Hướng dẫn xây dựng hệ thống thông tin tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Mỹ Hưng

Hệ thống thông tin quản lý

Mô hình logic đợc dùng để mô tả một hệ thống thông tin làm gì thông qua các yếu tố nh dữ liệu mà hệ thống thu thập đợc, các xử lý mà hệ thống phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc các dữ liệu cho các xử lý và những thông tin kết quả mà hệ thống tạo ra. Khác vơi mô hình logic, mô hình vật lý ngoài đề cập đến các khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống thông tin dới quan điểm của ngời sử dụng hệ thống nh các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu vào và đầu ra, các phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và nhiệm vụ trong hoạt động xử lý, các thủ tục cũng nh các yếu tố về thời gian. Công đoạn của giai đoạn thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra, thiết kế phơng thức giao tác với phần tin học hóa, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài.

Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

Phơng pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ nhiều khía cạnh của tổ chức nh quá trình hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, hình dạng của các thông tin vào ra. • Phơng pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc của phơng pháp này là phân cấp đối tợng từ trên xuống và mã số đợc xây dựng từ trái sang phải kết hợp với các chữ số đợc kéo dài về bên phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Tiến trình xử lý chính là các quá trình biến đổi các thông tin đầu vào bằng các thao tác nh tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin, tính toán ra các thông tin mới thành các thông tin đầu ra chuyển đến các đích hoặc lu vào các kho dữ liệu.

Triển khai hệ thống thông tin

Có ba loại thuộc tính là: thuộc tính mô tả- mô tả về thực thể, thuộc tính định danh - xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể và thuộc tính quan hệ - dùng để chỉ một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Thử nghiệm phần mềm là quá trình tìm lỗi của phần mềm, là sự đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa nhằm đảm bảo hệ thống đạt đ- ợc những yêu cầu đã đề ra. Không có tài liệu thì rất khó thực hiện những thay đổi về hệ thống, ngời sử dụng sẽ không hiểu hết các chức năng từ đó sẽ giảm hiệu quả của hệ thống.

Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Microsoft Access là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhất trong tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất. Microsoft Access 2000 cung cấp hệ thống chơng trình ứng dụng rất mạnh, giúp ngời dùng mau chóng và dễ dàng tạo lập các chơng trình ứng dụng thông qua các query, form kết hợp với các lệnh của Visual Basic. Với Visual Basic lập trình viên có thể tạo các hàm riêng, tạo và điều khiển các đối tợng, xử lý từng bản ghi, tiến hành các hành động ở mức hệ thống, cơ sở dữ liệu thì dễ bảo trì hơn.

Khảo sát phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm .1. Phơng pháp tính giá thành sản phẩm

Phơng pháp này thích hợp cho các sản phẩm dệt may vì nó phải trải qua nhiều giai đoạn công nghệ, nhiều bộ phận sản xuất. Các loại chi phí khác sẽ là chi phí chung cho tất cả các giai đoạn sản xuất, cấu thành giá của sản phẩm. - Tiến hành ghi nhận các thông tin về yêu cầu giá sản phẩm từ phía khách hàng, giám đốc công ty hay chính bộ phận kinh doanh.

Phân tích chi tiết phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 1. Sơ đồ chức năng của hệ thống

Riêng đối với các loại chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc sẽ. Hệ thống thông tin sẽ xây dựng cần phải đáp ứng một số chức năng cơ. - Xử lý các thông tin cần thiết, thu thập đợc, trên cơ sở đó đa ra đợc giá.

- Đa ra đợc các báo cáo quản trị có liên quan tới giá thành của sản phẩm khi có yêu cầu của cấp trên. Từ sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống, sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ thành các sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 và mức 1 mô tả chi tiết hơn về hệ thống.

Thiết kế logic phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm

Số điện thoại Mã công đoạn Tên công đoạn Chi phí vận chuyển Chi phí thiết kế Chi phí tiếp thị và bán sản phẩm Chi phí quản lý Mã nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu. Tơng tự với hai bảng “Nguyên vật liệu cho công đoạn” và “Nhân công cho công đoạn”, bảng “Máy móc cho công đoạn” quản lý thông tin sử dụng máy móc cho từng công đoạn của từng sản phẩm trong hệ thống và có số lợng bản ghi lớn. Một phần công việc của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài là thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra là thiết kế các khôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho ngời sử dụng.

Kết hợp các quy tắc trên với những yêu cầu và điều kiện thực tế để thiết kế các màn hình nhập liệu cho chơng trình tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ H- ng. Trong chơng trình tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hng các form Danh mục từ điển đợc thiết kế vừa là trang thông tin ra trên màn hình vừa là màn hình nhập liệu. Màn hình quản lý ngời sử dụng dùng để quản lý thông tin của những ngời sử dụng chơng trình tại công ty, chọn công việc Quản lý ngời sử dụng trong thực đơn Hệ thống của chơng trình.

Sau khi chọn công việc Tính giá thành một sản phẩm trên thực đơn của chơng trình trên màn hình chính, xuất hiện màn hình Tính giá thành một sản phẩm. Tơng tự với Mã công đoạn, tên công đoạn; mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, đơn vị tính; mã nhân công, tên nhân công; mã máy móc, tên máy móc cũng đợc lấy từ các Danh sách công đoạn, Danh sách nguyên vật liệu, Danh sách nhân công, Danh sách máy móc. - Còn lại các thông tin về khối lợng nguyên vật liệu, thời gian làm việc của nhân công, thời gian sử dụng máy móc, các thông tin thêm ngời sử dụng nhập vào từ bàn phÝm.

Khi muốn tính lại giá thành một sản phẩm đã có trong hệ thống, ngời dùng chọn nút Tìm, sẽ hiện ra danh sách các sản phẩm trong hệ thống để lựa chọn sản phẩm cần cập nhật. Tơng tự với các màn hình chọn công đoạn, nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, khách hàng, sản phẩm ở trong màn hình Tính giá thành một sản phẩm, Tính lại giá toàn bộ sản phẩm, chọn báo cáo giá thành chi tiết của một sản phẩm hay chọn báo cáo giá thành sản phẩm theo khách hàng. Nháy chuột vào ô trong cột mã nguyên vật liệu, thông tin về nguyên vật liệu đó sẽ hiện ra trong các ô bên dới để ngời dùng có thể thực hiện Sửa hoặc Xoá.

Triển khai phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 1. Lựa chọn môi trờng phần mềm

Chơng trình có dung lợng nhỏ, hoàn toàn tơng thích với hệ thống máy tính, máy in hiện nay của bộ phận kinh doanh tại công ty mà không cần cài. Tiếp theo, tiến hành xây dựng các báo cáo dựa trên những thông tin nhập vào và tính toán đợc và gộp vào môđun Báo cáo. Sau đó, em tiếp tục bổ xung các chức năng nh đăng nhập vào hệ thống, quản lý ngời dùng, đăng nhập với tên khác, thoát khỏi chơng trình và gộp vào một môđun là Hệ thống làm chơng trình đầy đủ hơn.

Và màn hình chính của chơng trình đợc xây dựng cuối cùng, kết nối các môđun lại với nhau thành một chơng trình thống nhất. Mỗi một môđun hoàn thành đều tiến hành thử nghiệm ngay nh là một phần của hệ thống lớn, từng bớc cho đến khi hoàn chỉnh toàn bộ chơng trình. Thử nghiệm chơng trình là một quá trình tìm lỗi nhằm đảm bảo chơng trình đợc thiết kế và triển khai đúng với yêu cầu đề ra.

Thử nghiệm tĩnh chủ yếu dùng để tìm những lỗi hay gặp trong lập trình trong khi thử nghiệm động giúp kiểm tra logic của chơng trình và kiểm tra việc thực hiện của chơng trình. Chiến lợc thử nghiệm sử dụng với chơng trình này là chiến lợc "Từ dới lên " do phần mềm này đợc tiến hành xây dựng từng môđun một, cho nên mỗi một môđun cần phải đợc kiểm tra riêng rẽ, trớc khi tích hợp lại với nhau. Quá trình thử nghiệm đợc tiến hành ngay trong quá trình viết chơng trình và hoàn thiện với giai đoạn thử nghiệm phần mềm.

Trớc đây công ty TNHH Mỹ Hng cha áp dụng bất cứ phần mềm tính giá thành sản phẩm nào phục vụ cho bộ phận sản xuất kinh doanh và chơng trình này cũng là một chơng trình nhỏ nên hoàn toàn có thể sử dụng phơng pháp cài đặt trực tiếp.