Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu ngành may từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội HANOSIMEX

Tuy nhiên ở Việt Nam hiệnnay, mặc dù được biết đến là quốc gia với nhiều tài nguyên thiên nhiên và khoángsản quý báu, chúng ta cũng đã có nhiều mỏ than lớn nhưng một số loại than chínhph

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THAN NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG HÒA PHÁT 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu thế toàn cầu hóa, khu vực hóa nền kinh tế thế giới hiện nay, cùng vớichính sách đổi mới của nền kinh tế, nước ta đã và đang hội nhập nhanh chóng vào

xu hướng chung của thế giới Và các hoạt động thương mại quốc tế đã trở thànhhoạt động mang tính chất sống còn cho sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam Vớimục tiêu nước ta đến năm 2020 trở thành một nước công nghiệp hiện đại thì vai tròcủa thương mại quốc tế lại càng trở nên quan trọng hơn Để phát triển các ngànhcông nghiệp là mũi nhọn của nền kinh tế, Việt Nam cần phải nhập khẩu những hànghóa, thiết bị có chất lượng cao mà trong nước chưa thể tự cung cấp được như là:Dầu mỏ, than, khoáng sản … Trong đó, nguồn than là nguyên liệu đầu vào hết sứcquan trọng và cần thiết cho nền công nghiệp hiện đại Tuy nhiên ở Việt Nam hiệnnay, mặc dù được biết đến là quốc gia với nhiều tài nguyên thiên nhiên và khoángsản quý báu, chúng ta cũng đã có nhiều mỏ than lớn nhưng một số loại than chínhphục vụ cho sản xuất than thành phẩm lại chưa thực sự dồi dào vẫn còn phải nhậpkhẩu tại nước ngoài.Sau thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Năng lượng HòaPhát thuộc Tập đoàn Hòa Phát, em đã có những tìm hiểu về hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu của công ty, đặc biệt là khâu nhập khẩu than nguyên phụ liệu đểphục vụ sản xuất than cốc thành phẩm Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phátnhập khẩu than nguyên liệu tại nhiểu thị trường khác nhau, trong đó Úc là thịtrường nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất của công ty Tuy nhiên trong quá trìnhtìm hiểu em nhận thấy rằng trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồngnhập khẩu than tại công ty, bên cạnh những thành công và thuận lợi đã đạt được thìcông ty vẫn còn gặp phải nhiều khó khăn và tồn tại nhất định (vẫn còn một số saisót trong một số khâu của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, những tìnhhuống phát sinh do sự biến động của thị trường, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái…)cần giải quyết để hoạt động nhập khẩu ngày càng hoàn thiện và có hiệu quả hơn,thúc đẩy sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, uy tín và lợi nhuậncho công ty

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu nghiên cứu

Quản trị quy trình NK hay quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩukhông phải là một đề tài mới Đã có rất nhiều luận văn nghiên cứu về đề tài này vềcác mặt hàng như dệt may, đồ điện tử, máy móc thiết bị… Ví dụ như:

- Luận văn tốt nghiệp “ Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyênphụ liệu ngành may từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty cổ phần dệt may HàNội HANOSIMEX ” do sinh viên Đỗ Hải Linh – K44E5 – Khoa Thương mại quốc

tế thực hiện, giảng viên hướng dẫn là PGS.TS Doãn Kế Bôn

- “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bịngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty XNK và hợp tác đầu tư thuộcTổng công ty công nghệ mỏ.” do sinh viên Thái Thúy Hà – K44E4 – Khoa thươngmại quốc tế thực hiện, giảng viên hướng dẫn là Th.S Lê Thị Việt Nga

Tuy nhiên, hiện nay mặt hàng than được biết đến là một mặt hàng nhạy cảm,hơn nữa đây lại là mặt hàng thuộc các ngành đẩy nhanh hội nhập, không bị chịuthuế nhập khẩu Vì thế trong quy trình thực hiện hợp đồng NK có một vài điểmkhác biệt so với các đề tài quản trị quy trình NK các mặt hàng khác Qua khảo sát

em thấy rằng đề tài này là một đề tài khá mới chưa có luận văn nào nghiên cứu về

đề tài này Hơn nữa, trong quá trình thực tập tại công ty, em thấy đây vẫn là một đềtài mang tính cấp thiết, vì hoạt động nhập khẩu ảnh hưởng rất lớn tới nguồn nguyênliệu, một nhân tố quan trọng tác động tới chất lượng, giá cả sản phẩm

Qua nhận thức về mặt lý luận, cùng với thời gian thực tập ở Công ty cổ phầnNăng Lượng Hòa Phát em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài : “ Quản trị quy trình nhậpkhẩu than nguyên liệu của Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát”

1.3 Mục đích nghiên cứu

- Củng cố và hệ thống hóa được kiến thức đã được học trong trường đại học cũngnhư nâng cao tầm hiểu biết về hoạt động thương mại quốc tế, cụ thể là quy trìnhnhập khẩu

- Điều tra, khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu tại Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát trong phạm vi nghiên cứu

- Xem xét và đánh giá những tồn tại, vướng mắc còn gặp phải, từ đó nêu ra giảipháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thannguyên phụ liệu của công ty.

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu về không gian: Tiếp cận hoạt động nhập khẩu ở bộ phận phòng

Xuất nhập khẩu tại Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát

Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Trong quá trình nghiên cứu, tổng hợp và lấy số

liệu từ nguồn dữ liệu thứ cấp thu được trong giai đoạn từ năm 2009- 2012

Phạm vi về thị trường: Hiện tại công ty nhập khẩu nguyên phụ liệu từ khá nhiều thị

trường nhưng với đề tài này, chúng ta chỉ tập trung nghiên cứu về thị trường chủyếu là thị trường Úc

Phạm vi mặt hàng: Mặt hàng NK chủ yếu của công ty tại thị trường Úc là than hard

Oaky Creek Úc

1.5 Đối tượng nghiên cứu

Quản trị quy trình nhập khẩu than nguyên liệu của Công ty cổ phần Năng lượngHòa Phát

Tên công ty: Công ty cổ phần năng lượng Hòa Phát

Địa chỉ: Hiệp Sơn- Kinh Môn- Hải Dương

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

 Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn

Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã quan sát quá trình làm việc của cácnhân viên, đặc biệt chú trọng tới những nhân viên liên quan tới nghiệp vụ xuất nhậpkhẩu và đã ghi chép lại cụ thể từng công việc và cách giải quyết vấn đề trong quátrình thực hiện hợp đồng NK

 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm

Trên cơ sở kiến thức được học, em đã tiến hành xây dựng các mẫu phiếu điềutra trắc nghiệm và lựa chọn đối tượng phát phiếu điều tra Phiếu điều tra bao gồm

những câu hỏi đóng và câu hỏi mở Nội dung các câu hỏi bám sát vào nghiên cứuvấn đề quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK than nguyên liệu của công ty.

1.6.1.2.Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

 Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp

Thu thập dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quảsản xuất kinh doanh các năm 2009, 2010,2011, các văn bản, bản kế hoạch, mục tiêu,

sứ mệnh phương hướng phát triển của công ty

 Nguồn dữ liệu nội bộ

Tham khảo từ các luận văn khóa trước, tạp chí sách báo chuyên ngành TMQT,internet, website của công ty…

1.6.2 Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu

1.6.2.1 Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp

Kết quả thu được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm thu về sẽ được tổng hợp lạithành bảng, so sánh, tính toán các chỉ tiêu thống kê, lập bảng biểu sơ đồ bằng Excel.Qua đó, ta tiến hành phân tích các kết quả thu được

1.6.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp

Việc phân tích xử lý dữ liệu thứ cấp được thực hiện bằng phương pháp sosánh, phân tích, thống kê, tổng hợp, sử dụng phần mềm Excel để lập bẳng biểu sosánh, nhận ra sự thay đổi rồi đưa ra nhận xét đánh giá của cá nhân

1.7 Kết cấu khóa luận

Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, từ viết tắt,kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận được chia làm bốn chương:Chương 1: Tổng quan nghiên cứu quy trình nhập khẩu than nguyên liệu của Công

ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát

Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồngnhập khẩu

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quản trịquy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu than nguyên liệu từ thị trường Úc của Công

ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát

Chương 4: Một số giải pháp nhằm tăng cường quản trị quy trình nhập khẩu thannguyên liệu của Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát từ thị trường Úc

Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập khẩu

Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh

ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa

vụ nhận quyền sở hữu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa do một bên khác gọi làbên bán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán tiền hàng cho bên bán

Bản chất của hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận của các bên ký kết hợpđồng Do đó hợp đông phải thể hiện ý chí sự thỏa thuận, không bị cưỡng bức, lừadối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được

2.1.2 Khái niệm quản tri quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình bao gồm hoạchđịnh, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trongquy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cáchhiệu quả nhất Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra đúng quy định vàđúng thời hạn của hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu baogồm:

- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.2 Một số vấn đề lý luận liên quan đến hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.2.1 Liên quan tới hợp đồng nhập khẩu

2.2.1.1 Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu

Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên hợp đồng nhập khẩu có cácđặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước, đó là:

- Chủ thể tham gia hợp đồng: Các bên tham gia ký kết hợp đồng (bên xuất khẩu và

bên nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

- Đối tượng tham gia hợp đồng: Là hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng khác với các hợp

đồng mua bán trong nước, chúng phải được di chuyển qua bên giới các quốc giakhác nhau Hàng hóa NK phải là hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩutheo Nhà nước quy định, nếu hàng hóa thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch thì phải

có quota

- Đồng tiền thanh toán: Là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia (yếu tố có thể

không có ý nghĩa khi các quốc gia sử dụng đồng tiền chung) Theo đó, các bên cóthể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặcmột nước thứ ba Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu củađồng tiền quốc gia mà các bên đã lựa chọn

- Nguồn luật điều chỉnh: Do có các yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh

hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mạiquốc tế

2.2.1.2 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu

Hợp đồng nhập khẩu giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT Nóxác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiệncác nội dung đó Nó xá nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trìnhgiao dịch thương mại

Hợp đồng nhập khẩu là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình vàđồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sởđánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng đểkhiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình

đã thỏa thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểucàng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp Việc ký hợp đồng cần xác định nội dungđầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu đáo

2.2.1.3 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu

Luật Thương mại Việt Nam 2005, Bộ Luật dân sự 2005 và Nghị định 12 “Quyđịnh chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và

các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài”quyđịnh hợp đồng TMQT có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau:

Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý Chủthể bên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứtheo pháp luật của họ Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạtđộng thương mại trực tiếp với nước ngoài (theo điều 6, Điều 16 của Luật thươngmại 2005 và Điều 13 của Nghị định 12)

Hàng hóa phải là những hàng hóa được phép xuất nhập khẩu Vấn đề nàyđược nhà nước quy định theo từng thời kỳ và được chia làm 4 loại: Hàng hóa cấmxuất nhập khẩu (đối với loại này muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải có giấy phépđặc biệt của chính phủ); Hàng hóa xuất nhập khẩu có hạn ngạch; Hàng hóa xuấtnhập khẩu theo định hướng (hàng hóa được quản lý theo các bộ chuyên ngành);Hàng hóa tự do xuất nhập khẩu (Điều 25 Luật thương mại 2005)

Mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng văn bảnhoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương (Điều 27 Luật thương mại2005) Hợp đồng mua bán hàng hóa được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặcđược xác lập bằng hành vi cụ thể Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa màpháp luật quy định phải được lập thành giấy phép văn bản thì phải tuân theo các quyđịnh đó (Điều 24 Luật thương mại 2005)

Hợp đồng nhập khẩu phải có các nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bánhàng hóa Các nội dung chủ yếu đó là: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao

bì, đóng gói, giá cả, phương thức thanh toán, giao hàng và thời gian giao nhận hàng(theo Điều 402 của Bộ Luật dân sự 2005)

2.2.1.4 Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu

Cấu trúc của một hợp đồng nhập khẩu gồm hai phần chính: phần trình bàychung và phần nội dung chính của hợp đồng

Phần trình bày chung: bao gồm các nội dung

- Số hiệu của hợp đồng (Contract No…)

- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng

- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng

- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition)

- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng

Phần nội dung chính của hợp đồng:

Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kếtthực hiện Một hợp đồng có thể có các điều khoản khác nhau tùy theo thỏa thuậngiữa các bên, tùy vào hàng hóa giao dịch…Nhưng thông thường một hợp đồng nhậpkhẩu (hợp đồng TMQT) bao gồm các điều khoản sau:

- Điều khoản tên hàng (Commodity)

- Điều khoản về chất lượng (Quality)

- Điều khoản về số lượng (Quantity)

- Điều khoản về giá cả (Price)

- Điều khoản về bao bì , ký mã hiệu (Packing and marking)

- Điều khoản về thanh toán (Payment)

- Điều khoản về giao hàng (Shipment/ Delivery)

- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god)

- Điều khoản về khiếu nại (Claim)

- Điều khoản bảo hành (Warranty)

- Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)

- Điều khoản trọng tài (Arbitration)

Trên đây là những điều khoản cơ bản nhất của hợp đồng nhập khẩu (hợp đôngTMQT) Tuy nhiên trong thực tế thì tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợpđồng nhất định mà có thể thêm một số điều khoản khác: điều khoản bảo hiểm, điềukhoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán và các điều khoản khác…

2.2.2 Liên quan tới quản trị quy trình nhập khẩu

2.2.2.1 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

a Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Lập kế hoạch thực hiện là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ nộidung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức tiến hành, phân bổnguồn lực để thực hiện được các mục tiêu đó Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồngthường dựa vào các căn cứ: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, điều kiện thực tế củadoanh nghiệp cũng như điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác.Trình tự lập kế hoạch bao gồm các bước:

- Chuẩn bị lập kế hoạch: thu thập các thông tin, phân tích yếu tố vĩ mô ảnhhưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như chính sáchcủa Nhà nước về hoạt động nhập khẩu Đồng thời phân tích các yếu tố thuộc vềdoanh nghiệp và đối tác, nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng nhậpkhẩu.

- Tiến hàng lập kế hoạch: xác định các chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung côngviệc, và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành,kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó

- Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệtrước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp

b Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Trên cơ sở thiết lập kế hoạch cụ thể: mục tiêu, thời điểm, cách thức tiến hành,

và sự phân bổ nguồn lực cần thiết, tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng Tổ chứcthực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C, làm thủtục hải quan, nhận hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng nhập khẩu, khiếu nại

và giải quyết khiếu nại ( nếu có )

 Xin giấy phép NK

Khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hoá thì cần phải có giấy phép nhậpkhẩu theo năm hoặc theo chuyến Đây là một hình thức quản lý hoạt động nhậpkhẩu của Nhà nước Khi tham gia nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào các doanh nghiệpcần phải biết mặt hàng này có nằm trong diện được phép nhập khẩu hay không vànếu có thì hàng hóa này có cần xin giấy phép nhập khẩu không Điều này rất quantrọng và cơ bản vì nó đảm bảo hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp là hợp pháp

 Mở L/C

Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hoạt động thương mại quốc

tế Do tính chất của hợp đồng thương mại quốc tế luôn chứa đựng nhiều rủi ro, nêncác bên trong hợp đồng thương mại quốc tế luôn tìm cách thanh toán an toàn nhất.Thanh toán bằng tín dụng chứng từ (L/C) đáp ứng được yêu cầu này Đây là phươngthức thanh toán mà ngân hàng (ngân hàng mở tín dụng) theo yêu cầu của người xin

mở tín dụng trả tiền cho bên thứ ba khi xuất tình đầy đủ các chứng từ và mọi điềukiện đặt ra đều được thực hiện đầy đủ

Để mở L/C, người nhập khẩu phải đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C vànộp tiền ký quỹ Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp ( nếu có)giữa ngân hàng mở L/C và người xin mở L/C, đồng thời là cơ sở để ngân hàng mởL/C thanh toán cho bên xuất khẩu Do đó phải đảm bảo các điều kiện chặt chẽ, phùhợp nội dung hợp đồng, nếu có sai sót phải thực hiện tu chỉnh L/C Sau khi L/C cóhiệu lực, người xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng đồng thời gửi bộ chứng từ đến chongân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ Nếu bộ chứng từ phù hợpthì người nhập khẩu nhận chứng từ để nhận hàng và ngân hàng mở L/C sẽ gửi tiềnhàng cho ngân hàng thông báo của bên xuất khẩu.

 Thuê phương tiện vận tải

Tuỳ thuộc vào các điều kiện mà các bên thoả thuận với nhau, nghĩa vụ vậnchuyển và hàng sẽ thuộc về bên mua hoặc bên bán Căn cứ vào điều kiện cơ sởgiao hàng Incoterm của hợp đồng thương mại quốc tế:

- Nếu điều kiện giao hàng là CFR, CIF, DES, DEQ, DDU, DDP thì bên xuấtkhẩu phải thuê phương tiện vận tải

- Nếu điều kiện giao hàng là EXW, CIP, CPT, FAS, FOB thì bên nhập khẩuphải tiến hành việc thuê phương tiện vận tải

Tuỳ thuộc vào nhu cầu và để đáp ứng tối đa hoá lợi ích, các doanh nghiệp kinhdoanh quốc tế có thể thuê tàu theo nhiếu phương thức như là thuê tàu chợ, thuê tàuchuyến hoặc thuê tàu hạn định Đồng thời xác định hình thức thuê, thuê của hãngvận tải nào, thời điểm thuê…Khi thuê phương tiện vận tải phải dựa trên căn cứ thực

tế hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, quy định đặc điểm phương tiệnvận tải, quy định mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, căn cứ khối lượng hàng hóa vàđặc điểm hàng hóa để đảm bảo an toàn cũng như tối ưu hóa chi phí Hiện nay, ởViệt Nam hầu hết hàng hóa XNK được vận chuyển bằng đường biển

 Mua bảo hiểm hàng hóa

Tuỳ thuộc vào loại hàng hoá, loại phương tiện vận chuyển và điều kiện giaohàng doanh nghiệp kinh doanh quốc tế phải phân tích nhu cầu bảo hiểm cho hànghoá và lựa chọn loại hình bảo hiểm cho phù hợp

Theo pháp luật Việt Nam có 3 loại điều kiện bảo hiểm là:

Điều kiện A (bảo hiểm mọi rủi ro)

Điều kiện B (bảo hiểm có tổn thất riêng)

Điều kiện C (bảo hiểm mọi tổn thất)

Được sắp xếp theo mức giảm dần của phạm vi bảo hiểm

Công ty xác định loại hình bảo hiểm: gồm có hợp đồng bảo hiểm chuyến vàhợp đồng bảo hiểm bao Khi đã lựa chọn được điều kiện, loại hình bảo hiểm, tiếnhành lựa chọn công ty bảo hiểm và đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toánphí bảo hiểm nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm

 Thanh toán

Hiện nay có nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau như: Thanh toánbằng L/C, thanh toán bằng cách ghi sổ, thanh toán bằng phương thức nhờ thu,phương thức chuyển tiền, bằng thư uỷ thác mua, thư bảo đảm trả tiền Tuỳ vào quan

hệ giữa các doanh nghiệp và điều kiện riêng của các doanh nghiệp, có thể lựa chọnmột trong các phương thức thanh toán trên

Trên thực tế, phương thức thanh toán được sử dụng nhiều nhất là phương thứctín dụng chứng từ Khi đó, việc đầu tiên và quan trọng đối với người nhập khẩu làtiến hành mở L/C Trong quá trình thực hiện hợp đồng, cần theo dõi kỹ hợp đồng,

có phương pháp kiểm tra để đảm bảo sự chặt chẽ khi thanh toán

- Xuất trình hàng hoá nhập khẩu đến địa điểm quy định để hải quan kiểm tra:đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ, doanh nghiệp sẽ phải xuất trình hàng hoá để cơ quankiểm tra thực tế hàng hoá Hệ thống quản lý tự động xác định hình thức kiểm tra cóthể là kiểm tra đại diện không quá 10% lô hàng hoặc kiểm tra toàn bộ lô hàng

- Chấp hành quyết định của hải quan cho hàng hoá được hay không được xuấtnhập khẩu

Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm các bước sau:

- Chuẩn bị hồ sơ hải quan: Bộ hồ sơ hải quan mà bao gồm: Tờ khai hải quan,hợp đồng thương mại, bản kê chi tiết hàng hoá, hoá đơn thương mại, vận đơn (bảnsao), các giấy tờ khác (với hàng hoá kinh doanh có điều kiện hoặc có quy địnhriêng) Hồ sơ hải quan sau khi tiếp nhận sẽ được qua hệ thống quản lý rủi ro tự độngphân luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ Hồ sơ luồng đỏ phải kiểm tra thực tếhàng hoá.

- Xuất trình hàng hoá: Đối với số lượng hàng nhỏ, doanh nghiệp phải xuấttrình hàng hoá để cơ quan kiểm tra thực tế hàng hoá Hệ thống quản lý rủi ro tựđộng xác định hình thức kiểm tra, bao gồm:

▪ Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng: là nguyên liệu sản xuấthàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồngnhất…

▪ Kiểm tra toàn bộ lô hàng: đối với chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luậthải quan, lô hàng đã có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan

- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của Hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ

và hàng hoá, hải quan sẽ đưa ra một trong các quyết định sau:

▪ Cho phép hàng hoá qua biên giới

▪ Cho phép hàng hoá qua biên giới nhưng với điều kiện phải sửa chữa, khắcphục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu

▪ Không được phép xuất nhập khẩu

Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện quyết định mà cơ quanHải quan đã đưa ra

 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiệnhợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải phápmang tính pháp lý thỏa mãn hoặc không thỏa mãn các yêu cầu của bên khiếu nại.Thông thường, người mua khiếu nại người bán trong các trường hợp sau:

- Giao hàng không đúng số lượng, trọng lượng, quy cách

- Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định

- Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều kiện vận chuyển,bảo quản làm hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

- Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thỏa thuận giữa hai bênnhư: chuyển tải hàng hóa, giao hàng từng phần

- Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra

- Không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật không thông báo hoặc thôngbáo chậm việc hàng đã giao lên tàu, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủcác nghĩa vụ khác

Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếunại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan Khi nhận được

hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìmcác giải pháp để giải quyết một cách thỏa đáng nhất

c.Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

 Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Để đảm bảo tổ chức thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu cần phải có quá trìnhgiám sát và điều hành hợp đồng Giám sát hợp đồng là một hệ thống báo động sớm,cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả 2 bên tránhđược chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng Phạm vi của giám sát củamình và công việc của đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng Mục đích củagiám sát là để các công việc thực hiện hợp đồng của cả 2 bên được diễn ra theođúng nội dung và thời gian, hạn chế được rủi ro tranh chấp

Nội dung giám sát của người mua bao gồm: giám sát việc thuê phương tiệnvận tải (nếu hợp đồng quy định ), mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, khiếu nại,

giải quyết tranh chấp, nhận hàng ở cảng, chỉ định giám định, thanh toán Có nhiềuphương pháp giám sát hợp đồng Tuy nhiên, phương pháp phiếu giám sát hợp đồng

và sử dụng máy vi tính được sử dụng nhiều hơn cả

 Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng

Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống phát sinh một cách có lợinhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìmđược nếu có Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu đượctrong quá trình thực hiện hợp đồng

Nội dung của điều hành hợp đồng bao gồm tất cả các vấn đề phát sinh trongquá trình thực hiện hợp đồng như: thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm cho hàng hóa,thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán,giải quyết các khiếu nại và một số nội dung khác như bảo hành, bất khả kháng, bảolãnh…để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo quyền lợi của cả haibên

2.2.2.1 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức.Hoạt dộng quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúpcác bộ phận phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt đượchiệu quả cao

Hiện nay trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa, mỗi quốc gia dù ít haynhiều đều tham gia hoạt động nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu là cầu nối giữangười bán và người mua và nó đảm bảo lợi ích của cả hai bên Để hoạt động nhậpkhẩu được thực hiện hiệu quả, nhất thiết phải xây dựng và tổ chức thực hiện tốt cáchợp đồng Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kếtiếp được đan kết chặt chẽ với nhau Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thựchiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Tuy nhiên trong thực tế cónhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại vềtài sản, gây mất mát uy tín trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác mà lúc xâydựng hợp đồng không thể lường trước được Do vậy, quá trị quản trình thực hiệnhợp đồng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng

2.3 Phân định nội dung nghiên cứu

2.3.1 Nghiên cứu kết quả hoạt động nhập khẩu của Doanh nghiệp

Việt Nam được biết đến là một quốc gia nhập siêu, chính vì vậy hoạt động NK

là vô cùng quan trọng Để có thể NK được hàng hóa của các quốc gia trên thế giớiđòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế ở Việt Nam phải có kiến thức, sự nhạybén, am hiểu về các nghiệp vụ XNK Do đó, nâng cao hiệu quả công tác quản trịquy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề hết sức quan trọng đối với cácdoanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay

Nghiên cứu quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp, ta nghiên cứu về:

Chương 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THAN NGUYÊN LIỆU TỪ THỊ TRƯỜNG ÚC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG HÒA PHÁT

3 1 Tổng quan về Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát

Tên công ty : Công ty cổ phần năng lượng Hòa Phát

Địa chỉ: Hiệp Sơn- Kinh Môn- Hải Dương

Văn phòng giao dịch mới là: 39 NGuyễn Đình Chiểu, Hai Bà Trưng, Hà Nội, ViệtNam

và kinh doanh các phụ liệu và chất phụ gia của ngành than; mua bán vật liệu xâydựng, vật tư máy móc, thiết bị sản xuất công nghiệp, phát và truyền dẫn điện…Ngày 25/03/2008, công ty đã khởi công xây dựng nhà máy sản xuất than cốc

và nhiệt điện Hòa Phát tại xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tình Hải Dương với tổngđầu tư cho 2 giai đoạn xấp xỉ 2000 tỷ đồng, tổng công suất thiết kế là 700000 tấnthan cốc thành phẩm/năm Nhà máy được áp dụng công nghệ và thiết bị tiên tiếnnhất trong lĩnh vực sản xuất than cốc Vì vậy , ngoài sản lượng cao phục vụ ngành

luyện kim, nhà máy còn có trạm phát điện nhiệt dư 2x15 MW, cung cấp mỗi nămkhoảng 200 triệu kWh điện thương phẩm

Nhà máy đã hoàn thành xây dựng giai đoạn 1 và ra sản phẩm than cốc vàongày 7/10/2009 Tại giai đoạn 1, Nhà máy ước đạt doanh thu mỗi năm khoảng 1750

tỷ đồng, tạo cơ hội việ làm cho khoảng 300 lao động Khi hoàn thành giai đoạn 2,nhà máy sẽ nâng mức doanh thu mỗi năm lên gấp đôi, tạo việc làm cho gần 500 laođộng

Thị trường than cốc của Công ty được xác định chủ yếu cung cấp cho Khu liênhợp Sản xuất Gang thép của Tập đoàn đang triển khai tại Kinh Môn, Hải Dương.Lượng sản phẩm than cốc còn lại khảng 200.000 tấn mỗi năm sẽ hướng tới phục vụxuất khẩu và nhu cầu nội địa

Cơ cấu tổ chức của công ty:

Đứng đầu là giám đốc công ty là người đứng đầu và chịu trách nhiệm về mọihoạt động của công ty, tiếp theo đó là 2 phó giám đốc (phó giám đốc về tài chính vàphó giám đốc về sản xuất) và các phòng ban trong công ty: Phòng kinh doanh,phòng kỹ thuật, phòng hành chính nhân sự, phòng tài chính kế toán…

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần năng lượng Hòa Phát

PHÓ GIÁM ĐỐC

(Về sản xuất)

PHÓ GIÁM ĐỐC(Về tài chính, KD)

Các phân xưởng

Kho Vận

Phòng Hành Chinh

Phòng

Kế Toán

Phòng Marketing cáoQC

Phòng Vật tư

3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty Cổ phần Năng lượng Hòa Phát là công ty thành viên của Tập đoànHòa Phát, được thành lập từ năm 2007 với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanhchính là thu mua và sản xuất than cốc sạch với dây chuyền công nghệ được coi làtiên tiến nhất hiện nay Dự án sản xuất than cốc sạch và nhiệt điện chiếm một vị tríquan trọng trong hoạt động của Hòa Phát Năm 2010, năm đầu tiên đi vào hoạtđộng, dự án chiếm khoảng 20% doanh thu và lợi nhuận toàn tập đoàn Công ty luônluôn cố gắng không ngừng phát triển mạng lưới kinh doanh nhằm đáp ứng nhữngđiều kiện cần thiết của nền kinh tế thị trường, đem lại hiệu quả kinh doanh giúpdoanh nghiệp đứng vững và phát triển.Quý 2 năm 2010, Năng lượng Hòa Phát công

bố kết quả kinh doanh đạt được với mức doanh thu đạt 460.8 tỷ đồng, và tổng sảnlượng than cốc thành phẩm đạt 80.544 tấn, trong đó có 3 đơn hàng xuất khẩu vớitổng sản lượng 35.000 tấn Đây là thời điểm đánh dấu Nhà máy sản xuất than cốcHòa Phát đã đạt 100% công suất thiết kế của giai đoạn 1

Công ty tiếp tục khởi công giai đoạn 2 vào cuối tháng 8/2010 nhằm bổ sungthêm một số thiết bị để tăng chất lượng than cốc cũng như nâng cao hiệu suất thuhồi nhiệt cho máy phát điện Tổng mức đầu tư cho giai đoạn này xấp xỉ 1.200 tỷđồng

Ngày 30/3/2011, Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát và Ngân hàng Pháttriển Việt Nam (VDB), chi nhánh Hải Dương ký hợp đồng tín dụng cho giai đoạn 2nhà máy than cốc và nhiệt điện Hòa Phát Hợp đồng do Cơ quan Hợp tác Quốc tếNhật Bản JICA tài trợ có trị giá 319 tỷ đồng, lãi suất ưu đãi 9,6%/ năm và thời hạn

15 năm

Năng lượng Hòa Phát đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tiếpcận được nguồn vốn vay này do đây là dự án tiết kiệm năng lượng, sử dụng hiệuquả năng lượng tái tạo, có báo cáo kiểm toán năng lượng của cơ quan chức năng vàtính khả thi thu hồi vốn hiệu quả

Giai đoạn 2 được hoàn thành và đi vào hoạt động từ ngày 20/06/2011, góp phần nâng tổng sản lượng sản xuất của toàn nhà máy lên 700.000 tấn cốc và công

suất phát điện đạt 37MW, tăng sản lượng than cốc xuất khẩu và lợi nhuận cho công

ty

Bảng 3.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2011

( Đơn vị : VND)Năm

Lợi nhuận sau thuế -11.840.594.624 410.703.003.836 207.354.093.114

( Nguồn: Báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh trong các năm 2009-2011)

Nhìn vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gầnđây ta thấy tình hình kinh doanh Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát khá ổnđịnh và có chiều hướng tăng lên rất nhanh qua các năm

Tuy nhiên, năm 2009 lợi nhuận sau thuế của Công ty âm, có điều này là doCông ty mới thành lập, chi phí đầu vào cho máy móc thiết bị kỹ thuật lớn Ngoài ra,

do công ty mới được thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh nên chưa có nhiềumối làm ăn và các quan hệ buôn bán với đối tác, chưa tạo dựng được thương hiệucho mình Vì vậy hàng hóa của công ty đang còn mới, chưa bán được nhiều

Đến năm 2010, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng lên một cách đáng kể là410.703.003.836 VND, đánh dấu mốc phát triển rất thành công của công ty Tuynhiên, tới năm 2011, do sự ảnh hưởng của lạm phát cao và biến động kinh tế làmcho doanh nghiệp cũng gặp phải không ít khó khăn, LNST của DN cũng bị giảmmạnh xuống chỉ còn 207.354.093.114 VND mặc dù doanh thu của năm 2011 vẫncao hơn so với năm 2010 Do đó Công ty cần có biện pháp giảm chi phí để tăng lợinhuận cho Công ty

Như đã phân tích ở trên, Công ty kinh doanh có hiệu quả chính là do có nhiềuđiều kiện thuận lợi, bên cạnh đó còn phải kể đến sự nhạy bén với thị trường, nắmbắt các cơ hội, hợp tác với các đối tác nhằm mở rộng quan hệ phát triển bền vững

và lâu dài Sau nhiều năm hoạt động, hiệu quả kinh doanh của Công ty đã tăng lên

rõ rệt hàng năm, chỉ tiêu về lợi nhuận biến đổi đáng kể Đó là điều đáng mừng choCông ty nhất là trong điều kiện đất nước ta có sự chuyển đổi mạnh về cơ cấu kinh tế

do hội nhập WTO

3.3 Phân tích thực trạng nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu than nguyên liệu từ thị trường Úc của Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát giai đoạn 2009-2011

Bảng 3.2 Đánh giá về công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK

Mức độđánh giá

Nội dung

đánh giá

Rất tốt(5)

Tốt(4)

Đat yêucầu (3)

Cònthiếu sót(2)

Kém(1)

Điểmđánhgiátrungbình

SP TL (%)

SP TL (%)

SP TL (%)

SP TL (%)

SP TL (%)

Trong quá trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty cổ phầnNăng lượng Hòa Phát yêu cầu làm rõ một số nội dung sau:

Mục đích