CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
mô lớn và diễn ra với mật độ thường xuyên, cần phải xác định đây là yếu tố quan trọng trong việc quản lý vật tư kể cả trong việc thu mua, bảo quản, lưu trữ và sử dụng. Đẩy mạnh quá trình kiểm kê có thể giúp cho công ty sớm xác định được những vấn đề như nguyên vật liệu thiếu hụt, hư hỏng không đảm bảo chất lượng… từ đó ban quản lý có thể đưa ra những giải pháp để khắc phục tình trạng trên. Ngoài ra, việc kiểm kê vật tư thường xuyên sẽ giúp phòng kỹ thuật- vật tư xây dựng chính xác được định mức tiêu hao nguyên vật liệu hay định mức dự trữ nguyên vật liệu cho kỳ sau, để đảm bảo nguyên vật liệu luôn cung cấp đủ cho quá trình sản xuất, không bị gián đoạn vì lý do thiếu nguyên vật liệu.
Như vậy để đảm bảo quản lý nguyên vật liệu trong công ty một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải quản lý thu mua sao cho đúng chủng loại, chất lượng theo yêu cầu sử dụng với giá mua hợp lý, tránh thất thoát vật liệu để hạ giá thành sản phẩm. Quản lý việc bảo quản vật tư tại kho theo đúng chế độ qui định cho từng loại vật liệu, phù hợp với qui mô sản xuất của toàn doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí nguyên vật liệu. Quản lý việc dự trữ vừa đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, vừa tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp.
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kếtoán toán
Để sản xuất được một loại sản phẩm thì công ty cần rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như bột mì, đường, sữa… nhưng hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng mới chỉ chi tiết tới cấp 2 tức là chi tiết tới nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu hay phụ tùng thay thế, việc này sẽ gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại kho, phòng kế toán, xí nghiệp sản xuất, và vấn đề cung cấp thông tin khi cần thiết. Công ty nên mở chi tiết các tài khoản tới cấp 3, hoặc cấp 4, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, quản lý nguyên vật liệu tốt hơn, chi tiết tới từng loại sản phẩm.
Ví dụ như: TK 15211: nguyên vật liệu chính bột mì TK 15212: nguyên vật liệu chính sữa bột …
Công ty cũng nên sử dụng tài khoản 151- hàng mua đang đi đường để phản ánh khi có những nghiệp vụ phát sinh về hóa đơn về, hàng cuối tháng chưa về. Khi sử dụng tài khoản này kế toán sẽ phản ánh được đúng tình hình biến động tài sản trong công ty mình ở từng giai đoạn khác nhau, đồng thời việc theo dõi tình hình công nợ với các nhà cung cấp phát sinh trong tháng cũng trở nên dễ dàng hơn.
Khi công ty áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho thì đã giảm bớt khối lượng công việc rất nhiều cho kế toán viên hàng ngày nhưng tới cuối tháng thì công việc lại dồn rất nhiều. Nhưng công ty đã sử dụng phần mềm kế toán EFFECT nên khối lượng công việc của kế toán viên vào cuối tháng cũng đơn giản hơn rất nhiều, việc tính giá và lập báo cáo cũng được thực hiện không mấy khó khăn. Đồng thời khi công ty tổ chức lại được tài khoản sử dụng, tới cuối tháng khi tính giá xuất vật tư sẽ được chi tiết tới từng sản phẩm riêng biệt, việc tính toán cũng chính xác hơn. Từ đó sẽ biết được giá trị thực tế đã xuất của từng loại vật tư tại các phân xưởng, xí nghiệp khác nhau, của từng loại sản phẩm, điều này cũng giúp phòng kỹ thuật- vật tư xây dựng được định mức sử dụng nguyên vật liệu chính xác hơn, tăng khả năng quản lý nguyên vật liệu tại từng phân xưởng sản xuất.
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán EFFECT để hỗ trợ công tác kế toán của phòng kế toán, tuy nhiên trên thực tế mọi công việc về tính toán kế toán hàng ngày như tính giá, lên sổ, lập các báo cáo đều do các kế toán viên thực hiện
bằng Microsoft Excel. Phần mềm kế toán của công ty đã không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản này. Tại kho và phòng kế toán đầu được thiết kế một hệ thống máy tính riêng nhưng không được nối mạng với nhau, vì thế các công việc như luân chuyển chứng từ và cập nhật, so sánh đối chiếu giữa thủ kho và kế toán vật tư đều phải thực hiện thủ công nghĩa là gọi điện và trao đổi trực tiếp, việc này đã làm tốn rất nhiều thời gian đối với cả kế toán vật tư và thủ kho, thậm chí có thể làm gián đoạn kế toán vật tư tại công ty. Để giảm bớt những nhược điểm đó, công ty cần thiết kế lại phần mềm, cài đặt thêm chương trình để việc lên sổ, lập báo cáo hay tính giá sẽ thực hiện trực tiếp trên phần mềm kế toán. Khi trang bị hệ thống máy tính riêng cho từng bộ phận nên nối mạng nội bộ cho tất cả các bộ phận này, sẽ giảm tối thiểu thời gian đối với kế toán vật tư, thủ kho trong việc luân chuyển chứng từ, cập nhật chứng từ hay đối chiếu số liệu giữa các sổ sách với nhau.