Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu từ hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.Một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu không những có thể đảm bảo các mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lý mà qua đó còn nâng cao hiệu quả hoạt động.Quản lý chi phí sản xuất là nội dung quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp sản xuất để đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng cường lợi nhuận. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, để đạt được các mục tiêu này là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát là một tập đoàn sản xuất và thương mại kinh tế lớn mạnh của Việt Nam với thành viên đầu tiên thành lập tháng 081992. Chi phí sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có ảnh hưởng mạnh đến lợi nhuận đạt được. Để giúp cho Công ty từng bước hoàn thiện và quản lý một cách có hiệu quả chi phí sản xuất, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao vị thế và mở rộng thị phần của mình trong môi trường cạnh tranh khốc liệt thì việc nghiên cứu Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát” là hết sức cần thiết.

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

TÓM TẮT LUẬN VĂN

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 3

1.1.1 Kiểm soát trong quản lý 3

1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp 8

1.2.1 Khái niệm, phân loại chi phí sản xuất 8

1.2.2 Mục tiêu, yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp 10

1.2.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất 11

1.2.4 Kiểm soát nội bộ các khoản mục chi phí sản xuất chủ yếu 22

1.3 Kinh nghiệm vận dụng chế độ kiểm soát nội bộ trong các Công ty nước ngoài 27

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT 31

2.1 Đặc điểm của Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất 31

2.1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát 31

2.1.2 Hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty 33

2.2 Thực trạng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát 34

2.2.1 Môi trường kiểm soát 34

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất 40

2.2.3 Thủ tục kiểm soát 50

xuất thép của Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát 53

2.2.6 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất của các Công ty con tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát 77

2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty 78

2.3.1 Những kết quả đạt được 78

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân 79

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT 82

3.1 Tính tất yếu và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty 82

3.1.1 Tính tất yếu 82

3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty 83

3.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát 85

3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát .89

3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 89

3.3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán 90

3.3.3 Hoàn thiện bộ máy kiểm toán nội bộ 94

3.3.4 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trên từng khoản mục chi phí 96

3.3.5 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất của các Công ty con tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát 101

KẾT LUẬN 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

ASTM : Tiêu chuẩn Mỹ

GTGT : Giá trị gia tăng

HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB : Kiểm soát nội bộ

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty CP Tập đoàn Hòa Phát

37

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát 44

Sơ đồ 3: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty 46

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát 49

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của Đề tài

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôngiữ một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu từ hệthống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu không những có thểđảm bảo các mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy củathông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả và năng lựcquản lý mà qua đó còn nâng cao hiệu quả hoạt động

Quản lý chi phí sản xuất là nội dung quan trọng hàng đầu trong các doanhnghiệp sản xuất để đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm vàtăng cường lợi nhuận Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, để đạt đượccác mục tiêu này là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát là một tập đoàn sản xuất và thương mạikinh tế lớn mạnh của Việt Nam với thành viên đầu tiên thành lập tháng 08/1992.Chi phí sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty, có ảnh hưởng mạnh đến lợi nhuận đạt được Để giúp cho Công ty từngbước hoàn thiện và quản lý một cách có hiệu quả chi phí sản xuất, tiết kiệm chi phí,

hạ giá thành sản phẩm, nâng cao vị thế và mở rộng thị phần của mình trong môi

trường cạnh tranh khốc liệt thì việc nghiên cứu Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát” là hết sức cần thiết.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu lý luận và thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ về chiphí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát để đưa ra phương hướng và cácgiải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soátchi phí sản xuất tại Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểmsoát chi phí sản xuất

Phạm vi nghiên cứu là kiểm soát chi phí sản xuất thép của 2 nhà máy (Nhàmáy Cán và Nhà máy Phôi) và chi phí sản xuất của các Công ty con tại Công ty Cổphần Tập đoàn Hòa Phát

4 Phương pháp nghiên cứu

Kế thừa những kết quả nghiên cứu lý luận về HTKSNB đã đạt được của cáctài liệu đã công bố, trực tiếp quan sát và nghiên cứu tài liệu hiện có tại đơn vị, kếthợp sử dụng phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, điều tra, so sánh, đốichiếu, hệ thống hóa,…để làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu

5 Đóng góp của Đề tài

Về mặt lý luận: luận văn hệ thống hóa được những vấn đề lý luận cơ bản của

hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí, đồng thời ứng dụng vào phân tích hệ thốngkiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất của Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

Về mặt thực tiễn: luận văn phân tích và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất của Công

ty nhằm đảm bảo tăng cường tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng

độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài chính vàsản xuất kinh doanh của Công ty

6 Bố cục của Đề tài

Tên Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát”

Kết cấu luận văn: Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp;

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát;

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.

hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất, kinh nghiệm vận dụng chế

độ kiểm soát nội bộ trong các Công ty nước ngoài

Thứ nhất là những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp:

Kiểm soát trong quản lý: “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả” [5,tr14], kiểm soát giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu.

Kiểm soát là một chức năng quan trọng và không thể tách rời trong hoạtđộng quản lý Không có kiểm soát thì không có hoạt động quản lý với đầy đủ ýnghĩa của nó Nó được tiến hành thường xuyên dưới nhiều hình thức nhằm cung cấpthông tin quản lý giúp cho nhà lãnh đạo có cơ sở đưa ra những quyết định phù hợp.Mặt khác chất lượng và độ chính xác của hệ thống thông tin lại phụ thuộc vào hệthống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả các hoạt động” [2,tr85]

Thứ hai Luận văn đưa ra lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.

Khái niệm chi phí sản xuất: Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí có liên quan

đến chế tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp trong một kỳ thời gian nhất định

Phân loại chi phí sản xuất: có 2 cách phân loại chi phí

Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với sản phẩm/dịch vụ: theo góc

độ này chi phí sản xuất được chia thành chi phí sản xuất trực tiếp và chi phí sản xuấtgián tiếp bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chiphí sản xuất chung

Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với quá trình sản xuất: theo góc

độ này chi phí sản xuất được chia thành chi phí ban đầu và chi phí chuyển đổi

Mục tiêu, yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

Về mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất: Đánh giá tính hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh trong Công ty; khuyến khích đo lường sự tuân thủ các chính sáchcủa Công ty; giúp Ban quản trị Công ty chống gian lận và giảm thiểu việc sử dụngcác khoản chi không hiệu quả; tăng sự chính xác và đáng tin cậy của việc ghi chép

số sách kế toán; thực hiện chức năng tự giám sát; tạo giá trị gia tăng cho tổ chức

Về yêu cầu của kiểm soát chi phí sản xuất: Thiết kế và duy trì được thủ tụckiểm soát nhằm đạt được mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất

Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động cácđơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốnyếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và bộphận kiểm toán nôi bộ

Thứ ba Luận văn đề cập kinh nghiệm vận dụng chế độ kiểm soát nội bộ trong các Công ty nước ngoài

Trong các công ty nước ngoài, họ có ba chế độ kiểm soát

Kiểm soát của kiểm toán viên độc lập do một công ty kiểm toán thực hiện Kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lập ngân sách hàng năm.Kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI

KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT

Trong chương này Luận văn tập trung vào các vấn đề cơ bản sau:

Thứ nhất là khái quát về Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Thứ hai là thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất gồm các yếu tố sau:

Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát của Công ty bao gồm toàn bộ

nhân tố bên trong và bên ngoài Công ty có tính môi trường tác động đến việc thiết

kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB của Công ty

Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát gồm: Đạihội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc, Ban kiểm soát, Khối vănphòng tại Công ty mẹ, Đơn vị sản xuất, Các công ty thành viên

Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán chi phí sản xuất tại Công

ty được lập đầy đủ, chi tiết, cụ thể cho từng loại vật tư, nguyên vật liệu đầu vàotương ứng với giá trị phải chi ra đối với từng yếu tố chi phí sản xuất

Hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát: Bộ máy kế toán, hệ thống thông tin kế toán

Thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát chi phí của Công ty được thiết lập

theo ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắcbất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Bộ phận kiểm toán nội bộ

Tại Công ty hiện có Ban KTNB có chức năng nhiệm vụ kiểm tra công tác kếtoán tại Phòng Kế toán Công ty mẹ cũng như công tác kế toán tại các Công ty controng Tập đoàn

Thứ ba là đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty.

 Những kết quả đạt được

Nhìn chung, hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát về chiphí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát khá phù hợp và hiệu quả Quátrình kiểm soát nội bộ với phần mềm kế toán khá chặt chẽ, đảm bảo được hiệu quảsản xuất kinh doanh Môi trường kiểm soát có nhiều yếu tố thuận lợi cho công táckiểm soát nội bộ Mức độ độc lập của các chi nhánh và các Công ty thành viên, sựphân cấp, phân quyền giữa Hội đồng quản trị với Tổng giám đốc, giữa các giám đốcvới Công ty mẹ với giám đốc các đơn vị thành viên rõ ràng và gắn với trách nhiệm

cụ thể

Hệ thống kế toán và sổ sách kế toán, báo cáo kế toán phục vụ cho công táckiểm soát chi phí khá phù hợp, đã phát huy được vai trò trong công tác đối chiếu

số liệu, xác nhận tính chính xác đầy đủ của các chứng từ có liên quan

Thủ tục kiểm soát vật tư khá chặt chẽ từ khâu mua, nhập kho, theo dõi, quản

lý và xuất kho vật tư Do đó, giảm thiếu được mức độ lãng phí vật tư, giảm chi phísản xuất và hạ giá thành sản phẩm do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớntrong cơ cấu giá chi phí sản xuất của Công ty

Các quy định cũng như quy trình kiểm soát chi phí nhân công trong Công ty

đã hạn chế được tối đa việc ghi khống chi phí tiền lương, đảm bảo độ tin cậy, chínhxác của chi phí tiền lương Do đó, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm vànâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phísản xuất của Công ty có nhiều ưu điểm góp phần đánh giá, rút kinh nghiệm, cảitiến hoạt động, nâng cao công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh củaCông ty, cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho Ban lãnh đạo Công ty

ra các quyết định kịp thời và đề ra các phương án sản xuất kinh doanh cho phùhợp với từng điều kiện thực tế

- Những hạn chế và nguyên nhân

Môi trường kiểm soát: Các thành viên trong HĐQT cũng đồng thời nắm giữ

các vị trí điều hành chủ chốt các công ty con trong Tập đoàn Như vậy, có thể thấykhông có sự khác biệt nhiều giữa vai trò của chủ sở hữu và Ban giám đốc trong Tậpđoàn Tổng Giám đốc là người điều hành, quyết định mọi hoạt động hàng ngày củaCông ty Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị được giao trách nhiệm thựchiện toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, Ban kiểm soát về thực chấtvẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận kiểm tra, đặc biệt là Hội đồngquản trị và Tổng giám đốc Hơn nữa, sự hạn chế nguồn lực con người và thiết bị đãhạn chế rất nhiều khả năng kiểm soát nội bộ của Ban kiểm soát Vì lẽ đó, chức năngcủa Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra, đánhgiá các báo cáo tài chính cuối kỳ và xử lý các vấn đề đã phát sinh

Hệ thống kế toán

 Công tác quản lý, hạch toán và kiểm soát chi phí còn gặp nhiều khó khăn

do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty hiện nay thì việc nhà máy sản xuất vàtrụ sở chính của Công ty đặt tại hai địa điểm khác nhau Các loại chi phí thực tếphát sinh tại nhà máy nhưng việc hạch toán, tổng hợp, báo cáo lại ở Văn phòngCông ty Vì vậy, việc chỉ đạo giữa cán bộ lãnh đạo cấp trên với các phòng, ban tạinhà máy đang còn khó khăn, không thường xuyên; việc đối chiếu số liệu giữa vănphòng và nhà máy phức tạp, mất nhiều thời gian do phải truyền dữ liệu và chứng từphát sinh từ nhà máy lên Do đó, không thể tránh được những sai sót, không trùngkhớp về số liệu ảnh hưởng đến độ chính xác của các báo cáo về chi phí sản xuất

- Hệ thống xử lý thông tin kế toán: việc sử dụng phần mềm kế toán có rấtnhiều ưu điểm trong việc hạch toán kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm song vẫn còn có hạn chế vì phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho Công

ty do đó phụ thuộc vào các chuyên gia nếu có lỗi sai hay hỏng mà không phát hiệnđược sẽ dần tới việc tính toán sai ảnh hưởng tới báo cáo tài chính, nếu có virut xâmnhập có thể dẫn đến việc mất hết dữ liệu

- Hệ thống các báo cáo kế toán chưa thể hiện được vai trò phân tích chi phí,các thông tin về biến động chi phí so với kế hoạch, chưa xác định được nguyênnhân ảnh hưởng đến sự biến động từng khoản mục chi phí trên cơ sở đó giúp chocác nhà quản lý chi phí, xây dựng chiến lược kinh doanh của Công ty.

Bộ phận kiểm toán nội bộ: thuộc Tổng giám đốc được tổ chức thống nhất

từ Công ty mẹ đến các đơn vị thành viên Tuy vậy, kiểm toán tuân thủ và kiểmtoán hoạt động cũng chưa được triển khai thực hiện, tính độc lập của các cuộckiểm tra không cao, chưa đạt được mục tiêu đảm bảo an toàn lao động của Công

ty Điều này có nguy cơ dẫn đến rủi ro kiểm soát – tức là báo cáo kiểm toán hoặckhông đủ, không đúng, không kịp thời hoặc không đưa ra được biện pháp ngănchặn và giải quyết phù hợp

Kiểm soát chi phí sản xuất tại các Công ty con: Công tác kiểm tra, kiểm

soát chi phí sản xuất tại các Công ty con đang đặt ra yêu cầu và nhiệm vụ choCông ty mẹ Do hạn chế về nguồn lực con người, hơn nữa công tác kiểm tra,kiểm soát vẫn chưa được đặc biệt chú trọng dẫn đến số liệu cung cấp trên Báocáo tài chính không đáng tin cậy: có thể vì mục tiêu lợi nhuận mà khai khống chiphí hoặc vì mục tiêu kế hoạch chiến lược hoạt động đã được xây dựng mà số liệubáo cáo không đúng so với thực tế

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG

KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT

Trong chương này Luận văn tập trung giải quyết một số vấn đề sau:

Thứ nhất là tính tất yếu và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty

Thứ hai là phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

Hoàn thiện môi trường kiểm soát

Để cải tiến và hoàn thiện môi trường kiểm soát chi phí sản xuất, bên cạnh việchoàn thiện bộ máy quản lý cho phù hợp với nhiệm vụ trong giai đoạn mới thì Công tycòn phải đổi mới và hoàn thiện toàn diện từ cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, côngtác kế toán đến tăng cường sự phối hợp trao đổi thông tin giữa các bộ phận

Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Chi phí sản xuất là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất của đơn vị Để quátrình sản xuất đảm bảo hiệu quả và hữu hiệu, Công ty cần hướng tới là phải kiểmsoát và quản lý tốt được các khoản mục chi phí sản xuất Hệ thống thông tin kế toánhoàn hảo sẽ đánh giá và đưa ra được các quyết định và phương hướng cho quá trìnhsản xuất kinh doanh thép của Công ty

Thiết lập được một hệ thống báo cáo hoàn chỉnh nhằm đáp ứng được yêu cầutrong công tác kiểm tra, kiểm soát

Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát

Cố gắng tập trung vào việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quy định nhữngnghiệp vụ cụ thể của từng phòng, ban Trong đó, cần chú ý tới việc xử lý mối quan

hệ kiểm soát giữa các bộ phận, tạo sự rõ ràng trong công việc, thiết lập tính chuyên

môn hóa trong công việc, tránh sự chồng chéo, đùn đẩy công việc giữa các bộ phận.Bên cạnh đó, cần củng cổ nguyên tắc ủy quyền trong công việc nhằm phát huy tính

tự chủ, dám chịu trách nhiệm của cấp dưới, đồng thời phải đảm bảo được khả năngkiểm tra, kiểm soát đối chiếu chéo lẫn nhau giữa các bộ phận

Tăng cường công tác kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho Công ty rất nhiều lợi ích Đây là công

cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của Công ty.Thông qua công cụ này Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạtđộng tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinhdoanh, tạo niềm tin cho các cổ đông, các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán

Thứ ba là giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

Hoàn thiện môi trường kiểm soát

Công ty nên tách giữa quyền sở hữu và quản lý Công ty để tránh tình trạngCông ty đi vào hoạt động theo mô hình Công ty gia đình, làm giảm hiệu quả tronghoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty nên có quy chế rõ ràng về kiểm soát về chi phí sản xuất để xác định

rõ những vị trí, bộ phận liên quan đến chi phí sản xuất, sự phối kết hợp giữa các bộphận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau để dễ phát hiện những sai sót kịp thời sửachữa

Công ty nên thiết lập kênh thông tin nóng gọi đến Ban kiểm soát, Ban KTNBhoặc Tổng Giám đốc có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộpthư góp ý cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khảnăng gây thiệt hại đến chi phí sản xuất của Công ty

Về công tác nhân sự: yếu tố con người là tài sản quan trọng nhất mà mộtdoanh nghiệp có, sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào tính hiệu quả củacách quản lý con người

Cải tiến công tác lập kế hoạch, dự toán: Hệ thống kế hoạch và dự toán là căn

cứ đánh giá, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh trong quá trình thực hiện,

đảm bảo kết hợp các kế hoạch, dự toán của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chungcủa doanh nghiệp

Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán: Do địa bàn hoạt động của Công ty khá rộng với 02nhà máy đặt tại Hưng Yên nên mô hình tổ chức kế toán tập trung cần đặc biệt phốikết hợp với mảng công nghệ thông tin nhằm đảm bảo công việc cũng như thông tintài chính kế toán được tập trung, thường xuyên và chính xác

Công ty nên luân chuyển các vị trí kế toán để một kế toán có thể kiêmnhiệm làm được nhiều công việc và khi có một vị trí nào đó nghỉ thì các bộ phậnkhác vẫn có thể theo dõi và làm những công việc đó đảm bảo cho công việc củaphòng kế toán luôn thông suốt, chủ động, tránh được những biến động mỗi khi

có sự thay đổi nhân sự của phòng

Hoàn thiện hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán lànhững giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đãhoàn thành làm căn cứ để ghi sổ Với nhu cầu phát triển, Công ty cổ phần Tập đoànHòa Phát đã đang và cần phải có hệ thống chứng từ đầy đủ và quy định việc luânchuyển chứng từ một cách chặt chẽ

Hoàn thiện hệ thống sổ sách tập hợp chi phí sản xuất: Hệ thống sổ kế toánchi phí của Công ty được thiết kế phù hợp đã giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát chiphí thuận lợi và hiệu quả Tuy nhiên, vẫn còn một số sổ kế toán cần phải hoàn thiện

và thiết kế cho phù hợp hơn

Hoàn thiện hệ thống báo cáo chi phí sản xuất với việc bổ sung các báo

cáo sau: Báo cáo tình hình biến động doanh thu trên một đồng chi phí, báo cáo

số liệu phân tích điểm hòa vốn kinh doanh thép, báo cáo tình hình biến độngcác khoản mục (yếu tố) chi phí

Hoàn thiện bộ máy kiểm toán nội bộ

Hiện nay Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát đã và đang ngày càng coitrọng vai trò của KTNB Nhưng thực chất hoạt động của KTNB mới hình thành, do

đó chưa đạt hiệu quả như mong muốn Để đạt được mục tiêu kiểm soát nội bộ chi

phí sản xuất thì bộ phận KTNB phải thiết lập được quy trình kiểm toán dựa trên cácmục tiêu cơ bản:

Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trên từng khoản mục chi phí

Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp với việc nângcao hiệu quả công tác quản lý mua sắm và sử dụng vật tư; nâng cao hiệu quả côngtác bảo quản, lưu kho vật tư; phải đẩy mạnh kiểm soát xuất nguyên vật liệu, thànhphẩm vào sản xuất

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp: Công typhải thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật taynghề của công nhân; kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của công nhân bằng hệthống chấm công bằng vân tay trên máy chứ không tự chấm công và tổ trưởng các

ca theo dõi để đảm bảo việc chấm công là chính xác; các tổ trưởng thuộc các Ca sảnxuất phải kiểm soát được chất lượng công việc, bố trí công việc phù hợp với taynghề (bậc thợ) của từng công nhân trong tổ; công ty cần thiết lập các báo cáo phântích chi phí nhân công trực tiếp để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tìm ra nguyênnhân gây nên sự biến động chi phí nhân công trực tiếp để từ đó có biện pháp kiểmsoát thích hợp

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất chung

Chi phí nhân viên phân xưởng phải xây dựng được quy trình thống kêkhối lượng các đầu mục công việc mà bộ phận kho, phân xưởng nguyênliệu, nhà cân 80 tấn phải làm để tránh việc kê khối lượng công việc khôngđúng làm sai lệch chi phí lương

Chi phí khấu hao tài sản cố định: Để kiểm soát tôt hơn về chi phí khấu haoTSCĐ Công ty phải xây dựng Quy định về quản lý, sử dụng và trích khấu haoTSCĐ

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất của các Công ty con tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát: Đối với việc kiểm soát nội bộ chi phí sản

xuất của các Công ty con thì cần phải tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát thực

tế tại từng Công ty con theo định kỳ

KẾT LUẬN

Kiểm soát nội bộ ngày nay đang trở thành công cụ hỗ trợ đặc lực cho các nhàquản lý trong doanh nghiệp Với mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu tronglĩnh vực kinh doanh thép xây dựng, Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát đã và đangngày càng khẳng định vị thế, thương hiệu của mình Nhận thức được vai trò quantrọng của việc phải củng cố ngay từ bên trong, Công ty thực hiện các biện phápKSNB hiệu quả, đặc biệt là trong kiểm soát yếu tố chi phí sản xuất tạo dựng được

uy tín, niềm tin, hình ảnh của Công ty không chỉ cơ quan quản lý mà còn cả vớikhách hàng, nhà đầu tư, …

Qua thực tế tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công

ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát kết hợp với việc nghiên cứu lý luận về hệ thống kiểmsoát nội bộ về chi phí trong doanh nghiệp sản xuất thép, tôi đã hoàn thành đượcLuận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chiphí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát”

Luận văn đã giải quyết được một số vấn đề như sau:

Thứ nhất, cụ thể hóa những lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phísản xuất trong doanh nghiệp bao gồm: khái niệm về kiểm soát trong quản lý, kiểm soátnội bộ chi phí sản xuất, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sảnxuất

Thứ hai, phân tích và đánh giá được thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộvới việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn HòaPhát và đưa ra được những đánh giá đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phísản xuất tại Công ty

Thứ ba, trên cơ sở thực tế và lý luận, luận văn đã đưa ra được những phươnghướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soátchi phí sản xuất tại Công ty để đáp ứng được yêu cầu trong tình hình mới hiện nay

Cuối cùng, kết quả nghiên cứu của luận văn này có thể thực hiện được tại

Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soátnội bộ về chi phí sản xuất ở Công ty, nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm chi phí và hạgiá thành sản phẩm.

Tóm lại, luận văn đã xây dựng được một bức tranh khá hoàn chỉnh về hệthống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty

cổ phần Tập đoàn Hòa Phát Trên cơ sở đó, góp phần giúp cho các nhà quản lý cóthêm công cụ cho công tác quản lý, đặc biệt là công tác quản trị tài chính nhằm đưa

ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của Đề tài

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôngiữ một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu từ hệthống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu không những có thểđảm bảo các mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy củathông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả và năng lựcquản lý mà qua đó còn nâng cao hiệu quả hoạt động

Quản lý chi phí sản xuất là nội dung quan trọng hàng đầu trong các doanhnghiệp sản xuất để đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm vàtăng cường lợi nhuận Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, để đạt đượccác mục tiêu này là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát là một tập đoàn sản xuất và thương mạikinh tế lớn mạnh của Việt Nam với thành viên đầu tiên thành lập tháng 08/1992.Chi phí sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty, có ảnh hưởng mạnh đến lợi nhuận đạt được Để giúp cho Công ty từngbước hoàn thiện và quản lý một cách có hiệu quả chi phí sản xuất, tiết kiệm chi phí,

hạ giá thành sản phẩm, nâng cao vị thế và mở rộng thị phần của mình trong môi

trường cạnh tranh khốc liệt thì việc nghiên cứu Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát” là hết sức cần thiết.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu lý luận và thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ về chiphí sản xuất tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát để đưa ra phương hướng và cácgiải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soátchi phí sản xuất tại Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểmsoát chi phí sản xuất

Phạm vi nghiên cứu là kiểm soát chi phí sản xuất thép của 2 nhà máy (Nhàmáy Cán và Nhà máy Phôi) và chi phí sản xuất của các Công ty con tại Công ty Cổphần Tập đoàn Hòa Phát

4 Phương pháp nghiên cứu

Kế thừa những kết quả nghiên cứu lý luận về HTKSNB đã đạt được của cáctài liệu đã công bố, trực tiếp quan sát và nghiên cứu tài liệu hiện có tại đơn vị, kếthợp sử dụng phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, điều tra, so sánh, đốichiếu, hệ thống hóa,…để làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu

5 Đóng góp của Đề tài

Về mặt lý luận: luận văn hệ thống hóa được những vấn đề lý luận cơ bản của

hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí, đồng thời ứng dụng vào phân tích hệ thốngkiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất của Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

Về mặt thực tiễn: luận văn phân tích và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất của Công

ty nhằm đảm bảo tăng cường tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng

độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài chính vàsản xuất kinh doanh của Công ty

6 Bố cục của Đề tài

Tên Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát”

Kết cấu luận văn: Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp;

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát;

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1 Kiểm soát trong quản lý

Đề cập đến vấn đề kiểm soát có rất nhiều quan niệm khác nhau.

Theo Tác giả Schoderbek, Cosier và Aplin (1988), kiểm soát là hoạt động đánh giá và hiệu chỉnh những lệch lạc từ tiêu chuẩn Kiểm soát do đó bao gồm các hoạt động: thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, và hiệu chỉnh những lệch lạc từ thực tế so với những tiêu chuẩn đã xác lập.

Về bản chất, kiểm soát là sự đo lường thực tế hoạt động so với tiêu chuẩn đã xác lập nhằm mục tiêu điều chỉnh nếu cần.[12,tr13]

Các tác giả Jones và George (2003): kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.[12,tr13]

Theo Từ điển Tiếng Việt (1996): kiểm soát là sự xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định.[12,tr14]

Từ các khái niệm trên có thể đi đến một định nghĩa chung về kiểm soát Đó

là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả.

[5,tr14]

Tác dụng của kiểm soát: giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu Trong doanh

nghiệp điển hình với mục tiêu lợi nhuận, kiểm soát giúp nhà quản lý đạt được tínhhiệu quả, chất lượng hoạt động hay sản phẩm, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

và không ngừng cải tiến Để xác định tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lựcnhà quản lý cần có khả năng đo lường chính xác số đơn vị đầu vào được sử dụng đểtạo ra một sản phẩm đầu ra Một hệ thống kiểm soát có các thước đo cho phép nhàquản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong việc sản xuất sản phẩm và cungứng dịch vụ Nếu nhà quản lý thử nghiệm với thay đổi cách thức sản xuất sản phẩmhay cung cấp dịch vụ nhằm tìm kiếm cách thức hiệu quả hơn, các thước đo cho thấynhà quản lý thành công đến mức nào Không có hệ thống kiểm soát nhà quản lýkhông có ý tưởng gì về tổ chức hoạt động như thế nào và hoạt động có thể cải thiệnnhư thế nào.

Ngày nay, rất nhiều sự cạnh tranh giữa các tổ chức xoay quanh việc gia tăngchất lượng sản phẩm và dịch vụ Kiểm soát có ý nghĩa quan trọng trong quyết định

về chất lượng sản phẩm và dịch vụ vì cung cấp thông tin phản hồi cho nhà quản lý

về chất lượng sản phẩm và dịch vụ Nhà quản lý hiệu quả tạo ra hệ thống kiểm soátgiám sát thường xuyên chất lượng sản phẩm dịch vụ để có sự cải tiến chất lượngthường xuyên Điều này tạo cho doanh nghiệp một lợi thế cạnh tranh

Hệ thống kiểm soát giúp đáp ứng khách hàng tốt hơn thông qua đánh giáhiệu quả của nhân viên có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng Giám sát hành vi củanhân viên giúp nhà quản lý xác định cách thức tăng cường hoạt động của nhân viên,thông qua đó đào tạo kỹ năng, hỗ trợ cho nhân viên hoặc tìm kiếm sản phẩm mớicho nhân viên làm việc tốt hơn Khi nhân viên biết được hoạt động của họ bị giámsát họ sẽ có động lực để duy trì sự tích cực trong quan hệ với khách hàng

Kiểm soát có thể tăng cường mức độ cải tiến trong doanh nghiệp Những cảitiến thành công diễn ra khi nhà quản lý tạo ra môi trường doanh nghiệp mà nhânviên cảm thấy có sức mạnh trong sáng tạo và quyền lực được phân chia sao chonhân viên cảm thấy tự do trong thử nghiệm và chấp nhận rủi ro Quyết định về hệthống kiểm soát phù hợp để khuyến khích sự chấp nhận rủi ro là một thách thức lớnđối với nhà quản lý

Như vậy, kiểm soát là một chức năng quan trọng và không thể tách rời tronghoạt động quản lý Không có kiểm soát thì không có hoạt động quản lý với đầy đủ ý

nghĩa của nó Nó được tiến hành thường xuyên dưới nhiều hình thức nhằm cung cấpthông tin quản lý giúp cho nhà lãnh đạo có cơ sở đưa ra những quyết định phù hợp.Mặt khác, chất lượng và độ chính xác của hệ thống thông tin lại phụ thuộc vào hệthống kiểm soát nội bộ (HTKSNB).

1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế, các hoạt động sản xuất kinhdoanh ngày càng được chuyên môn hóa sâu sắc và được tổ chức thành nhiều bộphận chuyên môn Quản lý càng trở thành khớp nối quan trọng giữa các bộ phậnnhằm đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất Quy mô kinh doanh càng lớn thìchức năng quản lý và kiểm soát càng trở nên thiết yếu, quyết định sự sống còn củadoanh nghiệp HTKSNB chính là một công cụ kết hợp hài hòa trách nhiệm và nghĩa

vụ của mỗi bộ phận, để cùng hướng tới mục tiêu chung là sự phát triển bền vữngcho doanh nghiệp

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể:Theo Spencer Picket, tác giả của cuốn “Internal Control: A Manager’s Jour-

ney”, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là những cơ chế để đảm bảo đạt được các mục tiêu Hệ thống kiểm soát tốt sẽ tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự tuân thủ luật pháp

và các quy tắc, có thông tin tốt, loại trừ được lỗi và sự lạm dụng”

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Số 400 - “Đánh giá rủi ro và Kiểm

soát nội bộ” thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát” [2]

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ

pháp lý và bảo đảm hiệu quả các hoạt động” [9,tr85]

Một hệ thống kiểm soát nội bộ chứa nhiều cách thức khác nhau và cách đolường khác nhau, được thiết kế và thực hiện trong phạm vi một hệ thống của tổchức để đạt được bốn mục tiêu chính

HTKSNB có bốn mục tiêu cơ bản là bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy củathông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và mục tiêu bảo đảm hiệu quảhoạt động và năng lực quản lý

Thứ nhất: Về mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh

nghiệp bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình Các tài sản này có thể bịđánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không đượcbảo vệ bởi hệ thống kiểm soát thích hợp Điều này cũng tương tự như một số tài sảnphi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng,…(các hợp đồng bảomật của Nhà nước)

Để bảo vệ tài sản vô hình có thể sử dụng các hình thức đăng ký bản quyền,theo dõi đảm bảo không có hiện tượng làm nhái, làm giả hàng hóa của đơn vị, ảnhhưởng đến thu nhập cũng như hình ảnh của đơn vị trên thị trường

Bảo vệ tài sản hữu hình có thể thực hiện bằng hình thức trông coi, bảo vệ vậtchất, theo dõi và kiểm tra tài sản nhằm duy trì tính hữu dụng của tài sản cũng nhưquyền sở hữu tài sản của đơn vị Để ngăn chặn, phòng ngừa thiệt hại tài sản trướcnguy cơ phá hủy từ môi trường tự nhiên doanh nghiệp thực hiện biện pháp đăng kýbảo hiểm liên quan

Một loại tài sản khác là các tài sản luân chuyển kinh doanh Tài sản này luônluôn biến động từ hình thức này sang hình thức khác Chu kỳ luân chuyển bắt đầu

từ việc mua vào, nhập kho, xuất kho, chế biến và trở thành bộ phận cấu thành củathành phẩm hay dịch vụ bán ra Để đảm bảo tài sản này, cần có các thủ tục theo dõikho, các biện pháp nhằm tránh thất thoát trong quá trình luân chuyển…

Ngoài ra, con người cũng là một yếu tố đặc biệt, không như máy móc, thiết

bị có thể thực hiện chính xác các lập trình sẵn có, con người có thể mắc phải nhữngsai lầm vô ý hay cố ý khi thực hiện công việc của mình Các biện pháp tuyển chọn,đào tạo, hướng dẫn quy trình làm việc và thường xuyên thảo luận để lường trướccác sai lầm có thể mắc phải, cùng rút kinh nghiệm và có bài học thực tế là các biệnpháp được áp dụng nhằm ngăn chặn nguy cơ phát sinh từ yếu tố con người.

Sự bảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quantrọng hơn kể từ khi có hệ thống máy tính Số lượng lớn thông tin được tồn trữtrong các phương tiện bằng máy tính như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu khôngcẩn trọng bảo vệ chúng

Thứ hai: Về mục tiêu bảo đảm độ tin cậy của thông tin: Hệ thống thông tin

kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là cơ sở quan trọng cho việchình thành các quyết định của các nhà quản lý Các thông tin cung cấp phải đảmbảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động.Thông tin phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của các hoạt độngkinh tế, tài chính Để hệ thống thông tin có tính tin cậy cao cần phải đảm bảo cácyêu cầu sau:

Tính cho phép: Các quyết định đề ra bởi cấp có thẩm quyền Có nghĩa là đảmbảo các quyết định được cân nhắc đầy đủ các yếu tố Ví dụ các quyết định về cơ chếtiêu thụ, chính sách giá bán hàng phải được phê duyệt bởi Giám đốc Tuy nhiên cầnphải có sự kết hợp với Kế toán trưởng và Trưởng phòng Kế hoạch để biết giá thànhsản phẩm, kết hợp với Trưởng phòng Kinh doanh để biết được nhu cầu của kháchhàng, kết hợp với các thông tin bên ngoài để được chính sách giá của các đối thủcạnh trạnh cũng như các sản phẩm thay thế khác…

Tính hiện thực: Tránh các rủi ro ghi chép hạch toán các nghiệp vụ giả tạohoặc không liên quan đến doanh nghiệp

Tính đầy đủ: Yêu cầu này đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ của doanh nghiệp đềuđược ghi chép hạch toán đầy đủ

Tính đánh giá đúng đắn: Các nghiệp vụ được hạch toán theo đúng giá trị và

phù hợp với nguyên tắc kế toán.

Hạch toán đúng: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng việc ghi chép đượcthực hiện trong các tài khoản cá thể riêng lẻ có liên quan và các tài khoản này đượctập hợp một cách đúng đắn, các nghiệp vụ tập hợp vào bảng tổng kết tài sản và báocáo kết quả kinh doanh tuân thủ các quy tắc về lập và trình bày báo cáo tài chính

Thư ba: Về mục tiêu bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB

được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lýliên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức Cụ thểHTKSNB cần duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến cáchoạt động của doanh nghiệp; ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các saiphạm và gian lận trong mọi hoạt động kinh doanh; đảm bảo việc ghi chép kế toánđầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

Thứ tư: Về mục tiêu bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các

quy trình của kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lạikhông cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệuquả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thườngđánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp bằng cơ chế giám sát của HTKSNBnhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Như vậy, tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khicũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đíchbảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ củacác nhà quản lý là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu và kếthợp hài hòa các lợi ích trên

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm, phân loại chi phí sản xuất

a/ Khái niệm chi phí và chi phí sản xuất

Chi phí có thể hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của một tổ chức để đạt được một mục đích nào đó Bản chất

của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả Kết quả có thể dưới dạng vật chấtnhư sản phẩm, tiền, nhà xưởng,… hoặc không có dạng vật chất như kiến thức, dịch

vụ được phục vụ,…

Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí có liên quan đến chế tạo ra sản phẩm hoặcdịch vụ cung cấp trong một kỳ thời gian nhất định

b/ Phân loại chi phí sản xuất

Phân loại chi phí sản xuất một cách khoa học và hợp lý là một yêu cầu quantrọng trong công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp Tùytheo yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán chi phí mà có nhiều cách phân loại,nhưng có hai cách phân loại chủ yếu được sử dụng trong các doanh nghiệp là phânloại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với sản phẩm/dịch vụ và phân loại chi phí sảnxuất theo mối quan hệ với quá trình sản xuất

Thứ nhất, phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với sản phẩm/ dịch vụ: theo góc độ này chi phí sản xuất được chia thành chi phí sản xuất trực tiếp

và chi phí sản xuất gián tiếp bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phínhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí của các loại nguyên liệu cấuthành nên thực thể của sản phẩm và có thể nhận diện mức sử dụng một cách táchbiệt cho từng sản phẩm và được tính thẳng cho từng đơn vị sản phẩm

Chi phí nhân công trực tiếp: là tiền lương, phụ cấp lương và các khoản tríchtheo lương của công nhân trực tiếp sản xuất Chi phí nhân công trực tiếp, giống như chiphí nguyên vật liệu trực tiếp, có thể nhận diện cho từng sản phẩm dựa trên định mứchao phí lao động cho từng sản phẩm nên cũng được tính thẳng cho từng sản phẩm

Chi phí sản xuất chung: gồm chi phí vật liệu gián tiếp và chi phí nhâncông gián tiếp Chi phí nhân công gián tiếp là tiền lương, phụ cấp lương và cáckhoản trích theo lương của bộ phận nhân viên làm việc ở khâu trực tiếp sản xuất,cần thiết cho hoạt động sản xuất nhưng không trực tiếp sản xuất sản phẩm, như

quản đốc phân xưởng, nhân viên bảo trì,…Chi phí vật liệu gián tiếp gồm chi phícủa các loại vật liệu cấu thành sản phẩm nhưng giá trị nhỏ và không thể xác địnhtách biệt cho từng đơn vị sản phẩm.

Ngoài chi phí vật liệu gián tiếp và chi phí nhân công gián tiếp, chi phí sảnxuất chung còn bao gồm nhiều khoản mục chi phí khác cần thiết cho hoạt động sảnxuất như chi phí khấu hao máy móc thiết bị, nhà xưởng, chi phí điện, nước, chi phíbảo hiểm, chi phí của thời gian ngừng sản xuất và chi phí phụ trội thanh toán cholao động trực tiếp về khoản thời gian làm thêm giờ ngoài số giờ định mức,…

Thứ hai, phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với quá trình sản xuất: theo góc độ này chi phí sản xuất được chia thành chi phí ban đầu và chi phí

1.2.2 Mục tiêu, yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sửdụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắnhạn cũng như chi phí dài hạn của doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là một hoạtđộng quan trọng của quản lý chi phí Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chiphí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các chi phí, đặc biệtnhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểmsoát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soátcủa mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức,

thời gian bỏ ra.

Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến độngnhất định trong từng thời kỳ Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng củaquản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí cho tiết kiệm, hiệu quả nhất.Quản lý chi phí bao gồm: tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồnvốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ; thiết lập một chính sáchphân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với doanh nghiệp;kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãngphí, sai mục đích

Để kiểm soát, quản lý chi phí hiệu quả thì mục tiêu, yêu cầu của kiểm soátchi phí sản xuất trong doanh nghiệp phải xác định được

Về mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất: Đánh giá tính hiệu quả hoạt động sản

xuất kinh doanh trong Công ty; khuyến khích đo lường sự tuân thủ các chính sáchcủa Công ty; giúp Ban quản trị Công ty chống gian lận và giảm thiểu việc sử dụngcác khoản chi không hiệu quả; tăng sự chính xác và đáng tin cậy của việc ghi chép

số sách kế toán; thực hiện chức năng tự giám sát; tạo giá trị gia tăng cho tổ chức

Về yêu cầu của kiểm soát chi phí sản xuất: Thiết kế và duy trì được thủ tục

kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất

1.2.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí sản xuất

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động cácđơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốnyếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và bộphận kiểm toán nôi bộ

a/ Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên

ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữliệu của các loại hình KSNB.

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quanđiểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanhnghiệp Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạtđộng của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó.Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và khôngthể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó

sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy địnhcũng như chế độ đề ra Ngược lại nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từphía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không đượcvận hành một cách có hiệu quả của các thành viên của đơn vị

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác

nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm

đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chứckiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt làcác nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tụckiểm soát sẽ áp dụng tại các doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng trong doanh nghiệp sẽ góp

phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệthống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triểnkhai các quyết định đó, cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyếtđịnh đó trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phầnngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính

kế toán của doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn

bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc

bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lậptương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong cácbước thực hiện công việc.

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhàquản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéogiữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quảcao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

Cơ cấu tổ chức hợp lý đối với chi phí sản xuất là phải thực hiện sự phân chiatrách nhiệm đối với chi phí sản xuất, xác định trách nhiệm, quyền hạn về chi phí sảnxuất cho các bộ phận trong đơn vị và mối liên hệ giữa các bộ phận đó Ví dụ, trongmột đơn vị sản xuất, mỗi bộ phận sản xuất được xác định như một trung tâm lợinhuận Người đứng đầu mỗi bộ phận sản xuất phải có sự phân quyền trách nhiệmcông việc cụ thể, chi tiết đối với từng cá nhân trong bộ phận mình để làm sao lợinhuận cao nhất mà chi phí thấp nhất Lợi nhuận cao thì việc kiểm soát chi phí đượckiểm soát chặt chẽ, hiệu quả

Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với

đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soátcũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong mọi hoạt động củadoanh nghiệp Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát cóthể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội

bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách vàthủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong côngviệc và thiếu trung thực về phẩm chất thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát

huy hiệu quả.

Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần cónhững chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khenthưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phùhợp với trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kếtục và liên tiếp

Chính sách nhân sự đối với việc kiểm soát chi phí sản xuất được thực hiệntrên ba nội dung:

Một là, chính sách tuyển dụng: Cần phải xây dựng một quy chế tuyểndụng đảm bảo đúng tiêu chuẩn ISO, đảm bảo lựa chọn được những nhân viên

có năng lực và tin cậy, phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ của từng vị trí yêucầu công việc đề ra

Hai là, chính sách đào tạo: đào tạo để nâng cao tay nghề, nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh để xây dựng được đội ngũ nhân viên ngày một tinh luyện Mỗimột nhân viên giỏi là một kiểm soát viên giỏi Kiểm soát giỏi làm giảm thiểu đáng

kể chi phí sản xuất

Ba là, chính sách lương, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật: Trong một

tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng củangười sử dụng với người lao động luôn tồn tại song hành Người lao động vì quyềnlợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức,của người sử dụng lao động Chính vì vậy, để tránh xung đột giữa quyền lợi chung

và quyền lợi riêng thì mỗi một doanh nghiệp phải xây dựng được cho mình mộtchính sách lương, chính sách đãi ngộ thích đáng, phù hợp với từng vị trí, công việc,năng lực của mỗi người cũng như có những hình thức kỷ luật thích đáng đúngngười, đúng tội Chính sách đãi ngộ gắn liền tình hình sử dụng nguồn lực người laođộng Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí sản xuất, thì chính sách lương thưởng

có thể được xây dựng dựa trên: quy chế khoán sản phẩm sản xuất hay định mức haophí sử dụng nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu sản xuất

Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản

xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định,đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm các ước tính cân đối tài chính, kết quả hoạt động

và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môitrường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học vànghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ rất hữu hiệu

Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kếhoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiệnnhững vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây cũng là khíacạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanhnghiệp, đặc biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích

Kế hoạch, dự toán chi phí sản xuất tốt phải được xây dựng trên các yêu cầu sau:Một là, kế hoạch dự toán chi tiết: khả năng kiểm soát được tăng cường, côngtác kiểm soát giám sát tốt, dễ dàng

Hai là, kế hoạch dự toán phải được lập đầy đủ: phải được lập mọi khoản mụcchi phí sản xuất và trên mọi địa bàn phát sinh

Ba là, kế hoạch dự toán phải được lập một cách đáng tin cậy dựa trên cácnhân tố chủ quan và khách quan, đảm bảo số liệu, báo cáo đưa ra phải có căn cứ cơ

sở xác định Kế hoạch dự toán sai dẫn đến quyết định sai làm ảnh hưởng đến côngtác kiểm tra, giám sát

Ủy ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy

lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng khôngkiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểmsoát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấphành luật pháp của công ty; kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nộibộ; giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính; dung hòa những bất đồng (nếu có) giữaBan giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài; môi trường bên ngoài: môi trườngkiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài

Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnhhưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sựthiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân

tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởngcủa các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởngđến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộdoanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt độngkiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

b/ Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán của đơn vị bao gồm

hệ thống chứng từ kế toán; hệ thống sổ kế toán; hệ thống tài khoản kế toán; hệthống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng

từ đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Mục đích củamột hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ vàbáo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thôngtin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu phảiđảm bảo các mục tiêu kiểm soát về chi phí sản xuất sau:

 Chi phí sản xuất là có thật: mua hàng phải có hóa đơn chứng từ đầy đủhợp lệ thì mới được nhập kho và ghi nhận chi phí; khi xuất hàng hóa, nguyên vậtliệu vào sản xuất phải căn cứ vào định mức tiêu hao và quy định kiểm tra kiểm soátthì mới được đưa vào sản xuất tránh tình trạng chi phí đưa vào sản xuất phát sinhcao hơn thực tế làm tăng chi phí sản xuất được ghi nhận Đối với chi phí nhân côngtrực tiếp xảy ra được ghi nhận không có thật khi: tiếp tục trả lương cho nhân viên đãnghỉ việc/ nhân viên không có thật

 Chi phí sản xuất được phê chuẩn đúng đắn: đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy rađối với chi phí sản xuất phải được phê chuẩn hợp lý theo đúng thẩm quyền chứcnăng, nhiệm vụ

 Chi phí sản xuất được ghi sổ đầy đủ: trên cơ sở thực hiện đối chiếu chứng

từ phát sinh và lập giữa các bộ phận, phòng ban có liên quan Ví dụ, đối với quytrình nhập kho nguyên vật liệu: phiếu nhập kho phải được lập 4 liên: 1 liên BP.VTlưu, 1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhập kho, 1 liên giao cho NCC, 1 liênchuyển cho bộ phận kế toán Các liên của phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký củacác bộ phận tham gia nhập kho Khi hạch toán chi phí nhập hàng phải đối chiếuphiếu nhập kho của các bộ phận để hạch toán chi phí nhập hàng đảm bảo: hàngnhập đủ số lượng, đơn giá, thành tiền tránh tình trạng chi phí sản xuất không đượcghi sổ đầy đủ

 Chi phí sản xuất ghi sổ được định giá đúng: đảm bảo không có sai phạmtrong việc tính toán các khoản giá và phí Ví dụ, đối với chi phí nhân công trực tiếpsai phạm thường xảy ra: tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty Đểkiểm soát việc tính lương đúng là bộ phận kế toán phải kiểm tra lại cách tính lươngcủa phòng nhân sự căn cứ vào: bảng chấm công; bảng trực; bảng làm thêm giờ; bảngtổng hợp sản phẩm sản xuất; doanh số bán ra; chính sách, quy định lương của Công

ty áp dụng đối với từng bộ phận phòng ban; đảm bảo lương tính đúng, tính đủ

 Chi phí sản xuất ghi sổ được phân loại đúng đắn: đảm bảo các nghiệp vụphát sinh chi phí sản xuất được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhậnđúng đắn ở các loại sổ sách kế toán Việc ghi sổ được phân loại đúng đắn đảm bảochi phí sản xuất phát sinh theo đúng đối tượng

 Chi phí sản xuất được ghi sổ đúng kỳ: Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh chi phí phải được thực hiện đúng theo thời điểm phát sinh chi phí Chiphí sản xuất phát sinh tháng nào phải hạch toán vào chi phí tháng đó

Hệ thống kế toán trong kiểm soát chi phí sản xuất:

Thứ nhất là hệ thống chứng từ kế toán khoản mục chi phí sản xuất: Mọi

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp nóichung và nghiệp vụ phát sinh chi phí sản xuất nói riêng đều phải lập chứng từ kếtoán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực

với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Thứ hai là hệ thống sổ sách kế toán chi phí sản xuất: Sổ kế toán chi phí sảnxuất là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phảnánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian Việc ghi chép sổ kếtoán chi phí sản xuất được thực hiện trên cơ sở chứng từ gốc phản ánh chi phí vàcác chứng từ hợp lệ khác Căn cứ vào quy định của chế độ kế toán hiện hành và nhucầu thông tin của các đơn vị, các doanh nghiệp xây dựng cho mình một hệ thống sổ

kế toán nói chung và các sổ kế toán chi phí sản xuất nói riêng Sổ kế toán chi phísản xuất được xây dựng theo mẫu nhất định, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và kếtoán chi tiết Tùy theo hình thức sổ kế toán đơn vị áp dụng mà lựa chọn số lượng sổ,mẫu sổ và cách ghi số kế toán cho phù hợp

Thứ ba là tài khoản sử dụng: Để hạch toán chi phí sản xuất, kế toán sử dụng

các tài koản: TK621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK622 – chi phí nhân côngtrực tiếp, TK627 – chi phí sản xuất chung Để phản ánh đúng, đầy đủ, chính xác cácđối tượng tính giá thành, nơi phát sinh chi phí sản xuất thì tài khoản sử dụng nênđược chi tiết thành các tiểu khoản

Thứ ba là hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán: Báo cáo kế toán gồm

hai phân hệ: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quản trị Cácthông tin được thể hiện trên Báo cáo tài chính không đơn thuần chỉ là sự mang sangcủa sổ sách kế toán mà còn phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quảhoạt động SXKD của đơn vị và phải được trình bày theo Chuẩn mực kế toán hiệnhành Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêucầu quản trị ở doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau Báo cáo kế toán thường xuyên(một tháng, một quý, sáu tháng đầu năm, sáu tháng cuối năm, một năm) giúp chocông tác kiểm soát chi phí sản xuất được hiệu quả: các nhà quản lý có thể đối chiếu,

so sánh được biến động của các yếu tố chi phí sản xuất của từng tháng, từng quýtrong năm để từ đó đưa ra những quyết định, định hướng phát triển cụ thể, hiệu quả.Báo cáo kế toán chi tiết từng khoản mục chi phí làm cơ sở đối chiếu, so sánh để đưa

ra được mức độ đánh giá: cao, trung bình, thấp của từng khoản mục chi phí ảnh

hưởng đến giá thành sản phẩm.

c/ Thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơbản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm;nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và

công việc cần được phân chia cụ thể cho từng bộ phận và cho từng cá nhân Mụcđích của nó là không để một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện mọi mặtcủa một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Việc phân công phân nhiệm rõ ràngtạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễphát hiện do có sự kiểm tra chéo lẫn nhau Ngoài ra đây cũng là cơ sở để khenthưởng, động viên kịp thời khi một bộ phận làm việc tốt, phát huy tinh thần tráchnhiệm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp

về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm vàhành vi lạm dụng quyền hạn

Vấn đề này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu kiêmnhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng và do đó sẽ rất khó khăn ngăn ngừa hayphát hiện gian lận Những loại nghiệp vụ cơ bản cần được cách ly bao gồm:

Một là, Cách ly quyền phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát;

Hai là, Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc ghi sổ tài sản

và bảo quản các tài sản có liên quan: Cần phân tách trách nhiệm giữa những người

có quyền phê chuẩn với các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát các tàisản có liên quan;

Ba là, Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ: Nếu từng bộphận hoặc khu vực trong một tổ chức đều có cùng trách nhiệm với quá trình ghichép sổ sách và các báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả

để tăng mức thực hiện trên báo cáo Để đảm bảo thông tin không bị thổi phồng, quá

trình ghi sổ thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền điều hành của kếtoán trưởng.

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: yêu cầu sự xử lý đúng đắn của các nhà

quản lý cấp cao trong chế độ ủy quyền và phê duyệt các quyết định

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyếtđịnh và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyềnđược tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia tráchnhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tếphải được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn này được thực hiện qua hai loại: phêchuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Sự phê chuẩn chung được thể hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.Theo quy tắc này thì cấp dưới được phép phê chuẩn, quyết định trong phạm vicủa chính sách đã ban hành

Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng Đây là

sự phê chuẩn cho những trường hợp không thể xác lập được quy tắc mà phải xemxét cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau trước khi ra quyết định

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, thủ tục kiểm soát còn quy định chứng

từ và sổ sách đầy đủ; quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểmsoát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị phải được duy trì

d/ Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiếnhành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộđơn vị

Theo Viện Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ (IIA): “Kiểm toán nội bộ là hoạt độngđánh giá và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, được thiết kế nhằm cải tiến và làmtăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó Giúp tổ chức đạt được các mục tiêubằng việc đánh giá và cải tiến một cách có hệ thống và chuẩn tắc tính hiệu lực của

quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro.”[4]

Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộHoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lậpđược thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như

là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức” Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp

đỡ các thành viên của tổ chức hoành thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả.[3]

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt độngđánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanhnghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệthống kế toán và kiểm soát nội bộ”.[3]

Tóm lại, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vịtiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội

bộ đơn vị

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ củadoanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thườngxuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việcthiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểmtoán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời vàxác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soátnhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

Kiểm toán nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất thì kiểm toán viên phảiđánh giá được tính tiết kiệm của chi phí sản xuất, tính có thực của chi phí sản xuất,tính hiệu quả của chi phí sản xuất, tính đúng đắn theo đối tượng chi phí sản xuất đểtính giá thành của giá thành sản phẩm

Tính có thực của chi phí sản xuất: đảm bảo tất cả các nghiệp vụ phát sinh chiphí sản xuất đều được phê chuẩn, hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phátsinh chi phí đều được phản ánh đúng đắn và được kiểm tra độc lập đảm bảo độ tincậy của thông tin trên báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh

Tính tiết kiệm của chi phí sản xuất: hàng hóa, nguyên vật liệu xuất bán hayxuất vào sản xuất phải phù hợp kế hoạch định mức đã xây dựng và phải có sự kiểmtra, kiểm soát chặt chẽ thông qua phiếu cân hàng (có chữ ký xác nhận đầy đủ), tínhtrung thực của nhân viên tránh tình trạng trộm cắp gây lãng phí nguyên vật liệu (đòihỏi chính sách tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, kỷ luật thỏa đáng).

Tính hiệu quả của chi phí sản xuất: để đảm bảo được yêu cầu này kiểm toánviên phải thực hiện các thủ tục kiểm soát có liên quan đối với từng bộ phận phòngban như: phỏng vấn, tính toán, đối chiếu, so sánh, thông qua các chỉ số tính toánnhư: doanh thu trên một đồng chi phí, phân tích điểm hòa vốn, , qua đó kiểm toánviên đánh giá được tính hiệu quả của chi phí sản xuất Hơn nữa, kiểm toán tính hiệuquả của chi phí sản xuất còn được thực hiện thông qua việc đánh giá một cách có hệthống về công tác tổ chức bảo quản; tính lạc hậu của hàng hóa nguyên vật liệu mua

về và các hành động kế toán phù hợp được thực hiện

Tính đúng đắn theo đối tượng chi phí sản xuất để tính giá thành của sảnphẩm: hệ thống kế toán chi phí được cập nhật thường xuyên; chi phí được xác nhận

và chuyển vào sản phẩm đúng đắn; các biến phí phải được phân tích, kiểm tra vàphân bổ đúng theo từng yếu tố chi phí tránh tình trạng chi phí phản ánh sai dẫn đếngiá thành sản phẩm không đúng

1.2.4 Kiểm soát nội bộ các khoản mục chi phí sản xuất chủ yếu

a/ Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu được chia ra làm ba bước:

Bước I: Kiểm soát nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và nhập kho nguyên vật liệu gồm:

Thứ nhất, kiểm soát quá trình lập kế hoạch mua sắm vật tư, thiếu bị, cơ sởlập kế hoạch phải phù hợp với kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tưtrong sản xuất Kiểm soát nghiệp vụ mua và nhập kho nguyên vật liệu bằng việcthực hiện các kế hoạch mua sắm ở các bộ phận và các phòng, ban chức năng trongdoanh nghiệp

Thứ hai, kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua hàng và nhập kho nguyên vật liệu