CHUYỂN TIỀN THANH TOÁN ĐIỆN TỬ TRONG HỆ THỐNG SCB
2.1.1.6Quản lý, sử dụng và bảo quản chứng từ điện tử
Dữ liệu thông tin của chứng từ phải được mã hóa và thực hiện bảo mật và bảo đảm an toàn dữ liệu thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ theo đúng qui định.
Phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cấp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng qui định.
Chứng từ điện tử khi bảo quản phải được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ các thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
Trên chứng từ điện tử phải có đầy đủ các chữ ký điện tử của người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu, chữ ký điện tử trên chứng từ phải khớp đúng với chữ ký điện tử đã đăng ký tại SCB.
Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy (hoặc ngược lại) để giao dịch, thanh toán phải thực hiện đúng quy định về lập, luân chuyển, kiểm soát, ký chứng từ kế toán ngân hàng, đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ chuyển đổi với chứng từ được chuyển đổi và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Trên chứng từ đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi phải ghi ký hiệu “ĐCH” (đã chuyển hóa). Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra, không còn hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Đối với chứng từ điện tử dùng trong thanh toán nội bộ Ngân hàng TMCP Sài Gòn bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện theo qui định hiện hành của Tổng Giám Đốc.
Các đơn vị trực thuộc Ngân hàng TMCP Sài Gòn và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải thực hiện việc lập, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử để hạch toán kế toán và thanh toán theo đúng qui định của pháp luật và các qui định của Ngân hàng TMCP Sài Gòn.
Các lệnh thanh toán và các báo cáo giao dịch sử dụng trong chuyển tiền điện tử nội bộ phải được sử dụng đúng mẫu do Ngân hàng qui định, định dạng đầy đủ các yếu tố và được bảo mật.
Chứng từ điện tử phải được lập đúng, chính xác các yếu tố và phải có đầy đủ chữ ký: Chữ ký của người kiểm soát và chữ ký của nhân viên lập chứng từ.
Chứng từ chuyển tiền (điện đi) được in ra bằng giấy và lưu cùng với chứng từ gốc và phải được kiểm tra khớp đúng giữa chứng từ gốc và chứng từ điện tử.
Chứng từ nhận điện (điện đến) sau khi được duyệt cũng được in ra 02 liên (01 liên làm chứng từ gốc để hạch toán, 01 liên báo có cho khách hàng).
Cuối ngày bộ phận kế toán chuyển tiền nội bộ tại các đơn vị và Hội sở phải in các báo cáo đối soát số liệu và lưu trữ các báo cáo theo qui định:
• Danh sách các giao dịch chuyển tiền nội bộ RM 004.