CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
2.2.1. Môi trường kiểm soát
Về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc, Ban kiểm soát, Khối văn phòng tại Công ty mẹ, Đơn vị sản xuất, Các công ty thành viên.
Công ty đã xây dựng hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị: là cấp quản lý cao nhất của Tập đoàn, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị gồm 9 thành viên: 1 chủ tịch, 3 phó chủ tịch hội đồng quản trị và 5 ủy viên.
Ban kiểm soát: là bộ phận trực thuộc Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), do ĐHĐCĐ bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc.
Ban tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất về quản lý và điều hành Công ty và là người đại diện tư cách pháp nhân của Công ty. Tổng giám đốc điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm
trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
Khối văn phòng tại Công ty mẹ: gồm Ban kiểm soát và pháp chế, Ban PR, Ban tài chính, Phòng kế toán, Phòng tổ chức, Phòng vật tư, Phòng kinh doanh.
Đơn vị sản xuất: gồm 2 nhà máy (nhà máy Phôi và nhà máy Cán) Các công ty thành viên: Tập đoàn có 10 công ty con.
Đặc thù quản lý và cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí sản xuất. Tổng Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Tổng Giám đốc điều hành các lĩnh vực trọng yếu như công tác kế hoạch, chủ trương đầu tư, định hướng trong công tác sản xuất, kinh doanh và dịch vụ khách hàng, công tác tổ chức cán bộ, hoạt động tài chính, quan hệ đối ngoại, công tác thanh tra, tuyên truyền, khen thưởng, kỷ luật.
Ban Giám đốc Công ty luôn có trách nhiệm với công việc, luôn đặt ra yêu cầu đạt được mục tiêu, hiệu quả công việc là chính; luôn hỗ trợ và khuyến khích các cá nhân; luôn có thái độ nghiêm túc, tuân thủ các quy định của tổ chức, có thái độ nghiêm túc trong công việc; luôn có kế hoạch rõ ràng cho từng tuần, từng tháng đối với mỗi phòng ban trong Công ty, coi trọng công tác lập kế hoạch, dự toán và phương án sản xuất kinh doanh. Cụ thể hàng tuần vào đầu tuần Tổng Giám đốc họp giao ban với các phòng, ban trong Công ty và Giám đốc các nhà máy để tổng hợp kế hoạch tuần và giải quyết những tồn đọng, vướng mắc xảy ra của tuần trước xem mọi việc thực hiện đến đâu, còn những gì chưa hoàn thành. Từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm và tiếp tục lập kế hoạch cho tuần tiếp theo. Hàng tháng, hàng quý, hàng năm Công ty xây dựng kế hoạch về các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: kế hoạch sản xuất, kế hạch tài chính, kế
hoạch đầu tư, kế hoạch bán hàng,.... Mỗi tháng các phòng, ban phải làm báo cáo tổng hợp về thực hiện kế hoạch cho phòng ban mình; nhất là báo cáo sản xuất, báo cáo tồn kho hàng tháng để qua đó Ban giám đốc và các phòng ban nắm bắt được tình hình vật tư nguyên vật liệu tiêu hao trong tháng để đưa ra các phương án dự trù, điều chỉnh chi phí sản xuất để tránh lãng phí nguyên vật liệu đầu vào đưa vào sản xuất.
Đặc thù quản lý và cơ cấu tổ chức của Công ty không có sự phân quyền kiểm soát chi phí sản xuất rõ ràng, đầy đủ. Tổng Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty: mọi hoạt động của hai nhà máy đều chịu sự quản lý điều hành, quyết định của Ban Giám đốc. Hơn nữa, do địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh lại xa với văn phòng Công ty nên việc kiểm soát chi phí sản xuất bị hạn chế vì mọi quyết định đưa ra dễ gây chậm, không kịp thời, không chính xác.
Về chính sách nhân sự
Chính sách tuyển dụng: Công ty đã ban hành Quy chế tuyển dụng lao động nhằm xây dựng đội ngũ công nhân viên chức có đủ trình độ năng lực về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, có sức khỏe, phẩm chất đạo đức tốt. Từ đó từng bước đưa việc quản lý lao động và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đủ về số lượng và bảo đảm đúng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, công nhân góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển.
Chính sách đào tạo: Công ty luôn chú trọng công tác đào tạo nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng cho cán bộ, công nhân viên thuộc mọi bộ phận vì Hòa Phát luôn xác định nguồn nhân lực là một nguồn lực vô cùng quý báu, quyết định sự thành công và phát triển của Công ty trên thương trường.
Chính sách tiền lương: Công ty đã xây dựng một chính sách trả lương đồng bộ, thống nhất, tiền lương được trả đúng căn cứ trên mức độ lao động và tính chất công việc của cán bộ. Chính sách tiền lương của Công ty như sau: Công ty đã xây dựng khung bảng lương quy định chi tiết mức lương đối với từng vị trí công việc như nhân viên bộ phận sản xuất thì ngoài lương cơ bản được hưởng ra nếu trong tháng đó mà sản xuất vượt mức khối lượng đặt ra họ còn được hưởng thêm phần vượt đó. Tùy theo mức độ hoành thành công việc, CBCNV được xem xét tăng lương hàng năm. Định kỳ hàng năm, Công ty có 02 lần xem xét nâng lương vào đợt tháng 1 và tháng 7 hàng năm.
Chính sách khen thưởng: Hàng năm, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được phân công, Hội đồng quản trị tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ phân công của từng thành viên Hội đồng quản trị. Tổng Giám đốc chủ trì công tác đánh giá các cán bộ quản lý từ Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Trưởng, Phó Phòng ban, Giám đốc, Phó Giám đốc các nhà máy trên cơ sở căn cứ vào Quy chế thi đua khen thưởng của Công ty và kết quả hoạt động hàng năm của từng bộ phận và của toàn Công ty để phân loại đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ như sau: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoành thành nhiệm vụ, không hoành thành nhiệm vụ.
Quỹ khen thưởng: Hàng năm, căn cứ vào kết quả đánh giá của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Giám đốc; Tổng Giám đốc tổng hợp, trình Hội đồng quản trị đề xuất mức khen thưởng đối với các cá nhân hoành thành xuất sắc nhiệm vụ. Chế độ tiền thưởng:
- Bằng tiền
- Bằng cổ phiếu theo chương trình lựa chọn của cán bộ công nhân viên. Nguồn kinh phí khen thưởng được trích từ Quỹ khen thưởng Công ty và nguồn hợp pháp khác.
Mức khen thưởng: Căn cứ vào tình hình thực tế của từng năm để xây dựng mức khen thưởng.
Chính sách xử lý vi phạm và kỷ luật: Hàng năm, công ty căn cứ vào kết quả đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh để xác định mức độ kỷ luật, hình thức kỷ luật theo quy định của pháp luật và của Công ty. Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Ban Giám đốc và cán bộ quản lý không hoàn thành nhiệm vụ của mình với sự cẩn trọng, mẫn cán và năng lực chuyên môn sẽ phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại do mình gây ra.
Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Ban Giám đốc và cán bộ quản lý khi thực hiện nhiệm vụ mà có hành vi vi phạm quy định pháp luật và quy định của công ty thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính, hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Trường hợp gây thiệt hại đến lợi ích của công ty, cổ đông hoặc người khác thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Với những chính sách nhân sự kể trên đã khiến cho người lao động trong Công ty yên tâm mang hết khả năng, trí tuệ của mình làm việc, tích cực sáng tạo và nâng cao tay nghề, khả năng chuyên môn gắn bó với Công ty. Mặt khác, người lao động trong Công ty có mức thu nhập ổn định. Điều này đã làm tăng tính trung thực, liêm chính, tăng cường ý thức tự giác, ý thức bảo vệ tài sản Công ty, ý thức trách nhiệm với công việc.
Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán chi phí sản xuất được phòng vật tư, 02 nhà máy lập dựa trên cơ sở báo cáo tồn kho; định mức sản xuất; định mức tiêu hao; số lượng đơn đặt hàng trong tháng của từng đại lý, chi nhánh Công ty; tình hình giá cả, lượng nguyên vật liệu đầu vào;...và trình lên Ban Giám đốc xét duyệt hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Sau đó được Ban Giám đốc xét duyệt sẽ gửi đến tất cả các Phòng, Ban trong Công ty và nhà máy lên kế hoạch cho bộ phận mình theo bản kế hoạch.
Công tác lập kế hoạch sản xuất và dự toán chi phí sản xuất là vô cùng quan trọng. Điều này có ảnh hưởng đến toàn bộ chi phí sản xuất thực tế trong kỳ của Công ty. Nhận thức được điều này, Ban Giám đốc Công ty đặc biệt chú trọng đến công tác lập kế hoạch. Kế hoạch, dự toán chi phí được P.VT và Phòng Tài chính kế toán lập rất đầy đủ, chi tiết, cụ thể cho từng loại vật tư, nguyên vật liệu đầu vào tương ứng với giá trị phải chi ra đối với từng yếu tố chi phí sản xuất. Kế hoạch và dự toán chi phí sản xuất làm cơ sở, căn cứ cho các bộ phận sử dụng để so sánh, đối chiếu, theo dõi chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ, từ đó giúp Ban Giám đốc đưa ra các quyết định kịp thời.