Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Soạn thảo văn bản xí nghiệp trình bày về các loại văn bản trong xí nghiệp; các yêu cầu khi trình bày các văn bản; văn bản dạng electronic, cấu trúc của thông báo sự vụ,... Mời các bạn tham khảo.
Chương Soạn thảo văn xí nghiệp by Nguyen Cao Tri Đặt vấn đề • Mục tiêu nội dung • Văn xí nghiệp gì? • Hệ thống văn xí nghiệp & hoạt động xí nghiệp • Tại người kỹ sư phải ý đến soạn thảo văn xí nghiêp? • Các loại văn xí nghiệp 1-2 Các loại văn xí nghiệp Các hoạt động quản lý • Thư từ • Thơng báo Thơng báo vụ Thơng báo thơng tin • Bản tổng hợp (báo cáo,tình hình, số liệu) • Thư thơng báo • Bản tường trình 1-3 Các loại văn xí nghiệp Các hoạt động kỹ thuật • Bài báo kỹ thuật • Văn kinh tế kỹ thuật • Lưu ý kỹ thuật • Bằng phát minh , sáng chế • Các nghiệm thu biên kỹ thuật 1-4 Các yêu cầu trình bày văn • Văn xí nghiệp loại văn khác • Các yếu tố chình phải đạt văn xí nghiệp Đơn giản, dễ hiểu Chuyển tải xác thơng tin cần truyền đạt: Đúng, đủ nội dung Đúng đối tượng cần tiếp nhận Rõ ràng , tường minh Văn chung riêng 1-5 Văn dạng electronic • Các văn dạng electronic ngày phổ biến: Email Forum Các hệ thống liệu tin tức nội dạng document hay web • Những ý với văn electronic: Tính pháp lý Tính bảo mật 1-6 Thư từ • Dùng truyền đạt thông tin người • người kia: đề bạt nguyện vọng, đề nghị,… Cấu trúc thư từ Người gởi – Nơi gởi Về việc gì? Ngưởi nhận – Địa Lời xưng hô: theo quan hệ cá nhân người viết người nhận bối cảnh công việc tổ chức quan Các nội dung chính: Nguyên nhân viết thư Vấn đề cần trao đổi (Tơi cần điều gì) Điều mong đợi từ phía người nhận (kết quả, trả lời, ) Câu xã giao kết thúc Ký tên 1-7 Thơng báo vụ • Đây loại văn dùng để thơng báo thức nội dung cần phổ biến đến người đọc Thông thường định, yêu cầu, mệnh lệnh mà người đọc cần phải tn thủ • Thơng báo vụ thơng thường có ảnh hưởng trực tiếp đến tồn thể nhóm người Có thể có phản ứng khác nhau: đồng tình, phản đổi Do ngơn từ sử dụng phải ngắn gọn, xác, lập luận chặt chẽ xúc tích • Văn thơng thường phải người có trách nhiệm soạn thảo, ký cơng bố 1-8 Cấu trúc thơng báo vụ • Ngày thơng báo • Tên & chức vụ người ký • Tên người/nhóm người nhận (thi hành) • Chủ để vắn tắt thơng báo (thường 1-2 dịng) • Hiệu lực thi hành: đối tượng, phạm vi, thời gian • Các thơng tin khác: hình thức xữ lý vi phạm,… 1-9 Thông báo vụ - cách hành văn • Danh xưng: sử dụng theo vị trí cơng tác • Tính xác: phải đề cập đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến vụ ngày tháng, kỳ hạn, nơi chốn, sở để đưa đến thông báo, đối tượng tiếp nhận & thi hành • Tính mạch lạc: phân tích rõ ngun nhân để dẫn đến kết luận/mệnh lệnh • Ngơn từ: dễ hiểu, ngắn gọn, trực tiếp 1-10 Thông báo thơng tin • Là loại văn dùng để cung cấp điểm thơng tin mà người đọc /người nhận cần phải tiếp nhận • Có nhóm: Thơng tin nội Thơng tin cho bên ngồi • Chú ý: dùng để thơng tin giải thích thơng tin khơng phải để kết luận hay mệnh lệnh • Ví dụ: Thơng báo bảo hiểm xã hội 1-11 Thư thơng báo • Là loại thông báo thông tin thường gởi trực tiếp đến đối tượng cần tiếp nhận thông tin • Ngồi tính chất thơng báo thường kèm theo u cầu xữ lý thông tin cung cấp: confirm, hay xữ lý khác • Có thể thơng tin cung cấp đến nhiều nhóm người với nhiều mục đích khác • Ví dụ: thơng tin việc chấm dứt hoạt động 1-12 Bản báo cáo tổng hợp • Là loại văn nhằm làm sáng tỏ, xác tổng hợp thơng tin từ nhiều nguồn ; khác biệt chí mâu thuẫn • Thơng thường văn làm cho lãnh đạo cấp có thẩm quyền để có thông tin định cho hoạt động quan • Thơng báo tổng hợp; có thơng tin tổng hợp Khơng có đánh giá hay kết luận • Báo cáo tổng hợp: thường có thêm phần nhận định, đánh giá hay kết luận theo ý kiến người viết 1-13 Trình tự soạn thảo • Xem xét tổng hợp hồ sơ • Làm sáng tỏ thơng tin yếu cần tổng hợp Sắp xếp chúng theo nguồn gốc điểm chung, tương đồng: Lĩnh vực, vấn đề Cùng ý nghĩa hay tính tương đồng số liệu Cùng phương thức, nguồn gốc, trình bày 1-14 Trình tự soạn thảo • Đánh dấu thông tin trọng yếu, nỗi bật • Làm rõ tính trung thực, khách quan thơng tin Loại bỏ ý kiến, đánh giá chủ quan • Sắp xếp hệ thống thoe logic vần đề cần trình bày • Soạn thảo 1-15 Bản tường trình – Biên • Là loại văn dùng phản ánh toàn hay phần kiện như: buổi họp, hoạt động đó, với mục tiêu: Cho phép người đọc nắm diễn tiến việc theo tính chất & trình tự dù không tham dự Cho phép nhớ lại việc xảy người có tham dự Đặc biệt yêu cầu, định kết luận để thi hành Là sở thơng tin để đến hành động khác như: thỏa thuận, định, ghi nhớ, làm chứng,… • Phải viết với cách hành văn thật rõ ràng, • mạch lạc, trình tự để hiểu Phải trung thực, khách quan việc ghi nhận thơng tin, tránh sai lệnh gây ảnh hưởng tiếu cực/tích cực đến chủ thể khác 1-16 Bản tường trình – Biên • Các điểm phải ý: Phải nhằm vào lợi ích cung cấp đầy đủ thông tin người đọc Giới thiệu đầy đủ khía cạnh, diễn tiến việc Khơng ưu tiên người viết thích Tuyệt đối khơng đưa ý kiến nhận định riêng người viết vào văn Tôn trọng trình tự thời gian tính trung thực kiện, phát biểu 1-17 Bản tường trình – Biên • Trình tự soạn thảo: Chọn lựa thông tin: theo mục tiêu đối tượng đọc Sắp xếp thơng tin: thường theo trình tự thời gian theo chủ đề Viết biên • Cấu trúc bản: Nguyên nhân buổi họp, thời gian địa điểm, thành phần tham dự Diễn tiến cũa nội dung cần tường trình 1-18 Báo cáo • Có chưa cung cấp thông tin để nghị • • • thực hành động dựa phân tích, đánh giá người viết theo thơng tin liên quan Có tác dụng giúp người đọc nắm rõ vấn để định Báo cáo khác với tường trình: ngồi việc ghi nhận thơng tin phải có phân tích đề nghị giải pháp người viết Báo cáo ngồi nguồn thơng tin ghi nhận từ thực tế, người soạn cầ pảhi có k6n thức tương ứng, thơng tin nội tài liệu khác liên quan để thực việc phâ tích đánh giá xác đề nghị hướng giải 1-19 Báo cáo – cấu trúc • Ngày báo cáo • Tên người viết báo cáo • Tiêu đề báo cáo • Dẫn nhập: nêu lên nguyên nhân bối cảnh đưa đến báo cáo • Trình bày thơng tin Phân tích Đánh giá • Xác định giải pháp đề nghị giải pháp cụ thể, bao gồm kế hoạch thực • Các tài liệu, minh chứng cho phân tích, đánh giá 1-20 Bảng câu hỏi • Mục tiêu dùng để thăm dị, thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động, kế hoạch • Trình tự thực hiện: Xác định thơng tin cần tìm hiểu Xác định đối tượng cần thu thập thơng tin phân nhóm đối tượng Xây dựng câu hỏi nhóm câu hỏi theo mục thông tin cầ hảo sát theo nhóm đối tượg khảo sát Dạng câu hỏi thương dùng chọn lựa option 1-21 Một số vần đề khác • Ngơn ngữ trình bày văn • Hình thức trình bày : Chữ viết – đánh máy Chú ý khác biệt hình thức trình bày văn tiếng Việt tiếng Anh như: thụt đầu dịng, vị trí thơng tin ngày tháng, chữ ký, Letter head văn Chữ ký & dấu 1-22 Các loại văn ab3n khác • Ngồi văn hành chánh, văn khác mà người kỹ sư phải có khả đọc , viết xữ lý: Tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sữ dụng Các quy định an toàn vận hành trang thiết bị nhà sản xuất Nhật ký thiết bị: trình vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, lịch bảo dưỡng Các báo cáo kỹ thuật liên quan hay kết kiểm tra, kiểm định 1-23 Tổng kết • Văn xương sống thông tin đề điều hành quan xí nghiệp • Người kỹ sư cần kỹ soạn thảo xử lý văn • Cần ý đến phong cách hành văn phải sáng, đơn giản có hệ thống • Sử dụng danh xưng hợp lý công việc 1-24 ... tường trình 1-3 Các loại văn xí nghiệp Các hoạt động kỹ thuật • Bài báo kỹ thuật • Văn kinh tế kỹ thuật • Lưu ý kỹ thuật • Bằng phát minh , sáng chế • Các nghiệm thu biên kỹ thuật 1-4 Các yêu cầu... lịch bảo dưỡng Các báo cáo kỹ thuật liên quan hay kết kiểm tra, kiểm định 1-2 3 Tổng kết • Văn xương sống thông tin đề điều hành quan xí nghiệp • Người kỹ sư cần kỹ soạn thảo xử lý văn • Cần... ngồi • Chú ý: dùng để thơng tin giải thích thông tin để kết luận hay mệnh lệnh • Ví dụ: Thơng báo bảo hiểm xã hội 1-1 1 Thư thơng báo • Là loại thông báo thông tin thường gởi trực tiếp đến đối tượng