CHUYỂN TIỀN THANH TOÁN ĐIỆN TỬ TRONG HỆ THỐNG SCB
2.1.2Các qui định khác
Các khoản tiền giải ngân hạch toán vào các khoản phải trả và khi chuyển đi thì vào phân hệ chuyển tiền hạch toán từ các khoản phải trả (yêu cầu trong điện chuyển tiền tại trường người chuyển phải có thông tin đầy đủ: số tài khoản vay, tên người phát lệnh)
Các khoản chuyển đi có liên quan đến tiền vay hay lãi thì khi chuyển tiền tại trường người hưởng phải có thông tin đầy đủ như: tên người vay, số tài khoản vay … Khi chi trả trong phân hệ chuyển tiền hạch toán vào các tài khoản phải trả hay tài khoản tiền gửi (nếu có) sau đó hạch toán để thu lãi hay gốc.
Các nghiệp vụ phát sinh nhiều Nợ hay nhiều Có thì khi phát lệnh đơn vị phát lệnh hạch toán nhiều Nợ vào tài khoản các khoản phải trả hay nhiều Có vào tài khoản các khoản phải thu sau đó vào phân hệ chuyển tiền hạch toán từ các khoản phải trả hay các khoản phải thu chuyển đi. Khi nhận lệnh đơn vị nhận lệnh hạch toán vào các khoản phải thu hay
phải trả trong phân hệ chuyển tiền sau đó hạch toán nhiều Nợ vào các khoản phải thu hay nhiều Có vào các khoản phải trả.
Điện yêu cầu tra soát hay hoàn trả của các đơn vị khi lập điện phải cho các thông tin chính xác đầy đủ cụ thể (tên, số tiền, ngày, … của lệnh cần tra soát hay hoàn trả và đúng luồng điện).
Điện thông báo được tự động tạo ra khi hủy điện chuyển tiền, điện thông báo có chức năng thông báo lý do về việc điện chuyển tiền được hủy để hoàn trả điện cho đơn vị phát lệnh xử lý (điện thông báo do đơn vị nhận lệnh tạo), điện thông báo khi duyệt điện tự động sẽ chuyển điện
Các điện: điện yêu cầu hủy, điện tra soát – Hỏi, điện tra soát – trả lời, điện tự do phải duyệt điện sau đó chuyển điện.
Các thông tin trên điện chuyển tiền phải đúng khớp theo yêu cầu của lệnh chi (chứng từ gốc).
Phát hiện sai sót sau khi đã thực hiện chi trả cho khách hàng thì các phòng ban có liên quan phối hợp để thu hồi lại trong thời gian sớm nhất hay phối hợp với các ngân hàng có liên quan bằng văn bản để thu hồi.
Các loại điện chỉ được in bản gốc 1 lần duy nhất (2 liên: 1 liên làm chứng từ gốc lưu tại Ngân hàng, 1 liên làm chứng từ báo Nợ hay Có cho khách hàng), nếu vì lý do kỹ thuật không có bản gốc thì người có thẩm quyền được in điện sẽ in lại điện nhưng là bản sao (trên mặt sau của bản sao người in phải ghi rõ lý do về việc không có bản gốc và ký tên)
Điện chuyển tiền đi – đến: Lệnh thanh toán Có khi in điện là ủy nhiệm chi (UNC) Điện chuyển tiền đi – đến: Lệnh thanh toán Nợ khi in điện là lênh chuyển nợ (LCN) Các điện chuyển đi – nhận đến người có chức năng thẩm quyền phải sử dụng ký hiệu mật để nhận hay chuyển điện trong hệ thống SCB.
Các điện đi – đến – tra soát – hủy … yêu cầu có đủ chữ ký đúng vị trí và đúng chức năng thẩm quyền.
Điện in (bản gốc) được xem là chứng từ gốc nên yêu cầu in điện trên giấy trắng 2 mặt (không dùng giấy đã sử dụng 1 mặt)
Các điện từ Citad – Bù trừ – VCB (BIDV) … được Trung tâm thanh toán nhận về nhưng không thực hiện chuyển tiếp về các đơn vị (lý do kỹ thuật: chương trình mạng Citad hỏng điện nhận về thời gian quá trễ và đã đối chiếu số liệu cuối ngày với các đơn vị thì Trung tâm thanh toán được phép hạch toán vào các khoản phải trả và ngày làm việc tiếp theo sẽ chuyển về cho các đơn vị để thực hiện việc chi trả.
Trung tâm thanh toán được phép “đóng cửa các giao dịch chuyển điện thanh toán”. Chuyển tiền thanh toán và điều chuyển tiền mặt chấm dứt vào 17h00’. Ngoài ra các trường hợp đặc biệt các đơn vị có nhu cầu chuyển thanh toán thì thông báo bằng điện đồng thời điện thoại cho người có thẩm quyền tại Trung tâm thanh toán “mở cửa” (nếu có thể) để các đơn vị được tiếp tục việc chuyển tiền. Khi hết thời gian quy định chuyển tiền các đơn vị chỉ nhận điện từ Trung tâm thanh toán chuyển về.
Trường hợp các khoản chuyển đi phải qua tài khoản các khoản phải trả thì tại trường thông tin người chuyển, người hưởng phải được lấy từ chứng từ gốc khách hàng lập.
Trường hợp sai sót do từ phía người phát lệnh thì người phát lệnh lập công văn yêu cầu đơn vị phát lệnh để hủy lệnh (nếu lệnh này chưa thanh toán khỏi SCB, nếu đã thanh toán thì chờ thu hồi lại tiền) hoặc chỉnh sửa lại lệnh và đơn vị nhận lệnh tra soát hay lệnh gửi về Trung tâm thanh toán hay đơn vị nhận lệnh.
Trường hợp sai sót từ phía SCB thì đơn vị phát lệnh phải kiểm tra lại thông tin lệnh và lập lệnh tra soát bổ sung chỉnh sửa gửi ngay về cho Trung tâm thanh toán hay đơn vị nhận lệnh xử lý.
Phân hệ chuyển tiền hiện chỉ sử dụng được trong chuyển tiền thanh toán bằng TM- GL-DD vì vậy thực hiện chuyển tiền ngoài TM-GL-DD thì phải sử dụng tài khoản phải trả.