Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 4 được biên soạn nhằm hướng dẫn cho các bạn cách thức thuyết trình, làm việc theo nhóm và điều khiển cuộc họp đối với một kỹ sư Công nghệ thông tin. Mời các bạn tham khảo bài giảng để bổ sung thêm kiến thức về lĩnh vực này.
Chương Thuyết trình-Làm việc theo nhóm-Điều khiển họp •Phần I: Kỹ thuyết trình •Phần II: Làm việc theo nhóm •Phần III: Điều khiển họp by Dương Tuấn Anh &Nguyễn Thanh Sơn 1-1 I KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH • Một số câu hỏi • Bước chuẩn bị • Đặc điểm thuyết trình • Trình bày phương tiện trực quan • Thuyết trình overhead projector • Một số điểm cần lưu ý thuyết trình 1-2 Một số câu hỏi • • Thuyết trình ? Người nói cung cấp thơng tin cho người nghe Thời gian trình bày “ngắn” Ai cần ? Người nói cần người nghe hay Người nghe cần người nói 1-3 s Bước chuẩn bị • • Xác định mục tiêu câu hỏi Tại có buổi thuyết trình Cái cung cấp cho người nghe Xác định thính giả Thể loại chủ đề thuyết trình Trình độ thính giả 1-4 s Bước chuẩn bị • Xác định thời gian thuyết trình : Chia thời gian trình bày thành phần nhỏ tương ứng với cơng việc xác định Thí dụ : Phần : dẫn nhập : tổng quan nội dung trình bày, có vấn đề này, kết mong muốn đạt Phần : trình bày chủ đề chương trình nghị Phần : kết luận phần thuyết trình 1-5 s Bước chuẩn bị • Chia nội dung thành phần : Phần trình bày slide Phần để nói 1-6 s Đặc điểm thuyết trình • • Rõ ràng : Ngắn đơn giản Highlight điểm quan trọng Sử dụng hình ảnh, âm thanh, màu sắc, để làm mạnh thông điệp 1-7 s Đặc điểm thuyết trình • • Nội dung slide : Xương sống thuyết trình Hỗ trợ cho lời nói Nhất quán : Màu sắc Font, size chữ Indentation 1-8 s Đặc điểm thuyết trình • • Mỗi slide bao gồm : Hình ảnh, video, âm Chữ viết Mỗi dòng slide : Đoạn câu (phrase) khơng mệnh đề Xúc tích, ngắn gọn 1-9 s Đặc điểm thuyết trình • Sử dụng hiệu ứng powerpoint Trật tự xuất nội dung trình bày Xuất slide Xuất dòng, chữ, ký tự Xuất hình ảnh 1-10 s Những lời khun người chủ trì họp • • • • Quan sát sắc mặt, điệu để biết bất đồng, mâu thuẫn để có hành động cần thiết Hãy để người nói hồn tất phát biểu Nếu có người phát biểu lan man lạc đề, nên tìm cách nhắc nhở để người quay với đề mục thảo luận Tránh hối thúc người vội đến định mục đích họp để thảo luận gắn kết người lại với 1-96 Những kỹ thuật người chủ trì họp • • • • Tránh tranh luận miên man hàng họp cần phải đến định Tránh không để hai thành viên tranh cãi tay đôi họp Nên vui vẻ có óc hài hước Hãy mỉm cười bất đồng với ý kiến Chớ để cảm xúc can thiệp vào cơng việc lý trí Phải ln ln tỏ rõ diện trước tập thể Phải người phải biết lắng nghe, biết tôn trọng người khác, tôn trọng tập thể 1-97 Ghi biên họp • • • Có người làm thư ký ghi biên họp, ngồi bên cạnh người chủ trì họp, khơng người chủ trì phải ghi chép họp Biên quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, định kết cuả họp Nó đúc kết điều trí làm sáng tỏ điều mơ hồ Một họp khơng biên định kết cuả họp bị quên lãng công sức tổ chức họp trở thành uổng phí 1-98 Ghi biên họp • • • Sau họp, biên hoàn thiện, đánh máy thành nhiều gửi đến thành viên tham dự họp Biên nên ngắn gọn, xác minh bạch, bao gồm số, kiện, hành động phải làm thời hạn Những hành động trí phải mơ tả rõ ràng có phân cơng người chịu trách nhiệm có kỳ hạn hồn tất 1-99 Ghi biên họp • Biên họp nên có phần sau đây: - Ngày địa điểm họp - Những người có mặt, vắng mặt - Những chủ đề thảo luận - Những định họp - Những bước hành động tớI • Cuối buổi họp, người chủ trì họp phải phát biểu tổng kết lại điểm họp trước giải tán họp 1-100 Những yếu tố tâm lý thành viên họp • • Trong họp, người có khuynh hướng cho đặc biệt, quan trọng, điều tùy thuộc vào vị trí xã hội người Các thành viên mong đợi người thái độ cư xử tùy thuộc vào vị trí xã hội người Mỗi người có vai trị, vai trị có tính độc lập, người tự xác định vai trị người khác 1-101 Những yếu tố tâm lý… Có ba loại vai trị khác họp • Những vai trị trọng đến cơng việc: người muốn tạo thuận lợi cho công việc tập thể cách đưa ý kiến, cung cấp thơng tin, lập bảng biểu … • Những vai trị trì gắn bó tập thể: người có khả làm giảm nhẹ xung đột tập thể, tạo nên thống nhất, tìm cách khuyến khích người khác, sẵn sàng tiếp thu ý kiến người 1-102 Những yếu tố tâm lý… • Những vai trò trọng vào nhu cầu cá nhân: người thích bật, muốn nắm quyền lực, thích kể mình, thích tìm đồng minh Đó người hay cản trở hoạt động tập thể 1-103 Cuộc họp động não • • • Động não (brainstorming) kỹ thuật giải vấn đề, xây dựng nhóm cơng tác (team) đưa ý tưởng sáng tạo Động não với nhóm người kỹ thuật hữu hiệu Động não thúc đẩy team phát triển kỹ thuật gắn kết thành viên team vào vấn đề quản lý lớn làm cho thành viên làm việc gắn bó với 1-104 Cuộc họp động não • • • Động não cần tổ chức tuân thủ số qui tắc Động não liên quan đến team mà theo thành viên team phải biết trạng diễn team Động não đặt nhiệm vụ quan trọng lên vai người chủ trì, người phải quản lý trình, đóng góp thành viên theo dõi việc thực thi định từ họp động não 1-105 Trình tự họp động não Xác định trí mục tiêu Đưa ý tưởng, đề nghị Xếp loại, phối hợp tinh chế ý tưởng Phân tích đánh giá tác dụng Đặt thứ tự ưu tiên cho khả lựa chọn Thoả thuận hành động thời gian thực Theo dõi việc thực thi định 1-106 Xác định trí mục tiêu • • • Bước đảm bảo thành viên tham gia vào họp động não nhận thức đồng ý mục tiêu họp Thí dụ: xác lập loạt hoạt động tuyên tuyền tiếp thị cho sản phẩm mới, đề nghị biện pháp nâng cao chất lượng đào tạo, đề xuất biện pháp tiết kiệm chi tiêu đảm bảo suất, v.v… Cần giữ cho mục tiêu cuả họp đơn giản Xác định thời gian trao đổi để giữ cho hoạt động tiến triển hướng có kiểm sốt 1-107 Quản lý họp động não • • Cuộc họp động não tạo điều kiện cho người đề xuất ý tưởng cách ngẫu hứng Công việc người chủ trì khuyến khích người tham gia đóng góp mà khơng chối bỏ ý kiến ý kiến lạ lùng, bay bổng (Những ý tưởng tốt thường ý tưởng mà lúc ban đầu nhất) 1-108 Quản lý họp động não • • • Khi thời hạn đề xuất ý tưởng kết thúc, tiến hành phân loại, gom cụm, liên kết ý tưởng lại với Đúc kết hồn chỉnh ý tưởng Có thể kết hợp đưa ý tưởng yếu vào chủ đề lớn để tránh bỏ rơi đóng góp Mọi người tham gia đánh giá, phân tích tính hợp lý tác dụng ý tưởng Xếp thứ tự ưu tiên ý tưởng thành danh sách hoàn chỉnh hành động (action) khả lựa chọn (option) 1-109 Quản lý việc thực thi định họp động não • Bước đồng ý với việc làm • • • tới Thoả thuận thời hạn chịu trách nhiệm làm việc Sau họp động não, lưu hành văn ghi chép, theo dõi lắng nghe phản hồi Cần thiết phải tạo kết tích cực để người cảm thấy nỗ lực đóng góp người đáng công Khi người thấy cố gắng họ đưa lại hành động chuyển biến tích cực, họ hăng hái muốn đóng góp thời gian tới 1-110 ... ? ?- Phát biểu mục tiêu đề án 1-5 0 Cuộc họp nhóm ? ?- Đặt tên nhóm cơng tác - Thiết lập kế hoạch cơng tác gán công việc cho thành viên ? ?- Đặt nguyên tắc nguyên tắc để triển khai công. .. giải pháp kế hoạch 1 -4 3 Lợi ích nhóm • Phát triển kỹ giải xung đột Những team ln ln có xung đột (conflict), với rèn luyện đắn kỹ giao tiếp, thành viên học cách giải xung đột 1 -4 4 Những vai trò nhóm... 1 -4 1 Lợi ích nhóm • Phát triển kỹ truyền thơng, kỹ làm việc với người Thông qua làm việc nhóm, thành viên học được: - Cách lắng nghe cách tích cực hữu hiệu thành viên khác -