Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ để ghi sổ. Với nhu cầu phát triển, Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát đã đang và cần phải có hệ thống chứng từ đầy đủ và quy định việc luân chuyển chứng từ một cách chặt chẽ. Hiện nay việc quy định thời gian luân chuyển chứng từ tại Công ty chưa rõ ràng nên nhiều lúc chứng từ đến bộ phận kế toán chậm trễ dẫn đến việc hạch toán các khoản chi phí sản xuất không kịp thời, không đúng kỳ phát sinh, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo.
Chứng từ kế toán được lập một cách đầy đủ và khoa học sẽ có tác dụng trên nhiều mặt:
Một là, phản ánh một cách rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu và kế toán chi phí;
Hai là, phản ánh trung thực thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ chi phí phát sinh;
Ba là, phân loại và sắp xếp thông tin, số liệu kế toán chi phí theo trình tự, có hệ thống;
Bốn là, chứng từ đầy đủ sẽ cung cấp sự kiểm soát trên cả hai lĩnh vực: tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí được ghi sổ chính xác.
Vì vậy, việc lập chứng từ kế toán của Công ty cần được thiết kế lại để phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí tốt hơn. Việc thiết kế lại hệ thống chứng từ của Công ty phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản:
Thứ nhất, các chứng từ phải được đánh số liên tiếp để dễ dàng kiểm soát các chứng từ bị thiếu;
Hai là, các chứng từ phải được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt;
Ba là, các chứng từ đủ đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu.
Tham gia vào quá trình luân chuyển chứng từ không chỉ có bộ phận kế toán mà liên quan đến tất cả các phòng, ban trong Công ty. Trong số đó, có rất nhiều đối tượng không nắm vững được nghiệp vụ kế toán. Do vậy, Công ty cần đưa ra các quy định thống nhất về việc tập hợp chứng từ, thời gian giao nhận chứng từ và hướng dẫn các phòng, ban khác. Đặc biệt cần xây dựng quy chế nội bộ trong việc phối hợp giữa các phòng, ban trong Công ty trong việc luân chuyển các tài liệu, có chế độ thưởng, phạt quy trách nhiệm từng đối tượng. Đặc biệt, phòng kế toán phải lưu giữ kịp thời, đầy đủ các quyết định, văn bản, các chứng từ (Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận,...) liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức chứng từ kế toán. Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy chứng từ kế toán. Việc xây dựng tốt chương trình luân chuyển chứng từ góp phần tổ chức tốt hệ thống thông tin nội bộ, tránh trùng lặp giữa các bộ phận, tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán.