CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất
a/ Bộ máy kế toán.
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát là Công ty mẹ có 10 công ty con, chính vì vậy công tác kế toán tại Công ty mẹ được tổ chức như các công ty con để dễ dàng quản lý và theo dõi, được dựa trên cơ sở chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Hệ thống chứng từ của Công ty được xây dựng và hoàn thiện dần trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đã đáp ứng được yêu cầu phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty là một trong những nhiệm vụ trung tâm của phòng kế toán của Công ty. Việc tổ chức bộ máy kế toán khoa học hợp lý sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả của công tác kế toán và cung cấp thông tin kịp thời
phục vụ cho việc điều hành tài chính và các hoạt động của Công ty. Với vai trò vừa là công ty mẹ của một Tập đoàn vừa có mảng sản xuất kinh doanh thép nên tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức thành nhiều cấp độ. Công tác kế toán riêng của Công ty mẹ được tổ chức và thực hiện bởi Phòng Kế toán.
Chi tiết công việc các vị trí trong bộ máy kế toán của Công ty như sau:
Kế toán trưởng kiêm giám đốc tài chính: là người đứng đầu bộ máy kế toán của Tập đoàn, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong Tập đoàn theo quy định của pháp luật về kế toán, giúp Tổng Giám đốc Tập đoàn giám sát tình hình tài chính của toàn Tập đoàn.
Ban Tài chính của Tập đoàn: Là bộ phận trực tiếp chịu sự điều hành quản lý của kế toán trưởng Tập đoàn. Nhiệm vụ chính của Ban tài chính là vừa tổ chức công tác kế toán của công ty mẹ, vừa là bộ phận trực tiếp chỉ đạo công tác kế toán của các công ty con.
Phòng kế toán của công ty con: Tại các công ty con của Tập đoàn Hòa Phát đều có phòng kế toán riêng để thực hiện công tác kế toán tại đơn vị mình.
Ban kiểm soát nội bộ: Có chức năng tổ chức kiểm toán các đơn vị và đưa ra các kiến nghị để tham mưu giúp lãnh đạo tập đoàn quản lý kinh tế tài chính trong tập đoàn có hiệu quả và đúng các quy định của Nhà nước.
Trưởng phòng kế toán: phụ trách kế toán mảng sản xuất kinh doanh thép của Công ty, chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của Kế toán trưởng về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như thông tin, số liệu kế toán của mảng sản xuất kinh doanh thép của Công ty.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ hỗ trợ cho Trưởng phòng kế toán, lập báo cáo tài chính phản ánh tổng hợp, theo các chỉ tiêu giá trị về toàn bộ tình hính hiện có, sự vận
động của tài sản, tình hình biến động các nguồn vốn và các khoản thu, chi, các khoản thu nhập khác và các chi phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty.
Kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ: Có nhiệm vụ chủ yếu là ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại quỹ, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp. Đồng thời có trách
nhiệm cung cấp báo cáo kế toán về tình hình biến động của tiền mặt, công nợ của Công ty phục vụ các yêu cầu của nhà quản lý.
Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ chủ yếu là ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến các loại tiền gửi ngân hàng của Công ty. Bên cạnh đó còn có trách nhiệm quản lý và cung cấp các số liệu hiện có về tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng theo quy định của Công ty.
Kế toán hợp đồng ngoại: Có nhiệm vụ chủ yếu là kiểm tra, theo dõi các hợp đồng nhập ngoại (hợp đồng nhập khẩu phôi và phế liệu); kiểm tra chứng từ thanh toán chi phí các lô hàng nhập. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính hàng tuần, tháng, quý để báo cáo cho Kế toán trưởng.
Thủ quỹ kiêm kế toán Chi nhánh Hà Nội: Có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi và tổng hợp tình hình tiền tồn tại Văn phòng Hà Nội, 02 nhà máy, báo cáo hàng ngày với Trưởng phòng. Ngoài ra còn có trách nhiệm tính lương và các khoản phụ cấp theo lương theo quy định, quy chế của Công ty.
Kế toán thanh toán phụ trách nhà máy Phôi: Có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản thanh toán liên quan đến Nhà máy Phôi của Công ty; theo dõi, cung cấp số hiện có và tình hình biến động của các khoản trong Nhà máy Phôi cho Trưởng phòng và các bộ phận liên quan.
Kế toán Nhà máy Phôi: Có nhiệm vụ theo dõi vật tư của Nhà máy, kiểm tra sổ quỹ tại Nhà máy và báo cáo tình hình biến động các kho trong Nhà máy cho kế toán trực tiếp phụ trách Nhà máy Phôi.
Kế toán thanh toán phụ trách Nhà máy Cán: Có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản thanh toán liên quan đến Nhà máy Cán của Công ty. Bên cạnh đó đảm nhận thêm công việc lập bảng kê thuế Gia trị gia tăng đầu vào vào hàng tháng của Công ty.
Kế toán kiêm thủ quỹ Nhà máy Cán: Có nhiệm vụ thu chi các khoản nhỏ lẻ tại phát sinh Nhà máy, theo dõi vật tư của Nhà máy và báo cáo tình hình biến động các kho trong Nhà máy cán cho kế toán phụ trách trực tiếp Nhà máy cán.
Kế toán bán hàng phụ trách Chi nhánh Đà Nẵng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng, xuất hóa đơn của Nhà máy với Chi nhánh Đà Nẵng. Đồng thời kiêm
nhiệm theo dõi Chi nhánh Công ty tại Đà Nẵng. Cuối tháng, lập bảng kê thuế GTGT đầu vào và tờ khai thuế GTGT của Công ty.
Kế toán Chi nhánh Đà Nẵng: Có nhiệm vụ thực hiện tất cả các công việc kế toán tại Chi nhánh Đà Nẵng và hàng kỳ lập báo cáo có liên quan báo về Phòng Kế toán tại trụ sở chính của Công ty.
Kế toán bán hàng phụ trách Chi nhánh TP Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng, xuất hóa đơn của Nhà máy với Chi nhánh TP Hồ Chí Minh. Đồng thời kiêm nhiệm theo dõi Chi nhánh Công ty tại TP Hồ Chí Minh.
Kế toán Chi nhánh TP Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ thực hiện tất cả các công việc kế toán tại Chi nhánh TP Hồ Chí Minh và hàng kỳ lập báo cáo có liên quan báo về Phòng Kế toán tại trụ sở chính của Công ty.
Với tổng số nhân viên gồm 15 người, Phòng Kế toán Công ty có chức năng, nhiệm vụ sau:
Một là, tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc quản lý tài chính, kế toán, thống kê của Công ty theo phân cấp quản lý; triển khai thực hiện các chính sách, quy định về nghiệp vụ tài chính - kế toán của Công ty.
Hai là, tổ chức bộ máy kế toán thống kê để hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty; Tổ chức và thực hiện việc thu thập, xử lý sơ bộ và luân chuyển chứng từ tài chính kế toán tại Công ty.
Ba là, lập báo cáo kế toán thống kê, báo cáo tài chính theo quy định chung của Nhà nước và của Công ty đồng thời phân tích, đánh giá việc thực hiện các chính sách, kế hoạch tài chính của Công ty để khuyến nghị các biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
Bốn là, thực hiện quản lý tài sản và các khoản thu, chi phí phát sinh trong Công ty theo phân cấp của Tập đoàn, quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, tài sản, trang thiết bị của Phòng.
Năm là, cung cấp cho các phòng, bộ phận chức năng của Công ty các cơ sở dữ liệu liên quan đến tài chính kế toán để phục vụ cho công tác chung.
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát KẾ TOÁN TRƯỞNG KIÊM