bài giảng nhập môn công tác kỹ sư

- Phải có khả năng giao tiếp bằng diễn đạt qua nói thuyết trình, đốithoại, tham gia và điều hành tốt các cuộc họp, các dự án v v… - Phải có khả năng diễn đạt bằng viết ghi chép nhật ký k

CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU CÔNG TÁC KỸ SƯ

I – Đặt vấn đề:

Kỹ sư là tầng lớp trí thức trong xã hội, có học vị và địa vị cao trongxã hội Người kỹ sư có sự đóng góp lớn về trí tuệ và tài năng củamình cho cộng đồng xã hội làm cho xã hội phát triển liên tục, mang lạinhiều của cải cho xã hội Anh ta được trọng vọng và kính trọng như mọithành phần trí thức khác như: bác sĩ, dược sĩ, nhạc sĩ, nhà văn, nhà thơ vv… và là một trong các nhà khoa học đương thời

Do đó chúng ta cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vaitrò, nhiệm vụ, quyền hạn và năng lực của người kỹ sư v v… Từ đó xácđịnh trách nhiệm đóng góp của mình đối với đất nước, đối với xã hội

II – Chức năng, nhiệm vụ và năng lực của người kỹ sư:

1/ Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật.

a/ Người kỹ sư giữ một vai trò quan trọng trong hệ thống lao động kỹthuật, là người đóng góp trí tuệ, sự sáng tạo và là người chủ chốtquyết định mọi thành công trong các ngành nghề của mọi lĩnh vực trongnền kinh tế của đất nước

b/ Người kỹ sư có thể đứng ở vị trí đảm nhiệm thực hiện công táctheo chuyên ngành được đào tạo, có thể giữ vai trò kỹ sư trưởng (chỉ huy

1 nhóm kỹ sư) để thực hiện:

- Chức năng điều hành trong các đơn vị sản xuất gia công

- Chức năng điều hành các đơn vị thiết kế hoặc thi công

- Chức năng điều hành trong các đơn vị kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật

- Chức năng nghiên cứu và đào tạo

c/ Người kỹ sư có thể đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo từ tổtrưởng kỹ thuật, trưởng phòng (Kế hoạch, Thiết kế, Công nghệ, KCS, Cungtiêu, Vật tư v v…) hoặc Phó giám đốc, Giám đốc Xí nghiệp, Công ty, TổngCông ty v v… với chức năng điều hành hoạt động của hệ thống kỹthuật hoặc hệ thống tổ chức kinh doanh v v… của nhà nước hoặc tưnhân Khi đó chức năng của người kỹ sư thể hiện trong việc:

- Tổ chức quản lý xây dựng đơn vị

- Tổ chức và phân công lao động kỹ thuật trong các đơn vị

- Thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra đánh giá các hoạt độngcủa hệ thống lao động kỹ thuật

- Thực hiện chức năng phân phối thành quả lao động, tham gia cáchoạt động kỹ thuật quảng bá giới thiệu sản phẩm của ngànhmình

2/ Nhiệm vụ của người kỹ sư.

a/ Người kỹ sư là một công dân gương mẫu

- Phải được thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của người côngdân

- Người công dân với tinh thần dân tộc cao

- Luôn có tinh thần tự lực cao và “ Đừng đòi hỏi Tổ quốc phảilàm gì cho

mình ?” và ngược lại phải suy nghĩ “ Mình đã làm được gì cho Tổquốc”

- Luôn nêu cao tinh thần vì nghĩa lớn, đoàn kết và hợp tác

- Là con người làm việc với tinh thần tự giác

b/ Phẩm chất của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật

- Kỹ sư là thành viên của tập thể lao động

- Tự lực, tự giác nhưng luôn trong tinh thần hợp tác “ Một cây làm chẳng lên non”.

- Ý thức trách nhiệm trước nhiệm vụ đựơc giao, đó là phẩm chấtcao quí của người kỹ sư

- Trung thực và có tinh thần trách nhiệm trước tập thể và xã hội.c/ Nhiệm vụ của người kỹ sư

Nhiệm vụ cơ bản của người kỹ sư phải thực hiện tốt côngtác chuyên môn đã được đào tạo :

- Nhiệm vụ của người kỹ sư trong đơn vị sản xuất

+ Biết khai thác, vận hành các thiết bị, hệ thống thiết bị v v…trong các nhà máy, Xí nghiệp, Công ty v v…

+ Biết cách tổ chức quản lý bảo trì sửa chữa từ các thiết bịđến các hệ thống thiết bị của xí nghiệp

+ Biết tính toán thiết kế các gá lắp cho thiết bị các cụm máyvà các máy móc v v… phục vụ cho công tác sản xuất

+ Biết triển khai các biện pháp công nghệ phục vụ cho côngtác chế tạo nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.+ Biết kiểm tra, đánh giá các chất lượng cơ bản của sảnphẩm của ngành nghề

+ Có khả năng tổ chức quản lý, sản xuất của đơn vị

+ Đề xuất tham gia cải tiến thiết bị nâng cao năng suất laođộng ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất hoặccác chuyển giao công nghệ của đơn vị bạn

- Nhiệm vụ của người kỹ sư với công tác thiết kế và chỉ đạo thicông

+ Tham gia hoặc chỉ đạo tổ chức, quản lý thiết kế , thi công

“sản phẩm”

+ Bảo đảm tính chính xác, tính thực tiễn của bản thiết kế

+ Xây dựng hệ thống an toàn, ổn định và độ tin cậy trong quátrình vận hành điều khiển các trang thiết bị phục vụ cho thicông

+ Tổ chức ghi chép nhật ký theo dõi công trình, giám sát,kiểm tra quá trình thi công

+ Tham gia và đề xuất cải tiến qui trình thi công cải tiến trangthiết bị kỹ thuật, cải tiến công nghệ để giảm chi phí nhâncông máy móc, nâng cao năng suất lao động và chất lượngcông trình

+ Tích cực tham gia các hoạt động quảng bá các thành quả laođộng của đơn vị

- Nhiệm vụ của người kỹ sư với công tác kinh doanh, dịch vụ kỹthuật

+ Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh thiết bị, máy móc …quản lý dịch vụ kỹ thuật (chuyển giao công nghệ) và côngtác hậu mãi

+ Đẩy mạnh công tác giới thiệu sản phẩm và tư vấn kháchhàng

+ Tích cực tham gia vào các hoạt động quảng bá thương hiệu

- Người kỹ sư với công tác nghiên cứu khoa học

+ Tham gia tổ chức, xây dựng kế hoạch: cải tiến sản phẩm cảitiến các trang thiết bị để nâng cao năng xuất và chất lượngsản phẩm

+ Tổ chức thiết bị nhiều gá lắp chung và chuyên dùng phụcvụ cho sản xuất

+ Đưa các phương pháp công nghệ mới có tiến bộ về khoa họckỹ thuật áp dụng cho đơn vị.

+ Hình thành và xây dựng các đề tài nghiên cứu có tính chấtchiến lược để phát triển đơn vị

- Người kỹ sư với công tác bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kỹ thuậttrẻ

+ Tổ chức các lớp để bổ túc kiến thức chuyên môn củangành cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật dưới mình: Cao đẳng,Trung cấp và công nhân

+ Tổ chức thi kiểm tra tay nghề và nâng bậc thợ

+ Xây dựng kế hoạch nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuậtthông qua các đợt cử cán bộ đi học ngắn hạn dài hạn tại cácTrung tâm, Trường, Viện v v…

- Ngoài ra người kỹ sư còn tham gia nhiều công táckhác: quản lývật tư, kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), tham gia giảng dạy ởcác trường Đại học, Cao đẳng, Trung học dạy nghề và các Trungtâm đào tạo v v …

d/ Quá trình “ Tự đào tạo”, vươn lên không ngừng và không ngừngsáng tạo

- Người kỹ sư cần xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc vàphấn đấu vươn lên không ngừng

- Không ngừng trao dồi kỹ năng nghề nghiệp: học hỏi, trao đổi tiếpthu kinh nghiệm từ thực tế

- Luôn suy nghĩ, tìm tòi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao năng suấtlao động và chất lượng sản phẩm

đ/ Người kỹ sư tham gia lãnh đạo đơn vị

- Người kỹ sư luôn là người “lãnh dạo” về mặt kỹ thuật ở đơn vị

- Người kỹ sư là người có đầu óc tổ chức, đoàn kết, lãnh đạo tậphợp quần chúng

- Người kỹ sư giữ các vị trí quan trọng của các đơn vị (từ thấp đếncao)

3/ Năng lực cần có của người kỹ sư.

Để hoàn thành nhiệm vụ và chức năng của người kỹ sư đòihỏi người kỹ sư phải có năng lực cao về các mặt :

a/ Kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thựctiễn là yếu tố hàng đầu cần có đối với người kỹ sư

- Nắm vững kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế củangành nghề mình được đào tạo trong các lãnh vực: thiết bị, vậnhành thiết bị, giám sát, kiểm tra đánh giá sản phẩm, biết tổchức và điều hành sản xuất v v…

- Tổ chức đào tạo, phổ biến kiến thức kỹ thuật công nghệ

- Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị

- Lập kế hoạch đẩy mạnh và phát triển đơn vị qua các hình thứcquảng cáo, tiếp thị, kinh doanh v v…

- Thành thạo một đến hai ngoại ngữ chính và tin học cơ bản

b/ Sự cần mẫn và tính kỷ luật trong công việc

- Người kỹ sư phải xây dựng tính kiên trì, cần mẫn

- Thực hiện và điều hành công việc thông qua hệ thống qui định kỹthuật chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác theo qui ước

c/ Khả năng dự đoán và tính sáng tạo trong lao động kỹ thuật

- Người kỹ sư cần xây dựng cho mình khả năng dự đoán và quyếtđoán để có thể làm chủ thời gian và nhân lực

- Trong lao động cần ứng dụng một cách khoa học và sáng tạo lýthuyết và thực tế để rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quảcông việc.

d/ Cần có thể lực và tinh thần

- Người kỹ sư cần có thể lực tốt thông qua sự ham thích một vàimôn thể thao nhằm nâng cao thể lực và sức khỏe để lao độngtốt

- Cần hiểu biết và tham gia một vài loại hình văn hóa nghệ thuậtđể giải trí (âm nhạc, văn thơ hoặc hội họa v v…

đ/ Có khả năng giao tiếp tốt

- Phải có khả năng giao tiếp bằng diễn đạt qua nói (thuyết trình, đốithoại, tham gia và điều hành tốt các cuộc họp, các dự án v v…)

- Phải có khả năng diễn đạt bằng viết (ghi chép nhật ký kỹ thuật,xây dựng báo cáo kỹ thuật, viết lý thuyết luận án tốt nghiệp,lập thuyết minh công trình, dự án v v…)

- Phải có khả năng sư phạm tốt: Truyền đạt cho đồng nghiệp hiểu,đặt mình vào vị trí người khác

- Có khả năng làm việc theo nhóm

e/ Kiến thức tâm lý xã hội và khả năng tập hợp quần chúng

- Cần nắm bắt và hiểu biết về tâm sinh lý con người

- Có quan điểm đối nhân xử thế đúng đắn, có mối quan hệ mậtthiết, với đồng nghiệp: công nhân, cán bộ kỹ thuật v v …

- Có khả năng đoàn kết tập hợp, lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức điềuhành mọi hoạt động của đơn vị

III- Quá trình đào tạo của người kỹ sư:

Để được vào học tại các trường Đại học, thí sinh phải trải qua 1kỳ thi Tuyển Quốc gia hàng năm vào tháng 7

Sinh viên sẽ nhập học vào tháng 9 hàng năm, và phải trải qua

ít nhất là 4 năm học (8 học kỳ), Tuỳ theo ngành nghề và qui định củamỗi Trường Đại học, thời gian học của sinh viên có thể kéo dài 4, 5năm, 5 năm hoặc 6 năm (như Đại học Y Khoa vì phải có thời gian thựctập nhiều hơn)

1/ Quá trình đào tạo chung.

Thông thường khối kiến thức được trang bị cho sinh viên trongquá trình học bao gồm:

- Khối kiến thức cơ bản (25-30%)

- Khối kiến thức cơ sở (40-50%)

- Khối kiến thức chuyên ngành (25-30%)

Tùy theo chuyên môn ngành nghề tỉ lệ của các khối kiếnthức có thể thay đổi cho phù hợp với quá trình đào tạo và sửdụng cán bộ thích hợp Về mặt thực tế sinh viên cần đượctiến hành làm các bài tập, bài tập lớn, đồ án môn học, thínghiệm, thực hành, thực tập, tham quan xí nghiệp, nhà máy v v…chiếm 20-25% thời gian đào tạo: Tùy theo ngành nghề đào tạo, thờigian này có thể điều tiết cho phù hợp

Học kỳ cuối của quá trình đào tạo, sinh viên phải trải qua 1 đợtthực tập tốt nghiệp từ 7-9 tuần và sau đó thực hiện 1 luận ántốt nghiệp với các đề tài lý thuyết hoặc thực tế do Thầy hướngdẫn đưa ra được Chủ nhiệm bộ môn chấp nhận

Tuy nhiên, có trường thực hiện theo phương án: chỉ định 1 sốmôn thi và làm 1 báo cáo chuyên đề vào học kỳ cuối của quátrình học

Khi sinh viên đã hoàn thành tốt các môn thi, bảo vệ các báocáo chuyên đề đạt kết quả tốt , hoặc bảo vệ tốt luận án tốtnghiệp cùng với điểm thi các môn học trong các học kỳ đều đạtthì sinh viên sẽ được công nhận tốt nghiệp và được nhận bằngkỹ sư của ngành đào tạo.

Sau khi sinh viên có bằng kỹ sư, người kỹ sư có thể học tiếpcác ngành khác để nhận bằng kỹ sư 2 hoặc trên đại học (Thạc

sĩ, Tiến sĩ )

2/ Quá trình đào tạo kỹ sư tại một số trường kỹ thuật.

a/ Đào tạo kỹ sư tại trường đại học Dân Lập công Nghệ Sài Gòn

- Từ năm 1997 trường Cao Đẳng kỹ nghệ Dân Lập TP.Hồ Chí Minhđược thành lập ,sau bảy năm hoạt động trường được bộ GiáoDục và Đào Tạo cho phép nâng cấp đào tạo hệ đại học

- Tháng tư năm 2000 Trường được chính thức nâng cấp “ Trường Đại

học Dân Lập Kỹ Nghệ TP.Hồ Chí Minh “

- Ngày 3/2/2005Trường được Chính Phủ , Bộ Giáo Dục và Đào Tạocho phép đổi tên thành Trường Đại Học Dân Lập Công NghệSài Gòn

- Đại học chính quy của Trường được đào tạo 4 năm theo hệ niênchế với khối ngành công nghệ được học 201 đơn vị học trình( ĐVHT - 1ĐVHT là 15 tiết học) và chia ra :

+ Giáo dục đại cương : 85ĐVHT

+ Giáo dục chuyên nghiệp :116ĐVHT trong đó gồm các khốikiến thức cơ sở và khối kiến thức chuyên môn

- Qúa trình đào tạo chương trình dành :

+ Thí nghiệm và thực hành : 25 ĐVHT

+ Thực tập và làm luận án tốt nghiệp án :15ĐVHT( 4ĐVHT chothực tập )

- Khoa Quản Lý Kinh Doanh được học 165 ĐVHT

Đồng thời Trường vẫn tiếp tục đào tạo hệ Cao Đẳng và bậcTHCN

b/ Đào tạo kỹ sư tại trường đại học Bách Khoa TP.Hồ Chí Minh

Trường Đại học Bách Khoa đào tạo kỹ sư hệ chính qui 4,5 nămvà đào tạo theo hệ tín chỉ Tùy theo ngành nghề ở các Khoa, số tínchỉ cho khóa học có thể dao động đôi chút

Ví dụ: Ngành kỹ thuật chế tạo khoá 2002

Tổng số tín chỉ của khóa là 151 Tín chỉ

Phân bố: - Các môn cơ bản 44 Tín chỉ

- Các môn cơ sở 77 Tín chi

- Các môn chuyên ngành 20 Tín chỉ (có 14 tín chỉ bắt buộc – 06 tín chỉ tự chọn)

- Luận án tốt nghiệp 10 Tín chỉ

Phương thức đào tạo theo hệ tín chỉ so với đào tạo theo đơn vịhọc trình có nhiều ưu điểm; tạo điều kiện cho sinh viên có thể họcvượt, học theo thời khóa biểu của riêng mình, hoặc thuận tiện choviệc sinh viên có thể lấy được nhiều bằng kỹ sư về sau này

Tuy nhiên quá trình thực hiện nó cũng bộc lộ một số điềucần quan tâm như : việc gíup đỡ và hiểu biết lẫn nhau của sinhviên bị hạn chế , thời gian tự học của sinh viên chưa được thực hiệntốt, thư viện , giáo trình , sách tham khảo , phòng thí nghiệm , xưởngthực tập chưa đáp ứng v.v…Do vậy hiệu quả đào tạo chưa cao

CHƯƠNG II

KỸ NĂNG GHI CHÉP

I - Đặt vấn đề:

- Ghi chép là một bước tích cực của việc tiếp nhận thông tin

- Có hai phương thức:

+ Ghi chép từ bài nói của một diễn giả

+ Ghi chép từ các tài liệu, các bài viết, sách tham khảo

Đây là một công việc mang tính trí tuệ, thuộc về tinh thần, nhằmbiên soạn một sản phẩm sẽ được sử dụng lại, xuất phát từ chất liệu(thông qua nói, viết, ý tưởng) ban đầu

Chất lượng của bài ghi chép phụ thuộc vào việc sử dụng nó cóphù hợp những gì mà ta mong muốn hay không

Ghi chú: Đây là một công việc trí óc và không phải là việc cơbắp

II - Ghi chép từ một bài nói:

Mọi khó khăn trong khi nắm bắt và xác định ý tưởng trình bày lànó không để lại dấu vết của mình (lời nói gió bay)

1/ Những khó khăn

a/ Thời gian cần để nói và cần để viết khác nhau

Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút

Viết: 27 – 30 từ/phút hay có thể nhanh hơn chút ít tuỳ theo phươngpháp và tốc độ của mỗi người  Khi ghi cần thực hiện một sự lựa chọn(các ý chính)

b/ Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ cùng một lúc

Nghe

Hiểu

Phân tích

Chọn lựa

Ghi nhớ bằng việc ghi chép lại

c/ Không tồn tại các thủ thuật chung:

Mỗi người có một cách ghi chép theo phương pháp riêng

2/ Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép:

a/ Chuẩn bị phương tiện vật chất:

Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập, sổ…

b/ Chuẩn bị tinh thần:

- Đừng bao giờ nghĩ về điều gì khác hay lo ra (khi đó ý tưởng ghi chépsẽ rời rạc hay không sử dụng được)

- Phải có thái độ chăm chú lắng nghe (luôn chú ý và tập trung tưtưởng)

- Cần tham khảo trước tài liệu liên quan, nếu có biết trước thì sẽ dễhiểu và theo dõi vấn đề thuận tiện hơn

- Lưu ý các yếu tố cho phép xác định cấu trúc và bố cục của bàinói

- Lời mở đầu

- Các đoạn chuyển tiếp

- Báo hiệu khối mở đầu và kết thúc một đoạn hay tiểu đoạn

- Tổng hợp từng phần

- Kết luận

c/ Tập luyện ghi chép:

Phương pháp ghi nhận bằng hình ảnh là phương thức tốt nhất(làm sao ghi lại từ lời nói của diễn giả bằng các hình ảnh là tốtnhất)

d/ Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả nhất:

- Ghi nhận tốt những gì không thể nhớ

Ví dụ: dữ liệu bằng số, các công thức, tên riêng, quy tắc.

- Ghi nhận những điều nghi ngờ và không hiểu

Trong trường hợp bạn không theo kịp, cứ tiếp tục theo dõi và gạchdưới những gì bạn cảm thấy hiểu nhầm và đánh dấu hỏi các câunày bên lề trang giấy, sau đó sẽ giải quyết vấn đề bằng cách hỏicác người nghe khác

- Ghi chép tối đa các thông tin bằng chữ càng ít càng tốt

Dùng các chữ viết tắt và loại bỏ các phần thừa chỉ để giữ lạicác từ ngữ có nghĩa

- Bỏ cách ghi chép từng từ một

Ta không thể ghi tất cả những gì mà diễn giả trình bày Cần cómột thái độ chủ động  tóm tắt và tổng hợp Cần có khả năngtóm tắt “nóng” những vấn đề được nghe, theo kiểu ghi chép tốc ký.Muốn vậy cần một sự chú ý cao độ và phải có sự luyện tập tốt đểghi ngắn gọn và đủ ý

3/ Biết thích ứng với diễn giả khác nhau:

Ghi chép dễ hay khó là còn tuỳ thuộc vào khả năng của diễn giảvà những quan tâm của diễn giả trong việc nắm bắt thông tin củangười nghe

Những khả năng của diễn giả làm cho việc ghi chép được dễ dàng:

- Giọng nói lớn và rõ, có chuyển giọng lên xuống

- Bài nói có dàn bài mạch lạc, sử dụng bảng biểu tốt

- Ngôn ngữ rõ ràng, các từ mới được giải thích có hệ thống

Nếu diễn giả không có ba khả năng này thì phải :

- Lắng nghe một cách chăm chú nhiều hơn

- Cố hiểu cho được lôgic bài được trình bày

- Hãy chú ý vào tất cả các yếu tố của bài diễn văn có khảnăng giúp ta hiểu rõ (thông báo đề tài, các đoạn chuyển mạch…)

- Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề và cố làmrõ những điều không hiểu sau khi kết thúc bằng cách tham khảo từbạn bè hay những sách vở, tài liệu liên quan

4/ Các yếu tố giúp cho việc ghi chép:

Các chuẩn , giúp ta hiểu và ghi nhớ được dễ dàng hơn

a/ Cấu trúc của bài giảng:

Cần nhận thấy những phần khác nhau trong bản ghi chép Điều nàycàng dễ khi diễn giả báo trước dàn bài và viết nó lên bảng

Tầm quan trọng của dạng này:

- Trong khi ghi chép người ghi có phong cách tích cực (phản xạ thuận lợicho việc ghi nhớ)

- Lúc đọc lại, bài ghi thể hiện được sự rõ ràng của nó

- Những ví dụ cụ thể, các minh hoạ, các giai thoại: người viết ghi như làtham khảo

- Các từ ngữ nhằm thu hút sự chú ý như : cần lưu ý rằng , cần xácđịnh chính xác là, … Nó chỉ ra rằng những điều tiếp theo là quantrọng, người viết cần ghi nhớ

c/ Các chữ then chốt và các từ hữu ích:

Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả những ý tưởng haynhững thông tin quan trọng.Những từ hữu ích là các chuẩn, nó làmcăn cứ cho các suy luận và là sườn của bài văn: nhập đề, chuyểnmạch, nhắc lại, kết thúc.

Sau đây là danh sách chỉ dẫn các cụm từ :

- Đoạn mở đầu (nhập đề): thông báo rằng những gì được nói chỉ làmột thoáng tư duy

+ Các công thức vào đề: “chúng ta bắt đầu bởi”, “trước hết”,

“trước hết điểm khởi đầu là”…

+ Từ đầu tiên trong một liệt kê: đầu tiên, một mặt, một bên là,điều nên biết đầu tiên là …

+ Chuẩn bị cho một phản biện: nó có thể là, tuy nhiên, nếu thậtrằng…

+ Đưa minh chứng: ví dụ, chẳng hạn…

+ Báo trước điều gì: biết rằng, còn một điều là, tôi xin nói rõrằng…

- Đoạn chuyển mạch là chỉ ra mối liên hệ giữa những gì đã nóitrước đây và những gì sắp đề cập đến

Ví dụ:

- Khi cần phải thêm vào, ta nói: và, kế đến, cũng vậy, thứ hai là,tiếp đến, mặt khác…

- Khi cần nhấn mạnh: ngay cả, càng, hơn nữa, không chỉ … mà còn …

- Khi cần nói về nguyên nhân (lý do): bởi vì, thật vậy

- Khi cần nói về hệ quả: vì thế mà, do đó …

- Khi cần nói về sự nghịch lý: nhưng, trong khi mà, tuy nhiên, ngược lại

- Hoặc khi khẳng định cùng với sự thay đổi quan điểm: mặt khác, cũngnhư, vả lại

- Đoạn nhắc lại: nó nêu lên những gì đã được trình bày trước đây mà

ta không muốn nhắc lại nhưng ta khẳng định và ta có thể nói: nhưthế, từ đó, do đó, đó chỉ là một khởi điểm …

- Đoạn kết thúc: biểu thị kết thúc của một sự triển khai, chấm dứtcủa một liệt kê, kết luận: sau cùng, tóm lại, để kết luận, thật ra

…

5/ Biết cách khai thác các điều đã ghi chép:

Ngay tối đầu tiên cần phải xem lại các điều đã ghi chép để hồitưởng chúng, làm sáng tỏ chúng, bổ sung đầy đủ chúng, làm rõ cácđiểm chủ yếu Bài nghe còn nóng hổi trong trí nhớ giúp ta bổ khuyếtnhững thiếu sót và tạo nên các liên hệ logic Nếu không làm thếcác điều ghi chép có nguy cơ không đọc được và không hiểu khi ta bắtđầu cần đến nó

III- Ghi chép từ các văn bản (các bài viết):

1 Thuận lợi và khó khăn:

- Tốn nhiều thời gian để đọc các tài liệu

+ Đôi khi tham lam viết quá dài

+ Đôi lúc tìm chưa hết hoặc chưa đủ tài liệu cần thiết để tham khảo + Khi nghe báo cáo thì diễn giả đã định hướng và xác định các vấn

đề cần truyền đạt

2 Các hình thức ghi chép:

Có hai hình thức ghi chép:

- Ghi chép để chuẩn bị cho một bài nói : bài tổng kết , bài báo cáotrước hội nghị, bài bảo vệ dự án,bài giảng cho một buổi học v.v…

- Ghi chép để hình thành một văn bản một tài liệu , dự án,một tácphẩm,một công trình một nghị quyết, văn kiện, giáo trình hoặcthuyết minh luận án v.v …

Lời khuyên:

- Chọn lựa thông tin dự trù sẽ trình bày trước độc giả hay cử toạ:những thông tin mà họ không biết hay cần biết sẽ giới thiệu trongbài trình bày của mình

- Dù tài liệu dùng để nói hay viết yêu cầu phải :

Rõ ràng - mạch lạc – dễ đọc – sử dụng nhanh chóng.

3 Kỹ thuật ghi chép

a/ Chuẩn bị phương tiện

- Giấy viết , bút , thước v.v…

- Bàn ghế

- Các tài liệu cần thiết

- Tinh thần tập trungChú ý : Khi ghi chép mỗi thông tin để riêng một trang giấy để quá

trình viết không bị xáo trộn các ý tưởng

b) Những yếu tố quan trọng cần ghi chép

- Ghi chép cho bài nói :

+ Không cần phải viết thành bài để đọc mà viết ý chính + Cần phải chọn những vấn đề người ta chưa biết hoặc khôngbiết mà người ta muốn tiếp nhận

+ Xây dựng một dàn bài rõ ràng và lôgic

+ Viết ngắn gọn dễ đọc ( kiểu tốc ký , gạch đầu dòng )

+ Xắp xếp thứ tự cho dễ nhìn , dễ hiểu theo chủ đề đặc biệtcác phần sẽ được minh hoạ bằng hình ảnh hay đèn chiếu

+ Viết trên giấy một mặt rộng rãi , + Các dữ liệu không thể nhớ được (như số liệu, hình ảnh,đường biểu diễn, sơ đồ) nên được ghi chú một cách có hệ thống.Nó có thể được chép lại trên những tài liệu riêng biệt, được sắpxếp theo thứ tự sao cho dễ trông thấy (trong trường sử dụng giấytrong, đèn chiếu)

+ Khoảng không gian sử dụng của bài viết phải hợp lý:

+ Sử dụng gạch dưới và kiểu in hoa (nếu cần)

+ Chọn các điểm quan trọng mà mục tiêu yêu cầu

Ví dụ : Vấn đề MA TUÝ bao gồm : tác hại , lợi nhuận , tình hình buôn lậu ,

chế biến , tình hình cai nghiện v.v…

- Ghi chép để làm tư liệu (một báo cáo hay một công trình, một dự

án hay một bài giảng …) phải tóm tắt hay viết những điểm chính theomục tiêu đã đề ra và tạo thành một bài hoàn chỉnh

+ Chuẩn bị một dàn bài đầy đủ và logic ,lấy tư liệu từ các tài liệuđã đọc theo nội dung và mục tiêu , yêu cầu :Các số liệu,dữ

liệu,công thức , bảng biểuv.v

+ Chọn ý chính và quan trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài viết,trong các tài liệu có nhiều vấn đề tuỳ theo mục tiêu và chủ đề mà người viết cần, thì phải đi sâu và trích ra

+ Viết thành các chương mục theo dàn bài đã có :từ đó hình

thành các văn bản mạch lạc , câu văn hoàn chỉnh, chú ý

tránh các lỗi chính tả , viết hoa lung tung , dấu chấm , dấu phẩy

,chấm xuống dòng v.v… không đúng, viết rõ ràng không viết

ẩu viết tắt khó đọc

- Người viết cần phải biết trước nội dung tài liệu để ghi chép do vậy cần phải :

+ Với bài văn ngắn : đọc toàn bài văn + Tài liệu dài : đọc lời nói đầu , lời giới thiệu tóm tắt , đọc mộtvài chương quan trọng , đọc kết luận của tài liệu…dựa vào mục tiêu đặt ra để tìm nội dung đáp ứng theo yêu cầu của bài viết và tiến hành tóm tắt đưa vào bài việt theo từng đoạn

- Khi đọc : cũng trích từng phần theo dàn bài

+ Từ đoạn nhập đề + Đoạn giới thiệu+ Đoạn chuyển mạch + Đoạn kết luận

- Cần chú ý các câu then chốt , các chữ hữu ích

- Chọn các ý tưởng cơ bản của đoạn văn cần tóm tắt các đoạn quan trọng : trích từ văn bản nghị quyết , nghị định , chỉ thị v.v…

- Các yêu cầu thực tế cho bài viết

+ Các văn bản và tài liệu soạn ra phải phù hợp với yêu cầuhoàn cảnh thực tế (nếu là các giải pháp , các nghị quyết ,các nghị định , chỉ thị v.v…)

+ Trong văn bản phải ghi rõ các tài liệu tham khảo , trích dẫn từđâu , trong sách nào , trang nào ( như các số liệu , công thức ,các định lý , định luật , các câu nói nổi tiếng v.v…)

+ Ghi nhận tình huống và môi trường của vấn đề được đề cập khitài liệu được tóm tắt

+ Các phiếu thông tin đừng để lẫn lộn các ý tưởng với nhau mà

cần để riêng mỗi ý tưởng một phiếu

+ Các tư liệu đôi khi không cần chép ra, lúc tham khảo cần ghi

nhận trang , tên tài liệu v.v…Khi nào viết thành văn bản lúcđó ta lật lại các tài liệu đó để sử dụng

+ Ta có thể ghi chú bên lề văn bản bài viết để tiện tra cứu khicần

IV- Thực hiện báo cáo (Tiểu luận, Luận văn tốt nghiệp, Bài phát biểu

…)

1/ Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng:

- Lời nói đầu: Đặt vấn đề cần phải giải quyết

- Lời giới thiệu

- Các phần cần được giải quyết ( Các chương của báo cáo )

- Kết luận: Vấn đề đặt ra đã được giải quyết kết quả đưa vào sửdụng, lời khuyên và những giải pháp tiếp theo (nếu có)

- Tài liệu tham khảo:

+ Tên tác giả

+ Năm xuất bản

+ Số series xuất bản (nếu có)

+ Ghi theo thứ tự vần

- Câu văn gọn, không dài lê thê

- Các đề mục, chương phải rõ ràng nhằm chia các khối lượng côngviệc rành mạch

- Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất từ đầu đếncuối

I, 1,2,3 … a,b,c

Ví dụ: Chương I II,1,2,3 … a,b,c

III,1,2,3 … a,b,c

Các chương II, chương III … cũng tương tự như trên

- Các công thức, hình vẽ phải đánh số thứ tự, có thể đánh số từ 1đến 100 … ngay từ đầu bài viết, có thể đánh số của công thứchoặc số của hình theo từng chương Mục đích là để dễ theo dõi vàgọi chúng lại ở các phần sau

- Các hình vẽ cần phải có chú giải tên hình rõ ràng

- Các hình vẽ và công thức không phải của mình sáng tác thì cầnphải làm các ký hiệu tham khảo [ ]

Ví dụ: Công thức (5) hay hình (6) có thêm [1] & [2] ý nói lấy từ tàiliệu tham khảo 1 và 2 ghi ở phần cuối báo cáo trong mục tài liệu thamkhảo

Tóm lại: Các phần trích dẫn kể cả lời nói cần phải ghi rõ ràng,đầy đủ

CHƯƠNG III KỸ NĂNG ĐỐI THOẠI

I - Đặt vấn đề:

- Tại sao phải nghiên cứu đối thoại

- Đối thoại là gì?

Trong mọi tổ chức, thực hiện đều đặn các buổi đối thoại là mộtcách hữu hiệu để luân chuyển thông tin và giải quyết vấn đề, khôngcó sự trao đổi trực tiếp, hệ thống sẽ nhanh chóng đi đến chỗ bế tắc.Đối thoại còn giúp giải quyết nhu cầu của con người, vì sự thất vọng bựcbội tích tụ hàng ngày sẽ dần dần tạo thành một sự khó chịu căngthẳng sẵn sàng bùng nổ bất cứ lúc nào

Một tình huống được hình thành dựa trên những hành động liên tiếpchủ yếu bằng lời nói giữa hai cá nhân nhờ vào tiếp xúc trực tiếp vàvới một mục tiêu đã được ít nhất là một trong hai người đề xướng từ

trước – đó là đối thoại.

II – Các kiểu đối thoại chính:

1/ Theo mục tiêu:

a/ Điều tra: yêu cầu ai cung cấp thông tin Đối thoại tìm thông tin từ cấpthấp nhất lên cấp cao nhất

b/ Thông báo: cung cấp thông tin hay giải thích cho ai (theo yêu cầu củahọ hay do ta thấy điều đó là cần thiết) Thông tin từ cấp cao nhấtxuống cấp thấp nhất

c/ Động viên: thúc đẩy ai làm một việc gì, làm cho họ thay đổi cáchlàm việc, thay đổi thái độ làm việc.

d/ Lựa chọn, đánh giá, định hướng

e/ Giải quyết vấn đề với một người nào đó

2/ Theo vai trò của người tham gia trong cuộc đối thoại

a/ Đối thoại tập trung vào vấn đề do người khởi xướng cuộc đối thoạiđề ra

b/ Đối thoại tập trung vào vấn đề riêng của một thành viên trongcuộc đối thoại còn gọi là đối thoại cố vấn

Đây là trường hợp một hay nhiều người tìm đến một người khácđể xin lời khuyên giải quyết tình huống khó xử của mình

c/ Đối thoại tập trung vào vấn đề liên quan đến cả hai bên đối tácvà nhiều đối tác

Đây là trường hợp xảy ra thường xuyên nhất trong một xí nghiệp,

ví dụ như: Hai kỹ thuật viên của hai bộ phận khác nhau phải cùng giảiquyết một vấn đề Trường hợp điển hình của quan hệ C.Ư – K.H quanhệ cung ứng – khách hành trong khuôn khổ của một dự án chất lượngtoàn bộ

1 Theo kỹ thuật sử dụng:

a/ Đối thoại dẫn dắt:

Người phỏng vấn là người dẫn dắt cuộc đối thoại và yêu cầungười được phỏng vấn trả lời một loạt các vấn đề trong bảng câuhỏi đã được thiết lập sẵn Ví dụ : Bảng câu hỏi thăm dò …

b/ Đối thoại bán dẫn dắt:

Các vấn đề cần trao đổi được xác định trước, duy chỉ có thứ tự vàcách thức đặt câu hỏi là tự do Khi thấy đối tượng đi lạc đề thì ngườiphỏng vấn sẽ là người kéo họ trở lại vấn đề chính ở mổi vấn đềcần trao đổi, chính câu trả lời của đối tượng thông thường sẽ gợi ýcho câu hỏi kế tiếp của người phỏng vấn

c/ Đối thoại không dẫn dắt:

Người phỏng vấn đưa ra vấn đề rồi sau đó nghe đối tượng trìnhbày Nhười phỏng vấn cần thể hiện sự thông cảm, đồng tình, đặcbiệt là thái độ của mình, người phỏng vấn trở thành thính giả nhằmtạo sự thoải mái cho người nói Thỉnh thoảng, người phỏng vấn cầndiễn đạt lại một vài ý của người trình bày nhằm khuyến khích họ đisâu hơn vào vấn đề Đây là kiểu đối thoại phù hợp trong tình huốnggiúp đỡ hoặc khuyên người nào đó Cần luyện tập nhiều các kiểuđối thoại kể trên

III - Can thiệp của người phỏng vấn:

1 Câu hỏi:

a/ Câu hỏi trực tiếp:

Sử dụng để bắt đầu cuộc đối thoại Trên nguyên tắc, sử dụng lạimỗi khi đề cập đến một đề tài mới

b/ Câu hỏi truyền:

Thường được sử dụng trong đối thoại kiểu bán dẫn dắt Nó dựa trênnhững điều người được phỏng vấn vừa nói để tiếp tục phát triển, chitiết hóa và đào sâu thêm vấn đề

Ví dụ : Anh nghe được qua ….?

Trên quan điểm nào ….?

Như thế nào ….?

Anh có giải thích thêm về …… được không ?

2 Trình bày lại:

Đây là kỹ thuật chính được dùng trong mọi tình huống giao tiếp, đặcbiệt là trong các buổi trao đổi, hội họp Nó giúp ta thấy được sự chú

ý lắng nghe và ý muốn tìm hiểu của người nghe

Nó khiến người nói có trách nhiệm về những điều mình nói, đồngthời khuyến khích họ đi sâu hơn vào vấn đề Nó còn giúp hai bênkhông bị mất thời gian vì những hiểu lầm đáng tiếc

a/ Định nghĩa

Trình bày lại, là ngắt lời người nói tại một thời điểm để nghe tómtắt lại những điều họ hiểu về nội dung mà người nói vừa trình bàyvà sau đó lại để cho người nói trình bày tiếp

b/ Ba mức độ trình bày lại :

- Trình bày lại một cách đơn giản :

+ Là dạng tổng hợp lại những điểm chính vừa được nghe trình bày,tùy theo cách hiểu riêng của người nghe :

“Ông vừa bảo rằng ”

“Nếu tôi không nhầm …”

+ Giúp kiểm chứng và bày tỏ với người nói về mức độ hiểu củangười nghe về những gì mà người nói muốn truyền đạt: pháthiện được những điều đã hiểu nhầm, hiểu sai

+ Người trình bày lại không dùng cách này để khẳng định địa vị,quan điểm hay đánh giá của mình

- Trình bày lại có diễn giải:

+ Làm nổi bật một điểm then chốt chưa được trình bày rõ ràng haytổng hợp toàn bộ các đề nghị

+ Người trình bày lại làm sáng tỏ bài phát biểu của người nóibằng cách diễn giải hay thay đổi một chút ít nội dung vừa đượcnghe

- Trình bày lại theo kiểu ngược lại:

+ Tổng hợp một cách nghịch lý, thậm chí trái với điều thường nghe(được nghe một cách đúng đắn)

+ Có thể làm nổi bật điểm chính dễ gây tranh luận

Lưu ý: Kiểu này có thể kéo theo một số khó khăn về mặt quan hệvề sau

IV/ Thái độ của người phỏng vấn (người hướng dẫn đối thoại).

Thường được biểu hiện qua:

- Lời nói: các từ, giọng nói

- Tư thế, cách nhìn …

Ta có thể chia làm hai kiểu thái độ:

- Kiểu thái độ chung: người điều hành đối thoại dẫn dắt cuộc đốithoại theo mục đích đã định của mình và thường phụ thuộc vào tínhcách của anh ta

- Kiểu thái độ từng phần: do người dẫn dắt đối thoại can thiệp theocác giai đoạn trong suốt quá trình đối thoại, tuỳ thuộc từ các phảnứng của người được đối thoại

1 Các kiểu thái độ chung:

a/ Thái độ chuyên quyền, độc đoán:

Đây là thái độ ảnh hưởng từ bên ngoài và một cách trực tiếpđến người khác nhằm áp đặt ý muốn hay quan niệm của mình Cóthể phân thành hai dạng:

- Thái độ chuyên chế:

Người chuyên chế luôn tìm cách áp đặt ý kiến, quyết định, quyềnhạn của mình lên người khác mà không cần quan tâm đến phản ứngcủa họ, kiểu này sử dụng việc răn đe, hăm doạ là chính

- Thái độ gia trưởng:

Người có thái độ gia trưởng:

+ Luôn tìm cách ảnh hưởng lên người khác theo kiểu “vì muốn tốtcho anh”, hay quan tâm theo kiểu “của một người cha tốt trong giađình”

+ Mong muốn khống chế người khác nhưng lại muốn được người khácthương yêu

b/ Thái độ thủ đoạn:

Nhằm ảnh hưởng lên người khác một cách gián tiếp và nhằmvào sự không hiểu biết của họ, theo cách lôi kéo hay giật dây

c/ Thái độ trung lập:

Đây là thái độ kiểu không dẫn dắt Nó nhằm đặt người khácvào tình thế phải tự mình đi đến quyết định sau khi đã cùng phân tíchkỹ lưỡng vấn đề vướng mắc của họ

d/ Thái độ hợp tác:

Luôn giúp đỡ người khác đưa ra quyết định bằng cách cùng nhau tìmkiếm giải pháp Đây là kiểu giao tiếp tương hỗ , ở đây không có sựáp đặt

2 Các kiểu thái độ diễn tiến:

Nó thể hiện theo các giai đoạn khác nhau của buổi đối thoại vàtrong khuôn khổ của một kiểu thái độ chung, ví dụ: một người trìnhbày vấn đề của họ như sau:

“Tôi chẳng còn thích thú gì công việc này nữa Nó quá ư đơn điệu, tôi chỉ làm theo trách nhiệm không hơn không kém, tôi muốn thay đổi công việc, thậm chí chuyển sang xí nghiệp khác, bởi vì nơi làm mới có thể tạo cho tôi động lực mới … tóm lại, tôi hy vọng như thế”.

Bây giờ chúng ta hãy tưởng tượng những thái độ có thể xảy ratrong trường hợp này

a/ Thái độ ra lệnh hay quyết đoán:

Nhằm chỉ cho người khác những gì họ phải làm hay không đượclàm:

“Anh phải thay đổi nơi làm !”

“Anh phải xin đổi sang bộ phận khác !”

b/ Thái độ lẩn tránh:

Nhằm trốn tránh đáp ứng những yêu cầu của người khác bằngcách đưa ra những quan điểm chung chung hay tìm cách kết thúc buổi traođổi:

“Anh cứ yên tâm đi, rồi mọi việc sẽ qua thôi”

“Sau một tháng nghỉ hè, anh sẽ thấy đỡ ngay mà”

“Xin lỗi, tôi có buổi họp quan trọng”

c/ Thái độ mê hoặc dụ dỗ:

Nó chủ yếu dựa trên các phương pháp mị dân cốt làm cho ngườikhác hiểu rằng họ đang có may mắn được nói chuyện với một ngườithông minh và thú vị:

“Bạn phân tích sự việc thật là tinh tế, tuyệt vời !”

d/ Thái độ đánh giá:

Nó nhằm đánh giá những gì vừa được nói:

“S!” “Thật là một tình huống khó chịu”

“Anh chán nản mau thế”

“Anh thật can đảm khi cố tiếp tục công việc trong những điềukiện như thế này!”

e/ Thái độ thăm dò:

Nó nhằm thu thập thông tin:

- Về sự việc

- Về các quan điểm:

“Thế bây giờ anh thích làm loại công việc gì”

”Anh cảm thấy chán công việc mình làm từ khi nào vậy” f/ Thái độ diễn giải:

Người phỏng vấn diễn giải lại ý tưởng do người khác vừa trìnhbày và cố gắng làm nổi bật những nguyên nhân sâu xa:

“Tôi cho rằng chính sự mệt mỏi trong công việc đã dẫn đến nhữngbực bội, khó chịu trong con người anh, nói sâu xa hơn là nó ảnhhưởng đến toàn bộ cuộc sống của anh”

g/ Thái độ đề xuất hay khuyên bảo:

Nó cũng giống thái độ trên, nhưng diễn ra một cách kín đáo hơn,nhẹ nhàng hơn:

“Anh đã nghĩ đến việc xin chuyển sang bộ phận khác chưa?”

“Sao không bắt đầu bằng việc tìm hiểu nguyên nhân về sự bựcbội của bạn có hơn không”

h/ Thái độ giúp đỡ hay hỗ trợ:

Nó nhằm trấn an người khác, giúp đỡ họ về mặt tâm lý:

“Anh có muốn chúng ta bàn thêm về điều đó nữa không”

“Vấn đề của anh thật khó, nhưng không sao chúng ta sẽ cùngxem xét nó rõ ràng hơn và sẽ tìm ra giải pháp thôi”

“Anh có muốn tôi giới thiệu anh với một người bạn là chuyên giađánh giá năng lực hay không”

“Anh chẳng phải là người duy nhất gặp rắc rối kiểu này khi làmcùng một công việc trong vài năm đâu, chúng tôi biết hết mọikiểu khủng hoảng như thế này …”

i/ Thái độ thông cảm:

Đây không phải là thái độ thông cảm theo nghĩa đạo đức mà làtheo nghĩa trí tuệ : người phỏng vấn khiến cho người khác hiểu rằng họđã thấu hiểu, rằng họ đang hiện diện Họ trở thành tấm gương củangười đối thoại khi họ trình bày lại một cách khách quan nhữngđiềuđược nghe : “bạn thấy công việc của mình nhàm chán, bạn không cònthích thú với nó nữa Bạn nghĩ rằng ở một vị trí khác hay trong một xínghiệp khác sẽ tạo cho bạn một động lực mới” Thái độ này giúpcuộc đối thoại tiến triển

V- Chuẩn bị một cuộc đối thoại :

Đối thoại sẽ càng có hiệu quả khi mà hai người đối thoại có chuẩn bịtrước

1/ Đề tài:

- Về vấn đề gì?

- Việc trình bày đề tài có rõ ràng chưa?

- Làm thế nào trình bày một cách chính xác đề tài?

- Người đối tác đã có trước những thông tin nào về đề tài?

2/ Bối cảnh :

- Đề tài hôm nay được đề cập đến trong hoàn cảnh nào?

- Ai (những ai) sẽ là người đối thoại với ta? Họ có quyền quyết địnhkhông ?

- Liệu họ có nắm được bối cảnh không?

3/ Mục tiêu :

- Mục tiêu của ta trong đối thoại này là gì?

+ Đối thoại quan tâm đền công việc, nghiệp vụ

+ Đối thoại quan tâm đến vấn đề xã giao, tìm hiểu điều tra …

- Làm sao nêu bật các kết quả đạt được

4/ Các thông tin, lập luận cho đề tài:

- Tùy theo mục tiêu đề ra, những thông tin nào cần chú trọng để đưara?

- Cần tìm hiểu và hiểu rõ đối tác

- Ưu tiên cho những ví dụ cụ thể nào?

- Phải tập hợp những tài liệu nào?

- Ta sẽ gặp những trở lực nào hay chống đối nào trong buổi đốithoại?

Những lập luận nào sẽ chống lại ta? Ta cần chuẩn bị phản biệnnào và làm thề nào để trình bày chúng?

5/ Kế hoạch và trình tự đối thoại:

- Ta đề ra kế hoạch để chuẩn bị cuộc đối thoại ra sao?

- Trình tự các phần lần lượt sẽ trình bày ra sao?

- Cái nào phải nói trước Cái nào phải nói sau?

 Những người đi đàm phán, các ứng cử viên hay các thí sinh đi dự phỏng vấn tìm việc làm nào mà không sử dụng 5 bước chuẩn bị cơ bản này thì khả năng thành công sẽ bị hạn chế VI- Đối thoại qua điện thoại:

Điện thoại đã trở thành một phương tiện giao tiếp rất phổ biến và

thông dụng tuy nhiên nhiều người vẫn bị “khớp” khi phải sử dụng thiết

bị này

1 Những khó khăn đặc thù trong đối thoại qua điện thoại :

- Phải kể đến thời gian, chi phí Cần phải trình bày một cách rõ ràng,cụ thể và chính xác

- Không nhìn thấy người giao tiếp Tất cả những gì không liên quan

đến lời nói đều không trông thấy Ta không thể “thấy” đựợc phản

ứng của nhau Ta luôn băn khoăn : không biết người kia có hiểukhông? Có đồng ý không? Có phản đối không? Có bị đụng chạmkhông? …

- Việc mô tả bị hạn chế Người đối thoại không thể cảm nhận bằng các giác quan của mình : sờ mó, nếm, nhìn … Do đó cần diễn đạt bằng ngôn ngữ giàu chất tượng hình.

2 Những con số gây kinh ngạc :

58% các lần chờ chuyển máy có thời gian trên 3 phút

82% những người gọi đến không tự giới thiệu (không cho biết tên, cơquan mà dọ đang làm việc)

39% nhấc máy sau 2 phút chuông reo

77% không ghi nhận lại những thông tin do người đối thoại cung cấp

3 Làm thế nào để có được sự tiếp xúc :

a/ Chuẩn bị về thể lực :

- Hít thở sâu để giữ bình tĩnh

- Mỉm cười : để tạo giọng nói vui vẻ và tạo bầu không khí nhiệttình

b/ Tự giới thiệu :

- Bắt đầu lời chào

- Giới thiệu tên, họ một cách rõ ràng rành mạch : điều này rấtquan trọng, bởi vì người đối thoại biết được mình đang nói chuyện với

ai và có cảm giác an tâm

c/ Trình bày lý do của cuộc gọi :

Đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp ta tiết kiệm thời gian, xác định đượcđối tượng tạo sự quan tâm, chú ý của người nghe

4 Duy trì sự chú ý :

a/ Nêu một vài quan điểm chung mang ý nghĩa tích cực trong quá khứ Điều này sẽ đánh thức những kỷ niệm tốt đẹp và làm cho ngườiđối thoại tự nhiên hơn Cuộc đối thoại vì thế mà tiến triển tốt hơn.

b/ Tìm một điểm chung mang ý nghĩa tích cực

Điều này tạo mối dây liên hệ Người đối thoại sẽ tích cực hơn khitiếp tục lắng nghe ta trình bày

c/ Tìm cách diễn đạt mang tính động viên, khích lệ hành động :

Nhằm mục đích nhận được những câu trả lời tích cực

Nhằm khuyến khích tìm ra giải pháp

d/ Nói những điều mà người đối thoại quan tâm :

Nhấn mạnh đến những điều sẽ đáp ứng được những mong mỏi củangười đối thoại và động viên, khuyến khích họ

e/ Đặt câu hỏi :

Bằng cách đưa ra nhiều dạng câu hỏi đóng và mở xen kẽ nhau

Bằng cách yêu cầu nói rõ hơn

Bằng cách phân biệt giữa sự việc và quan điểm

f/ Trình bày lại :

Như ta đã biết, việc trình bày lại đóng vai trò chủ đạo trong mọicuộc đối thoại, đặc biệt là đối thoại qua điện thoại Nó giúp người đốithoại biết được người nghe đã hiểu (hoặc chưa hiểu), giúp khuyến khíchcuộc đối thoại tiếp điễn, nhất là khi cuộc đối thoại đang bị bế tắc tạimột câu hỏi dạng truyền Trình bày lại chính là cách giúp cho ta nghe lạimột cách rõ ràng hơn và là cách chứng tỏ thái độ cởi mở củamình

5 Kết thúc cuộc đối thoại qua điện thoại :

a/ Phát biểu tóm tắt nội dung :

Giúp mỗi bên đối thoại kiểm tra xem người kia đã hiểu rõ quanđiểm của mình chưa

b/ Đưa ra một giải pháp :

Để người đối thoại biết rằng vấn đề của mình đã giải quuyết xonghay chỉ được một phần

c/ Xác định thỏa thuận mối quan hệ :

Ta không nên cúp máy trước khi xác lập được những bước tiếp theocủa mối quan hệ (ai làm việc gì?) và ai sẽ là người khởi xướng nhữngbước tiếp theo (ai sẽ khởi xướng lại mối quan hệ và trong thời hạn baolâu?)

6 Một vài lời khuyên để một cuộc đối thoại qua điện thoại có hiệu quả :

a/ Tư thế:

Ngồi thẳng lưng, hay hơi nghiêng về phía sau để hít thở sâu hơn

Hít thở đều trong khi nói để tránh việc hít mạnh gây tiếng động lớn khicảm thấy

- Cách phát âm:

Phải phát âm rõ ràng, bằng cách phát âm rõ các vần, bởi vì khi

nói người đối thoại không nhìn thấy môi bạn chuyển động : kiểu “Nói

lúng búng trong miệng” chắc chắn sẽ dẫn bạn đến thất bại.

- Giọng:

Giọng nói cần phản ánh tâm trạng của người trình bày Đặc biệtcần diễn đạt một cách trung thực và gây thiện cảm

c/ Dạng câu hỏi sử dụng:

- Dùng câu ngắn gọn nếu muốn người khác hiểu và ta hít thở đượcdễ dàng

- Đừng ngắt lời người đang nói

- Tránh tối đa các từ trừu tượng, tối nghĩa

- Dùng từ ngôi thứ nhất : Tôi.

VII- Kết thúc buổi đối thoại:

Từ đầu chúng ta đã biết rằng đối thoại là một phương tiện cho cảhai phía hay ít nhất là một phía đạt đến mục tiêu đã được đặt ra trước Cuối buổi tranh luận, trước khi chia tay, cần tóm tắt nội dung, đểxác nhận mục tiêu đã đạt được, hoặc con đường dẫn đến mục tiêucần đạt Đối với mọi hình thức đối thoại ta đặc biệt lưu ý đến :

- Cách trình bày lại những điểm chính đã thảo luận và trình bày lạikết quả của cuộc đối thoại

- Xác định rõ tình trạng vấn đề vào cuối buổi đối thoại, vấn đề còntồn tại không?

Trong trường hợp đàm phán thương lượng, ta cần nhắc lại :

- Những điểm then chốt trong các thỏa thuận

- Những điểm thống nhất chưa giải quyết được (ai, cái gì)

Nều cuộc đối thoại mục đích vì công việc, ta sẽ trinh bày lại cácđiểm chính xoay quanh hành động bằng cách trả lời những câu hỏimở Đặc biệt có thể sử dụng phương pháp thông dụng của hệ thốngchất lượng :

AI LÀM, VẤN ĐỀ GÌ, Ở ĐÂU, NHƯ THẾ NÀO, KHI NÀO, TẠI SAO

Bằng cách phân định vai trò và hành động, bằng cách xác địnhmối quan hệ giữa chúng, bằng cách xác định kỳ hạn và bằng cáchtạo các dấu hiệu khuyến cáo nhằm tránh mọi việc đi trật quỹ đạo.Nếu buổi đối thoại cần phải tiếp tục ta phải thỏa thuận thời gian,địa điểm, giờ giấc của buổi gặp gỡ tới và dĩ nhiên cả những tàiliệu cần thiết Nếu không tìm ngay được thời gian phù hợp, cần phảixác định rõ ai sẽ là người khởi xướng lại việc tiếp xúc lần sau

CHƯƠNG IV KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH và ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP

I- Đặt vấn đề:

- Ngày nay kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là các

kỹ năng cần thiết cho một cán bộ kỹ thuật

- Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật , nó là vũ khi quan trọngvà lợi hại giúp cho bạn thành công trong các cuộc đàm phán ,thương lượng v.v… Không những giúp bạn truyền đạt một cách hòan

hảo các ý tưởng cho người nghe mà trong nhiều trường hợp còn kíchthích khơi dậy những phần tốt đẹp sâu lắng trong mỗi thính giả đanglắng nghe bạn.

- Nếu bản thân bạn không diễn đạt được ý của mình bằng lời lẽ suôn

sẻ thì dù có kiến thức cao đến đâu cũng không làm cho ngườikhác hiểu và thuyết phục được người khác

- Bạn sẽ là nhà quản lý kinh doanh , nhà điều hành , nhà khoa học haymột chuyên gia v.v…Bạn phải thường xuyên tham dự các cuộc họp ,hội nghị , hội thảo và bạn phải trình bày báo cáo trước đám đông Đừng bao giờ bạn lúng túng khi bị “Đột kích “ bất ngờ Nếu bạnnói năng tốt bạn sẽ tô đẹp hình ảnh nâng cao uy tín và vị thế củamình đồng thời cũng giành được niềm tin và sự kính trọng của mọingười

- Giống với thuyết trình , để điều khiển cuộc họp thì người tổ chức

trước tiên cũng phải trình bày báo cáo một vấn đề trước tậpthể để mọi người nắm bắt vấn đề.Chính các cuộc họp này làmột trong các cách điều hành cơ quan hay đơn vị trong quá trìnhhoạt động hiện nay

- Điều khiển cuộc họp còn đòi hỏi người chủ trì phải luôn theosát , nắm bắt sự dĩen biến các tình huống ,phải có kỹ thuậtđiều hành,nhạy bén, sáng tạo và luôn tính trung lập với mọingười

- Buổi họp phải tạo cho người tham dự nắm bắt được nội dung ,nhận biết các thông tin cần thiết Người tham dự cần đượcbàn bạc trao đổi, tham gia đóng góp ý kiến của mình để tìmgiải pháp tạo niềm tin và thuận lợi trong công tác

- Việc điều hành các cuộc họp không phải do tuỳ hứng, nếukhông chuẩn bị tốt sẽ tạo cho người tham dự sự thất vọng, giatăng sự bực bội, ảnh hưởng đến tâm lý và tình cảm

Do vậy vai trò của người hướng dẫn và chủ trì buổi họp hết sứcquan trọng, phải làm cho người tham dự hào hứng và thấy hiệu quảtrong cuộc họp

II- Kỹ năng thuyết trình

1/ Các bước chuẩn bị thuyết trình

- Để chuẩn bị thuyết trình , đòi hỏi người thuyết trình phải có vànắm vững một vốn kiến thức sâu rộng , một lượng thông tinphong phú vì chủ đề sẽ trình bày

Các nhà sư phạm thường nói :” Phải biết biển mới nói đến sông

“.

- Rõ ràng là người thuyết trình phải xác định rõ mục tiêu của đềtài, đó là điều cốt lõi mà diễn giả phải thuyết trình cho mọingười, đừng say xưa hoặc bị lôi cuốn khỏi dòng chủ đạo và bị lạcđề

- Để tránh điều này người thuyết trình cần viết ra giấy những nộidung chính của bài nói dưới dạng các ghi chú để dẫn dắt cácbước trình bày, có những diễn giả viết ra nguyên văn bài nóicủa mình , song không đọc nguyên bản đã viết , mà chỉ để tríchdẫn

Đây là bước chuẩn bị rất quan trọng vì nó giúp bạn sẽ đạt đếntrình độ lưu lóat sau này

Phải rèn luyện ,“ Chỉ có rèn luyện nhiều mới trở thành thợ rèn

giỏi “ngạn ngữ Pháp đã nói

Việt Nam có câu “ Có công mài sắt có ngày nên kim”.

- Người thuyết trình phải nhấn mạnh cốt lõi của chủ đề mà mìnhtrình bày và làm nổi bật những điều quan trọng mà mình muốntruyền tải đến người nghe

- Bài thuyết trình của mình phải chứa đựng nhiều thông tin mới vàđặc biệt có những ý tưởng độc đáo vì chủ đề dễ lôi kéo thínhgiả làm họ say mê và hứng thú khi tiếp nhận thông tin

Muốn như vậy người thuyết trình phải lao động cần cù , tìm hiểuđộng não , tưởng tượng , sáng tạo trong quá trình lao động chuẩn bị thuyếttrình , chính sự chuẩn bị tốt sẽ đảm bảo thành công 50%khi đứng trướcđám đông

2/ Thuyết trình

Đứng trước diễn đàn đòi hỏi người thuyết trình phải bình tĩnh , tự tin

, chủ động và sáng tạo trong ứng xử Khi thuyết trình cần chú ýmột số vấn đề :

a/ Ngôn ngữ – ngọai hình

Với diên mạo và vóc dáng của người thuyết trình là yếu tố đầutiên tạo ấn tượng sâu sắc cho thính giả , trang phục gọn gàng , lịchsự , nét mặt tươi vui và hơi mỉm cười cùng với tư thế và cử chỉmạnh dạn sẽ tạo mối thiện cảm và quan hệ thân tình với mọi người.Nếu ăn mặc chểnh mảng , tóc tai không gọn gàng …thì chỉ làm chomọi người khó chịu , người nghe sẽ cho là bạn coi thường họ

Khi bạn đã thu hút được sự chú ý và gây được thiện cảm của thínhgiả thì sự thành công đã nằm trong tầm tay của bạn

- Tư thế

+ Khi được mời lên thuyết trình , bạn nên bước ra chững chạc ,không quá nhanh hoặc quá chậm và đứng trước bục thuyếttrình một cách thỏai mái Đừng nhìn xuống sàn và cũngkhông ngó lên trần mà nên đưa mắt quan sát vòng một lượtqua thính giả tạo ra sự giao lưu tình cảm đầu tiên đối với họ.+ Đặt bài chẩn bị thuyết trình lên bàn ,hai tay buông xuôi thanhthản tự nhiên Không bồn chồn , hồi hộp hãy cố gắng thởđều đặn , thở sâu nhưng nhẹ nhàng

+ Điều chỉnh khỏang cách MICRÔ không gần hoặc không quá

xa ( khỏang 20 – 25 mm ) để bảo đảm âm phát ra vừa đủ Bạncó thể hồi hộp thậm chí tim đập mạnh nhưng không sao , đólà chuyên bình thường

+ Khi thuyết trình ( khi nói ) thỉnh thỏang dùng tay làm các cửchỉ nhằm minh họa diễn đạt các ý của mình nhưng lưu ýkhông vung mạnh hoặc múa may thái quá khiến mình trởthành “ Anh hề vụng dại “

Sau vài phút thuyết trình bạn sẽ thấy tự tin , hòa nhậpđược với khung cảnh và buổi thuyết trình sẽ diễn ra thuận lợi

- Nhịp cầu của mắt

“ Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn “, đúng như vậy , giao tiếp

qua ánh mắt là một trong những phương tiện quan trọng , trực tiếpvà hiệu quả nhất để thiết lập quan hệ với thính giả như mộtnhịp cầu nối liền người nói với người nghe

Qua sự quan sát cặp mắt của thính giả người thuyết trình có thểnhận biết sự chuyển tải của mình đến họ như là một thông điệpđầy ý nghĩa và ngược lại cũng nhận được từ nơi ấy sự đồng tình ,khuyến khích và sự đánh giá qua truyền đạt

Sự lảng tránh của cử tọa không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồđâu đó , chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe , tín hiệu chothấy kênh giao tiếp chưa được mở Qua đó bạn cần thay đổi cáchtiếp cận và phương pháp truyền đạt để họ tập trung quan tâm đếnvấn đề bạn đang trình bày.

b/ Ngữ điệu của giọng nói

- Giọng nói là công cụ giao tiếp chính , có người có giọng nói tốt

do bẩm sinh

- Thanh quản là bộ phận cố định , còn các bộ phận linh họattrong phát âm là : môi , hàm và lưỡi , nếu một trong ba bộphận này không họat bát thì người nghe rất vất vả vì các âmphát ra không chích xác , không chuẩn Do vậy để có giọng nóitốt đòi hỏi người thuyết trình cần phải rèn luyện giọng nóivào mỗi buổi sáng, đọc vừa đủ to để nghe trong khoảng 10phút

- Lúc thuyết trình cần ngắt thành đọan ngắn để lấy hơi và chia ýbài nói nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu

- Khi nói cần chú ý :

+ Phát âm chuẩn xác , tránh nói luyên thuyên , phát âm sai( nói ngọng ) …dễ làm thính giả hiểu lầm và coi thường bạn.+ Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ ràng

+ Không nói quá nhanh hoặc quá chậm , tốc độ trung bình từ

125 – 140 từ/phút

+ Thay đổi âm lượng , nhịp độ , âm điệu của giọng nói cho phùhợp với bối cảnh đây là điều cần thiết để truyền tải thôngđiệp của bạn đến thính giả Nói đều đều dễ làm cho thínhgiả buồn chán và dễ ngủ gật

+ Tránh nói giọng ồm ồm , ề à , nên lấy hơi trong cổ họng đểcó giọng nói trầm mà vang xa

+ Cố gắng không dùng những từ đệm ,những mẫu từ vônghĩa như :” cái “; “ ấy thế là “; “ đâm ra là “; “hóa ra là “; “coi như là “; “ nói thật chứ “ v.v…Đây là một cố tật khóchữa cần rèn luyện và vứt bỏ chúng

c/ Sự đồng cảm của thính giả

- Người thuyết trình cần nhìn khắp hội trường quan sát để ướclượng tuổi tác , giới tính cách trang phục và mối quan tâm củathính giả, xem dây có phải là một tập thể hăng say chờ đợinghe và tiếp thu bài nói hay chỉ là tốp người không mấy thânthiện , rầu rĩ , ủ dột vì phải cưỡng bách đến ngồi đây Ta cầnphải phá vỡ hàng rào ngăn cách

- Trực giác nhạy bén , lương tri sáng suốt là hai điều cần thiết đểtrở thành diễn giả thông minh ,bạn cần vận dụng để chọn cáchtiếp cận thích hợp với cử tọa Cần truyền đạt những điều màcử tọa quan tâm , đôi lúc cần thức tỉnh họ bằng những chuyệnvui , chuyên vui này có liên quan đến nội dung bạn đang đề cậplà tuyệt vời nhất vì nó giúp cho cử tọa mau chóng đồng tìnhvới bạn khi họ đã từng được nghe kể chuyện đó

- Một điều cũng không kém phần quan trọng là người thuyết trìnhphải có niềm say mê với bài nói của mình, từ đó họ có khảnăng sáng tạo , cảm hóa và quyến rũ người nghe

Một quy luật của đạo lý thuyết phục nêu lên rằng :” Con đường tiến vào trí não một người đi qua trái tim họ “.

d/ Kế họach trình bày

- Để tiến hành thuyết trình , người thuyết trình cần chuẩn bị bàitrình bày được viết hòan chỉnh và làm chủ kỹ năng cũng nhưnghệ thuật “Viết và Nói “( sử dụng từ ngữ hợp lý , câu vănhay , diễn đạt rõ ràng )

- Lập kế họach phù hợp và chuẩn bị chu đáo là điều kiện cốtlõi cho buổi thuyết trình thành công ; Chuẩn bị đầy đủ giúpngười thuyết trình vững vàng , tự chủ, không bị hồi hộp, lúngtúng

- Ngòai bài viết người thuyết trình cần có một dàn bài của bàinói, trên đó ,ghi thời gian diễn biến từng phần , các mục cầnghi chú như : các tài liệu , hình ảnh cần minh họa được ghi trênphiếu giấy cứng 6cm X 10cm ( không ghi trên giấy khổ A4 hoặcsổ tay dễ làm người nghe thiếu tập trung chú ý nghe khi diễngiả tìm kiếm nhất là lại gây ra tiếng động sột soạt )

- Người thuyết trình không nên đọc bài viết sẵn mà chỉ thamkhảo nhấn mạnh , hoặc chỉ đọc một vài đọan như : kết luận ,trong khi đọc thỉnh thỏang phải ngẩng đầu lên nhìn cử tọa đểsự giao tiếp không bị gián đọan

- Người thuyết trình cần thường xuyên kiểm sóat thời gian , nộidung bài nói không thừa , không thiếu và đi đúng trọng tâmvấn đề cần trình bày

- Người thuyết trình cần tận dụng các phương tiện nghe nhìn đểbài thuyết trình của mình thêm phong phú và hấp dẫn

III- Những hình thức hội họp cơ bản:

Khi tham dự một buổi họp ta cần nên biết trước buổi họpthuộc loại hình nào Cần biết loại hình hội họp mà ta sẽ được mờitrước khi tham dự nó Tiêu chí tốt nhất của việc phân loại buổi họplà mục tiêu của cuộc họp

Một buổi họp, dù với mục đích gì đi nữa chúng cũng sẽ thuộcloại:

- Họp hoạt vụ: trong trường hợp họp được tổ chức với thời gian vàmục đích hạn chế, nó sẽ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu đềra

- Họp chức năng: trong trường hợp cuộc họp dự định xảy ra bìnhthường và thường xuyên của một cơ quan Ví dụ: họp Quốc hội,Hội đồng quản trị, họp giao ban của Ban giám đốc v.v…

Ta có các hình thức họp sau :

1/ Cung cấp thông tin:

Họp để phổ biến thông tin từ trên xuống : Một ngườitruyền đạt các thông tin cho một nhóm người

a/ Không phản hồi:

Không có sự đối thoại, những người tham dự không phátbiểu ý kiến, không trình bày tình cảm của mình

Ví dụ: họp truyền các mệnh lệnh, các quân lệnh…

b/ Có phản hồi:

Sau khi diễn giả trình bày các thông tin, những người thamdự được đặt câu hỏi, cho ý kiến thảo luận

Từ giai đoạn trình bày đến giai đoạn đối chất là cả thời giangay cấn, người thuyết trình khi đó trở thành người hướng dẫn

2/ Họp thu nhận thông tin:

Tập hợp thông tin từ dưới lên : Người điều hành sẽ tiếpnhận thông tin đối với những người đã tiếp xúc thực tế Do vậy

họ có thể nắm bắt những gì xảy ra trên hiện trường trước khi điđến một quyết định.

3/ Họp tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề

Những cuộc họp loại này rất đa dạng Ta có thể kể ra cáctrường hợp hay gặp nhất trong các tổ chức:

a/ Họp – bàn luận (hội họp bàn luận):

Tập thể tranh luận về một đề tài đặc biệt ,nhằm đưa ra mộthay nhiều giải pháp

b/ Họp nghiên cứu tình huống:

Từ một trường hợp đã được nghiên cứu trước, căn cứ trênhồ sơ,tài liệu người hướng dẫn sẽ tổ chức buổi họp Trong buổihọp cho phép mỗi người trình bày các phân tích , các suy nghĩcủa mình và từ đó tập thể sẽ suy tính tìm một giải pháp hợplý

c/ Động não:

Kỹ thuật này cần có óc sáng tạo Nó thường được sửdụng bởi các tổ chức quảng cáo, các câu lạc bộ chất lượng,các đội nhóm chịu trách nhiệm thiết kế các sản phẩm mới hayxem xét lại các sản phẩm đang có Thường khi sử dụng kỹ thuậtnày, nó liên kết ba giai đoạn:

- Sáng tạo: một tham dự viên đưa ra các đề nghị, mà không có sựkiểm duyệt

- Phân tích: tập thể nhóm sẽ bình phẩm các đề nghị

- Ra quyết định: toàn nhóm chọn một giải pháp tuỳ vào mục tiêuđã đưa ra hay bằng sự thoả thuận của tập thể

d/ Nhóm Balint:

Những người làm cùng một chuyên môn sẽ họp nhau lạiđịnh kỳ Mục đích là giúp đỡ mỗi thành viên của nhóm giảiquyết những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làmviệc Mỗi thành viên của nhóm trình bày vấn đề mà họ gặpvà mong chờ sự giúp đỡ của tập thể Dưới sự hướng dẫn củangười chủ trì buổi họp, nhóm sẽ suy nghĩ về các giải pháp.Việc phân tích vấn đề rất có ích cho cả nhóm, nhờ đó mỗithành viên sẽ thích ứng được khi gặp đúng vấn đề này trongmột ngày nào đó

e/ Phillips 66:

Kỹ thuật này là đặc biệt hiệu quả khi người ta muốnnhận được sự tham gia tích cực của một nhóm đông người hay khicó sự đối nghịch giữa các ý tưởng hoặc sự đối nghịch của cáccá nhân, nó làm cản trở sự tiến triển của tập thể khi đối đầuvới một vấn đề có giới hạn rõ ràng

Người chủ trì trình bày vấn đề cần giải quyết, kế đó đềnghị cử toạ chia thành các nhóm nhỏ (6 người) Mỗi tiểu nhómnày sẽ bàn bạc với nhau dưới sự hướng dẫn của một ngườichủ trì (trong vòng 6 phút hay nhiều hơn )và chỉ định một báocáo viên trình bày những giải pháp mà tiểu nhóm đã tìm ratrước tập thể hội nghị

4/ Họp ra quyết định tiến đến hành động:

a/ Họp để lấy quyết định:

Việc này tiến hành qua bốn giai đoạn:

- Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin)

- Thu thập các ý kiến dựa trên các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)

- Tìm kiếm các giải pháp (giai đoạn sáng tạo)

- Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn).

b/ Họp có tính chất chiến lược:

Đây là loại họp trong đó các nhóm có quyền lợi và ý tưởngtrái ngược nhau Mỗi nhóm tìm cách chiếm được ưu thế tối đa đốivới các nhóm khác Mỗi nhóm do một người lãnh đạo có nhiệmvụ bảo tồn, duy trì được sự nhất quán của nhóm mình và tìm cáchchia rẽ nội bộ phía đối thủ

5 Họp để hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm:

Các nhà tâm lý và xã hội hay những người có kinh nghiệmkhuyến khích họp các nhóm gặp cùng vấn đề để thông cảm vàgiúp đỡ nhau.Muốn vậy ngay trong nhóm cần có :

a Động lực của nhóm:

Mục đích là làm cho tham dự viên nhạy cảm với hoạt động củatập thể và tìm các biện pháp để giải quyết các vấn đề được đặt racho tập thể Mỗi người cần phải biết mình làm thế nào để mọingười hiểu mình và mình hiểu người khác Buổi họp có thể kéo dàinhiều ngày, mà nội dung là hoàn toàn tự do với mục đích là làm rõnhững hiện tượng, những vấn đề của nhóm

b Phân tích cơ chế:

Mục đích là phân tích những gì đang xảy ra giữa các thành viên,bằng cách kiểm tra sự ảnh hưởng của cơ chế đối với hành vi củahọ Phân tích khi nhận thấy rằng công việc không tiến triển tốt, cómột cái gì đó tắc nghẽn Người chủ trì cần phải phân tích điều gì đãngăn cản sự tiến triển của nhóm

IV- chuẩn bị các buổi họp:

Đó là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay thất bạicho một buổi họp

1/ Mục tiêu của buổi họp:

- Cuộc họp nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức hoặc các thamdự viên mong muốn hay chỉ nhằm đáp ứng ý đồ của một cánhân nào đó?

- Việc nhận thức sự cần thiết triệu tập một cuộc họp sẽ cótính chất quyết định cho thành công của cuộc họp, vì mỗi cánhân đều có sự hiểu biết khác nhau về tình huống của cuộchọp

- Sự cần thiết của buổi họp phải được xét trên một thực tế là

vấn đề chỉ được giải quyết chung với mọi người Nguy cơ thấtbại khá lớn nếu quyết định họp chỉ xuất phát từ ý đồ củangười tổ chức, nhất là khi chỉ chạy theo phong trào, làm vuilòng một vài người, hay để chứng tỏ hoạt động dân chủ củatập thể (hội họp – thủ đoạn)

Trước khi đưa sáng kiến triệu tập một cuộc họp, cần phảitrả lời một cách rõ ràng các câu hỏi sau đây:

- Vấn đề được đặt ra có liên quan đến tập thể hay không?

- Tập thể có quyền đề nghị giải pháp hay ra một quyết địnhkhông?

- Tập thể có năng lực khách quan để xử lý vấn đề không?

- Tập thể có vui lòng để làm không?

2/ Chuẩn bị của cá nhân người chủ trì:

Người chủ trì buổi họp phải:

- Xác định rõ ràng mục tiêu, nắm vững chủ đề buổi họp

- Phác thảo một kế hoạch chi tiết cho cuộc họp (tiến triển quacác giai đoạn)

- Chuẩn bị một chương trình tranh luận, trao đổi, bàn bạc và địnhthời gian cho từng mục.

- Dự đoán những phản ứng của tham dự viên, những ý kiến tánthành và ngược lại

- Biết tạo hào hứng cho tập thể

- Ghi chú những quan điểm quan trọng nhất, cần tập trung nhấnmạnh và suy nghĩ về những câu hỏi mà các thành viên cóthể nêu lên cũng như những dự kiến giải pháp đưa ra.Trườnghợp cần thiết nên có một số tài liệu tham khảo và phảichuẩn bị sẵn sàng cho từng tham dự viên

3/ Thành phần tham dự:

Người chủ trì cần loại trừ tất cả các rủi ro về một cuộc họpvô bổ, nhất là thiếu sự tham gia của các thành viên, người hướngdẫn cần xem xét những người tham dự có đáp ứng các câu hỏi saukhông:

- Họ có thành thạo đối với đề tài này không?

- Họ có quan tâm gì đến vấn đề không?

- Họ có sẵn sàng can dự vào vấn đề không?

- Họ có khả năng làm việc tập thể không? (khả năng lắngnghe và giao tiếp)

4/ Sự chuẩn bị của người tham dự:

a/ Mục đích của sự chuẩn bị sẽ cho phép:

- Tránh những hiểu lầm lúc khởi đầu buổi họp

- Mỗi người tham dự có thể suy nghĩ trườc về vấn đề được đặtra

b/ Người chủ trì phải gưi đến mỗi người tham dự:

- Một thư mời ghi rõ thời gian, giờ, ngày, tháng và địa điểm nơixảy ra cuộc họp

- Chương trình nghị sự phải rõ ràng và chi tiết cùng với nhữngđề nghị tham gia của tham dự viên

- Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung:

+ Các vấn đề mấu chốt sẽ được trình bày

+ Giới thiệu các thành viên tham dự cùng với các báo cáo

của họ về các vấn đề đặt ra

5/ Tổ chức cơ sở vật chất:

Cần phải chuẩn bị tốt các bảng biểu, phương tiện nghe nhìn hỗtrợ cần thiết cho cuộc họp Cách sắp đặt bàn ghế có thể thay đổituỳ thuộc vào kỹ thuật cuộc họp đã được lựa chọn Nó có thể sửađổi ngay trong buổi họp (trường hợp họp Phillip 66 chẳng hạn) Cần nhớrằng dạng bàn họp hình bầu dục thích hợp nhất các giao tiếp Cũngnên xếp đặt vị trí các tham dự viên bằng cách dùng các tấm bìacứng (ghi tên) trên bàn họp, tránh gây cho họ những tình huống đốichọi nhau, tránh làm tăng sự phân chia bè phái, sự cô lập hay nóichuyện riêng

V- Vai trò người chủ trì buổi họp:

1/ Những chức năng phải đảm nhiệm:

a/ Chức năng thực hiện- đề xuất ý kiến

Vận động mọi thành viên trong nhóm phải hoạt động: mộtnhóm hành động có hiệu quả là nhóm luôn luôn tạo ra các ýtưởng,những nhận xét, sự phân tích, những phê phán, đề nghị,thay vì bị giới hạn và lệ thuộc vào một người lãnh đạo nàođó.Cần khơi ngòi động viên, sau đó trình bày lại và thực hiệncông việc tổng hợp từng phần