1/ Định nghĩa:
Là vaín bạn phạn ánh trung thực toàn boơ hay moơt phaăn cụa buoơi hĩp hay cụa moơt hốt đoơng. Nó có tác dúng :
- Bạn tường trình cho phép hĩ naĩm được dieên biên cụa cuoơc hĩp mà hĩ khođng tham dự. Do vaơy khi viêt bieđn bạn, phại chú ý đên cách hành vaín sao cho thaơt rõ ràng, mách lác vì tređn thực tê người đĩc khođng có maịt trong tình huông đó.
- Bạn tường trình cho phép nhớ lái những dieên tiên buoơi hĩp mà hĩ có tham dự, đaịc bieơt veă những gì được yeđu caău, quyêt định. Bạn tường trình là moơt sự gợi nhớ cho cá nhađn.
- Bạn tường trình cho phép đi đên thoạ thuaơn veă những đieău đã được trình bày hay thực hieơn trong trường hợp có tranh châp, bạn tường trình giữ vai trò hoà giại, nó chính là tài lieơu gợi nhớ cho nhóm hoaịc moơt sô nhóm.
2/ Múc tieđu:
Bạn tường trình nhaỉm múc đích thođng tin (cho người vaĩng hoaịc ghi nhớ), do đó nó phại hoàn toàn trung thực và khách quan trong vieơc truyeăn đát thođng tin veă moơt tình huông. Người viêt phại tuyeơt đôi tránh đưa vào đó các đánh giá, nhaơn xét, bình phaơm cụa bạn thađn mình.
- Vieơc chĩn lĩc các thođng tin khođng được theo ý cá nhađn người viêt mà phại: + Nhaỉm vào lợi ích cụa người đĩc.
+ Tođn trĩng ý tưởng cụa những ý kiên đóng góp trong cuoơc hĩp.
- Muôn như vaơy thì caăn phại
+ Giới thieơu mĩi khía cánh cụa đeă tài, bao goăm luođn taăm quan trĩng cụa chúng. Khođng được ưu tieđn những gì người viêt thích.
+ Trình bày các ý kiên và khođng đưa những cạm nhaơn cá nhađn cụa người viêt vào. Ví dú:
Tránh viêt: “OĐđng X dường như khođng đoăng ý” trong trường hợp này neđn viêt:”Ođng X đã bày tỏ sự khođng baỉng lòng”.
trong đó neđu rõ cạm tưởng, nhaơn định hay phađn tích cá nhađn mình (ví dú như trong buoơi hĩp có xung đoơt, bê taĩc, hieơu ngaăm, đôi đaău cụa các bè phái hay các cá nhađn lieđn minh với nhau vì moơt ích lợi nào đó ..).
Tóm lái: moơt bạn tường trình tôt phại mang tính khách quan trong cách hành vaín đoăng thời phại mang tính chính xác cao.
3/ Phương pháp
a/ Chĩn lựa thođng tin:
Trong các buoơi hĩp làm vieơc tái xí nghieơp, caăn hieơu rõ chúng ta khođng giông như là đang ở toà án hay quôc hoơi do vaơy mà bạn tường trình cụa các cuoơc tranh luaơn được lưu lái chư nhaỉm cung câp thođng tin veă nơi dieên ra cuoơc hĩp và là tài lieơu có giá trị pháp lý đeơ caín cứ sau này. Nó mođ tạ lái toàn boơ các dieên tiên chính cụa cuoơc hĩp với moơt đoơ chính xác cao.
Tuy nhieđn do thời gian có hán neđn bạn tường trình sẽ khođng phại là bạn sao toàn vén cụa moơt sự kieơn mà caăn có sự chĩn lĩc. Sự chĩn lĩc thođng tin này là tuỳ vào người caăn đĩc bieđn bạn:
Hĩ là ai?
Hĩ có như caău và mong đợi gì khi đĩc bạn tường trình?
Bạn tường trình sẽ giúp hĩ đieău gì? (đeơ biêt những đaịc tính cụa thiêt bị veă vị trí cụa người tham gia cuoơc tranh luaơn hay veă những quyêt định được đưa ra trong buoơi hĩp …).
b/ Saĩp xêp thođng tin Có hai kieơu saĩp xêp:
- Saĩp xêp theo thứ tự thời gian:
Người soan thạo tường thuaơt lái các sự kieơn theo thứ tự thời gian dieên tiên. Cách này rât hieơu quạ khi cuoơc hĩp dieên ra theo trình tự đã đeă ra nhưng lái khođng phù hợp khi mà các thành vieđn cuoơc hĩp bàn đi bàn lái cùng moơt vân đeă.
- Saĩp xêp theo chụ đeă:
Cách này làm cho vaín bạn rõ ràng nhât, nó cho phép tránh vieơc laơp lái đôi với moêi vân đeă đã được trình bày.
Lieđn quan đên : Các ý tưởng được trình bày Các ý kiên được bạo veơ
Các quyêt định được thođng qua
Các đieơm chưa thông nhât được cách giại quyêt. c/ Hình thành moơt bieđn bạn
• Noơi dung: Ba yêu tô caăn thiêt:
+ Nguyeđn nhađn cụa buoơi hĩp hay moơt hốt đoơng nhaỉm trạ lời các cađu hỏi sau: Ai : Người tham dự
Ở đađu : Nơi toơ chức cuoơc hĩp Khi nào : Ngày toơ chức cuoơc hĩp Tái sao : Chụ đeă cuoơc hĩp
+ Những thođng tin nhaơn được saĩp xêp theo thời gian hay theo chụ đeă. + Kêt thúc cuoơc hĩp hay moơt hốt đoơng (mođ tạ, giờ kêt thúc)
d/ Trình bày thođng tin
- Ghi teđn người tham gia phát bieơu cùng với phaăn tóm taĩt ý kiên cụa hĩ.