2.1. Khái niệm về Hệ thống và Hệ thống thông tin quản lý.
2.1.1. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
2.1.2. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) là hệ thống thông tin tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông hệ thống thông tin tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin trong guồng máy quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm bốn thành phần (thường gọi là tài nguyên của hệ thống) là tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về phần cứng, tài nguyên về nhân lực và tài nguyên về dữ liệu.
Hệ thống thông tin quản lý sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất, hỗ trợ các chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ, cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin theo thời gian của hệ thống, đồng thời có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp độ có thẩm quyền sử dụng.
Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, mức điều khiển quản lý hoặc mức lập kế hoạch chiến lược.
2.2. Các phương pháp thu thập thông tin.
2.2.1. Phỏng vấn
Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin được xử lý theo cách khác nhau với mô tả trong tài liệu.
Phỏng vấn (Interview) là gặp trực tiếp người được phỏng vấn, đặt câu hỏi và ghi chép lại câu trả lời. Phỏng vấn thường được thực hiện theo 3 bước:
Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B
Chuẩn bị phỏng vấn sẽ thực hiện các công việc sau:
- Lập danh sách những người được phỏng vấn và lập lịch cho những cuộc phỏng vấn. Thường những người được phỏng vấn sẽ được lựa chọn dựa trên sơ đồ tổ chức của công ty từ cấp cao nhất xuống.
- Tìm hiểu một số thông tin về người được phỏng vấn. - Xác định cách thức phỏng vấn.
- Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử lý…)
- Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu. - Đặt lịch làm việc.
Bước 2: Tiến hành phỏng vấn
- Nhóm phỏng vấn gồm 2 người. Người phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Người phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rõ ý.
- Thái độ lịch sự, đúng giờ. Tinh thần khách quan, không được tạo ra cảm giác “thanh tra”.
- Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn.
Bước 3: Tổng hợp kết quả phỏng vấn
Đây là khâu quan trọng của phỏng vấn, thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong vòng 48 giờ. Các công việc của bước này bao gồm:
- Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý sử dụng tài liệu đó.
- Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.
- Bổ sung vào các mô hình mô tả hệ thống.
- Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B
vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý cần làm rõ.
2.2.2. Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình trạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra.
2.2.3. Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp này sử dụng đối với các đối tượng cần điều tra thông tin với quy mô lớn và trên phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức sau: - Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời.
- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách. - Chọn mẫu có mục đích.
- Phân thành các nhóm rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó.
Thường phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và có một số câu hỏi mở.
2.2.4. Quan sát
Việc thực hiện quan sát cho phép chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai? Phương pháp quan sát có nhiều rủi ro vì nếu để đối tượng quan sát để ý thì họ sẽ thay đổi lịch trình làm việc không như ngày thường.
2.3. Xây dựng các bảng mã hiệu.
Để có một hệ thống thông tin tốt các nhà quản lý thường xây dựng bảng mã hiệu để quản lý các đối tượng. Việc sử dụng mã cho các đối tượng có những lợi ích sau:
•Nhận diện đối tượng nhanh hơn và chính xác hơn.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B
•Ghi chép thông tin về các đối tượng nhanh chóng hơn.
•Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn.
2.3.1. Mã hoá và mã hiệu.
Mã hiệu của một đối tượng quản lý được xem là một biểu diễn theo quy ước,
thông thường là ngắn gọn thay cho tên hoặc thuộc tính của đối tượng.
Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, được gán cho một ý nghĩa mang tính ước lệ.
Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính
quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn.
Mã hoá là công việc của nhà quản lý và của thiết kế viên hệ thống thông tin.
2.3.2. Các phương pháp mã hoá cơ bản.
- Mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo lập mã này rất đơn giản. Người ta phân
cấp các đối tượng từ trên xuống. Mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
Để thiết lập mã phân cấp cần phải xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp có bao nhiêu mã. Có hai loại mã phân cấp: mã phân cấp cố định và mã phân cấp biến thiên. Mã phân cấp cố định là loại mã số mà số mã trong từng cấp bị giới hạn trong một khoảng cho trước, ngược lại là mã biến thiên.
Một hình ảnh khá quen thuộc của mã hóa phân cấp là đánh số chỉ mục cho một quyển sách.
+ Ưu điểm: Không nhập nhằng, mở rộng, xen thêm được và được dùng khá phổ biến, cho phép kiểm tra gián tiếp, tìm kiếm đối tượng dễ dàng, bằng cách lần theo đoạn từ trái qua phải.
+ Nhược điểm: Thường quá dài, thao tác nặng nề khi mã có quá nhiều đoạn, vẫn có thể vị bão hòa.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B