CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN
3.2.3-Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty đã không thực hiện đúng theo QĐ15/ 2006/QĐ-BTC khi mà sử dụng phiếu xuất kho, nhập kho nguyên vật liệu không có chữ kỹ đầy đủ của giám đốc đơn vị. Khi có các nghiệp vụ nhập- xuất nguyên vật liệu xảy ra, giám đốc nên ký lên tất cả các phiếu này theo đúng qui định, trên các PNK, PXK có đầy đủ chữ ký sẽ có tính pháp lý cao hơn, việc quản lý tình hình nhập xuất tại phòng kế toán cũng đảm bảo hơn, đồng thời những chứng từ này cũng là căn cứ để các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán phần hành “ hàng tồn kho”. Những thông tin trên các phiếu này đầy đủ thì công việc kiểm kê của kiểm toán viên dễ dàng hơn, công ty cũng không có những sai phạm mắc phải. Ngoài ra, trên phiếu xuất kho vật tư, nội dung “Lý do xuất kho” cần phải được điền đầy đủ, từ đó làm căn cứ cho kế toán vật tư khi ghi sổ, căn cứ vào tên xí nghiệp sản xuất, tên kho chứa nguyên vật liệu hay mã vật tư được ghi trên phiếu để kế toán ghi vào sổ và nhập vào hệ thống kế toán máy. Công việc này đòi hỏi kế toán vật tư có trình độ cao, thông thuộc rõ qui trình sản xuất, từng loại nguyên vật liệu tạo nên sản phẩm, luôn cập nhật những thông tư, quyết định mới của bộ tài chính khi ban hành.
Các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày với mật độ dày, nhưng các chứng từ được sử dụng và phát sinh kèm theo lại thường gửi lên phòng kế toán muộn. Để giảm bớt độ trễ về việc lập và kiểm tra chứng từ, đồng thời đảm
bảo được nguyên tắc cập nhật kịp thời các chứng từ lên sổ sách kế toán thì cuối mỗi ngày những chứng từ phát sinh nên được chuyển lên phòng kế toán, để ngày hôm sau kế toán vật tư sẽ kiểm tra và cập nhật những chứng vào những sổ sách cần thiết và vào phần mềm kế toán EFFECT. Nếu việc cập nhật chứng từ số sách thường xuyên sẽ giúp các kế toán vật tư cuối tháng công việc sẽ giảm đi rất nhiều khi mà cuối tháng phải đảm nhận rất nhiều công việc khi đã xấc định được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ nguyên vật liệu. Khối lượng công việc của kế toán vật tư vào cuối tháng cũng được giảm nhẹ, không bị áp lực công việc cao, không làm ảnh hưởng tới các phần hành kế toán khác, tiến độ của toàn công ty cũng được đẩy mạnh hơn. Ngoài ra, các bảng biểu chứng từ cần phải thiết kế lại một cách khoa học hơn và phù hợp hơn với nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp cũng như việc thiết kế lại các danh điểm vật tư như Biên bản kiêm nghiệm vật tư, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu.
Việc luân chuyển chứng từ trong công ty không gặp phải khó khăn gì đồng thời các bước luân chuyển chứng từ cũng được thực hiện rất dễ dàng. Tuy nhiên công ty cổ phần Tràng An có một chi nhánh là Công ty cổ phần Tràng An 2 tại Cửa Lò- Nghệ An, chi nhánh của công ty ở xa là một khó khăn cho công rác quản lý vật tư và chứng từ vì khoảng cách địa lý sẽ không thuận lợi cho công tác quản lý này. Việc vận chuyển hóa đơn, chứng từ từ Nghệ An về chậm, có thể gặp rủi ro mất chứng từ hay một vài chứng từ không có, điều này gây rất nhiều khó khăn cho công tác hạch toán tại trụ sở chính, vì thế công ty nên giảm thiểu rủi ro thấp nhất trong quá trình vận chuyển chứng từ, vận chuyển tập trung chứng từ vào một thời điểm và gửi những nơi có thể tin tưởng.