Một số giải pháp – kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động chuyển tiền.doc

Một số giải pháp – kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động chuyển tiền

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn (SCB) đã và đang từng bước xây dựng hình ảnh, uy tín của thương hiệu trên thị trường tài chính - tiền tệ cũng như trong lòng khách hàng SCB đã có những bước tiến vượt bậc về quy mô cũng như chất lượng hoạt động kinh doanh Để có được những thành quả như ngày hôm nay SCB đã không ngừng cải tiến qui trình nghiệp vụ, nâng cao công nghệ và kỹ năng giao tiếp…

Trước ngưỡng cửa WTO, cùng với việc bùng nổ công nghệ thông tin và thương mại điện tử thì việc tất cả các ngân hàng chạy đua, đầu tư, đưa công nghệ hiện đại vào ngân hàng là điều hiện nhiên Do đó, hoạt động chuyển tiền điện tử đang khẳng định vai trò quan trọng trong nền kinh tế nói chung, trên thị trường tài chính – tiền tệ nói riêng.

Qua kiến thức mà em đã được học 4 năm ở nhà trường, những hiểu biết về tình hình kinh tế xã hội hiện nay từ việc cập nhật sách báo, internet và phương tiện truyền thông… cùng với những kiến thức về nghiệp vụ thực tế từ hơn hai tháng thực tập tại Ngân hàng, em xin trình bài một cách ngắn gọn về chuyên đề của mình:“Chuyển tiền thanh toán điện tử trong hệ thống SCB” Nội dung chuyên đề gồm 3 phần như sau:

Phần 1: Giới thiệu về Ngân hàng

Phần 2: Chuyển tiền thanh toán điện tử trong hệ thống SCB Phần 3: Một số giải pháp – kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động chuyển tiền

Mặc dù đã cố gắng hết sức, cũng như nghiên cứu kĩ để cho chuyên đề được tốt hơn nhưng do thời gian nghiên cứu đề tài cũng như thực tập tại ngân hàng rất ngắn cùng với kiến thức ít ỏi nên không tránh khỏi những sai sót, xin quý thầy cô, quý Ngân hàng và các bạn đọc vui lòng đóng góp ý kiến để chuyên đề được hoàn chỉnh hơn.

Nguyễn Xuân Tâm

Chương 1

GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNGMẠI CỔ PHẦN SÀI GÒN SCB

Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Sài Gịn

Tên tiếng Anh: Sai Gon Commercial Joint Stock Bank, viết tắt là :

kí lại lần thứ 1 ngày 16-04-2003, đăng kí thay đổi lần thứ 10,ngày 19-12-2005)

      Số điện thoại: (84 8) 9206501  9206502 9206503 -9206504

      FAX: (84 8) 9206505       Địa chỉ mail: scb@scb.com.vn

      Trang web: www.scb.com.vn

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn (SCB) tiền thân là Ngân hàng thương mại cổ phần Quế Đô, thành lập theo Quyết định số 00018/NH-GP ngày 06/06/1992 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với vốn điều lệ ban đầu 10 tỷ đồng Sau 10

năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng TMCP Quế Đô thua lỗ kéo dài, với khoản nợ quá hạn lớn không có khả năng thu hồi.

Với quyết tâm cải tổ toàn bộ cơ cấu bộ máy tổ chức, hoạt động và tên gọi của ngân hàng Từ tháng 4 năm 2003 với một thương hiệu mới – SCB đã hồi sinh và không ngừng phát triển Bằng sức bật của một Ban Điều hành và đội ngũ CBNV trẻ trung, năng động, nắm vững nghiệp vụ Ngân hàng, dưới sự lãnh đạo sáng suốt, kiên quyết của Hội đồng quản trị và sự hỗ trợ đắc lực của Ban tư vấn, (SCB) bắt đấu những bước đầu tiên của một ngân hàng mới thách thức lớn nhất của SCB là phải xây dựng hình ảnh và uy tín của thương hiệu trên thị trường cũng như trong lòng khách hàng Với quyết tâm phấn đấu bằng chính sách chất lượng hoạt động kinh doanh SCB đã từng bước tạo lập được hình ảnh và vị thế của thương hiệu SCB đã có một bước tiến vượt bậc về quy mô cũng như chất lượng hoạt động kinh doanh.

Với phương châm “SCB luôn hướng đến sự hoàn thiện – thành công của khách hàng là mục tiêu của chúng tôi”, SCB luôn chủ động nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ để phục vụ khách hàng ngày càng hoàn hảo hơn SCB luôn chú ý lắng nghe và tìm hiểu thấu đáo từng đối tượng khách hàng để có những sản phẩm huy động vốn và những chính sách phù hợp với tâm lý, nhu cầu của khách hàng Bên cạnh đó là việc không ngừng cải tiến qui trình nghiệp vụ, nâng cao kỹ thuật công nghệ và kỹ năng giao tiếp để khách hàng luôn cảm thấy tin tưởng, hài lòng khi đến với SCB.

Trong công tác tín dụng SCB xác định tăng trưởng tín dụng an toàn, bền vững và hiệu quả Tăng trưởng tín dụng không

chú trọng Bởi hiệu quả của tín dụng chính là hiệu quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng.

Từ năm 2004 đến nay, tình hình tài chính của SCB đã được lành mạnh và hoạt động liên tục có lãi, năm sau cao hơn năm trước Các chỉ tiêu tổng tài sản, nguồn vốn huy động, dư nợ đầu tư tín dụng đều có mức tăng trưởng cao và ổn định Năm 2004, SCB đã bắt đầu chia cổ tức từ 8% đến 12% năm.

1.2 Mạng lưới hoạt động của SCB

Tuy với một ngân hàng có có qui mô hoạt động nhỏ, nếu cách đây hai năm thương hiệu SCB của ngân hàng TMCP Sài Gòn còn mới mẻ, xa lạ trên thị trường tài chính – ngân hàng thì giờ đây hầu hết người tiêu dùng đều biết đến SCB Hiện nay SCB đã mở chi nhánh ở Hà Nội, trong thời gian tới SCB sẽ mở thêm chi nhánh tại Vĩnh Long, An Giang … để mở rộng địa bàn hoạt động Như vậy cho tới thời điểm này SCB đã có Hội sở, Sở giao dịch, 12 Chi nhánh, Phòng giao dịch và các điểm giao dịch ở các tỉnh thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, An Giang.

Tên gọi và địa chỉ Hội sở,sở giao dịch, các chi nhánh và các phòng giao dịch:

Hội sở chính – Sở giao dịch

Địa chỉ: Số 193 – 203 Trần Hưng Đạo, Phường Cô Giang, Quận 1,

+Điểm giao dịch An Giang - Ngân hàng TMCP Sài Gòn Địa chỉ: Số 15 Lý Thường Kiệt, TP Long Xuyên, Tỉnh An Giang

1.3 Sơ đồ tổ chức hoạt đông

Đại hội cổ

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức hoạt động của Ngân hàng Thương mại

cổ phần Sài Gòn (SCB)

1.4 Các sản phẩm dịch vụ hiên tại của Ngânhàng:

1.4.1 Huy động vốn

1.4.1.1 Tiền gửi tiết kiềm

1.4.1.1.1 Các hình thức gửi tiết kiệm

 Tiết kiệm không kỳ hạn bằng VNĐ, vàng và các ngoại tệ khác.

 Tiết kiệm có kỳ hạn bằng VNĐ, vàng và các ngoại tệ khác.

 Tiết kiệm tích cóp dự thưởng  Tiết kiệm tích lũy linh hoạt

 An toàn nhờ tiền gửi được SCB mua bảo hiểm tiền gửi và bảo mật theo qui định của Ngân hàng Nhà nước

 Nhiều hình thức tiền gửi và rút linh hoạt  Nhiều kỳ hạn phù hợp với nhu cầu cá nhân  Thủ tục nhanh, thuận tiện, tiết kiệm thời gian.

 Phục vụ gửi tiền, rút tiền tại nhà (nếu khách hàng có nhu cầu).

 Có thể cầm cố sổ tiết kiệm để vay vốn, hoặc chiết khấu

1.4.1.1.3 Đối tượng áp dụng

 Cá nhân người Việt Nam có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự.

 Công dân nước ngoài có thời gian lưu trú hợp pháp tại Việt Nam phù hợp với thời hạn gửi tiền của từng loại tiết kiệm

1.4.1.1.4 Thủ tục

 Điền vào giấy gửi tiền tiết kiệm, xuất trình chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu).

 Nộp tiền và hoàn thành các thủ tục, sẽ được cấp thẻ tiết kiệm.

1.4.1.2 Tiền gởi thanh toán

1.4.1.2.1 Tiện ích

Có thể giúp doanh nghiệp chi trả các khoản phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

1.4.1.2.2 Đối tượng áp dụng

Các doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam.

1.4.1.2.3 Đặc điểm của sản phẩm

 Loại tiền gửi : Việt Nam đồng, các loại ngoại tệ mạnh và

 Số tiền gửi : Tối thiểu là 500.000 đồng.

 Lãi suất là : tuy là tiền gởi thanh toán nhưng SCB vẫn có một mức lãi suất phù hợp.

 Hồ sơ tiền gửi : Chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ

về nhân thân khác; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy ủy quyền của giám đốc.

1.4.2 Sử dụng vốn

1.4.2.1 Cho vay cá nhân

1.4.2.1.1 Cho vay ngắn hạn1.4.2.1.1.1 Tiên ích

Có thể giúp khách hàng chi trả những khoản phát sinh ngoài dự đoán mà họ không chuẩn bị kịp tiền.

1.4.2.1.1.2 Đối tượng cho vay

Cá nhân người Việt Nam.

1.4.2.1.1.3 Đặc điểm của sản phẩm

 Loại tiền vay : VNĐ , vàng

 Số tiền cho vay : Tùy thuộc vào thế chấp của khách

hàng mà Ngân hàng quyết định số tiền vay.

 Lãi suất và phí dịch vụ: Đến với SCB khách hàng sẽ có

một mức lãi suất cùng với một phí dịch vụ thật ưu đãi.

 Hồ sơ đảm bảo tiền vay

 Chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ về nhân thân khác.

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề đối với các nghề cần giấy phép (trường hợp vay vốn để kinh doanh).

 Các giấy tờ có liên quan như ủy quyền của chủ hộ (trong trường hợp hộ gia đình vay vốn) cho một thành viên khác trong gia đình vay.

1.4.2.1.2 Cho vay trung và dài hạn1.4.2.1.2.1 Tiện ích:

Có thể giúp khách hàng chi trả, đầu tư vào các dự án mang tính chất trung và dài hạn.

1.4.2.1.2.2 Đối tượng cho vay

Cá nhân người Việt Nam.

1.4.2.1.2.3 Đặc điểm của sản phẩm

 Loại tiền vay : VNĐ, vàng

 Số tiền cho vay : Tùy thuộc vào thế chấp của khách

hàng mà Ngân hàng quyết định số tiền vay.

 Lãi suất và phí dịch vụ : Luôn có mức phí và lãi suất

thật ưu đãi cho tất cả khách hàng đến với SCB.

 Hồ sơ đảm bảo tiền vay :

 Chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ về nhân thân khác

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề đối với các nghề cần giấy phép (trường hợp vay vốn để kinh doanh)

 Các giấy tờ có liên quan như ủy quyền của chủ hộ (trong trường hợp hộ gia đình vay vốn) cho một thành viên khác

1.4.2.2 Cho vay doanh nghiệp

1.4.2.2.1 Cho vay ngắn hạn1.4.2.2.1.1 Tiện ích

Có thể hỗ trợ doanh nghiệp chi trả những khoản thiếu hụt vốn tạm thời trong thời gian ngắn hạn.

1.4.2.2.1.2 Đối tượng cho vay

Các doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam.

1.4.2.2.1.3 Đặc điểm của sản phẩm

 Loại tiền vay : VNĐ, các loại ngoại tệ mạnh và vàng

 Số tiền cho vay : Tùy thuộc vào nhu cầu vay, phương án

vay vàø quyết định số tiền cho vay của Ngân hàng.

 Lãi suất và phí dịch vụ: Thật ưu đãi, đặc biệt đối với

khách hàng doanh nghiệp đã sử dụng các dịch vụ của SCB.

 Hồ sơ vay vốn :

 Bộ hồ sơ pháp lý.

 Giấy đề nghị vay vốn, phương án vay vốn và các giấy tờ liên quan khác.

 Tài sản thế chấp.

1.4.2.2.2 Cho vay trung và dài hạn1.4.2.2.2.1 Tiện ích

Phục vụ cho nhu cầu mua tài sản lưu động và tài sản cố định của doanh nghiệp

1.4.2.2.2.2 Đối tượng cho vay

Các doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam.

1.4.2.2.2.3 Đặc điểm của sản phẩm

 Loại tiền vay: V iệt Nam đồng, các loại ngoại tệ mạnh và

 Số tiền cho vay: Tùy thuộc vào nhu cầu vay, phương án

vay vàø quyết định số tiền cho vay của Ngân hàng.

 Lãi suất và phí dịch vụ: cũng như cho vay ngắn hạn, SCB

luôn có mức lãi suất thật ưu đãi đặc biệt là đối vối khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của SCB.

 Hồ sơ vay vốn : Bộ hồ sơ pháp lý; Giấy đề nghị vay vốn,

phương án vay vốn và các giấy tờ liên quan khác; Tài sản thế chấp.

1.4.2.3 Bảo lãnh

1.4.2.3.1 Đối tượng sử dụng

Các doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam.

1.4.2.3.2 Đặc điểm sản phẩm

 Loại bảo lãnh: Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thanh toán,

bảo lãnh thực hiện hợp đồng…

 Số tiền bảo lãnh: Căn cứ theo giá trị của hợp đồng mà

Ngân hàng quyết định số tiền bảo lãnh.

 Lãi suất và phí : Tùy vào từng thời điểm mà lãi suất

và phí bảo lãnh có những mức khác nhau nhưng lúc nào cũng thật ưu đãi cho tất cả khách hàng.

 Hồ sơ bảo lãnh: Đơn xin bảo lãnh; Các chứng từ liên

quan đến việc bảo lãnh.

1.4.3 Các dịch vụ trung gian

1.4.3.1 Chuyển tiền trong nước

1.4.3.1.1 Tiện ích

 Phí phù hợp.

 Khả năng kết nối tốt với các dịch vụ Ngân hàng khác  Phục vụ khách hàng tận tình chu đáo.

1.4.3.1.2 Đối tượng chuyển tiền

Cá nhân người Việt Nam và nước ngoài.

1.4.3.1.3 Đặc điểm sản phẩm

 Loại tiền chuyển: VNĐ

 Mức phí : Luôn có mức phí chuyển tiền thấp và ưu đãi cho

khách hàng.

 Chứng từ giao dịch: Ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền kiêm

lệnh chuyển tiền…

 Hồ sơ:

 Người Việt Nam: CMND bản chính hoặc bản sao có công chứng

 Người nước ngoài: Thẻ thường trú hoặc thẻ tạm trú và hộ chiếu, thị thực nhập cảnh còn hiệu lực (bản chính) và các giấy tờ cần thiết khác do SCB yêu cầu cung cấp thêm.

1.4.3.2 Thẻ ATM

1.4.3.2.1 Tiện ích

 Rút tiền chuyển tiền sang tài khoản trong cùng hệ thống SCB

 Tra cứu số dư tài khoản, in sao kê tài khoản tại ATM

 Thanh toán hàng hóa dịch vụ tại Đơn vị chấp nhận thanh toán thẻ

 Trong tương lai sẽ triển khai các dịch vụ thanh toán tiền điện thoại, điện, nước, bảo hiểm tại máy ATM.

 Khách hàng có thể giao dịch 24/24 tại máy ATM của SCB và máy ATM của hệ thống liên minh thẻ Connect 24 gồm các Ngân hàng: VCB, SCB, Eximbank, Techcombank, Phương Đông, Phương Nam, Quân Đội, Quốc tế, Chohung Vina.

1.4.3.2.2 Đối tượng sử dụng

 Cá nhân người Việt Nam và người nước ngoài cư trú tại Việt Nam.

 Các doanh nghiệp có nhu cầu chi trả lương qua thẻ.

1.4.3.2.3 Đặc điểm sản phẩm thẻ link SCB

 Là thẻ thanh toán nội địa, sử dụng dựa vào số tài khoản tiền gửi thanh toán VNĐ

 Thẻ có 03 hạng gồm: Chuẩn (B), Vàng (G) và Đặc biệt (D).

 Số tiền tối đa giao dịch một ngày của các hạng thẻ lần lược là 10.000.000đồng, 15.000.000đồng, 20.000.000đồng.

 Tiền trong tài khoản thẻ được hưởng lãi suất hấp dẫn và lãi được trả cuối tháng

 Có thể nộp tiền vào tài khoản thẻ tại Ngân hàng hoặc chuyển khoản

Phí dịch vụ thẻ: Đến với SCB bên cạnh việc sử dụng

những sản phẩm hiện đại tiện ích khách hàng còn luôn có được một mức phí ưu đãi

1.4.3.3 Thanh toán quốc tế

1.4.3.3.1 Tiện ích

Phục vụ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

1.4.3.3.2 Đối tượng sử dụng

Doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

1.4.3.3.3 Đặc điểm sản phẩm

 Loại tiền thanh toán: USD, EUR …

 Số tiền thanh toán: Tùy thuộc vào nhu cầu thanh toán

của doanh nghiệp.

 Hồ sơ thanh toán:

 Bộ hồ sơ pháp lý

 Giấy đề nghị vay vốn, phương án vay vốn và các giấy tờ liên quan khác

 Tài sản thế chấp

1.5 kết quả hoạt đông kinh doanh trong thời gianqua

Là một ngân hàng có qui mô nhỏ, để khẳng định thương hiệu của mình SCB chọn mục tiêu cơ bản là “chất lượng sản phẩm” Trong thời

gian qua SCB chú trọng vào lĩnh vực công nghệ thông tin bằng việc đầu tư máy móc, trang thiết bị kỹ thuật và đặc biệt là đầu tư những phần mềm cao cấp phát triển dịch vụ ngân hàng Hiện phần mềm quản lý Smartbank của SCB không những quản lý, vận hành trong hệ thống SCB mà có thể kết nối với các ngân hàng khác trong quá trình thanh toán

Để nâng cao năng lực cạnh tranh SCB đã thực hiện lộ trình

:Vào tháng 9-2005 SCB tăng vốn điều lệ từ 150 tỷ đồng lên 250 tỷ đồng và mới đây ngày 06-04-2006 SCB đã hoàn thành lộ trình tăng vốn điêu lệ, hiện tại vốn điều lệ của SCB đã lên đến 400 tỷ đồng

SCB sẽ tiếp tục nỗ lực phấn đấu không ngừng đổi mới để hoàn thiện và phục vụ khách hàng ngày càng đa dạng phong phú về dịch vụ và chuyên nghiệp, hiệu quả hơn về chất lượng hoạt động để đảm bảo cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tiện ích ngày một hoàn hảo Trong năm 2005, SCB hai lần vinh dự nhận được Cúp Vàng do khách hàng bình chọn trên mạng thương hiệu Việt là Cúp Vàng uy tín chất lượng và Cúp Vàng thương hiệu Việt Nam SCB lại vừa vinh dự đón nhận thêm danh hiệu “ Doanh nghiệp Việt Nam uy tín – chất lượng 2006” do tổ chức bình chọn trên mạng doanh nghiệp Việt Nam thuộc Tòa soạn Thông tin QCA thương mại (Vinexad – Bộ thương mại) trao tặng.

Những sản phẩm tiết kiệm của SCB với chính sách khuyến mãi với các giải thưởng hấp dẫn (“Hái lộc đầu xuân

cùng SCB”, “Mừng sinh nhật cùng SCB”…), cùng với các chính sách chăm sóc khách hàng đa dạng, phong phú đã và đang tạo được tín nhiệm và thu hút khách hàng tham gia gửi tiền ngày càng đông

BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUACÁC NĂM (2003, 2004, 2005)

ĐVT: Triệu đồng

I Thu từ lãi

1 Thu lãi cho vay 2 Thu lãi tiền gửi

3 Thu lãi góp vốn mua cổ phần

4 Thu khác về hoạt động tín dụng

Tổng tiền thu lãi và các khoảnthu nhập có tính lãi

II Chi trả lãi

1 Chi trả lãi tiền gửi

2 Chi trả lãi tiền đi vay

3 Chi trả lãi phát hành giấy tờ có giá

Tổng chi trả lãi

III.Thu nhập từ lãi (thunhập lãi ròng)

IV Thu ngoài lãi

1 Thu từ nghiệp vụ bảo lãnh 2 Thu phí dịch vụ thanh toán 3 Thu phí dịch vụ ngân quĩ

4 Thu từ tham gia thị trường tiền tệ 5 Lãi từ kinh doanh ngoại hối

6 Thu từ nghiệp vụ ủy thác và đại lý

7 Thu từ các dịch vụ khác

8 Các khoản thu nhập bất thường

Tổng thu ngoài lãi

V Chi phí ngoài lãi

1 Chi khác về hoạt động huy động vốn

2 Chi về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ

3 Lỗ từ kinh doanh ngoại hối 4 Chi về hoạt động khác 5 Chi nộp thuế

6 Chi nộp khoản phí, lệ phí 7 Chi phí cho nhân viên

8 Chi hoạt động quản lý và

công cụ

9 Chi khấu hao cơ bản TSCĐ 10 Chi khác về tài sản 11 Chi dự phòng

12 Chi nộp phí bảo hiểm bảo toàn tiền gửi của khách hàng, chi bồi thường BHTG

13 Chi bất thường khác

Tổng chi phí ngoài lãi

VI Thu nhập ngoài lãi VII Thu nhập trước thuế

Giảm vốn điều lệ cấn trừ lỗ quí 1/03

VIII Thuế thu nhập doanh nghiệpIX Thu nhập sau thuế

BIỂU ĐỒ THỂ HIỆN TĂNG TRƯỞNG LỢI NHUẬN QUA CÁC NĂM

Từ biểu đồ trên ta thấy mức lợi nhuận sau thuế của SCB tăng với một tốc độ đáng kể Cụ thể, năm 2004 lợi nhuận sau thuế là 13.768 triệu đồng tăng 25.496% so với năm 2003, năm 2005 lợi nhuận sau thuế là 33.620 triệu đồng tiếp tực tăng 244% so với 2004 điều này thể hiện kết quả hoạt động của SCB rất tốt

Kết quả hoạt động kinh doanh của SCB còn tiếp tục tăng trưởng Nếu năm 2005 SCB đạt lợi nhuận trước thuế trên 46 tỷ đồng, vậy mà chỉ trong quý 1-2006 đạt đến 32.19 tỷ đồng, tương đương 68,94% lợi nhuận cả năm 2005 Là ngân hàng nhỏ nhưng hoạt động thu hút tiết kiệm, thị phần tiền gửi từ dân cư của SCB luôn được giữ vững và liên tục mở rộng, góp phần quan trọng trong việc tạo vốn kinh doanh cho ngân hàng Tăng trưởng

tín dụng của SCB luôn gắn liền với nâng cao chất lượng và đảm bảo an toàn hoạt động ngân hàng Chính việc duy trì chữ tín trong quan hệ kinh doanh, áp dụng đối sách hợp lý với khách hàng và các ngân hàng bạn … là nền tảng đưa thương hiệu của SCB trên thị trường ngày càng nâng cao.

1.6 Mục tiêu và chiến lược phát triển của Ngân

hàng trong thời gian tới

Định hướng chung của các ngân hàng trong năm 2006 là tiếp tục chuyển dịch cơ cấu thu nhập sang hoạt động dịch vụ phi tín dụng như phát triển các dịch vụ phái sinh và dịch vụ thẻ Không ít ngân hàng đã liên kết, hợp tác với nhau để gia tăng tiện ích cho các dịch vụ ngân hàng Các ngân hàng đã không ngần ngại bỏ ra hàng triệu USD mua phần mềm của nước ngoài để đổi mới công nghệ chuẩn bị tung ra hàng loạt sản phẩm đầy hứa hẹn đẩy mạnh phát triển các sản phẩm thẻ và các dịch vụ ngân hàng cao cấp Một trong số các ngân hàng đó là SCB – Ngân hàng đang đầu tư các giải pháp công nghệ, thiết bị, nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng giao tiếp của cán bộ nhân viên phù hợp với trình độ hội nhập.

Trong thời gian tới, SCB sẽ phấn đấu để trở thành một trong những Ngân hàng thương mại đa năng bậc vừa trong hệ thống các tổ chức ngân hàng Việt Nam, có tốc độ phát triển bền vững, an toàn, hiệu quả Để làm được định hướng này thì mục tiêu và chiến lược phát triển trước mắt của SCB là:

 Gia tăng giá trị cổ đông.

 Phát triển đa dạng các loại hình sản phẩm dịch vụ Ngân hàng hiện đại.

 Duy trì sự hài lòng, trung thành và gắn bó của khách hàng với SCB.

 Giữ vững sự tăng trưởng và tình hình tài chính lành mạnh.

 Không ngừng nâng cao động lực làm việc và năng lực sáng tạo của nhân viên.

Chương 2

CHUYỂN TIỀN THANH TOÁN ĐIỆN TỬTRONG HỆ THỐNG SCB

2.1 Khái quát về những qui định trong chuyển

Áp dụng cho các hoạt động chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng TMCP Sài Gòn.

2.1.1.1.2 Đối tượng

Áp dụng đối với tất cả các đơn vị thanh toán được Tổng Giám đốc cho phép tham gia Hệ thống chuyển tiền điện tử của Ngân hàng TMCP Sài Gòn.

2.1.1.1.3 Điều kiện áp dụng:

Các đơn vị thanh toán trong hệ thống Ngân hàng TMCP Sài Gòn khi tham gia chuyển tiền điện tử phải đảm bảo đủ điều kiện:

 Kỹ thuật: Phải được trang bị đầy đủ máy móc, trang thiết bị, truyền thông đạt tiêu chuẩn kỹ thuật để thực (online).

 Về nghiệp vụ: Nhân viên phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, có khả năng vận hành và sử dụng chương trình thành thạo.

2.1.1.2 Giải thích từ ngữ:

Lệnh thanh toán là một tin điện do đơn vị thanh toán lập

và sử dụng để thực hiện thanh toán, chuyển tiền trong hệ thống chuyển tiền điện tử SCB Lệnh thanh toán có thể là một lệnh thanh toán Có hoặc một lệnh thanh toán Nợ.

Lệnh thanh toán Có là lệnh thanh toán nhằm ghi Nợ tài

khoản của người phát lệnh mở tại đơn vị phát lệnh một khoản tiền xác định và ghi Có cho tài khoản của người nhận lệnh mở tại đơn vị nhận lệnh về khoản tiền đó.

Lệnh thanh toán Nợ là lệnh thanh toán nhằm ghi Nợ tài

khoản của người nhận lệnh mở tại đơn vị nhận lệnh một

khoản tiền xác định và ghi Có cho tài khoản của người phát lệnh mở tại đơn vị phát lệnh về khoản tiền đó.

Thực hiện lệnh thanh toán là quá trình thực hiện hoàn

tất một lệnh thanh toán từ đơn vị phát lệnh đến đơn vị nhận lệnh cùng với việc hạch toán trên tài khoản phù hợp với nội dung lệnh thanh toán.

Chuyển tiền điện tử là quá trình xử lý thực hiện lệnh

thanh toán từ khi lập lệnh thanh toán tới khi hoàn tất việc thanh toán cho người nhận lệnh qua mạng máy tính trong hệ thống SCB.

Đơn vị thanh toán bao gồm: Hội sở, Sở giao dịch, Chi

nhánh, Phòng giao dịch, Điểm giao dịch, Quỹ tiết kiệm của SCB được Tổng Giám Đốc cho phép tham gia hệ thống chuyển tiền thanh toán điện tử.

Người phát lệnh là tổ chức hoặc cá nhân gởi lệnh

thanh toán đến SCB để thực hiện chuyển tiền điện tử.

Người nhận lệnh là tổ chức hoặc cá nhân được thụ

hưởng khoản thanh toán trong trường hợp thanh toán “Có”.

Đơn vị phát lệnh là đơn vị thanh toán phục vụ cho người

phát lệnh.

Đơn vị nhận lệnh là đơn vị thanh toán phục vụ cho người

nhận lệnh.

Trung tâm thanh toán (Phòng kế toán - tài chính là bộ

phận nghiệp vụ chịu trách nhiệm về tổ chức thanh toán, hạch toán trong nội bộ hệ thống SCB.

Mã bảo mật là một ứng dụng kỹ thuật tin học nhằm

đảm bảo bí mật và an toàn dữ liệu điện tử trong kiểm soát các bút toán hạch toán trong thanh toán điện tử trên mạng máy tính.

Mã thẩm quyền duyệt là một ứng dụng kỹ thuật tin

học nhằm đảm bảo bí mật và an toàn dữ liệu điện tử trong kiểm soát các bút toán hạch toán trong thanh toán điện tử trên máy tính

Mã lập lệnh thanh toán là một ứng dụng kỹ thuật tin

học nhằm đảm bảo bí mật và an toàn dữ liệu điện tử trong việc lập lệnh thanh toán điện tử trên mạng máy tính.

Mã số điện được qui định XXX.XXXXXX

 Điện đi của chi nhánh có cấu trúc mã số điện:  03 ký tự đầu mã đơn vị.

 06 ký tự cuối là số thự tự tăng dần tổng các điện của từng đơn vị trong năm (từ 000001 đến 499999)

 Điện từ ngoài SCB có cấu trúc mã số điện  03 ký tự đầu là mã Hội sở

 06 ký tự cuối là số thự tự tăng dần trong năm của Trung tâm thanh toán ( từ 500001 đến 999999)

Số tham chiếu của giao dịch được qui định

 03 ký tự đầu là mã đơn vị

 02 ký tự kế tiếp là 2 số cuối của năm

 01 ký tự kế tiếp là phát lệnh đi: O (Out), hay nhận lệnh đến: I (In)

 04 ký tự kế tiếp thể hiện điện trong nội bộ ngân hàng (SCB)

 02 ký tự tiếp theo thể hiện mã hàng hóa (00: Dùng cho chuyển tiền trong nước)

 04 ký tự cuối là số thự tự tăng dần số điện của từng đơn vị theo năm.

2.1.1.3 Nguyên tắc thực hiện lệnh thanh toán

Mỗi chứng từ thanh toán được tạo lập thành một lệnh thanh toán (không thực hiện một điện cho nhiều món thanh toán)

Hạch toán thực hiện theo từng lệnh thanh toán.

2.1.1.4 Cấp phát, Quản lý, sử dụng, đình chỉsử dụng, hủy bỏ, thay đổi và thu hồi mã khóabảo mật

2.1.1.4.1 Thẩm quyền cấp phát mã khóa bảomật

2.1.1.4.1.1 Mã khóa bảo mật dùng cho lãnh đạoduyệt hạch toán, kiểm soát điện thanh toán

Các Phòng ban, đơn vị trực thuộc SCB lập danh sách đăng ký lãnh đạo tham gia duyệt hạch toán, kiểm soát điện thanh toán nội bộ gửi về phòng Điện toán – công nghệ thông tin để đăng ký tại Hội sở SCB và chỉ được thực hiện khi được cấp mã bảo mật chính thức.

Trưởng phòng Điện toán – công nghệ thông tin trực tiếp tiếp nhận và trình Tổng Giám Đốc duyệt mã bảo mật duyệt hạch toán, kiểm soát điện thanh toán để cấp cho các đơn vị.

Nếu có sự thay đổi về nhân sự, các đơn vị phải lập danh sách thay đổi và gửi về Phòng Điện toán – công nghệ thông tin để Phòng Điện toán – công nghệ thông tin trình Tổng Giám Đốc cấp mã mới hoặc hủy mã đã cấp.

2.1.1.4.1.2 Mã khóa bảo mật dùng cho nhân viênlập lệnh thanh toán

Tổng Giám Đốc giao cho Trưởng Phòng điện toán – công nghệ thông tin hướng dẫn các Phòng ban, đơn vị trực thuộc SCB

việc cấp mã và quản lý việc cấp mã khóa bảo mật lập lệnh thanh toán.

Trưởng các Phòng ban, đơn vị trực thuộc SCB trực tiếp phê duyệt danh sách thanh toán viên và chỉ đạo bộ phận vi tính tại đơn vị cấp mã khóa bảo mật lập lệnh thanh toán

2.1.1.4.2 Quản lý, sử dụng mã khóa bảo mật

Phòng Điện toán – công nghệ thông tin có trách nhiệm phối hợp cùng Phòng Hành chánh – Quản trị đăng ký mã khóa bảo mật duyệt hạch toán, kiểm soát điện thanh toán vào “Sổ theo dõi mã khóa bảo mật” và quản lý theo chế độ tài liệu “TỐI MẬT” tại Hội sở.

Trưởng các Phòng ban, đơn vị trực thuộc SCB có trách nhiệm tổ chức đăng ký mã bảo mật lập lệnh thanh toán vào “Sổ theo dõi mã khóa bảo mật” và quản lý theo chế độ tài liệu “MẬT” tại đơn vị mình.

Trách nhiệm của nhân viên được cấp và sử dụngmã khóa bảo mật:

 Mã khóa bảo mât chỉ được sử dụng cho việc lập lệnh thanh toán, duyệt hạch toán, kiểm soát điện thanh toán trong hệ thống thanh toán điện tử nội bộ của SCB.

 Mã khóa bảo mật được cấp cho cá nhân nào thì cá nhân đó được phép sử dụng theo đúng thẩm quyền qui định Nghiêm cấm việc tiết lộ, nhân bản, giao lại hoặc hướng dẫn cách sử dụng mã khóa bảo mật cho người khác trong bất kỳ trường hợp nào.

 Trường hợp bị mất, bị lộ hoặc nghi ngờ bị lộ mã khóa bảo mật, người được cấp mã khóa bảo mật phải báo ngay cho thủ trưởng đơn vị và nơi cấp mã khóa bảo

mật biết để có biện pháp xử lý đình chỉ ngay việc sử dụng mã khóa bảo mật cũ và làm thủ tục cấp mã khóa bảo mật mới.

2.1.1.4.3 Đình chỉ sử dụng, hủy bỏ, thay đổi vàthu hồi mã khóa bảo mật

2.1.1.4.3.1 Đình chỉ sử dụng, hủy bỏ và thay đổimã khóa bảo mật.

Mã khóa bảo mật bị đình chỉ sử dụng, hủy bỏ và thay đổi trong các trường hợp sau:

 Mã khóa bảo mật đã có thông báo bị mất, bị lộ hoặc nghi bị lộ.

 Mã khóa bảo mật bị lỗi do yếu tố kỹ thuật.

 Mã khóa bảo mật đã hết hạn sử dụng (thay đổi theo thời hạn).

2.1.1.4.3.2 Thu hồi mã khóa bảo mật

Mã khóa bảo mất bị thu hồi trong các trường hợp người được cấp mã khóa bảo mật chuyển sang làm công tác khác hoặc bị buộc ngưng sử dụng tham gia hệ thống thanh toán điện tử liên Ngân hàng.

2.1.1.5 Thẩm quyền tạo điện, diệt điện, duyệtchứng từ điện tử nội bộ

2.1.1.5.1 Điều kiện tạo điện trong hệ thống

Thanh toán viên được thực hiện tạo điện khi được Thủ trưởng trực thuộc phê duyệt và được bộ phận vi tính tại đơn vị cấp mã lập lệnh thanh toán.

2.1.1.5.2 Thẩm quyền duyệt điện thanh toán

Các Trưởng Phòng kế toán, Tổ trưởng kế toán duyệt hạch toán bút toán trên cơ sở mã bảo mật thẩm quyền duyệt đã được cấp.

Trưởng các Phòng ban, đơn vị trực thuộc SCB chịu trách nhiệm duyệt điện thanh toán và chuyển đi trên cơ sở mã bảo mật thẩm quyền duyệt đã được cấp Nếu có ủy quyền phải lập văn bản ủy quyền cụ thể.

2.1.1.6 Quản lý, sử dụng và bảo quảnchứng từ điện tử

Dữ liệu thông tin của chứng từ phải được mã hóa và thực hiện bảo mật và bảo đảm an toàn dữ liệu thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ theo đúng qui định.

Phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cấp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng qui định.

Chứng từ điện tử khi bảo quản phải được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ các thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

Trên chứng từ điện tử phải có đầy đủ các chữ ký điện tử của người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu, chữ ký điện tử trên chứng từ phải khớp đúng với chữ ký điện tử đã đăng ký tại SCB.

Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy (hoặc ngược lại) để giao dịch, thanh toán phải thực hiện đúng quy định về lập, luân chuyển, kiểm soát, ký chứng từ kế toán ngân hàng, đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ dùng làm

bảo tính pháp lý của chứng từ Trên chứng từ đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi phải ghi ký hiệu “ĐCH” (đã chuyển hóa) Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra, không còn hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Đối với chứng từ điện tử dùng trong thanh toán nội bộ Ngân hàng TMCP Sài Gòn bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện theo qui định hiện hành của Tổng Giám Đốc.

Các đơn vị trực thuộc Ngân hàng TMCP Sài Gòn và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải thực hiện việc lập, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử để hạch toán kế toán và thanh toán theo đúng qui định của pháp luật và các qui định của Ngân hàng TMCP Sài Gòn.

Các lệnh thanh toán và các báo cáo giao dịch sử dụng trong chuyển tiền điện tử nội bộ phải được sử dụng đúng mẫu do Ngân hàng qui định, định dạng đầy đủ các yếu tố và được bảo mật.

Chứng từ điện tử phải được lập đúng, chính xác các yếu tố và phải có đầy đủ chữ ký: Chữ ký của người kiểm soát và chữ ký của nhân viên lập chứng từ.

Chứng từ chuyển tiền (điện đi) được in ra bằng giấy và lưu cùng với chứng từ gốc và phải được kiểm tra khớp đúng giữa chứng từ gốc và chứng từ điện tử.

Chứng từ nhận điện (điện đến) sau khi được duyệt cũng được in ra 02 liên (01 liên làm chứng từ gốc để hạch toán, 01 liên báo có cho khách hàng).

Cuối ngày bộ phận kế toán chuyển tiền nội bộ tại các đơn vị và Hội sở phải in các báo cáo đối soát số liệu và lưu trữ các báo cáo theo qui định:

 Bảng kê chuyển tiền trong ngày RM 001

 Danh sách các giao dịch chuyển tiền nội bộ RM 004.

2.1.1.7 Lưu chứng từ điện tử tại SCB

2.1.1.7.1 Tại đơn vị phát lệnh – nhận lệnh

In điện 2 liên gốc (nếu có liên quan đến khách hàng)

Các chứng từ chuyển tiền: 1 lệnh chi của khách kiêm chứng từ ghi sổ (bản gốc) + 1 điện bản gốc + liên 1 (thu phí nếu có)

(nếu là điều chuyển tiền tiền mặt … chứng từ lưu: điện + lệnh điều tiền + phiếu chi)

Các chứng từ chi trả: 1 Điện bản gốc kiêm chứng từ ghi sổ + phiếu chi (nếu có)

(nếu nhận chyển tiền tiền mặt … chứng từ lưu: điện + lệnh điều tiền + phiếu thu)

2.1.1.7.2 Tại Trung tâm thanh toán (phòng kếtoán tài chính)

In điện chuyển tiền 1 liên gốc

Điện đi: 1 điện (bản gốc) + lệnh chuyển chứng từ thanh toán điện tử – Citad bản gốc, nếu thanh toán Điện tử liên Ngân hàng.

Điện đến: 1 điện (bản gốc) + Báo có bản gốc (Bù trừ – Tiền gửi Ngân hàng Nhà nước – Liên kết)

2.1.1.8 Qui định về lập, kiểm soát, luânchuyển chứng từ kế toán điện tử nội bô

Chứng từ kế toán lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo qui định về nội dung chứng từ kế toán trong luật kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình sử dụng, xử lý truyền tin và lưu trữ

Các chứng từ điện tử phải lập đúng mẫu qui định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các nội dung, bảo đảm tính pháp lý của chứng từ kế toán.

Các chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải có chỉ dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử khi cần thiết.

Trên chứng từ phải có đủ chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, an toàn dữ liệu, chữ ký điện tử phải khớp đúng với chữ ký điện tử do ngân hàng TMCP Sài Gòn nơi mở tài khoản hoặc Trung tâm thanh toán của Ngân hàng cấp phát và quản lý.

Chứng từ điện tử phải được in ra và lưu trữ theo qui định của Ngân hàng Nhà nước và của Ngân hàng TMCP Sài Gòn.

Tất cả các chứng từ điện tử của ngân hàng (gồm chứng từ do Ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải lập đúng mẫu ngân hàng qui định, định dạng, đầy đủ các yếu tố và được bảo mật.

Đối với chứng từ ghi trên các vật mang tin phải ghi tên các file chứa chứng từ, vị trí chứng từ trong file, tên các file này được bảo mật và lưu trữ trong hồ sơ chứng từ điện tử.

Các dữ liệu, thông tin trên chứng từ điện tử phải được phản ánh rõ ràng, trung thực, chính xác và thực hiện mã hóa

Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử ghi bằng số Số tiền trên chứng từ điện tử phải ghi cả bằng số và bằng chữ (nếu trên mẫu chứng từ có qui định).

Việc ghi chữ ký của khách hàng và các cán bộ, nhân viên Ngân hàng trên chứng từ điện tử được thực hiện bằng chương trình máy tính.

Khi chuyển hóa chứng từ giấy thành chứng từ điện tử hoặc phục hồi chứng tử điện tử để in ra giấy phải thực hiện theo đúng qui định Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển hóa chỉ còn giá trị trong việc đối chiếu, tra cứu, lưu trữ, không còn hiệu lực thanh

toán.

2.1.1.8.2 Xử lý sai lầm khi lập chứng từ

2.1.1.8.2.1 Chứng từ nội bộ ngân hàng

Việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử lập sai được thực hiện theo qui định của pháp luật và của Ngân hàng Nhà nước và của Ngân hàng TMCP Sài Gòn về xử lý sai sót trong giao dịch thanh toán điện tử.

Trường hợp sai sót của chứng từ điện tử được phát hiện khi lệnh thanh toán chưa được thực hiện:

 Nếu sai sót được phát hiện ngay trong quá trình lập và Trưởng phòng nghiệp vụ chưa ghi ký hiệu mật trên chứng từ thì người lập được sửa chữa lại cho đúng.

 Nếu sai sót được phát hiện sau khi ghi ký hiệu mật trên chứng từ thì việc thay đổi hoặc hủy bỏ đối với các chứng từ

bị sai sót này phải được Trưởng phòng hoặc người được ký ủy quyền xem xét quyết định.

Khi hủy bỏ đối với chứng từ điện tử bị sai sót đã ký hiệu mật Trưởng phòng nghiệp vụ phải lập biên bản hủy chứng từ điện tử, trong đó ghi rõ loại, số chứng từ, giờ, ngày, tháng, năm hủy chứng từ và trên biên bản phải có đủ chữ ký của giao dịch viên lập chứng từ Trưởng phòng hoặc người ký ủy quyền Biên bản hủy kèm chứng từ lập sai được lưu trữ vào hồ sơ riêng và bảo quản như các tài liệu kế toán khác.

Trường hợp sai sót của chứng từ điện tử được phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã được thực hiên:

 Trường hợp là đơn vị gởi lệnh: Các trường hợp như chuyển tiền thừa, thiếu, chuyển sai địa chỉ … Thì thông báo qua điện thoại đồng thời tra soát báo cho ngân hàng nhận lệnh biết và xử lý.

Trường hợp là đơn vị nhận lệnh: Đối với điện đến nếu phát hiện dữ liệu ghi trong chứng từ sai như: Nhằm số tài khoản hoặc đơn vị thụ hưởng, nội dung thanh toán không rõ ràng, thì lập điện tra soát tới ngân hàng chuyển lệnh để xác minh đống thời hạch toán tạm thời vào tài khoản phải thu hoặc phải trả Sau thời gian tra soát 2 ngày làm việc nếu không nhận được trả lời thư tra soát hoặc thư trả lời không rõ ràng, thì lập chứng từ chuyển trả khoản thanh toán bị sai cho ngân hàng gửi lệnh.

2.1.1.8.2.2 Chứng từ điện tử của khách hàngchuyển đến

Chứng từ điện tử của khách hàng chuyển đến, giao dịch viên phát hiện chứng từ có sai sót, không hợp lệ thì không xử

lý và phải trả lại cho người gửi để lập lại và mở sổ theo dõi đối với các chứng từ này (ngày giờ nhận, ngày giờ trả lại cho khách hàng, lý do) khách hàng gửi chứng từ điện tử phải có trách nhiệm tiếp nhận lại chứng từ điện tử của mình và phải lưu trữ ít nhất 10 ngày (kể từ ngày nhận lại) để phục vụ yêu cầu đối chiếu, tra soát của ngân hàng khi cần thiết.

2.1.1.8.3 Chữ ký trên chứng từ thanh toán điệntử

2.1.1.8.3.1 Chữ ký điện tử của khách hàng lậpchứng từ

Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử phải khớp đúng với chữ ký đã được Ngân hàng TMCP Sài Gòn nơi mở tài khoản cấp.

2.1.1.8.3.2 Trách nhiệm của người quản lý vàsử dụng chứng từ điện tử

Trách nhiệm của người quản lý chữ ký điện tử:

 Nhân viên Trung tâm thanh toán (Hội sở chính) và những người do chức năng của mình được quản lý, cấp phát chữ ký điện tử phải tuyệt đối giữ bí mật về chữ ký điện tử đã cấp cho người sử dụng.

 Việc cấp, quản lý, sử dụng, hủy bỏ chữ ký điện tử tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn được thực hiện theo pháp luật hiện hành và các qui định của Ngân hàng Nhà nước.

Trách nhiệm của người sử dụng chữ ký điện tử:

 Trên tất cả các chứng từ điện tử dùng làm cơ sở ghi chép vào sổ sách kế toán ngân hàng phải có đầy đủ chữ ký điện tử của người lập, người chịu trách nhiệm kiểm soát,

 Phạm vi trách nhiệm người được ký trên chứng từ điện tử đối với từng loại nghiệp vụ tại Sở giao dịch, Chi nhánh, Phòng giao dịch và Hội sở chính được thực hiện giống như qui định của chứng từ giấy.

 Phải đăng ký tên vào danh sách nhưng người tham gia vào qui trình thanh toán điện tử để đề nghị Trung tâm thanh toán cấp chữ ký điện tử.

 Đăng ký thời gian hiệu lực của chữ ký điện tử Trong thời gian hiệu lực, nếu vì lý do nào đó mà người được cấp chữ ký điện tử không tham gia qui trình thanh toán thì phải báo cáo bằng văn bản với Trung tâm thanh toán để làm thủ tục thu hồi quyền sử dụng chữ ký điện tử.

 Ghi đúng, ghi đủ các yếu tố của chữ ký điện tử theo qui định.

 Tuyệt đối giữ bí mật và sử dụng chữ ký điện tử theo đúng qui định.

Trường hợp có hành vi vi phạm các nội dung qui định về bảo quản, sử dụng chữ ký điện tử thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính hoặc xử lý theo qui định của pháp luật.

Về ủy quyền chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử được thực hiên theo qui định của phát luật.

2.1.1.8.4 Kiểm soát chứng từ điện tử

Tất cả chứng từ điện tử phải được kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ trước khi thực hiện các nghiệp vụ hạch toán, thanh toán Việc kiểm soát chứng từ điện tử được chia làm 2 phần:

phần kỹ thuật thông tin phải kiểm trước, sau đó mới tiến hành kiểm soát nội dung nghiệp vụ.

Kiểm soát kỹ thuật thông tin gồm:

 Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã qui định.

 Các mật mã trên chứng từ phải đúng với các mật mã qui định.

 Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin qui định, kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ.

 Nội dung chứng từ hợp lệ  Kiểm soát nội dung hợp lệ

Kiểm soát nội dung nghiệp vụ:

 Áp dụng biện pháp kiểm tra bằng mắt kết hợp kiểm tra bằng mắt với thiết bị chuyên dùng để xác định tính đúng đắn của dữ liệu.

 Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khóa bảo mật trên chứng từ

 Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dư tài khoản tiền gửi … như kiểm tra chứng từ giấy.

 Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức một số vùng bắt buộc của chứng từ.

2.1.1.8.5 Luân chuyển chứng từ điện tử

Qui trình luân chuyển chứng từ điện tử được thực hiên theo các qui trình thanh toán:

 Nhận chứng từ, lập chứng từ điện tử

 Kiểm tra ký hiệu mật, chữ ký điện tử và tính hợp lệ của chứng từ

 Xử lý dữ liệu, hạch toán và thanh toán

 Tổng hợp, in bảng kê chứng từ điện tử đã phát sinh và xử lý trong ngày

 Sắp xếp, bảo mật, tổ chức bảo quản, lưu trữ

Thời gian luân chuyển chứng từ điện tử được thực hiện theo qui định hiện hành.

Việc giao nhận chứng từ điện tử giữa khách hàng với Ngân hàng hay giữa các Ngân hàng với nhau được thực hiện bằng phương pháp trực tiếp như giao nhận các vật mang tin hoặc bằng phương pháp truyền dẫn dữ liệu qua mạng được thực hiện theo qui định hiện hành.

Các chứng từ điện tử, sau khi đã dùng để hạch toán và thanh toán được in ra giấy dưới dạng bảng kê chứng từ điện tử phát sinh và được xử lý trong ngày để bảo quản, lưu trữ … Các thông tin về chứng từ điện tử trên bảng kê phải được trưởng phòng nghiệp vụ hoặc người được ủy quyền ký xác nhận.

Vật mang tin chứa chứng từ điện tử phải được cất giữ trong tủ chắc chắn, để nơi cao ráo, được lưu trữ ở hai địa điểm xa nhau.

Sắp xếp, phân loại theo thứ tự thời gian phát sinh, theo loại nghiệp vụ và thời hạn bảo quản.

Chứng từ điện tử được lưu trữ trên các thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin, phải thường xuyên kiểm tra về tình hình hoạt động của thiết bị và đề phòng các trường hợp truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

Đối với vật mang tin đã gần hết hạn sử dụng nhưng chứng từ lưu trữ trên đó vẫn còn thời hạn bảo quản, đơn vị phải tổ chức kiểm tra và sao chụp lại vật mang tin để đảm bảo thời hạn

lưu trữ của chứng từ theo đúng qui định và đáp ứng yêu cầu lưu trữ thông tin an toàn không bị sai lệch.

Việc kiểm tra, cung cấp dữ liệu thông tin về chứng từ điện tử được thực hiện như việc cung cấp số liệu, tài liệu kế toán bằng giấy và theo đúng qui định của pháp luật.

2.1.2 Các qui định khác

Các khoản tiền giải ngân hạch toán vào các khoản phải trả và khi chuyển đi thì vào phân hệ chuyển tiền hạch toán từ các khoản phải trả (yêu cầu trong điện chuyển tiền tại trường người chuyển phải có thông tin đầy đủ: số tài khoản vay, tên người phát lệnh)

Các khoản chuyển đi có liên quan đến tiền vay hay lãi thì khi chuyển tiền tại trường người hưởng phải có thông tin đầy đủ như: tên người vay, số tài khoản vay … Khi chi trả trong phân hệ chuyển tiền hạch toán vào các tài khoản phải trả hay tài khoản tiền gửi (nếu có) sau đó hạch toán để thu lãi hay gốc.

Các nghiệp vụ phát sinh nhiều Nợ hay nhiều Có thì khi phát lệnh đơn vị phát lệnh hạch toán nhiều Nợ vào tài khoản các khoản phải trả hay nhiều Có vào tài khoản các khoản phải thu sau đó vào phân hệ chuyển tiền hạch toán từ các khoản phải trả hay các khoản phải thu chuyển đi Khi nhận lệnh đơn vị nhận lệnh hạch toán vào các khoản phải thu hay phải trả trong phân hệ chuyển tiền sau đó hạch toán nhiều Nợ vào các khoản phải thu hay nhiều Có vào các khoản phải trả.

Điện yêu cầu tra soát hay hoàn trả của các đơn vị khi lập điện phải cho các thông tin chính xác đầy đủ cụ thể (tên, số tiền, ngày, … của lệnh cần tra soát hay hoàn trả và đúng