CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN
3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty và phương hướng hoàn thiện
phương hướng hoàn thiện
Qua thời gian nghiên cứu, học hỏi, tiếp cận với thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng công ty cổ phần Tràng An là một đơn vị sản xuất với qui mô lớn đang trên đà phát triển mạnh và còn có thể vươn xa ra nhiều hơn nữa.
Công ty cổ phần Tràng An có quá trình hình thành và phát triển trên 30 năm, để có thể là một doanh nghiệp có uy tín trên thị trường như bây giờ thì công ty đã gặp phải không ít khó khăn và thách thức. Sản phẩm của công ty luôn được người tiêu dùng ưa chuộng và đánh giá cao về cả chất lượng, mẫu mã và giá cả. Với kinh nghiệm và trình độ quản lý giỏi, đội ngũ công nhân viên lành nghề, công nghệ và kỹ thuật chế biến, sản xuất ngày càng đổi mới, công ty cổ phần Tràng An đã tìm được chỗ đứng của mình trên thị trường mang tính cạnh tranh gay gắt và ngày một phát triển. Để đạt được những thành tựu đó phải kể đến công sức lao động của các cán bộ công nhân viên toàn công ty nói chung và đặc biệt là phòng kế toán tài chính nói riêng. Trong công ty, công tác kế toán rất được chú trọng bởi đây là nơi cung cấp các thông tin về sản phẩm, xác định lãi, lỗ trong kinh doanh của toàn công ty. Nhìn chung bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty là một doanh nghiệp có qui mô lớn, địa bàn hoạt động tập trung với nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng. Công ty cũng đã thực hiện chuyên môn hóa đội ngũ kế toán, từng người phụ trách một phần hành cụ thể, không để tình trạng chồng chéo xảy ra, đảm bảo trách nhiệm của từng người trong công việc và thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được giao.
Công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty là một trong những công tác quan trọng bởi chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, nó ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành của sản phẩm, đến tiêu thụ và lợi nhuận của công ty. Do đó kế toán nguyên vật liệu đã được công ty rất chú trọng và không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.1.1. Ưu điểm
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty hiện tại theo hình thức tập trung phù hợp với đặc điểm và nhu cầu quản lý của ban giám đốc trong công ty. Đội ngũ cán bộ kế toán trong phòng tài chính kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, trình độ từ đại học trở lên. Các cán bộ phòng kế toán luôn có ý thức tự bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc của mình, làm việc một cách linh hoạt. Bộ máy kế toán luôn làm việc khoa học, chuyên nghiệp, vận dụng và lập chứng từ kế toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, luôn cập nhật những thay đổi về chế độ kế toán, cập nhật những thông tư, quyết định mới do Bộ tài chính ban hành để nhanh chóng áp dụng vào hệ thống tài khoản, sổ sách theo quyết định số 15: QĐ 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Trong phòng kế toán tài chính, có sự phân công phân nhiệm rất rõ ràng giữa các phần hành kế toán để tránh tình trạng có sự chồng chéo trong công việc, luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phần hành khi cần thiết. Công việc chung trong phòng kế toán được kế toán trưởng điều hành đồng thời có sự chỉ đạo chặt chẽ của phó giám đốc tài chính. Công tác kế toán trong công ty cũng được giảm nhẹ đi rất nhiều khi có sự hỗ trợ hệ thống máy tính và phần mềm kế toán EFFECT, mỗi kế toán viên được trang bị một máy tính riêng hiện đại. Ngoài ra không chỉ các máy tính trong phòng kế toán được nối mạng Lan với nhau mà các máy trong phòng kế hoạch - vật tư và phòng kế toán cũng được nối mạng với nhau nhằm phục vụ cho việc cung cấp thông tin chính xác và hiệu quả. Phần mềm kế toán mà các kế toán viên sử dụng được thiết kế phù hợp với hình thức ghi sổ và đặc điểm kế toán mà công ty sử dụng. Chính vì vậy, phần mềm này hỗ trợ rất nhiều công tác kế toán của các kế toán viên trong việc ghi sổ, tính toán và lên sổ. Kế toán tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết vào phần mềm, cho phần mềm kế toán chạy, máy tính sẽ tự phân bổ và cập nhật những dữ liệu này lên các sổ. Trước đây do có rất nhiều loại danh điểm vật tư mà kế toán vật tư phải thực hiện công việc kế toán thủ công nên khối lượng công việc mà kế toán vật tư phải đảm nhận là rất lớn. Khi áp dụng phần mềm kế toán EFFECT thì các loại nguyên vật liệu đã được mã hóa và việc xử lý các chứng từ trên máy đã giúp kế toán đơn giản hơn trong công việc hạch toán, tính
toán giá trị chính xác hơn đồng thời việc tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho cũng dễ dàng hơn rất nhiều.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Trong công ty cổ phần Tràng An cũng như các doanh nghiệp sản xuẩt thì chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong việc tính giá thành sản phẩm sản xuất. Việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần thực hiện mục tiêu của công ty là tiết kiệm chi phí sản xuất đồng thời hạ giá thành sản phẩm. Công ty rất chú trọng tới vấn đề quản lý vật tư không chỉ ở khâu sản xuất mà ở tất cả các khâu thu mua, sử dụng, bảo quản và dự trữ. Ban giám đốc đã chỉ đạo phòng kỹ thuật- vật tư xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại phân xưởng, từng loại sản phẩm một cách tương đối chính xác. Hệ thống này đã được xây dựng trên cơ sở phân tích các thông số kỹ thuật phức tập và kinh nghiệm sản xuất qua nhiều năm. Phòng kỹ thuật- vật tư dựa trên những định mức nguyên vật liệu đã xây dựng để lập kế hoạch cho việc thu mua, bảo quản và thực hiện công tác cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất. Khi mua vật tư về, trước khi nhập kho thì lô hàng đều được kiểm tra chặt chẽ bởi phòng KCS về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã, qui cách. Nhờ đó, nguyên vật liệu dùng cho việc sản xuất sản phẩm luôn được đảm bảo chất lượng, thúc đẩy quá trình sản xuất luôn được diễn ra một cách liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch đã đề ra. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, phân xưởng sản xuất của công ty với phòng kế toán tài chính đã đảm bảo công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tiến hành trôi chảy, nhịp nhàng đã góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu, tránh lãng phí trong quá trình sử dụng và tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong công ty.
Việc bảo quản, lưu trữ vật tư của công ty được thực hiện tại các kho trong phân xưởng sản xuất, Các kho này đều đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của một kho chứa hàng: rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống phòng chống cháy nổ, có thiết bị bảo quản vật tư… Các kho đều chịu sự quản lý trực tiếp của các thủ kho có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đồng thời lại có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Công tác bảo quản vật tư tại công ty cổ phần Tràng An được thực hiện rất tốt, đảm bảo các
qui trình bảo quản, tránh bị hư hỏng trong quá trình chờ xuất kho phục vụ quá trình sản xuất.
Phòng kỹ thuật - vật tư xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng sản phâmr, từng phân xưởng đồng thời cũng theo dõi tình hình sử dụng những vật liệu này theo định mức ra sao, từ đó có thể tính ra được việc sử dụng vật tư của các phân xưởng đang là tiết kiệm hay lãng phí. Nếu trong quá trình theo dõi mà thấy việc sử dụng nguyên vật liệu là tiết kiệm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm thì công ty sẽ tiến hành khen thưởng và lập kế hoạch cho việc sử dụng vật tư theo định mức mới. Ngược lại, thấy quá trình sử dụng vật liệu một cách lãng phí, có mất mát, thiếu hụt, thất thoát,… tùy theo nguyên nhân mà công ty tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm và yêu cầu bồi thường. Đây là phương pháp quản lý nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất giồng công ty cổ phần Tràng An là hợp lý, giúp cho doanh nghiệp trong quá trình sản xuất vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm mà không bị nguyên nhân nào làm giảm thiểu số vật tư sử dụng.
Dựa vào tình hình sản xuất thực tế tại mỗi phân xưởng mà phòng kỹ thuật - vật tư xây dựng lên định mức dự trữ cho tất cả các loại nguyên vật liệu phụ thuộc vào đặc điểm của từng loại NVL: NVl là chính hay phụ, nhiên liệu hay phụ tùng thay thế, sử dụng nhiều hay ít… nhu cầu sản xuất sản phẩm của kỳ sau, sự biến động về mặt giá cả trên thị trường và căn cứ vào tình hình tài chính của công ty. Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu tồn kho rất quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất sản phẩm luôn được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu vật tư khi không thu mua được hay có sự biến động quá cao của giá nguyên vật liệu. Khi quá trình sản xuất sản phẩm bị gián đoạn thì có thể làm cho chi phí sản xuất bị đội lên, giá thành sản phẩm cũng tăng theo. Đồng thời cũng tránh việc dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu trong kho, làm ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí bảo quản, lữu trữ, kho tàng, bến bãi…
Về tổ chức chứng từ ban đầu
Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu được thiết kế phù hợp với qui mô của doanh nghiệp, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới nhập - xuất - tồn được phản ánh kịp thời, qua đó có thể cung cấp thông tin đầy đủ cho quá trình quản lý cũng như công tác kế toán. Việc lưu trữ chứng từ được thực hiện theo đúng
chế độ kế toán hiện hành trước khi đem đi hủy, việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng kỹ thuật - vật tư, phòng kế toán và kho chứa nguyên vật liệu được thực hiện khá nhịp nhàng. Những nghiệp vụ nhập - xuất kho nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày được thủ kho theo dõi chặt chẽ và chi tiết trên sổ xuất vật tư, đồng thời các giám đốc xí nghiệp cũng theo dõi số lượng nguyên vật liệu lĩnh hàng ngày trên sổ lĩnh vật tư. Với qui mô sản xuất lớn, trình độ kế toán chuyên môn của các kế toán viên cao nên công ty đã sử dụng hình thức sổ số dư để ghi sổ kế toán, sử dụng phương pháp ghi sổ này giúp cho kế toán vật tư dễ dàng hơn trong việc đối chiếu số liệu trên các sổ sách. Các loại vật tư đều được mã hóa theo kho, số đếm, thuộc loại nguyên vật liệu chính hay phụ, nhiên liệu hay phụ tùng thay thế trong phần mềm kế toán, giúp các kế toán viên dễ dàng theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu.
Về tính giá nguyên vật liệu
Đối với nguyên vật liệu nhập kho, công ty sử dụng phương pháp giá thực tế trên hóa đơn để tính cho số nguyên vật liệu nhập kho. Đây là một các tính đơn giản, dễ thực hiện và hợp lý, đồng thời cũng phản ánh đúng giá trị của nguyên vật liệu nhập kho trên thực tế.
Đối với nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất sản phẩm, công ty đã chọn phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để áp dụng cho việc tính giá những nguyên vật liệu xuất kho. Ưu điểm khi sử dụng phương pháp này là đơn giản, dễ thực hiện, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép, tính toán hàng ngày của kế toán vật tư. Tuy nhiên khi áp dụng phương pháp này thì kế toán cũng gặp khó khăn trong việc tính toán giá trị NVL xuất vào cuối kỳ kế toán, nhưng phòng kế toán đã sử dụng phần mềm kế toán EFFECT nên công việc này cũng được giảm nhẹ đi rất nhiều. Chính vì vậy đây cũng là phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với đặc điểm của công ty khi mà nguyên vật liệu được sử dụng trong công ty hết sức đa dạng và phong phú về cả chủng loại, mẫu mã, qui cách, đồng thời trong tháng các nghiệp vụ nhập - xuất vật tư diễn ra thường xuyên.
Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện tại để phù hợp với qui mô sản xuất lớn, công ty sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư. Phương pháp này giúp kế toán đối chiếu số liệu trên các
sổ dẽ dàng đồng thời cũng rất dễ áp dụng với mô hình sản xuất tập trung tại công ty. Ngoài những sổ sách cần thiết sử dụng trong việc hạch toán chi tiết theo qui định chung thì kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng them bảng kê chi tiết nhập nguyên vật liệu, bảng kê chi tiết xuất nguyên vật liệu, sổ theo dõi công nợ với nhà cung cấp… đây là sự sáng tạo hợp lý của kế toán trong công ty vì khi đó việc hạch toán nhập- xuất nguyên vật liệu được diễn ra dễ dàng hơn, phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp.
Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Để phù hợp với tình hình sản xuất, mật độ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục đòi hỏi phải được theo dõi, giám đốc thường xuyên, vì thế công ty sử dụng phương pháp kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi sử dụng phương pháp này kế toán có thể tính toán các giá trị cần thiết với độ chính xác cao, theo dõi chặt chẽ được tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu thường xuyên trong doanh nghiệp, đồng thời nhằm cung cấp thông tin cho ban giám đốc một cách kịp thời và luôn cập nhật. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong công ty cổ phần Tràng An, với khối lượng nguyên vật liệu nhiều, hoạt động nhập- xuất diễn ra liên tục, công việc ghi sổ và cập nhật chứng từ kịp thời. Việc hạch toán tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc tổng hợp chi phí sản xuất sản phẩm, làm cơ sở cho phòng kỹ thuật- vật tư xây dựng định mức, hay dự trữ nguyên vật liệu cho kỳ sản xuất tiếp theo.