Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1 3

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV - Chi NhánhLICOGI số 1 3

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV -Chi Nhánh LICOGI số 1 5

1.2.1 Khâu nhập kho nguyên vật liệu 5

1.2.2 Xuất kho nguyên vật liệu 6

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV – Chi

2.1.2 Kế toán chi tiết NVL 24

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV - Chi

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công tyvà phương hướng hoàn thiện 46

3.1.1- Ưu điểm 46

3.2.2 Lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu 53

3.2.3 Lập ban kiểm nghiệm vật tư 57

3.2.4 Xử lí thu hồi phế liệu sau thi công một cách triệt để 58

KẾT LUẬN 59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 0

SV: Hoàng Thị Ngọc Lớp Kế toán -

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1: Sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu 4

Phụ lục 01 Mẫu phiếu yêu cầu mua vật tư: 11

Phụ lục 02 Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư 12

Phụ lục 03 Mẫu biên bản bàn giao vật tư: 13

Biểu 2.1: Trích hóa đơn GTGT 14

Biểu 2.2 Mẫu phiếu nhập kho nguyên, vật liệu: 16

Biểu 2.3 Mẫu phiếu nhập kho xuất thẳng 19

Biểu 2.4 Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng vật tư: 21

Biểu 2.5 Mẫu phiếu xuất kho nguyên vật liệu 22

Biểu 2.6 Sổ chi tiết nguyên vật liệu 27

Biểu 2.7 Bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn 29

Biểu 2.8 Nhập chứng từ kế toán nhập kho vật liệu 34

Biểu 2.9 Mẫu sổ nhật ký chung 35

Biểu 2.10 Sổ cái Tài khoản 152 36

Biểu 2.11: Sổ Cái tài khoản 3311 37

Biểu 2.12 Nhập chứng từ kế toán xuất kho vận chuyển nội bộ 38

Biểu 2.13 Nhập chứng từ kế toán xuất kho vật liệu 41

Biểu 2.14: Trích sổ nhật ký chung 42

Biêu 2.15: Trích sổ cái tài khoản 152 43

Bảng 3.1 Sổ Nhật ký chung 50

Bảng 3.2 Bảng phân bổ Nguyên, vật liệu 55

Bảng 3.3 Minh hoạ bảng phân bổ nguyên vật liệu 56

Sơ đồ 1.2: Tổ chức quản lý Công ty TNHH MTV - Chi Nhánh LICOGI số 1 7

Sơ đồ 2.1 Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu 24

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, nền kinh tế Việt Nam đang có những bước chuyển đổi lớn, tỷ lệ tăng trưởng kinh tế cao, vị trí của Việt Nam trên trường quốc tế ngày càng được khẳng định Trong những năm gần đây, bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam dường như đã được “thay da, đổi thịt” so với thời kì bao cấp, chỉ cách đây không quá hai thập kỉ Chủ rương hội nhập kinh tế của chính phủ đã khuyến khích và tạo điều kiện cho các doanh nghiệp đẩy mạnh sản xuất -kinh doanh nhưng cũng đặt ra rất nhiều thách thức và khó khăn mà các doanh nghiệp khi muốn tồn tại và phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường phải vượt qua Và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp cũng không ngoại lệ Có thể nói nhu cầu về các sản phẩm xây dựng là một trong những nhu cầu bức thiết nhất hiện nay Vì thế sự phát triển và gia tăng các công ty xây dựng là hệ quả tất yếu Điều kiện kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải thực hiện hạch toán kinh doanh và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh của mình trong đó: hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lí về kinh tế và tài chính của doanh nghiệp Cũng giống như các doanh nghiệp sản xuất, trong doanh nghiệp xây dựng thì nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình thi công, xây lắp Giá trị nguyên, vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí Chính vì thế, nếu thực hiện tốt việc quản lí và kế toán nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết, tối quan trọng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận.

Nhận thức được tầm quan trọng cũng như tính bức thiết của việc kế toán nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp hiện nay, cùng với những kiến thức đã thu nhận được qua quá trình đào tạo của nhà trường và những kiến thức thực tế có được trong quá trình thực tập ở Chi nhánh

LICOGI số 1 Em xin chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại

Công ty TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1” làm Chuyên đề tốt

nghiệp của mình Nội dung chính của Chuyên đề gồm ba phần lớn:

1: Đặc điểm và tổ chức quản lý NVL tại Công ty TNHH MTV - Chi

Em có thể hoàn thành Chuyên đề là nhờ có sự tận tình hướng dẫn

và giúp đỡ của giáo viên: TS Nguyễn Thị Minh Phương và các anh chị

Phòng Kế toán - Công ty TNHH MTV - Chi Nhánh LICOGI số 1 Em mong, cô sẽ xem xét và chỉ bảo thêm để em khắc phục những hạn chế trong bài viết của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN

VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV - ChiNhánh LICOGI số 1

Công ty TNHH MTV - Chi Nhánh LICOGI số 1 là một đơn vị xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu là những đối tượng do Công ty mua ngoài dùng cho mục đích kinh doanh xây lắp Cũng như những ngành kinh doanh khác, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được vật hóa dưới dạng như sắt, thép, xi măng, gạch, cát,… Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để chế tạo sản phẩm mới.

Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty có nhiều chủng loại, nhiều thứ và mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã phân loại các loại nguyên vật liệu theo những nhóm chính như sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu mà sau quá

trình gia công, chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm như: Xi măng, sắt, thép, gạch, cát,…

- Nguyên liệu, vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu có tác dụng

phụ trong quá trình sản xuất, kinh doanh và được sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý như: Đinh, que hàn, sika,…

- Nhiên liệu: là các loại năng lượng được Công ty sử dụng trong quá

trình sản xuất kinh doanh, chủ yếu làm nguyên liệu phục vụ cho quá trình hoạt động của TSCĐ như: Xăng, điezen, Mazut, dầu chì, dầu bảo ôn…

- Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư sử dụng cho hoạt động thay thế,

bảo dưỡng tài sản cố định.

Do khối lượng và chủng loại vật tư của công ty là rất nhiều và đa dạng nên kế toán công ty lập sổ danh mục điểm nguyên vật liệu để việc phân loại và hạch toán nguyên vật liệu được dễ dàng và khoa học

Sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu của công ty rất dài vì thế trong đây chỉ trình bày tóm tắt mẫu sổ của một số ít nguyên, vật liệu, dụng cụ chính

Dưới đây là mẫu sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu của sử dụng ở công ty:

Bảng 1.1: S danh m c i m nguyên, v t li uổ danh mục điểm nguyên, vật liệu ục điểm nguyên, vật liệu điểm nguyên, vật liệu ểm nguyên, vật liệu ật liệu ệu

Theo sổ danh mục điểm trên thì mỗi loại vật tư khi hạch toán có một số hiệu riêng: ví dụ, xi măng có số hiệu tài khoản 15201, sắt thép có số hiệu 15202 Còn đối với mỗi chủng loại vật tư của các nhà cung cấp khác nhau thì mang số hiệu tài khoản chi tiết riêng, chẳng hạn: xi măng hokim: 15201201; xi măng Hoàng Mai PC30: 15201202

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHHMTV - Chi Nhánh LICOGI số 1

1.2.1 Khâu nhập kho nguyên vật liệu

Do đặc thù của Công ty là doanh nghiệp thi công, xây dựng cơ bản nên công ty không tự sản xuất, chế biến vật tư Nguyên vật liệu Công ty sử dụng chủ yếu được mua trên thị trường tự do, vật liệu nhập kho được tính theo giá gốc, cho nên Giá nhập kho nguyên vật liệu của công ty được tính theo công thức:

Giá thực Giá mua Các khoản Chi phí tế nhập = ghi trên - giảm giá, + thu kho hóa đơn chiết khấu TM, mua

Trong đó:

- Các khoản làm giảm giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu bao gồm: Chiết khấu thương mại, đó là số tiền mà công ty được nhà cung cấp giảm trừ vào giá trị phải trả của số vật tư mua vào khi chúng có số lượng lớn; Giảm giá hàng bán, là số tiền mà người bán trừ cho công ty khi số vật liệu của họ không đúng chất lượng như trong hợp đồng hoặc sai quy cách, lạc hậu so với thị hiếu…

- Chi phí thu mua bao gồm chi phi vận chuyển, bốc dỡ; chi phí thuê kho bãi; tiền công tác phí của cán bộ thu mua; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; hao hụt định mức phát sinh từ nơi mua đến kho công ty.

Ví dụ: Ngày 24/05/2012, để phục vụ dự án Biệt thự liền kề AH5/10,

Công ty tiến hành mua nhập kho 10.000kg xi măng HOKIM của công ty TNHH Linh Thành theo hóa đơn GTGT số 0016753 ngày 24, tháng 5, năm 2012 với giá 952 đồng/kg Ngoài ra công ty còn phải trả chi phí thuê ngoài vận chuyển, bôc dỡ vật tư đến kho của công trình là 515.000 đồng Vậy giá thực tế nhập kho của lượng xi măng mua ngoài trên là:

10.000*952 + 515.000 = 10.034.500 đồng

Số xi măng trên được nhập kho cùng ngày theo PNKDLV746 ngày 24 tháng 5 năm 2008 với giá thực tế là: 10.034.500 đồng

1.2.2 Xuất kho nguyên vật liệu

Khi xuất kho nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh nghĩa là khi xuất kho lô hàng nào thì tính giá xuất kho theo giá thực tế nhập kho của lô hàng đó.

Ví dụ: Ngày 24/05/2012, Công ty nhập kho 6000 viên gạch lỗ Đại Lâm với đơn giá 873 đồng/viên của Công ty TNHH TM Quốc Tuấn với tổng giá thanh toán theo hóa đơn GTGT số 0016755 ngày 23 tháng 5 năm 2012 là 5.238.000 đồng, số vật tư này được nhập kho theo phiếu nhập kho DLV747 ngày 24 tháng 5 năm 2012 tại kho Đại Lâm Villas Cùng ngày, do yêu cầu của tổ nhân công số 1, công ty xuất kho một nửa số gạch đó phục vụ thi công phần thô Và đơn giá xuất kho được xác định bằng giá mua của số gạch đó là 873 đồng/viên Do đó, tổng giá trị xuất kho số vật liệu đó là: 3000*873 = 2.619.000 đồng theo PXKDLV3469 ngày 24 tháng 5 năm 2012 (kho Đại Lâm Villas).

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV –Chi Nhánh LICOGI số 1

Tuy là một Công ty quy mô trung bình nhưng bộ máy tổ chức quản lý cũng dần được hoàn thiện, thực hiện đúng vai trò chức năng và có hiệu quả.

a Các phòng ban chức năng

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm: Ban giám đốc, các phòng ban, các tổ đội kho của Công ty và được tổ chức như sau:

Sơ Đồ 1.2: Tổ chức quản lý Công ty TNHH MTV - Chi Nhánh LICOGI số 1

b Nhiệm vụ của từng phòng ban chức năng.

- Giám đốc do Hội Đồng Ban Lãnh Đạo Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của ban lãnh đạo Công ty Giám đốc là người đứng đầu có quyền lực cao nhất, chịu trách nhiệm quản lý Công ty, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty Đối với các Công trình mà Công ty tham gia đấu thầu thì Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo, duyệt dự toán tạm tính, giá đấu thầu (trong đó phần dự toán giá trị nguyên vật liệu là một phần có giá trị lớn Ngoài ra trong quá trình thực hiện thi công, quyết toán Công trình thì Giám đốc Công ty luôn theo dõi và quyết định mức độ phân bổ và sử dụng NVL phù hợp trên cơ sở các báo cáo, đánh giá mà phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh của Công ty

- Phó giám đốc: Do giám đốc Công ty bổ nhiệm, phụ trách công tác điều hòa mọi hoạt động của Công ty như công tác điều hành xây lắp, sản xuất và công tác tiêu thụ sản phẩm, đời sống vật chất cũng như tinh thần cho toàn bộ cán bộ công nhân viên Các quyết định về sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu của Công ty trong giới hạn chức năng, nhiệm vụ của Phó Giám đốc được Giám đốc uỷ quyền theo từng hợp đồng xây dựng cụ thể.

- Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm tham mưu trước giám đốc trong quản lý cán bộ, đề bạt khen thưởng, kỷ luật lao động, thực hiện công tác nâng lương nâng bậc lương, định mức lao đọng tiền lương Phòng Tổng hợp không có chức năng lien quan trực tiếp tới các quyết định quá trình hình thành, luân chuyển và sử dụng nguyên vật liệu của Công ty.

- Phòng kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quý, năm Giám sát việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, lập dự toán tham gia đấu thầu, lập dự toán tính khối lượng công trình Khối lượng nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng đối với mỗi Công trình được Phòng Kế hoạch tổng hợp theo dõi, tổng hợp và báo cáo ban lãnh đạo về tình hình sử dụng thực tế, chất lượng nguyên vật liệu sử dụng.

- Phòng vật tư: Cung ứng vật tư đúng số lượng, chất lượng, chủng loại kịp thời cho đơn vị thi công, chỉ định nguồn, lập giá trần mua nguyên vật liệu cho đội xây lắp thực hiện công trình.

- Phòng kỹ thuật: Thực hiện việc giám sát, kiểm tra kỹ thuật công trình, chế tạo sản phẩm, phòng có nhiệm vụ lập các bản thiết kế tính toán công trình nhằm đảm bảo tiến độ thi công và an toàn lao động Những phản hồi, góp ý của phòng kỹ thuật về chất lượng NVL, số lượng NVL, sự phù hợp giữa kết cấu kiến trúc công trình với chủng loại nguyên vật liệu sử dụng được Phòng tổng hợp và báo cáo ban lãnh đạo.

- Phòng tài chính: Có kế hoạch lập kế hoạch thu chi tài chính, hạch toán các nghiệp vụ kế toán, quản lý và sử dụng tiền vốn hợp lý, có hiệu quả,

theo dõi kiểm tra thực hiện chế đọ tài chính kế toán tại đơn vị quá trình hạch toán sự dụng nguyên vật liệu về mặt sổ sách giấy tờ được phòng tài chính kế toán tổng hợp Những báo cáo về mặt số lượng, giá trị NVL sử dụng được phòng kế toán cập nhật và báo cáo ban lãnh đạo để đưa ra các phương hướng giải quyết cụ thể.

- Đội xây lắp: Có nhiệm vụ xây lắp trạm điện công nghiệp, thực hiện các dự án đầu thầu công trình xây lắp điện, thi công các công trình theo hợp đồng mà công ty đã nhận với đơn vị khác Đội là bộ phận trực tiếp tiếp nhận, quản lý và sử dụng NVL về mặt hiện vật.

- Tổ cơ khí: Có nhiệm vụ chế tạo, gia công các sản phẩm theo kế hoạch Sản xuất và hướng dẫn công nghệ được giao theo đơn đặt hàng.

- Tổ cột : Gia công cột điện để xây lắp các công trình điện.

PHẦN 2

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV - ChiNhánh LICOGI số 1

2.1.1 Thủ tục nhập, xuất kho NVL tại Công ty TNHH MTV - ChiNhánh LICOGI số 1

Để đảm bảo cho công việc quản lý, sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ trong công tác sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Công ty đã sử dụng những chứng từ có tính chất đặc thù như sau:

 Giấy yêu cầu mua vật tư có sự phê duyệt của giám đốc  Biên bản duyệt giá

 Hợp đồng mua bán vật tư

 Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ  Biên bản bàn giao hàng hóa

 Hóa đơn tài chính (ghi rõ tên, chủng loại, quy cách, xuất xứ)  Chứng chỉ chất lượng hàng hóa

Là đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh xây lắp với mục tiêu chất lượng là hàng đầu, vì thế khi nhập một lượng vật tư để sử dụng thi công công trình bao giờ cũng phải có yêu cầu về vật tư để biết được công trình đó cần loại vật tư nào, số lượng là bao nhiêu và khi số vật tư đó có đúng chủng loại và chất lượng yêu cầu hay không Tại Công ty: các đội thi công, các ban chỉ huy căn cứ vào nhiệm vụ thi công tại hiện trường để tính toán lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi công và lập phiếu yêu cầu mua vật tư gửi về phòng kinh tế - kế hoạch

Phụ lục 01 Mẫu phiếu yêu cầu mua vật tư

CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2012

GIẤY YÊU CẦU MUA VẬT TƯ

Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MTV -CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

Công trình: Biệt thự liền kề AH5/10 Villas Hạng mục: Phần thô

BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau:

STT Tên vật tư,quy cách,chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT lượngSố Ghi chú

Rất mong ông quan tâm giải quyết!

Ghi chú :

- Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu.- Gửi phiếu yêu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thôngthường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng.

GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU

Sau khi được xác nhận của tổng giám đốc và các phòng ban, nhân viên phòng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư Khi mua vật tư thì nhân viên thu mua vật liệu cần xem xét về chất lượng vật tư và giá cả với nhà cung cấp, sau khi có sự nhất trí của hai bên thì lập Biên bản duyệt giá và hợp đồng mua bán Khi vật tư về, cán bộ vật tư và ban chỉ huy công trường cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, chủng loại và quy cách của vật tư.

Phụ lục 02 Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư

CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2012

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Công trình Đại LâmPearl Villas Hạng mục: Phần thô

Căn cứ theo yêu cầu ngày 2 tháng 5 năm 2012 của ông Đỗ Văn Minh Ban kiểm nghiệm gồm:

1 Ông Đỗ Văn Minh Chức vụ: CHT Công trình 2 Ông Nguyễn Tuấn Anh Chức vụ: CB Vật tư - ủy viên 3 Bà: Vũ Thùy Linh Ch c v : Th kho - y viênức vụ: Thủ kho - ủy viên ục điểm nguyên, vật liệu ủ kho - ủy viên ủ kho - ủy viên

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu 2

BCH CÔNG TRƯỜNG CB VẬT TƯ THỦ KHO

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Khi số vật tư đó đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì thì cần phải có biên bản bàn giao vật tư Có biên bản đó giúp cho ban chỉ huy công trình nắm được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủ hay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thép, xi măng, cát, đá, ) và còn giúp cho một số phòng quyết toán được lượng vật tư.

Phụ lục 03 Mẫu biên bản bàn giao vật tư

CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2012

BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ

Tại: Kho Công trình Biệt thự liền kề AH5/10 Villas

Chúng tôi gồm:

Bên giao: Công ty TNHH TM Quốc Tuấn

1.Ông (Bà): Huỳnh Vũ Linh Chức vụ: CB Vật tư

Bên nhận: Công ty TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

1 Ông (Bà): Vũ Thùy Linh Chức vụ: Thủ kho

Cùng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau:

23

NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN

Cùng với biên bản bàn giao vật tư thì hoá đơn giá trị gia tăng là một

căn cứ không thể thiếu để lập phiếu nhập kho vật liệu.

Biểu 2.1: Trích hóa đơn GTGT

HÓA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT - 3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG EU/2012B

Họ và tên người mua hàng:…Huỳnh Vũ Linh……… ……… Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV - Chi Nhánh LICOGI Số 1

Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán:……MS:

Số tiền bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào biên bản bàn giao và hóa đơn mua hàng của đơn vị, kế toán 0 1 0 0 1 0 6 4 4 0 - 0 0 9

nguyên, vật liệu có trách nhiệm lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, yêu cầu mua vật tư được Tổng giám đốc phê duyệt, bộ phận quản lí vật tư lập phiếu nhập kho (gồm 03 liên) và người lập phiếu phụ trách bộ phận bán hàng giao hàng đến kho Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày tháng nhập và cùng người giao hàng kí tên vào các liên giao cho người nhập hàng 1 liên làm cơ sở thanh toán, 01 liên lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư vào thẻ và giao cho kế toán nguyên vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toán nhật kí chung làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán

Biểu 2.2 Mẫu phiếu nhập kho nguyên, vật liệu

CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

Dự án Biệt thự liền kề AH5/10 - MST: 0102100565

PHIẾU NHẬP KHO

04/05/2012 Nợ: 152

Số: PNK DLV 694 Có: 331126502

Họ và tên người giao hàng: Huỳnh Vũ Linh Địa chỉ: Công ty TNHH TM Quốc Tuấn

Lý do nhập kho: Huỳnh Vũ Linh - Cty TNHH Tuấn Quốc- Nhập kho vật tư phục vụ thi công.

Nhập tại kho: Kho CT Biệt thự liền kề AH5/10 Villas

Mã số KH: 331126502 Tên KH: Cty TNHH Tuấn Quốc

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận

Phiếu nhập kho được lập 03 liên, người lập phiếu nhập kho phải ghi rõ

số phiếu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa; số biên bản giao hàng; số hóa đơn; tên kho nhập chuyển cho người phụ trách kí Sau đó lưu 01 liên tại cuống sổ rồi chuyển cả 2 liên cho người nhập hàng Người nhập hàng mang hóa đơn kèm 02 liên phiếu nhập tới thủ kho để nhập vật tư Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, hàng phải được ghi vào cột thực nhập và kí vào cả 02 liên phiếu nhập trong đó: 01 liên giao trả người nhập, 01 liên thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho theo chủng loại vật tư, điền mã vật tư và cuối ngày chuyển cho kế toán nguyên, vật liệu kiểm tra đối chiếu.

Người có trách nhiệm mang hóa đơn mua hàng kèm theo phiếu nhập kho đến kế toán thanh toán để thanh toán nợ ngay khi hoàn thành thủ tục nhập kho.

Hàng ngày, kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm đối chiếu số phiếu nhập kho theo chứng từ thanh toán với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ kho để phát hiện ra những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc người cung cấp vật liệu chưa mang chứng từ, hóa đơn đến thanh toán nợ Kế toán phải thường xuyên thông báo nợ của từng người và quy định thời gian thanh toán dứt điểm

+ Nếu nguyên vật liệu tăng từ sản xuất hoặc sau khi đã xuất dùng nhưng không dùng hết hoặc thu hồi, thanh lý Tài sản cố định, hoặc thu hồi phế liệu trong hoạt động sản xuất: Căn cứ vào số lượng thực tế, người nhập kho yêu cầu bộ phận vật tư lập phiếu nhập gồm 02 liên ký phụ trách bộ phận, sau đó giao cho người nhập cả 02 liên để mang tới thủ kho nhập hàng.

+ Nếu nhập kho nguyên vật liệu di chuyển nội bộ: Căn cứ vào kế hoạch chuyển kho hoặc lệnh điều động vật tư, dụng cụ của giám đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liên Người chuyển vật liệu mang 02 liên này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ, sau đó trả lại cho người nhập 01 liên để chuyển nhập kho Thủ kho nhập và ghi số thực nhập thẻ kho,

02 liên phiếu di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toán để kiểm tra và hạch toán tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lý chênh lệch nếu có Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất kho của kho xuất.

+ Các chứng từ đặc thù trên là chứng từ có liên quan đến vật tư không cần dùng ngay Còn chứng từ có liên quan đến nguyên vật liệu dùng ngay đó là phiếu nhập kho xuất thẳng Vật liệu đó là vữa, bê tông thương phẩm, là loại vật tư mua về dùng luôn vào việc thi công công trình (đổ bê tông móng, cột, dầm, mái,…) được nhập và xuất thẳng vào công trình.

Biểu 2.3 Mẫu phiếu nhập kho xuất thẳng

Công ty xây dựng và thơng mại Việt Long

Phiếu nhập kho xuất thẳng

Của: readymix concrete (việt nam) limitied.Xuất tại kho: Sài gòn Villas

Phục vụ thi công đổ bê tông tầng mái CT Sài gòn Villas.

Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm chín mơi sáu triệu ba trăm lăm mơi lăm nghìn bảy trăm mời sáu đồng chẵn./.

Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của Công ty giảm là do xuất kho phục vụ thi công và và quản lý Và chứng từ cần lập là phiếu xuất kho nguyên vật liệu Phiếu xuất kho nhằm mục đích đảm bảo tính chặt chẽ về số lượng nguyên liệu, vật liệu xuất kho cho các bộ phận, công trường sử dụng làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư Chính vì vậy khi có công trình cần vật tư phục vụ thi công phải căn cứ vào yêu cầu lĩnh vật tư được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư gửi đến bộ phận quản lý nguyên vật liệu.

Biểu 2.4 Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng vật tư

CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2012

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ

Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC

Công trình:…Biệt thự liền kề AH5/10 Villas……… ……

2 Xi măng Hokim Phục vụ thi công Kg 2500 3 Gạch lỗ SG 8×8×18 Phục vụ thi công Viên 3000

Rất mong ông quan tâm giải quyết!

Ghi chú:

- Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu - Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì.

GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU

Căn cứ vào đó, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (02 liên) và người

lập phiếu ký phụ trách bộ phận, thủ trưởng đơn vị xong, giao cho người nhận vật tư đến kho nhận Giao vật tư xong, thủ kho ghi ngày xuất cùng người nhận ký vào phiếu xuất, 01 liên lưu tại nơi lập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư và giao cho kế toán vật tư kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toán nhật kí chung làm căn cứ ghi sổ kế toán

Biểu 2.5 Mẫu phiếu xuất kho nguyên vật liệu

CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2012

Dự án Biệt thự liền kề AH5/10 - MST: 0102100565

24/05/2012 Nợ: 62117 Số: PXK DLV 3469 Có: 152

Họ tên người nhận hàng: ĐÀO MINH CƯỜNG Địa chỉ: Tổ nhân công Lý do xuất kho: Xuất kho cho ông Phạm Xuân Khương tổ nhân công

Vũ Trọng Kha phục vụ thi công trực tiếp Xuất tại kho: Kho CT Biệt thự liền kề AH5/10 Villas

Cộng thành tiền: Hai triệu, sáu trăm mười chín ngàn đồng.

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận

Số lượng thực xuất trong ngày do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức

được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần Ban chỉ huy công trường căn cứ vào tiến độ thi công và định mức sử dụng vật tư cho từng đối tượng công việc để xác định hạn mức được duyệt trong ngày cho từng bộ phận sử dụng Phiếu xuất kho được lập 02 liên, người lập phiếu xuất kho phải ghi số phiếu xuất, ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên và địa chỉ người nhận vật tư, sản phẩm, hàng hóa, lý do xuất kho (Ghi rõ sử dụng vật tư cho hạng mục công trình nào), tên kho xuất, người phụ trách, thủ trưởng đơn vị ký Sau đó chuyển cả 02 liên cho người lĩnh vật tư mang 02 liên phiếu xuất vật tư đến kho lĩnh vật tư.

Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 02 liên đến kho, người nhận giữ 01 liên, giao cho thủ kho 01 liên, thủ kho ghi số lượng thực xuất, người nhận vật tư ký vào 02 liên Lần lĩnh tiếp theo, người nhận mang phiếu đến kho lĩnh không phải qua ký duyệt Cuối ngày, dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu cả 02 phiếu, cộng số thực xuất trong ngày để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu (ghi rõ họ tên) Thủ kho vào thẻ giữ lại 01 liên, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư và giao cho kế toán vật tư 01 liên kiểm tra ký thẻ xong giao cho kế toán nhật kí chung ghi sổ.

Trường hợp chưa hết ngày mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do thi công vượt tiến độ hoặc có phát sinh khối lượng công việc vượt định mức sử dụng vật tư), bộ phận sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập phiếu yêu cầu xuất mới Căn cứ vào hạn mức sử dụng vật tư có xác nhận của ban chỉ huy công trường, kế toán kho lập phiếu xuất kho trình thủ trưởng làm căn cứ xuất kho.

Đối với xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

Căn cứ vào kế hoạch di chuyển kho hoặc lệnh điều chuyển vật tư, dụng cụ của giám đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liên Người chuyển vật liệu mang 02 liên này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho sau đó trả lại cho người nhập 01 liên để chuyển kho nhập, thủ kho nhập và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho, 02 liên phiếu xuất kho di chuyển nội bộ

của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toán nguyên vật liệu để kiểm tra và hạch toán tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lí chênh lệch (nếu có) Thời hạn nộp trả phiếu này không quá 03 ngày.

2.1.2 Kế toán chi tiết NVL

Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là công việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu, cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị.

Công ty TNHH MTV - Chi Nhánh LICOGI Số 1 thực hiện kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp thẻ song song Theo đó phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty được trình bày như sau:

- Ở kho: Thủ kho là người thực hiện và phản ánh số lượng nguyên, vật liệu nhập, xuất, tồn trên thẻ kho.

- Ở phòng Kế toán: Nhân viên kế toán Nguyên, vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho, kế toán theo dõi, ghi chép cả về mặt số lượng và mặt giá trị.

Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng

Sơ đồ 2.1 Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu

Sử dụng phương pháp này hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán Vì bản kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, thực tế việc

áp dụng phương pháp thẻ song song tại Công ty TNHH MTV - Chi Nhánh LICOGI Số 1:

Ở kho: Hàng tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho sau khi đã

đối chiếu với số lượng hàng thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của từng thứ nguyên, vật liệu Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán vật liệu (kế toán công trình) Và thẻ kho sẽ được kế toán nguyên, vật liệu giao cho thủ kho lập hàng ngày, sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Ở phòng kế toán: Hàng ngày khi nhận được chứng từ của thủ kho giao (phiếu nhập kho, xuất kho), kế toán nguyên, vật liệu kiểm tra lại và sắp xếp từng loại chứng từ, phiếu xuất riêng, phiếu nhập riêng cho từng loại vật liệu đã phân loại.

+ Kế toán theo dõi từng loại vật liệu, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để lập “Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn nguyên, vật liệu”, ghi theo trình tự thời gian Về cơ bản, sổ thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của công ty có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Cuối tháng, kế toán nguyên, vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra, còn để có số liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp cũng cần phải tổng hợp số liệu với kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên, vật liệu theo từng nhóm, chủng loại vật liệu.

Mẫu Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ được lập cho loại vật liệu là gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 trong tháng 5, năm 2012.

Sau đó, kế toán chi tiết nguyên vật liệu mở “Bảng lũy kế nhập xuất

-tồn vật liệu” Bảng này phản ánh giá trị vật liệu nhập, xuất kho theo giá thực tế, sổ được mở cho cả năm, mỗi nhóm được theo dõi trên một trang nhất định Cuối tháng kế toán nguyên, vật liệu cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp thì kế toán sẽ kí xác nhận vào thẻ kho; nếu chưa khớp thì kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại và thực hiện các bước điều chỉnh chênh lệch.

Dưới đây là mẫu sổ chi tiết vật liệu và bảng lũy kế vật liệu nhập - xuất - tồn được kế toán thực hiện ghi sổ trong tháng 5 năm 2012.

Biểu 2.7 Sổ chi tiết nguyên vật liệu

(Trích sổ chi tiết vật liệu tháng 5 năm 2012)

CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM HÀNG HÓA

Dự án: Biệt thự liền kề AH5/10-MST: 0102100565 15211013 - Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18, đơn vị tính: viênKho: Kho CT Biệt thự liền kề AH5/10 Villas Tháng 5 năm 2012 tồn ĐK: 3000 2.619.000

Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho

vật tư phục vụ thi công 33112 500 6.000 3.000.000 9.000 5.619.000 05/5/12 PNKDL

V694 05/5/12

Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho

vật tư phục vụ thi công 33112 500 6.000 3.000.000 15.000 8.619.000 05/5/12 PXKDL

V3318 05/5/12

Xuất kho vật tư cho ông

Chu Xuân Hiếu 62117

Xuất kho vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ NC

Biểu 2.8 Bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn

(Trích bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn tháng 5 năm2012)

CÔNG TY TNHH MTV - CHI NHÁNH LICOGI SỐ 1

Dự án: Biệt thự liền kề AH5/10-MST: 0102100565

Kho: Kho CT Biệt thự liền kề AH5/10 Villas BẢNG KÊ LŨY KẾ NHÂP-XUẤT-TỒN

Tháng 5/2012

tínhMã số