d/ Hoàn thiện hệ thống báo cáo chi phí sản xuất
3.3.4. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trên từng khoản mục chi phí
Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Thứ nhất, nâng cao hiệu quả công tác quản lý mua sắm và sử dụng vật tư:
Để quản lý việc mua sắm, dự trữ và sử dụng vật tư được tốt Công ty nên thực hiện thêm một số quy định sau:
Xây dựng định mức vật tư trên một tấn phôi, thép sản xuất ra phù hợp với tình hình sản xuất thực tế hiện nay, định mức dự trữ, định mức tiêu hao vật liệu tránh tình trạng nguyên vật liệu tồn kho cao hơn hay thấp hơn so với yêu cầu. Do đặc thù sản xuất phôi thép, nguyên vật liệu chính và chủ yếu là phế liệu nên việc xây dựng định mức phế liệu đầu vào và định mức tiêu hao là rất quan trọng và đặc biệt chú trọng.
Phòng Vật tư đang đảm nhận công việc mua nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất. Vì vậy, để tránh sai phạm khi cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp, Giám đốc Công ty hoặc ủy quyền cho Phó Giám đốc tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên cá tiêu chí do Công ty xây dựng như giá cả, chất lượng và uy tín trong bán và giao hàng, vì hiện nay Phòng vật tư là bộ phận được lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn hỏi hàng.
Công ty cũng nên chuyển đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với mộ số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài.
Cùng với việc kiểm kê, đánh giá lại vật tư tồn kho định kỳ (tháng, quý, năm), phải xác định mức dự trữ hợp lý của từng loại vật tư tránh tình trạng dự trữ vượt định mức gây ứ đọng. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập bao gồm: Dự toán khối lượng nguyên vật liệu mua vào trong kỳ kế hoạch và giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ kế hoạch, dự toán lịch thanh toán tiền mua nguyên vật liệu. Dự toán nguyên vật liệu mua vào đúng đắn và hợp lý có tác dụng trong việc đảm bảo, cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng, dữ trữ hợp lý cho nhu cầu sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất được thực hiện đúng kế hoạch.
Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ từ việc cung ứng, dự trữ vật tư cho sản xuất đến việc tổ chức sản xuất. Cụ thể, bộ phận quản lý sản xuất phối với Phòng kinh doanh để lập kế hoạch dự trữ sản xuất sát, đúng thực tế. Từ đó, giúp Phòng vật tư chủ động tìm nguồn vật tư dự trữ cho sản xuất đầy đủ và kịp thời. Phòng Tài chính – kế toán có kế hoạch huy động vốn và trả nợ khách hàng. Hạn chế đến mức thấp nhất vật tư dự trữ quá định mức gây lãng phí hoặc ứ đọng vốn hoặc bị động về vốn, phải vay với lãi suất cao là nguyên nhân làm tăng chi phí và giá thành sản phẩm thép. Bộ phận quản lý sản xuất phải xác định mức tiêu hao vật tư sát với tình hình thực tế.
Mặt khác, do giá cả thị trường thép thường xuyên biến động, vì vậy việc ký kết các hợp đồng mua vật tư cần chú ý đến việc đảm bảo cung cấp ổn định, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, thống nhất phương thức giao hàng, giá cả hợp lý. Việc giao
nhận vật tư phải đúng theo trình tự quy định, phải có đầy đủ các thành viên liên quan, phải kiểm tra chất lượng vật tư.
Đối với nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, Công ty cần ban hành Quy định quản lý công cụ dụng cụ áp dụng thống nhất trong Công ty. Tăng cường kiểm soát các khẩu mua sắm đến khâu xuất dùng, kiểm soát thời gian thực tế sử dụng và thời gian phân bổ. Xây dựng chương trình quản lý công cụ, dụng cụ thống nhất trên phần mềm vi tính kết nối với phần mềm kế toán để thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát, hạch toán và lữu trữ số liệu. Việc phân bổ công cụ dụng cụ phải theo một tiêu thức nhất định với từng chủng loại.
Thứ hai, nâng cao hiệu quả công tác bảo quản, lưu kho vật tư
Việc bảo quản, lưu trữ vật tư ngành sản xuất thép là rất quan trọng vì nguyên vật liệu đầu vào là phế liệu và phôi – loại vật liệu rất tiêu hao do thời tiết tự nhiên. Hiện nay, Công ty đã có khu vực riêng để phôi, phế liệu nhưng lại chưa có biện pháp bảo quản, lưu trữ hợp lý như: xây dựng khu để có mái che tránh yếu tố thời tiết tự nhiên tác động để giám thiểu mức tối đa tỷ lệ tiêu hao tự nhiên của nguyên vật liệu. Công ty cần sớm khắc phục điều này.
Đối với vật tư tồn đọng lâu ngày, bị han rỉ không phù hợp với sản xuất hiện tại, cần nhanh chóng thanh lý. Việc thanh lý các loại vật tư này phải tôn trọng quy trình và thủ tục thanh lý được quy định trong Quy chế tài chính của Công ty, phải thành lập ban thanh lý vật tư gồm: Thủ kho, Cán bộ kỹ thuật Bộ phận quản lý sử dụng, Cán bộ phòng kỹ thuật công nghệ, phòng kế toán, phòng vật tư.
Thứ ba, phải đẩy mạnh kiểm soát xuất nguyên vật liệu, thành phẩm vào sản xuất:
* Đối với nguyên vật liệu chính: Phế - Gang
Nguyên vật liệu đầu vào sản xuất Phôi là Phế và Gang nên Công ty cần phải kiểm soát chặt chẽ tỷ lệ phế đưa vào sản xuất như tỷ lệ pha trộn các loại phế: phế xấu, phế đẹp để đảm bảo chất lượng Phôi tốt nhất. Vì vậy, Công ty cần phải xây
dựng được định mức tiêu hao phế cho một ca sản xuất, cho một loại thành phẩm phôi cụ thể để từ đó làm căn cứ xây dựng tỷ lệ pha trộn các loại phế tránh lãng phí nguyên vật liệu phế đầu vào và làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra.
* Đối với vật tư tiêu hao thường xuyên: phải có kế hoạch sản xuất cụ thể và lượng xuất dùng cần thiết để tránh xuất dùng cho sản xuất nhiều, cuối tháng dùng không hết lại nhập lại kho gây lãng phí, mất mát, khó kiểm soát ảnh hưởng đến công tác dự trù mua nguyên vật liệu đầu vào. Riêng đối với dầu FO và dầu DO phải có kiểm soát chặt chẽ lượng xuất tiêu hao vào sản xuất: tránh dầu xuất vào sản xuất nhưng lại không dùng cho sản xuất.
Đối với việc kiểm soát xuất nguyên vật liệu, thành phẩm vào sản xuất cần phải xây dựng quy chế phạt rõ ràng khi cá nhân hay bộ phận, ca sản xuất nào gây lãng phí, mất mát nguyên vật liệu đầu vào mà không rõ nguyên nhân và đồng thời khen thưởng đối với những người dám tố cáo hành vi sai phạm trong việc sử dụng nguyên vật liệu hay có hành vi ăn cắp ăn trộm hay có sáng kiến sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu....
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
Công ty phải thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm và kế hoạch sản xuất và tránh được sự lãng phí về nguyên vật liệu do trình độ tay nghề của công nhân thấp.
Kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của công nhân bằng hệ thống chấm công bằng vân tay trên máy chứ không tự chấm công và tổ trưởng các ca theo dõi để đảm bảo việc chấm công là chính xác.
Các tổ trưởng thuộc các Ca sản xuất phải kiểm soát được chất lượng công việc, bố trí công việc phù hợp với tay nghề (bậc thợ) của từng công nhân trong tổ.
nên bố trí thêm cán bộ kỹ thuật để giám sát công việc của công nhân.
Cán bộ thống kê phải thường xuyên hay đột xuất kiểm tra việc chấm công hàng ngày đối với công nhân, phải kiểm soát được thời gian dành cho từng công việc và kiểm tra chặt chẽ báo cáo sản lượng phôi thép hàng ngày, tỷ lệ thu hồi thành phẩm hay tỷ lệ tiêu hao chính xác tránh báo cáo sai dẫn đến tăng, giảm chi phí nhân công trực tiếp.
Công ty cần thiết lập các báo cáo phân tích chi phí nhân công trực tiếp để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động chi phí nhân công trực tiếp để từ đó có biện pháp kiểm soát thích hợp.
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất chung * Chi phí nhân viên phân xưởng
Đối với chi phí nhân viên phân xưởng phải xây dựng được quy trình thống kê khối lượng các đầu mục công việc mà bộ phận kho, phân xưởng nguyên liệu, nhà cân 80 tấn phải làm để tránh việc kê khối lượng công việc không đúng làm sai lệch chi phí lương.
Quy trình thống kê khối lượng công việc phải chặt chẽ đòi hỏi cán bộ thống kê, kế toán quản lý nhà máy phải phối kết hợp để kiểm tra, tổng hợp số liệu của từng phiếu cân hàng cho đúng và trên mỗi phiếu cân phải có đầy đủ chữ ký và phải đối chiếu với nhật ký cân hàng hàng ngày, hàng tháng.
* Chi phí khấu hao tài sản cố định
Hiện nay Công ty vẫn quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định theo Quyết định 206/2003/QĐ – BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Để kiểm soát tôt hơn về chi phí khấu hao TSCĐ Công ty phải xây dựng Quy định về quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Mọi bộ phận trong Công ty phải tôn trọng và thực hiện nghiêm túc Quy định này. Các định hướng cơ bản để xây dựng Quy định về bảo quản sử dụng và trích khấu hao TSCĐ gồm:
Thứ nhất, tách biệt công tác bảo quản với công tác ghi chép các nghiệp vụ. Theo đó người quản lý TSCĐ không được đồng thời là kế toán TSCĐ;
Thứ hai, quy định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với công việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến TSCĐ như mua mới, trích khấu hao,
nhượng bán, thanh lý TSCĐ;
Thứ ba, cách ly quyền phê chuẩn với việc bảo quản TSCĐ;
Thứ tư, xây dựng hệ thống bảo quản TSCĐ như kho bãi, hàng rào bảo vệ, phân định trách nhiệm bảo vệ TSCĐ, quy định thủ tục chặt chẽ về việc đưa TSCĐ ra khỏi doanh nghiệp;
Thứ năm, quy định chặt chẽ về các chứng từ liên quan đến TSCĐ như: mỗi TSCĐ phải có bộ hồ sơ riêng để theo dõi toàn diện từ khi hình thành đến khi thanh lý, nhượng bán. Khi có biến động phải có đầy đủ biên bản, chứng từ;
Thứ sáu, dựa vào thời gian sử dụng, mục đích sử dụng của từng nhóm TSCĐ và tình hình kinh doanh của Công ty, xác định thời gian khấu hao TSCĐ;
Thứ bảy, quy định các thủ tục, quy trình về sửa chữa lớn TSCĐ và đánh giá lại TSCĐ, xây dựng quy trình tổ chức chứng từ TSCĐ.