xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hưng

Tài liệu tham khảo xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hưng

Lời nói đầu

Trải qua một thời gian phát triển, hiện nay ngành công nghệ thông tinnớc ta đã và đang có đợc sự phát triển vợt bậc ứng dụng công nghệ thông tin

đã thâm nhập hầu hết các hoạt động kinh tế xã hội của nớc ta góp phần đa

đất nớc ta ngày càng phát triển, bắt kịp các nớc trong khu vực và trên thếgiới

Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, công nghệ thông tin ngày càng cóvai trò quan trọng, xuất hiện trong mọi bộ phận, phòng ban của các công ty,doanh nghiệp Mặc dù khối doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm 90% trong toàn

bộ 1600 các doanh nghiệp đang hoạt động của nớc ta hiện nay, tình trạngứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý ở các doanh nghiệp này còn gặpnhiều khó khăn trong nhận thức, nhân lực và khả năng cung ứng các dịch vụ

và sản phẩm công nghệ thông tin tốt cho các doanh nghiệp này

Công ty trách nhiệm hữu hạn Mỹ Hng cũng là một doanh nghiệp sảnxuất thuộc khối doanh nghiệp vừa và nhỏ cha ứng dụng nhiều công nghệthông tin vào các quá trình quản lý Với đặc điểm của hệ thống sản phẩm vàkhách hàng của công ty rất đa dạng phong phú, phụ thuộc vào yêu cầu củatừng khách hàng cho nên cần phải tính toán đợc giá thành của từng sản phẩmphù hợp với từng yêu cầu của khách hàng đồng thời phải quản lý đợc hệthống giá thành sản phẩm đó Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnhvực này góp phần giúp bộ phận kinh doanh có thể nhanh chóng, chủ động

đáp ứng đợc các yêu cầu của khách hàng liên quan tới giá thành của các sảnphẩm mà công ty cung cấp

Xuất phát từ nhu cầu thực tế tại công ty TNHH Mỹ Hng, em chọn đề

tài "Xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty trách

nhiệm hữu hạn Mỹ Hng" cho luận văn tốt nghiệp.

Ngoài lời nói đầu và kết luận, luận văn tốt nghiệp đợc bố cục thành bachơng :

Chơng I: Giới thiệu về công ty trách nhiệm hữu hạn Fujitsu Việt Nam và

tổng quan chung về luận văn tốt nghiệp

Nội dung chính của chơng I là giới thiệu về cơ sở thực tập - công tyTNHH Fujitsu Việt Nam, doanh nghiệp áp dụng - công ty TNHH Mỹ Hng và

lý do lựa chọn đề tài

Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Chơng này trình bày phơng pháp luận cơ bản về các quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin làm cơ sở cho việc phát triển đề tài của luận văn tốt nghiệp

Chơng III: Phân tích và thiết kế phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm

Toàn bộ chơng III trình bày chi tiết các giai đoạn phân tích chi tiết và

thiết kế phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ H-ng

Ngoài ra, luận văn tốt nghiệp còn bao gồm các phần tài liệu tham khảo

và phụ lục chơng trình

Em xin đặc biệt bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Trần Thị Song Minh

đã trực tiếp hớng dẫn em thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong suốt thời gian thực tập tốt nghiệp và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này

Và em cũng xin chân thành cảm ơn công ty TNHH Fujitsu Việt Nam

và công ty TNHH Mỹ Hng đã tạo điều kiện và hớng dẫn cho em trong suốt quá trình thực tập tốt nghiệp

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thùy Ninh

Mục lục

Lời nói đầu 1

Mục lục 3

Chơng I: Giới thiệu về công ty Trách nhiệm hữu hạn Fujitsu Việt Nam và tổng quan chung về luận văn tốt nghiệp 5

1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Fujitsu Việt Nam 5

1.1.1 Quá trình thành lập và phát triển 5

1.1.2 Sản phẩm và dịch vụ của công ty TNHH Fujitsu Việt Nam 7

1.1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Fujitsu Việt Nam 8

1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận 8

1.2 Giới thiệu về công ty TNHH Mỹ Hng 9

1.2.1 Giới thiệu chung 9

1.2.2 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mỹ Hng 10

1.2.3 Hệ thống sản phẩm và khách hàng của công ty TNHH Mỹ Hng 11

1.2.4 Kế hoạch phát triển của công ty TNHH Mỹ Hng 12

1.2.5 Thực trạng ứng dụng tin học trong việc tính giá thành sản phẩm và quản lý hệ thống giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hng 13

1.3 Tổng quan chung về luận văn tốt nghiệp 14

-1.3.1 Giới thiệu đề tài 14

1.3.2 Lý do lựa chọn đề tài 14

Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 15

2.1 Hệ thống thông tin quản lý 15

2.1.1 Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành 15

2.1.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 16

2.1.3 Các phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý 17

2.1.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý 20

2.2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 23

2.2.1 Các phơng pháp thu thập thông tin 23

2.2.2 Các phơng pháp mã hoá dữ liệu 24

2.2.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin 25

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 27

2.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra 27

2.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá 29

2.4 Triển khai hệ thống thông tin 30

2.4.1 Lập kế hoạch thực hiện 30

2.4.2 Thiết kế vật lý trong 31

2.4.3 Lập trình 31

2.4.4 Thử nghiệm phần mềm 31

2.4.5 Hoàn thiện tài liệu hệ thống 31

2.5 Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic ………32

2.5.1 Cơ sở dữ liệu và một số khái niệm cơ bản 32

2.5.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 33

2.5.3 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 33

Chơng III: Phân tích và thiết kế phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 35

3.1 Khảo sát phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 35

3.1.1 Phơng pháp tính giá thành sản phẩm 35

3.1.2 Các yêu cầu chức năng về hệ thống thông tin 36

3.2 Phân tích chi tiết phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 37

3.2.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống 37

3.2.2 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống 38

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống 38

3.3 Thiết kế logic phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 42

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 42

3.3.2 Thiết kế giải thuật 52

3.3.3 Thiết kế giao diện 57

3.4 Triển khai phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 71

3.4.1 Lựa chọn môi trờng phần mềm 72

3.4.2 Chiến lợc xây dựng phần mềm 72

3.4.3 Viết phần mềm tính giá thành sản phẩm 73

3.4.3 Thử nghiệm phần mềm tính giá thành sản phẩm 73

3.4.5 Cài đặt phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 73

Kết luận 75

Danh mục tài liệu tham khảo 76

Chơng I: Giới thiệu về công ty Trách nhiệm hữu hạn

Fujitsu Việt Nam và tổng quan chung về luận văn

Corporation-Năm 1993, công ty TNHH Fujitsu toàn cầu chính thức bắt đầu hoạt

động tại Việt Nam Và từ đó cho đến nay, Việt Nam luôn là một trongnhững địa điểm quan trọng trong chiến lợc đầu t phát triển của tập đoànFujitsu toàn cầu

Hiện nay, tập đoàn Fujitsu Việt Nam bao gồm 3 thành viên là: Công tyTNHH Fujitsu Việt Nam (Fujitsu Vietnam Limited- FVL); Công ty cácsản phẩm máy tính Fujitsu Việt Nam (Fujitsu Computer products of

-Vietnam- FCV) và Công ty các hệ thống viễn thông VNPT- Fujitsu(VNPT- Fujitsu telecomunication systems limited- VFT).

Công ty các sản phẩm máy tính Fujitsu Việt Nam (FCV) bắt đầu hoạt

động từ năm 1996 chuyên sản xuất bản mạch in điện tử thô và lắp ráp chonghành công nghiệp máy tính với tổng số vốn đầu t là 198.8 triệu USD

Đợc thành lập vào ngày 5/4/1997, Công ty các hệ thống viễn thôngVNPT- Fujitsu (VFT) là kết quả của việc liên doanh giữa Tổng công ty buchính viễn thông Việt Nam (VNPT) và công ty Fujitsu Công ty tiến hànhcung cấp các dịch vụ thiết kế, sản xuất, lắp đặt và bảo hành những hệ thốngtruyền dẫn quang và vô tuyến SDH với hai dòng sản phẩm chính là FLX vàFRX

Công ty TNHH Fujitsu Việt Nam – thành lập vào ngày 6/2/1999 làthành viên mới nhất trong tập đoàn Fujitsu tại Việt Nam Cho đến nay, sauhơn 5 năm năm hoạt động, công ty FVL là một trong những nhà tiên phongtrong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông tại Việt Nam

Tên tiếng việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Fujitsu Việt nam

Tên tiếng anh: Fujitsu Vietnam Limited - FVL

Văn phòng chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh : Tầng 5, tòa nhà Sởcông nghiệp 163, Hai Bà Trng, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: (84.8) 823 6300Fax: (84.8) 823 6303

Năm 1994, Công ty Fujitsu Nhật Bản khai trơng văn phòng đại diện tại

Hà Nội và một văn phòng đại diện thứ hai ở thành phố Hồ Chí Minh vàonăm 1997 Hai văn phòng đại diện hoạt động song song trong hai năm, sau

đó công ty Trách nhiệm hữu hạn Fujitsu Việt Nam chính thức đợc thànhlập với số vốn đầu t ban đầu là 1.000.000 USD Trụ sở chính của công ty

đặt tại Hà Nội và một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh cùng với hai

văn phòng hỗ trợ tại Khu công nghiệp Thăng Long và Khu công nghiệpBiên Hoà, Đồng Nai

Sau 5 năm hoạt động, công ty TNHH Fujitsu Việt Nam đã Phát triển độingũ nhân viên lên đến 57 ngời tại Văn phòng Hà Nội và 28 ngời tại Vănphòng chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

Hiện nay, công ty có nhiều khách hàng lớn trong đó chủ yếu là các công

ty Nhật Bản tại Việt Nam nh : Nissan Techno Vietnam, Canon Vietnam,Toyota Vietnam, Sumimoto Bakelite Vietnam, Five Star Solution… với vớidoanh thu năm 2004 là 4.73 triệu USD tơng đơng với 68 tỷ Việt Nam đồng

và dự kiến doanh thu cho năm 2006 là 136 tỷ Việt Nam đồng- gấp đôi năm2004

1.1.2 Sản phẩm và dịch vụ của công ty TNHH Fujitsu Việt Nam

Sản phẩm

- Các sản phẩm máy tính : dòng sản phẩm PCBA, dòng sản phẩm PWB,máy chủ, máy quét, máy tính xách tay, máy tính để bàn, thiết bị lu trữngoài, thiết bị lu trữ quang từ

- Sản phẩm phần mềm: ERP Glovia; bộ phần mềm EZ- Series bao gồmEZ- Manage, EZ- Accounting, EZ- Procure, EZ- Process

- Viễn thông: dây chuyền sản xuất, dòng sản phẩm FRX, dòng sản phẩmFLX

Bộ phận Bán hàng, Marketing

Bộ phận Tài chính và Quản trị

Th ký IT Nhóm Glovia Local & ODA & Other Sales

Business

JOC Sales Business

Phòng dự án

Phòng phát triển sản phẩm

Phòng xuất khẩu phần mềm

Phòng tích hợp hệ thống

Phòng Local Business

Phòng Marketing &

ODA

Phòng sản phẩm EZ Manage

Nhóm Bán hàng

Nhóm hỗ trợ bán hàng

Phòng Tài chính kế toán Phòng admin

Các nhóm hỗ trợ khách hàng

Cơ cấu tổ chức của Fujitsu đợc chia thành 4 bộ phận là: bộ phận hệthống, bộ phận bán hàng và marketing, bộ phận tài chính và quản trị và bộphận Telecom và ODA dới sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc

Hình 1.1- Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Fujitsu Việt Nam

1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

Bộ phận hệ thống

- Khảo sát, phân tích nghiệp vụ, phân tích thiết kế, xây dựng các chuẩn lậptrình, các module, thử nghiệm hệ thống

- Nghiên cứu công nghệ, đăng ký bản quyền phần mềm

- Xây dựng, ký kết và triển khai hợp đồng với khách hàng

- Quản lý, đào tạo khách hàng

Bộ phận bán hàng và Marketing

- Thu thập, phân tích nghiên cứu những thông tin về sản phẩm, khách hàng

và thị trờng

- Lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh marketing, phát triển thị trờng

- Thiết lập quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, thiết lập các đại

lý, cơ sở đại diện, phòng trng bày sản phẩm

- Phân phối sản phẩm của công ty tới khách hàng

- Quản lý hệ thống khách hàng, tiến hành hỗ trợ và hớng dẫn khách hàng

Bộ phận tài chính và quản trị

- Thực hiện chức năng Kế toán, lập và theo dõi sổ sách Kế toán, hỗ trợ cácphòng ban về thủ tục hành chính

- Quản lý công văn, tài liệu và hồ sơ của công ty

- Giúp đỡ Ban Giám Đốc lập và thực hiện lịch làm việc, tổ chức các cuộchọp, hội thảo

- Quản lý dấu, chữ ký và các giao dịch của công ty

-Công ty TNHH Mỹ Hng đợc thành lập vào ngày 10 tháng 10 năm

2000 trên cơ sở mua lại toàn bộ cơ sở sản xuất của Tổ sản xuất khăn bôngVạn Phúc và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1 tháng 1 năm 2001

- Tên đơn vị : Công ty TNHH Mỹ Hng

- Trụ sở giao dịch: 10A- Khu Dệt- Ao Sen- Thị xã Hà Đông – Hà Tây

- Điện thoại: 04.8540154 Email: myhunghatay@hn.vnn.vn

- Giấy phép kinh doanh : số 030200052- do Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tâycấp ngày 5 tháng 10 năm 2000

- Mã số thuế: 0500384040

- Ngành nghề đăng ký kinh doanh: sản xuất các sản phẩm dệt thơng mại,

kinh doanh thơng mại

- Vốn đăng ký kinh doanh: 600 triệu đồng

- Địa điểm sản xuất: Hợp tác xã Vạn Phúc, Hà Đông, tỉnh Hà Tây

- Sản phẩm chính: Khăn bông cao cấp dùng cho các khách sạn, doanh nghiệp

và xuất khẩu

1.2.2 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mỹ Hng

Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mỹ Hng là quymô sản xuất nhỏ, công ty tập trung đầu t sản xuất các mặt hàng dệt đặc biệt

có hàm lợng công nghệ, kĩ thuật, chất lợng cao, số lợng vừa và nhỏ, các mặthàng đặc trng riêng cho từng khách hàng, phục vụ chủ yếu cho nghành dulịch, hàng không trong nớc và xuất khẩu

Hiện nay, công ty đang là nhà cung cấp các loại khăn bông nh khăntay, khăn tắm, thảm chân cho nhiều doanh nghiệp kinh doanh, khách sạn lớn

nh hệ thống khách sạn của Công ty Saigontourist, khách sạn Daewoo, bệnhviện Việt- Pháp, công ty cổ phần sân Golf Ngôi sao Chí Linh Đối với thị tr -ờng xuất khẩu, hiện nay sản phẩm của công ty đã đợc bán với thị trờng NhậtBản và Cộng hoà liên bang Đức Với lợi thế về lao động và kĩ thuật truyềnthống, các sản phẩm khăn bông đặc trng cho các khách sạn du lịch sẽ luôn làthị trờng xuất khẩu rộng lớn

Sau 5 năm đi vào sản xuất, công suất hiện nay của doanh nghiệp là 80tấn sản phẩm một năm với tổng doanh thu năm 2005 là 5 tỷ đồng Số lợnglao động chính thức hiện có của công ty là 27 ngời và 12 lao động thời vụ vớimức lơng bình quân hiện nay là 1.700.000 đồng/ tháng

C«ng ty TNHH Mü Hng cã rÊt nhiÒu kh¸ch hµng lµ nh÷ng kh¸ch s¹n,c«ng ty lín nh C«ng ty XNK Saigontourist, Kh¸ch s¹n Melia Hµ Néi, Kh¸chs¹n Daewoo, Kh¸ch s¹n Hµ Néi, kh¸ch s¹n Sunway, C«ng ty cæ phÇn Eden(kh¸ch s¹n Eden), C«ng ty TNHH ph¸t triÓn Hå T©y (Someset WestlakeHanoi), Th¸p Hµ Néi (Hanoi Tower), kh¸ch s¹n Fortuna, kh¸ch s¹n QuangMinh H¶i Phßng, c«ng ty Liªn doanh biÖt thù vµng, C«ng ty Du lÞch kh¸chs¹n Th¾ng Lîi

KS Sµi Gßn- Phó Quèc: (cã l«g«)Kh¨n b«ng t¾m (0.75mx1.6m, 500g)

Aã choµng t¾m (1200g,mµu kem)Kh¨n b«ng tay (0.4mx0.8m, 60g)Th¶m ch©n (0.4mx0.6m, 220g)

Th¸i Nam

68 Ph¹m Ngäc Th¹ch, Q3, Tp HCM

Anna Mardara Resort (tr¬n)Kh¨n mÆt (32cmx32cm, 50g)Kh¨n t¾m ( 100cmx70cm, 870g)

-Thảm (50cmx80cm, 360g)

Horizon

40 Cát Linh, HN

Khăn tắm (80cmx160cm, 600g)Khăn mặt (40cmx80cm, 175g)Thảm chân (40cmx60cm, 230g)

Pháp

Phơng Mai, HàNội

Ga (120cmx270cm)

Ga (185cmx 280cm)Khăn mặt (33cmx33cm, 55g)Khăn tắm ( 50cmx100cm, 200g)

Khách sạn Thắng

Lợi

Yên Phụ, Hà Nội

Khăn tắm ( 70cmx 140cm, 450g)Khăn tay (50cmx90cm, 200g)Thảm chân (40cmx60cm, 235g)

Hình 1.3- Một số khách hàng và sản phẩm của công ty TNHH Mỹ Hng

1.2.4 Kế hoạch phát triển của công ty TNHH Mỹ Hng

Thực hiện chính sách của Đảng và chính phủ về việc phát triển ngành dulịch, trong những năm gần đây lợng du khách trong và ngoài nớc ngày mộttăng, công suất sử dụng phòng của các khách sạn tăng, dẫn dến nhu cầu sửdụng các sản phẩm dệt nhất là các loại khăn cho phòng nghỉ cũng tăng theo

Dự kiến theo đà tăng trởng kinh tế trong những năm tới, ngành du lịch sẽphát triển mạnh và cơ hội cung cấp các sản phẩm dệt trong đó có khăn bôngchắc chắn sẽ càng phát triển Trên cơ sở đó công ty đang tiến hành một dự án

đầu t phát triển sản xuất kinh doanh

Theo dự án đầu t, công ty sẽ tiến hành xây dựng một xởng sản xuất tạikhu công nghiệp Lơng Yên của tỉnh Hà Tây nâng sản lợng của công ty lên

120 tấn sản phẩm một năm, trong đó cơ sơ sản xuất tại chỗ đạt 100 tấn vàcác cơ sở vệ tinh là 20 tấn Diện tích mặt bằng dự kiến là 4500m2 trong đó2000m2 để xây dựng nhà xởng sản xuất hiện tại và 1500m2 dành cho dựkiến mở rộng sản xuất với số lợng lao động dự kiến khoảng 70 ngời Tổngvốn đầu t dự kiến là 3,5 tỷ đồng

1.2.5 Thực trạng ứng dụng tin học trong việc tính giá thành sản phẩm và

hệ thống quản lý giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hng

Hiện nay ở công ty TNHH Mỹ Hng công việc tính giá thành sảnphẩm, để từ đó đa ra giá bán tới khách hàng là hoàn toàn dựa trên kinhnghiệm, tình hình thị trờng của bộ phận kinh doanh và giám đốc Công tyhiện nay cha áp dụng biện pháp tin học nào trong việc tính giá thành sảnphẩm và việc quản lý hệ thống giá thành cha đợc quan tâm Do việc tính giá

thành hoàn toàn dựa trên kinh nghiệm, thủ công nên rất khó để có thể thống

kê, ghi lại nhằm quản lý hệ thống giá thành này

Tuy mới chỉ là công ty có quy mô nhỏ nhng đã có hệ thống sản phẩmrất phong phú và trong thời gian tới khi thực hiện dự án mở rộng đầu t , chắcchắn tình hình kinh doanh còn phát triển hơn thì nhu cầu về một hệ thốngtính và quản lý giá thành chính thức càng rõ rệt hơn

1.3. Tổng quan chung về luận văn tốt nghiệp

1.3.1 Giới thiệu đề tài

Xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty trách nhiệm hữu hạn Mỹ Hng.

1.3.2 Lý do lựa chọn đề tài

Đối với các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là những doanh nghiệp có

hệ thống sản phẩm phong phú và phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của kháchhàng, mỗi khi đa ra một sản phẩm mới hoặc khi khách hàng đặt hàng mộtsản phẩm thì việc định giá sản phẩm đó là rất quan trọng Trên cơ sở nhữngkết quả của một hệ thống tính giá thành sản phẩm độc lập doanh nghiệp cóthể đa ra quyết định mà không cần phải tác động đến các hệ thống thông tinkhác của doanh nghiệp Với những lí do trên, em quyết định thực hiện đề tài:

“Xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Mỹ Hng”..

Chức năng chính của hệ thống là tính toán giá thành của sản phẩm vớicác yếu tố đầu vào nh chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, chi phíthiết kế, chi phí bán hàng và tiếp thị sản phẩm, chi phí vận chuyển Ngoài ra,

hệ thống còn quản lý giá thành của các sản phẩm, đồng thời đa ra các báocáo quản trị theo yêu cầu của ngời sử dụng

Hệ thống này giúp công ty TNHH Mỹ Hng có thể đa ra quyết địnhtrong việc sản xuất một sản phẩm mới cũng nh giúp cho khách hàng cóthông tin về giá của sản phẩm mà họ yêu cầu một cách nhanh chóng

Đầu vào (Input) của hệ thống thông tin lấy từ các nguồn (Sources) và

đợc xử lý bởi một hệ thống có sử dụng các thông tin đầu vào này cùng vớicác dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả của quá trình xử lý (Ouputs) đợcchuyển đến các đích (Destinations) hoặc cập nhật vào các kho lu trữ dữ liệu(Storages) Để thực hiện đợc quá trình trên, một hệ thống thông tin phải cóbốn bộ phận là: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và một bộphận đa dữ liệu ra

Hình 2.1- Mô hình hệ thống thông tin

2.1.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả theo nhiều mô hình khácnhau Mối một mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau Để mô tảmột hệ thống thông tin có thể sử dụng ba mô hình là mô hình logic, mô hìnhvật lý ngoài và mô hình vật lý trong Mô hình logic là kết quả của góc nhìnquản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong làgóc nhìn của kỹ thuật

Hình 2.2- Ba mô hình của một hệ thống thông tin

Mô hình logic đợc dùng để mô tả một hệ thống thông tin làm gì thôngqua các yếu tố nh dữ liệu mà hệ thống thu thập đợc, các xử lý mà hệ thốngphải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc các dữ liệu cho các xử lý vànhững thông tin kết quả mà hệ thống tạo ra Mô hính này chỉ trả lời cho câuhỏi Cái gì ? và Để làm gì? chứ không quan tâm tới phơng tiện, địa điểmcũng nh thời gian tiến hành xử lý dữ liệu Mô hình logic là kết quả trực tiếpcủa sự lựa chọn quản lý và thông thờng mô hình này rất ổn định

Khác vơi mô hình logic, mô hình vật lý ngoài đề cập đến các khíacạnh nhìn thấy đợc của hệ thống thông tin dới quan điểm của ngời sử dụng

hệ thống nh các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu vào

và đầu ra, các phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận,

-Mô hình logic (Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

con ngời và nhiệm vụ trong hoạt động xử lý, các thủ tục cũng nh các yếu tố

về thời gian địa điểm tiến hành xử lý Mô hình này chú ý tới khía cạnh thờigian của hệ thống, đó là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệukhác nhau xảy ra Mô hình vật lý ngoài giúp trả lời câu hỏi Cái gì? Ai? Ơ

đâu? và Khi nào? Với một mô hình logic cho hệ thống thông tin đợc đa rathì thờng tồn tại nhiều phơng án có thể của mô hình vật lý ngoài tơng ứng

Mô hình vật lý trong cũng liên quan tới các khía cạnh vật lý của hệthống, tuy nhiên loại mô hình này đợc mô tả, nhìn nhận dới quan điểm củacác nhân viên kỹ thuật Mô hình vật lý trong quan tâm tới loại trang thiết bịdùng cho hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị , dung lợng kho lu trữ và tổchức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngônngữ sử dụng Loại mô hình này giải đáp câu hỏi Nh thế nào? Với một môhình vật lý ngoài, tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật lý trong

2.1.3 Các phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý

Nguyên nhân của việc phát triển một hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin có vai trò rất quan trọng trong các tổ chức, việcphát triển thành công một hệ thống thông tin mang lại cho các thành viêncủa tổ chức những công cụ quản lý tốt hơn Tuy nhiên, trớc khi phát triểnmột hệ thống thông tin mới cần phải trả lời đợc câu hỏi đầu tiên là Cái gì bắtbuộc tổ chức đó phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin mới? Thôngthờng, có một số nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin nh:

- Những vấn đề quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà lãnh đạo

- Sự thay đổi của công nghệ

- Những thay đổi về sách lợc chính trị

Những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý, những yêu cầu mớicủa nhà quản lý có thể là một nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệthống thông tin mới Những sửa đổi, bỗ xung trong hệ thống luật pháp củachính phủ, các hoạt động phát triển các sản phẩm hoặc dịch vụ mới của

động vào doanh nghiệp và buộc doanh nghiệp phải có hành động kịp thời

Ngày nay, sự phát triển chóng mặt của công nghệ và kết quả là cáccông nghệ mới liên tục xuất hiện cũng buộc tổ chức phải xem xét lại nhữngthiết bị trong hệ thống thông tin của mình

Cuối cùng, các thách thức về chính trị cũng là một trong nhữngnguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin.

Các nguyên tắc của phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Bản thân hệ thống thông tin và môi trờng nơi nó hoạt động rất phứctạp, cho nên để phát triển một hệ thống thông tin cần phải có một phơngpháp cụ thể Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin dựa trên banguyên tắc cơ sở chung sau:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong thờngdùng để mô tả một hệ thống thông tin từ những góc độ khác nhau, thể hiệnnhững bản chất khác nhau Do đó khi phát triển hệ thống thông tin phải luônluôn phân định rõ ràng ba loại mô hình trên

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng chính là một nguyêntắc của sự đơn giản hóa Thực tế cho thấy để tìm hiểu một hệ thống thông tinthì thông thờng phải tìm hiểu những cái chung, tổng thể trớc khi đi vào cácchi tiết

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phântích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nguyên tắc này giúp cho việc phát triển hệ thống thông tin trở nên đơngiản hơn bằng cách sử dụng và biến đổi giữa các mô hình qua các giai đoạnphát triển hệ thống thông tin

Các phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Có nhiều phơng pháp có thể đợc dùng để phát triển một hệ thốngthông tin, tuỳ thuộc vào đặc điểm của mỗi loại thông tin cần giải quyết màlựa chọn phơng pháp phù hợp, sau đây là hai trong số các phơng pháp đó:

Phơng pháp 1: Phơng pháp bản mẫu (Protyping)

Phơng pháp này sử dụng những mẫu đã có sẵn và áp dụng vào pháttriển hệ thống thông tin mới Ngời sử dung sẽ đánh giá mức độ phù hợp vàmức độ hiệu chỉnh mẫu cho phù hợp với hệ thống mới

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thuỳ Ninh- Tin học Kinh tế 44A

-Đ

BĐ

Mẫu

ý kiến NSD Hiệu chỉnh

Xác định và

làm rõ yêu cầu

Phân tích

Thiết kế lôgíc

Xây dựng một

số ph ơng án

Thiết kế vật lý

Thực hiện

kỹ thuật

Cài đặt

Hình 2.3- Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin nguyên mẫu

Phơng pháp 2: Phơng pháp chu kỳ phát triển (System Development Llife Cycle)

Quá trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn,các

giai

đoạn trớc có tác động tổng hòa đến các giai đoạn sau

Hình 2.4- Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin theo chu kỳ phát triển

2.1.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý

Từ khi có yêu cầu cho đến khi hoàn thành một hệ thống thông tin mớithì phải trải qua nhiều giai đoạn theo một trình tự nhất định

Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Không phải ngay sau khi có yêu cầu phát triển một hệ thống thông tinmới là dự án phát triển đợc thực hiện ngay Đầu t để phát triển một hệ thốngthông tin đòi hỏi rất nhiều nguồn lực cả về vốn, thòi gian và nhân lực, chonên một dự án phát triển hệ thống thông tin cần phải đợc phân tích, đánh giá

kỹ lỡng trớc khi thực hiện

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chứcnhững thông tin trên cơ sở đó đa ra các quyết định vè thời cơ, tính khả thi vàhiệu quả của dự án phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêucầu, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bày báocáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn phân tích chi tiết

Sau giai đoạn đánh giá yêu cầu, nếu dự án đợc tiếp tục sẽ tiến hànhgiai đoạn phân tích chi tiết Sau giai đoạn này, phân tích viên phải hiểu rõcác vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định đợc nguyên nhân củacác vấn đề đó, xác định đợc những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệthống và những mục tiêu mà hệ thống mới xây dựng cần phải đạt đợc Giai

-đoạn này có vai trò đặc biệt quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển một

hệ thống thông tin

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: lập kế hoạch phân tích chi tiết,nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại, nghiên cứu hệ thống thựctại, đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp, đánh giá lại tính khảthi, thay đổi đề xuất của dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chitiết

Giai đoạn thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn này là xác định đợc tất cả các thành phầnlogic của hệ thống thông tin sẽ xây dựng, giải quyết đợc các vấn đề của hệthống hiện tại và đạt đợc những mục tiêu của giai đoạn trớc Sản phẩm củagiai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữliệu, sơ đồ chức năng, sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu vàcác phích logic của từ điển hệ thống

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế

xử lý, thiết kế các luồng dữ liệu vào, chỉnh sửa tài liệu cho mức logic, hợpthức hóa mô hình logic

Giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp

Sau khi xây dựng đợc mô hình logic cho hệ thống, các phân tích viêntiếp tục xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hóa mô hình trên Mỗimột phơng án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, đánh giá chi phí lợiích của mỗi phác họa, đánh giá khả năng thực hiện các mục tiêu đề ra đồngthời đa ra các kiến nghị, giải pháp tốt nhất để lựa chọn

Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp baogồm: xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức, xây dựng các ph-

ơng án của giải pháp, đánh giá các phơng án của giải pháp, chuẩn bị và trìnhbày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp

Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài mô tả những chi tiết nhìn thấy đợc của

hệ thống thông tin đối với ngời sử dụng về phơng án của giải pháp đã đợc lựachọn ở giai đoạn trớc Kết quả của giai đoạn này bao gồm tài liệu mô tả đặctrng của hệ thống cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho ngời sửdụng

Công đoạn của giai đoạn thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch thiết kế

tác với phần tin học hóa, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bàybáo cáo thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống thông tin quyết định việc lựachọn công cụ phát triển hệ thống, tở chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thứctruy nhập tới các bản ghi Toàn bộ các công việc viết các chơng trình máytính, modun, hệ thống cũng nằm trong giai đoạn này

Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm: lập kếhoạch triển khai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện các

hệ thống tài liệu và đào tạo ngời sử dụng

Giai đoạn cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới, việc chuyển đổi này phải đợc thực hiện với những va chạm ít nhất vàphải đợc lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm hai khốicông việc: chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con ngời

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: lập kế hoạch cài đặt, chuyển

đổi, khai thác và bảo trì, đánh giá

2.2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

Giai đoạn phân tích chi tiết hệ thống thông tin đợc tiến hành sau khithông qua giai đoạn dánh giá yêu cầu và có vai trò rất quan trọng trong toàn

bộ quá trình phát triển hệ thống thông tin mới

 Nghiên cứu tài liệu

Phơng pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ nhiềukhía cạnh của tổ chức nh quá trình hình thành và phát triển của tổ chức, tìnhtrạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, vai trò nhiệm vụ của các thànhviên, hình dạng của các thông tin vào ra

 Sử dụng phiếu điều tra

-Phơng pháp này đợc sử dụng khi cần lấy thông tin từ một khối lợng lớncác đối tợng và trên phạm vi địa lý rộng lớn Thông thờng phiếu điều tra đợcthiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, mànhình nối mạng, trang web động.

 Quan sát

Có nhiều thông tin mà phân tích viên muốn thu thập nhng lại không thểhiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn, khi đó sẽ dùng phơng pháp quan sát.Quan sát có khi sẽ gặp khó khăn vì ngời bị quan sát nhiều khi sẽ không thựchiện giống nh ngày thờng

2.2.2 Các phơng pháp mã hoá dữ liệu

Mã hoá là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy

-ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách liên hệ với tập hợp những

đối tợng cần biểu diễn Mã hoá giúp nhận diện đối tợng một cách nhanhchóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lu trữ và thời gian xử lý đồngthời thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện đặc tínhcủa đối tợng đợc mã hoá

Các phơng pháp mã hoá cơ bản:

 Phơng pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc của phơng pháp này là phâncấp đối tợng từ trên xuống và mã số đợc xây dựng từ trái sang phảikết hợp với các chữ số đợc kéo dài về bên phải thể hiện chi tiết sựphân cấp sâu hơn

 Phơng pháp mã hoá liên tiếp: Các mã hiệu theo phơng pháp này đợctạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định với u điểm không nhầm lẫn

và dễ dàng tạo lập nhng lại không mang đặc trng của đối tợng mãhoá và không chèn thêm đợc vào giữa hai mã cũ

 Phơng pháp mã hoá theo xeri: Phơng pháp này sử dụng một tập hợptheo dãy gọi là xeri Xeri đợc coi nh một giấy phép theo mã quy

định

 Phơng pháp mã hoá gợi nhớ: Phơng pháp này dựa trên đặc tính của đốitợng cần mã hoá để xây dựng các mã hiệu Ưu điểm của phơng phápnày là gợi nhớ cao tuy nhiên nó lại không thuận lợi cho phân tích,tổng hợp và thờng dài

 Phơng pháp mã hoá ghép nối: phơng pháp này chia mã thành nhiều ờng, mỗi trờng tơng ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể cógiữa những tập hợp con khác nhau với đối tợng đợc gán mã.

tr-2.2.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

2.2.3.1 Sơ đồ luồng thông tin (IDF- Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động,trong đó mô tả sự di chuyển của dữ liệu, quá trình xử lý, lu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

- Xử lý

- Kho lu trữ dữ liệu

2.2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu cũng dùng để mô tả hệ thống thông tin dới dạngsơ đồ nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên một góc độ khác Sơ đồ luồng dữliệu không đề cập đến nơi, thời gian và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý nh sơ

đồ luồng thông tin mà chỉ trả lời câu hỏi hệ thống thông tin làm gì và để làm

gì Sơ đồ luồng dữ liệu bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữliệu, nguồn và đích

Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu

Nguồn hoặc đích là các cá nhân hay bộ phận có sự tiếp xúc, trao đổi

thông tin với hệ thống

Dòng dữ liệu là dòng chuyển dời thông tin vào hay ra của một tiến

trình xử lý Mỗi dòng dữ liệu phải có tên trừ dòng giữa xử lý và kho dữ liệu

Tiến trình xử lý chính là các quá trình biến đổi các thông tin đầu vào

bằng các thao tác nh tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin, tính toán ra cácthông tin mới thành các thông tin đầu ra chuyển đến các đích hoặc lu vào cáckho dữ liệu

Kho dữ liệu là nơi lu giữ thông tin của hệ thống thông tin, có thể là các

tập tài liệu, thông tin trên đĩa

Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu:

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) chỉ thể hiện khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Trong khi biểu diễn có thể bỏ qua các kho dữliệu và các xử lý cập nhật

Phân rã sơ đồ đợc dùng để mô tả chi tiết hơn về hệ thống thông tin

bằng kĩ thuật phân rã sơ đồ (Explosion), bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh phân rã

Tên tiến trình xử lý

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

2.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin ra là phơng pháp thiết kế cơ bảntrong việc thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin ra bao gồm 5 bớc:

B

ớc 1: Xác định các đầu ra

 Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

 Nội dung, khối lợng, tần suất và nơi nhận của các thông tin đầu ra

B

ớc 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng

đầu ra

 Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách, đánh đấu cácthuộc tính lặp- là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh- là thuộc tính đợc tính toán hay sinh

ra từ các thuộc tính khác

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho các thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách và những thuộc tínhkhông có ý nghĩa trong việc quản lý tổ chức

 Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1(1.NF)

- Nếu có thuộc tính lặp trong danh sách thì phải tách các thuộc tính đóthành các danh sách con

- Gắn cho các danh sách con trên một tên và tìm một thuộc tính địnhdanh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

 Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2(2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 quy định: trong một danh sách mỗi thuộc tính phảIphụ thuộc hàm toàn bộ và khoá chứ không chỉ phụ thuộc một phần.Nếu có sự phụ thuộc một phần thì phải tách những thuộc tính đó thànhmột danh sách con mới

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá và đặt tên cho danh sách mới

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng: trong một danh sách không đợc phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu có thì phải tách chúngvào hai danh sách riêng rồi xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

 Mô tả các tệp

ớc 5: Xác định liên hệ lôgíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Xác định và biểu diễn mỗi liên hệ giữa các tệp bằng mũi tên hai chiều,nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về hớng đó

2.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

Các khái niệm cơ bản:

Thực thể (Entity) trong mô hình logic dữ liệu đợc dùng để biểu diễnnhững đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực khi muốn lu trữthông tin về chúng Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghitên thực thể bên trong

Ví dụ:

Liên kết (Association) hay quan hệ biểu hiện những mối liên hệ tồn tạigiữa các thực thể

Số mức độ của liên kết là số lần xuất của một thực thể tơng tác với mỗi lần

xuất của thực thể khác và ngợc lại

1@1 Liên kết loại Một- Một: mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kếtvới chỉ một lần xuất của thực thể B và ngợc lại Ví dụ:

Khách hàng

Sản phẩm Có Công đoạn

1@N Liên kết loại Một- Nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A đợc liênkết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể Bchỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A Ví dụ:

N@N Liên kết loại Nhiều- Nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A đợcliên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và ngợc lại

Chiều của một liên kết: chỉ ra số lợng các thực thể tham gia vào liên kết đó.

Các quan hệ đợc chia làm ba loại: quan hệ một chiều- trong đó một lần xuấtcủa 1 thực thể quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó, quan hệ haichiều và quan hệ nhiều chiều

Thuộc tính: dùng để mô tả đặc trng của một thực thể hoặc một quan hệ Có

ba loại thuộc tính là: thuộc tính mô tả- mô tả về thực thể, thuộc tính địnhdanh - xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể và thuộc tínhquan hệ - dùng để chỉ một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ

2.4 Triển khai hệ thống thông tin

Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin nhằm mục đích xây dựng một

hệ thống thông tin hoạt động tốt Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này

là phần tin học hoá của hệ thống thông tin hay chính là phần mềm Giai đoạnnày bao gồm năm công đoạn chính:

2.4.1 Lập kế hoạch thực hiện

Nhiệm vụ của công đoạn này là lựa chọn các công cụ, ngôn ngữ lậptrình phù hợp tùy thuộc vào tình hình thực tế của hệ thống Tiếp đó tiến hànhphân công nhiệm vụ cho các thành viên, đề ra tiến trình thực hiện và các yêucầu cần đạt đợc

2.4.2 Thiết kế vật lý trong

-Quá trình thiết kế nhằm đảm bảo độ chính xác của thông tin và làm hệthống mềm dẻo, ít chi phí Quá trình thiết kế bao gồm:

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: đảm bảo cơ sở dữ liệu chứa tất cảnhững dữ liệu cần thiết, đảm bảo tiếp cận dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả

Thiết kế vật lý trong các xử lý: từ các sự kiện tiến hành thiết kế cáccông việc, nhiệm vụ, các môđun xử lý, các pha và tiến trình xử lý Sử dụngsơ đồ phân cấp để thể hiện mối liên kết giữa các môđun đã đợc tạo ra Sau đótiến hành tổ chức hội thoại giữa ngời và máy trong các pha đối thoại thôngqua thiết kế các nhiệm vụ ngời-máy

2.4.3 Lập trình

Lập trình nhằm chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý thành phần mềmmáy tính Quá trình này do các lập trình viên đảm nhận thông qua việc viếtcác môđun chơng trình Các môđun khi viết xong có thể đợc thử nghiệmriêng rẽ hoặc thử nghiệm chung toàn hệ thống

2.4.4 Thử nghiệm phần mềm

Thử nghiệm phần mềm là quá trình tìm lỗi của phần mềm, là sự đánhgiá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa nhằm đảm bảo hệ thống đạt

đợc những yêu cầu đã đề ra Một số kỹ thuật thử nghiệm chơng trình thờng

đợc áp dụng là: rà soát lỗi đặc trng, kỹ thuật kiểm tra lôgíc, kỹ thuật thửnghiệm thủ công, kỹ thuật kiểm tra cú pháp bằng máy tính, kỹ thuật thửnghiệm môđun, kỹ thuật tích hợp

2.4.5 Hoàn thiện tài liệu hệ thống

Tài liệu hệ thống là một phần rất quan trọng của một hệ thống thôngtin, đợc thiết kế để phục vụ cho quản trị viên và những ngời sử dụng hệthống Không có tài liệu thì rất khó thực hiện những thay đổi về hệ thống,ngời sử dụng sẽ không hiểu hết các chức năng từ đó sẽ giảm hiệu quả của hệthống

2.5 Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic

2.5.1 Cơ sở dữ liệu và một số khái niệm cơ bản

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhaucùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phátthông tin để hỗ trợ việc ra quyết định trong tổ chức Qua đó cho thấy hệthống thông tin đợc gắn liền với hệ cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm hay nhiều bảng có liên quan vớinhau Một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau đợc gọi là một hệcơ sở dữ liệu ( Database system) hay còn gọi là ngân hàng dữ liệu.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là một hệthống chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và khai thác các hệ cơ sơ dữliệu

Một số khái niệm cơ bản

- Thực thể (Entity) : là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng haykhái niệm với các đặc trng và tính chất mà cần đợc lu trữ, là các đối tợngcùng loại

- Thuộc tính (Attribute) : là những đặc điểm và tính chất một thực thể.Mỗi thuộc tính thờng là một yếu tố dữ liệu tách biệt và thờng là những dữliệu về thực thể cần đợc lu trữ

- Bảng (Table): ghi lại dữ liệu về một nhóm các thực thể

- Bản ghi (Record) : mỗi dòng trong bảng đợc gọi là một bảng ghi, ghichép dữ liệu về một cá thể

- Trờng (Field) : mỗi cột trong bảng gọi là một trờng, ghi chép mộtthuộc tính của các cá thể

2.5.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

Hiện nay, nghành công nghệ thông tin đang rất phát triển, theo đó là

sự phát triển trong cả lĩnh vực phần cứng và phần mềm Đặc biệt hiện naytrên thế giới đã phát triển rất nhiều loại ngôn ngữ lập trình đợc dùng dể xâydựng các chơng trình phần mềm ứng dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống

Do vậy, việc lựa chọn ngôn ngữ để viết chơng trình cũng rất quan trọng, mỗimột ngôn ngữ có những điểm mạnh và điểm yếu riêng Tuỳ thuộc vào mục

đích của chơng trình và khả năng của lập trình viên mà lựa chọn một ngônngữ lập trình phù hợp để phát triển

Để thực hiện chơng trình này, em quyết định sử dụng hệ quản trị cơ sởdữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Microsoft Access là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhấttrong tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềmMicrosoft Cooperation sản xuất Phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra

đời vào năm 1989 và không ngừng đợc hoàn thiện, đến nay đã phát triển quanăm phiên bản đến Microsoft Access 2000

Microsoft Access 2000 cung cấp hệ thống chơng trình ứng dụng rấtmạnh, giúp ngời dùng mau chóng và dễ dàng tạo lập các chơng trình ứngdụng thông qua các query, form kết hợp với các lệnh của Visual Basic

2.5.3 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic là một trong những ngôn ngữ lậptrình khá mạnh và phổ biến hiện nay, có thể dùng cho Microsoft Access Visual Basic đợc dùng để liên kết các đối tợng trong một ứng dụng thànhmọt hệ thống thống nhất

Với Visual Basic lập trình viên có thể tạo các hàm riêng, tạo và điềukhiển các đối tợng, xử lý từng bản ghi, tiến hành các hành động ở mức hệthống, cơ sở dữ liệu thì dễ bảo trì hơn Tóm lại, việc kết hợp hệ quản trị cơ

sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thực hiệnchơng trình này là phù hợp với mục đích của bài toán đặt ra tại công tyTNHH Mỹ Hng

Sợi 34/2 Nm

Sợi 34/2 Nm

DệtSuốt

Mắc

May- Kiểm tra

Tẩy – Nhuộm

Danh mục nguyên vật liệuBao gói

tính giá thành sản phẩm 3.1 Khảo sát phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm

3.1.1 Phơng pháp tính giá thành sản phẩm

Bài toán đặt ra tại công ty TNHH Mỹ Hng là tính đợc giá thành của

sản phẩm, trên cơ sở các thông tin đầu vào do khách hàng cung cấp, thông

tin về các yếu tố chi phí của sản xuất áp dụng tại bộ phận kinh doanh Từ đó,

kết hợp với tình hình thị trờng, bộ phận kinh doanh có thể đa ra một mức giá

xác đáng nhất mỗi khi có yêu cầu của khách hàng về mức giá của một sản

phẩm cụ thể

Sản phẩm chính của công ty TNHH Mỹ Hng là các loại khăn bông,

nh khăn tắm, khăn mặt, khăn tay, áo tắm, áo choàng tắm Về cơ bản hiện

nay, mỗi một sản phẩm dệt may của công ty TNHH Mỹ Hng đợc đặc trng

bởi 5 yếu tố sau đây:

-Hình 3.1- Quy trình sản xuất sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hng

Phơng pháp tính giá thành sản phẩm áp dụng trong chơng trình này làphơng pháp tổng cộng chi phí, cộng chi phí sản xuất cho các giai đoạn củasản phẩm kết hợp với những chi phí sản xuất chung cho toàn bộ các giai

đoạn đó cấu thành nên giá thành của sản phẩm Phơng pháp này thích hợpcho các sản phẩm dệt may vì nó phải trải qua nhiều giai đoạn công nghệ,nhiều bộ phận sản xuất

Các yếu tố chi phí đợc phân ra thành 4 loại chính là: chi phí nguyênvật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy móc và các chi phí khác đợc chotrong bảng sau đây:

Tổng chi phí

Hình 3.2- Bảng các yếu tố chi phí cấu thành giá sản phẩm

Riêng đối với các loại chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc sẽ

đợc tính theo từng giai đoạn sản xuất sản phẩm

Các loại chi phí khác sẽ là chi phí chung cho tất cả các giai đoạn sảnxuất, cấu thành giá của sản phẩm

3.1.2 Các yêu cầu chức năng về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin sẽ xây dựng cần phải đáp ứng một số chức năngcơ bản nh:

- Tiến hành ghi nhận các thông tin về yêu cầu giá sản phẩm từ phíakhách hàng, giám đốc công ty hay chính bộ phận kinh doanh

Phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm

Báo cáo Thống kê

Tính toán các chỉ tiêu

Lên báo cáo

Chọn thông tin cần báo cáotoán các chỉ tiêu

Đ a ra báo cáo

Nhập dữ liệu tính giá

thành

Thực hiện tính giá

thành

Báo giá

cho khách hàng

Báo cáo quản trị về giá

- Xử lý các thông tin cần thiết, thu thập đợc, trên cơ sở đó đa ra đợc

giá thành sản phẩm theo đúng yêu cầu đề ra

- Đa ra đợc các báo cáo quản trị có liên quan tới giá thành của sản

phẩm khi có yêu cầu của cấp trên

3.2 Phân tích chi tiết phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm

3.2.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống

Sau quá trình khảo sát phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm, ta có

sơ đồ chức năng của quy trình tính giá thành sản phẩm nh sau:

Hình 3.3- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của phân hệ thông tin tính giá thành

sản phẩm của công ty TNHH Mỹ Hng

3.2.2 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

-Hệ thống tính giá

thành sản phẩm

Giá

sản phẩm

Thông tin chi phí sản xuất

Yêu cầu báo cáo

Hình 3.4- Sơ đồ ngữ cảnh của phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm của

công ty TNHH Mỹ Hng

Từ sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống, sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ thànhcác sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 và mức 1 mô tả chi tiết hơn về hệ thống

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0:

-1.0- Nhận

và xử lý yêu cầu về giá sản phẩm

2.0- Tính giá thành sản phẩm

3.0- Báo cáo - Thống kê

Khách hàng

Bộ phận kinh doanh

Khách hàng

Giám đốc công tyD2: Giá thành sản phẩm

Đặc tả về sản phẩm

Giá sản phẩm

Thông tin chi phí sản xuất

Hình 3.5- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm của công ty TNHH Mỹ Hng

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2.0- tính giá thành sản phẩm:

-2.1- NhËp d÷ liÖu tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm

2.2- Thùc

hiÖn tÝnh

gi¸ thµnh

Bé phËn kinh doanh

Kh¸ch hµng

D2: Gi¸ thµnh s¶n phÈmGi¸ s¶n phÈm

D1: §Æc t¶ s¶n phÈm

Th«ng tin chi phÝ s¶n xuÊt

D÷

liÖu

Hình 3.6- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến tình tính giá thành sản phẩm

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3.0- báo cáo:

-3.1- Trích rút dữ liệu

3.2- Tính

toán các chỉ

tiêu

3.3- Đ a ra báo cáo

Giám đốc công ty

D2: Giá thành sản phẩm

Yêu cầu báo cáo

Hình 3.7- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình báo cáo

3.3 Thiết kế logic phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm

Sau quá trình phân tích chi tiết hệ thống thông tin là quá trình thiết kếlogic Trong đó, thiết kế cơ sở dữ liệu là một giai đoạn rất quan trọng nhằmxác định yêu cầu thông tin của ngời sử dụng hệ thống thông tin mới

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Có nhiều phơng pháp để thiết kế cơ sở dữ liệu, trong đó phơng phápthiết kế các tệp cơ sở dữ liệu dựa trên các thông tin ra là một phơng pháp cổ

điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu

3 3.1.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra

Xác định đầu ra: Sản phẩm

Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho đầu ra:

Liệt kê các phần tử thông tin cho đầu ra: