Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An

dùng trong sản xuất đều mang tính thời vụ phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môitrường, thời tiết và các điều kiện khách quan khác nên vấn đề dự trữ bảo quảnnguyên vật liệu cũng được công

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Nguyên vật liệu là một chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài chính Giá trị sửdụng nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng tương đối lớn trong chi phí sảnxuất kinh doanh Quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo tốtchất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợinhuận cho toàn công ty

Công ty cổ phần Tràng An là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong

cả nước về lĩnh vực sản xuất bánh kẹo Cũng như những doanh nghiệp sản xuấtkhác nguyên vật liệu chiếm vị trí quan trọng trong tổng chi phí sản xuất của doanhnghiệp Những thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác về nguyên vật liệu giúpcho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn phục vụ quá trình sản xuất Vìvậy kế toán nguyên vật liệu được công ty đặc biệt chú trọng quan tâm, việc hạchtoán một cách khoa học, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp

Qua quá trình học tập nghiên cứu lý luận kết hợp với xem xét thực tiễn trongthời gian thực tập tại công ty cổ phần Tràng An, em đã thấy được tầm quan trọngcủa công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp Vì vậy, em đã chọn đề tài

“Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An” là để tài để

hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp

Kết cấu đề tài

Chuyên đề tốt nghiệp của em bao gồm ba phần:

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An

Em xin chân thành cảm ơn TS Phạm Thành Long và các nhân viên trong

phòng kế toán tại công ty cổ phần Tràng An đã giúp em hoàn thành tốt chuyên đềtốt nghiệp này

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN

VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An

Công ty cổ phần Tràng An là doanh nghiệp Nhà nước đã được cổ phần hóavới số vốn của Nhà nước chiếm 51% thuộc công ty sản xuất kinh doanh đầu tư vàdịch vụ Việt Hà, số vốn điều lệ là 22 tỷ đồng, trực thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội,hạch toán kinh tế độc lập và có tư cách pháp nhân Với qui mô sản xuất lớn và mặthàng sản xuất chính là các loại bánh kẹo, công ty cổ phần Tràng An đã tìm chomình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường trong nước đặc biệt là khu vực miềnBắc Vì thị trường tiêu thụ luôn là vấn đề sống còn đảm bảo cho sự phát triển củacông ty nên công ty luôn phải liên tục đổi mới để đón đầu thị trường và giữ vững uytín, chất lượng và mẫu mã sản phẩm là một trong những bí quyết quan trọng tạo nên

sự thành công của công ty cổ phần Tràng An Công ty cổ phần Tràng An có đặcđiểm sản xuất là doanh nghiệp sản xuất đơn giản, sản xuất với khối lượng lớn, chu

kỳ sản xuất ngắn và được sản xuất liên tục, thường xuyên nên hầu như không có sảnphẩm dở dang hoặc có cũng không đáng kể Hơn nữa là doanh nghiệp sản xuất bánhkẹo, sản phẩm sản xuất ra phải đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm Vì vậyquy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là quy trình khép kín từ lúc NVL đổ vào sảnxuất cho tới khi sản phẩm hoàn thành Mặt khác trong quá trình hình thành và pháttriển ban giám đốc công ty luôn chú trọng tới bộ máy tổ chức quản lý của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo nguyên tắc tập trung, phân côngphân nhiệm rõ ràng và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau Việc điềuhành công ty được thực hiện theo phương thức trực tuyến nhằm phát huy tối đanăng lực làm việc độc lập và sáng tạo của từng thành viên

Hiện nay, có thể thấy các doanh nghiệp vừa là những đơn vị kinh tế cơ sở,vừa là tế bào của nền kinh tế thị trường và đây là nơi trực tiếp diễn ra các hoạt độngsản xuất kinh doanh sản phẩm nhằm cung cấp các dịch vụ cho nhu cầu tiêu dùng xãhội Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì các doanhnghiệp cần phải có đối tượng lao động mà đối tượng lao động chính là nguyên vậtliệu Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động dưới dạng vật chất, là một trong

những điều kiện thiết yếu của quá trình sản xuất và chỉ tham gia vào một chu trìnhsản xuất nhất định đồng thời giá trị của nó được chuyển thẳng vào giá trị của thànhphẩm Nguyên vật liệu rất phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật, về đặctính lý hóa, nó tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau Việc cung cấp nguyên vậtliệu có kịp thời hay không, về cả chất lượng, số lượng, chủng loại, hay qui cách cóphù hợp hay không có ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình sản xuất kinh doanh củatoàn doanh nghiệp

Tại công ty cổ phần Tràng An có đặc điểm là đơn vị sản xuất hàng thựcphẩm qui mô lớn với nhiều chủng loại bánh kẹo khác nhau nên nguyên vật liệuchính mà công ty sử dụng cũng mang tính đặc thù riêng như đường, bột mỳ, trứng,

bơ, sữa, các loại hương liệu Sản lượng hàng năm của công ty lên tới gần 18,000tấn sản phẩm, với nhiều chủng loại sản phẩm, mẫu mã qui cách khác nhau vì thếnguyên vật liệu của công ty cũng rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại và yêu cầu vềtừng nguyên vật liệu cũng khá chi tiết và phức tạp Nguyên vật liệu mà công ty sửdụng chủ yếu là hàng thực phẩm mang tính thời vụ, nó phụ thuộc rất nhiều vào thờitiết, mùa vụ và công tác sản xuất của ngành nông nghiệp Những loại nguyên vậtliệu mà công ty sử dụng hầu như đều có thời gian sử dụng ngắn vì thế yêu cầu bảoquản những nguyên vật liệu này cũng đòi hỏi cao về tất cả các mặt như chất lượng,mẫu mã hay số lượng, nếu để quá lâu hoặc bảo quản không tốt sẽ làm biến đổi tínhchất làm ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm, qua đó có thể ảnh hưởng tới uy tíncủa toàn công ty

Hầu hết những nguyên vật liệu đều bắt nguồn từ sản xuất nông nghiệp, màtại nước ta ngành nông nghiệp lại mang tính thời vụ, không ổn định chịu ảnh hưởngnhiều của thời tiết nên chất lượng và sản lượng của NVL mà công ty thu mua cũngbiến động thường xuyên Mặt khác giá cả của NVL cũng thay đổi theo thời vụ vàtheo thời kỳ, trong khi đó quá trình sản xuất của công ty thì luôn phải diễn ra liêntục không thể để gián đoạn trong một thời gian nào đó vì có thể ảnh hưởng rất nhiềutới kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty, do đó công ty luôn phải có kếhoạch thu mua, sử dụng và dự trữ hợp lý đồng thời cần phải bảo quản tốt để luôn cóthể đáp ứng được nhu cầu sản xuất và phù hợp với thực tế không làm ảnh hưởng tớiquá trình hoạt động của toàn công ty Do hầu hết các nguyên vật liệu mà công ty

dùng trong sản xuất đều mang tính thời vụ phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môitrường, thời tiết và các điều kiện khách quan khác nên vấn đề dự trữ bảo quảnnguyên vật liệu cũng được công ty đặc biệt quan tâm, để luôn đảm bảo rằng luôn cósẵn vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm.

Ngoài số lượng, qui cách và chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất đadạng và phong phú, đồng thời những NVL này là các chất hữu cơ có tính chất lýhóa khác nhau, thời gian sử dụng lại ngắn rất dễ bị phân hủy, hư hỏng và chịu ảnhhưởng nhiều của điều kiện thời tiết và môi trường bảo quản, vì vậy mỗi loại NVLcần có một cách bảo quản riêng một cách cẩn thận để luôn đảm bảo đúng tiêu chuẩncủa vật tư để có được NVL tốt nhất khi đưa vào sản xuất sản phẩm Đồng thời tránhtình trạng mất mát hay hỏng hóc thiếu hụt nguyên vật liệu trong kho

Mặt khác, nguyên vật liệu đóng vai trò là yếu tố cơ bản của quá trình sảnxuất kinh doanh, là thành phần chính để cấu thành nên sản phẩm Quá trình sản xuấtsản phẩm có được thực hiện đều đặn hay không phụ thuộc rất lớn vào nguyên vậtliệu có đảm bảo đủ số lượng, kịp thời gian, đúng qui cách, phẩm chất hay không.Đây là một vấn đề bắt buộc đối với các doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo như công

ty cổ phần Tràng An, nếu thiếu yếu tố quan trọng này thì khối sản xuất sẽ bị ngưngtrệ ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Chính vì vậy, công ty cần phải có một hệ thống những chính sách quản lýkhoa học và đúng tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật, hay bộ máy kế toán phải có taynghề cao để có được lượng nguyên vật liệu không chỉ đầy đủ về số lượng mà cònđúng về chất lượng, chủng loại, mẫu mã và giá cả hợp lý để có thể đảm bảo đượcquá trình sản xuất luôn được vận hành liên tục nâng cao hiệu quả kinh doanh củacông ty

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An

Công ty cổ phần Tràng An là doanh nghiệp sản xuất với qui mô lớn, các mặthàng sản xuất luôn đa dạng và phong phú về mẫu mã, qui cách Để đáp ứng đượcnhu cầu sản xuất lớn như vậy công ty cần phải sử dụng một lượng nguyên vật liệutương đối lớn về khối lượng, đa dạng về chủng loại và chất lượng luôn phải đảmbảo Việc mua sắm nguyên vật liệu được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá

- Kế hoạch sản xuất kinh doanh cả kỳ kế toán.

- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cho từng phânxưởng sản xuất, từng chủng loại sản phẩm riêng

- Định mức nguyên vật liệu dự phòng cho cả quá trình sản xuất

- Yêu cầu về tiến độ sản xuất trong một năm, tùy theo từng thời kỳ vì đây

là doanh nghiệp sản xuất chủ yếu theo mùa vụ

- Cân đối nguyên vật liệu tồn kho của doanh nghiệp

- Kế hoạch tài chính trong công ty vào từng thời kỳ

 Khâu thu mua nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu cũng như căn

cứ vào quá trình sản xuất thực tế, bộ phận cung ứng vật tư (phòng kỹ thuật- vật tư)tiến hành tìm hiểu thị trường, giá cả thị trường, lựa chọn nhà cung cấp sao cho phùhợp, đồng thời ký kết hợp đồng nhập kho nguyên vật liệu Hầu hết các nguyên vậtliệu của công ty là do công ty tự tổ chức tìm hàng và thu mua Nguồn hàng củacông ty hết sức đa dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc dân, hợp tác xã hoặcthị trường tự do theo giá thỏa thuận

Khi có quyết định của giám đốc về vấn đề mua một thứ vật liệu nào, lúc đóphòng kỹ thuật - vật tư phải cung cấp đầy đủ ba bộ hồ sơ báo giá, sau khi xem xét,cân nhắc sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo được các chỉ tiêu về yêu cầu kỹthuật và kinh tế ở mức tối ưu nhất Khi đó phòng kỹ thuật- vật tư tiến hành thu mua,việc mua sắm nguyên vật liệu phải được thông qua hợp đồng ký kết giữa đơn vị vànhà cung cấp đồng thời phải đảm bảo được rằng tất cả các loại nguyên vật liệu mua

về đều phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Không muasắm vật liệu trôi nổi không rõ nguồn gốc xuất xứ, chất lượng không đảm bảo vì chấtlượng nguyên vật liệu kém sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm và uy tíncủa công ty

Quá trình cung ứng vật tư phải diễn ra kịp thời theo đúng kế hoạch để đảmbảo cho quá trình sản xuất luôn vận hành liên tục không bị gián đoạn vì lý donguyên vật liệu trong kho không đủ để cung cấp cho các phân xưởng sản xuất Khivật liệu về tới doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn thuế giá trị gia tăng do nhàcung cấp lập và hóa đơn công ty nhận được là liên 2 - hóa đơn giao cho khách hàng

Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm tra kỹ càng, đối chiếu với hợpđồng mua hay kế hoạch thu mua về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, giá trị thực

tế thu mua để chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán Đi đôi với việc kiểm travới hợp đồng thu mua, số vật tư mua về còn phải tiến hành kiểm tra bởi bộ phậnKCS trước khi nhập kho Những vật tư không đúng về chất lượng trong thời gianbảo hành, phòng kỹ thuật- vật tư có trách nhiệm xử lý với nhà cung cấp về số hàng

đó đồng thời quyết toán và thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp

 Khâu bảo quản nguyên vật liệu

Khi nguyên vật liệu đã về tới doanh nghiệp nhập kho theo đúng qui định thìvấn đề quản lý nguyên vật liệu là cần thiết khách quan của mọi nền sản xuất xã hộiđặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất lớn Tuy nhiên, do trình độ sản xuấtkhác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng khácnhau Sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp nghĩa là trách nhiệm trựctiếp bảo quản và sản xuất đã được chuyển giao cho doanh nghiệp, đồng thời cũngđược vận chuyển thẳng tới kho để quản lý Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vậtliệu chuẩn bị cho quá trình sản xuất đồng thời đây cũng là nơi thành phẩm của công

ty trước khi mang đi tiêu thụ được cất giữ, bảo quản Do đặc điểm, tính chất đadạng, phức tạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho chứa của doanh nghiệp phải cónhiều loại, nhiều vị trí khác nhau phù hợp với từng loại nguyên vật liệu công ty sửdụng Ngoài kho chứa nguyên vật liệu thì thiết bị trong kho là những phương tiệnkhá quan trọng để đảm bảo giữ gìn toàn vẹn chất lượng, số lượng nguyên vật liệu

Vì nguyên vật liệu mà công ty cổ phần Tràng An sử dụng có nhiều đặc điểmphức tạp, tính chất lý hóa khác nhau, chủng loại đa dạng phong phú nên khi tổ chứcquản lý kho công ty đã đặt ra những nhiệm vụ cần giải quyết:

- Bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, hạn chế ngănngừa hư hỏng mất mát đến mức tối thiểu

- Luôn có thể nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nàonhằm đáp ứng một cách nhanh nhất cho quá trình sản xuất

- Phải đảm bảo được thuận tiện cho quá trình nhập kho hay xuất kho chosản xuất, kiểm tra vào bất cứ lúc nào

- Đồng thời nhiệm vụ cuối là phải đảm bảo hạ thấp được chi phí bảo quản,

sử dụng hợp lý và tiết kiệm được diện tích của các kho chứa nguyên vậtliệu

Việc tổ chức kho nguyên vật liệu tại công ty phải đảm bảo được nhữngnhiệm vụ đặt ra như trên, nhưng để đảm bảo được việc thực hiện những nhiệm vụtrên công tác quản lý nguyên vật liệu phải thực hiện được các nội dung về công tácsắp xếp nguyên vật liệu sao cho hợp lý, vấn đề bảo quản hay thực hiện những quiđịnh do công ty đề ra

Việc sắp xếp nguyên vật liệu trong kho được công ty tổ chức dựa vào tínhchất, đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống kho trong doanhnghiệp để sắp xếp các loại vật tư một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an toàn, ngănnắp, thuận tiện cho việc nhập xuất vật tư và kiểm kê khi cần thiết Vì thế công ty đãphân khu chứa nguyên vật liệu, phân loại từng kho, đánh số, ghi ký hiệu vị trí củatừng loại nguyên vật liệu một cách hợp lý Vấn đề bảo quản nguyên vật liệu rấtquan trọng phải được thực hiện theo đúng qui trình, qui phạm do nhà nước đưa ra,qui định mà công ty đã đặt ra đối với từng kho, từng nguyên vật liệu để đảm bảo antoàn chất lượng nguyên vật liệu tránh ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm trong quátrình sản xuất và uy tín của công ty Ngoài vấn đề công tác sắp xếp nguyên vật liệusao cho hợp lý và việc bảo quản theo đúng qui định thì công tác xây dựng nhữngnội qui về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên vậtliệu trong từng kho, từng vị trí bảo quản Từ những nội dung và nhiệm vụ đề ra đốivới vấn đề quản lý nguyên vật liệu thì công ty cổ phần Tràng An đã xây dựng đượccho mình một hệ thống kho quản lý nguyên vật liệu hợp lý, phù hợp với qui mô sảnxuất của công ty mình có thể đảm bảo tốt việc quản lý vật tư dễ dàng hơn

 Khâu sử dụng nguyên vật liệu

Sử dụng nguyên vật liệu của các xí nghiệp sản xuất là việc chuyển nguyênvật liệu từ các kho trong doanh nghiệp xuống các phân xưởng, xí nghiệp sản xuất.Việc cấp phát nguyên vật liệu kịp thời, nhanh chóng, chính xác và khoa học sẽ tạođiều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động của côngnhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăngchất lượng sản phẩm đồng thời hạ giá thành sản phẩm Bất cứ một sự không đầy đủ,

kịp thời và đồng bộ nào của nguyên vật liệu đều có thể gây ra ngừng trệ sản xuất,gây ra sự tổn thất trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty Khi các bộphận sản xuất có nhu cầu, các giám đốc xí nghiệp thông báo trước cho bên kho từmột tới ba ngày để tiến hành cấp phát Số lượng nguyên vật liệu yêu cầu được tínhtoán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu màdoanh nghiêp tiêu dùng Ngoài ra công ty còn sử dụng nguyên vật liệu theo quiđịnh, dựa vào khối lượng sản xuất cũng như định mức tiêu hao nguyên vật liệu củatừng phân xưởng sản xuất hay định mức tiêu hao của các loại sản phẩm trong kỳ màtiến hành cấp vật liệu cho bộ phận sản xuất.

Việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đòi hỏi được sử dụnghợp lý, tiết kiệm, sản phẩm đảm bảo chất lượng Những nguyên liệu đưa vào sảnxuất phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng, tiết kiệm vật tư, giảm bớt phếphẩm Việc quản lý nguyên vật liệu tại bộ phận sản xuất cũng được chú trọng tới, đểđảm bảo nguyên vật liệu đúng tiêu chuẩn chất lượng khi sản xuất, không bị mất mát

hư hỏng hay thất thoát và vấn đề tiết kiệm thì luôn được chú trọng tới Muốn tiếtkiệm được chi phí nguyên vât liệu thì việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trongquá trình sản xuất luôn được đặt ra, làm sao để có chất lượng sản phẩm tốt, tiếtkiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Khi nguyên vật liệu được chuyển tới bộphận sản xuất trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu được chuyển từ kho sang bộphận sản xuất Đó là việc đối chiếu giữa nguyên vật liệu nhận về với số lượng sảnphẩm giao nộp nhờ đó mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyênvật liệu bảo đảm hạch toán đầy đủ chính sách nguyên vật liệu vào giá thành sảnphẩm Khi nguyên vật liệu được đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phầnquan trọng vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm của đơn vị, hạ giá thành, tạođiều kiện cho Tràng An duy trì và mở rộng thêm thị trường tiêu thụ sản phẩm củamình, nhờ đó có thể tăng doanh thu, tăng quỹ tiền lương và đời sống công nhân viêntrong công ty không ngừng được cải thiện hơn

Như vậy ta có thể thấy được quá trình luân chuyển nguyên vật liệu trongcông ty cổ phần Tràng An được thực hiện chặt chẽ và hợp lý ở tất cả các khâu Ởmỗi khâu đều được tổ chức quản lý sao cho luôn đảm bảo được quá trình sản xuấtvận hành liên tục Việc đảm bảo công tác nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan

trọng trong quá trình sản xuất, việc đảm bảo này ảnh hưởng tới năng suất của doanhnghiệp, chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm đầu tư, đến tìnhhình tài chính của công ty, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triểncủa toàn doanh nghiệp.

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cổ phâng Tràng An

 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu

Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước theo địnhhướng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị kinh doanh cùngngành nghề, bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất doanh nghiệp cần phải tìmmọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm Quản lý nguyên vật liệu

là một khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, nếu cóthể quản lý tốt tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng tốt nguyên vậtliệu sẽ làm tăng chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được chi phí sản xuất, giảm giáthành sản phẩm và từ đó có thể làm tăng lợi nhuận toàn doanh nghiệp Nguyên vậtliệu là yếu tố không thể thiếu và nó chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phísản xuất sản phẩm nên công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại công ty đượcchú trọng và thực hiện rất kỹ càng Các kế hoạch về thu mua, dự trữ, bảo quản và sửdụng NVL được Công ty chuẩn bị cẩn thận, hợp lý và đạt hiệu quả

Trước tiên ở khâu thu mua nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là tài sản lưu

động của doanh nghiệp và là một khoản mục có vai trò quan trọng trong quá trìnhsản xuất Công ty luôn luôn đòi hỏi một lượng nguyên vật liệu không chỉ với sốlượng lớn mà còn phải đa dạng, phong phú về chủng loại, đúng qui cách và chấtlượng tốt Mặt khác, do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của sảnxuất nông nghiệp, phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên và có tính thời vụ Vì thế

kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên kế hoạch sản xuất và tìnhhình thực tế của ngành sản xuất nông nghiệp, các kế hoạch này không chỉ được lậpcho tuần, tháng hay quý mà được lập cho cả kỳ kế toán (thường là 1 năm) Hàngtháng, quý, năm dựa vào tình hình sản xuất và khả năng tài chính của Công ty, căn

cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các sản phẩm mà công ty xây dựng kếhoạch thu mua và thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu sao cho hợp lý đểphục vụ quá trình sản xuất Khi thu mua nguyên vật liệu về, trước khi nhập vào kho

đều được bộ phận KCS (bộ phận kiểm soát chất lượng) kiểm nghiệm về tất cả cácmặt: chủng loại, số lượng, chất lượng… Sau khi những vật tư này được kiểmnghiệm và đạt yêu cầu sẽ được đưa vào nhập kho để sản xuất.

Đối với khâu bảo quản: Công ty cổ phần Tràng An là một doanh nghiệp sản

xuất bánh kẹo lớn do đó khối lượng nguyên vật liệu trong kho rất lớn và chủ yếu làhàng thực phẩm dễ hỏng, chịu ảnh hưởng của nhiệt độ thời tiết nhiều, rất khó bảoquản nên khâu bảo quản được công ty rất chú trọng Tại mỗi xí nghiệp sản xuấtCông ty đều xây dựng kho bảo quản nguyên vật liệu cạnh các phân xưởng sản xuất.Các kho nguyên vật liệu này đều đảm bảo đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, có đầy đủ phươngtiện thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản NVL Trong các kho nguyên vật liệuđều được sắp xếp hợp lý theo một qui tắc, mỗi loại nguyên vật liệu đều có một mãvật tư riêng để thuận tiện cho việc nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên Mỗi khođều có trưởng kho để trực tiếp quản lý các công việc tại kho, các nhân viên trongkho phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu và công tác nhập xuất nguyênvật liệu Tại mỗi kho trong công ty đều đã đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật củamột kho hàng: rộng rãi, thoáng mát, được trang bị một hệ thống thiết bị như máytính, máy in, có hệ thống phòng cháy nổ, có thiết bị bảo quản,…để phục vụ cho quátrình quản lý và bảo quản nguyên vật liệu Cuối mỗi ngày nhân viên trong kho sẽ đikiểm tra những nguyên vật liệu tồn cuối ngày, nếu có phát hiện NVL hư hỏng haykhông đủ số lượng cần báo ngay cho ban quản lý để có thể xử lý kịp thời, đảm bảocho quá trình sản xuất luôn được vẫn hành liên tục Ngoài ra thủ kho còn có tráchnhiệm ghi chép đầy đủ, cẩn thận, nắm chắc các con số thực tế của từng loại nguyênvật liệu để thông báo cho phòng kỹ thuật vật tư sắp xếp một cách khoa học và hợp

lý, tiện lợi cho quá trình quản lý, bảo quản tại từng kho trong doanh nghiệp

Đối với khâu sản xuất: Những nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất là

NVL đã được đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, qui cách và chủng loại.Nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo đúng định mức đã được lập bởi phòng vật tư

và theo nhu cầu sản xuất dựa trên những thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất,thường không có hiện tượng xuất thừa hay thiếu nguyên vật liệu vì ngay từ khâuxây dựng định mức cho việc xuất NVL để sản xuất đã được tổ chức một cách chặtchẽ và có khoa học Tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đưa vào sản xuất tại các

xí nghiệp đều được theo dõi chặt chẽ và được phòng kế hoạch vật tư tổng hợp lại, từ

đó sẽ xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm, từngphân xưởng sản xuất, từ đó có thể tính ra nguyên vật liệu được sử dụng tiết kiệmhay lãng phí Công ty cũng đề ra những chính sách khen thưởng nếu sử dụng tiếtkiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm Ngược lại,nếu nguyên vật liệu bị sử dụng một cách lãng phí, có hiện tượng thất thoát thì tùytheo nguyên nhân là gì mà Công ty tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồithường Đây là phương pháp quản lý một cách hợp lý và đạt được hiệu quả, giúpcho công ty vẫn sản xuất đảm bảo chất lượng, số lượng sản phẩm theo định mức màvẫn có thể giảm thiểu vấn đề thất thoát vật tư trong quá trình sản xuất

Đối với khâu dự trữ: Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là sản phẩm của

ngành nông nghiệp, để tránh sự tác động của thời tiết làm ảnh hưởng tới thời vụ sảnxuất cùng với sự biến động của giá cả thị trường để không làm gián đoạn tới quátrình sản xuất Công ty đã xây dựng định mức dự trữ đối với từng loại nguyên vậtliệu dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu sản xuất thực tế đối với từng loại sảnphẩm và từng xí nghiệp sản xuất Tình hình tài chính và nhu cầu sản xuất vào kỳsau của công ty cũng là căn cứ để xác định xem nên dự trữ số lượng vật tư , đặc biệtvới những loại vật tư mang tính thời vụ cần phải được dự trữ với khối lượng lớn đểđảm bảo kế hoạch sản xuất cho cả năm tài chính Vì khối lượng dự trự trong kholuôn rất lớn đòi hỏi khâu bảo quản vật tư phải tốt và cần được chú trọng hơn để đảmbảo cho quá trình sản xuất sản phẩm không bị ảnh hưởng

Song song với sự quản lý của thủ kho, các giám đốc xí nghiệp, phòng vật tư,tại phòng kế toán tài chính kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các hóa đơn, chứng

từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình thu muaNVL, vận chuyển, bảo quản, sản xuất, tình hình nhập - xuất - tồn kho, kiểm tra tìnhhình thu mua vật tư về mặt giá trị, giá cả… nhằm cung cấp đầy đủ các thông tin kịpthời cho ban quản lý khi có vấn đề sai xót xảy ra

Như vậy, quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng vàcần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành sảnphẩm nói riêng Việc quản lý tại từng khâu thu mua, bảo quản, dự trữ hay sử dụngđều có ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm Để quá trình sản xuất

không bị gián đoạn thì vấn đề tổ chức quản lý vật tư rất quan trọng và cần đượccông ty chú trọng tới rất nhiều.

 Phân loại nguyên vật liệu

Với qui mô sản xuất lớn nên nguyên vật liệu của công ty cổ phần Tràng Anrất phong phú và đa dạng, đồng thời có rất nhiều chủng loại mà mỗi loại lại có đặctính công dụng riêng biệt Để có thể quản lý chặt chẽ từng loại nguyên vật liệunhằm cung cấp kịp thời cho sản xuất thì vấn đề thực hiện tốt việc lập kế hoạch thumua, dự trữ và bảo quản NVL, tổ chức tốt công tác kế toán NVL, từ đó phục vụ choyêu cầu quản trị nội bộ đòi hỏi phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Phân loạinguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp chúng theo từng tiêu thức nhất địnhnhằm phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Để phân loại nguyên vật liệu

có rất nhiều cách khách nhau ví dụ như: phân loại theo vai trò, công dụng củanguyên vật liệu hay phân loại theo nguồn nhập, mục đích sử dụng Tuy nhiên, tùythuộc vào đặc điểm hoạt động của từng đơn vị sản xuất mà lựa chọn một tiêu thứcphân loại phù hợp với doanh nghiệp mình Đối với công ty cổ phần Tràng An không

có nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài nên nguyên vật liệu không phân theonguồn nhập hàng mà lựa chọn phân loại chủ yếu theo vai trò, tác dụng của chúngtrong sản xuất, ngoài ra có kèm theo mục đích sử dụng của từng loại nguyên vậtliệu Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại này đáp ứng được yêu cầu phảnánh tổng quát về mặt giá trị đối với từng loại nguyên vật liệu

Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng, nguyên vật liệu được phânloại như sau:

Nguyên vật liệu chính: bột mì, sữa, đường, mạch nha, tinh dầu, bột gao…

đây là cơ sở vật chất chính để cấu thành nên thực thể của sản phẩm Công ty có hơn

300 loại nguyên vật liệu chính

Nguyên vật liệu phụ: Với số lượng sản phẩm lớn nhiều chủng loại mẫu mã

khác nhau nên các loại bao gói để đóng gói sản phẩm, các loại hương liệu, nhãn mác,chất chống ẩm… là những nguyên vật liệu phụ trong quá trình sản xuất Các vật liệunày vừa tạo thêm hương vị, màu sắc, giữ được cho sản phẩm có hạn sử dụng lâu, tạohình thức bên ngoài, nâng cao tính năng và mẫu mã cho từng sản phẩm

Các loại nhiên liệu: bao gồm than, dầu diezen, gas…dùng cho các loại máy

móc trong từng xí nghiệp sản xuất, cho bộ phận nồi hời, bộ phận vận chuyển…cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty

Phụ tùng thay thế, sửa chữa: bao gồm pin, dây curoa, bánh răng… dùng để

thay thế và sửa chữa các bộ phận của máy móc khi có hiện tượng hỏng hóc xảy ranhằm hạn chế tình trạng quá trình sản xuất bị ngưng chệ, đảm bảo luôn được vậnhành liên tục

Phế liệu thu hồi: bao gồm thùng cacton, bao bì hỏng… Đây là những nguyên

vật liệu đã bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm

Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vậtliệu của công ty có thể chia ra thành nguyên vật liệu dùng cho toàn bộ quá trình sảnxuất và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản

lý doanh nghiệp hay cho quá trình tiêu thụ sản phẩm

Những nguyên vật liệu này sau khi được phân loại phù hợp sẽ được xâydựng các danh điểm mã vật tư tương ứng với từng loại để đảm bảo thuận tiện, tránhnhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứnguyên vật liệu, đồng thời phòng kế toán cũng sử sụng phần mềm kế toán EFFECT

để có thể quản lý tốt hơn những vật tư này Khi áp từng mã vật tư, danh điểm chotừng loại vật liệu, kế toán có thể kiểm soát được số lượng vật tư lớn, nhiều chủngloại và qui cách đồng thời cũng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công

ty cổ phần Tràng An

 Tính giá nguyên vật liệu

Việc tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật tư ở những thờiđiểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chính xác,trung thực và thống nhất Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu độngnên phải đánh giá theo giá trị thực tế của nguyên vật liệu do nua ngoài hay tự giacông chế biến Để đánh giá chính xác nguyên vật liệu kế toán vật tư tại công ty phảithực hiện đúng các nguyên tắc về giá vốn, thận trọng và nhất quán:

- Nguyên tắc giá vốn( theo chuẩn mực số 02): Vật tư phải được đánh giátheo giá gốc, là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có đượcnhững vật tư ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Nguyên tắc thận trọng: Bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồnkho, kế toán ghi sổ theo giá gốc, phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàngtồn kho Trên BCTC được thực hiện trên hai chỉ tiêu: trị giá vốn thực tếvật tư và dự phòng giảm giá HTK

- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giávật tư phải đảm bảo tính thống nhất

Tính giá nguyên vật liệu là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toánnguyên vật liệu tại các công ty sản xuất kinh doanh, tại công ty cổ phần Tràng Annguyên vật liệu được tính theo giá thực tế

Nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế là loại giá được hình thành trên cơ

sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ chứng minh các khoản chí phí hợp lý của doanhnghiệp để tạo ra nguyên vật liệu

• Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Với qui mô sản xuất lớn, nhiều chủng loại sản phẩm, nguyên vật liệu củacông ty nhập kho chủ yếu là nguồn mua ngoài và có một phần nhỏ NVL là do thuêngoài gia công chế biến (bao bì), do đó căn cứ vào đơn giá trên hóa đơn mua hàng,hóa đơn vận chuyển… Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừnên giá trị nguyên vật lý không bao gồm thuế GTGT

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau:

Giá thực tế NVL

mua ngoài nhập kho =

Giá mua chưa

có thuế GTGT +

Chi phí thu muathực tế phát sinh -

Các khoảnđược giảm trừ

Theo hóa đơn số 0027751 ngày 12 tháng 1 năm 2011, công ty thu mua20,000 kg bột mì loại 1 với đơn giá trên hóa đơn là 3,760đồng.

Giá thực tế của loại vật liệu này là:

20,000 × 3,760 = 75,200,000 (đồng)Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến như sau:

Giá TT NVL thuê

Giá TT NVLxuất đi thuêGCCB

+

CP từ DN tới nơigia công vàngược lại

+

Tiền thuêGCCB phảitrả

Ví dụ:

Ngày 03/01/2011 công ty thuê ngoài gia công chế biến cuộn bao bì cắt ngắnthành túi đựng sản phẩm Với giá thực tế xuất NVL để mang đi gia công là 7,805,200đồng Chi phí vận chuyển tới nơi gia công là 500,000 đồng tiền thuê gia công chếbiến là 3,525,700 đồng Tổng giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến là:

7,805,200 + 500,000 + 3,525,700 = 11,830,900 đồng

Nhận xét:

Công ty áp dụng cách tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo phương phápgiá thực tế là hợp lý và cũng phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, vớicách tính đơn giản và dễ áp dụng Tuy nhiên hiện tại các nghiệp vụ thu mua nguyênvật liệu phát sinh trong kỳ tại công ty còn đơn giản chủ yếu là mua ngoài trongnước, nếu phát sinh các nghiệp vụ thu mua phức tạp hơn thì kế toán cần phải thayđổi cho phù hợp với tình hình thực tế nghiệp vụ phát sinh và đảm bảo thực hiệnđúng chế độ kế toán

• Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Công ty xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bìnhquân gia quyền cả kỳ dự trữ Căn cứ vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ,nhập trong kỳ, kế toán NVL xác định được giá bình quân của một đơn vị nguyênvật liệu Căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và đơn giá bình quân đểxác định giá thực tế NVL đã xuất trong kỳ

Theo phương pháp này, hàng ngày mỗi nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu,

kế toán nguyên vật liệu sẽ theo dõi chỉ tiêu về số lượng của từng loại vật tư Đếncuối tháng sau khi đã có đầy đủ thông tin về tình hình nhập trong kỳ và giá trị tồn

đầu kỳ của từng loại nguyên vật liệu, kế toán xác định đơn giá bình quân và giá trịxuất kho nguyên vật liệu thực tế trong kỳ.

Sau khi đã xác định được đơn giá xuất nguyên vật liệu trong kỳ, kế toán tiếnhành tính được giá trị thực tế xuất kho NVL trong kỳ

Ví dụ minh họa:

Cuối tháng 1/2011, sau khi kế toán tiến hành tổng hợp số nguyên vật liệu tồnđầu tháng và nhập trong tháng, giá thực tế trong kỳ Đồng thời căn cứ vào sổ kếtoán chi tiết, tiến hành tính đơn giá nguyên vật liệu trong tháng 1 như sau:

- Xuất kho ngày 28/1/2011: Số lượng: 1,300 kg

Giá thực tế xuất kho = 1,300 × 3923,15 = 5,100,095 (đồng)

Nhận xét:

Ưu điểm của việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân raquyền cả kỳ dự trữ là phương pháp này đã xác định và phản ánh khá chính xác giátrị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ, đồng thời cũng giúp cho nhân viêncông ty giảm nhẹ được khối lượng công việc kế toán ghi chép hàng ngày Ngược lạiphương pháp tính giá này cũng gặp phải một số nhược điểm nhất định là việc tínhgiá NVL xuất đều để đến cuối tháng, đã gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán mỗikhi cần kiểm tra, hay làm giảm đi tính kịp thời của thông tin kế toán

Tuy nhiên công ty cổ phần Tràng An đã sử phần mềm kế toán EFFECT nênmỗi tháng công việc tính giá nguyên vật liệu cũng đơn giản đi rất nhiều Hàng ngàymỗi khi có nghiệp vụ nhập xuất NVL, kế toán vật tư sẽ nhập các chứng từ: hóa đơn

mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…vào phần mềm Cuối tháng phần mềm

sẽ tự động tính ra giá bình quân cả tháng của từng loại vật tư theo công thức đã có,như vậy độ chính xác của việc tính giá NVL xuất trong tháng sẽ chính xác hơn rấtnhiều và giảm bớt công việc phức tạp cho kế toán nguyên vật liệu

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kếtoán nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu trong một

kỳ kế toán Để có thể đáp ứng được yêu cầu về quản lý sử dụng nguyên vật liệu, màmỗi loại nguyên vật liệu đều phải được theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồnkho trong kỳ về các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, tổng giá trị Đặc biệt với công ty cổphần Tràng An thì hàng tháng diễn ra rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều liênquan tới nguyên vật liệu, mật độ nhập xuất nguyên vật liệu dày, đồng thời NVLđược sử dụng tại công ty hết sức phong phú và đa dạng, nếu thiếu một chủng loạiNVL nào đó cũng có thể gây ngừng sản xuất Chính vì vậy hạch toán vật liệu phảiđảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu vì thế côngtác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất cần thiết đồng thời công việc hạch toánchi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hạch toán chi phítoàn công ty

Với qui mô sản xuất lớn, mật độ nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày nhiều,đồng thời trình độ kế toán cao nên công ty đã chọn phương pháp sổ số dư để hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu

Qui trình hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư được kháiquát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Qui trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Thẻ kho: Do thủ kho mở cho từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng

- Sổ số dư: Do cả thủ kho và kế toán chi tiết cùng thực hiện, sổ này được

mở cho cả năm và theo dõi cho từng kho riêng biệt

- Bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn: Do kế toán chi tiết NVL lập theo chỉ tiêugiá trị

Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư:

Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được thẻ xong thủ kho tập hợp vàphân loại chứng từ theo từng nhóm danh điểm vật tư một Sau đó thủ kho tiến hànhlập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng nhóm nguyên vật liệu theo chứng

từ gốc rồi gửi lên phòng kế toán cho kế toán vật tư Khi kế toán vật tư nhận đượcphiếu giao nhận chứng từ của từng nhóm vật tư kèm theo bộ chứng từ gốc kế toánphải kiểm tra cẩn thận, phân loại chứng từ và ghi giá trị hạch toán trên từng chứng

từ gốc, đồng thời tổng hợp chứng từ nhập xuất theo từng nhóm vật tư để ghi vào cột

Kế toán tổng hợp

số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, sau đó kế toán tiến hành lập bảng lũy kếnhập- xuất- tồn kho theo từng kho chứa nguyên vật liệu Căn cứ vào bộ chứng từ vàvào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kế toán vật vật tư lập bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn nguyên vật liệu.

Thủ kho chịu trách nhiệm lập thẻ kho nhưng đồng thời cũng dựa vào thẻ khothủ kho ghi số lượng vật liệu ở kho vào sổ số dư sau đó chuyển lên phòng kế toántài chính Sổ số dư này được kế toán vật tư lập cho từng kho và dùng cho cả năm tàichính và giao cho thủ kho trước cuối tháng Khi thủ kho chuyển sổ số dư lên cho kếtoán vật tư, kế toán phải kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau đó đốichiếu với giá trị trên bảng lũy kế nhập xuất tồn hoặc bảng tổng hợp nhập- xuất- tồnkho nguyên vật liệu

2.1.1 Thủ tục chứng từ nguyên vật liệu

Thủ tục chứng từ về nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu

Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu doanh nghiệp cầnnhững chứng từ bắt buộc là hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho), biênbản kiểm nghiệm vật tư và phiếu nhập kho nguyên vật liệu Hóa đơn bán hàng donhà cung cấp lập, trên hóa đơn ghi rõ số lượng từng loại vật tư, hàng hóa, đơn giá

và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán Khi áp dụng thuế giá trị gia tăngthì trên hóa đơn do người bán lập vừa bao gồm giá trị mua vật tư hàng hóa vừa baogồm giá trị của thuế GTGT Trong trường hợp doanh nghiệp cũng phải thu mua vật

tư từ thị trường tự do thì doanh nghiệp phải có phiếu mua hàng thay thế cho hóađơn bán hàng

Biên bản kiểm nghiệm vật tư do phòng kỹ thuật vật tư lập sau khi đã xácđịnh lượng vật tư mua về đúng về số lượng chất lượng, qui cách, chủng loại Đây là

cơ sở để qui trách nhiệm trong việc thanh toán và bảo quản vật tư Sau khi đượckiểm nghiệm kỹ càng các vật tư này sẽ được nhập vào các kho và vị trí theo quiđịnh và được bảo quản theo đúng tiêu chuẩn chất lượng của kho tàng bến bãi

Phiếu nhập kho do bộ phận vật tư lập và ghi số lượng theo hóa đơn, kế toánvật tư có trách nhiệm tính toán giá trị chính xác, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhậpkho và khi số lượng thực nhập vào sổ kho Như vậy, phiếu nhập kho là chứng từ dùng

để phản ánh nghiệp vụ kinh tế nhập kho nguyên vật liệu đã hoàn thành

Phòng kế hoạch vật tư là bộ phận đảm nhiệm việc cung ứng vật tư cho toànquá trình sản xuất sản phẩm, bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiệncung ứng, lên kế hoạch sản xuất cũng như vấn đề dự trữ vật tư Căn cứ vào kếhoạch sản xuất sản phẩm và kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, công ty tiến hành tìmhiểu về giá cả thị trường, lựa chọn nhà cung cấp sao cho phù hợp, đồng thời ký kếthợp đồng nhập kho nguyên vật liệu Hầu hết các nguyên vật liệu của công ty làcông ty tự tổ chức tìm nguồn hàng và thu mua Nguồn hàng của công ty hết sức đadạng và phong phú, có thể từ công ty quốc dân, hợp tác xã hoặc thị trường tự dotheo giá thỏa thuận Việc thu mua nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở thỏathuận giữa hai bên doanh nghiệp và nhà cung cấp Hình thức thanh toán là do haibên tự thống nhất với nhau có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạmứng hay thanh toán theo hình thức trả chậm.

Các chứng từ được sử dụng:

Đối với hóa đơn mua hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng là do nhà cung cấplập Hóa đơn mà công ty nhận được là liên 2 - hóa đơn giao cho khách hàng, trênhóa đơn mà công ty nhận được phải ghi đầy đủ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhàcung cấp, tên và địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hóa dịch vụ, đơn

vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng

số tiền bằng số và bằng chữ Cuối mỗi hóa đơn GTGT đều phải có đầy đủ chữ kýcủa hai bên Hóa đơn GTGT được coi như là chứng từ gốc, là căn cứ để kế toánnguyên vật liệu ghi vào sổ kế toán hay nhập vào phần mềm kế toán máy của công

ty Hóa đơn GTGT này sau khi sử dụng làm căn cứ ghi lên sổ sẽ được lưu trữ, bảoquản theo đúng qui định

Biểu 1.1: Hóa đơn giá trị gia tăng của vật tư mua vào

HÓA ĐƠN Ký hiệu: 01AB/11T

GIÁ TRỊ GIA TĂNG 0000012

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 12 tháng 1 năm 2011

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trường Phát

Địa chỉ: Bắc Giang

Số tài khoản: Điện thoại:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hồng Nhung Tên đơn vị: Công ty cổ phần Tràng An Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên- Nghĩa Đô- Cầu Giấy- Hà Nội

Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0102109239 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 12,854,000

Tổng cộng tiền thanh toán: 141,394,000

Số tiền bằng chữ: Một trăm bôn mốt triệu, ba trăm chin mươi bốn nghìn đồng chẵn.\

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Khi nhận được hóa đơn, giấy báo nhận hàng, phòng kế hoạch vật tư phải đốichiếu với hợp đồng mua vật tư hoặc là kế hoạch thu mua vật tư về cả số lượng và cảgiá trị thực tế của từng loại vật tư mua vào để quyết định chấp nhận hay không chấp

nhận thanh toán cho nhà cung cấp với từng chuyến hàng về kho Khi hàng về, cán bộphòng kế hoạch vật tư sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về cả mặt sốlượng, chất lượng, chủng loại qui cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm kiểm tra

số vật tư Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách nguyên vật

liệu và thủ kho Kết quả kiểm nghiệm số vật tư mua về được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa Đây là căn cứ để xác định chất lượng, số lượng,

quy cách vật tư nhập kho và đây cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm trong việcthanh toán và bảo quản vật tư Sau khi những vật tư đã được kiểm nghiệm và đạt yêucầu sẽ được nhập kho để đưa vào sản xuất, còn với những vật tư mà không đạt yêucầu công ty sẽ gửi biên bản kiểm nghiệm này cùng những chứng từ liên quan khác tớinhà cung cấp để giải quyết Đối với những nguyên vật liệu sử dụng không hết tiếnhành thu hồi về nhập kho cũng phải tuân thủ việc kiểm tra, kiểm nghiệm của bộ phậnKCS rồi mới nhập kho Những vật tư được nhập kho sẽ được sắp xếp, phân loại riêngbiệt tại từng kho, từng vị trí đúng theo qui định để đảm bảo thuận tiện cho việc xuấtvật tư khi có nhu cầu sử dụng cũng như việc bảo quản lưu trữ vật tư

Căn cứ vào hóa đơn GTGT cùng với biên bản kiểm nghiệm vật tư và giấybáo nhận hàng công ty tiến hành nhập kho những nguyên vật liệu đã đạt tiêu chuẩn.Cán bộ phòng cung ứng vật tư sẽ căn cứ vào những giấy tờ trên để tiến hành lậpphiếu nhập kho Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, trongcùng một lần giao nhận hàng, nhập cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứnguyên vật liệu nếu cần thiết Trên phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các thông tin, vànhững thông tin này sẽ do từng đối tượng ghi riêng

- Cán bộ phòng cung ứng sẽ ghi cột về mã vật tư hàng hóa, tên chủng loại,qui cách và số lượng nhập kho theo chứng từ

- Thủ kho sẽ ghi cột số lượng thực nhập

- Kế toán hàng tồn kho ghi cột đơn giá và thành tiền

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

- Liên 1: lưu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết

- Liên 2: được giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho

- Liên 3: giao cho phòng kế hoạch vật tư giữ

Định kỳ các phiếu nhập kho vật tư được chuyển lên phòng kế toán, kế toánvật tư lấy đó làm căn cứ ghi sổ đồng thời lưu trữ, bảo quản Đối với các vật liệu mà

công ty thuê ngoài gia công chế biến, phòng kỹ thuật vật tư sẽ căn cứ vào giấy giaohàng của bên nhận gia công để lập phiếu nhập kho

Biểu 1.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư mua vào

Biểu 1.3: Phiếu nhập kho của NVL mua vào trong kỳ

Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có:

1 Ông: Nguyễn Quang Thắng- Trưởng ban

2 Ông: Hoàng Bình Minh- Ủy viên

3 Bà: Lê Ngọc Lan: Ủy viên

Chúng tôi đã tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại vật tư dưới đây:

STT Mã vật

tư

Tên vật tư ĐVT

Số lượngtheochứng từ

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

chú

SL đúng qui cách phẩm chất

SL không đúng qui cách phẩm chất

Kết luận của bản kiểm nghiệm vật tư: vật tư đạt tiêu chuẩn để nhập kho

Ủy viên Thủ kho Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Liên 1CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN Mẫu số: 01-VT

Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên-Cầu Giấy- Hà Nội (Ban hành theo QĐ số:

Theo biên bản kiểm nghiệm số 07 ngày 12/11/2011 của phòng kỹ thuật

Nhập tại kho: Công ty cổ phần Tràng An

vật tư

Tên hàng hóadịch vụ

ĐVT

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theochứng từ

Theothực tếnhập

1 01001 Bột mì loại 1 Kg 20,000 20,000 3,760 75,200,000

2 01002 Bột mì loại 2 Kg 15,000 15,000 3,556 53,340,000 Tổng cộng tiền: 128,540,000

Số tiền bằng chữ: Một trăm hai mươi tám triệu, năm trăm bốn mươi nghàn đồng chẵn./

Ngày … tháng… năm…

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

Qui trình luân chuyển các chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu được thểhiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2 Qui trình luân chuyển chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu

 Thủ tục chứng từ về nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu

Nhu cầu

nhập

hàng

Ban kiểm nghiệm

Phòng vật tư

Phụ trách PVT

Thủ kho

Kế toán HTK

Lập phiếu nhập kho

Ký phiếu nhập kho NVL

Nhập kho NVL

Ghi

sổ kế toán

Bảo quản và lưu trữ

Khi xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuât sản phẩm hay dùng cho quátrình quản lý thì các chứng từ cần thiết là phiếu xuất kho nguyên vật liệu và phiếulĩnh vật tư theo hạn mức Trên các phiếu xuất kho phải có đầy đủ các thông tin vềngười nhận vật tư, lý do xuất vật tư và được xuất cho phân xưởng sản xuất nào Tất

cả các phiếu xuất kho này phải có đầy đủ các chữ ký của những người liên quannhư thủ kho, người nhận hàng hay kế toán trưởng, khi đó các phiếu này mới đầy đủthông tin và hợp lệ

Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức sẽ do phòng vật tư lập và dùng để theo dõithường xuyên cho từng giai đoạn, từng phân xưởng sản xuất hay trong một kỳ kếtoán Trên các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức này cũng phải ghi đầy đủ các thôngtin cần thiết và các chữ ký đầy đủ của người phụ trách bộ phận sử dụng và thủ kho

Cũng giống như các doanh nghiệp sản xuất khác việc xuất kho nguyên vậtliệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì đều phải phản ánh kịp thời, tính toán

và bổ sung chính xác cho từng đối tượng vật liệu, thực hiện đầy đủ các thủ tụcchứng từ theo đúng qui cách

Khi các xí nghiệp bánh và kẹo có nhu cầu sử dụng vật tư để đưa vào sảnxuất, các giám đốc xí nghiệp viết giấy đề nghị cấp vật tư Căn cứ vào nhu cầu cụ thểcủa từng phân xưởng như loại vật tư cần dùng, số lượng cần sử dụng tại các phânxưởng mà lớn thì các giám đốc xí nghiệp sẽ tiến hành ghi vào giấy đề nghị cấp vật

tư rồi gửi cho ban giám đốc Ban giám đốc công ty sẽ xem xét nhu cầu thực tế củatừng phân xưởng và giấy đề nghị cấp vật tư, đồng thời căn cứ vào định mức sử dụngvật tư để quyết định cho xuất hay không xuất vật tư cho các phân xưởng Nếu yêucầu sử dụng vật tư là hợp lý ban giám đốc sẽ ký duyệt để cho xuất vật tư Còn nếu

là vật tư xuất kho định kỳ thì không cần trình lên ban giám đốc ký duyệt mà đượcchuyển thẳng lên phòng kỹ thuật vật tư Phòng vật tư có nhiệm vụ xem xét nhu cầuxuất có hợp lý hay không đồng thời kiểm tra lượng vật tư trong kho rồi lập phiếuxuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật tư Việcxuất kho nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất là theo một định mức và dophòng kế hoạch vật tư đã xác định sẵn, các phân xưởng sản xuất căn cứ vào địnhmức và kế hoạch sản xuất để lập giấy đề nghị cấp vật tư

Khi ban giám đốc đã xem xét và ký duyệt cho phép xuất vật tư để sản xuất,các phân xưởng sẽ gửi giấy đề nghị cấp vật tư cho phòng kế toán, kế toán nguyên vậtliệu sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho và trên phiếu xuất kho có chữ ký phê duyệt của

kế toán trưởng Trên các phiếu xuất kho cột số lượng xuất do cán bộ phòng kỹ thuậtvật tư ghi còn cột đơn giá và thành tiền do kế toán vật tư tính toán và ghi sổ Phiếuxuất kho được lập thành 3 liên theo qui định của bộ tài chính

Liên 1: phòng kế toán giữ lại liên này và căn cứ vào đó để kế toán nguyên vậtliệu ghi vào sổ kế toán chi tiết và các phân hệ kế toán khác như việc xác định chi phísản xuất kinh doanh

Liên 2: liên này được lưu tại kho và do thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vàothẻ kho

Liên 3: được lưu tại phòng kế hoạch vật tư làm căn cứ để xác định địnhmức tiêu hao nguyên vật liệu và các vấn đề liên quan tới phục vụ quản lý của từngphân xưởng

Thủ kho tại các kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ đồng thời xemxét vật tư trong kho để có kế hoạch xuất kho dùng cho sản xuất hay đề nghị phòngvật tư thu mua loại vật tư đó Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho tiến hành ghi sốlượng thực xuất vào thẻ kho

Trên phiếu xuất kho của từng liên phải ghi đầy đủ tên người nhận vật tư, lý

do xuất vật tư và xuất cho phân xưởng hay xí nghiệp nào Các vật tư được xuất phảighi rõ tên vật tư, mã vật tư, khối lượng xuất, thành tiền… Tất cả các phiếu xuất khođều phải có đầy đủ chữ ký của ban giám đốc, kế toán trưởng, thủ kho và người nhậnhàng, khi đó các phiếu xuất kho này mới đầy đủ thông tin và đúng theo qui định

Biểu 1.4: Phiếu xuất kho nguyên vật liệu

Trong mỗi kỳ kế toán phòng vật tư của công ty đều phải tiến hành tính địnhmức vật tư sử dụng cho từng loại nguyên vật liệu sẽ xuất trong kỳ cho từng xínghiệp sản xuất Định mức sử dụng này sẽ được phòng vật tư lập thành các biểu đểtheo dõi thường xuyên cho từng giai đoạn, từng phân xưởng sản xuất hay trong một

Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN Mẫu số: 01- VT

Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên- Cầu Giấy- Hà Nội (Ban hành theo QĐ số:

Điện thoại: 84.4.6267999 Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

Ngày 28 tháng 1 năm 2011 Nợ TK : 6211

Có TK : 1521 Người nhận hàng: Lương Minh Trí

Xuất cho xí nghiệp kẹo 1

Lý do xuất kho: Sản xuất bánh Pháp

Xuất tại kho: Kho nguyên vật liệu

Số tiền bằng chữ: Mười bảy triệu chin trăm ba mươi tám nghìn đồng chẵn./

Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

dụng của giai đoạn sau được chính xác hơn đảm bảo quá trình sản xuất vận hànhliên tục và không gây lãng phí vật tư trong quá trình sản xuất.

Trên mỗi phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức phải ghi đầy đủ mã số vật tư, tên,qui cách, chủng loại vật tư, số lượng theo hạn mức qui định và số lượng trên thực tếlĩnh Cuối mỗi phiếu này phải có đầy đủ chữ ký của người phụ trách bộ phận sửdụng vật tư, thủ kho

Biểu 1.5: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức

Ngoài việc xuất kho nguyên vật liệu để dùng cho sản xuất sản xuất sản phẩm

là chính, ở công ty còn có thêm việc xuất vật tư cho các bộ phận khác để phục vụnhu cầu sử dụng và quản lý Các trường hợp xuất vật tư để tham gia liên doanh vàgóp vốn thì công ty hầu như không áp dụng

Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên- Cầu Giấy- Hà Nội

PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC

Qui trình luân chuyển chứng từ về xuất kho nguyên vật liệu được thể hiệnqua biểu đồ sau:

Sơ đồ 2.3 Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

Với việc nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày thường xuyên, tại khonguyên vật liệu khi phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất căn cứ vào phiếu nhập kho vàphiếu xuất kho thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho Thẻ kho được mở tại mỗi khonhằm mục đích theo dõi tình hình thực nhập, thực xuất từng loại danh điểm vật tưtại mỗi kho chứa nguyên vật liệu, từ đó xác định được tồn kho dự trữ và tráchnhiệm của thủ kho Mỗi thẻ kho được mở cho từng loại nguyên vật liệu có cùng quicách, chủng loại và cùng ở một kho

- Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu:

Căn cứ vào phiếu nhập kho mà phòng kế toán lập, thủ kho tiến hành ghilượng thực nhập vào thẻ kho của loại vật tư đó Mỗi phiếu nhập kho được ghi vàomột dòng của thẻ kho

Các xí

nghiệp

Thủ trưởng

ĐV KTT

Phòng vật tư

Phụ trách PVT

Thủ kho

Kế toán HTK

và lưu trữ

Viết phiếu xuất kho

Ký duyệt phiếu xuất kho

Xuất kho NVL

Ghi sổ

kế toán

- Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu:

Căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư của bộ phận cần dùng và phiếu xuất kho

do phòng kế toán lập, thủ kho ghi lượng thực tế xuất nguyên vật liệu vào thẻ khotương tự như ghi phiếu nhập kho nguyên vật liệu

Biểu 2.1: Thẻ kho

Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng phát sinh trên thẻ kho số lượng thực nhập

và thực xuất nguyên vật liệu trong tháng để tính ra số nguyên vật liệu còn tồn cuốitháng để đối chiếu với sổ chi tiết nguyên vật liệu (chỉ tiêu số lượng) do kế toánnguyên vật liệu lập và theo dõi

Đồng thời, tới cuối tháng thủ kho tập hợp toàn bộ số chứng từ nhập xuấtnguyên vật liệu trong tháng và chuyển lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu

làm căn cứ ghi sổ Ngoài ra, định kỳ kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm traviệc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.

2.1.3 Kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán

Trong qui trình luân chuyển các chứng từ nhập kho hay xuất kho nguyên vậtliệu thì phòng kế toán là điểm dừng chân cuối cùng của các chứng từ này Tại đâycác chứng từ sẽ được nhân viên phòng kế toán tiến hành ghi chép vào các sổ sáchcho phù hợp với tình hình thực tế phát sinh Công ty cổ phần Tràng An là một đơn

vị sản xuất với qui mô lớn, bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức tốt cùngvới trình độ nghiệp vụ kế toán của các nhân viên cao, việc tổ chức hạch toán kế toánđược đảm bảo Bộ phận kế toán cũng sử dụng phần mềm kế toán EFFECT để hỗ trợcác nhân viên kế toán trong quá trình làm việc, giảm bớt công việc kế toán phức tạpcho nhân viên, và có độ chính xác khi trình bày các nghiệp vụ kinh tế hay tổng hợpcác sổ sách kế toán cao hơn

Hàng ngày khi nhận được phiếu nhập kho và phiếu xuất kho từ các bộ phậnkhác chuyển lên kế toán vật tư sẽ căn cứ vào các chứng từ đó để tiến hành ghi sổ kếtoán vào phần mềm kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán công việc ghi sổ của kếtoán vật tư trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian cho kế toán viên thực hiện cáccông việc khác Công việc ghi sổ kế toán vào phần mềm EFFECT được tiến hànhqua các bước sau:

Bước 1: kiểm tra từng danh điểm vật tư xem đã cập nhật thông tin về vật tư

đã nhập chưa( nếu đó là phiếu nhập kho) Nếu chưa có thì tiến hành khai báo vật tưmới vào danh mục vật tư mới

Bước 2: kế toán tiến hành nhập dữ liệu từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…vào phần mềm EFFECT

Trên phần mềm kế toán có đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp ( tên, địachỉ), hình thức thanh toán của công ty, mã vật tư, số lượng, tiền thuế GTGT, số hóađơn chứng từ, các định khoản cần thiết… Ngoài ra cùng với việc ghi vào sổ chi tiếtnguyên vật liệu đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán viên phảighi vào sổ chi tiết tài khoản thanh toán với người bán trên phần mềm kế toán máy

Biểu 2.2: Quy trình nhập dữ liệu nghiệp vụ nhập kho NVL vào

Tài khoản

Theo phương pháp sổ số dư, kế toán vật tư sẽ không tiến hành lập các bảng

kê chi tiết những vật liệu xuất kho hay nhập kho Nhưng thay vào đó để phục vụcho quá trình quản lý vật tư được diễn ra thuận lợi hơn và đúng với qui định kế toánvật tư tiến hành lập bảng kê lũy kế nhập vật tư, và lũy kế xuất vật tư trước khi tiếnhành lập bảng kê lũy kế nhập xuất tồn vào cuối mỗi tháng

Biểu 2.3 Bảng kê lũy kế nhập kho nguyên vật liệu

Với việc sản xuất liên tục, thì việc xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ nhucầu sản xuất sản phẩm diễn ra hàng ngày và thường xuyên, từ những dữ liệu đã có

kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ ghi vào bảng kê lũy kế xuất vật liệu Bảng kênày có tác dụng theo dõi chi tiết số lần xuất kho của từng danh điểm vật tư, chotừng phân xưởng sản xuất sử sụng với số lượng là bao nhiêu trong tháng Bảng kêlũy kế xuất nguyên vật liệu này được mở chi tiết cho từng kho chứa nguyên vật liệusản xuất bánh và kẹo Ngoài ra trong phân xưởng cũng theo dõi chi tiết cho từng

Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN

Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên- Cầu Giấy- Hà Nội

BẢNG KÊ LŨY KẾ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU

Tháng 1 năm 2011 Kho: XN kẹo 1

dây chuyền, có bao nhiêu dây chuyền sản xuất sẽ mở chi tiết cho từng dây chuyềntrong xí nghiệp.

Biểu 2.4: Bảng kê lũy kế xuất kho nguyên vật liệu

Bảng kê lũy kế nhập nguyên vật liệu và bảng kê lũy kế xuất nguyên vật liệuđược kế toán nguyên vật liệu mở ra để phục vụ cho việc ghi chép thông tin định kỳkho kế toán vật tư nhận được bộ hóa đơn chứng từ được thuận lợi hơn Kế toán táchriêng hai phần xuất và nhập vật tư để có thể theo dõi chặt chẽ và việc ghi chép, tổnghợp số liệu vào cuối tháng cũng đơn giản hơn Với phần mềm kế toán EFFECT,công việc tổng hợp báo cáo sổ sách, số liệu được thực hiện chính xác hơn, kế toánnguyên vật liệu cũng được giảm bớt khối lượng công việc, không bị áp lực quánhiều

Cuối tháng, từ thông tin, sổ sách, chứng từ về nguyên vật liệu kế toán sẽ lấy

số liệu tổng hợp để chuyển lên sổ chi phí nguyên vật liệu và ghi vào cột số lượng

Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN

Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên- Cầu Giấy- Hà Nội

BẢNG KÊ LŨY KẾ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU

Tháng 1 năm 2011 Kho: XN kẹo 1

Công việc chuyển số liệu này được kế toán thực hiện một cách dễ dàng thông quacông cụ lọc của Excel, còn cột thành tiền sẽ được nhập số liệu sau khi kế toán đãtính chính xác được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ của nguyên vật liệu xuất Sổ nàyđược mở với mục đích là theo dõi việc xuất nguyên vật liệu trong kỳ qua hai đạilượng: tổng số lượng xuất, tổng giá trị NVL xuất và được thiết kế chi tiết theo từngsản phẩm để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm sau khi kết thúc sản xuất.Đồng thời kế toán nguyên vật liệu cũng thực hiện việc ghi sổ chi tiết nguyên vậtliệu trên màn hình nhập số liệu của phần mềm kế toán máy.

Ngoài ra, căn cứ vào bảng kê lũy kế nhập nguyên vật liệu, bảng kê lũy kế xuấtnguyên vật liệu và sổ chi phí nguyên vật liệu vào cuối tháng kế toán sẽ phản ánh tìnhhình nhập - xuất - tồn thực tế của từng danh điểm nguyên vật liệu trong tháng trên sổchi tiết nguyên vật liệu Sổ này được mở chi tiết đối với từng danh điểm nguyên vậtliệu và bảng này giúp kế toán viên dễ dàng trong việc theo dõi từng loại nguyên vậtliệu và tiến hành đối chiếu với Thẻ kho, báo cáo tồn kho của thủ kho lập, đồng thờiđây cũng là căn cứ để phòng kế hoạch vật tư có kế hoạch cho việc thu mua và dự trữnguyên vật liệu cho phù hợp với kế hoạch sản xuất toàn công ty Ngoài ra với bảngtổng hợp nhập xuất tồn cũng là căn cứ để kế toán vật tư so sánh với sổ số dư được lậpcho cả năm tài chính

Biểu 2.5: Sổ chi phí nguyên vật liệu

g

Đơn giá Thành tiền …