SỔ SỐ DƯ
2.2.4.Kiểm kê nguyên vật liệu
Tại công ty cổ phần Tràng An thì công việc kiểm kê NVL chủ yếu do các bộ phaan, phân xưởng tự kiểm tra. Thời gian kiểm tra thường diễn ra vào cuối mỗi tháng. Mục đích của việc kiểm kê vật tư là nhằm xác định một cách chính xác số lượng và giá trị của từng loại vật tư ở trong khi của công ty. Ngoài ra công tác kiểm kê vật tư còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình lưu trữ, bảo quản, phát hiện và xử lý các hao hụt, hỏng, mất… các vật tư tại các kho. Qua công tác kiểm kê này sẽ nâng cao được ý thức, trách nhiệm của từng người trong việc bảo quản, sử dụng vật tư cũng như việc quản lý nguyên vật liệu phải theo nguyên tắc.
Thông thường trước khi tiến hành kiểm kê các kho phải xác định được lượng nguyên vật liệu còn tồn kho ở thời điểm kiểm kê trên sổ sách. Đồng thời kiểm kê lại số vật tư còn ở trong các kho. Kết quả kiểm kê được sẽ ghi vào biên bản kiểm kê
Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên- Cầu Giấy- Hà Nội
BẢNG KÊ SỐ 5
Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí xây dựng cơ bảng
Tháng 1 năm 2011 Đơn vị tính: đồng STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 … Các TK p/a trên NKCT Cộng CP thực tế phát sinh trong tháng 1 TK 241- CPXDCB 2 TK 641- CP BH 45,875,300 45,875,300 3 TK 642- CP QLDN 18,766,978 18,766,978 … … Cộng 64,642,278 64,642,278 Ngày … tháng … năm…
Người lập biểu Kế toán trưởng
vật tư. Trong biên bản sẽ được ghi rõ từng loại danh điểm vật tư được kiểm kê về số lượng, đơn giá, lượng tồn thực tế và trên sổ sách cũng như số chênh lệch giữa thực tế và sổ sách. Căn cứ vào kết quả kiểm kê để xác định nguyên nhân thừa thiếu của vật tư từ đó đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp.
Với số lượng nguyên vật liệu nhập kho trong mỗi tháng là rất lớn, quản lý tốt khối lượng nguyển vật liệu này cũng được công ty cổ phần Tràng An chú trọng đến để tránh tình trạng thất thoát, mất không rõ nguyên nhân hay trong quá trình xuất vật tư cho sản xuất không đủ dẫn đến chất lượng sản phẩm không được đảm bảo, hay do trong quá trình thu mà số nguyên vật liệu được nhập kho lớn hơn so với trên hóa đơn mua hàng.
Nhập kho nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê
Hàng tháng, công ty sẽ tiến hành kiểm kê số nguyên vật liệu trong kho. Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện thừa nguyên vật liệu so với biên bản kiểm kê vật tư và công ty quyết định sẽ mua lại số nguyên vật liệu thừa đó, thì sau khi nhận được hóa đơn bổ sung của người bán, giá trị số nguyên vật liệu thừa đó sẽ được kế toán vật tư ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 152” và cột “Ghi Có TK 331” trong nhật ký chứng từ số 7.
Nguyên vật liệu giảm do phát hiện thiếu khi kiểm kê.
Trong quá trình kiểm kê mà phát hiện thiếu nguyên vật liệu, công ty sẽ tiến hành kiểm tra để tìm ra nguyên nhân. Số nguyên vật liệu thiếu sau khi đã được xác định nguyên nhân để xử lý, nếu là trách nhiệm thuộc về cá nhân, công ty sẽ yêu cầu những cá nhân đó bồi thường hoặc sẽ trừ vào lương. Kế toán không sử dụng TK 1381- tài sản thiếu chờ xử lý mà thay bằng TK 131. Khi đó giá trị nguyên vật liệu thừa sẽ được ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 131”, cột “Ghi Có Tk 152” trong nhật ký chứng từ số 7