Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của nhập khẩu máy móc thiết bị trong sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước, trên cơ sở những kiến thức về kinh tế vànghiệp vụ xuất nhập khẩu

TÓM LƯỢC

Đất nước ta đang trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước Conđường nhanh nhất để thực hiện công nghiệp hoá - hiện đại hoá là cần nhanh chóngtiếp cận những công nghệ và kĩ thuật tiên tiến của nước ngoài bằng cách nhập khẩumáy móc thiết bị hiện đại phục vụ hiệu quả cho sự nghiệp phát triển kinh tế và xâydựng đất nước Nhưng nhập khẩu máy móc, vật tư thiết bị như thế nào để phù hợp vớiđiều kiện nền kinh tế của Việt Nam và đạt hiệu quả cao là vấn đề mà các nhà doanhnghiệp nhập khẩu và các ngành các cấp có liên quan đang rất quan tâm xem xét Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của nhập khẩu máy móc thiết bị trong

sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước, trên cơ sở những kiến thức về kinh tế vànghiệp vụ xuất nhập khẩu đã được truyền thụ tại nhà trường và một số kinh nghiệmthực tế thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác

đầu tư, em đã lựa chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin”.

Đề tài của em đi sâu tìm hiểu thực tế về công tác quản trị quy trình thực hiện hợp

đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công tyXuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư Trong đề tài em tập trung tìm hiểu về thực trạngcác nội dung: lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tổ chức thực hiện hợpđồng nhập khẩu, giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra như thếnào thông qua việc sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn chuyên gia và cáctài liệu thứ cấp thu thập được cùng với các phương pháp phân tích, thống kê, so sánh

để tiếp cận thực tiễn các vấn đề lý luận Trên cơ sở đó, chỉ ra những vấn đề khó khăn,tồn tại và nguyên nhân của các vấn đề đó Đồng thời em xin mạnh dạn đề xuất một sốgiải pháp với công ty và kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện hơn công tác quảntrị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trườngTrung Quốc của công ty

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợpđồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công tyXuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin”, ngoài sự cố gắng của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình

từ phía các thầy cô giáo bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, Ban giámhiệu trường Đại học Thương mại và công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư Emxin chân thành cảm ơn:

- Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, các cô chú anh chị trong phòng Xuấtnhập khẩu 7 - nơi em thực tập đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho

em rất nhiều trong quá trình tìm hiểu thực tế các nghiệp vụ thực hiện hợp đồngnhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty

- Các thầy cô giáo trong ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo bộ môn Quảntrị tác nghiệp Thương mại quốc tế đã tạo điều kiện để em được tiếp xúc với môitrường kinh doanh thực tế, vận dụng những kiến thức đã học để hoàn thành bàiluận văn của mình trong thời gian thực tập

- Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo - Thạc sĩ Lê Thị Việt Nga

đã tận tình chỉ dẫn, sửa chữa, bổ sung và đưa ra những lời khuyên giúp em hoànthành bản luận văn này

- Cuối cùng em muốn gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè đã luôn ủng hộ, khích lệđộng viên và tạo điều kiện cho em hoàn thiện đề tài này

Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành đề tài luận văn này song do hạn chế vềthời gian, trình độ, kiến thức cũng như kinh nghiệm còn thiếu nên sản phẩm này khótránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được những nhận xét, chỉ bảo ,đóng góp

ý kiến từ phía thầy cô giáo và các bạn để giúp em hoàn thiện hơn bài luận văn củamình

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Thái Thúy Hà

MỤC LỤC

TÓM LƯỢC i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ……… vii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài 2

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu 3

1.4 Phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp 3

CHƯƠNG II: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 4

2.1.Khái quát về hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.1 Khái quát về hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.1.2 Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.1.3 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.1.4 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu 5

2.1.1.5 Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu 5

2.1.1 Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 5

2.1.2.1 Khái niệm về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu… ….6

2.1.2.2 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu…… …6

2.2 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước 7

2.2.1 Theo nghiên cứu những luận văn tại công ty 7

2.2.2 Theo nghiên cứu những luận văn tại trường 7

2.3 Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc: 8

2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu 8

2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 9

2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu 9

2.3.2.2 Mở L/C 9

2.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải 10

2.3.2.4 Mua bảo hiểm 11

2.3.2.5 Làm thủ tục hải quan 12

2.3.2.6 Nhận hàng nhập khẩu 12

2.3.2.7 Kiểm tra hàng nhập khẩu 13

2.3.2.8 Thanh toán 14

2.3.2.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 15

2.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu 15

2.3.3.1 Giám sát thực hiện hợp đồng 15

2.3.3.2 Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng 16

CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ NGÀNH THAN TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ 18

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu: 18

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 18

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 18

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 18

3.1.2 Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu 19

3.1.2.1 Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp 19

3.1.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp 19

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010 19

3.2.1 Tổng quan về công ty XNK và Hợp tác Đầu tư 19

3.2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 19

3.2.1.2 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2008-2010………20

a Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2008-2010) 20

b Tổng quan tình hình nhập khẩu của công ty (2008-2010) 21

3.2.2 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư 24

3.2.2.1 Những nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp 24

3.2.2.2 Những nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp 25

3.3 Kết quả tổng hợp phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010 28

3.3.1 Phân tích kết quả phỏng vấn chuyên gia 28

3.3.2 Phân tích kết quả điều tra trắc nghiệm 29

3.3.2.1 Phân tích kết quả điều tra về việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK 29

3.3.2.2 Phân tích kết quả điều tra về việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK 29

a Xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa 30

b Mở L/C 31

c Thuê phương tiện vận tải 32

d Mua bảo hiểm cho hàng hóa 32

e Làm thủ tục hải quan NK 33

f Nhận hàng và kiểm tra hàng NK 34

g Thanh toán 35

h Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 36

3.3.2.3 Phân tích kết quả điều tra về công tác điều hành giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu 37

3.3.3 Kết quả thu thập số liệu thứ cấp 39

CHƯƠNG IV: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ NGÀNH THAN TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ 40

4.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010 40

4.1.1 Những kết quả công ty đạt được 40

4.1.2 Những vấn đề tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại này 41

4.1.2.1 Những vấn đề còn tồn tại 41

4.1.2.2 Nguyên nhân của những tồn tại 42

4.2 Phương hướng hoạt động và quan điểm giải quyết vấn đề quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư 43

4.2.1 Định hướng hoạt động nhập khẩu của công ty trong thời gian tới 43

4.2.2 Quan điểm giải quyết các vấn đề trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc 43

4.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm tăng cường quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư 45

4.3.1 Đề xuất đối với doanh nghiệp 45

4.3.1.1 Đối với các nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng NK của công ty 45

a Nâng cao nghiệp vụ mở L/C 455

b.Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan 45

c Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng hóa: 46

d Nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thanh toán L/C: 47

e Xây dựng cơ chế giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng: 48

4.3.1.2 Các đề xuất khác 50

4.3.2 Kiến nghị với cơ quan Nhà nước, các ngành các bộ có liên quan 52

4.3.2.1 Chính sách thuế 52

4.3.2.2 Đổi mới phương thức quản lý hải quan 52

4.3.2.3 Chính sách quản lý ngoại tệ 53

4.3.2.4 Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin kinh tế - xã hội 54

4.3.2.5 Hỗ trợ tín dụng cho các doanh nghiệp nhập khẩu 55

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO x

PHỤ LỤC xii

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Trang Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty 20 Bảng 3.2: Kim ngạch nhập khẩu 21 Bảng 3.3: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty 21 Bảng 3.4: Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường

Trung Quốc 23

Bảng 3.5: Kết quả phỏng vấn chuyên gia về mức độ quan trọng của công tác quản trị

quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 28

Bảng 3.6: Kết quả phỏng vấn chuyên gia về kết quả công tác quản trị quy trình thực

hiện hợp đồng nhập khẩu đã đạt được 28

Bảng 3.7: Kết quả điều tra hiệu quả của công tác lập kế hoạch 29 Bảng 3.8 : Hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩumáy móc

thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc 30

Bảng 3.9: Kết quả điều tra về hiệu quả của công tác điều hành giám sát 37 Bảng 3.10: Kết quả thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than 39

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Trang Biểu đồ 3.8 : Hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc

thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc… ……… 30

Biểu đồ 3.10: Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than

của công ty XNK và Hợp tác đầu tư (2008 - 2010)……….…39

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty…… ………phụ lục xii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

AFTA Asian Nations Free Trade Area Khu vực mậu dịch tự do của hiệp

hội các nước Đông Nam ÁWTO Word Trade Organization Tổ chức Thương mại Thế giớiAPEC Asia-Pacific Economic Cooperation Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á-

Thái Bình DươngASEAN Association of Southeast Asia National Hiệp hội các nước Đông Nam ÁASEM The Asia-Europe Meeting Diễn đàn hợp tác Á-Âu

CIF Cost,insurance and freight Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước

CIP Carriage and Insurance paid to Cước và bảo hiểm trả tới đích

CAD Cash against documents Thanh toán bằng tiền mặt khi người

bán xuất trình chứng từ

bán giao hàngD/A Doccuments against Acceptance Nhờ thu theo hình thức chấp nhận

thanh toán giao chứng từD/P Doccuments against Payment Nhờ thu theo hình thức thanh toán

VAT Thuế giá trị gia tăng

ROROC Report on receipt of cargo Biên bản kết toán nhận hàng với tàu

LCL Less than container load Hàng không đủ một container

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu thế toàn cầu hoá, khu vực hoá nền kinh tế thế giới hiện nay, mọiquốc gia, mọi khu vực đều không thể đứng ngoài xu thế này Với chính sách đổi mớicủa nền kinh tế, nước ta đã và đang nhanh chóng hội nhập vào xu hướng chung củathế giới, tích cực tham gia vào các tổ chức kinh tế trong khu vực và thế giới nhưASEAN, AFTA, WTO, APEC Với quan điểm đó chúng ta coi trọng vai trò củaThương mại Quốc tế, coi đây là chiếc cầu nối liền giữa nền kinh tế nước ta với nềnkinh tế thế giới, là chiếc đòn bẩy quan trọng thúc đẩy sản xuất trong nước, thu hútđầu tư và là phương tiện để thúc đẩy sự phân công lao động quốc tế Hoạt độngthương mại quốc tế đã trở thành hoạt động mang tính chất sống còn cho sự phát triểncủa nền kinh tế Việt Nam Thương mại quốc tế bao gồm hai hoạt động chính đó làxuất khẩu và nhập khẩu Hoạt động xuất khẩu giúp phát huy được lợi thế so sánh củađất nước, tạo nguồn thu ngoại tệ quan trọng cho đất nước, góp phần chuyển đổi cơcấu kinh tế, tạo công ăn việc làm cho người dân, thúc đẩy nền kinh tế trong nước pháttriển Còn hoạt động nhập khẩu giúp cung cấp những yếu tố cơ sở vật chất cần thiếtđảm bảo cho quá trình sản xuất trong nước được liên tục và có hiệu quả phục vụ cho

sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa của đất nước mà nền sản xuất trong nướcchưa đáp ứng được Thêm vào đó, nhập khẩu cũng cho phép có thể đi tắt đón đầu,tiếp thu khoa học công nghệ tiên tiến của các nước phát triển từ đó có cơ hội rút ngắnkhoảng cách, bắt kịp trình độ của các nước phát triển, tạo động lực thúc sự chuyểndịch của nền kinh tế theo hướng ngày càng hoàn thiện hơn Trước những vai trò vôcùng quan trọng trên của nhập khẩu thì việc hoàn thiện và đẩy mạnh công tác nhậpkhẩu là rất quan trọng và cần thiết nó giúp cho các quốc gia đang phát triển như ViệtNam hòa nhập với nền kinh tế thế giới

Sự thông thoáng hơn trong các cơ chế chính sách đối với hoạt động nhậpkhẩu đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

có được cơ hội phát triển nhưng kèm theo đó là sự canh tranh ngày càng gay gắt tronglĩnh vực này Do vậy, tăng hiệu quả kinh doanh nhập khẩu để tồn tại trên thị trường làmột vấn đề cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu Tuynhiên, hoạt động kinh doanh quốc tế là một hoạt động khá phức tạp, nó đòi hỏi chủthể tham gia phải có một nền tảng kiến thức, kinh nghiệm để có thể đạt được mục tiêucủa mình Để đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu được thực hiện một cách thuận lợi

và an toàn, một nghiệp vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp nhập khẩu là việcquản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thực tế đã chứng minh, việc thiếukiến thức cần thiết trong quản trị quá trình thực hiện hợp đồng đã mang lại hậu quảkhôn lường mà nhà kinh doanh phải gánh chịu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệpViệt Nam vì trong hoạt động nhập khẩu các doanh nghiệp của chúng ta hay bị thiệt

hại về tài sản, tiền bạc, mất uy tín trong kinh doanh và những thiệt hại khác Điều nàyxảy ra là do rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan nhưng nguyên nhân chủyếu là thiếu kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm và chưa chú trọng đúngmức đến vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng Do đó, nâng cao hiệu quảcông tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề hết sức quantrọng đối với mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Qua một thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, em

đã có những tìm hiểu về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty thông quanghiên cứu sơ bộ bằng phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia, em đã điđến một số kết luận về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty: hoạt độngchính của công ty là kinh doanh nhập khẩu với các nước trên thế giới chuyên về mặthàng máy móc thiết bị phục vụ cho ngành than, trong đó Trung Quốc là thị trườngnhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất của công ty Trong công tác tổ chức thực hiện hợpđồng nhập khẩu mặt hàng này bên cạnh những thành công và thuận lợi đã đạt được,công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn và tồn tại nhất định (vẫn còn có những sai sóttrong một số khâu của quy trình thực hiện hợp đồng; những tình huống phát sinh do

sự biến động của thị trường, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái…) cần giải quyết để hoạtđộng nhập khẩu ngày càng hoàn thiện và có hiệu quả hơn Do vậy vấn đề đặt ra đốivới công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư là phải hoàn thiện công tác quản trịquy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu đượcdiễn ra suôn sẻ, đáp ứng tốt yêu cầu của đối tác và khách hàng trong nước, nâng cao

uy tín và lợi nhuận cho công ty

2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Xuất phát từ thực tế kinh doanh của công ty kết hợp với kiến thức kỹ thuậtthương mại quốc tế đã được học tại trường và những kiến thức tìm hiểu được trongthời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, cùng với sự hướngdẫn nhiệt tình của cô giáo - Thạc sĩ Lê Thị Việt Nga và sự giúp đỡ của các cô chú,anh chị cán bộ công nhân viên trong công ty, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:

“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than

từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin”.

Đề tài tập trung nghiên cứu đi sâu vào quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

và công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại doanh nghiệp thôngqua việc sử dụng các phương pháp thu thập số liệu thứ cấp, phương pháp điều tra trắcnghiệm, phỏng vấn chuyên gia nhằm đánh giá đúng thực trạng quản trị quy trình thựchiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc củaCông ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư trong những năm gần đây Bên cạnhnhững thành tựu công ty đạt được, đề tài cũng phản ánh những tồn tại trong quản trịquy trình nhập khẩu của công ty và nguyên nhân của những tồn tại đó Trên cơ sở đó,

đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại và đưa ra các kiến nghị với Nhànước nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩutại công ty.

3 Các mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợpđồng nhập khẩu

- Điều tra, khảo sát ,tìm hiểu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồngnhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư trong phạm vi nghiên cứu

- Đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồngnhập khẩu và tăng cường công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩumáy móc thiết bị ngành than tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư

5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt,kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận văn bao gồm bốn chương:

Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài.

Chương II: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp

đồng nhập khẩu

Chương III: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực quản trị

quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trườngTrung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư

Chương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm tăng cường quản trị quy trình thực

hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tạiCông ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư

CHƯƠNG II: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ

QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

2.1 Khái quát về hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.1.1 Khái quát về hợp đồng nhập khẩu

2.1.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập khẩu

Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ởcác quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa vụnhận quyền sở hữu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa do một bên khác gọi là bênbán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán tiền hàng cho bên bán

Bản chất của hợp đồng nhập khẩu:

Bản chất của hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp đồng

Do đó hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận, không bị cưỡng bức, lừa dốilẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được

2.1.1.2 Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu

Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên hợp đồng nhập khẩu có cácđặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước Đó là:

- Chủ thể tham gia hợp đồng: Các bên tham gia ký kết hợp đồng (bên xuất khẩu

và bên nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

- Đối tượng của hợp đồng: Là hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng khác với các hợp

đồng mua bán trong nước, chúng phải được di chuyển qua biên giới các quốc giakhác nhau Hàng hóa NK phải là hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu củaNhà nước, nếu hàng hóa thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch thì phải có quota

- Đồng tiền thanh toán: Là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia (yếu tố này

có thể không còn ý nghĩa khi các quốc gia sử dụng đồng tiền chung) Theo đó, cácbên có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩuhoặc một nước thứ ba Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu củađồng tiền quốc gia mà các bên đã lựa chọn

- Nguồn luật điều chỉnh: Do có yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh

hợp đồng NK bao gồm: Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế

2.1.1.3 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu

Hợp đồng nhập khẩu giữ vai trò quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc

tế Nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thựchiện các nội dung đó; xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trìnhgiao dịch thương mại

Do đó, hợp đồng nhập khẩu chính là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ củamình đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là

cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng

để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay một phần nghĩa vụ của mình

như đã thỏa thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểucàng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp.

2.1.1.4 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu

Luật Thương mại Việt Nam 2005, Bộ Luật dân sự 2005 và Nghị định 12 “ Quyđịnh chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và cáchoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài” quy địnhhợp đồng TMQT có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau:

- Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý Chủthể bên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứtheo pháp luật của họ.Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạtđộng thương mại trực tiếp với nước ngoài (theo Điều 6, Điều 16 của Luật thương mại

tự do xuất nhập khẩu (Điều 25 Luật thương mại 2005)

- Mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng vănbản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương (Điều 27 Luật thươngmại 2005) Hợp đồng mua bán hàng hóa được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bảnhoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa

mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó( Điều 24 Luật thương mại 2005)

- Hợp đồng nhập khẩu phải có các nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bánhàng hóa Các nội dung chủ yếu đó là: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá

cả, phương thức thanh toán và thời gian giao nhận hàng (theo Điều 402 của Bộ luậtdân sự 2005)

2.1.1.5 Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu

Cấu trúc của một hợp đồng nhập khẩu gồm hai phần chính: phần trình bàychung và phần nội dung chính của hợp đồng

Phần trình bày chung: bao gồm các nội dung

- Số hiệu của hợp đồng (Contract No…)

- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng

- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng

- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition)

- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng

Phần nội dung chính của hợp đồng:

Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thựchiện Một hợp đồng có thể có các điều khoản khác nhau tùy theo thỏa thuận giữa các

bên, tùy vào hàng hóa giao dịch … Nhưng thông thường một hợp đồng nhập khẩu(hợp đồng TMQT) bao gồm các điều khoản sau:

- Điều khoản về tên hàng (Commodity)

- Điều khoản về chất lượng (Quality)

- Điều khoản về số lượng ( Quantity)

- Điều khoản về giá cả (Price)

- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking)

- Điều khoản về thanh toán (Payment)

- Điều khoản về giao hàng (Shipment/Delivery)

- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god)

- Điều khoản về khiếu nại (Claim)

- Điều khoản bảo hành (Warranty)

- Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)

- Điều khoản trọng tài (Arbitration)

Trên đây là những điều khoản cơ bản nhất của hợp đồng nhập khẩu (hợp đồngTMQT) Tuy nhiên trong thực tế thì tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợpđồng nhất định mà có thể thêm một số điều khoản khác: điều khoản bảo hiểm, điềukhoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán, và các điều khoản khác…

2.1.2 Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.1.2.1 Khái niệm về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình bao gồm hoạchđịnh, lập kế hoạch; tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trong quytrình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quảnhất Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được diễn ra đúng quy định và đúng thờihạn của hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:

- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.1.2.2 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức Hoạtđộng quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúp các bộ phậnphối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt được hiệu quả cao

Hiện nay trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa, mỗi quốc gia dù ít hay nhiềuđều tham gia hoạt động nhập khẩu Hợp đồng nhập khẩu là cầu nối giữa người bán vàngười mua và nó đảm bảo lợi ích của cả hai bên Để hoạt động nhập khẩu được thựchiện hiệu quả nhất thiết phải xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các hợp đồng Thựchiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kếtchặt chẽ với nhau Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việctiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Tuy nhiên trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinhtrong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại về tài sản, gây mất uy tín

trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác mà lúc xây dựng hợp đồng không thể tínhtrước được Do vậy, quản trị quá trình thực hiện hợp đồng đóng một vai trò quantrọng trong quá trình thực hiện hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng là đểcác công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệuquả cao nhất Mặt khác, điều kiện môi trường khi thực hiện hợp đồng luôn luôn biếnđổi tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ Hoạt động quản trị giúp thích nghi được vớimôi trường, nắm bắt tốt hơn tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt tác động tiêu cựccủa các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường nhằm thực hiện tốt hợp đồng.Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quảntrị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò xác định:

- Lập kế hoạch là nội dung khởi đầu và trọng yếu đối với quá trình thực hiệnhợp đồng vì nó có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thựchiện hợp đồng của doanh nghiệp; phân tích và dự báo trước những thời cơ, tháchthức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng từ đó chủ động có giảipháp để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro Lập kế hoạch còn là cơ sở để phân quyền,nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, các bộ phận trong tổ chức và là cơ sở đểtriển khai kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động sau này

- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng bởi hợpđồng nhập khẩu có thành công hay không, những kế hoạch lập ra có thành hiện thựchay không tùy thuộc vào hiệu quả của tổ chức thực hiện

- Giám sát và điều hành cũng có ý nghĩa lớn đến việc thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu Nó giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhằmđạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Giám sát hợpđồng là theo dõi, quản lý xung quanh các sự kiện nhằm phòng ngừa rủi ro Từ đó,điều hành quá trình thực hiện hợp đồng thông qua các quyết định, đề ra các giải pháp

để kịp thời đối phó, giải quyết các vấn đề phát sinh không tính trước được và giảmbớt những sai sót có thể nảy sinh nhằm thực hiện tốt hợp đồng

2.2 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

2.2.1 Theo nghiên cứu những luận văn tại công ty

Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã tìm hiểu các luận văn của các anh chị đãtừng thực tập tại đây Em thấy chưa có luận văn nào làm về đề tài “quản trị quy trìnhthực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc”

2.2.2 Theo nghiên cứu những luận văn tại trường

Khi lựa chọn đề tài nghiên cứu này, em đã tìm hiểu luận văn của các anh chịkhóa trước, em nhận thấy đã có nhiều đề tài nghiên cứu về quản trị quy trình thựchiện hợp nhập khẩu hàng hóa như:

- “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị, vật tư cho ngànhcông nghiệp khai khoáng từ thị trường Nhật Bản tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩuHàng không- Airimex “ của sinh viên Hoàng Thị Quỳnh Oanh - K41E4

- “Quản trị quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc từ thịtrường Hàn Quốc tại công ty Phát triển thương mại kỹ nghệ và dịch vụ (TTS) ” củasinh viên Nguyễn Thị Hồng Nhung - K41E3.

- “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón từ thịtrường Trung Quốc tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Tocontap Hanoi”của sinh viên Ngô Thị Thu Hường - K42E2

Tuy nhiên, luận văn của em có nhiều điểm khác biệt và có nhiều tính mới so vớicác anh chị khóa trước, đó là: chưa có một luận văn nào nghiên cứu về mặt hàng máymóc thiết bị phục vụ ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty Xuất nhập khẩu

và Hợp tác đầu tư (trực thuộc Tổng Công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin).Riêng có một luận văn với đề tài “ Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu máy móc thiết bị ngành than tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thanCOALIMEX” của sinh viên Nguyễn Thị Hồng - K38E2 cũng nghiên cứu về mặthàng máy móc thiết bị ngành than Nhưng luận văn này mới chỉ dừng lại ở việc hoànthiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu chứ chưa tiến tới việc quản trị quy trìnhthực hiện hợp đồng nhập khẩu, hơn nữa luận văn này cũng không nghiên cứu tại mộtthị trường cụ thể và nghiên cứu ở công ty khác không phải tại Công ty Xuất nhậpkhẩu và Hợp tác đầu tư

Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài luận văn là: “Quản trị quy trình thực hiệnhợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công

ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư” Luận văn này sẽ nghiên cứu về quản trị cả quytrình thực hiện hợp đồng - nghiên cứu dưới góc độ của nhà quản trị chứ không phải làngười thực hiện hợp đồng - thông qua quá trình thu thập số liệu bằng phương phápđiều tra trắc nghiệm, phỏng vấn chuyên gia, nghiên cứu phân tích các tài liệu, số liệuthu thập được tại công ty qua một số năm trở lại đây (từ năm 2008-2010)… Đây làmột đề tài mang tính mới và cấp thiết đối với doanh nghiệp, vì vậy em rất mong luậnvăn này có thể giúp ích cho công ty trong việc đề ra các giải pháp nhằm khắc phụccác khó khăn cũng như nâng cao hiệu quả của công tác quản trị quy trình nhập khẩuhàng hóa

2.3 Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc:

2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu, các nhân viên kinh doanh XNK cần tiếnhành công việc đầu tiên đó là lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: các công việccần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức thực hiện, phân bổ nhân lực chocác công việc Thông thường kế hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: kế hoạch thuêphương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa, kế hoạch làm thủ tục hải quan,

kế hoạch nhận hàng và kiểm tra hàng NK, kế hoạch thanh toán…

Kế hoạch sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ sung

và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện

2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Sau khi lập kế hoạch xong thì bước tiếp theo là tổ chức thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kếtchặt chẽ với nhau và được tiến hành cụ thể theo hợp đồng NK đã ký Các doanh nghiệpcần thực hiện tốt từng khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng để nâng cao hiệu quả hợpđồng Thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói chung bao gồm 9 bước cơ bản sau:

2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý nhậpkhẩu do Bộ Thương mại cấp Xin giấy phép NK là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý

để tiến hành các khâu khác trong quá trình nhập khẩu hàng hóa

Sau khi ký kết hợp đồng, nếu đối tượng của hợp đồng thuộc phạm vi phải xingiấy phép NK thì doanh nghiệp phải xin giấy phép NK để thực hiện hợp đồng đó.Mỗi giấy phép NK chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để NK một hay một số mặthàng với một nước nhất định, cho một lô hàng nhất định, chuyên chở bằng mộtphương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định Việc xin phép NK vàcấp phép NK căn cứ vào Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 1 năm 2006của Chính phủ qui định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động mua bán hànghóa quốc tế về các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa vớinước ngoài; và căn cứ vào Quyết định số 41/2005/QĐ-TTg ngày 2 tháng 3 năm 2005của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế cấp phép NK hàng hóa

Bộ hồ sơ xin giấy phép NK bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặcgiấy phép kinh doanh, bản sao hợp đồng ngoại đã ký kết với đối tác, đơn xin cấp giấyphép NK, phiếu hạn ngạch (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng

ủy thác NK (nếu là trường hợp NK ủy thác), các giấy tờ khác có liên quan Hồ sơ sẽđược gửi cho Bộ quản lý trực tiếp để xem xét và cấp giấy phép nhập khẩu

2.3.2.2 Mở L/C

Nếu hai bên ký kết hợp đồng thỏa thuận chọn phương thức thanh toán làphương thức tín dụng chứng từ L/C thì nhà NK phải tiến hành mở L/C tại ngân hàng.Trước khi mở L/C, người NK phải có biện pháp giám sát, kiểm tra để biết rằng người

XK sẽ chắc chắn có hàng để giao theo hợp đồng

Để mở L/C thì người NK phải làm đơn xin mở L/C (theo mẫu sẵn có của từngngân hàng) gửi tới ngân hàng mà doanh nghiệp muốn mở thư tín dụng Đơn xin mởL/C cần chính xác, đúng mẫu đơn và phải căn cứ vào nội dung các điều khoản tronghợp đồng TMQT mà hai bên đã ký kết vì đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranhchấp (nếu có) đồng thời là cơ sở để ngân hàng mở L/C cho bên XK

Bộ hồ sơ xin mở L/C gửi cho ngân hàng thường bao gồm các chứng từ: Đơn xin

mở L/C; hợp đồng NK hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng; hợpđồng ủy thác (nếu NK ủy thác); giấy phép NK hoặc quota (nếu có); một số chứng từkhác theo yêu cầu của mỗi ngân hàng Ngoài ra cần có thêm hai ủy nhiệm chi, một là

để ký quỹ theo quy định mở L/C, một là để trả phí mở L/C cho ngân hàng mở L/C

Số tiền ký quỹ ít hay nhiều phụ thuộc vào tổng giá trị hợp đồng, mối quan hệ, uy tín

và độ tin cậy giữa doanh nghiệp với ngân hàng mở L/C

Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, người NK phảikiểm tra chứng từ nếu chứng từ hợp lệ thì trả tiền cho ngân hàng và nhận chứng từ để

đi nhận hàng

2.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải

Thuê phương tiện vận tải có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quytrình thực hiện hợp đồng Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự antoàn của hàng hóa, dễ xảy ra rủi ro và có liên quan nhiều đến nội dung khác trong quátrình thực hiện hợp đồng

♦ Căn cứ để thuê phương tiện vận tải:

Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng: Nếu điều kiện cơ sở giaohàng là CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiếnhành thuê phương tiện vận tải; còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA,FAS, FOB thì người nhập khẩu thuê phương tiện vận tải

Ngoài ra còn căn cứ vào khối lượng hàng hóa, đặc điểm hàng hóa; điều kiện vậntải và các điều kiện khác trong hợp đồng như: quy định mức tải trọng tối đa củaphương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ,…

♦ Nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải:

Hiện nay vận tải đường biển chiếm hơn 90% tổng khối lượng hàng hóa đượcchuyên chở trong thương mại quốc tế Chính vì vậy người NK cần phải hiểu, nắmvững và cần có kinh nghiệm về nghiệp vụ thuê tàu biển Có ba hình thức thuê tàu phổbiến là: thuê tàu chợ; thuê tàu chuyến và thuê tàu định hạn

- Thuê tàu chợ (Liner): là phương thức thuê tàu mà trong đó người thuê tàu trực

tiếp hoặc thông qua người môi giới yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên chở cho mìnhthuê tàu để chuyên chở một lô hàng từ cảng này đến một cảng khác và chấp nhậnthanh toán cước phí cho người chuyên chở Chủ tàu đóng vai trò là người chuyênchở, là người chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển

Khi thuê tàu chợ chủ hàng không được tự do thỏa thuận các điều kiện, các điềukhoản chuyên chở mà phải tuân theo các điều khoản in sẵn trên vận đơn và lịch trìnhđịnh trước Phương thức này áp dụng trong trường hợp khối lượng hàng hóa chuyênchở không lớn

- Thuê tàu chuyến (Voyage charter): là phương thức thuê tàu mà người thuê tàu

thuê toàn bộ tàu để chuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng khác nhau, việc trả tiềnthuê tàu do hai bên qui định dựa trên cơ sở hợp đồng thuê tàu đã ký kết Trong phươngthức này chủ tàu đóng vai trò là người chuyên chở cam kết chuyên chở hàng hóa và giaocho người nhận ở cảng đến Người thuê tàu được tự do thỏa thuận, tự do mặc cả giá cướchoặc các điều kiện chuyên chở trong hợp đồng thuê tàu Phương thức này áp dụng trongtrường hợp khối lượng hàng chuyên chở lớn và thường là hàng đầy tàu

- Thuê tàu định hạn: là phương thức thuê tàu mà chủ tàu cho người thuê tàu thuê

toàn bộ chiếc tàu cùng thủy thủ đoàn để chuyên chở hàng hóa hay cho thuê lại trongthời gian nhất định; người thuê tàu phải trả tiền thuê tàu trước và phải chịu các chi phíhoạt động của tàu theo hợp đồng quy định Người thuê tàu được quản lý và sử dụngcon tàu trong một thời gian nhất định Chủ tàu không đóng vai trò là người chuyênchở, khi chở hàng thuê thì người thuê tàu đóng vai trò là người chuyên chở

Việc thuê phương tiện vận tải đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin vềtình hình thị trường và tinh thông các điều kiện thuê phương tiện vận tải Vì vậy trongnhiều trường hợp, người nhập khẩu thường ủy thác việc thuê phương tiện vận tải chomột công ty vận tải

2.3.2.4 Mua bảo hiểm

Trong kinh doanh TMQT hàng hóa thường phải vận chuyển đi xa, trong nhữngđiều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quátrình vận chuyển Vì vậy, người kinh doanh TMQT thường mua bảo hiểm cho hànghóa để giảm bớt rủi ro

Trong TMQT thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau:

- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro

- Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng

- Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm miễn tổn thất riêng

♦ Căn cứ mua bảo hiểm cho hàng hóa:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT: Dựa trênnguyên tắc cơ bản là rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển thuộc về người

XK hay người NK, thì người đó cần xem xét để mua bảo hiểm hàng hóa Nếu điềukiện giao hàng là CIP hay CIF thì người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa ở mứctối thiểu (điều kiện C) với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF cộng 10% giá CIF

- Căn cứ vào hàng hóa vận chuyển: Khối lượng của hàng hóa, giá trị của hànghóa và đặc điểm của hàng hóa là căn cứ quan trọng để lựa chọn có mua bảo hiểmkhông và mua ở điều kiện bảo hiểm nào

- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: Cần căn cứ vào loại phương tiện vậnchuyển, chất lượng của phương tiện, loại bao bì bốc dỡ, đặc điểm hành trình vậnchuyển… để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm thích hợp

♦ Nghiệp vụ mua bảo hiểm hàng hóa:

Nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa cần tiến hành theo các bước sau:

+ Bước 1: Xác định nhu cầu bảo hiểm: bao gồm giá trị bảo hiểm và điều kiệnbảo hiểm

+ Bước 2: Xác định loại hình bảo hiểm: hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyagepolicy) hoặc hợp đồng bảo hiểm bao ( Open policy)

+ Bước 3: Lựa chọn công ty bảo hiểm

+ Bước 4: Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhậnđơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm

2.3.2.5 Làm thủ tục hải quan

Mọi hàng hóa khi đi qua cửa khẩu đều phải làm thủ tục hải quan Đây là mộttrong những công cụ giúp Nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu và tránh gianlận thương mại Qui trình làm thủ tục hải quan gồm ba bước cụ thể sau:

- Bước 1: Khai và nộp tờ khai hải quan

Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhậpkhẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu

Người nhập khẩu phải khai báo đầy đủ, chính xác các chi tiết về hàng hóa vào

tờ khai hải quan ( theo mẫu của cơ quan Hải quan) hoặc trong mẫu khai báo điện tử

và nộp cho cơ quan Hải quan cùng các chứng từ khác có liên quan tạo thành bộ hồ sơhải quan Hồ sơ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan (2 bản chính); hóa đơn thươngmại (1 bản chính); hợp đồng mua bán hàng hóa (1 bản sao); giấy phép NK của cơquan Nhà nước đối với những hàng hóa phải có giấy phép; các chứng từ khác đối vớitừng mặt hàng theo quy định của pháp luật như: vận đơn, lệnh giao hàng D/O, phiếuđóng gói, bảng kê chi tiết, tờ khai trị giá hàng NK, giấy chứng nhận xuất xứ C/O, …

- Bước 2: Xuất trình hàng hóa

Hàng hóa nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho hải quan kiểm trathực tế hàng hóa, đối chiếu giữa tờ khai hải quan của chủ hàng với hàng hóa thực tế

về tất cả các thông tin trên tờ khai hải quan Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công

về việc mở, đóng gói các kiện hàng Để thực hiện thủ tục kiểm tra giám sát, chủ hàngphải nộp thủ tục phí hải quan Có ba hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa: Miễn kiểmtra, kiểm tra đại diện hoặc kiểm tra toàn bộ

- Bước 3: Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan

Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa, hải quan sẽ có các quyếtđịnh sau: cho thông quan; cho hàng thông quan có điều kiện; cho thông quan sau khinộp thuế nhập khẩu; hoặc không được phép thông quan

Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên.Thời hạn nộp thuế nhập khẩu là trong vòng 30 ngày kể từ ngày hải quan thông báothu thuế Riêng đối với hàng nguyên vật liệu NK để phục vụ cho sản xuất hàng XKthì thời hạn nộp thuế là 9 tháng kể từ ngày hải quan ký thông báo thuế và sẽ hoànthuế sau khi đã XK xong hàng (phải đảm bảo đủ điều kiện)

2.3.2.6 Nhận hàng nhập khẩu

- Nhận hàng từ tàu biển: chuẩn bị chứng từ để nhận hàng → ký hợp đồng ủy

thác cho cơ quan ga cảng giao nhận hàng → xác nhận với cơ quan ga cảng về hànghóa và kế hoạch tiếp nhận hàng → cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hànghóa (vận đơn, lệnh giao hàng…) → tiến hành nhận hàng (người NK cần phải kiểm tragiám sát chặt chẽ) → thanh toán chi phí cho cơ quan ga cảng

- Nhận hàng chuyên chở bằng container: nhận vận đơn và các chứng từ khác

(hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…) → trình vận đơn và các chứng từ khác chohãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O) → người NK đến trạm hoặc bãi container

để nhận hàng Nếu hàng đủ một container (FCL), người NK muốn nhận container vềkiểm tra tại kho riêng thì phải làm đơn đề nghị cơ quan hải quan, đồng thời đề nghịhãng tàu để mượn container Khi được chấp nhận, chủ hàng kiểm tra niêm phong, kẹpchì rồi vận chuyển container về kho riêng, mời cơ quan hải quan đến kiểm hóa, sau

đó hoàn trả container rỗng cho hãng tàu Nếu hàng không đủ một container (LCL) thìcảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phânchia với sự giám sát của hải quan; nếu cảng là người mở container để phân chia thìchủ hàng làm thủ tục nhận hàng lẻ và vận chuyển hàng về kho riêng

- Nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt:

+ Nếu hàng đầy toa xe: người NK nhận cả toa xe, kiểm tra niêm phong kẹp chì,làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, kiểm tra hàng hóa và tổ chức vận chuyển về kho riêng.+ Nếu hàng hóa không đủ toa xe: người NK nhận hàng tại trạm giao hàng củangành đường sắt và tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho riêng

- Nhận hàng chuyên chở bằng đường bộ:

Nếu nhận tại cơ sở của người NK thì người NK chịu trách nhiệm bốc hàngxuống để nhận hàng; Nếu nhận tại cơ sở của người vận tải, người NK phải kiểm trahàng và tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng

- Nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không: người NK nhận hàng tại trạm

giao nhận hàng không và tổ chức vận chuyển về kho riêng của mình

2.3.2.7 Kiểm tra hàng nhập khẩu

Theo qui định của Nhà nước, hàng NK khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹcàng, mỗi cơ quan tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó.Kiểm tra hàng NK có mục đích bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua và là cơ sở

để khiếu nại sau này nếu có

Nội dung cần kiểm tra là: Kiểm tra về số lượng (số lượng hàng thiếu, hàng đổ

vỡ và nguyên nhân); Kiểm tra chất lượng (số lượng hàng hóa sai về chủng loại, kíchthước, nhãn hiệu, màu sắc…; số lượng hàng hóa bị suy giảm về chất lượng, mức độsuy giảm và nguyên nhân…); Kiểm tra bao bì (sự phù hợp của bao bì so với yêu cầuđược qui định trong hợp đồng); Kiểm dịch động vật (nếu hàng hóa là động vật); Kiểmdịch thực vật (nếu hàng hóa là thực vật)… Tùy từng loại hàng hóa khác nhau mà việckiểm tra sẽ được tiến hành ở các nội dung khác nhau

Việc kiểm tra hàng hóa gồm các bước sau:

- Khi nhận hàng từ phương tiện vận tải, cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểmtra niêm phong, cặp chì trước khi dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải

- Nếu hàng hóa có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quangiao thông mời công ty giám định lập Biên bản giám định

- Nếu hàng chuyên chở bằng đường biển mà thiếu hụt, mất mát phải lập Biênbản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC - Report on receipt of cargo); nếu bị đổ vỡphải lập Biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng (COR- Cargo outturn report)

- Người NK phải lập Thư dự kháng (Letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặcthực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập Biên bảngiám định (Survey report) nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảohiểm Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểmtra hàng hóa và lập Chứng thư giám định (Inspection Certificate) để có cơ sở pháp lýđồng thời thông báo ngay cho bên bán biết.

- Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng NK làđộng vật hoặc thực vật

XK chấp nhận L/C, họ sẽ tiến hành giao hàng đồng thời gửi bộ chứng từ hàng hóacho ngân hàng mở L/C Trong quá trình kiểm tra L/C, nếu các bên thấy bất kỳ một saisót nào của L/C đều phải thông báo cho ngân hàng mở L/C để sửa chữa cho phù hợp.Nhận được bộ chứng từ hàng hóa, ngân hàng mở L/C và nhà NK cùng kiểm tra bộchứng từ Nếu chứng từ hợp lệ, người NK trả tiền cho ngân hàng và lấy chứng từ đinhận hàng

- Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền:

Người XK khi giao hàng phải nhanh chóng lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầucủa hợp đồng và chuyển đến cho người NK Người NK sẽ tiến hành kiểm tra, nếuphù hợp thì viết lệnh chuyển tiền gửi ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền (bằngđiện T/T hoặc bằng thư M/T) để trả tiền cho bên XK Khi người NK chuyển tiềnthanh toán, ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho bên XK Phương thức thanh toán bằng T/Tnhanh hơn M/T nhưng chi phí lớn hơn nhiều.Vì vậy, doanh nghiệp cần phải cân nhắc

kỹ lưỡng khi áp dụng phương thức thanh toán này

- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu:

Là phương thức mà người XK sau khi hoàn thành xong nghĩa vụ giao hàng thìlập hối phiếu gửi đến ngân hàng nhờ thu hộ số tiền ghi trên hóa đơn Có hai loại lànhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ

Khi nhận được bộ chứng từ nhờ thu từ ngân hàng nước ngoài, ngân hàng trongnước sẽ thông báo cho người NK bằng văn bản với đầy đủ chi tiết liên quan đến bộchứng từ Người NK được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định Nếu bộchứng từ không hợp lệ người NK có thể từ chối thanh toán (Việc vi phạm hợp đồngcủa người XK sẽ được hai bên trực tiếp giải quyết) Nếu chứng từ phù hợp với hợpđồng hai bên đã ký kết thì người NK chấp nhận trả tiền (D/A) hoặc trả tiền (D/P) đểnhận bộ chứng từ đi nhận hàng

- Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền:

Đến hạn thanh toán người NK đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thực hiệndịch vụ CAD và COD ký một bản ghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quỹ 100% giá trịthương vụ để lập tài khoản ký thác Sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ do người

XK chuyển đến nếu thấy phù hợp thì chấp nhận thanh toán, đồng thời chuyển chứng

từ đó đến cho người NK để tiến hành nhận hàng

2.3.2.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Khi thực hiện hợp đồng NK, nếu người NK phát hiện thấy hàng NK bị tổn thất,

đổ vỡ thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời giankhiếu nại

- Đối tượng khiếu nại là người bán: nếu hàng hóa có chất lượng hoặc số lượngkhông phù hợp với hợp đồng; bao bì, mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điềukiện vận chuyển làm hàng hóa bị hư hỏng; thời gian giao hàng bị vi phạm; hàng giaokhông đồng bộ; thanh toán nhầm lẫn…

- Đối tượng khiếu nại là người vận tải khi: người vận tải đưa tàu đến cảng bốchàng không đúng qui định; hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở; bị thiếu

về số lượng, trọng lượng so với vận đơn; hàng bị mất phẩm chất do kỹ thuật bốc xếpbảo quản trên phương tiện vận tải

- Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa - đối tượng của bảohiểm bị thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi

ro này thuộc phạm vi bảo hiểm

Ngoài ra, người NK cũng có thể bị người XK khiếu nại nếu: không thanh toánhoặc thanh toán chậm; không chỉ định phương tiện vận tải đến nhận hàng hoặc chậm;đơn phương hủy bỏ hợp đồng,…

Để khiếu nại, người NK phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại, kèmtheo bằng chứng về sự vi phạm (biên bản giám định, ROROC - biên bản kết toánnhận hàng với tàu, COR - biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng hay CSC - giấy chứng nhậnhàng thiếu …) và các chứng từ khác có liên quan (hóa đơn, vận đơn đường biển, đơnbảo hiểm - nếu khiếu nại công ty bảo hiểm…)

Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóngtìm ra các biện pháp để giải quyết khiếu nại Nếu việc khiếu nại không được giảiquyết thỏa đáng, hai bên có thể kiện nhau tại cơ quan Trọng tài (nếu như có thỏathuận Trọng tài) hoặc tại Tòa án

2.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.3.3.1 Giám sát thực hiện hợp đồng

* Khái niệm về giám sát hợp đồng:

Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thựchiện để đảm bảo rằng các bên có thực hiện đúng nghĩa vụ của mình theo quy địnhtrong hợp đồng hay không Như vậy, thực chất giám sát hợp đồng là một hệ thống

báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cảhai bên tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng.

Phạm vi của giám sát là giám sát cả nội dung và thời gian tiến hành công việc, giámsát cả công việc của mình và công việc của đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng

* Nội dung của giám sát hợp đồng:

Giám sát hợp đồng là thực hiện kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng ở các nộidung sau:

- Khối lượng hàng hóa: Các chủng loại hàng nhập khẩu, số lượng của từng loạihàng hóa, phạm vi lựa chọn về số lượng

- Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm giám địnhchất lượng, chỉ định cơ quan giám định

- Bao bì hàng hóa: Loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời gian

và địa điểm cung cấp bao bì

- Chỉ định tàu, cảng: Đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng bốc hàng, đặc điểmcủa tuyến đường vận chuyển

- Lịch giao hàng: Lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, thông báo giao hàng,các điều kiện về cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi…

- Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác: Thời điểmxuất trình chứng từ, khai và nộp hồ sơ hải quan …

- Giá cả hàng hóa: Thời điểm và địa điểm đàm phán giá nếu là giá để ngỏ, thôngtin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá

- Thanh toán: Theo dõi tiến độ thanh toán, các chứng từ cần trong thanh toán,thời hạn thanh toán…

- Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi tráchnhiệm bảo hành, số lượng và khuyết tật bảo hành

- Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, đơn khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại,giải quyết khiếu nại

* Các phương pháp giám sát hợp đồng:

Để tiến hành giám sát hợp đồng người ta sử dụng một loạt các phương phápnhư: hồ sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợpđồng và các phương pháp sử dụng máy điện toán, máy vi tính

2.3.3.2 Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng

* Khái niệm điều hành hợp đồng:

Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết nhữngvấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thờigian xây dựng hợp đồng và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định vàđiều kiện của hợp đồng

Trong quá trình thực hiện hợp đồng thường xuyên xuất hiện các tình huống phátsinh bất ngờ Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhấttrên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được

* Nội dung của điều hành hợp đồng:

Điều hành hợp đồng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau:

- Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hóa trong hợp đồng

- Cách giải quyết khi hàng giao không phù hợp với qui định trong hợp đồng

- Tùy chọn số lượng: Đề cập đến sự giải quyết trong việc tăng giảm số lượnghàng hóa mua bán quy định trong hợp đồng và mức giá áp dụng đối với số lượnghàng hóa tăng giảm đó

- Lịch giao hàng: Có thể người mua hoặc người bán muốn thay đổi lịch giaohàng đã quy định trong hợp đồng vì nhiều lý do: chưa chuẩn bị kịp hàng để giao, sự

ùn tắc ở cảng bốc hoặc cảng dỡ hàng, trục trặc trong vấn đề thuê phương tiện vận tảihoặc cac thủ tục cho hàng hóa…

- Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hợp đồng có thể phát sinh do điều kiện giá

để mở

- Các điều khoản thanh toán: Việc thi hành các điều khoản thanh toán trong cáchợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản Tuy nhiên, việcthực hiện thanh toán nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải đảm bảo điều kiện để việcthanh toán được thực hiện đúng thời hạn

- Hợp đồng vận tải: Ký kết hợp đồng vận tải, thời gian vận chuyển và đặc biệtchú ý các phát sinh khi bốc dỡ hàng

- Hợp đồng bảo hiểm: Điều hành hợp đồng phải thực hiện các công việc: thôngbáo các thủ tục, khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất

- Giải quyết các khiếu nại và tranh chấp: Khi các tình huống trong quá trìnhthực hiện hợp đồng phát sinh, các nhà quản lý phải nhận dạng được các tình huống vàcác thông tin, dữ liệu cần thiết Từ đó căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tíchđưa ra các phương án có thể có và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyếtcác tình huống

CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ NGÀNH THAN TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu:

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

* Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp

Thu thập dữ liệu bộ của doanh nghiệp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sảnxuất kinh doanh các năm 2008, 2009, 2010; các văn bản và quyết định của công ty;

sổ lưu hợp đồng; bản kế hoạch và mục tiêu phương hướng phát triển công ty,…

* Nguồn dữ liệu ngoại vi: Bao gồm các luận văn khóa trước, các tạp chí và sáchbáo chuyên ngành TMQT, internet (sử dụng công cụ tìm kiếm đắc lực Google để tìmhiểu thêm thông tin về TMQT, các qui định, nghị định của cơ quan Nhà nước về NK,các chính sách tài chính tín dụng…), website của công ty, các cơ quan bộ ngành …

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

* Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn

Trong quá trình tới công ty thực tập em đã tiến hành quan sát công việc củatừng nhân viên, đặc biệt là những nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ tác nghiệpthương mại quốc tế; sau đó em đã ghi chép cụ thể lại những công việc, xử lý của họkhi thực hiện hợp đồng NK Bên cạnh đó em còn tiến hành xem xét các hợp đồngnhập khẩu máy móc thiết bị ngành than của công ty Từ những hợp đồng đơn thuần

và các giấy tờ chứng từ liên quan khác ở dạng nguyên bản để tập hợp ra một số thôngtin phục vụ cho việc phân tích sau này như: các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng,các chứng từ cần có để tiến hành thực hiện hợp đồng NK, …

* Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm

Trên cơ sở kiến thức được học, em tiến hành xây dựng các phiếu điều tra trắcnghiệm và lựa chọn đối tượng phát phiếu điều tra Phiếu điều tra được thiết kế gồmcâu hỏi đóng, câu hỏi mở và những câu hỏi mang tính đánh giá được thể hiện thôngqua hình thức trọng số Nội dung các câu hỏi bám sát vào vấn đề nghiên cứu là quản

trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than (Mẫu phiếu điều tra được đính kèm ở phần phụ lục) Đối tượng phát phiếu điều tra là các trưởng

phòng, phó phòng và các chuyên viên xuất nhập khẩu - những người có nhiều kinhnghiệm và trực tiếp tham gia vào công tác quản trị thực hiện các nghiệp vụ nhậpkhẩu cũng như tổ chức thực hiện hợp đồng NK Số phiếu phát ra là 10 phiếu, số phiếuthu về là 10 phiếu

* Phương pháp phỏng vấn chuyên gia

Để tìm hiểu một cách cụ thể hơn công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồngnhập khẩu em đã tiến hành phỏng vấn ý kiến các chuyên gia nhằm mục đích nghiên

cứu sâu hơn đề tài, thu thập và bổ sung thêm những thông tin mà phiếu điều tra chưathực hiện được, nhằm giải thích cho những lựa chọn trong phiếu điều tra Nội dung

phỏng vấn và danh sách chuyên gia tham gia phỏng vấn (đính kèm ở phần phụ lục).

3.1.2 Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu

3.1.2.1 Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp

Việc phân tích xử lý dữ liệu thứ cấp được thực hiện bằng phương pháp so sánh,phân tích, thống kê, tổng hợp, sử dụng phần mềm Excel để lập bảng biểu so sánh đểthấy sự thay đổi rồi đưa ra nhận xét đánh giá của cá nhân

3.1.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp

- Phỏng vấn chuyên gia: thông tin thu thập được từ việc phỏng vấn sẽ được tổnghợp, thống kê lại thành bảng, sơ đồ rồi tiến hành phân tích

- Phiếu điều tra trắc nghiệm: kết quả thu được từ các phiếu điều tra trắc nghiệmthu về sẽ được tổng hợp lại thành bảng, so sánh, tính toán các chỉ tiêu thống kê: sốtrung bình, tỷ trọng trung bình, lập bảng biểu sơ đồ (được tiến hành bằng Excel), từ

đó tiến hành phân tích theo các kết quả thu được đó

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010

3.2.1 Tổng quan về công ty XNK và Hợp tác Đầu tư

3.2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

- Tên: Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư

- Địa chỉ: 30B Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Thànhphố Hà Nội

- Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

- Số đăng ký kinh doanh: 314430

- Điện thoại: 04.37342833 ; Fax: 37324826

- Website: www.congnghiepmovietbac.com.vn

♦ Quá trình hình thành và phát triển:

- Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư tiền thân là Trung tâm Xuất nhậpkhẩu và Hợp tác đầu tư trực thuộc Công ty than Nội Địa - Tổng Công ty than ViệtNam (nay là Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin) được thành lậpngày 16/4/2001 theo Quyết định 345/QĐ-TCCB của Tổng công ty than Việt Nam vớiGiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 314430 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nộicấp ngày 3/5/2001

- 23/5/2006 được đăng ký trở thành chi nhánh của Công ty TNHH 1 thành viênThan Nội Địa (nay là Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin) theoQuyết định số 01342/TB-TCCB của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản ViệtNam-Công ty than Nội Địa với tên gọi là chi nhánh Trung tâm Xuất nhập khẩu vàHợp tác đầu tư

- Chuyển thành Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư –VVMI là đơn vịtrực thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin ngày 1/1/2011

- Chức năng: công ty là một đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Công

nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có con dấuriêng, được mở tài khoản tại ngân hàng, hoạt động theo phân cấp và ủy quyền củaTổng công ty

- Lĩnh vực kinh doanh:

+ Cung ứng vật tư, thiết bị, hàng hóa phục vụ sản xuất và đời sống

+ Nhập khẩu thiết bị, phương tiện, vật tư, phụ tùng, hàng hóa

+ Kinh doanh dịch vụ hợp tác Quốc tế về đầu tư, quan hệ thương mại

+ Sản xuất kinh doanh hàng bảo hộ lao động

+ Kinh doanh chế biến than, vật liệu xây dựng và trang trí nội thất

+ Kinh doanh gỗ trụ mỏ.

Trong đó hoạt động nhập khẩu là một trong những hoạt động chủ chốt của công ty

* Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là máy móc, thiết bị, vật tư, phụtùng phục vụ ngành than như: máy xúc, máy ủi, máy vắt, ô tô chở nước tưới đường,máy giặt, máy cứu sinh, máy trấn tôn thủy lực, trạm nén khí công nghiệp, máng càotải than đá, máng cào uốn mã hiệu, máng cào mềm phòng nổ máy cứu sinh, băng tảilõi PVC, săm lốp các loại, van hợp kim các loại, cáp điện, con lăn

* Các thị trường nhập khẩu chính của công ty: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nga,Đức, Nhật Bản…

3.2.1.2 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2008-2010

a Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2008-2010)

Trong khoảng thời gian từ năm 2008-2010, tình hình kinh doanh của công tykhá khả quan Doanh thu của công ty tăng nhanh chóng

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty

Đơn vị tính: đồng

Doanh thu 205.400.665.688 345.690.367.528 398.190.763.389

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2008, 2009, 2010)

Nhìn vào bảng thống kê ta thấy doanh thu hàng năm của công ty đều tăng: Năm

2009 doanh thu tăng 68.30 % so với năm 2008, doanh thu năm 2010 tăng 15,19 % so vớinăm 2009 Nhờ đó lợi nhuận của công ty cũng tăng theo: lợi nhuận năm 2009 tăng160,91% so với năm 2008 (tốc độ tăng nhanh chóng này là do sau cuộc khủng hoảngkinh tế thế giới, nền kinh tế đang trong giai đoạn phục hồi, nhu cầu về máy móc thiết bị

NK tăng làm cho lợi nhuận tăng); lợi nhuận năm 2010 tăng 25,36% so với năm 2009

b Tổng quan tình hình nhập khẩu của công ty (2008-2010)

♦ Kim ngạch nhập khẩu

Bảng 3.2: Kim ngạch nhập khẩu

Đơn vị tính: USD

2009/2008

So sánh 2010/2009

Nhập khẩu 2.935.452 4.743.726 5.395.433 61,60 % 13,74 %

(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh- Phòng Kế toán)

Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chủ đạo và giữ vị trí quan trọng trong hoạtđộng kinh doanh của công ty Kim ngạch nhập khẩu của công ty trong 3 năm (2008-2010) có tốc độ tăng nhanh chóng: NK năm 2009 tăng 61,60 % so với năm 2008,năm 2010 tăng 13,74 % so với năm 2009 Điều này cho thấy sự gia tăng về nhu cầumua sắm máy móc thiết bị phục vụ cho sự phát triển ngành than ở trong nước Đồngthời cũng cho thấy sự cố gắng, nỗ lực của toàn công ty để tăng cường hoạt động NK,không chỉ gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho mình mà còn phục vụ một phần nhỏcho sự phát triển chung của đất nước

♦ Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty (2008-2010)

Bảng 3.3: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty

Thị trường

Giá trị (USD)

Tỉ trọng (%)

Giá trị (USD)

Tỉ trọng (%)

Giá trị (USD)

Tỉ trọng (%)

(Nguồn: Báo cáo hoạt động nhập khẩu hàng hóa – Phòng kế toán )

Qua bảng số liệu trên ta thấy: Kim ngạch nhập khẩu máy móc thiết bị ngànhthan của công ty từ thị trường Trung Quốc luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổngkim ngạch NK của công ty (44,60 % năm 2008; 47,83 % năm 2009 và 48,62% năm2010) Tiếp đến là thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản, Nga và Hoa Kỳ Tùy từng mặthàng mà công ty lựa chọn nhập khẩu của các nước khác nhau, điều này phụ thuộc vàochất lượng và giá cả mỗi loại hàng hóa Các thị trường NK chủ yếu của công ty là cácnước châu Á, trong đó lớn nhất là Trung Quốc do Trung Quốc là thị trường NK ổnđịnh nhất, cung cấp nhiều mặt hàng nhất với giá rẻ hơn, chất lượng thì không thuakém nhưng có sức cạnh tranh về giá là rất cao so với các thị trường khác Hơn nữa,Trung Quốc lại rất gần với Việt Nam nên việc vận chuyển có thể tiến hành một cáchthuận tiện, đơn giản và ít tốn kém hơn rất nhiều Chính vì vậy mà Trung Quốc là thịtrường NK chủ yếu của công ty Công ty có thể lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa cómức chất lượng và giá cả phù hợp nhất

♦ Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trườngTrung Quốc

Từ bảng kết quả dưới đây ta thấy tổng kim ngạch NK của các mặt hàng máymóc, thiết bị phục vụ ngành than của công ty đều tăng qua các năm từ năm 2008-

2010, góp phần đáng kể vào lợi nhuận kinh doanh chung của công ty Cụ thể, mặthàng NK nhiều nhất là máy xúc, máng cào và săm lốp ôtô các loại Trong đó, mặthàng máy xúc tăng từ 338.959USD năm 2008 lên 512.096USD vào năm 2009 tươngứng với tỷ lệ 51,08% và 614.189 USD năm 2010 tương ứng với tỷ lệ 19,94% Mặthàng máng cào cũng tăng từ 251.765USD năm 2008 lên 416.574USD năm 2009 tươngứng tỷ lệ 65,46% và tăng lên 460.354USD tương ứng tỷ lệ 10,51% vào năm 2010 Cònmặt hàng săm lốp ôtô trong năm 2009 trị giá NK tăng 215.930USD tương ứng tỷ lệ là

tâm, xe ôtô chở nước tưới đường, trạm nén khí công nghiệp, băng tải lõi PVC, thiết bịcấp cứu mỏ, phụ tùng các loại…cũng đều tăng trong các năm từ 2008 – 2010 Kếtquả trên cho thấy tình hình nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trườngTrung Quốc của công ty trong giai đoạn 2008 – 2010 là khá khả quan

♦ Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc (2008- 2010)

Bảng 3.4: Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc

Trị giá (USD)

Tỉ trọng (%)

Trị giá (USD)

Tỉ trọng (%)

Trị giá (USD)

Tỉ trọng (%)

Số tiền (USD) Tỷ lệ (%)

Số tiền (USD) Tỷ lệ (%)

2 Săm lốp ôtô các loại 254.645 19,45 470.575 20,74 565.731 21,57 215.930 184,79 95.156 120,22

3.2.2 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư

3.2.2.1 Những nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp

♦ Vốn và sử dụng vốn của doanh nghiệp

Trong nền kinh tế thị trường, vốn là một trong những nhân tố quan trọng hàngđầu quyết định quy mô hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là vũ khícạnh tranh không thể thiếu với các doanh nghiệp và nó quyết định đến uy tín củadoanh nghiệp trên thị trường

Hiện nay nguồn vốn lưu động của công ty chỉ có khoảng hơn 3,4 tỷ VNĐ (Năm 2008:3.455.267.113VNĐ;Năm2009:3.415.038.673VNĐ;Năm2010:3.438.901.142VN

Đ).Số vốn này không đủ cho một phòng kinh doanh XNK, thậm chí không đủ cho

một phương án kinh doanh có quy mô lớn Nguồn vốn tự có không thể đáp ứng đủ

nhu cầu sử dụng vốn nên công ty tiến hành hoạt động kinh doanh nhập khẩu chủ yếubằng nguồn vốn vay, huy động chủ yếu từ ngân hàng Tuy nhiên việc huy động vốncũng gặp không ít khó khăn do trước khi cho vay ngân hàng thường xem xét kỹ lưỡngđiều kiện của công ty Khi vay ngân hàng thì điều mà công ty cần phải chú ý là lãisuất Lãi suất cao làm cho chi phí sử dụng vốn tăng lên và hạn chế khả năng vay vốncủa công ty Vì thế lãi suất tác động nhiều đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.Lãi suất hợp lý là điều mà các doanh nghiệp nói chung và công ty XNK và Hợp tácđầu tư nói riêng đều mong muốn Các doanh nghiệp Việt Nam hầu hết là các doanhnghiệp vừa và nhỏ, nguồn vốn còn hạn chế nên vay ngân hàng là hoạt động thườngxuyên Do đó ngân hàng Trung Ương và các ngân hàng thương mại cần phải thốngnhất điều chỉnh mức lãi suất hợp lý giúp các doanh nghiệp vay được vốn ngân hàngphục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó các doanh nghiệp kinhdoanh XNK cần cân đối cơ cấu sử dụng vốn của mình Đặc biệt là trong quy trìnhthực hiện hợp đồng NK công ty cần xác định được số vốn sử dụng để NK là baonhiêu, chọn lựa phương thức thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, thanh toán tiềnhàng sao cho hợp lý và hiệu quả nhất

♦ Nguồn nhân lực và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Đội ngũ cán bộ công nhân viên là một nhân tố quan trọng có tính chất quyếtđịnh đối với sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạtđộng NK nói riêng Là doanh nghiệp thương mại nên số lượng lao động của công tykhông nhiều như các doanh nghiệp sản xuất khác Hiện tại công ty có tổng số laođộng là 95 người; trong đó số lao động có trình độ đại học và trên đại học là 64người, trình độ cao đẳng là 20 người, số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và quản trịkinh doanh là 65 người Đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty đều là những người cótinh thần trách nhiệm cao, có kinh nghiệm, chuyên môn nghiệp vụ tương đối tốt và đa

số nhân viên có ít nhất một ngoại ngữ Điều này giúp việc thực hiện hợp đồng vàcông tác quản trị thực hiện hợp đồng đã đạt được những kết quả tốt, gặp ít rủi ro vàhạn chế tổn thất cho công ty

Ngoài ra cơ cấu tổ chức của công ty cũng ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả quảntrị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Việc có một môi trường làm việc thuậnlợi sẽ tạo điều kiện cho các cá nhân hoạt động và các bộ phận có thể phối hợp chặtchẽ với nhau một cách nhịp nhàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thực hiện hợpđồng có thể tập hợp nhanh chóng những chứng từ cần thiết cho việc làm thủ tục hảiquan, nhận hàng, thanh toán….Công ty đã có sự phân ban ra thành các từng phòngxuất nhập khẩu (từ phòng XNK 1→ phòng XNK7, phòng Kinh doanh tổng hợp,phòng Thương mại) tuy nhiên chưa có sự chuyên biệt về các sản phẩm nhập khẩu chotừng phòng kinh doanh XNK mà các phòng ban đảm nhận nhiệm vụ và chức năngtương tự nhau, công việc vẫn còn chồng chéo, chưa phát huy tối đa hiệu quả Việc

NK hàng hóa chủ yếu là dựa trên mối quan hệ của từng nhân viên trong mỗi phòngXNK, việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK cũng do nhân viên trong phòng

đó thực hiện, không có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau Chính vìvậy gây khó khăn cho các nhân viên kinh doanh XNK trong việc tập hợp, kiểm tranhững chứng từ cần thiết trong quá trình thực hiện hợp đồng và gây trở ngại cho nhà

quản trị trong việc kiểm soát, chỉ huy việc thực hiện hợp đồng NK (Phục lục: Cơ cấu tổ chức của công ty).

♦ Cơ sở vật chất kỹ thuật

Ngay từ khi thành lập cũng như trong quá trình phát triển, một trong những vấn đềquan trọng các doanh nghiệp luôn phải quan tâm là cơ sở vật chất kỹ thuật bao gồm: vănphòng, nhà xưởng, kho hàng, máy móc, trang thiết bị, hệ thống phương tiện vận chuyển,

hệ thống điện nước…Cơ sở vật chất kỹ thuật càng khang trang hiện đại càng tạo điều kiệncho hoạt động kinh doanh trơn tru và hiệu quả Đặc biệt trong quá trình nhập khẩu củacông ty, cơ sở hạ tầng ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng hóa Nếu công ty có một hệthống kho hàng và phương tiện vận chuyển tốt thì chất lượng hàng hóa cũng được đảmbảo và ngược lại Nhìn chung cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng tại công tytạm thời đã đáp ứng yêu cầu công việc Công ty trang bị cho mỗi nhân viên một máy tínhnối mạng và một điện thoại, mỗi phòng đều có máy in, máy photocopy…Tuy nhiên công

ty chưa chú trọng đầu tư trang bị phương tiện vận tải, xây dựng kho bãi chứa hàng Do đógây khó khăn cho việc giao nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa Khi giao nhận vậnchuyển vận chuyển công ty thường phải thuê phương tiện vận tải về kho của khách hàng,nếu khách hàng chưa nhận thì phải thuê kho bãi Điều này làm tăng chi phí, tốn kém thờigian mà lại không hiệu quả Vì vậy, công ty nên chú trọng xem xét tính toán nếu có thểnên đầu tư xây dựng nhà kho để lưu giữ bảo quản hàng hóa và đầu tư trang bị phương tiệnvận tải để tiết kiệm chi phí cho công ty hay không

3.2.2.2 Những nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp

♦ Tình hình chính trị và kinh tế trong nước và quốc tế

Môi trường chính trị đóng vai trò quan trọng trong TMQT, thể hiện sự ổn địnhchính trị, thái độ của từng chính phủ đối với hoạt động của các công ty trong và ngoàinước Một môi trường chính trị ổn định sẽ tạo niềm tin cho các đối tác, từ đó tạo điềukiện thuận lợi cho việc thực hiện các hợp đồng NK

Việt Nam luôn chủ trương tạo mối quan hệ hợp tác, hòa bình, hữu nghị với tất

cả các quốc gia trên thế giới Ngày nay, cùng với xu thế toàn cầu hóa, Việt Nam ngàycàng hội nhập sâu và rộng hơn vào nền kinh tế thế giới, tăng cường quan hệ chính trịtốt đẹp trên cơ sở giữ vững lập trường chính trị, thể hiện rõ nét là việc Việt Nam lầnlượt tham gia các tổ chức: ASEAN, APEC, ASEM, WTO… Đây là thuận lợi cho cácdoanh nghiệp xuất nhập khẩu trong việc tìm kiếm đối tác có đủ năng lực cung cấp sảnphẩm đảm bảo chất lượng, có uy tín trên trường quốc tế, tạo mối quan hệ lâu bền vớiđối tác, thuế suất NK sẽ được giảm, giúp giảm rủi ro và tăng hiệu quả trong quá trìnhthực hiện hợp đồng

♦ Chính sách pháp luật của nhà nước và quốc tế

Khi tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị từ thị trường TrungQuốc, công ty cần nắm rõ và tuân thủ luật pháp cũng như các chính sách của Nhànước như: chính sách thuế đối với mặt hàng máy móc thiết bị phục vụ ngành than;các quy định về chất lượng hàng NK; các ưu tiên về thuế hay các chính sách thuế ápdụng cho máy móc thiết bị, vật tư ngành than khi nhập khẩu từ thị trường TrungQuốc về nước… Mặt khác, các quốc gia khác nhau có hệ thống chính sách pháp luậtrất khác nhau đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, có thể khuyến khíchnhưng cũng có hạn chế, thậm chí đôi khi chính phủ còn ngăn cấm hoàn toàn hoạtđộng NK một số mặt hàng nào đó nhằm bảo vệ sản xuất nội địa (như sử dụng chínhsách bảo hộ, áp dụng thuế quan, hạn ngạch, thủ tục hải quan rườm rà…) Do đó cácnhà kinh doanh quốc tế cần phải hiểu và nắm rõ luật lệ của nước mình cũng như nướcbên đối tác nếu không khi ký kết và thực hiện hợp đồng NK rất dễ dẫn đến những viphạm pháp luật Ngoài ra, các công ước và điều ước quốc tế, các án lệ và tập quánTMQT cũng ảnh hưởng đến hoạt động NK nói chung và công tác quản trị quy trìnhthực hiện hợp đồng NK nói riêng

♦ Cơ sở hạ tầng, hệ thống tài chính - ngân hàng

Hệ thống tài chính - ngân hàng và hệ thống cơ sở hạ tầng của nền kinh tế như:

hệ thống giao thông vận tải, hệ thống thông tin liên lạc… có ảnh hưởng trực tiếp đếnqui trình thực hiện hợp đồng NK

* Hệ thống giao thông vận tải: Trong khoảng 10 năm trở lại đây, Nhà nước đãdành nhiều ưu tiên phát triển kết cấu hạ tầng giao thông vận tải: đầu tư xây dựng, cảitạo, nâng cấp các công trình giao thông, các quốc lộ, cảng biển, sân bay trên toànquốc làm tăng đáng kể năng lực vận tải và đáp ứng tốt hơn nhu cầu đi lại của xã hội.Điều này giúp cho quá trình vận chuyển lưu thông hàng hóa nhanh chóng, thuận tiệnhơn, giảm chi phí và tránh được rủi ro trong quá trình vận chuyển Tuy nhiên thẳngthắn nhìn nhận thì hệ thống giao thông Việt Nam còn khá lạc hậu và nhiều hạn chế:

Hệ thống cảng biển, mạng lưới đường sắt, hạ tầng hàng không nhìn chung vẫn chưađáp ứng được nhu cầu vận chuyển, giá thành vận tải trong nước cao hơn so với khuvực Hoạt động kinh doanh quốc tế đang phát triển mạnh, nhu cầu xuất nhập khẩu caonhưng cả nước chỉ có vài ga cảng lớn ở Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn nên thường

các phương tiện vận chuyển Các công ty kinh doanh cần vận chuyển hàng hóa vớikhối lượng lớn nên cần các xe trọng tải lớn nhưng hầu hết các loại xe có trọng tải lớnkhông được phép đi lại trong một số giờ nhất định trong thành phố và thường chỉđược phép chuyên chở về đêm… Điều này gây khó khăn cho công tác vận chuyểnhàng hóa.

* Hệ thống thông tin liên lạc: Ngày nay với sự phát triển nhanh chóng, bùng nổcủa công nghệ thông tin với hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, các thông tin đượctruyền dẫn, tìm kiếm nhanh hơn, rõ ràng hơn mà giá cước lại rẻ hơn và ngày càngnhiều các dịch vụ đi kèm được phát triển như: voice, video, fax, telex, email…Điềunày giúp cho việc liên lạc, trao đổi thông tin, giao dịch đàm phán giữa công ty với cácđối tác nước ngoài một cách thường xuyên liên tục, tiết kiệm thời gian và chi phí,giúp hai bên có được những thông tin chính xác về nhau, nhanh chóng nắm bắt đượcnhững sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng NK để có những điều chỉnh kịp thời

Có thể nói hệ thống công nghệ thông tin, thông tin liên lạc ở Việt Nam ngày càngphát triển một phần đã đáp ứng được nhu cầu nhưng cần được đầu tư nâng cấp hơnnữa để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp và xã hội

* Sự phát triển của hệ thống tài chính - ngân hàng có vai trò quan trọng thúc đẩy hoạtđộng NK: cung cấp vốn kịp thời, cam kết thanh toán với đối tác nước ngoài, thủ tục vàgiao dịch thanh toán nhanh chóng, chính xác và an toàn…Dịch vụ ngân hàng ngày càngnâng cao, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ ngân hàng một cách dễ dàng và nhanhchóng, doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn phương thức thanh toán an toàn, phù hợp vớimình nhất Tuy nhiên hiện nay, tự do hóa lãi suất có xu hướng làm mặt bằng lãi suất trongnước tăng lên và điều đó tạo thêm gánh nặng về chi phí cho doanh nghiệp phụ thuộc nặng

nề về nguồn vốn vay của ngân hàng Vì vậy trong chiến lược kinh doanh dài hạn và cảtrong phương án kinh doanh cụ thể, công ty cần đặt ra nhiều tình huống để có thể thíchnghi với sự biến động của hệ thống tài chính - ngân hàng

♦ Tỷ giá hối đoái

Hiện nay, hầu hết các hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thịtrường Trung Quốc công ty sử dụng đồng tiền thanh toán là Đô la Mỹ (USD), chỉ cómột vài lần thanh toán bằng đồng Nhân dân tệ (CNY) Do đó, sự thay đổi của tỷ giáhối đoái ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thanh toán và lợi nhuận của công ty Nếu tỷgiá USD so với VNĐ tăng trong quá trình thực hiện hợp đồng NK thì công ty sẽ phảităng khoản thanh toán bằng VNĐ do sự chênh lệch tỷ giá gây ra, tức là giảm lợinhuận của công ty Đặc biệt trong những năm gần đây, nhiều yếu tố tác động đến tỷgiá làm cho tỷ giá USD/VNĐ tăng cao và biên độ giao động của tỷ giá ngày càng khó

dự đoán gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệpnhập khẩu trong nước: USD tăng khiến cho ngoại tệ trở nên khan hiếm, doanh nghiệpkhông có ngoại tệ để thanh toán với đối tác nước ngoài Riêng đối với công ty XNK

và Hợp tác đầu tư, công ty đã bị thiệt hại hàng tỷ đồng do sự biến động tỷ giá USDtrong năm 2009 là 1 lần còn vào năm 2010 là 2 lần

3.3 Kết quả tổng hợp phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010

Nhìn chung kết quả điều tra phỏng vấn chuyên gia, phiếu điều tra trắc nghiệmthu được đều cho thấy công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK máy mócthiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc đã được công ty thực hiện tương đối tốtmặc dù vẫn còn những khó khăn, hạn chế nhất định

3.3.1 Phân tích kết quả phỏng vấn chuyên gia

Bảng 3.5: Kết quả phỏng vấn chuyên gia về mức độ quan trọng của công tác

quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

( Nguồn: Tổng hợp từ phỏng vấn chuyên gia)

Kết quả phỏng vấn chuyên gia cho thấy công tác quản trị quy trình thực hiện hợpđồng NK nhìn chung được đánh giá là rất quan trọng, trong đó việc lập kế hoạch thựchiện hợp đồng được đánh giá là bình thường, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng đượcđánh giá là rất quan trọng, công tác điều hành giám sát được đánh giá là quan trọng

Bảng 3.6: Kết quả phỏng vấn chuyên gia về kết quả công tác quản trị quy trình

thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã đạt được

( Nguồn: Tổng hợp từ phỏng vấn chuyên gia)

Kết quả phỏng vấn chuyên gia cho thấy: Công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng

NK đã đạt yêu cầu, các hợp đồng đều được lập kế hoạch chi tiết, đảm bảo thực hiệnđầy đủ và đúng thời gian thực hiện hợp đồng; công tác tổ chức thực hiện hợp đồngnhìn chung đã đạt được kết quả tốt mặc dù vẫn còn một số khó khăn tồn tại; công tácgiám sát, điều hành thực hiện hợp đồng mặc dù đã được ban lãnh đạo cùng với cácnhân viên kinh doanh quan tâm tuy nhiên vẫn còn thiếu sót do: việc điều hành giámsát thực hiện hợp đồng NK của công ty chưa có sự hỗ trợ của các phần mềm máytính mà chỉ được thực hiện bằng văn bản và giấy tờ nên còn hạn chế, hơn nữa công tycũng chưa xây dựng được một mô hình điều hành, giám sát thực hiện nên việc điềuhành, giám sát vẫn còn thiếu sót chưa đạt được hiệu quả tốt nhất

3.3.2 Phân tích kết quả điều tra trắc nghiệm

Số phiếu điều tra trắc nghiệm phát ra và thu về đạt yêu cầu là 10/10 phiếu

3.3.2.1 Phân tích kết quả điều tra về việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK

Bảng 3.7: Kết quả điều tra hiệu quả của công tác lập kế hoạch

thực hiện hợp đồng nhập khẩu Điểm đánh giá hiệu quả Số phiếu/Tổng số phiếu Tỷ lệ (%)

( Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra trắc nghiệm)

Kết quả điều tra trắc nghiệm cho thấy công tác quản trị quy trình thực hiện hợpđồng NK máy móc thiết bị ngành than được nhân viên phòng XNK đánh giá cao vàthường xuyên thực hiện Trong đó 60% các nhân viên XNK đánh giá công tác lập kếhoạch là đạt yêu cầu, 30% nhân viên đánh giá là tốt, 10% đánh giá là rất tốt Nhìnchung công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK của công ty là đạt yêu cầu.Theo kết quả điều tra các nhân viên của công ty XNK và Hợp tác đầu tư thì tạicông ty, hợp đồng NK được kí kết bởi các nhân viên kinh doanh XNK thì sẽ được lập

kế hoạch thực hiện bởi chính họ Còn đối với những hợp đồng do Ban Giám đốc kýthì họ sẽ phân công xuống từng phòng và trưởng phòng là người chịu trách nhiệmthực hiện Quy trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng như sau: Sau khi hợp đồng NKđược ký kết, nhân viên kinh doanh XNK sẽ tiến hành thu thập thông tin và xem xétphân tích lại các yếu tố có ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng như: các quyđịnh, chính sách của Nhà nước; các quy định về hải quan về giấy phép, kiểm dịch vàgiao nhận hàng hóa; nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và nghiên cứu phân tích cácnội dung của hợp đồng Từ đó, nhân viên XNK tiến hành lập kế hoạch bao gồm: cáccông việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện và phân bổ cácnguồn lực cho các công việc cụ thể Thông thường kế hoạch thực hiện hợp đồng NKbao gồm: kế hoạch làm thủ tục thanh toán, kế hoạch nhận hàng, kế hoạch kiểm trahàng, kế hoạch làm thủ tục hải quan, lập phương án kinh doanh của hợp đồng Tất cả

sẽ được trình lên trưởng phòng để được góp ý bổ sung, sau đó sẽ được trình lên BanGiám đốc xem xét, đánh giá, thay đổi sửa chữa (nếu cần) trước khi đi vào thực hiện

3.3.2.2 Phân tích kết quả điều tra về việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK

Bảng 3.8 : Hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy

móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc

Nội dung tổ chức thực hiện

hợp đồng NK

hiệuquảtrungbình

Rất tốt(1)

Tốt(2)

Đạt yêucầu (3)

Còn thiếusót (4)

Kém(5)

SP TL(%)

SP TL(%)

SP TL(%)

(%)

SP TL(%)

( Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra trắc nghiệm )

Biểu đồ 3.8 : Hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy

móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc

Theo kết quả điều tra cho thấy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK máymóc thiết bị ngành than nhìn chung là đạt yêu cầu tuy nhiên trong từng nghiệp vụ tácnghiệp vẫn còn có những thiếu sót, hạn chế nhất định

a Xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa

Kết quả điều tra cho thấy: 1/10 phiếu (tức là 10%) đánh giá việc xin giấy phép

NK được thực hiện rất tốt, 8/10 phiếu (tức 80%) đánh giá là tốt, 1/10 phiếu (tức 10%)đánh giá là đạt yêu cầu; với số điểm đánh giá trung bình là 2.0 Công tác này đượcđánh giá là tốt do công ty không phải thực hiện việc xin giấy phép NK vì mặt hàngmáy móc thiết bị phục vụ ngành than đã được đăng ký trong giấy phép kinh doanh.Đây cũng là mặt hàng cần thiết để phục vụ cho ngành than mà trong nước chưa đủkhả năng cung cấp nên Nhà nước cũng khuyến khích nhập khẩu Chính vì vậy công

ty không phải thực hiện bước xin giấy phép NK đối với mặt hàng này, tạo điều kiệngiúp công ty tiết kiệm thời gian, công sức trong việc thực hiện quy trình NK

b Mở L/C

100% các phiếu điều tra cho rằng phương thức thanh toán chủ yếu của công ty

là thư tín dụng chứng từ (L/C), sau đó là phương thức chuyển tiền T/T Do đặc thùcủa các mặt hàng máy móc thiết bị ngành than là có giá trị lớn, vì vậy mà khoảng60% các hợp đồng của công ty đều sử dụng thanh toán bằng L/C, còn đối với nhữnghợp đồng có giá trị nhỏ và với những đối tác quen thuộc thì công ty sử dụng hìnhthức điện chuyển tiền T/T để đơn giản hóa thủ tục thanh toán và tiết kiệm chi phí.Kết quả điều tra cho thấy: 3/10 phiếu (tức là 30%) đánh giá nghiệp vụ mở L/Cđược thực hiện tốt, 5/10 phiếu (tức 50%) đánh giá là đạt yêu cầu, 2/10 phiếu (tức20%) đánh giá vẫn còn thiếu sót; với số điểm đánh giá trung bình là 2.9

Sau khi ký hợp đồng hoặc ngay sau khi được phê duyệt hợp đồng NK từ Giámđốc thì phòng XNK sẽ soạn ra yêu cầu mở L/C và chuyển hồ sơ mở L/C cho phòng

Kế toán Sau đó phòng Kế toán căn cứ vào tình hình sử dụng vốn của công ty và cácđiều khoản của hợp đồng tiến hành mở L/C theo đúng thời hạn đã lựa chọn từ trướctại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (VietinBank) chi nhánh Đống Đa - HàNội Hầu hết các hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than công ty đều sử dụng loạiL/C không hủy ngang trả ngay 100% giá trị hợp đồng, chỉ có một vài hợp đồng sửdụng L/C không hủy ngang trả chậm Tùy theo từng lô hàng, từng hợp đồng và điềukiện thực tế mà thời gian mở L/C khác nhau nhưng thông thường thời hạn mở L/C làkhoảng 10-15 ngày sau khi ký hợp đồng Do mối quan hệ khá tốt cũng như uy tín củacông ty với ngân hàng nên khi mở L/C công ty thường chỉ phải ký quỹ 10-20% giá trịhợp đồng (theo kết quả điều tra 100% nhân viên cho rằng tỷ lệ ký quỹ như vậy là hợplý) Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty vì công ty có thể sử dụng số tiền cònlại như một nguồn vốn tạm thời dùng cho các mục đích kinh doanh khác

Để tiến hành mở L/C công ty thường chuẩn bị các giấy tờ cần thiết bao gồm:đơn xin mở L/C (theo mẫu có sẵn của ngân hàng), 1 bản sao hợp đồng NK và hai ủynhiệm chi gửi tới ngân hàng (1 ủy nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/Ccủa ngân hàng (nếu tài khoản của công ty tại ngân hàng không đủ tiền so với mức kýquỹ thì công ty sẽ làm đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ mở L/C kèm theo bản báo cáo

kế hoạch trả nợ cùng với các phương án kinh doanh); 1 ủy nhiệm chi để trả thủ tụcphí chi ngân hàng về việc mở L/C gồm: thủ tục phí mở L/C là 0,15 % trị giá L/Ccùng với 20 USD là điện phí để ngân hàng giao dịch với bên đối tác) Đối với L/C trảchậm thì công ty cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau: phương án kinh doanh hàng NK,phương án thanh toán, đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ Sau khi L/C được mở,ngân hàng sẽ thông báo và gửi bản sao L/C cho công ty, công ty kiểm tra nội dung L/

C nếu có sai sót thì tiến hành sửa đổi ngay Sau khi hoàn tất việc mở L/C, ngân hàng

mở L/C sẽ gửi L/C cho bên đối tác Trung Quốc của công ty, bên đối tác chấp nhận L/

C thì họ sẽ tiến hành giao hàng và gửi cho công ty bộ chứng từ theo như yêu cầutrong L/C

Đối với công ty, việc mở L/C thường không gặp nhiều khó khăn do ngân hàng

đã làm việc với công ty lâu năm cũng như các nhân viên của công ty đều có kinh