d/ Hoàn thiện hệ thống báo cáo chi phí sản xuất
3.3.3. Hoàn thiện bộ máy kiểm toán nội bộ
Hiện nay Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát đã và đang ngày càng coi trọng vai trò của KTNB. Nhưng thực chất hoạt động của KTNB mới hình thành, do đó chưa đạt hiệu quả như mong muốn.
Để đạt được mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất thì bộ phận KTNB phải thiết lập được quy trình kiểm toán dựa trên các mục tiêu cơ bản:
Thứ nhất, giám sát chu trình xét duyệt kế hoạch, dự toán, định mức đến các chu trình thực hiện, giám sát được thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý;
Thứ hai, giám sát quá trình thu thập, chuyển giao và xử lý các dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định có chất lượng cao;
Thứ ba, quản lý chặt chẽ rủi ro trong công tác sản xuất thép nhằm ngăn ngừa thất thoát tài sản và có dự phòng rủi ro hợp lý;
Thứ tư, tài liệu hồ sơ, các tài sản có liên quan đến nghiệp cụ được đảm bảo an toàn.
Để đạt được mục tiêu trên thì việc xây dựng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản là mọi lĩnh vực hoạt động đều phải được kiểm soát và mọi công việc đều phải được kiểm tra (có thể là kiểm tra trực tiếp hoặc gián tiếp).
Để tiến hành quy trình kiểm toán chi phí sản xuất với các mục tiêu trên thì bộ phận KTNB phải thực hiện các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:
Về chức năng: chức năng của bộ phận kTNB đối với kiểm tra, kiểm soát chi phí trong Công ty gồm chức năng kiểm tra, chức năng đánh giá, chức năng xác nhận và chức năng tư vấn.
Chức năng kiểm tra: là việc sử dụng các biện pháp kỹ thuật để xem xét, đối chiếu mức độ trung thực của các thông tin, tài liệu và tính hợp pháp của việc thực hiện các nghiệp vụ phát sinh chi phí;
Chức năng đánh giá: thông qua kiểm tra, nhân viên kiểm toán nội bộ đánh giá tính đúng đắn, trung thực và hợp pháp của các số liệu, thông tin, tài liệu về nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất của Công ty;
Chức năng xác nhận: thông qua kiểm tra, đánh giá nhân viên kiểm toán nội bộ xác nhận thực trạng các thông tin về nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất của Công ty về tính đúng đắn, trung thực và hợp pháp;
Chức năng tư vấn: trên cơ sở những phát hiện trong quá trình kiểm tra, đánh giá, nhân viên KTNB đề xuất và tư vấn các giải pháp, biện pháp khắc phục sai sót, vi phạm, cải tiến và hoàn thiện hệ thống KTNB về chi phí sản xuất của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty.
Về nhiệm vụ của bộ phận KTNB đối với kiểm soát chi phí sản xuất:
Một là, cập nhật và cung cấp kịp thời các quy định, thông tư, văn bản, quy chế ban hành về chi phí mới nhất của Bộ Tài Chính, của Ngành;
Hai là, tiến hành kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy định, quy chế về kiểm soát chi phí trong Công ty;
Ba là, kiểm tra tính đầy đủ, tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của các nghiệp vụ chi phí phát sinh hàng ngày, hàng tháng của Công ty; kiểm tra kiểm soát từ khâu lập chứng từ, định khoản kế toán đến khâu lập các báo cáo kế toán và sổ sách kế toán;
Bốn là, nếu phát hiện sai sót của các kế toán viên trong việc định khoản các nghiệp vụ phát sinh chi phí, cơ sở để lập chứng từ còn thiếu, kiểm toán viên nội bộ nhắc nhở các kế toán viên điều chỉnh. Mặt khác nếu nghiệp vụ phát sinh không đúng chủ trương của Công ty phải báo cáo ngay với Ban Giám đốc để có biện pháp giải quyết kịp thời;
Năm là, qua công tác kiểm toán về chi phí, kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá được thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phí trong kỳ, tìm ra những ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí. Từ đó, đề xuất những ý kiến và giải pháp hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất của Công ty giúp Ban giám đốc có hướng điều hành và quản lý chi phí tốt hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời ngăn ngừa các sai sót và gian lận trong quản lý chi phí sản xuất.