Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn

Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế MỤC LỤC TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THU CHI TIỀN MẶT 18 GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT - TNHH : Trách nhiệm hữu hạn. - CHXHCN : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa. - BHYT, BHXH, BHLĐ: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm lao động. - QL : Quản lý - HTTT : Hệ thống thông tin. - CSDL : Cơ sở dữ liệu. GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THU CHI TIỀN MẶT 18 GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế LỜI NÓI ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài: Trong những năm gần đây khoa học công nghệ đã phát triển một cách mạnh mẽ đem lại những hiệu quả đáng kể trong việc quản lý. Công nghệ thông tin đang dần khẳng định vị trí và tầm quan trọng của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, tham gia vào mọi ngành nghề với các ứng dụng thiết thực hỗ trợ cho con người có những phương án nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Nó là công cụ đắc lực nhất để nâng cao hiệu quả và chất lượng của công việc, là hành trang không thể thiếu cho sự phát triển của một quốc gia trong thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ và phát triển. Nhờ có tin học mà các hoạt động sản xuất, quản lý trở lên năng động, thuận tiện hơn, mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả. Nước ta đang trong thời kỳ đổi mới với mục tiêu đi tắt đón đầu nhằm bắt kịp với sự phát triển của văn minh nhân loại. Vì vậy, việc áp dụng hệ thống thông tin trong các lĩnh vực của đời sống như quản lý kinh tế, văn hóa, giáo dục…vv là cần thiết và tất yếu. Nó giúp cho các tổ chức quản lý được các nguồn lực tốt nhất, chặt chẽ nhất, nhanh chóng và kịp thời. Bất kỳ một đơn vị nào dù là đơn vị kinh doanh hay không đều liên quan đến hai mảng thu và chi, cho nên quản lý tiền một cách khoa học, chặt chẽ là một yếu tố rất quan trọng. Việc mở rộng sản xuất kinh doanh khiến cho số lượng các sản phẩm, mặt hàng cũng trở lên đa dạng và phong phú hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe của trong và ngoài nước. Với lượng tiền mặt ngày càng lớn thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số hạn chế của việc quản lý thủ công như thông tin lưu trữ trong công ty không nhất quán, dễ bị trùng lặp, dễ xảy ra sai sót; khối lượng công việc của Kế toán nhiều, số lượng sổ sách lớn…vv. Nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng tin học trong quản lý, xuất phát từ thực tế quản lý tiền mặt tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn, với những kiến thức được học cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo Th.S Trịnh Phú Cường để đi sâu vào nghiên cứu và lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn” làm chuyên đề tốt GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B 1 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế nghiệp của mình. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn cạnh tranh chiếm lĩnh được thị trường thì lượng tiền vốn đầu tư của doanh nghiệp phải tương đối lớn, chính vì vậy việc quản lý tốt tiền vốn sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. Xuất phát từ nhu cầu quản lý tiền mặt tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn để “Xây dựng HTTT quản lý tiền tại” cho công ty giúp cho nhân viên kế toán quản lý các sổ thu chi tiền mặt dễ dàng hơn. Các mẫu chứng từ, sổ sách trong đề tài được nghiên cứu tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn năm 2012. Mục đích: Mục đích của đề tài là xây dựng một HTTT giúp nhân viên kế toán tiền mặt quản lý các sổ sách thu chi tiền mặt dễ dàng, ít xảy ra sai sót nhất, giảm bớt được khối lượng công việc… Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng kết hợp một số phương pháp nghiên cứu hệ thống thông tin như: Phương pháp tiếp cận hệ thống, phương pháp làm việc tập thể… Kết cấu: Ngoài Lời Nói Đầu, Kết Luận và Phụ Lục đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn. Chương 2: Một số khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý. Chương 3: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn. Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề tốt nghiệp, nhờ sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo Th.S Trịnh Phú Cường, cùng các anh chị trong công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn đề tài đã được hoàn thành. Vì vậy, rất mong nhận được sự góp ý, chỉ dẫn từ thầy, cô và công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn cũng như những người quan tâm đến đề tài để bài viết và chương trình “quản lý tiền mặt” được hoàn thiện hơn. Qua đây em cũng xin được bày tỏ sự cảm ơn của mình tới Ban lãnh đạo cùng các thành viên của công ty đã tận tình hưỡng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực tập vừa qua. Cảm ơn các thầy giáo trong khoa đã truyền đạt lại kiến thức và hiểu biết của mình cho chúng em và cảm ơn thầy Trịnh Phú Cường đã tạo điều kiện, giúp đỡ và hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo của mình. Hà nội, tháng 05 năm 2012 Sinh viên thực hiện GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B 2 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế Nguyễn Thị Thắm CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ HOA SƠN 1.1. Giới thiệu về Công ty. 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn, tên tiếng Anh là HOA SON COMPANY LIMIDTED. Tên viết tắt: HOA SON CO.,LDT. Giám đốc Công ty là Ông Nguyễn Văn Trung. Văn phòng của Công ty đặt tại Xóm Thượng, Thôn Phú Vinh, Xã Phú Nghĩa, Huyện Chương Mỹ, Thành Phố Hà Nội. Điện thoại: 0433 866 258. Fax : 0433 866 254. Mã số thuế: 0500470451. Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn được thành lập vào ngày 04/09/2005, căn cứ vào Luật doanh nghiệp số 13/1999/QH10 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 12/06/1999 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp. Được Sở Kế Hoạch – Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0302001262 ngày 02 tháng 09 năm 2009 và Cục thuế thành phố Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế: 0500470451. Lĩnh vực hoạt động của Công ty là sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ. Khi thành lập, vốn điều lệ của Công ty là 1.400.000.000 VNĐ. Từ khi thành lập tới nay Công ty đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của mình như đã xuất khẩu nhiều mặt hàng thủ công mỹ nghệ sang các nước Mỹ, Nga, Anh, Đức, Nhật Bản…Công ty không ngừng mở rộng thị GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B 3 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế trường trong nước cũng như sang các nước Đông Âu và các mặt hàng của Công ty rất được các nước ưa chuộng. Hình ảnh một số sản phẩm Công ty sản xuất: GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B 4 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế 1.1.2. Giới thiệu về tổ chức của Công ty. 1.1.2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty. Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty. 1.1.2.2. Chức năng của từng bộ phận. Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn luôn cố gắng điều chỉnh và sắp xếp nguồn nhân lực của Công ty hợp lý theo từng công việc phù hợp với trình độ của mỗi người. Chức năng và nhiệm vụ chính của Ban lãnh đạo cùng các phòng ban trong công ty như sau:  Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc. Chức năng: Chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về việc thực hiện các quyền và GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B BAN GIÁM ĐỐC - GIÁM ĐỐC - P.GIÁM ĐỐC XƯỞNG SẢN XUẤT PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG QUẢN LÝ THIẾT BỊ VẬT TƯ PHÒNG HC-NS 5 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế nhiệm vụ của mình . GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B 6 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế Nhiệm vụ: + Quyết định tổ chức, quản lý điều hành, đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả, điều động sắp xếp biên chế đúng quy định của công ty. + Có thể ủy nhiệm người khác thay mình giải quyết một số công việc của công ty và chịu trách nhiệm pháp lý trước sự ủy quyền, ủy nhiệm đó. + Ký kết hợp đồng kinh tế, giao dịch với các đối tác. + Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty. + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty. + Chỉ đạo, kiểm tra, điều hành sản xuất kinh doanh của toàn công ty… Chức năng:  Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân – nhân sự. + Tham mưu cho giám đốc về quản trị văn phòng, thông tin liên lạc, lễ tân phục vụ, quản lý điều động ô tô, phương tiện tài sản của văn phòng. + Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, thanh tra, đào tạo, thi đua khen thưởng. Nhiệm vụ: + Phụ trách công việc về hành chính, thanh tra, bảo vệ, an toàn nội bộ. + Mua sắm thiết bị văn phòng và các công việc hành chính sự vụ khác. + Quản lý hệ thống thông tin, công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ của Công ty. + Tổ chức, phục vụ hội nghị, lễ tết. + Quản lý ô tô con của Công ty, quản lý điện nước, vệ sinh trong cơ quan. + Xây dựng kế hoạch định mức lao động, đơn giá tiền công theo từng đợt hàng. Lập báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Giám đốc. + Tham mưu cho Giám đốc nhận xét, đánh giá cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo cơ chế phân cấp của Công ty. + Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động: BHYT, BHXH, BHLĐ, chế độ nghỉ phép, tiền lương, tiền thưởng theo đúng quy định của Bộ luật lao động. GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B 7 [...]... của Công ty, đặc biệt kiểm soát được lưu lượng tiền mặt tại quỹ chặt chẽ và đạt hiểu quả cao nhất Vì vậy, xây dựng Hệ thống thông tin quản lý Tiền Mặt tại quỹ đáp ứng nhu cầu quản lý tiền mặt của Công ty: + Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của Công ty + Thông tin nhất quán, không trùng lặp + Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên Kế toán + Xử lý thông tin. .. kiệm chi phí + Giảm khối lượng công việc cho Kế toán + Giảm bớt rủi ro gian lận và trộm cắp + Tìm kiếm nhanh + Thống kê theo nhiều tiêu thức…vv 1.1.5.2 Mục đích của đề tài Việc xây dựng Hệ thống thông tin quản lý Tiền Mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn với mục đích sau: • Thay thế phần mềm Excel cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng bằng một Hệ thống thông tin quản lý mới có tính ưu việt hơn GVHD:... tập các ràng buộc được gọi là môi trường 2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) là hệ thống thông tin tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin trong guồng máy quản lý Hệ thống thông tin quản lý bao gồm bốn thành phần (thường gọi là tài nguyên của hệ thống) là tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về... quốc dân 14 Khoa tin học kinh tế • Hệ thống thông tin mới sẽ giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên Kế toán • Thông tin nhất quán, không trùng lặp • Hệ thống thông tin mới sẽ quản lý được sổ thu chi tiền mặt của Công ty • Hệ thống thông tin mới lập được các báo cáo một cách nhanh chóng, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của người sử dụng…vv 1.1.5.3 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ cơ sở dũ liệu... nhân lực và tài nguyên về dữ liệu Hệ thống thông tin quản lý sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất, hỗ trợ các chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ, cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin theo thời gian của hệ thống, đồng thời có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp độ có thẩm quyền sử dụng Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức Các hoạt động này nằm... quản lý tiền của Công ty nhưng nó vẫn bộc lộ những yếu kém như hay lặp thông tin, hay xảy ra nhầm lẫn, sai sót không có ý của nhân viên…vv Chính vì vậy cần đưa vào trong hệ thống này một Hệ thống thông tin quản lý có tính chuyên nghiệp, chuyên dụng hơn Để góp phần giúp cho việc phát triển ngày càng vững mạnh của Công ty thì tin học hóa bộ phận kế toán Tiền Mặt sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo quản lý được... Phú Cường 11B 22 Khoa tin học kinh tế SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa Trường ĐH Kinh tế quốc dân 23 Khoa tin học kinh tế CHƯƠNG 2 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HTTT QUẢN LÝ 2.1 Khái niệm về Hệ thống và Hệ thống thông tin quản lý 2.1.1 Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập... Khoa tin học kinh tế Qua xem xét các quy trình nghiệp vụ thu chi như thu từ hoạt động bán hàng, chi thanh toán tiền lương, chi tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên mua nguyên vật liệu… và việc ứng dụng tin học trong quản lý tiền mặt, các hệ thống báo cáo thống kê, hệ thống lưu trữ thông tin bảng lương, lưu trữ chứng từ…vv Mặc dù hệ thống này đang trực tiếp mang lại hiệu quả đáng kể cho quá trình quản. .. Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt Tài khoản hạch toán: Để hạch toán tổng hợp quỹ tiền mặt, kế toán sử dụng tài khoản 111 - Tiền mặt và các tài khoản liên quan khác Tài khoản 111 - Tiền mặt: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ của doanh nghiệp Kết cấu của tk 111 - Tiền mặt Bên Nợ:... 12 Khoa tin học kinh tế Nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích từ việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý và điều hành công ty nên ngay từ những ngày đầu tiên Công ty đã triển khai kế hoạch phát triển các ứng dựng tin học vào trong quản lý Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm để quản lý như MS Words, MS Excel…vv Đây là những phần mềm thông dụng mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng Tại . về công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn. Chương 2: Một số khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý. Chương 3: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ. xây dựng Hệ thống thông tin quản lý Tiền Mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn với mục đích sau: • Thay thế phần mềm Excel cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng bằng một Hệ thống thông tin. Khoa tin học kinh tế Nguyễn Thị Thắm CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ HOA SƠN 1.1. Giới thiệu về Công ty. 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa