồ địa chính, tìm được vị trí thửa đất trên bản đồ địa chính khi biết thông tin về thửa đất, người sử dụng đất trong dữ liệu thuộc tính địa chính thửa đất;

+ Tìm được các thửa đất, người sử dụng đất theo các tiêu chí hoặc nhóm các tiêu chí về tên, địa chỉ của người sử dụng đất, đối tượng sử dụng đất; vị trí, kích thước, hình thể, mã, diện tích, hình thức sử dụng, mục đích sử dụng, nguồn gốc sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất; giá đất, tài sản gắn liền với đất, những hạn chế về quyền của người sử dụng đất, nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất; những biến động về sử dụng đất của thửa đất; số phát hành và số vào sổ cấp Giấy chứng nhận;

+ Dữ liệu trong CSDL địa chính được lập theo đúng chuẩn dữ liệu đất đai do

Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định

Phần mềm quản trị CSDL địa chính phải bảo đảm các yêu cầu:

+ Bảo đảm nhập liệu, quản lý, cập nhật được thuận tiện đối với toàn bộ dữ liệu địa chính theo quy định tại Thông tư này;

+ Bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin trong việc cập nhật, chỉnh lý dữ liệu địa chính trên nguyên tắc chỉ được thực hiện tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và

chỉ do người được phân công thực hiện; bảo đảm việc phân cấp chặt chẽ đối với quyền truy nhập thông tin trong CSDL;

+ Bảo đảm yêu cầu về an toàn dữ liệu;

+ Thể hiện thông tin đất đai theo hiện trạng và lưu giữ được thông tin biến động

về sử dụng đất trong lịch sử;

+ Thuận tiện, nhanh chóng, chính xác trong việc khai thác các thông tin đất đai dưới các hình thức tra cứu trên mạng; trích lục bản đồ địa chính đối với từng thửa đất; trích sao Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất; tổng hợp thông tin đất đai; sao thông tin đất đai vào thiết bị nhớ;

+ Bảo đảm tính tương thích với các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác, phần mềm ứng dụng đang sử dụng phổ biến tại Việt Nam

Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo Sở Tài nguyên

và Môi trường và các ngành có liên quan lập và tổ chức thực hiện kế hoạch xây dựng CSDL địa chính bảo đảm theo đúng quy định để đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai của địa phương

Như vậy, Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT so với Thông tư số BTNMT có nhiều điểm tiến bộ hơn, ví dụ như đã có những quy định về CSDL địa chính, đây là cơ sở pháp lý chính thức, đầu tiên về vấn đề tin học hóa hệ thống hồ sơ địa chính ở Việt Nam

29/2004/TT-Nghị định số 88/2009/NĐ-CP và Thông tư 17/2009/TT-BTNMT được ban hành năm 2009 là một bước đột phá lớn trong cải cách thủ tục hành chính Điểm mới của nghị định này là Giấy chứng nhận do Bộ Tài nguyên và Môi trường phát hành theo một mẫu thống nhất và được áp dụng trong phạm vi cả nước đối với mọi loại đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất Như vậy, những quy định của pháp luật đang ngày càng được hoàn thiện đã hỗ trợ cho việc xây dựng CSDL địa chính được thuận lợi hơn Khi

mà thủ tục hành chính càng đơn giản bao nhiêu thì việc xây dựng CSDL địa chính càng

dễ dàng và nhanh chóng bấy nhiêu

Tuy nhiên, một CSDL địa chính đất đai dù có được xây dựng tốt đến đâu cũng không thể hoạt động trong một môi trường dữ liệu không được chuẩn hóa Chính vì thế, trong những năm gần đây Bộ Tài nguyên Môi trường đã có nhiều chú ý đến việc xây dựng chuẩn dữ liệu về địa chính Văn bản luật chính thức đầu tiên được ban hành là