CHUYỂN TIỀN THANH TOÁN ĐIỆN TỬ TRONG HỆ THỐNG SCB
2.1.1.8.1 Hình thức và nội dung lập chứng từ
Chứng từ kế toán lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo qui định về nội dung chứng từ kế toán trong luật kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình sử dụng, xử lý truyền tin và lưu trữ .
Các chứng từ điện tử phải lập đúng mẫu qui định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các nội dung, bảo đảm tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Các chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải có chỉ dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử khi cần thiết.
Trên chứng từ phải có đủ chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, an toàn dữ liệu, chữ ký điện tử phải khớp đúng với chữ ký điện tử do ngân hàng TMCP Sài Gòn nơi mở tài khoản hoặc Trung tâm thanh toán của Ngân hàng cấp phát và quản lý.
Chứng từ điện tử phải được in ra và lưu trữ theo qui định của Ngân hàng Nhà nước và của Ngân hàng TMCP Sài Gòn.
Tất cả các chứng từ điện tử của ngân hàng (gồm chứng từ do Ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải lập đúng mẫu ngân hàng qui định, định dạng, đầy đủ các yếu tố và được bảo mật.
Đối với chứng từ ghi trên các vật mang tin phải ghi tên các file chứa chứng từ, vị trí chứng từ trong file, tên các file này được bảo mật và lưu trữ trong hồ sơ chứng từ điện tử.
Các dữ liệu, thông tin trên chứng từ điện tử phải được phản ánh rõ ràng, trung thực, chính xác và thực hiện mã hóa theo qui định trước khi chuyển đi.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử ghi bằng số. Số tiền trên chứng từ điện tử phải ghi cả bằng số và bằng chữ (nếu trên mẫu chứng từ có qui định).
Việc ghi chữ ký của khách hàng và các cán bộ, nhân viên Ngân hàng trên chứng từ điện tử được thực hiện bằng chương trình máy tính.
Khi chuyển hóa chứng từ giấy thành chứng từ điện tử hoặc phục hồi chứng tử điện tử để in ra giấy phải thực hiện theo đúng qui định. Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển hóa chỉ còn giá trị trong việc đối chiếu, tra cứu, lưu trữ, không còn hiệu lực thanh toán.